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8/7/2019 Flu Jog Ram As

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Tema 3.- Análisis y Diseño de Sistemas de Información en Servicios SocialesEl Flujograma

1Información de Base y Programas Informáticos aplicados al Trabajo Social

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ELFLUJOGRAMA.

(GARCÍA HERRERO, G. 1996:188ss)

FLUJOGRAMA: Proporciona una visión detallada de un proceso. Cualquier persona realiza muchos procesos diferentes en su vida diaria, por ejemplo se adhiere a rutinas para tareas tan sencillas como desayunar o tomar una ducha: uno de estos procesos podría ser cortarse el cabello (Ver Fig.1)

Fig. 1 Para que un proceso sea

estandarizable (es decir pueda ser reflejado en un flujograma) debeser repetitivo, es decir que se

pueda aplicar a muchos supuestosdiferentes. señalar a este respecto,que el proceso es estandarizable,la intervención nunca. SE

PROTOCOLARIZANPROCESOS, SE

PARTICULARIZANINTERVENCIONES.

Otra característica

fundamental es que sean procesoscon diversos desenlaces posibles,en función de diversascircunstancias o disyuntivas que alo largo de los mismos se puedan

producir. Las diversasintervenciones o trámites a los quese aplique un procesoestandarizado deben tener diversas posibilidades de circuito,diversas vias y a la vez diversos

finales posibles. Si el proceso esúnico en su desarrollo, es decir, sitodas aquellas intervenciones otrámites a los que se aplique van a

seguir los mismos pasos y en el mismo orden, tal proceso no requiere un esfuerzo deestandarización mediante la técnica del flujograma, sino solo una descripción ordenada decada paso en su secuencia prevista.





Ejemplos de flujogramas (Fig. 2)

fig. 2

***

4.2.1.- ESPACIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL FLUJOGRAMA

(Ver Anexo 2.)

- Papel suficientemente amplio.

- Título o denominación del flujograma, se ubica en la parte superior del papel, y estaráformado por tres referencias:a.- Se iniciará con la alusión a que se trata de un "Proceso estándar de...", "Círculoestándar de...", "Protocolo de...";

b.- A continuación se expresa el contenido del proceso que se pretende reflejar, conespecial cuidado de que sea bien significativo del mismo. Por ejemplo: "Gestión dedemandas de adopción", "intervención con menores absentistas", "atención dedemandas individuales familiares"... o cualquier otro que proceda en función delobjeto de la estandarización.c.- Por último es esencial incluir en el título la referencia al entorno, Centro, Servicio,o Institución bajo cuya responsabilidad se lleva a cabo el proceso. Por ejemplo: "...en





la Comunidad autónoma de...", "...en los Centros de servicios sociales delayuntamiento de..."

- A continuación es preciso establecer tres espacios diferenciados, que se corresponden conlas siguientes referencias:

a.- Primer espacio: NARRATIVA: Columna estrecha que se ubica a la izquierda del papel en el que se diseña el proceso; en el se incluyen de manera breve, casitelegráfica, aquellos comentarios observaciones advertencias.. que se considereoportuno (los esenciales) incluir en relación con determinados pasos o símbolos, conel fin de detallar sus contenidos o incluir información complementaria. Cadareferencia irá incluida con un número entre paréntesis que se corresponderá con lanumeración del símbolo al que haga alusión.

Ej. (21) Ver Anexo nº 3. (para resolver la actividad numerada como 21 en elgrafo es preciso consultar el anexo nº 3)

b.- RESPONSABLE: Columna similar a la anterior ubicada a la derecha de ésta,cuya función es expresar quién o quiénes son los responsables de ejecutar cada una delas actividades o de decidir sobre cada una de las disyuntivas que aparecen en el

proceso.Ej. (4) (5) (6) Asistente Social.

Tanto en a). como en b). se deben procurar en la medida de lo posibleque la ubicación de las referencias se encuentre al mismo nivel que lossímbolos de los que se trate en el correspondiente grafo.

c.-GRAFO: Ocupará las dos terceras partes del espacio disponible en la página. En else incluirán las Líneas y los Símbolos.

4.2.2.- LÍNEAS DEL FLUJOGRAMA.(Ver Fig. 3)

Todo flujograma contendrá una línea principal y una línea secundaria.

Línea principal : Determina la dirección hacia el suceso previsto como objetivodel proceso (aquella que da sentido al mismo, aun cuando no se corresponda con la más

repetida o habitual) Líneas secundarias: Representan los desenlaces del proceso que no se

corresponden con el suceso previsto como objetivo del mismo y que en consecuenciaconstituyen incidencias del proceso.

Direcciones ordinarias: Principal --> Arriba - abajoSecundaria--> Izquierda - derecha.





