formato hoja de mejoramiento arma f8 indicadores-agosto 2015

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HOJA DE MEJORAMIENTOARMA

Código: M1IN.7-FR1V6Versión:06Fecha de vigencia: Marzo 5 de 2015

PROCESO: F8 Sostenimiento y Dotación del Servicio SEDE: Santa - CeciliaLUGAR: MedellínFECHA: 13-4-2015

CONSECUTIVO: (Solo lo asigna el Analista del SGI).

0012-15PARTICIPANTES DEL EQUIPO

Jose EstradaCarlos Marin

ACCIÓN o TIPO DE HALLAZGO:

Señale No conformidad si es una situación en la cual hay incumplimiento de un requisito.Señale Observación si es una situación la cual no implica incumplimiento de un requisito pero puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, el desempeño de los procesos o eliminar situaciones de riesgo potencial.Señale Oportunidad de mejora si es una situación para aumentar la capacidad de cumplimiento de los requisitos o si se refiere a un proyecto de mejora.

NO CONFORMIDAD OBSERVACIÓN OPORTUNIDAD DE MEJORA

CRITERIO: (Señale uno o varios criterios utilizados como referencia para determinar la acción o el tipo de hallazgo e indique el numeral(s) de la norma que se asocia, o el nombre del documento externo o interno, o el tipo de norma si se trata de un documento legal.)

CRITERIO NUMERAL (s) / NOMBRE DEL DOCUMENTO(S) / TIPO DE NORMA(s) LEGAL

☐ ISO 14001:2004 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

ISO 9001:2008 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 8.2.3 Seguimiento y medición de los proceso.

☐ OHSAS 18001:2007 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

☐ GUIA RUC

☐ NORMATIVIDAD LEGAL

☐ DOCUMENTOS EXTERNOS

☐ DOCUMENTOS INTERNOS

☐ OTRO:

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DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: (Escriba brevemente cual fue la acción o tipo de hallazgo encontrado)

De acuerdo a los resultados de los indicadores de gestión de mantenimiento del mes Febrero , se presentan los siguientes enunciados donde, se explican las desviaciones:

INDICADOR DE CONFIABILIDAD MPBE EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTOS PROGRAMADOS MP1 FALLAS INTERNAS

FUENTE(S):(Señale la fuente en la cual fue encontrada la acción o tipo de hallazgo)

☐ AUDITORÍA INTERNA ☒ INDICADOR DE GESTIÓN ☐ RECLAMACIÓN ☐ NO CONFORMIDAD AMBIENTAL

☐ AUDITORÍA EXTERNA ☐ PRODUCTO/ SERVICIO NO CONFORME ☐ QUEJA ☐ REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

☐ RECORRIDO SGI ☐ INFRAESTRUCTURA (MANTENIMIENTO) ☐ SUGERENCIA ☐ INSPECCION GERENCIAL

☐ RECORRIDO SEDE /CAMPO ☐ CONFIRMACIÓN METROLÓGICA ☐ NO CONFORMIDAD SST ☐ OTRA:

CAUSAS RELEVANTES: Por favor marque con X en la casilla selección, el ítem que considere sea una subcausa a la no conformidad, observación, falla o problema o que pueda justificar una acción de mejora. Amplié sus comentarios en OBSERVACIONES.

ANÁLISIS DE CAUSAS: ¿Qué ha fallado para que esta NC ocurra?VARIABLE (M) CAUSA SUBCAUSA X OBSERVACIONES

MÉTODO Existen dificultades en la forma como se concibió el proceso o la actividad. La documentación es inadecuada.

No se planifican las actividades o la planificación es incompleta/ inconsistente. ☐No están claras las directrices o políticas sobre el particular. La actividad o tarea no es clara. ☐No se cuenta con método documentado (ausencia de procedimiento, guía, instructivo o protocolo). El método documentado es confuso e incompleto.

☐

El método no ha sido implementado en forma completa o se encuentra en proceso de maduración.

☒

Los formatos para registros son demasiado complejos o no facilitan el diligenciamiento. ☐Otras cuales: ☐

RECURSO HUMANO (MANO DE OBRA)

Se presentan deficiencias de conocimiento o toma de conciencia. El personal no tiene las

Desconocimiento y/o falta de habilidades. ☐Desconocimiento y falta de competencias ☒Falta toma de conciencia del personal ☐

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competencias para la actividad o tarea. El recurso humano es insuficiente.

Equipos de trabajo desorganizados o desarticulados ☐Problemas de salud física del individuo. ☐Problemas psicosociales del individuo ☐Deficiencia en la comunicación verbal y escrita. ☐Deficiencia en la comunicación escrita. ☐Deficiencias en la supervisión del trabajo. ☐Falta de disponibilidad del personal ☐Falta de capacitación y/o entrenamiento del personal ☐Actos inseguros por parte del individuo ☐Desconocimiento de la tareas a desarrollar por parte del individuo ☐Falta de inducción del personal ☐Otras cuales: ☐

MEDICIÓN Los controles establecidos no han sido implementados. El seguimiento y la medición (procesos, actividades) no están claramente documentados. Ausencia de control

No se tiene definido un método apropiado de seguimiento y medición de los procesos ☐No se tiene definido un método apropiado de seguimiento y medición de las características de la prestación servicio.

☐

No se trabaja con el método designado para la medición del proceso y/o prestación del servicio

☐

Los controles son insuficientes ☐Los controles no han sido establecidos ☐Los controles existen pero no han sido implementados ☐La aplicación de los controles es irregular y poco sistemática ☐No ha sido planificada la responsabilidad y frecuencia de las intervenciones. ☐Otras cuales: ☐

ENTRADAS (MATERIALES, INSUMOS E INFORMACIÓN)

Las entradas no se reciben oportunamente o son incompletas. Las entradas no cumplen especificaciones.

