FORMACION ABIERTA Y A DISTANCIA

ADMINISTRACION DE PEQUEÑAS EMPRESAS 8 • Obligaciones legales

del empleador

CARTILLA

• Información y control para un buen manejo del personal

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e Obligaciones legales del empleador

e Información y control para un buen mane¡o del personal

3Pe

GRUPO DE TRABAJO

Eduardo Romero

J esús Osorio

Asesor de Empresas Regional Norte de Santander

Instructor de Desarrollo Socio-Empresarial, Regional Norte de Santander

Prohibida la reproducción total o parcial de la pre~~tnte carti lla, sin autorízación del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. Programa de Formación Abierta y a Distancia. ..J.

,

Señor empresario:

Antes de comenzar a trabajar perm rtanos hacerle una aclaración.

En esta cartilla vienen dos temas del área de Administración de personal.

1. Obligaciones legales del empleador 2. Información y controles para un buen manejo del personal.

No se preocupe, tómese su tiempo. Cada tema está pensado para que usted lo estudie y lo aplique en la solución de los problemas de su empresa.

Los temas van agrupados en una cartilla para obviar problemas de distribución. Cada vez que Ud. termine un tema, puede enviarle a su tutor el trabajo respectivo, as( recibirá la orientación necesaria para poder contim.tar con el próximo tema.

3

r SENAFAD

ADMI NISTRACION DE PEQUEÑAS EMPRESAS

TEMA 1

Obligaciones legales del empleador

AREA DE PERSONAL

-

1

CONTENIDO

Pág.

Objetivo 9

Seguro Social 1 O

Afiliación al Seguro Social 11

Sanciones y causales por incumplimiento en afiliación al ISS 12

Subsidio fa mi liar y SE NA 13

Seguro de vida obligatorio 15

Seguro de vida por el ISS 16

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 17

Evaluación 18-19

7

Jsiro se enfermó, me está pidiendo para los remedios y quiere que le pague los dlss que no pueda trabajar por su enfermedad.

La seflora de Carlos está embarazada y él quiere que le pague Jos gastos de cllnica.

El Código Sustantivo del Trabajo establece claramente una serie de OBLIGACIONES a las empresas. El incumplimiento de dichas

obligaciones trae como consecuencia sanciones de tipo económico, trastornos en el ambiente de trabajo y retiros continuos

de los trabajadores.

9

EL SEGURO SOCIAL

El Seguro Social tiene como finalidad el contribuir a la protección de la población urbana y rural, mediante el amparo de las situaciones que a·fectan la salud del trabajador y de su familia.

- Enfermedad en general

- Maternidad

- Accidentes de trabajo

- Enfermedad profesional

- Invalidez

- Vejez

- Muerte

- Asignaciones familiares

De los trabajadores de las empresas afiliadas.

El Seguro Social cubre dichos riesgos en especie o en dinero, según sea el caso. Las prestaciones en dinero tienen por objeto suplir

la pérdida de salario transitoria o permanente del trabajador y se liquidan con relación a los salarios o ingresos que se hayan

tomado como base para las cotizaciones.

10

AFILIACION AL INSTITUTO DE SEGURO SOCIAL

- En el momento de la vincu lación de un trabajador es obligación de la empresa afiliarlo al ISS.

- Efectuar las retenciones y pagos al ISS oportunamente, con base en el salario del trabajador y las tablas de retención y aporte establecidos por el ISS.

- El incumplimiento de las disposiciones sobre el Seguro Social obligatorio, da lugar a sanciones, las cuales pueden ser multas hasta de 5 veces el valor de la infracción, cuando estas puedan ser valoradas, o en caso contrario, multas que varfan entre $1.000.oo y $3.000.oo.

El patrono está obligado a aportar al ISS el doble del total deducido a todos los trabajadores, más el 0,42% del sueldo devengado por

los trabajadores para el riesgo de enfermedad profesional y accidentes de trabajo.

