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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL

1.NombreAMPARO ARGUEL LO GARCIA2.Cargo:JEFE DE CARTERA

3. Grado de escolaridad

Bachiller __ Técnico __ Tecnólogo__ Profesional_X_

Titulo: CONTADOR PUBLICO

4. Cursos Realizados

PENDIENTE

5. Experiencia21 AÑOS EN LA PARTE CONTABLE Y 1 AÑO EN CARTERA DENTRO DE ESTA EMPRESA COTAXI

6. Personal a cargo:

1 KELLY7. Funciones y Responsabilidades

1. CAUSAR EL PRIMER DIA DE CADA MES A LOS 9 CENTROS DE COSTOS LOS CARGOS FIJOS COMO SON: ADMON.-FONDO-RADIO-APORTES Y FONDO DE LINEAS RAN Y CAUSAR LOS APORTES A ALGUNOS SOCIOS QUE NO TIENEN VEHICULO.

2. ANTES DE CAUSAR SE EXPORTAN LOS V EHICULOS ACTIVOS PARA CONFRONTARLO CON LO CAUSADO Y EL VLR TOTAL DE LO CAUSADO SE DEBE TENER ENCUENTA PARA QUE SUBA A CONTABILIDAD A TRAVES DEL PLANO EN LA NOCHE QUE HACE LA INTERFASE.

3. UNA VEZ CAUSADA LA NOMINA DE SOCIOS CONDUCTORES Y CONDUCTORES SE DEBEN HACER UNOS AJUSTES DE SUELDOS Y PRESTACIONES DE ALGUNOS DE ELLOS X CONVENIO SEGÚN ACURDO PARA CRUZAR, YA QUE ESTOS RUBLOS NO LOS PAGAN LOS ASOCIADOS.

4. IMPRIMIR EL AUXILIAR DE COLMENA CON EL FIN DE LLEVAR UN CONTROL DE LOS PAGOS QUE SE LE DEBEN A CESAR PINZON Y GUILLERMO SUAREZ LARROTA (SE LLEVA CUADRO EN EXCEL JUNTO CON LO DE ANDIASISTENCIA) LO ANTERIOR CON EL FIN DE SABER SI SE LE PAGA LA CUOTA DE CONFINANCIERA DE CADA MES.

5. ABRIR CODIGOS EN CONTABILIDAD Y CARTERA PARA LOS SEÑORES QUE INGRESAN X PRIMERA VEZ Y ASI CAUSARLES LA CUOTA DE ADMISION Y APORTES X INGRESO (la cuota de admisión es de contado y los aportes máximo se da crédito a 3 meses sin intereses ni seguro),ESTE CODIGO SE ABRE CON LA HOJA DE VIDA DEL NUEVO ASOCIADO CON VISTO BUENO DEL CONSEJO O UN REPRESENTANTE DEL MISMO,UNA VEZ ABIERTO EL CODIGO SE LE ESCRIBE EN LA HOJA DE VIDA Y SE LE BAJA A REGISTRO Y CONTROL PARA SU TRAMITE CORRESPONDIENTE, Y SE PASA UNA COPIA DEL CREDITO DE APORTES A CONTABILIDAD PARA QUE LOS SUBA JUNTO CON LOS SUMINISTROS DE LA SEMANA.

6. EN EL PASO ANTERIOR CUANDO SE CAUSA LA CUOTA DE ADMISION SE DEBE IMPRIMIR UN PAGARE EN BLANCO PARA QUE EL NUEVO ASOCIADO LO FIRME Y ASI EN CARTERA SE ABRE


LA CARPETA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE CADA ASOCIADO.(este pagare lo exige la jurídica)

7. CUANDO REG.Y CONTROL INGRESA UN ASOCIADO DE MODALIDAD RAN SE DEBE REVISAR SI TIENE FONDO DE LINEA RAN CON EL FIN DE PARAMETRIZAR ESTE CONCEPTO, ADEMAS ESTAR PENDIENTE TAMBIEN CON REG Y CONTROL SOBRE QUE POLIZAS SE LE DEBEN CARGAR PARA QUE LAS INFORME A CARTERA (póliza extracontractual o contractual según el caso y si es de carga la póliza de accidentes personales)

