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FirmaDoc BPM – Manual del Administrador Página 0 de 40

FirmaDoc BPM – Manual del Administrador

Factura electrónica

Dossier 10


1.0 Preámbulo 2

2.0 Razones que fundamentan su uso 2

3.0 Legislación 2

4.0 Módulo de Digitalización Certificada 4

4.1 Características de los sistemas 4

4.2 Normas técnicas del módulo 5

4.3 Procedimientos de Seguridad 14

4.4 Definición de los soportes electrónicos elegidos 15

4.5 Controles aplicados según fase de digitalización 16

4.6 Integración con la aplicación SicalWin 16

5.0 Facturas electrónicas en FirmaDoc-BPM 22

5.1 Ejemplo e-Factura desde Firmadoc 26

5.2 Ejemplo e-Factura desde Portal - WEB 29

5.3 Registro de Facturas & @ccede 34

5.4 Verificación firma de la e-factura 34

5.5 e-factura & Integración con SicalWin 35

5.6 Impresión de documentos e-facturas 38

6.0 Plan de Gestión de Calidad 38

7.0 APÉNDICE I 39

Tabla de Contenidos


1.0 Preámbulo

En este preámbulo se va a tratar de responder a cuestiones básicas relacionadas con la factura electrónica. Empezamos por definir que se entiende por factura electrónica. Se trata de un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. También se define como el equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.

En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.

2.0 Razones que fundamentan su uso

Entre las muchas razones para el uso de la facturación electrónica se encuentran las que se encuadran en el ámbito económico hasta el ecológico, entre otras se destacan:

• Ahorro de costes • Mejora de la eficiencia • Integración con las aplicaciones de gestión internas • Optimización de la tesorería • Obtención de información en tiempo real • Reducción de tiempos de gestión • Agilidad en la toma de decisiones • Administración y contabilidad automatizadas • Disminución de costes de los documentos en papel • Control de acciones erróneas • Uso eficaz de los recursos financieros • Flujos de transacciones agilizados

3.0 Legislación

Respecto a la normativa legal que regula la facturación electrónica se destacan las siguientes normas:


1. Orden Ministerial PRE/2971/2007 por la que en el que se regulan las cuestiones relativas

a la facturación electrónica dirigida a organismos pertenecientes a la Administración General del Estado:

• Estándares y condiciones técnicas uniformes que ha de seguir todo proceso de expedición y remisión de facturas por medios electrónicos en el que el expedidor y/o destinatario es un organismo perteneciente a la Administración General del Estado.

• Condiciones de la prestación del consentimiento expreso para recibir facturas en formato electrónico por parte de la Administración destinataria de las facturas.

Estándares y condiciones técnicas: “Facturae”

Desde el punto de vista técnico, la Orden establece la obligatoriedad de los siguientes sistemas:

• Del Formato electrónico de las facturas “Facturae” que deberán reunir todas las facturas electrónicas expedidas y remitidas en el marco de aplicación de la Orden y que se encuentra detallado en el ANEXO de la misma.

• Del formato de firma electrónica reconocida ( o basada en un certificado electrónico y generada por un dispositivo de creación de firma) como mecanismo estándar de acreditación de la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas remitidas por medios electrónicos

Cabe señalar que los estándares y condiciones técnicas anteriores, aparte de en el ámbito de la contratación administrativa, son también aplicables a las facturas que son expedidas en el ámbito privado y se presenten en el curso de cualquier procedimiento administrativo.

Respecto a la prestación del consentimiento para recibir facturas por medios electrónicos, la Orden establece la obligación para las Administraciones Públicas de prestar consentimiento expreso para recibir facturas por medios electrónicos, el cuál será realizado por el Departamento ministerial u Organismo público correspondiente mediante disposición de carácter general y se extenderá a todos los supuestos en los que sea destinatario de facturas. La mencionada Disposición también hará constar que formatos admitidos por la presente Orden son admisibles para la recepción electrónica de facturas.

2. La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Otras disposiciones que afectan a la facturación en general, y tratan la facturación electrónica en algunos de sus artículos son:


3. Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de facturación. 4. Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de

simplificar las condiciones impuestas a la facturación.

Entre las exigencias que debe contemplar el destinatario de una factura electrónica se destaca: conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora.

Es decir:

1. Disponer del software o aplicación informática que permita verificar la validez de esa firma. 2. Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas,

caso de no venir en el mismo fichero. 3. Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita

poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

4.0 Módulo de Digitalización Certificada

En este punto lo primero a mencionar es definir “digitalización certificada”. Al referirnos a la digitalización certificada lo hacemos atendiendo a aquel proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Está recogido en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

4.1 Características de los sistemas Para FIRMADOC Bandeja de Entrada:

Estación de trabajo: Windows 2000/XP. CPU: Pentium III 350 Mhz o superior RAM: 1 GB.

Conexión a Internet recomendada si no se tiene instalado FIRMADOC Actualizador

Configuración de pantalla recomendada:

Resolución mínima: 1024x768

Profundidad de color: 24 bits (16 MM de colores)

Tamaño de pantalla recomendado: 15" (mínimo)


Para FIRMADOC Biblioteca:

Bases de datos soportadas:

SQL Server 7.0 o superior, u Oracle 8.1.7 o superior.

Para FIRMADOC Indexador:

Windows 2000/XP

RAM: 512 Mb (1 Gb con OCR)

Para FIRMADOC Actualizador y FIRMADOC Validador de Certificados: Conexión a Internet

permanente RDSI/ADSL/Cable

Para FIRMADOC Servidor de Procesos:

Windows 2000/XP

RAM: 1 Gb

Nota importante: Las aplicaciones que son accedidas por múltiples usuarios han de estar siempre instaladas en sistemas operativos servidores. Este es el caso de Biblioteca, indexador, o como se verá más adelante, la ubicación de los volúmenes secundarios.

ESCANER

Como requisito imprescindible para digitalizar desde Firmadoc, es que el scanner sea compatible con TWAIN. Firmadoc permite la digitalización individual así como de varias páginas tanto en escáneres planos como en aquellos que incluyen un alimentador de papel.

4.2 Normas técnicas del módulo

Req. 1: Sólo deberá admitir formatos estándares de uso común: ISO 19005 (PDF/A), PNG o JPEG 2000 o cualquiera de los publicados en la web oficial de la AEAT. Compresión sin pérdida.