11

CAUSALES DE SANCION

- Demora en el pago de las cotizaciones.

- Incumpl imiento de los reglamentos de inscripción.

- Pago de cotizaciones por salarios inferiores a los efectivamente ganados por los trabajadores.

Si, la sanción se efectúa por cualquiera de los siguientes

- Retención de las cotizaciones descontadas a los t rabajadores y no pagadas oportunamente.

- Incumplimiento o inexactitud en la remisión de los informes que sean solicitados.

- Incumplimiento de la inscripción oportuna de la empresa y los trabajadores.

- Incumplimiento de las normas sobre seguridad e higiene industrial y prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

- Incumplir reglamentos del Seguro Social.

- Incumplir con las revisiones, exámenes y prescripc iones obligatorias.

- La adul teración de documentos o certificados.

- Cualquier acto u omisión que perjudique al estado o a los asegurados.

12

i

EL SUBSIDIO FAMILIAR

familiar y quiénes están obligados a pagarlo?

- Es una prestación que se paga a los trabajadores en dinero o en servicios, en proporción al número de personas a cargo.

- Su objetivo es favorecer la integración y el fortalecimiento económico, moral y cultural de la familia, como núcleo básico de la sociedad.

- Está obligado a pagar el subsidio familiar en el sector privado todo empleador que ocupe uno o más trabajadores permanentemente (Ley 21 de 1982).

Todo patrono pagará una suma de dinero equivalente al 6% del valor de los salarios pagados a sus trabajadores que se distribuye asf:

4% para la Caja de Compensación 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

13

PROHIBICIONES Y SANCIONES

Puedo pagar yo mismo el subsidio familiar a los trabajadores de m i empresa?

- Al patrono no le está permitido pagar directamente el subsidio familiar, se debe hacer por intermedio de una Caja de Compensación Familiar.

- El patrono que no pague el subsidio, el Ministerio de Trabajo lo puede multar hasta por 5 veces las sumas que dejó de pagar, o multas sucesivas diarias. Por otro lado el gobierno no le reconoce la deducción de pagos por concepto de salarios cuando haga su Declaración de Renta.

Señor empresario: Si usted está afi liado a cualquier Caja de Compensación, inscriba a los trabajadores para que ellos puedan

disfrutar de: subsidio en dinero por cada hijo a cargo, servicio médico y odontológico, recreación, mercadeo, educación, etc.

14

)

J.

-

El SEGURO DE VIDA OBLIGATORIO

Toda empresa de carácter permanente que pague salarios de $1.000.oo mensuales o más, debe efectuar a su cargo el Seguro de Vida Colectivo a todos los trabajadores, exceptuando a los ocasionales o transitorios.

-Cónyuge - Hijos legítimos - Hijos naturales - Padres legítimos - Padres naturales

Las empresas están obligadas a obtener el seguro de vida de sus trabajadores a través de una compañía aseguradora. Si no desean hacerlo, pueden asumir el carácter de aseguradoras y pagadoras del seguro cuando fallezca uno de sus trabajadores, previo permiso del Ministerio de Trabajo y siempre y cuando su capital no sea inferior de $1 OO.OOO.oo.

15

EL SEGURO DE VIDA DEL ISS

El Seguro de vida también Jo puede cubrir e/JSS?

Para que e/ISS asuma el pago del seguro de vida

- Que el trabajador haya aportado durante un mfnimo de 150 semanas.

No olvide revisar la situación de sus t rabajadores nuevos y antiguos con relación al seguro de vida obligatorio y, si es necesario

solicite al ISS una certificación escrita de la fecha desde la cual están af iliados sus trabajadores y el número de semanas que han cotizado.

16

).

J.

EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Establecido mediante la Ley 27 de 1974, tiene como finalidad la creación de centros de atención integral al Pre-escolar, nutrición, promoción social y asistencia legal para menores de edad.

