fondo nacional de garantÍas - fng.gov.co procedimientos ley... · p d -s ab f 03 b a jde act iv sf...
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ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
1. Informar al
Departamento de
Servicios Administrativos
las novedades del activo.
DIRECTOR
CUALQUIER
DEPENDENCIA Y/O
FUNCIONARIO
2. ¿El bien sufre daño
total, siniestro u
obsolescencia ?
DIRECTOR
CUALQUIER
DEPENDENCIA Y/O
FUNCIONARIO
3. El bien fue hurtado o
extraviado
DIRECTOR
CUALQUIER
DEPENDENCIA Y/O
FUNCIONARIO
2
4. Elaborar informe y
remitirlo al Subdirector de
Servicios Administrativos.
RESPONSABLE DEL
BIEN
6. Solicitar a la compañía
de vigilancia la
investigación de la
novedad e informar a la
aseguradora.
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Y/O DIRECTOR
7. ¿La compañía de
vigilancia y/o aseguradora
responde por el hurto o
perdida?
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
C
C
INICIO
A.C. 10SI
NO
10NO
- Informe
- Denuncio
SI
Código: PD-SAD-BAF-003
Procedimiento: Baja de Activos Fijos
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Correo electrónico (CE) o Físico
Correo electrónico (CE) o carta
física
SAP - AF
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
C
5. ¿El bien fue hurtado o
extraviado dentro de las
instalaciones?
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
8NO
SI
SAP - AF
Informe
8. Informar a la
compañía de vigilancia
y/o aseguradora el
costo de la reposición.
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
9. Determinar la forma
de pago de la
indemnización del bien.
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
10. Consultar en el
sistema SAP el estado
del activo en libros y el
valor de reposición.
SUBDIRECTOR DE
CONTABILIDAD
15
2
- Cotizaciones
- Denuncio
- Informe
11. Presentar al Comité
de Presidencia solicitud
de baja por daño total,
obsolescencia, robo o
perdida.
COMITÉ DE
PRESIDENCIA
12. ¿La baja del activo
corresponde a un activo
castigado?
COMITÉ DE
PRESIDENCIA15NO
Extracto acta de
comité
Si
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Correo Electrónico (CE)
Plantilla Office (Word)
PD-SAD-BAF-003
Baja de Activos Fijos
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
13. Presentar a la Junta
Directiva la solicitud de
baja
COMITÉ DE
PRESIDENCIA
14. Ejecutar las
acciones sugeridas por
la Junta Directiva
DIRECTOR O SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SI
17
7
Carta
15. Ejecutar las acciones
sugeridas en el Comité de
Presidencia o de la Junta
Directiva
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
17. Ejecutar en el sistema
la baja del activo y su
respectivo registro contable
PROFESIONAL DE
GESTIÓN CONTABLE
Y FINANCIERA
9
14
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
SAP - AF
PD-SAD-BAF-003
Baja de Activos Fijos
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
16. Informar al
Departamento de
Contabilidad los activos
fijos a dar de baja
(tecnológicos y no
tecnológicos)
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
18. Informar al corredor de
seguros los activos dados
baja para excluirlos de la
póliza
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOSFIN
12
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
1. Constituir la Caja
Menor mediante
Resolución
PRESIDENTE
2. Solicitar reserva y
compromiso
presupuestal al
Departamento de
Contabilidad
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
3. Subir el valor de cada
rubro a SAP
PROFESIONAL DE
CONTROL
FINANCIERO
4. Validar los rubros
autorizados en el
sistema
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
5. Solicitar al Departamento
de Contabilidad y al
Subdirector de Operaciones
de Tesorería, el giro del
cheque por el valor del fondo
fijo
DIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
6. Ingresar en el sistema
el valor del fondo fijo
aprobado
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
7. Entregar al funcionario
que solicita el gasto, el
dinero necesario
mediante un recibo
provisional firmado por el
personal autorizado
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
INICIO
C
Resolución de constitución
y funcionamiento de la caja
menor.
Recibo
provisional
Código: PD-SAD-AME-012
Procedimiento: Caja Menor
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Plantilla Office (Word)
SGD
SAP - FI
SAP - FI
SGD
SAP - FI
DESCRIPCIÓN/
HERRAMIENTA
18
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
8. Legalizar el recibo
provisional con el
respectivo soporte
aprobado por el personal
autorizado
9. Contabilizar en el
sistema cada uno de los
gastos
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
10. ¿Se consume más
del 70% de la caja menor
o es fin de mes?