Formato de digitalización: TIFF 6.0 Compresión: Sin pérdida

Algoritmo de compresión: (en función de la profundidad de color)


Ejemplo de ocupación en bytes según profundidad de color (1 página, 200 ppp –puntos por pulgada):

Profundidad de color Tamaño archivo Compresión_______ 1 bit 14.846 bytes CCITT Grupo 4 Fax

Se recomienda emplear por tanto 1 bit de profundidad de color.

NOTA: Para escanear con el formato PDF/A es necesario establecer en la configuración del escáner el formato PDF/A tanto para la digitalización multipágina como individual. Para visualizar el PDF/A resultante es necesario abrir el visor ampliado y picar en el botón de la “pantalla” y te indicaría el formato de PDF tal y como aparece en el dibujo. Es necesario tener la versión 9 de Adobe.

Req. 2: Resolución de digitalización mínima 200 ppp tanto en color como en B/N.

El módulo tiene predefinido un perfil denominado “Perfil de digitalización certificada” que impide que el parámetro resolución sea inferior a 200 ppp.

Aunque FirmaDoc-BPM permite resoluciones superiores (hasta 400 ppp) de digitalización certificada, debido al tamaño de los ficheros y a las limitaciones técnicas que puedan existir en algunos equipos de usuario, se recomienda usar una resolución de 200 ppp debido a que su manejo será más fácil para el usuario, y a que cumple con las exigencias de la Orden EHA/962/2007 y su correspondiente resolución.

A continuación se va a describir brevemente el proceso de digitalización, totalmente visual, permite al usuario añadir cualquier número de páginas digitalizadas, bien una a una, o por lotes (si el escáner tiene cargador se detecta automáticamente).

A cada tanda de páginas digitalizadas se les aplica un proceso automático de corrección de brillo/contraste y de enderezamiento de la imagen.

El usuario puede realizar zoom sobre las imágenes escaneadas con el fin de verificar que la imagen obtenida es fiel a la factura original y su calidad cumple con lo requerido por la orden EHA/962/2007 y por su Resolución. Pero no puede ejecutar ninguna otra acción como la eliminación selectiva de páginas o modificación de proporciones y tamaños, resoluciones u otros efectos artísticos que pudieran afectar a la legibilidad del contenido.

Todas estas páginas y el archivo de imagen final en formato TIFF se mantienen en memoria únicamente, hasta que, tras finalizar la digitalización de todas las páginas y visualizar la imagen resultante, el usuario procede a la firma de la imagen y ésta es almacenada automáticamente en Firmadoc, finalizándose así el proceso de digitalización.


Req. 3: Generación de un único fichero de imagen fiel por cada factura digitalizada, con independencia del número de páginas.

El módulo genera un único archivo en formato TIFF, conteniendo todas las páginas digitalizadas.

Req. 4: La imagen digitalizada debe mantener las proporciones alto/ancho del original.

El módulo de digitalización no permite modificar estas proporciones, ni realizar ninguna operación manual que pudiera alterar el resultado de la digitalización.

Req. 5: La imagen digitalizada ha de obtenerse en un proceso automatizado que realice las siguientes tareas: 1.- digitalización, 2.- proceso de optimización de la calidad, 3.- introducción de metadatos en el archivo digitalizado, 4.- firma electrónica reconocida del archivo:

El módulo de digitalización certificada se ha diseñado para cumplir fielmente con las etapas del proceso definido en la Resolución. En este sentido, todo proceso de digitalización certificada comprende las siguientes fases por orden:

1. Digitalización de una o varias páginas

2. Optimización automática de las páginas digitalizadas.

3. Generación del archivo TIFF con los metadatos “Firmadoc Digitalización Certificada 1.0” y la fecha/hora actual

4. Firma electrónica reconocida del archivo generado

En el proceso de escaneado de una factura (de una página o de varias), el usuario puede visualizarlas haciendo “zoom” para comprobar la correcta digitalización de las páginas de la factura que se dispone a firmar.

Un vez que comprueba que las imagines son fieles y de calidad aceptable (escaneadas con los requisitos exigidos por la AEAT), el usuario introduce los datos de la factura en una matriz de datos (importe, tipo impositivo, nombre de proveedor,…); en todo este proceso, la factura permanece en memoria principal. El último paso es firmar electrónicamente (pulsando el botón de “Firmar y Guardar”) la imagen digitalizada de la factura (no la matriz de datos), guardándose, en ese mismo paso, tanto la imagen como los datos que acompañan en la base de datos documental.

Durante este proceso ninguna acción se puede llevar a cabo sobre las facturas escaneadas salvo hacer zoom en la imagen para poder ver mejor los datos de la factura (estando ésta en memoria principal).

Pese a que el proceso de firma no es automático tal y como se especifica en la resolución (hay que pulsar un botón), existen controles que evitan la modificación de la imagen en memoria principal (solo se permite hacer zoom y la imagen permanece en memoria principal). Además, el proceso de almacenado en la base de datos documental es automático al firmar la factura


pulsando sobre el botón mencionado. Una vez que la factura está almacenada en la base de datos documental, tampoco puede ser modificada.

Req. 6.: Los metadatos a incluir en el archivo de imagen son: 1.- referencia dada por la AEAT al software de digitalización, 2.- marca de tiempo, 3.- nombre y número de versión del software de digitalización. Se insertan los siguientes “tags” –marcas que delimitan una región en lenguajes basados en XML-definidos en el estándar TIFF 6.0.

Req. 7.: Se establece como referencia el estándar XMP para codificar los metadatos.

Tal y como se apunta en el apartado anterior, en cada imagen TIFF se inserta en el tag #700 un paquete XMP con los metadatos CreatorTool, CreateDate, ModifyDate y MetadataDate. En el elemento CreatorTool se inserta el valor “Firmadoc Digitalizacion Certificada 1.0.0” y los tres restantes elementos contienen la fecha y hora de creación del archivo de imagen.

Req. 8.: Puede incluirse un sello de tiempo en la firma electrónica

No se emplea sello de tiempo, aunque sí se emplea un atributo autenticado conteniendo la fecha y hora local del sistema, tal y como esté configurado en ese momento (fecha/hora del servidor de base de datos o fecha/hora de un servidor diferente en la red).

