ferias para los técnicos de turismo y agencias de viajes
DESCRIPTION
Dentro de una consultoría y formación de Koan Consulting para un proyecto de AECID en Santo Tome y Príncipe hicimos una formación sobre producto turístico y comercialización. Esta es la presentación empleada para hablar de la presencia en Ferias de Turismo, que se impartio tanto para agentes de viajes como para las técnicas de turismo de la Dirección de Turismo y Hotelería en diciembre de 2011. Ciudad de Sao Tome, Sao Tome e Príncipe.TRANSCRIPT
PRESENCIA EN FERIAS
15 de diciembre de 2011Sao Tome e Príncipe
Formación para técnicos de turismo
Guía a la preparación
La presencia en ferias
La presencia en ferias
Una feria turística es ante todo una exposición o presentación de destinos,
productos y servicios turísticos, con fines combinados promocionales y comerciales.
La presencia en ferias
TIPOS DE FERIAS TURÍSTICAS Según ámbito geográfico. Según público objetivo:
• Público general• Mixtas (profesionales + público en general)• Cerradas o exclusivas para profesionales
Según su modalidad productiva:• generalistas• especializadas o monográficas
HAY 3 MOMENTOS DIFERENCIADOS
Pero todos son muy importantes y necesitan de atención específica.
Pre-feria, toda la preparación previa. Feria, el momento de mayor intensidad, el
escaparate. Pos-feria, donde tenemos que rematar todo
nuestro trabajo y evaluar la feria.
CRITERIOS PARA DECIDIR LA ASISTENCIA A UNA FERIA
Años de operación de la feria
Historial y evolución positiva o negativa de la misma
Prestigio de la feria en el sector
Nº de visitantes como público general
Nº de visitantes profesionales registrados
Nº de expositores procedentes del sector público
Nº de expositores procedentes del sector privado
Coste de la entrada a la feria
Coste del metro cuadrado de exposición
Accesibilidad a la feria (transportes externos e internos)
Ayudas y subvenciones para la participación
Instalaciones complementarias (salas, auditorios, centros de convenciones…)
Coste de los servicios básicos en feria (stand, mobiliario…) y complementario (azafatas, telecomunicaciones…)
Participación en ferias y otros eventos promocionales
Es necesario planificar:
Contactos institucionales
Identificación previa de contactos comerciales y arreglo de citas con los mismos
Acompañamiento profesional a empresarios y autoridades turísticas
La presencia en ferias
Deben estar previamente diseñados:
Materiales promocionales y merchandising Tarifas, presupuestos , fichas técnicas de producto Presencia de productores locales para dar respuesta a las peticiones de información, conocimientos del destino y de la operativa de los productos, etc.
Participación en ferias y otros eventos promocionales
Es necesario evaluar la idoneidad de acciones como: Seminarios de producto Eventos promocionales (ej. Degustación gastronómica) Ruedas de prensa Presentaciones del destinoWorkshopsEn caso de que se celebren, será necesario planificarlas.
¿CÓMO DEBE SER EL STAND?
Tomemos como ejemplo como se eligen los más valorados en FITUR, para conceder los premios a los mejores stands.
A la hora de conceder los premios, el jurado considerá los siguientes parámetros:
profesionalidad (adecuación del stand a las necesidades de comercialización de cada producto);
comunicación/promoción (identificación del stand con la imagen y el producto);
diseño (originalidad e innovación);
Primer premio Comunidades Autónomas FITUR 2011
STAND SAO TOME E PRÍNCIPE FITUR 2009
STAND SAO TOME E PRÍNCIPE FITUR 2009
NUESTRA PARTICIPACIÓN
Es sumamente importante una participación activa, dinámica de todas las personas que participen en el stand.
Lenguaje corporal Atención al cliente Conocimiento del país y de sus productos Intuición/comprensión para entender a quien
derivar las consultas que nos hagan o el material a entregar.
RECORDAR SIEMPRE
Las ferias son un lugar de encuentro donde todo el mundo intenta captar la atención de los visitantes.
Por eso es fundamental que los contactos estratégicos los llevemos ya cerrados.
Todo el mundo innova para captar la atención, nos trata de mostrar lo mejor de su destino, sus productos locales…
Guía a la preparación
Concepto y funcionamiento de una bolsa de contratación o workshop
Qué es una bolsa de contratación o workshop:
Qué es una bolsa de contratación o workshop:
Se trata de un evento muy complejo:
Generalmente, lo convoca, propone y promueve una entidad pública.
Combina:
Elementos propios de la gestión de eventos (OPC)
Elementos propiamente comerciales
Proceso de preparación de un workshop:
1. Identificación del mercado objetivo.
2. Secretaría técnica.
3. Apoyo a actividades y desarrollo del workshop.
Proceso de preparación de un workshop
1. Identificación del mercado objetivo: a. Recopilación de datos sobre la oferta y la
demanda.
b. Recopilación de información general mercado turístico receptivo.
Proceso de preparaciónde un workshop.