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
11. Solicitar reembolso
del dinero de caja menor.
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
12. Generar y autorizar el
reembolso
DIRECTOR Y
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
13. Tramitar el reembolso
con los respectivos
soportes al Departamento
de Contabilidad
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
14. Imprimir reporte de
saldos por cada uno de
los rubros cada vez que
se genere reembolso
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
C
10
C 9NO
A.C.
SI
C
Reportes de saldos
asignados por SAP.
Relación
de gastos
Anexos
Factura
Recibo de
caja menor
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
SAP - FI
SAP - FI
SAP - FI
PD-SAD-AME-012
Caja Menor
DESCRIPCIÓN/
HERRAMIENTA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
15. Llevar control de
gastos
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
16. Ingresar en el sistema
el valor del reembolso
girado
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
19. Legalización y cierre
anual de la caja menor
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
21. Remitir al Departamento
de Contabilidad y al
Subdirector de Operaciones
de Tesorería, el reembolso y
soportes de los gastos
causados junto con saldo de
fondos
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
22. Archivar los
documentos en el
expediente de la caja
menor
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
A.C.
FIN
18. ¿Es corte de fin de
año?
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Si
7No
Reporte saldos
asignados por SAP
Consignaciones
17. Realizar actas de
arqueo aleatorias
DIRECTOR,
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CONTROL INTERNO
FR-SAD-025
Actas de
arqueo
FR-SAD-004
Control de Gastos
Caja Menor
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Plantilla Office (Excel)
SGD
SGD
PD-SAD-AME-012
Caja Menor
DESCRIPCIÓN/
HERRAMIENTA
20. Realizar el acta de
arqueo.
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Y
DIRECTOR
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SGD
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
1. Recibir y revisar las
facturas y/o cuentas de
cobro.
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
4. Solicitar compromiso
presupuestal
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
5. Asignar presupuesto e
informar al asistente de
servicios administrativos
PROFESIONAL DE
CONTROL
FINANCIERO
6. Recoger firmas
autorizadas
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
7. Entregar y relacionar la
factura y/o cuenta de
cobro al Departamento de
Contabilidad.
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
C
INICIO
C
Facturas
Cuenta de
cobro
2. ¿Se encontraron
inconsistencias?
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
3. Informar al proveedor el
motivo del rechazo y
solicitar la nueva
expedición.
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Si
1
3
4No
2
Código: PD-SAD-OPA-014
Procedimiento: Otros Pagos Administrativos
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
SGD
SAP - FI
SGD
DESCRIPCIÓN/
HERRAMIENTA
8. Hacer seguimiento al
tramite de pago de
facturas
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
FIN
SGD
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
2. Analizar la factura de
compra
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
3. Crear el activo fijo en el
sistema y asignar placa
de inventario
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
4. Reportar el nuevo
activo fijo al corredor de
seguros para realizar su
inclusión en la póliza
correspondiente.
AUXILIAR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
5. ¿El activo fijo creado
será asignado a un
funcionario de la entidad?
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
1. ¿Es una asignación de
activo fijo?
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS6SI
INICIO
NO
SI
Código: PD-SAD-AAF-002
Procedimiento: Administración de Activos Fijos
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
Factura
FIN
NO
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
6. Solicitar al
Departamento de
Servicios Administrativos
la asignación de activos
fijos, novedades o reporte
de activos fijos.
DIRECTOR DE
GESTION HUMANA
(O A QUIEN ESTE
DELEGUE)
FUNCIONARIO
8. ¿El funcionario cambia
de puesto o se retira?
DIRECTOR DE
GESTION HUMANA
(O A QUIEN ESTE
DELEGUE)
FUNCIONARIO
9. Recibir y revisar la
solicitud para aprobación
del director o subdirector
de servicios
administrativos.
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
10. ¿La solicitud es
aprobada?
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
11. Informar al solicitante
la razón de la negación de
la solicitud.
DIRECTOR O
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Si
18No
C
NO
FIN
Solicitud
12. Verificar físicamente
el inventario contra el acta
del funcionario
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOSC
7. ¿La solicitud es de
reporte actual de activos?