Req. 9.: Debe calcularse el hash SHA1 o superior antes de realizar la firma

Este proceso computa el hash SHA1 del archivo de imagen previamente a la obtención de la firma electrónica. Ésta última tiene el formato CMS/PKCS7.

Req. 10.: El archivo de imagen digitalizada, así como su firma electrónica, debe almacenarse en una base de datos documental junto con una serie de datos extra contemplados en el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.

Una vez firmado el archivo de imagen, ésta se almacena en el gestor documental Firmadoc junto con su firma electrónica y el resto de datos que describen la factura y se proporcionan en el mismo proceso:


Figura 1 – Detalle de la digitalización certificada de facturas

Los datos “fiscales” que acompañan cada archivo de imagen son:

‐ Número de orden correlativo ‐ Número de factura ‐ Fecha de expedición ‐ Fecha de vencimiento ‐ Fecha de operación ‐ NIF del expedidor ‐ Razón social o nombre del expedidor ‐ Domicilio ‐ Código Postal ‐ Población ‐ Bases imponibles ‐ Cuotas tributarias ‐ Base exenta ‐ Total descuentos ‐ Total factura


Además se solicitan otros campos útiles para la gestión/aprobación posterior de la factura:

- Tipo de documento (factura, justificante de ACF/pago a justificar o factura rectificativa) - Nombre del documento - Fecha de grabación - Unidad orgánica responsable Req. 11.: Firma de la base de datos documental al cierre de cada periodo de liquidación al que esté sometido el obligado tributario

Firmadoc Digitalización Certificada incluye un libro electrónico de facturas digitalizadas que permite clasificar y organizar todas las facturas que sean insertadas en el sistema a través del proceso de digitalización certificada.

Esta opción permite comprobar en cualquier momento la integridad de un periodo de liquidación, así como de todas las facturas que le corresponden:

Figura 1 – Ventana de selección de periodo fiscal

Incluye las siguientes opciones:

‐ Consultar/editar un periodo de liquidación

Mediante esta opción, el usuario accede a un listado ordenado de todas las facturas comprendidas en dicho periodo. Este acceso se describe más adelante.

Si el periodo está sellado (firmado electrónicamente) esta opción sólo permite consultar.


‐ Crear/configurar un nuevo periodo Permite añadir un nuevo periodo de liquidación al libro.

‐ Firmar/cerrar un periodo en activo

Permite aplicar una firma electrónica al contenido lógico del periodo, incluyendo todos los datos de las facturas y resúmenes SHA1 de cada archivo de imagen. Una vez que el periodo está cerrado no se pueden agregar ni editar facturas al mismo, ni eliminar el periodo.

‐ Verificar la integridad de un periodo

Permite verificar la firma asociada a un periodo sellado. Si la firma es válida, el sistema garantiza que todas las facturas, imágenes y datos, son válidos desde la fecha de cierre del periodo de liquidación.

‐ Eliminar un periodo no cerrado

Posibilita la eliminación de un periodo no cerrado. El sistema pregunta si desea eliminar así mismo las facturas contenidas. Una vez completada la eliminación no hay posibilidad de recuperar la información.

Req. 12.: Acceso completo y sin demora al sistema, permitiendo la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros de registro regulados en los artículos 62 y siguientes, la copia o descarga en línea de los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos requeridos.

Mediante Firmadoc Digitalización Certificada es posible consultar de forma inmediata los documentos de varias formas:

1.- Inmediatamente y de forma individual, localizando la imagen en el gestor documental. Una vez localizada la imagen se tiene acceso a los datos de la factura, así como se permite acceder y localizar rápidamente la factura en el libro de facturas digitalizadas.

2.- Por periodos de liquidación. Desde el libro de facturas digitalizadas, seleccionando el periodo de liquidación se obtiene una relación de las facturas cuya fecha de expedición está contenida en el periodo seleccionada.

3.- Búsqueda por diversos criterios.


Una vez que se ha accedido a cualquier relación de facturas en el libro electrónico, es posible especificar otros criterios de selección:

Figura 3 – Listado de facturas

Los posibles filtros en la versión actual son:

‐ Número de orden de la factura

‐ Número o código de la factura asignado por el expedidor ‐ Fecha de factura desde, hasta.

‐ Fecha de vencimiento desde, hasta. ‐ Fecha de operación desde, hasta. ‐ Emisor.

‐ Importe desde, hasta, de cualquiera de los datos siguiente: importe total, bases imponibles, cuotas tributaras, base exenta o total descuentos.

Una vez seleccionada una factura, el sistema visualiza en una segunda pestaña todos los datos alfanuméricos que corresponden a dicha factura y en la parte inferior derecha la primera página del archivo de imagen.


Figura 4 – Libro de facturas certificadas

En este momento, es posible realizar las siguientes operaciones:

‐ Exportar la lista de facturas encontradas a MS Excel;

‐ Digitalizar una nueva factura; ‐ Ampliar la visualización de la imagen en pantalla completa, con funciones extra;

‐ Editar los datos de la factura (no se podrá si el periodo está sellado) ‐ Eliminar la factura (igualmente no se podrá si el periodo está sellado);

‐ Impresión de la factura; ‐ Guardar a disco la factura; ‐ Verificar la integridad y firma de la factura;

Req. 13.: Debe permitirse la consulta de los siguientes datos: firma electrónica de la imagen, (sello de tiempo si existe), información del certificado y metadatos (referencia identificativa de la homologación acordada, la marca de tiempo, y el nombre y versión del software de digitalización).

Desde la consulta de factura digitalizada, pulsando sobre el botón “Verificar” se tiene acceso a la comprobación de la firma, información del certificado y metadatos.


Una vez pulsemos sobre la utilidad de “Verificar” la aplicación FirmaDocBPM nos muestra la ventana con 3 posibles opciones: Visualizar documento, mostrar certificados digitales y verificar factura electrónica.

4.3 Procedimientos de Seguridad En cuanto al procedimiento de seguridad que garantiza la fidelidad del proceso de digitalización certificada incluye una herramienta potente de digitalización multi-etapa.

