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ACTA DE REVISIÓN POR

DIRECCIÓN

FECHA EFECTIVA: 2019/01/25

CÓDIGO: F-D1-01

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

VERSIÓN No. 2

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Fecha Febrero 11 de 2020 Informe No. 001

1. Resultados de auditorías internas.

1. Auditoria Interna de calidad.

Para el 2019, se realizó la auditoria interna de calidad, con el fin de evaluar el nivel de cumplimiento de los requisitos legales y el cumplimiento del sistema de gestión de calidad frente a la norma ISO 9001:2015 para los seis (6) procesos determinados en el alcance del plan de auditoria interna, cumpliendo a cabalidad de un 100% en la ejecución. A lo anterior se realiza un análisis (grafico No. 2 y Tabla No. 1) de los hallazgos notificados en el informe de auditoría. Tabla No. 1

HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA VIGENCIA 2019

PROCESO DESCRIPCION DEL HALLAZGO TOTAL

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

ASPECTOS POSITIVOS 2

OPORTUNIDAD DE MEJORA 1

JURIDICO Y REGISTROS PUBLICOS



PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL



MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL -SGC



GESTION DE LA TICs ASPECTOS POSITIVOS 2


GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA



NO CONFORMIDAD 3

EVALUACION Y CONTROL – CONTROL INTERNO




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VERSIÓN No. 2

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Grafico No. 2

Tabla No. 2

RESPORTE DE NO CONFORMIDADES (2019)

AÑO HALLAZGOS

( NO CONFORMIDAD )

2018 3

2019 3

Realizando un análisis de las no conformidades identificadas por las auditorías internas de calidad en los años 2018 y 2019 como se muestra en la tabla No. 2, se evidencia que no hubo incremento de no conformidades, pero si se generalizaron en otros procedimientos. Según la tabla No.1, se evidencia que durante el periodo 2019, se generaron un total de 3 No conformidades en el proceso de gestión administrativa y financiera, estos incumplimientos de procedimientos se relacionan con los numerales de la NTC ISO 9001: 2015:

Numeral 7.1.2 Personas. 7.2 competencia. Manual de funciones y

competencias.

Numeral 9.1.3 Análisis y Evaluación. Seguimiento y control a los

indicadores del proceso administrativo y financiero.

Numeral 7.1.6 Conocimiento de la organización. Programa de capacitación

al personal de la entidad.

15

24

3

ASPECTO POSITIVO OPORTUNIDAD DE MEJORA NO CONFORMIDAD

HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA CON VIGENCIA 2019


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2. Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas

pertinentes incluidas quejas y reclamos.

En el periodo de enero a diciembre del año 2019, Nuestro sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones de la cámara de comercio de Tumaco, presenta un movimiento de 704 actividades que conducen a los distintos procesos, que conllevan la ejecución de funciones, en pro de la satisfacción de las personas que acuden ya sea investidas de comerciantes, empresarios o ciudadanos. Accediendo a un servicio oportuno, eficaz y expedito, sin la generación de insatisfacción por el servicio brindado por nuestros funcionarios, o por el producto que se brinda. Tabla No. 3 PETICIONES

MES TOTAL DE

RADICADOS

Enero 31

Febrero 43

Marzo 90

Abril 65

Mayo 67

Junio 99

Julio 45

Agosto 51

Septiembre 53

Octubre 57

Noviembre 49

Diciembre 52

TOTAL 702

En la tabla No. 3 se muestra la cuantificación de un total de 702 peticiones radicadas ante este ente cameral, correspondientes al año 2019, dejando claro que a todas en general, se les da un tratamiento de igualdad, sin violentar derechos fundamentales.


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VERSIÓN No. 2

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Grafico No. 3 Grafico No. 4

Las peticiones durante el año 2019, fueron contestados en un 100% dentro de los términos establecidos, cumpliendo con la normatividad legal vigente e institucional. Estas peticiones son recibidas por: Correo, recepción, verbal ante cualquier funcionario y buzones. Grafico No. 5

En el periodo de enero a diciembre del 2019 se recibió un total de una (1) queja (1. "Por la renuencia de la Cámara de Comercio de Tumaco de recibir la información relativa a una sanción contractual impuesta en la actuación contractual sancionatoria ACS-003-2019 por el Departamento de Nariño – Gobernación de Nariño a RECOMPAS”). En relación con el año anterior disminuyo un 50 % ya que en el 2018 se recibieron dos (2) quejas. A lo anterior, cuando se presentan estas no conformidades en la institución, se convoca a reunión (comité de calidad) para analizar y tomar acciones correctivas. Disminuyendo falencias en los productos y así mismo concienciar al funcionario de los errores que comete. (Ver Gráfico No. 5).