8. PARA HACER CAMBIOS DE PROPIETARIOS EN CARTERA SE DEBE REVISAR QUE LOS SALDOS DE LOS CONCEPTOS SEAN IGUALES A CONTABILIDAD Y AVISAR A REGISTRO Y CONTROL EN QUE MOMENTO DEBE HACER EL CAMBIO.( en cartera se reasignan al nuevo propietario una vez reg. y control nos avise del ingreso del nuevo asociado y en contabilidad se hace un nota contable para el traslado de saldos de un socio para otro)

9. CUANDO PIDEN CAMBIOS DEL # DE COLIBRI SE MIRA QUE NO DEBAN NADA Y SE LE AVISA A REGISTRO Y CONTROL PARA QUE HAGA EL CAMBIO , SE LE ENVIA UN PAPEL INFORMANDO EL CAMBIO FIRMADO X CARTERA(este papelito es informal)

10. CUANDO HACEN PAGOS Y TIENEN DESCUENTOS DE RETEICA ,RETENCION O ESTAMPILLAS SE DEBE HACER EL DESCUENTO ANTES DE BAJAR EL PAGO A TESORERIA Y ESTE REGISTRO DE LOS DESCUENTOS SE SUBE A CONTABILIDAD MEDIANTE UN PLANO, UNA VEZ ESTE EN CONTABILIDAD SE ENTRA AL DOCUMENTO Y SE REGISTRA EL RETEICA , LA RETENCION O LA ESTAMPILLA EN SU CUENTA RESPECTIVA, LO ANTERIOR SE REG.DEBIDO A QUE SUBE DESCUADRADO. (esta interfase se hace finalizando la tarde)

11. GENERAR CREDITOS POR DIFERENTES CONCEPTOS Y GENERAR LA FACTURA DE PAPELERIA X ESTOS CREDITOS.

12. DAR SALDO DE APORTES PARA SOLICITAR PRESTAMOS (Se mira x contabilidad con la cta 310505 y el código o los códigos del asociado)

13. DAR RESPUESTAS A SOLICITUDES DE GERENCIA O CUALQUIER OTRO DPTO.14. INFORMAR A LA PERSONA QUE CARGA LOS SEGUROS SOBRE LOS SEGUROS QUE SE CARGAN

ANTICIPADO POR MOTIVO DE DAR PAZ Y SALVO, LO ANTERIOR CON EL FIN DE QUE NO QUEDEN CARGADOS DOBLE VEZ Y LO MISMO SE HACE CON SUMINISTROS Y CELULARES .

15. GENERAR CRUCE DE APORTES CON DEUDAS CUANDO PIDEN PAZ Y SALVO Y SUBIR ESTA INFORMACION A CONTABILIDAD (esta información sube con interfase) LO ANTERIOR SE DEBE REVISAR EN CONTABILIDAD Y VERIFICAR QUE LOS SALDOS TAMBIEN QUEDAN EN CERO

16. HACER REPORTES PARA ANDIASISTENCIA DE MEDICAS Y CARRETERA SEGÚN CALENDARIO DE ELLOS Y SE TOMA EL CUADERNO DE CONTROL QUE LLEVAN LAS OPERADORAS PARA ESTOS SERVICIOS(estos reportes se envían x correo electrónico).Y UNA ANDIASIST.APRUEBE SE REALIZA LA RESPECTIVA FACTURA DE ACUERDO AL CALENDARIO TAMBIEN.

17. ELABORAR LAS CUENTAS PARA PAGAR A LOS ASOCIADOS CUANDO ANDIASISTENCIA PAGUE ESTOS SERVICIOS. (Se pasan estas cuentas a contabilidad )

18. ELABORAR INFORMES DE MORA DE COLIBRI Y TELECARGA LOS 10 DE CADA MES PARA SUSPENDERLE LOS SERVICIOS (este reporte se pasa a la central de radio y otro para tesorería)

19. DAR ESTADO DE CUENTAS PARA PAZ Y SALVO X VENTA O DESVINCULACION DE LOS VEHICULOS (Proceso delicado se debe revisar si tiene celular, conductor, pólizas todo riesgo , extracontractual o contractual o accidentes personales y suministros de acuerdo al vehiculo)

20. GENERAR CONCEPTOS X RADIO O FONDO DE AYUDA CUANDO LO PIDEN QUE VAN A PAGAR X ANTICIPADO

21. REALIZAR AJUSTES CONTABLES Y NO CONTABLES X DIFERENTES CONCEPTOS DE ACUERDO A LA OCASIÓN.


22. DAR VISTO BUENO PARA PAZ Y SALVO EN EL FORMATO QUE PASA REGISTRO Y CONTROL CUANDO HAY VENTA O DESVINCULACION DE LOS VEHICULOS.