Digitalización con herramientas visuales

Permite digitalizar documentos de varias páginas empleando escáneres con o sin cargador de páginas. El sistema realiza una operación automática de mejora de la imagen y de enderezamiento de la misma. Posteriormente sólo permite al usuario realizar zoom sobre las páginas, antes de firmar electrónicamente la imagen.

La calidad de este proceso da al usuario seguridad plena (visual) de que el archivo final se corresponde fielmente con el documento en papel y que puede ser leído sin ningún problema.

Todo el proceso se realiza en memoria principal sin intervención manual del usuario que pudiera afectar a la imagen de la factura obtenida (formato TIFF).

Verificación de firma electrónica generada

El sistema procede a verificar la firma del documento factura tras la firma por parte del usuario, como medida para verificar que ésta se ha producido correctamente. En caso de error, el proceso no continúa, no almacenándose ni la factura ni ningún dato y obligando al usuario a reintentar la firma o a cancelar el proceso.

Control de posibles errores

En cada paso el sistema notifica al usuario de cualquier incidencia producida durante la generación del archivo final TIFF, la firma de éste o su almacenamiento. Si el documento y sus datos son almacenados con éxito se emite un mensaje de confirmación.

Verificación a posteriori

Una vez almacenada una factura digitalizada y firmada electrónicamente, puede invocarse una utilidad de verificación que permite comprobar la integridad del documento y de su firma, así como examinar las propiedades de los certificados empleados.


Además, de lo comentado anteriormente, existe un índice de recomendaciones para mantener la seguridad del sistema implantado –véase apéndice I del presente documento. Dicho índice está disponible en formato PDF, y se visualiza siempre la primera vez que un usuario desea digitalizar una factura. Además, se obliga al usuario a marcar una casilla de conformidad con las condiciones. De esta forma estamos completamente seguros de que los requisitos y recomendaciones de explotación, que no podemos controlar, son informados al usuario de la aplicación.

4.4 Definición de los soportes electrónicos elegidos Firmadoc Digitalización Certificada emplea el formato TIFF versión 6.0.

La especificación formal del formato está disponible en el RFC 3302: http://tools.ietf.org/html/rfc3302

También se encuentra disponible en: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf Los parámetros admitidos por el sistema durante la digitalización son los siguientes:

Interfaz de digitalización: TWAIN

Compresión: Sin pérdida

Algoritmo de compresión:(en función de la profundidad de color) 1 bit (B/N): Compresión CCITT Grupo 4 Fax (sin pérdida) 8 bits (palettized) Compresión LZW 8 bits (escala de gris) Compresión LZW

32 bits (RGB) Compresión LZW

Ejemplo de ocupación en bytes según profundidad de color (1 pág, 200 ppp):

Profundidad de color Tamaño archivo Compresión

1 bit (recomendado) 14.846 bytes CCITT Grupo 4 Fax 8 bits (escala de grises) 1.715.194 bytes LZW 8 bits (paleta de color) 662.562 bytes LZW 32 bits (RGB) 4.993.660 bytes LZW

Resoluciones admitidas: mínimo 200 ppp. tanto en color como en B/N. máximo 400 ppp (limitado por motivos prácticos)


4.5 Controles aplicados según fase de digitalización

• Permisos de usuario necesarios. Se requiere el privilegio de sistema Digitalización Certificada.

• Verificación del periodo fiscal (sello) para poder editar/eliminar una factura.

• Verificación de la firma electrónica de la factura, antes del sellado del periodo fiscal.

4.6 Integración con la aplicación SicalWin Para adaptarse a esta nueva normativa SAGE AYTOS ha desarrollado una nueva opción para registrar justificantes de forma certificada. Esta nueva opción se encuentra en la siguiente ruta de Sicalwin: Presupuesto de Gasto/Justificante de Gastos/Registro de Justificantes /Justificantes Certificados.

Con esta nueva mejora se pone a disposición de nuestros clientes la ventaja que supone el poder prescindir del documento en formato de papel. La impresión del documento desde FirmaDoc tiene exactamente la misma validez legal y jurídica que el documento inicialmente introducido en el gestor documental.

En primer lugar, incluido en SicalWin, el menú se encuentra situado en la siguiente ruta: Menú Principal / Presupuesto de Gastos / Justificantes de Gastos / Registro de Justificantes /Justificantes Certificados:

Figura 5 – Localización en SicalWin del módulo

Resulta necesario mencionar que este apartado se distingue del módulo denominado “Inserción de facturas Telemáticas”, ya que éste se refiere a facturas electrónicas insertadas en el sistema a través del uso y manejo de un Portal en el cual existe la posibilidad de enviar facturas electrónicas de forma telemática, o bien utilizando la posibilidad de insertar facturas electrónicas en formato XML desde Firmadoc –como posteriormente veremos en el presente documento.

Por otro lado, en nuestro caso –Justificantes Certificados- nos referimos a facturas electrónicas que se han sometido al proceso de digitalización certificada, llevando este proceso en última instancia a permitirnos deshacernos del papel soporte de la factura en primera instancia –en todo caso sometido al marco legislativo existente.


Una vez entramos en la ruta especificada anteriormente, la aplicación mostrará la siguiente pantalla:

Figura 6 – Ventana de Justificantes Digitalizados

A) Botón de Justificantes Pendientes de Digitalizar.

Su utilidad es la digitalización de documentos y la generación de nuevos registros de justificantes en Sicalwin. Tras pulsar nos aparecerá la siguiente pantalla –a esta misma pantalla se accede desde Firmadoc en el apartado “Digitalización certificada”. Permitiéndose así el acceso ya sea desde la aplicación contable SicalWin o bien desde FirmaDoc-BPM.

Figura 7 – Detalle del módulo en FirmaDoc-BPM


Figura 8 – Detalle de la ventana de digitalización

Aquí la aplicación nos pedirá datos básicos de justificantes que estamos introduciendo, como son:

- Tipo de Documento. Por defecto nos indicará el tipo correspondiente a la opción de Sical por

la que hemos accedido, en este caso será Facturas (FAC_R). - Nombre de Documento - Número de Factura - Fecha de Operación. - Fecha de Expedición - Fecha de Vencimiento - Fecha de Grabación (Por defecto pondrá la fecha de sistema) - Datos del Emisor (NIF, Razón Social, Domicilio, Código Postal y población) - Importes. Solo tendremos que rellenar base imponible y descuento, automáticamente la

aplicación nos calculará el importe de IVA y el importe líquido del justificante. - Unidad Orgánica Responsable. Una vez introducidos todos estos datos pulsaremos “Digitalizar Página”, con lo que escanearemos la imagen a asociar a los datos introducidos. Si el documento tiene más de una hoja pulsaremos “Digitalizar más Páginas” e introduciremos tantas como sean necesarias.