La información requerida se entrega en forma no oportuna ☐La información de entrada aún no ha sido recolectada o se encuentra incompleta. ☐La información de entrada se recolecta y se organizan en forma irregular. ☐No se han identificado en forma clara y completa las entradas requeridas. ☐Los materiales e insumos no cumplen especificaciones. ☐Los materiales e insumos se encuentran defectuosos ☐Los proveedores internos y externos no cumplen lo pactado. ☐Otras cuales: ☐

AMBIENTE DE TRABAJO (MEDIO AMBIENTE)

No se han definido las especificaciones del ambiente que rodea el proceso. Existen factores contaminantes del ambiente de trabajo.

No se cuenta con barreras de aislamiento. ☐

Existen factores contaminantes en el ambiente de trabajo. ☐

Los proveedores internos y externos no cumplen lo pactado. ☐

No se cumplen las rutinas de aseo y limpieza ☐Excesiva carga de trabajo ☐Irregularidades en la asignación de turnos ☐Desviaciones en el ambiente físico baja iluminación ☐Desviaciones en el ambiente físico espacio reducido. ☐Desviaciones en el ambiente físico temperaturas extremas. ☐Desviaciones en el ambiente físico ruido ☐

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Problemas en el clima laboral ☐Mala identificación de aspectos e impactos ☐Otras cuales: ☐

MAQUINAS EQUIPOS HERRAMIENTAS

Se presentan deficiencias en las máquinas, equipos y herramientas que pueden dar lugar a accidentes e incidentes en lugares de trabajo, equipos y herramientas.

Falta de identificación de falla de los equipos. ☐Falta de mantenimiento preventivo ☐Falta de mantenimiento Correctivo ☐

Problemas en la reposición de herramientas ☐Diseño inadecuado de equipos y herramientas. ☐Deficiencia en la estructura de operación de máquinas equipos y herramientas. ☐

El mantenimiento es insuficiente e irregular. ☐

No se han realizado las intervenciones o éstas no son viables ☐

La planificación del mantenimiento es inadecuada frente a las exigencias de los procesos. ☐

No se solicitó oportunamente el servicio de mantenimiento. ☐

Existen deficiencias en los elementos de reposición y su consecución. ☐

Otras cuales: ☐

TIPO DE ACCIÓN:

☐ CORRECCIÓN ☒ ACCIÓN CORRECTIVA ☐ ACCIÓN PREVENTIVA ☐ ACCIÓN DE MEJORA

PLAN DE ACCIÓN: Escriba las actividades que considere puedan dar CORRECCIÓN (acciones inmediatas para resolver el problema) y ACCIÓNES CORRECTIVAS (acciones que se llevarian a cabo para prevenir su repetición).

No. ACTIVIDAD TIPO DE ACCIÓN (C/ AC/

AP/ AM)

RESPONSABLE FECHA INICIALDD-MM-AAAA

FECHA FINALDD-MM-AAAA

RECURSOS

1Enviar boletines técnicos 2 veces al mes a todo el personal de la organización.

AC Laura Blanco Carlos Marin 1/4/2015 30/4/2015

2 Realización de Campaña de revisión de cableados eléctricos de los grupos electrógenos. AC Jose Estrada 1/4/2015 30/4/2015

3 Continuar la ejecución de los MP2 a nivel nacional AC Coordinadores de

operación 1/4/2015 30/4/2015

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4 Dar continuidad al análisis de estado de las muestras de aceite.

ACLaura Blanco

1/4/2015 30/4/2015

5Realizar análisis de calidad de energía para determinar posibles y futuras fallas en los sistemas eléctricos

AC Jose Estrada 1/4/2015 30/4/2015

6 Realizar RCA en las fallas que representaron un impacto en la prestación del servicio con el cliente

AC Jose Estrada 1/4/2015 30/4/2015

¿Cuál es el plazo o fecha estimado para la verificación de la eficacia al plan de acción?

DD __11___MM_5___AAAA_2014_____

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VERIFICACIÓN:

Verificación de la implementación de las acciones:¿Las acciones fueron ejecutadas? Sí____ No____ Parcialmente_____

VERIFICACION A LA EFICACIA:¿Cuál fue el método(s) de seguimiento a la eficacia de las acciones?

¿Las acciones fueron eficaces?

Eliminó la causa del problema _____ El problema se solucionó parcialmente______ El problema no se solucionó_______

MÉTODO DE SEGUIMIENTOPrueba EscritaPrueba VerbalPrueba VirtualDesempeño tiempo realVerificación de las acciones realizadasResultado de auditoria/ autoevaluación Resultado de IndicadoresResultados de la satisfacción del cliente/ Voz del clienteAnálisis del contenido de los registros

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Con el seguimiento de la eficacia se logró: ( Señale con una x el criterio )

Quien realiza el seguimiento a la eficacia de las acciones Nombre:______________________________________________________ Cargo:________________________________________________________

SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCION:

FECHA OBSERVACIONES SOBRE EL SEGUIMIENTO DATOS DELRESPONSABLE

CriterioNo repetición del evento indeseadoNo ocurrencia del evento potencial indeseadoDisminución de las quejas y reclamacionesDisminución de sobrecostos y pérdidasReportes positivos de inspecciones, autoevaluaciones y auditorías.Resultados positivos de Indicadores de desempeño.

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