Bucle: Un retorno, una línea secundaria que produce un regreso a un momentoanterior del proceso. El retorno del bucle debe desembocar en un línea nuncadirectamente en un símbolo.

Fig. 3***





4.2.3.- SÍMBOLOS.

Indican el tipo de actividad, tarea o disyuntiva de la que se trata; no obstante dentro decada símbolo se incluirá una escueta leyenda que exprese la concreción de tal tarea, actividado disyuntiva.

INICIO/FINAL DEL PROCESO: Expresa el inicio o el finaldel proceso, ubicándose al principio de la línea principal(inicio del proceso) y al final de la misma (final del proceso).

ACTIVIDAD O TAREA ESTANDAR: Representar actividades o tareas cuya realización sea habitual dentro del proceso y que no tenga un símbolo específico para surepresentación.

Ej. Realizar entrevista, visita domiciliaria....

ACTIVIDAD O TAREA NO HABITUAL: Se utiliza cuando laactividad o tarea tenga un carácter no habitual, es decir extraordinario.

Ej. Realizar inspección, retirar la ayuda...

PREPARACION DE...: Representa tareas cuya finalidad sea preparar algo

Ej. Preparar reunión, preparar expediente....

DECISION INSTITUCIONAL/RESOLUCION: Representadecisiones formales, aquellas que corresponden a la autoridad

institucional.

Ej. Aprobación de la ayuda, concesión del servicio...

ARCHIVO (ARCHIVAR/DESARCHIVAR): Representa tareas relacionadas con el archivode documentos. Este símbolo tiene dos excepciones respecto a los demás:

- Se trata de un símbolo cuya interpretación no requiere leyenda alguna; (indicaliteralmente 'archivar' o 'sacar de archivo' algún documento)- Posee un doble significado, el cual se logra invirtiendo la posición del triángulo:

* Si la base del triángulo se ubica en la dirección de la que la línea provienesignifica 'archivar'





* Si por el contrario, es el vértice el que se ubica en la dirección de la que proviene la línea, significa 'sacar de archivo'.

CONECTORES: Sirven para unir dos líneas de proceso dentro del mismoflujograma.

Ej. En un flujograma se representa tanto un proceso de educaciónfamiliar, en simultáneo con el proceso educativo de reinserción que se lleva a cabocon uno de los miembros de la familia, internado en un centro. En un determinadomomento, el diseño la ejecución y la evaluación de los respectivos proyectos deintervención deben hacerse de forma integrada. En este caso, existirán dos espacios enel flujograma, en cada uno de los cuales se desarrollará ambas intervenciones; en losmomentos en que ambas deben conectarse, esa conexión se expresaría uniendo lossímbolos de la siguiente manera:

CONECTOR: SIMBOLO DE UNION CON OTRA PAGINA:

DOCUMENTO STANDARD: Se utiliza cuando en un proceso se hace referencia a un 'documento standard', es

decir a aquel que debe realizarse en un formatohomogeneizado -protocolizado-.Ej. Cumplimentar 'ficha de usuario', rellenar 'solicitud'....

Es importante que dentro del símbolo 'documento standard' se incluya una leyenda queexprese no sólo de qué documento se trata, sino también la acción que se debe realizar enrelación con el mismo (así no será suficiente incluir 'ficha social' sino 'iniciar ficha social' o'cerrar ficha social'..)Generalmente los documentos estándares que un flujograma exprese se deben acompañar almismo en forma de Anexos

DISYUNTIVA: Hasta ahora todos los símbolos utilizados sólo dan comoresultado un proceso lineal simple. La disyuntiva representa un 'cruce decaminos' una alternativa a la que el proceso se enfrenta en un momentode su recorrido; alternativa que, en lenguaje del flujograma, deberesponderse con un "Sí" o con un "No". Representa un momento del

proceso en el que se debe optar por un "Sí" o por un "No", dando en consecuencia origen ados caminos distintos, a dos líneas diferenciadas en el flujograma.Dentro de la figura aparecerá una leyenda que será una escueta afirmación a la que se puederesponder en sentido positivo o negativo, y sólo en uno u otro sentido.Se trata del único símbolo del flujograma que tiene dos salidas posibles y sólo dos salidas.





En ocasiones, una sola disyuntiva no es suficiente para resolver cuestiones complejas que se presentan con mucha frecuencia en procesos de intervención social; en esos casos la lógica binaria sugiere incorporar sucesivas disyuntivas. No obstante hay que tener cuidado con noincorporar excesivas disyuntivas que harían confuso el proceso; la clave está en la adecuadaselección de las disyuntivas determinantes, de manera que se ahorren todas aquellasinnecesarias.

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