Inicialmente nos aparecerá a modo de resumen esta y todas las páginas que hemos escaneado en la pestaña “Páginas Digitalizadas”, si queremos ver la imagen de alguna de estas mas ampliada la marcaremos y pulsaremos bien en el botón “Previsualizar” o bien en la pestaña “Factura Final Digitalizada”.


Para compulsar la/s imagen/es digitalizada/s, pulsaremos “Firmar y Guardar” con lo que aparecerá la pantalla siguiente para que seleccionemos el certificado digital que vamos a utilizar.

Figura 9 – Detalle de la ventana de autenticación de usuario Una vez seleccionado, “Aceptar” la aplicación nos pedirá la contraseña de nuestro certificado si esta es correcta nos aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 10 – Detalle de la ventana de e-firma

Pulsaremos “Firmar Ahora” si la imagen digitalizada es un fiel e integro reflejo de la factura en papel.

Si todo el proceso ha transcurrido correctamente aparecerá el siguiente mensaje:


Figura 11 – Ventana de finalización correcta del proceso

En este momento la aplicación nos ofrece la posibilidad de incorporar a Sicalwin el justificante.

Figura 12 – Incorporación en SicalWin

En respuesta a esta pregunta tenemos dos opciones, bien decir que Sí e ir directamente al registro de justificantes de Sicalwin para introducir el resto de datos necesarios para su posterior contabilización, o bien decir que No y dejar esta acción para un momento posterior.

La introducción del resto de datos del justificante se realizará de forma manual. Por lo general será un usuario de intervención –o de cualquier otra unidad gestora que se estime conveniente- quien termine de completarlos, pues nos pedirán datos como expediente, aplicaciones, etcétera...

Figura 13 – Detalle de la factura en SicalWin


Una vez completado, la aplicación nos dará el Número de Registro del Justificante y cogerá el Grupo de Firma asociado a las especificaciones de este justificante.

La consulta de este tipo de justificante también se hará desde la opción Presupuesto de Gastos/Justificante de Gastos/ Consulta General de Justificantes. Las facturas certificadas no se distinguirán de los registrados desde el “Registro General de Justificantes”. La única diferencia será que al “Ver Documento” aparecerá la imagen con un cartel en la actividad que indica que este documento ha sido “Firmado Externamente”. Esta es la compulsa realizada por la persona que ha escaneado el documento. Esta “Firma Externa” no hay que confundirla con las firmas que componen el “Grupo de Firma” del documento.

B) Botón de Justificantes Digitalizados

Esta opción la utilizaremos en caso de no haber incorporado a Sicalwin el justificante digitalizado. En este momento tenemos una imagen certificada, pero no tenemos su registro correspondiente en Sicalwin.

Tras pulsar esta opción nos aparecerá una lista con todos los justificantes digitalizados certificadamente que no tiene su correspondiente número de registro en sicalwin:

Figura 14 – Lista de facturas digitalizadas en SicalWin Solo tendremos que marcar y pulsar “Incorporar a Sicalwin” – las facturas ya digitalizadas conforme a la “Digitalización Certificada. Nos aparecerá la ventana de “Registro de Justificantes” con los datos que hemos introducido al escanear el documento.


C) Botón Modificación de Justificantes Digitalizados.

En caso de tener que modificar los datos asociados a la imagen que hemos compulsado, utilizaremos esta opción. Como aclaración resaltamos que se compulsa la imagen del documento, no los datos adjuntos; estos serán modificables hasta que realicemos la asociación de la imagen a un registro en sicalwin.

Figura 15 – Modificación de facturas Una vez marcamos modificar aparece la siguiente pantalla con la lista de todas las facturas que se pueden modificar.

Figura 16 – Detalle del libro de facturas certificadas

Seleccionaremos la factura a modificar y pulsaremos botón “Editar”.

5.0 Facturas electrónicas en FirmaDoc-BPM

El hecho de utilizar facturas electrónicas en FirmaDoc-BPM va más allá de las ventajas que posee la custodia segura de documentos y sus firmas electrónicas, permitiendo –tal y como


dicta la norma- el acceso y navegación rápida. Además, otra ventaja de la factura electrónica es que no requiere OCR por lo que la búsqueda por contenido -tercero, conceptos, etcétera- está siempre disponible con el módulo indexador básico.

Para el desarrollo de este módulo, existe un nuevo punto de menú incluido en el apartado Archivo denominado “Insertar factura electrónica XML” a través de este sencillo método se podrán incluir facturas electrónicas en la aplicación.

Figura 17 – Detalle del nuevo punto de menú

La incorporación de factura electrónica admite formatos F64 y XML (Facturae 3.0 y 3.1, además la aplicación soporta UBS Invoice 1.0, 2.0).

A modo de resumen, podemos comentar unas palabras a cerca de los formatos anteriormente mencionados: Facturae es un estándar Nacional que utiliza el lenguaje XML que puede contener una o más facturas. Facturae es un formato XML que puede contener una o más facturas. Firmadoc extrae cada factura y crea un documento por separado para que puedan ser tramitadas internamente e individualmente, asociándole como firma externa el XML original.

Entre otros formatos de factura electrónica internacionales se encuentra el UBL 1.0. Con respecto a UBL podemos decir que se trata de - literalmente Universal Business Language, la lengua de negocios universal. Se trata de un producto para simplificar la automatización del intercambio de información financiera mediante el uso del lenguaje XML.

