Formalización de una Empresa

La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio

¿Cómo está constituida una empresa? Todo depende de la empresa, aunque en el fondo siempre es la misma.

Aunque legalmente el organigrama de una empresa empezaría así:

- Junta de accionista: son los dueños de la empresa, los que aportan el capital. Presidente o Director General: éste es asignado por la junta de accionista, la cual tendrá que darle parte (a la junta de accionista) de la gestión o marcha de la empresa.

Entre la junta de accionista y el Presidente o Director General está el Contralor. Éste se encarga de Auditar los Estados Financieros para ser presentados a la Junta de Accionista.

Luego del Presidente o Director General le sigue en la línea de Mando un Vice-Presidente. (o tal vez no, eso es decisión de la junta de accionista)

Entidad

Elementos humanos

Aspiraciones Realizaciones

Bienes materiales

Capacidad técnica Capacidad financiera

Producción, transformación

y/o prestación de servicios

Satisfacción de necesidades y

deseos

Luego vendrán los gerentes departamentales, de producción, administrativo, mercadeo, compras, mantenimiento, entre otros; y cada uno reportará al Vice-presidente y éste a su vez al Presidente de la empresa.

Tipos de gerentesROLES GERENCIALES

Existe una serie de roles concretos que pueden desempeñar los gerentes, en diferentes momentos. En ocasiones tiene que dirigir, ser intermediario o enlace, símbolo, vigilante, comparte información, es vocero, toma iniciativa, maneja desacuerdos, asigna recursos, negocia.

 Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organización y En diferentes rangos de actividades dentro de ella.

Gerentes de primer línea.-

Son las personas responsables del trabajo de las demás, que ocupan el nivel más bajo de una organización.

Gerentes medios.-

Incluye varios niveles de una organización. Dirigen las actividades de gerentes de niveles más bajos y en ocasiones también las de empleados de operaciones.

Alta gerencia.-

Es la responsable de administrar Toda la organización, reciben el Nombre de ejecutivos.

Gerentes funcionales.-

Sólo es responsable de un área funcional.

Gerente general.-

Dirige una unidad completa, es responsable de todas las Actividades de esa unidad.

Habilidades humanas:

Se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

ADMINISTRACIÓNSe define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

Características

La administración se aplica en todo tipo de corporación.

Es aplicable a los administradores en todos los niveles de una corporación.

La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficiencia y eficacia.

La administración en la edad Antigua

La administración como disciplina es relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad.

La administración en la edad media

Administrativos se fue debilitando considerablemente, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas que habían existidos anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la Iglesia católica que tuvo mucho interés para los estudios de la administración, debido a su peculiar forma de organización y de funcionamiento.

La administración en la Edad Moderna:

Pusieron énfasis en el desarrollo de algunos principios administrativos, como fueron, el de selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y el establecimiento de controles administrativos.

La administración en la Edad Contemporánea:

Los historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial de 1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó el hierro por acero como material básico para la industria en el campo de la energía. La administración científica de Taylor surgida en esta época cumplió a cabalidad con esa función, suministrándole las herramientas, técnicas necesarias para su expansión y desarrollo.

La estructura organizacional de una empresa es la forma en la que la empresa se va a gestionar. Pueden diferenciarse dos partes la estructura organizativa formal y la informal.

La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la dirección, son relaciones deliberadas.

La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones que no han sido definidas explícitamente y responden básicamente a las necesidades que entran en contacto con el trabajo.

La estructura real de la organización se basa en el conjunto de relaciones formales e informales.

De acuerdo con Mintzberg se identifican 5 elementos:

Ápice estratégico: aquí se encuentra la alta dirección de la empresa, la cual tiene una responsabilidad global. La función esencial consiste en garantizar que la organización funcione adecuadamente y cumpla sus objetivos; tienen diversas tareas: Supervisión Directa Relación con el entorno Formulación de la estrategia a seguir

Línea Media: son los directivos que vinculan la dirección general con el núcleo de operaciones. Las funciones que se le atribuyen son: Enlace vertical ascendente y descendente Enlace horizontal entre ellos Tomar decisiones y resolver problemas en su ámbito de actividad

Núcleo de Operaciones: es el encargado del trabajo básico de producción de bienes y servicios. Las funciones básicas que desarrollan son: Aprovisionamiento de Inputs Producción Comercialización Apoyo a las funciones previas.