- Toda empresa privada, sin excepción, debe pagar al Instituto Colombiano de Bienestar Famil iar el 2% del valor de los salarios pagados a sus trabajadores mensualmente de conformidad con lo dispuesto en la Ley 7a. de 1979 y su decreto reglamentario No. 2388 del mismo año.

Este pago es indispensable para obtener la deducción por concepto de salarios cuando haga su declaración de renta.

El art(culo 88 del decreto reglamentario No. 2388 de 1979 establece el 2.5% mensual como interés por mora en el pago.

17

MI EXPERIENCIA

1. Explfquenos qué le sucede al microempresario que no inscribe a sus trabajadores en el Instituto de Seguros Sociales.

2. LSabe Ud. en qué consiste el subsidio familiar y quiénes están obligados a pagarlo?

• ·li

18

-·

,- 3. lPodda Ud. precisar las tres formas en que se puede pagar el seguro de vida obligatorio?

4. lSe acuerda Ud. de los servicios que le presta el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)?

5. lOué suma debe Ud. aportar al SENA y al ICBF?

19

SENAFAD

ADMINISTRACION DE PEOUEI\IAS EMPRESAS

TEMA2

Información y control para un buen mane¡o del personal

AREA DE PERSONAL

CONTENIDO

Objetivo

La hoja de vida

La nómina

Mi experiencia

23

Pág.

25

26

27-28

29

,

Ya no recuerdo cuando ingresó Luis a trabajar

Creo que necesito organizarme un poco mds en el control del

Señor empresario en esta cartilla encontrará usted algunas ideas sobre cómo controlar todo lo relacionado con los

trabajadores de su empresa .

25

LA HOJA DE VIDA

Es un formato en donde se anotan todos los aspectos relacionados con la vida laboral del trabajador y otros datos de interés para la empresa y cuyo objetivo es tener en forma rápida cualquier información relacionada con un trabajador.

Estos son los aspectos básicos que debe tener la hoja de vida:

- Datos de identificación del trabajador.

- Aspectos familiares (estado civil, No. de hijos)

- Conocimiento y experiencia laboral.

- Trayectoria laboral en la empresa. - Sanciones impuestas.

Liquidación de prestaciones: Vacaciones concedidas Cesantías parc iales o totales.

Recuerde que los datos que contiene la hoja de vida deben estar respaldados por un documento que garantice su veracidad.

26

LA NOMINA

Es la relación de salarios liquidados en un período a los trabajadores de una empresa.

Los siguientes son los aspectos que debe contener la nómina.

- Pedodo de liquidación - Nombres y apellidos del

trabajador - O fas trabajados - Salario básico - Horas extras - Dominicales y festivos - Recargo nocturno - Auxilio de transporte - Bonificaciones - Primas legales y otras

- Total devengado

Deducciones: ISS y otras

- Total deducciones - Neto a pagar - Prima del trabajador - Resumen de la nómina

Al elaborar la nómina mensual se facilita la determinación de los valores que usted debe pagar para: el ISS, SENA, Bienestar

Familiar y Subsidio Familiar. También la determinación de los valores que debe acumular para : Cesantías, vacaciones, primas

e intereses sobre cesantías.

27

i Recuerde! La nómina firmada por los trabajadores, la puede utilizar como prueba en caso qe problemas laborales,

lo cual lo beneficiará a usted señor empresario.

En las papelerías usted puede conseguir formatos de hoja de vida y para nómina, de esta manera le será mucho más fáci 1 llenarlos.

28

·(

MI EXPERIENCIA

1. lConsidera importante elaborar una hoja de vida para cada trabajador? lPor qué?

2. lConsidera importante elaborar la nómina en su empresa? lPor qué?

3. Envíenos con esta evaluación, una hoja de vida de alguno de sus trabajadores y la nómina de un mes ya liquidada, haciéndolas se dará cuenta lo sencillo que es y lo útil que resulta . Animo amigo empresario.

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iEI conocimiento es paz 1 • • • •

iCapacitar es invertir en Colombia!

--. ...... .