Como formatos de firma se reconocen CMS/PKCS7 y XMLDsig con extensiones XADES (XADES-BES/XADES-EPES, XADES-T, XADESC, XADES-X, XADES-X-L y XADES-A, perfiles de ETSI TS 101 903 v1.2.2 y v1.3.2):

Al hablar de XAdES nos referimos a la sigla en inglés de XML Advanced Electronic Signatures (Firma electrónica avanzada XML).

o XADES-B/XADES-BES: Formato de firma avanzada en modalidad básica


o XADES-EPES: Implica la inclusión de la política de firma o XADES-T: XADES-B con inclusión de sello de tiempo o XADES-C: XADES-T con referencias a información de validación de los certificados

o XADES-X: XADES-C más sello de tiempo que abarca la información de validación de certificados

o XADES-X-L: XADES-X más la propia información de validación de los certificados o XADES-A: XADES-X-L más token de archivado a largo plazo (ArchiveTimeStamp)

A continuación se describe el módulo de incorporación de facturas electrónicas.

Dicho módulo procede a la verificación de las firmas PKCS7 y XMLDsig, así como la validación de los certificados empleados en la firma de la factura. La versión actual de la aplicación no analiza la validez de las extensiones XADES más allá de XADES-EPES pero si las detecta y las custodia tal y como se reciben (dad la complejidad de las variantes, en la actualidad el 99% de las facturas en formato facturae se limitan a XADES-B).

Una vez analizado el archivo de factura electrónica y verificada la firma, visualiza datos del firmante, la política de firma si está presente (SignaturePoliciyIdentifier), el rol declarado (ClaimedRole) y el sello de tiempo (SignatureTimeStamp), así como otra información de interés.

El módulo procede a la custodia del archivo de factura electrónica en su formato original anexado a un documento facsímil en formato ofimático para su tramitación interna, siguiendo la recomendación WYSIWYS (What You See Is What You Sign). Este formato facsímil es HTML final, compuesto a partir de los datos XML originales y una hoja de estilo XSLT. El resultado final, ya compuesto, es el facsímil mostrado y que se almacena para facilitar la tramitación interna. Dado que se almacena la composición final (HTML), se garantiza que el contenido semántico no cambia a lo largo de la tramitación interna.

Además, de lo comentado anteriormente, cuando se inserte una factura electrónica, el fac simil está incluido en el tipo de documento (FAC_R) y la factura electrónica (xml) va a un tipo de documento específico para esto. (FAC_XML). Recordar que el documento que se va a someter a firma, aprobación interna de factura de gasto, será el fac simil de la factura electrónica.

A continuación se va a describir un ejemplo de inserción de factura electrónica, en le que se ve en la práctica todo lo anteriormente comentado:


Figura 18 – Esquema gráfico del sistema de gestión de facturas electrónicas

A modo de resumen, cuando se importa el archivo, se realizan las siguientes operaciones:

1.- Verificación de la sintaxis del XML conforme al esquema que corresponda.

2.- Verificación de la firma electrónica XMLDsig.

3.- Verificación del certificado a través de las funciones de Firmadoc.

4.- Extracción de facturas y datos alfanuméricos principales.

5.- Creación del registro de justificantes en SICALWIN (FAC_R o

FAC_ABO, en función de si es una factura normal o rectificativa)

6.- Creación de un HTML para cada factura en el lote

7.- Almacenamiento en Firmadoc del HTML

8.- Asociación del XML original como firma externa de cada uno de las facturas almacenadas


Las facturas grabadas en SICALWIN quedan en el mismo estado que las importadas por el módulo de PORTAL DEL PROVEEDOR, debiendo ser debidamente confirmadas desde SICALWIN tal y como se verá a continuación.

5.1 Ejemplo e-Factura desde Firmadoc Veamos un ejemplo práctico. A continuación se describen paso a paso las que debemos de ejecutar en el caso que se pretenda insertar una factura electrónica con formato FACTURAE. Cabe decir que la respuesta de la aplicación sería similar en cuanto al tratamiento de facturas electrónicas en el supuesto caso que trabajemos con facturas electrónicas en UBL Invoice 1.0

Figura 19 – Ventana de localización de la factura

Tras pulsar abrir, nos aparecerá la siguiente pantalla. Ésta viene a representar el facsímil de la factura.



Llegados a este punto, se puede bien pulsar “Aceptar” o bien hacer click en Cancelar para desestimar la tarea.

En caso de pulsar “Aceptar” la operación de inserción de la factura electrónica obtendrá el siguiente resultado:


En la pestaña actividad, además de la información habitual, aparece un objeto denominado: “Firmas Adicionales” pulsando en el mismo accedemos a una ventana de “Detalle del documento” en el que aparecerán aquellas firmas previas a la inserción del documento en FirmaDoc-BPM. Además, tal y como se puede observar aparecen 2 documentos en la rejilla de datos:


1. Facsímil de la factura, viene a ser como el resumen de la factura. Dicho documento se almacena en formato HTML. Dicho formato permite poder visualizar la factura de forma fácilmente comprensible para el usuario. Este es el documento principal, dicho documento contiene un anexo –tal y como se observa en la figura. La factura en formato HTML será la que se use como documento a someterse a aprobación de los diferentes cargos. Es decir, será el documento que se utilice para la gestión interna de la entidad. De ahí que sea el documento al que se le asocian los identificadores con la información relevante del registro de SicalWin –como veremos más adelante.

2. Factura original, este es el documento anexo. Dicho documento se almacena en formato XML y estará incluido en el tipo de documento FAC_XML. Así, el documento en formato XML debe ser conservado atendiendo a las normas de la Agencia Tributaria. Por último destacar que la apariencia visual de dicho documento es de difícil comprensión por parte del usuario final. De ahí, que se haya creado el facsímil de la factura en HTML. Además si se realiza la incorporación de facturae desde una plataforma de facturación electrónica también se pueden anexar a la facturae los FAC_ADJ (Anexos de Facturas). Este tipo de documento será necesario darlo de alta manualmente.

Figura 22 – Vista previa del documento factura en formato XML

Con respecto al nombre que la aplicación FirmaDoc-BPM le asocia de forma automática a la factura electrónica, podemos decir lo siguiente: Sigue una secuencia que pasamos a describir, veamos un ejemplo: 2008_00053 2 EMBADEPRU/12345678A.

Siendo:

2008 Ejercicio contable

00053 nº de registro en la aplicación SicalWin

2 nº de factura del emisor

EMBADEPRU Nombre del tercero emisor de la factura


12345678A CIF del tercero (documento identificativo)

5.2 Ejemplo e-Factura desde Portal - WEB El procedimiento lo iniciará un proveedor conectado a la página web de la entidad en cuestión. En dicha página existirá un enlace denominado Portal del Proveedor.

