filtros y ordenación de datos
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FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
TEMA:
MANEJO DE FILTROS Y
ORDENACIÓN DE DATOS.
DOCENTE: Ing. Miguel Ávalos
ESTUDIANTE: Isabel Pazmiño
SEMESTRE: 4 to A
AÑO: 2013-2014
1 CONTENIDO
2 Filtros -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2.1 Autofiltro ---------------------------------------------------------------------------------- 3
2.2 Filtro avanzado --------------------------------------------------------------------------- 4
2.2.1 Varias condiciones en una sola columna ---------------------------------------- 4
2.2.2 Una condición en dos o más columnas ------------------------------------------ 4
2.2.3 Una condición en una columna u otra ------------------------------------------- 4
2.2.4 Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas -------------------- 5
2.2.5 Más de dos conjuntos de condiciones para una columna --------------------- 5
2.2.6 Condiciones creadas como resultado de una fórmula ------------------------- 5
3 Ordenar datos en un rango o tabla ---------------------------------------------------------- 6
3.1 Obtener información sobre la ordenación -------------------------------------------- 6
3.1.1 Ordenar texto ------------------------------------------------------------------------ 6
3.1.2 Cómo ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas ------------- 7
3.2 Ordenar números ------------------------------------------------------------------------- 7
3.3 Ordenar fechas u horas ------------------------------------------------------------------ 7
3.4 Ordenar por color de celda, color de fuente o icono -------------------------------- 7
3.5 Ordenar por una lista personalizada --------------------------------------------------- 8
3.6 Ordenar filas ------------------------------------------------------------------------------ 9
3.6.1 Por valor ----------------------------------------------------------------------------- 9
3.6.2 Por color de celda, color de fuente o icono de celda -------------------------- 9
3.7 Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás ----------- 10
4 Bibliografía ----------------------------------------------------------------------------------- 11
Tabla 1.- Ingreso de datos en una columna. __________________________________ 4
Tabla 2.- Ingreso de datos en varias columnas. _______________________________ 4
Tabla 3.- Ingreso de datos en diferentes celdas y columnas. _____________________ 5
Tabla 4.- Condiciones para columnas. ______________________________________ 5
Tabla 5.- Condiciones para una columna. ___________________________________ 5
Tabla 6.- Condición como resultado de una fórmula. __________________________ 5
Tabla 7.-Organizando una lista personalizada. ________________________________ 9
Ilustración 1.-Utilizando autofiltro en una hoja de cálculo. ______________________ 3
Ilustración 2.-Opción para modificar datos. __________________________________ 6
Ilustración 3.- Opciones para modificar datos. ________________________________ 8
2 FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango
y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen
el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos
comandos para aplicar filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
2.1 AUTOFILTRO
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la
derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.
Ilustración 1.-Utilizando autofiltro en una hoja de cálculo.
Rango sin filtrar
Rango filtrado
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro.
También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más
de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores
comprendidos en un rango específico.
2.2 FILTRO AVANZADO
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el
comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de
ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de
criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar
criterios más complejos.
2.2.1 Varias condiciones en una sola columna
Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna
Vendedor.
Tabla 1.- Ingreso de datos en una columna.
VENDEDOR
Davolio
Buchanan
Suyama
2.2.2 Una condición en dos o más columnas
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos
los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio"
en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.
Tabla 2.- Ingreso de datos en varias columnas.
TIPO VENDEDOR VENTAS
Producto Davolio >1000
2.2.3 Una condición en una columna u otra
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio"
en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.
Tabla 3.- Ingreso de datos en diferentes celdas y columnas.
TIPO VENDEDOR VENTAS
Producto
Davolio
>1000
2.2.4 Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto
incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas
independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que
contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y
también muestra filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.
Tabla 4.- Condiciones para columnas.
VENDEDOR VENTAS
Davolio >3000
Buchanan >1500
2.2.5 Más de dos conjuntos de condiciones para una columna
Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas
múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las
ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.
Tabla 5.- Condiciones para una columna.
VENTAS VENTAS
>5000 <8000
<500
2.2.6 Condiciones creadas como resultado de una fórmula
Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si
emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo
de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del
rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la
columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.
Tabla 6.- Condición como resultado de una fórmula.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
3 ORDENAR DATOS EN UN RANGO O TABLA
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una
lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos
ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
3.1 OBTENER INFORMACIÓN SOBRE LA ORDENACIÓN
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a
menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos)
en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como
Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente
o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones
de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada
vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar
los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al
abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante
para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
3.1.1 Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese
de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
Ilustración 2.-Opción para modificar datos.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
4. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.
3.1.2 Cómo ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas
1. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, enPersonalizar ordenación.
2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir
mayúsculas de minúsculas.
4. Haga clic dos veces en Aceptar.
3.2 ORDENAR NÚMEROS
1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de
que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar
de menor a mayor.
Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar
de mayor a menor.
3.3 ORDENAR FECHAS U HORAS
1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de
que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar
de más antiguos a más recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar
de más recientes a más antiguos.
3.4 ORDENAR POR COLOR DE CELDA, COLOR DE FUENTE O ICONO
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna
de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores.
Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato
condicional.
1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, en Personalizar ordenación.
Ilustración 3.- Opciones para modificar datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.
3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea
ordenar.
4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a
continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de
fuente o un icono de celda.
6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte
superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de
columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior
o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la
derecha para una ordenación de filas.
7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que
desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al
cinco.
Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza
la misma selección en Ordenar.
3.5 ORDENAR POR UNA LISTA PERSONALIZADA
1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden
que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
Tabla 7.-Organizando una lista personalizada.
2. A
1 Máximo
2 Medio
3 Mínimo
2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionaría
las celdas A1:A3.
3. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel,
en la categoría Populares y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con
Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.
4. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a
continuación, en Aceptar dos veces.
3.6 ORDENAR FILAS
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda
activa está en una columna de tabla.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, en Personalizar ordenación.
Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.
3. Haga clic en Opciones.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic
en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.
6. Siga uno de los procedimientos siguientes:
3.6.1 Por valor
1. En Ordenar según, seleccione Valores.
2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más
recientes o De más recientes a más antiguos.
3.6.2 Por color de celda, color de fuente o icono de celda
1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de
celda.
2. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color
de celda, un color de fuente o un icono de celda.
3. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.
3.7 ORDENAR UNA COLUMNA EN UN RANGO DE CELDAS SIN AFECTAR A
LAS DEMÁS
1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.
2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de
columna.
3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.
5. Seleccione Continuar con la selección actual.
6. Haga clic en Ordenar.
7. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de
diálogo Ordenar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4 BIBLIOGRAFÍA
Fórmula para ordenar datos en Excel
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx
Ordenar datos en un rango o tabla
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/ordenar-datos-en-un-rango-o-
tabla-HP010073947.aspx
http://exceltotal.com/formula-para-ordenar-datos-en-excel/