DIRECTOR ÁREA
SOLICITANTE
FUNCIONARIO
21SI
No
SI
Código: PD-SAD-AAF-002
Procedimiento: Administración de Activos Fijos
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Correo Electrónico (CE)
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
1
13.Verificar contra el
sistema y realizar las
actualizaciones
pertinentes
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
14. ¿Es acorde el
inventario del sistema
con el físico?
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOSA.C.
15. Investigar e intentar
solucionar la
inconsistencia
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
16. ¿Se soluciono la
inconsistencia?
SUBDIRECTOR DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
17. Realizar la baja de
activo Fijo si
corresponde.
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
No
PD-SAD-BAF-003
Baja de activos fijos
18Si
18SI
NO
19. Actualizar el
inventario de los
puestos de trabajo
antiguos y nuevos de
acuerdo con el
inventario físico
realizado y las actas
respectivas.
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
23
18. Seleccionar plantilla
que corresponda y
elaborar el acta,
imprimir y
hacer firmar por las
partes correspondientes
C
FR-SAD-023 Acta de
Entrega Activos Fijos y
Elementos Devolutivos
FR-SAD-024 Acta de
Recibo Activos Fijos y
Elementos Devolutivos
8
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
14
16
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Plantilla Office (Word)
PD-SAD-AAF-002
Administración de Activos Fijos
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
20. Archivar las actas de
recibo ó entrega en la
carpeta correspondiente
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
FIN
FR-SAD-023 Acta
de Entrega Activos
Fijos y Elementos
Devolutivos
FR-SAD-024 Acta
de Recibo Activos
Fijos y Elementos
Devolutivos
21. Enviar al solicitante
el acta de activo fijo
firmado por el funcionario
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
22. Reportan
inconsistencias? FUNCIONARIO
C
7
FinNo
23. Realizar inventario
físico de activos fijo
asignado y tratar de
solucionar la
consistencia.
AUXILIAR DE
COMPRAS Y
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Si
16
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
PD-SAD-AAF-002
Administración de Activos Fijos
DESCRIPCIÓN/
HERRAMIENTA
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
4. ¿Los elementos del
pedido se encuentran en
el almancen?
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOSA.C.
5. Realizar salidas en el
inventario del almacén
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
6
SI
NO
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
PD-SAD-CIN-018
Pedidos mensuales de útiles de oficina
DESCRIPCIÓN/HERRAMIENTA
10
6. Consolidar solicitudes,
elaborar orden de
suministro y entregar al
director o subdirector de
servicios administrativos
para la firma
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Plantilla Office (Word)
4
7. Firmar y entregar al
asistente de servicios
administrativos.
Orden de
suministroASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Plantilla Office (Word)
1. Realizar la apertura de
almacén
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
INICIO
2. Solicitar provisión de elementos
Solicitud de pedido
FUNCIONARIO
ASIGNADO POR
AREA
SAP - MM
3. Analizar solicitud y
realizar ajustes necesarios
ASISTENTE DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SAP - MM
Acta de apertura
de almacén
Orden de
suministro
Acta salida de
almacén
Acta salida de
suministro
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS/CARPETA RESPONSABLE
8. Escanear y enviar al
contratista por correo
electrónico
ASISTENTE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
9. Recibir pedido del
contratista
ASISTENTE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
10. Entregar elementos al
funcionario asignado por el
área y hacer firmar acta de
entrega
ASISTENTE DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
FIN
5
Acta de entrega de
elementos
Código:
Procedimiento:
FONDO NACIONAL DE GARANTÍAST
ER
MIN
OL
OG
ÍA
Inicio / Fin del
proceso
Inicio / Fin del
procesoDecisiónDecisión OperaciónOperación Unión entre
páginas
Unión entre
páginasProcedimientoProcedimiento DocumentoDocumento Unión entre
actividades
Unión entre
actividades
C
Punto de
Control
Punto de
Control
A.C.
Actividad
Crítica
Actividad
Crítica
FR-GDO-008
Plantilla Office (Word)
Correo Electrónico (CE)
Plantilla Office (Word)
PD-SAD-CIN-018
Pedidos mensuales de útiles de oficina
DESCRIPCIÓN/
HERRAMIENTA