En cuanto al botón de Situación General: Esta opción permite al ciudadano ver un resumen de las facturas que la entidad tiene registradas en el sistema contable, en las que el tercero de las mismas es o bien el ciudadano conectado al sistema o bien alguna de las personas jurídicas asociadas al mismo.

Las situaciones que podemos elegir son:

• Registrada: una vez que es incorporada a SCW la factura

• En tramitación: facturas enviadas al cliente a través del portal, pero que aún no han sido incorporadas a SCW.

• Pagada: está hecha la realización del pago (Fase ejecución presupuestaria R).

• Ordenado Pago: está hecho el mandamiento del Pago (Fase ejecución presupuestaria P).

Figura 23 – Detalle del Portal del Proveedor


• Reconocida la obligación: está hecho el reconocimiento de la obligación (Fase ejecución presupuestaria O). En fase definitiva, no previa.

• Anulada:

A continuación se va ha hacer un breve repaso de cómo sería el registro de una factura, sirva a modo de ejempolo: Respecto a la opción “Registro de facturas” permite realizar la presentación telemática de una factura a la entidad. Además, permite adjuntar la versión digitalizada de una factura en papel, así como aportar sus datos alfanuméricos con vistas a facilitar la gestión y pago de la misma. Este proceso consta de varios pasos:

1. Confirmar datos de la empresa que presenta la factura 2. Adjuntar la copia digital de la factura 3. Aportar los datos de la factura 4. Confirmar los datos de la factura y firmar digitalmente la solicitud

A continuación debe indicar el formato de la factura que desea aportar.

* Factura digitalizada (imagen de la misma)

* Factura Electrónica en formato Facturae (Archivo XML)

* Factura Electrónica en formato UBL-Invoice con firma incluida (Archivo F64)

* Factura Electrónica en formato UBL-Invoice con firma por separado(Archivos XML y P7B)

Figura 24 – Detalle del formato de la factura

Seleccionando el formato, pulsamos “paso siguiente” dando lugar al apartado siguiente, es decir: Adjuntar la copia digital de la factura.


Figura 25 – Detalle del formato de la factura

Una vez elegido el fichero y pulsando “Paso siguiente”, basta con rellenar el formulario. Donde aparecen por un lado el texto explicativo y por otros los datos de la factura. Destacar también que los datos incluidos en el formulario se copiarán de forma automática en la ficha de la factura asociada al documento –factura enviada por el proveedor a la entidad en cuestión.

Figura 26 – Detalle de datos de la factura




Finalmente, una vez elegida la forma de pago adecuada pulsamos el botón “Firmar y Enviar”:



A continuación la aplicación valida todo el proceso y nos mostrará una pantalla en la que aparece el resumen de la factura y, en su caso, aquellos posibles errores que se hayan producidos.


Figura 31 – Detalle del resumen de la factura

Finalmente, el siguiente paso consiste en confirmar –si procede- la factura. Aquellas facturas que se consideren adecuadas, serán validadas pasando así a formar parte de las bandejas de entradas de los distintos cargos. Es decir, este proceso de confirmar consiste en la incorporación de las facturas al procedimiento de aprobación correspondiente.

A continuación se muestra una pantalla desde donde se pueden confirmar las facturas. No obstante, en el presente documento se describe con más detalle el proceso en el apartado 5.5.

Figura 31 – Detalle de la incorporación de las facturas


Figura 32 – Detalle de la incorporación de las facturas

Seleccionando la factura, podremos confirmarla y proceder a su contabilización –cuando este aprobada por todos los firmantes.

5.3 Registro de Facturas & @ccede Existe una opción que consiste en la integración del Portal del Proveedor con la aplicación de Registro de @ccede.

Se trata de permitir la posibilidad de que cuando un proveedor realice el registro de una factura desde la opción correspondiente en el Portal, esta factura además de incorporarse a la aplicación SicalWin, se incorporará de forma automática a la aplicación de Registro de Entradas / Salidas @ccede. Este funcionamiento es opcional ya que la posibilidad de pasar por registro de entradas es necesario configurarla desde el Administrador del Portal. Si desea más información sobre este tema contacte con SAGE AYTOS.

5.4 Verificación firma de la e-factura En caso de que se quiere verificar las firmas de la factura electrónica original –factura en XML-, será necesario marcar sobre la rejilla de datos dicho documento en formato XML y pulsar el botón verificar. En ese momento, la aplicación nos mostrará una nueva ventana en la que tendremos la opción de Verificar la factura electrónica –cuadro en color rojo de la siguiente figura:

Figura 33 – Detalle de verificar factura electrónica

En este momento nos aparecerá la ventana de importación de la factura electrónica, verificándose por un lado la firma electrónica y por otro el certificado.


Figura 34 – Detalle de verificación de la firma

5.5 e-factura & Integración con SicalWin En este apartado se describe como se contempla la integración entre las facturas electrónicas XML así como aquellas facturas que han sido enviadas desde el PORTAL DEL PROVEEDOR con la aplicación contable SicalWin. En dicha aplicación se ha implementado el siguiente menú:

“Incorporación de Facturas Telemáticas”:

Figura 35 – Localización del módulo de facturas electrónicas

En este apartado


A modo de resumen, la funcionalidad de este módulo es la siguiente: - Obtiene facturas

electrónicas en formato XML y firmadas electrónicamente.

- Valida la firma electrónica. - Valida el formato XML. - Realiza validaciones básicas (comprobación del tercero, fecha de vencimiento, etc.) - Extrae los datos y genera un documento en formato PDF representativo a partir de una

plantilla de GenDoc. - Almacena el PDF en Firmadoc. - Crea un registro de justificante en SicalWin. - Asocia el registro de factura con el documento en Firmadoc. - Filtrar facturas por estado y situación concreta (denominado Pendiente) - Editar dicho registro de factura para corregir cualquier error o completarla. - Visualizarla factura en PDF. - Rechazar la factura - Permitir eliminarla. - Confirmar la factura. - No se va a permitir aquí la asignación de partidas de aplicación. - Las facturas confirmadas, además de activarles las firmas electrónicas que en su caso se

hayan previsto, se podrán capturar desde el formulario de Registro de Justificantes con igual tratamiento que las grabadas aquí directamente. No obstante, existe la posibilidad de permitir que la asignación de grupo de firma a los justificantes no se realice desde el formulario de incorporación de facturas electrónicas sino desde el formulario de registro de justificantes

- Los registros que se tratan sólo pueden ser de Facturas Recibidas, ni justificantes de pagos a justificar ni justificantes de anticipos ni certificaciones externas o internas.