3143 90 65

67

99

Peticiones Primer Semestre de 2019

45 51 5357 49

52

Peticiones Segundo Semestre de 2019

AÑO 2018 AÑO 2019

2

1

COMPARATIVO DE QUEJAS CON VIGENCIA 2018 vs 2019 (AÑO)

QUEJAS


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Grafico No. 6

En el periodo de enero a diciembre de 2019, se recibió un (1) reclamo; " referente a "Reporte de Entidad estatal- Actuación Administrativa Contractual Sancionatoria ACS- 003-2019 por la Gobernación de Nariño a RECOMPAS”. - (RECOMPAS no se encuentra inscrito como proponente - RUP). En relación con el año anterior aumento, ya que el 2018, no se recibieron reclamos. (Ver Gráfico No. 6).

SATIFACCIÓN DEL CLIENTE

Atreves de la implementación de una encuesta calificación de servicio (digiturno – calificador), orientada a evaluar la percepción de los usuarios con respecto a los servicios ofrecidos y la atención de registros públicos de la cámara de Comercio de Tumaco. A continuación, se presentan los resultados obtenidos del año 2019 en la calificación del servicio de registros públicos. Ver (Grafico No. 7 y Tabla No. 4)

AÑO 2018 AÑO 2019

0

1

COMPARATIVO DE RECLAMOS CON VIGENCIA 2018 vs 2019 (AÑO)

RECLAMOS


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Tabla No. 4

CALIFICACIÓN DEL SERVICIO CON EL DIGITURNO (REGISTROS PUBLICOS) 2019

MALO REGULAR BUENO EXCELENTE

20 109 589 1356

Grafico No. 8

En el año 2019, se tuvo un resultado de satisfacción de cliente positivamente de un 94% (1945), con un total de 2074 usuarios encuestados (calificador). Y al respecto realizan las siguientes observaciones y sugerencias: Realizar mayor promoción y divulgación durante la temporada de renovación

con el fin de que los usuarios acudan a tiempo a realizar el trámite pertinente. Mayor capacitación e inducción a los practicantes y personal que apoya la

Temporada de renovación. Mejorar la agilidad de la atención para disminuir los tiempos de espera en sala.

Por lo anterior se puede concluir que, aunque en general el porcentaje de satisfacción es significativo, las observaciones que realizan los usuarios se deben tener en cuenta para la formulación de acciones de mejora.

Malo Regular Bueno Excelente

20 109

589

1356

1%5%

29%

65%

Calificación servicio registros públicosEnero - Diciembre 2019


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PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME: En el año 2019, se identificaron dos (2) productos y/o servicios no conformes, en los procesos: - Jurídico y de registros públicos, en lo concerniente a “Error en la elaboración de certificado (existencia representación legal EPSAL)”. - Competitividad y productividad empresarial, referente a “Error en la elaboración de certificado de asistencia a los eventos realizados (Datos personales)”. A estos productos o servicio no conforme se le realizo su debidas acciones o tratamientos para la mejora continua de los procesos en la prestación del servicio.

3. El desempeño de los procesos y la conformidad del producto

REGISTROS PUBLICOS.

a. COMPORTAMIENTO DE LOS REGISTROS PÚBLICOS

Matricula Mercantil:

La Matrícula Mercantil es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de uno y de otro. Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o negocio. La matrícula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del año. En caso de no ejercer actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrícula Mercantil.

Comportamiento de matrícula mercantil

Año 2018 2019

Meta 1516 1502

Total de matriculas 1189 1377

% Ejecución 78% 92%


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El reporte de Matriculas permite conocer el dinamismo empresarial de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Tumaco, es decir, determina cuántas nuevas empresas, se registraron en un periodo. En ese sentido, en el Plan de Acción de los Registros Públicos vigencia 2019, se propuso una meta de 1.502 matrículas al año, en donde se registraron 1377 matrículas mercantiles, evidenciando como resultado el cumplimiento del (92%), de la meta establecida para el año. sin embargo, para la gestión con vigencia 2018, se realizaron 1189 matrículas de 1516 programadas en el plan de trabajo, logrando un avance del (78%) sobre la meta; no lograr el objetivo propuesto, se atribuye a factores como la inseguridad, problemas de orden público y a golpes fuertes por parte de las autoridades policiales y militares a la economía ilegal.

1189

1377

1050

1100

1150

1200

1250

1300

1350

1400

2018 2019

COMPORTAMIENTO DE REGISTROS DE MATRICULAS MERCANTILES CON VIGENCIA 2018 vs 2019.


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RENOVACIONES

¿Cuál es el plazo establecido para realizar la renovación de la Matricula Mercantil?

El artículo 33 del Código de Comercio establece que la matrícula se renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año, es decir, el plazo vence el 31 de marzo, teniendo en cuenta que para el año en curso el último día de marzo sería un domingo la Superintendencia de Industria y Comercio ordeno que el plazo fuese hasta el primero (01) de abril, fecha en la que todos los empresarios matriculados debieron renovar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio, sucursales o agencias.

