FILTROS

Permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos.

AUTOFILTRO

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

Rango sin filtrar

   Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul. -

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un

valor u otro.

Ejemplo:

Supongamos un listado de compras realizadas en distintas fechas, en las que adicionalmente disponemos información del código de producto, nombre de éste, nombre del comercial responsable de la compra, unidades del producto comprado, precio unitario firmado y descuento obtenido.

Para aplicar el Autofiltro sobre nuestra pequeña base de datos lo mejor es seleccionarla completamente y luego desde el menú Datos > Filtro > Autofiltro activar este herramienta.

FILTRO AVANZADO

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplo:

Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo se colocó los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia.

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te ayudará a comprender mejor este concepto.

EJEMPLO:

Sabiendo que nuestros datos son valores numéricos, podemos utilizar las siguientes opciones:

Es mayor que: Se aplicará el formato a todas las celdas con un valor mayor al especificado.

En menor que: El formato será aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado.

Entre: Excel evaluará las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango indicado y se les aplicará el formato.

Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrán el formato.

Una vez que seleccionamos la opción que deseamos utilizar, Excel mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá indicar los valores numéricos con los cuales se realizará la comparación y también podremos proporcionar todo el detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen puedes notar la aplicación de cada una de las reglas mencionadas anteriormente sobre nuestros datos numéricos:

TABLAS DINAMICAS

Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.

El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.

Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.

La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno de los tópicos mas potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.

Empezaremos con un ejemplo:

Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.

Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"

en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en este último como se puede ver

a continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"

en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente seleccionado, incuyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de cálculo" y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:

Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"

Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la tabla

de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra

Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo "Valores".

como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar , pues bien, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el próximo paso

Observar que aparecen automáticamente 2 botones.

Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla

luego de aplicar el filtro.

Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho mas el jugo a esta herramienta.

Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinámica"

se ve que en los rectángulos, mas precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la la selección de la casilla de verificación VENDEDOR.

La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"

y la tabla queda como la que esta abajo , luego de haberle dado algo de formato

En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.

Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.

Para hacer lo , verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA

y se genera la tabla

donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.

Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos viendo.

Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente

en el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"

en el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en las que elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)

Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un máximo.

WEBGRAFIA:

http://exceltotal.com/filtros-en-excel/

http://excelforo.blogspot.com/2009/08/ejemplo-del-uso-del-autofiltro-en-excel.html

http://exceltotal.com/filtro-avanzado/

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx

http://exceltotal.com/ejemplos-de-formato-condicional-en-excel-2013/

http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/trabajar_con_tablas_y_graficos_dinamicos/1.do