23. REGISTRAR LAS POLIZAS DE CONTRACTUAL O EXTRACONTR.CUANDO INGRESAN VEHICULOS NUEVOS DE MODALIDAD RAN. ( Lo informa reg y control o estar pendiente de que los pase)

24. UNA VEZ AL AÑO SE CARGAN LAS POLIZAS CONTRACT. O EXTRAC. PARA TODOS LOS VEHICULOS,aproximad.350 vehículos y se difieren a 12 meses( este informe me lo envía contabilidad).

25. IMPRIMIR INFORMES DE CARTERA X CENTRO DE COSTOS Y REVISAR LA MORA PARA PASARLE A LA AUXILIAR CON EL FIN DE HACER CARTAS O LLAMADAS Y GESTIONAR COBROS, ADEMAS IMPRIMIR ESTADOS DE CARTERA POR EDADES PARA PASAR AL ING.FINANCIERO EN LOS PRIMEROS DIAS DE CADA MES

26. REALIZO LA PARAMETRIZACION PARA CONCEPTOS NUEVOS YA SEAN EN CARTERA O CONTABILIDAD , LO ANTERIOR CON EL FIN DE QUE ESTOS CONCEPTOS SUBAN A SU RESPECTIVA CUENTA EN CONTABILIDAD XEO ( se hacen pruebas antes). Y TAMBIEN CAMBIOS DE VALORES EN LOS CARGOS CUANDO EL CONSEO LO AUTORICE O A PRINCIPIO DE AÑO HAY CAMBIOS EN LO RELACIONADO A CARGOS DE PRESTACIONES-SEGURO–APORTES PARAFISCALES Y SUELDO. (Este ultimo cambio lo informa contabilidad a cartera)

27. GENERAR CUALQUIER CLASE DE FACTURA o CTA DE TIQUETES PARA SU RESPECTIVO COBRO (cuando la auxiliar no esta). E IMPRIMIR LOS TIQUETES O FACT DE ENCOMIENDAS SOLO PARA LA EMPRESA DE ASMESALUD Y CODIESEL, AL RESTO DE EMPRESAS NO SE LES ENVIA.

28. ATENDER SOLICITUDES DE VINCULACION DE RADIOS A COLIBRI, ABRIENDO EL CODIGO EN CONTABILIDAD Y CARTERA (cuando la auxiliar no esta) LA OTRA PARTE DE INGRESARLO AL SISTEMA LA REALIZA REG Y CONTROL Y NOS AVISA PARA CAUSARLE LA ADMON.DE RADIO QUE DEBE PAGAR.

29. HACER CONCILIACION DE CUENTAS CARTERA VS CONTABILIDAD EN CLIENTES EXTERNOS Y TAMBIEN EN LAS OTRAS CUENTAS DE LOS ASOCIADOS CON EL FIN DE IR MIRANDO QUE LOS SALDOS DEBEN SER IGUALES.

30. SUPERVISAR A LA AUXILIAR EN LO RELACIONADO CON LA GESTION DE COBRO

ADEMAS POR MI EXPERIENCIA EN LA EMPRESA DOY APOYO A CONTABILIDAD Y CON MENOS FRECUENCIA A LOS DEMAS DEPARTAMENTOS CUANDO ME LO SOCILITAN.

NOTA: POR FAVOR COLABORAR EN LA ELABORACION DE UN FORMATO PARA DESCUENTOS DE NOMINA DONDE EL EMPLEADO AUTORIZA ELDESCUENTO Y QUE LO LLEVE DE CONTROL GESTION HUMANA SEGÚN LO HABLADO CON EL ING.FINANCIERO.

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