Comportamiento de Renovaciones

Año 2018 2019

Meta 6293 6902

Total de renovaciones 3802 4050

% Ejecución 60% 58%

3802

4050

3650

3700

3750

3800

3850

3900

3950

4000

4050

4100

2018 2019

Comportamiento de Renovaciones con vigencia 2018 vs 2019


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En el año 2019 se renovaron 4050 empresas, evidenciando como resultado, un avance del (58%), respecto de la meta establecida para el año. Sin embargo, para

la gestión con vigencia 2018, se realizaron 3802 renovaciones de 6293 programadas en

el plan de trabajo, logrando un avance del (60%) sobre la meta. No alcanzar el objetivo planteado se atribuye al problema actual de inseguridad como: extorciones, amenazas, delincuencia común y orden público en general que presenta la región, es un factor determinante en el incumplimiento de la meta, razones por las cuales para el año 2020 se debe seguir trabajando en el fortalecimiento de las estrategias para lograr cumplir la meta que se establezca (llamadas telefónicas, correos masivos, publicaciones en redes sociales y en los distintos grupos de wassapp, promocionando cada uno de los servicios de la Cámara en especial recordando el cumplimiento de su renovación mercantil). Además de contratar con la empresa que prestar los servicios de recuperación de cartera.

REGISTROS 2018 2019

CANCELACIONES 459 549

CONSTITUCION EPSALES 123 160

REGISTRO DE PROPONENTES 51 43

CANCELACIONES El resultado estadístico del registro mercantil indica que 549 registros fueron cancelados durante el año de 2019 frente a 459 registros cancelados durante la vigencia 2018, lo que denota un aumento de 90 en el número de cancelaciones con respecto al año anterior.

En lo correspondiente al año 2019, cada tipo de registros obtuvo el siguiente resultado:

Personas Naturales: 243 de la presente vigencia frente a 183

cancelaciones de la vigencia anterior, incrementando en 60 el número de

cancelaciones.

Personas Jurídicas: en la vigencia 2019 se cancelaron 21 frente a 17

cancelaciones durante la vigencia anterior, aumentando en 4 el número de

cancelaciones.


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Establecimientos de Comercio: en el año 2019 se cancelaron 263 frente

a 237 establecimientos cancelados durante la vigencia 2018, aumentando

en 26 las cancelaciones.

Foráneos: se llevaron a cabo 19 cancelaciones en el periodo 2019 frente

a 18 cancelaciones durante el año 2018, aumentando en 1 el número de

cancelaciones.

Agencias: se llevaron a cabo 2 cancelación en el periodo 2019 frente a 3 cancelaciones del año 2018, disminuyendo en 1 el número de cancelaciones.

Sucursales: se llevaron a cabo 1 cancelaciones en el periodo 2019 frente a 1 cancelaciones del año 2018, presentando el mismo comportamiento

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

CONSTITUCIÓN ESALES

En el año 2019 se constituyeron 160 ESALES, de 115 constituciones programadas,

evidenciando como resultado el cumplimiento del (139%), respecto de la meta establecida

para el año. Estos resultados se los atribuimos a la buena planeación, promoción efectuada,

disposición del equipo para trabajar de la mano con las organizaciones no

gubernamentales, pero también a que en el periodo entre agosto y octubre se presentaron

comicios electorales, esta variable genera el incremento en los indicadores de registros de

entidades sin ánimo de lucro. Se propone para el año 2020, Trabajar de la mano con el área

de productividad y competitividad para lograr estrategias como son; formación y

160

115

139% 100%0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Renovaciones ESALESrealizadas

RenovacionesESALESprogramadas

UN

IDA

DES


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acompañamiento de los asociados. Que conlleven a la formalización, recuperación y

sostenibilidad de las entidades sin ánimo de lucro. Renovaciones ESALES

En el año 2019 se renovaron 587 ESALES, de 665 programadas, evidenciando como

resultado el cumplimiento del (88%), respecto de la meta establecida para el año. No lograr

el objetivo propuesto, se atribuye a la disminución de la contratación estatal y de los

incentivos para acceder a programas y proyectos. En ese sentido, se propone para el año

2020, Trabajar de la mano con el área de promoción y desarrollo para lograr estrategias

que conlleven a la actualización de las entidades sin ánimo de lucro como son; formación

y acompañamiento de los asociados además continuar con el acompañamiento del

callcenter que nos permita continuar con la recuperación de matrículas inactivas.