Desde ahí, accedemos a la siguiente ventana, teniendo la posibilidad de:

• Ver Factura

• Ver Documento

• Modificar masivamente las facturas marcadas

• Rechazar o Confirmar Facturas


Figura 36 – Detalle de incorporación de facturas telemáticas

En el caso de que se desee confirmar los datos correspondientes a esta factura, bastará con marcarla y pulsar sobre “Confirmar Facturas”.

Figura 37 – Confirmación de incorporación en SicalWin

Apareciendo la siguiente ventana:

Figura 38 – Ventana de confirmación


A modo de resumen, se podría decir que una factura pasa por los siguientes pasos antes de estar contabilizada definitivamente:

1. Realizar el registro de la factura y su posterior inserción del documento soporte de la misma en el gestor documental;

2. Desde el monitor de inserción de facturas electrónicas –en SicalWinproceder a su rechazo o confirmación. En el primer caso (rechazo), la factura dejaría de tener estado = P y situación = P y pasaría a tener estado = P y situación =AN. Siendo P y AN pendiente y anulada, respectivamente.

3. En el momento que la factura este en situación de firma correcta es susceptible de poder ser contabilizada desde los módulos diseñados para tal efecto.

Finalmente, decir que las facturas XML que se insertan en Sicalwin se van a incorporar al ejercicio contable del año en el que se inserte la factura, es decir, para la incorporación de la factura a un ejercicio u otro va a tener en cuenta la fecha del sistema operativo a la hora de enviar la factura XML por portal. Por ejemplo: si se presenta una factura XML el 15 de enero de 2009, y aunque la fecha de la factura sea de 2008, se imputará a Sicalwin 2009, no ha 2008 como venía haciendo hasta ahora.

5.6 Impresión de documentos e-facturas Al imprimir un documento con datos adicionales se muestran también las firmas previas en el lateral del documento. Se muestra con la leyenda “Firmas previas…”.

6.0 Plan de Gestión de Calidad

AYTOS ha redactado un documento de recomendaciones de mínimos, en cuanto a seguridad que ha de respetar y cumplir el usuario de la aplicación.

Firmadoc Digitalización Certificada presenta este documento en formato PDF la primera vez que va a ser empleada la opción de “Digitalización certificada” obligando al usuario a marcar una casilla “Estoy de acuerdo con estas condiciones”, antes de procede -véase el apéndice I donde se encuentra dicho documento. De esta forma, SAGE AYTOS garantiza que el usuario de la aplicación está correctamente informado y además acepta las normas de uso y conservación del software y de la base de datos documental.


7.0 APÉNDICE I

NORMAS DE SEGURIDAD A CONSIDERAR EN LA OBTENCIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS CERTIFICADAS

MEDIANTE FIRMADOC

A continuación se describen una serie de aspectos a tener en cuenta a la hora de obtener facturas (o documentos sustitutivos) electrónicas digitalizadas de manera certificada con el módulo de digitalización certificada de Firmadoc:

Todas las medidas mencionadas a continuación son necesarias para el cumplimiento de la OREDEN MINISTERIAL EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y de su RESOLUCION de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007:

• El cliente debe velar por la validez de los certificados (certificados no caducados) utilizados

en la certificación de facturas (o documentos sustitutivos) digitalizadas, así como por la validez de los certificados (certificados no caducados) utilizados en la firma de periodos contables.

• Designar un responsable del sistema (aplicativo Firmadoc y Base de Datos Documental BIB). Este responsable se encargará de verificar la aplicación las medidas definidas en los puntos siguientes.

• Procurar el aseguramiento de la creación de una copia de seguridad perfectamente recuperable de las facturas (o documentos sustitutivos) digitales certificadas previamente a su eliminación en soporte físico (papel).

• El repositorio de almacenamiento de las facturas (o documentos sustitutivos) debe permitir un acceso a la visualización de las mismas (o documentos sustitutivos) con todo detalle o una búsqueda selectiva.

• Definir una política de creación de copias de respaldo y seguridad que asegure una recuperación completa de los datos de las facturas (o documentos sustitutivos), indicando periodos de creación de las copias y mecanismos de prueba para su correcta realización.

• Aplicar las medidas técnicas y planes de contingencia necesarios para garantizar la recuperación de los archivos informáticos en caso de siniestro o avería del sistema informático en el que se almacenan las facturas o documentos sustitutivos.


• Definir criterios de almacenamiento y salvaguarda de los soportes que almacenarán las copias de seguridad de los datos relativos a las facturas (o documentos sustitutivos) contenidos en la base de datos documental.

• Definir una política de acceso regulado y controlado que cubra los siguientes aspectos:

o Gestión de accesos a la base de datos documental definiendo privilegios de acceso y perfiles de usuario de acuerdo con la política general de accesos de la compañía.

o Definición de política de acceso, de manera general a Firmadoc y en concreto al módulo de digitalización certificada, mediante la asignación de permisos a personas concretas para la utilización de los correspondientes certificados para digitalización y cierres de periodos contables.

• Designar una ubicación adecuada para los sistemas que alberguen los datos de las

facturas (o documentos sustitutivos) digitales certificadas, de manera que se cumplan unas medidas de seguridad física suficientes. A continuación se detallan las más importantes:

o Control de acceso a la sala de servidores (de aplicación y de base de datos) para evitar

averías o desastres intencionados.

o Acondicionamiento adecuado de las instalaciones en cuanto a control de humedad, temperatura y sistemas de extinción de incendios.

NOTA: Se recomienda utilizar la resolución recomendada por la AEAT para digitalización de facturas certificadas (200ppp), pese a que Firmadoc permite resoluciones mayores. Esto es debido a que, por limitaciones tecnológicas de los equipos de usuario, se podría apreciar una disminución en el rendimiento de dichos equipos debido al tamaño de los ficheros manejados a mayores resoluciones.

firmadoc bpm – manual del administrador factura · pdf filefirmadoc bpm – manual...

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