Tecnoestructura: Formada por analistas que no son directivos y no participan en el flujo del trabajo, sino que diseñan y planifican. Puede haber dos tipos: Analistas de adaptación: se ocupan de estudiar los cambios necesarios

que hay que introducir en la organización. Analistas de control: su función consiste en la búsqueda de estabilidad y

normalización de las pautas de la actividad de la empresa. Staff de apoyo: son un conjunto de unidades especializadas que no

participan directamente en la producción de bienes y servicios, sino que su objetivo consiste en apoyar a la organización mediante la prestación de

tareas y servicios especializados, como lo pueden ser limpieza, seguridad, etc.

Elementos básicos de la estructura organizacional:

La estructura organizacional depende de la empresa y / o del proyecto. La estructura ayuda a definir los roles y las responsabilidades de los miembros del departamento, grupo de trabajo u organización. En general, es un sistema de tareas y políticas de entrega de información en el lugar de trabajo para darles a los miembros del grupo una dirección cuando intentan completar proyectos. Una buena estructura organizacional les permite a las personas y a los grupos trabajar juntos de manera efectiva mientras se desarrolla una ética y actitudes de trabajo duro. Los cuatro tipos generales de estructura organizativa son la funcional, la divisional, la matricial y la basada en proyectos.

Estructura funcionalLas personas que hacen tareas similares, tienen habilidades y / o puestos de trabajo similares en una organización se agrupan en una estructura funcional. Entre las ventajas de este tipo de estructura se encuentra la toma de decisión rápida, ya que los miembros del grupo son capaces de comunicarse fácilmente entre sí. Las personas en las estructuras funcionales pueden aprender el uno del otro de modo más fácil porque ya poseen conjuntos similares de habilidades e intereses.

Estructura divisionalEn una estructura divisional, la compañía coordina las relaciones entre los grupos para crear un equipo de trabajo que puede fácilmente satisfacer las necesidades de un cliente o de un grupo de clientes. La división del trabajo en este tipo de estructura garantiza una mayor producción de variedades de productos similares. Un ejemplo de una estructura divisional es la geográfica, donde las divisiones son establecidas en regiones para trabajar unas con otras para producir productos similares que responden a las necesidades de cada región.

Estructura matricialLas estructuras matriciales son más complejas en el sentido de que agrupan a las personas de dos maneras diferentes: por la función que realizan y por el equipo de producto en el que se está trabajando. En una estructura de matriz a los miembros del equipo se les da más autonomía y se espera que asuman una mayor responsabilidad por su trabajo. Esto aumenta la productividad del equipo, fomenta una mayor innovación y creatividad, y permite a los

administradores resolver cooperativamente los problemas de tomar decisiones a través de la interacción grupal.

Estructura de organización por proyectoEn una estructura organizacional de proyectos, los equipos se juntan en función del número de miembros necesarios para producir el producto o realizar el proyecto. El número de los significantes diferentes tipos de tareas se tienen en cuenta cuando se estructura un proyecto de esta manera, asegurando que los miembros adecuados sean elegidos para participar en el proyecto.

Niveles jerárquicos

División vertical

La estructura es la forma que adopta la empresa estableciendo pautas de coordinación de la totalidad de los recursos para mejorar la relación y regulación de las actividades que se realizan diariamente.

La organización del trabajo de toda empresa puede ser analizada desde dos miradas:

La división vertical, y la división horizontal1- Nivel estratégico, superior o político : Se encuentra la figura en

gerente general, presidente, o director que es el responsable de la definición del negocio, de la empresa, del planeamiento estratégico y la definición de políticas: Se encuentra la figura del gerente general, presidente o director que es el responsable de la definición del negocio,

Político

Ejecutivo

Operativo

de la empresa, del planeamiento estratégico y de la definición de políticas.

2- Nivel táctico, intermedio o ejecutivo : está representado por la gerencia media, o sea por los responsables máximos de cada una de las áreas que integran el nivel que dependen del gerente general. Ellos establecen metas subordinadas a los objetivos y estrategias empresariales fijadas por el nivel político o superior. Además realizan presupuestos para asignar los recursos y programan, coordinan y controlan las operaciones de los niveles inferiores para el cumplimiento de sus metas.