Identificación de la oferta: La clave: exhaustividad
• perfiles• disponibilidad estacional• cobertura legal/ marco jurídico
Proceso de preparaciónde un workshop
Identificación de la oferta:
•Hoteles•Casas rurales•Restaurantes•Agencias de viajes•Empresas de turismo activo…
Recursos de interés turístico:•Museos y monumentos•Parques temáticos•Centros de interpretación•Centros de artesanía
Proceso de preparaciónde un workshop.
Identificación y convocatoria de la oferta:
Asociacionismo empresarial,Como canal más adecuado para la difusión.
Proceso de preparaciónde un workshop
Recopilación de información general sobre el mercado turístico receptivo:
• Viabilidad y accesibilidad destino• Climatología, estacionalidad• Suministros y abastecimientos• Disponibilidad de recursos humanos especializados• Condicionantes jurídicos de las empresas.• Condicionantes jurídicos de las operaciones y gestión de
los recursos patrimoniales.
Proceso de preparación de un workshop.
Elaboración del Manual de productos u operaciones
Proceso de preparaciónde un workshop
Identificación de la demanda:
• Agencias de viajes mayoristas y minoristas• Centrales de reservas en mercados emisores• Cadenas hoteleras• Asociaciones de profesionales de turismo• profesionales independientes (ej.guías turísticos)• transportistas
Proceso de preparaciónde un workshop.
Potenciales vendedores y compradores
identificados:
Elaboración de FICHA TÉCNICA o PERFIL
FICHA TÉCNICA
Denominación de la empresa: Forma jurídica: Nº empleados:
Permisos de operación: Nº clientes anuales: Facturación anual:
Historial empresa: Años de operación:
Clientes y eventos importantes:
Segmentos de demanda y mercados emisores con los que opera:
Catálogo de productos y tarifas:
Organigrama
La participación de la empresa o profesional independiente
Puede apoyarse en las estructuras promocionales públicas, que corren con todo o parte de los gastos
de asistencia: stand personal contratación de servicios elaboración de material promocional acciones de comunicación merchandising, etc.
La participación de la empresa o profesional independiente
Participación eficaz de los empresarios locales:
Aprovechar las fichas técnicas. Preparar tarifas. Valorar si existirán promociones por
la feria. Preparar dossieres de prensa.
Proceso de preparaciónde un workshop
Fichas técnicas, Manual de productos:
Timing en encuentros o entrevistas
Proceso de preparaciónde un workshop
Cuanto más tiempo y medios se inviertan en la
elaboración de perfiles y recopilación de
información general sobre el mercado turístico
receptivo, más posibilidades de éxito habrá en
los encuentros comerciales.
Proceso de preparación de un workshop.
2. Secretaría técnica: elaboración de agenda del workshop.
Tiempo: envío manual – cierre agenda
Proceso de preparación de un workshop.
3. Apoyo a actividades y desarrollo del
workshop.
Apoyo stand promocional: material informativo destino
Apoyo logístico‐ofimático: work centre Espacio reuniones fuera de agenda Apoyo personal convocante
Algunos tips
Viajes de familiarización y viajes deprensa.
Diseño y realización depress y fam trips.
Equilibrio entre aspectos técnicos y aspectos lúdicos.
“Vivir” el destino: intensidad emocional.
Coherencia en vivencias y mensajes con la estrategia promocional general del destino.
Diseño y realización depress y fam trips.
La elección de la fecha de celebración: para que llegue a los mercados emisores en el momento exacto en que la demanda toma sus decisiones.
Diseño y realización depress y fam trips.
Tendremos que tener en cuenta: La programación de ferias. El lanzamiento de los catálogos por
parte de los touroperadores. Los especiales de viajes de la prensa, antes de
las principales temporadas de vacaciones.
Diseño y realización depress y fam trips.
Dossieres de prensa muy cuidados: para que la demanda reciba una información todo lo operativa y selectiva posible (coherente con nuestra política de promoción e imagen del destino).
con imágenes y textos preparados para apoyar la labor de los medios de comunicación
Diseño y realización depress y fam trips.
Empresarios locales: presentación de situaciones y condiciones operativas realistas: el sobredimensionamiento de las expectativas de los potenciales clientes no aporta ningún beneficio a la estrategia promocional de un destino.
Seguimiento o follow‐up de las acciones promocionales
Briefing sobre la presencia en la feria y surentabilización Comunicación periódica con vendedores y
compradores en workshops, asistentes a viajes.
Seguimiento o follow‐up de las acciones promocionales
Cuestionario de evaluación de un famtrip
Press clipping de viajes de prensa.
PERO, ATENCIÓN, LA FERIA NO ES EL FINAL, ES SÓLO EL PRINCIPIO
Seguimiento, rápido, continuado. Dar respuesta a todas las solicitudes de
información. Gestionar los contactos y las distintas
posibilidades. Reforzar contactos anteriores. Retomar contactos que se han enfriado Evaluar los resultados y dejar toda la
información disponible para los que vengan detrás.
Para ampliar la información:
http://www.slideshare.net/linajimenez30/manual-organizacionde-ferias