3- Nivel operativo, inferior o técnico : Está representado por los departamentos en los que se desarrollan las tareas más operativas y rutinarias de la empresa. Es el nivel más numeroso debido a que aquí se encuentra la fuerza de trabajo que les permite a las empresas desarrollarse, por ejemplo repositorios de productos, cajeras y personal administrativo de un supermercado; operarios de una planta fabril, etc.

Áreas departamentales

División horizontal

Además de la lectura vertical de la estructura, se puede realizar un análisis horizontal. Esto permite identificar los criterios utilizados para crear departamentos, áreas o sectores de la organización dentro de un mismo nivel jerárquico.

La departamentalización surge de agrupar actividades homogéneas. Existen diferentes criterios para agrupar las actividades. Cada empresa debe diseñar su propia estructura de acuerdo a sus realidades, a sus necesidades y sus posibilidades. Los criterios más frecuentes son el funcional, por producto, por cliente o por zona geográfica.

Organigrama Graficar la estructura de una organización permite facilitar su visualización y comprensión. Para eso se utiliza un diseño llamado organigrama, que es una representación gráfica de la estructura de la organización en un momento determinado. El área de mayor jerarquía se ubica arriba y se van graficando hacia abajo las áreas subordinadas.

Organigrama de una empresa alimentaria

Es la persona que dirige la empresa, es decir, que desempeña un papel directivo orientando el negocio hacia las exigencias cambiantes del entorno este abordaje permite comprender las dos funciones del gerente:

A: Estratega, se encamina a modificar las relaciones de la empresa y su entorno. Para ello debe contar con la capacidad de darle un rumbo a la empresa: es el responsable de diseñar el plan estratégico, que determine la misión, visión, objetivos y estrategias de la empresa. El gerente requiere una visión de conjunto de la complejidad empresarial y una visión de futuro a partir de la cual pueda visualizar escenarios posibles.

B: Organizador es el responsable por el desempeño global de la empresa, para lo cual diseña un modelo de desempeño empresarial. El diseño del organizador, comprende la definición de una estructura, de un esquema de decisiones y de un sistema de información. Es entonces responsabilidad del organizador adecuar los recursos disponibles, y planificar su utilización para el cumplimiento de los objetivos.

Para poder lograr el éxito en su gestión, es aquí donde debe hacer uso de sus cualidades de liderazgo y comunicación para comprender a los individuos, e influir en su comportamiento, de manera tal de subordinar los objetivos particular a lo de la empresa.

El proceso de planeamiento

Ventas

Producción RR.HH.

Finanzas

Gerente general

Minorista Mayorista

Bs.As

Interior

Lácteos

Golosinas

Enlatados

Tesorería

Créditos

Desarrollo

Relaciones industriales

Liquidación de sueldos

POLÍTICO

EJECUTIVO

OPERATIVO

Permiten coordinar los esfuerzos de la empresa logrando un desempeño eficiente. Incluye las acciones de la gerencia que determinan los objetivos para el futuro y los medios adecuados para conseguirlo. Es un proceso de toma de decisiones que debe realizarse antes de efectuar una acción, el resultado de la función de planificar es un plan que involucra 3 elementos fundamentales:

Objetivos Cursos de Acción Recursos

La planificación puede ocurrir en todos los niveles de la empresa

Es la acción de formar, propósitos en realidades, lo que implica, llevar a cabo las definiciones tomadas durante el planeamiento

El proceso de control:

Implica comparar el rendimiento real como resultado de la gestión en relación con o pronosticado durante el planeamiento. Luego de analizar las causas de los desvíos entre lo esperado y lo obtenido, se está en condiciones de tomar decisiones sobre las acciones correctivas si fueran necesarias.

El proceso de comunicación.

Es la transmisión de un mensaje por medio del canal adecuado con utilización de códigos que permitan un significado común entre el emisor y el receptor. La comunicación puede ser utilizada por el gerente general como un instrumento estratégico que facilita el doble de sus objetivos y lograr la aceptación y compromiso del personal. Brindar información confiable, consistente, exacta y oportuna, permite reducir rumores y evitar mensajes conflictivos u erróneos