587

665

88% 100%0

100

200

300

400

500

600

700

Renovaciones ESAL realizadas Renovaciones ESALprogramadas

UN

IDA

DES


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REGISTRO DE PROPONENTES

Inscripciones Proponentes

En el año 2019 se inscribieron 43 proponentes, de 50 programados, evidenciando como


el objetivo propuesto, se atribuye a la disminución de la contratación estatal. Se propone

para el año 2020 brindar asesorías de manera que los usuarios se familiaricen de la mejor

manera y no teman realizar la inscripción de su proponente aun sin la existencia de la

contratación estatal.

43

50

86% 100%

0

10

20

30

40

50

60

Constituciones de ESALESrealizadas

Constituciones de ESALESprogramadas

UN

IDA

DES


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Renovaciones Proponentes

En el año 2019 se renovaron 66 proponentes, de 70 programadas, evidenciando como


el objetivo propuesto, se atribuye a la disminución de la contratación estatal. Se propone

para el año 2020 brindar asesorías de manera que los usuarios se familiaricen de la mejor

manera y no teman realizar la inscripción de su proponente. GESTIÓN DOCUMENTAL Durante el 2019, se archivaron 1072 trámites con 8.816 folios, cumpliendo con la meta establecida para el año, en un 100%, de los expedientes registrales archivados. Además, se realizaron auditorias diarias coordinadas por la líder de gestión documental con el apoyo de registros públicos para cumplir con la meta establecida, se desarrollaron los siguientes procesos: a) Digitalización. b) Marcación de carpetas. c) Organización, clasificación del documento, perforación, eliminación de material metálico. d) Foliación. e) Ubicación del expediente en él modulo correspondiente. d) Diligenciamiento de la hoja de control de archivo.

6670

94% 100%

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Constituciones de ESALES realizadas Constituciones de ESALESprogramadas

UN

IDA

DES


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EVALUACION DE DESEMPEÑO

La cámara de comercio de Tumaco cuenta con 25 funcionarios o colaboradores, en donde se les hizo la evaluación de desempeño con vigencia 2019, como resultado se tiene que el 8% se encuentran en el rango destacados (90% a 100%) con un total de 2 funcionarios y un 92% en el rango satisfactorio (66% a 89%) con un total de 23 funcionarios. En conclusión, se enumeran causales para la mejora continua en el desempeño del personal:

Incumplimiento de entrega. Cumplir con tus metas y tareas es lo que te mantiene empleado. Todos podemos presentar una variedad de excusas sobre por qué no podemos cumplir, pero no tienen sentido a menos que hayas hecho todo lo posible para lograr tus metas y objetivos.

No ser estratégico. Independientemente de su posición en la organización, las personas aprecian a los empleados que entienden la dirección estratégica y conectan su trabajo con la misión de la empresa.

Falta de profundidad técnica. La organización está llena de complejidad, nuevas tecnologías y requisitos cambiantes. Los empleados con alto desempeño entienden la tecnología clave, profundizan en ella y se muestran perspicaces en lo que interesa.

2

23

0

Destacado Satisfactorio No Satisfactorio

Evaluacion de desempeño con vigencia 2019.

Destacado Satisfactorio No Satisfactorio

https://blog.grupo-pya.com/pensamiento-analitico-claves-de-su-uso-en-la-resolucion-de-problemas/


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INDICADOR GESTION DEL CONOCIMIENTO.

En el periodo de enero a diciembre del año 2019, se programó capacitar a un total de 26 personas, dentro de las siguientes capacitaciones:

Jornada de capacitación de las fases V del programa gestión documental.

Actualización, ejecución y auditoria en sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo.

Análisis de causalidad y registro de estadísticas de accidentalidad en riesgos laborales.

Reunión con los consejos regionales mipyme

Asistir a reunión del comité nacional de directores administrativos Cámaras de Comercio.

Taller de fortalecimiento de formadores beneficios zomac

Capacitación de fortalecimiento del ecosistema empresarial en Nariño

Taller sobre gestión efectiva de recursos ante la cooperación internacional realidades y perspectivas.

Estudios económicos para la política pública regional y nacional

XV Seminario taller nacional de registros públicos.

Control interno.

Capacitación de fortalecimiento del ecosistema emprendedor de Nariño

Sistemas integrados de gestión calidad, ambiente y SST


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Ausentismo laboral:

En la tabla, se evidencia el número ausentismo por contingencia por todos los

meses del año, el tipo de contingencia que más predomino fue enfermedad general

con un total de 39 días de ausentismo, seguido

por otros permisos remunerados con 28 días de ausentismo, debido a que la gran

mayoría de días fueron concedidos por el día de la familia por cumplimiento de la ley

1857 del 2017, seguido licencia de calamidad con 14 días de ausentismo, luego

licencia de paternidad con 8 días de ausentismo. Posteriormente licencia de luto con

5 días de ausentismo, y por ultimo 2 días de ausentismo por permiso de estudios.


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PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL GESTIÓN DE REGISTRO MERCANTIL:

Durante el 2019, se trabajó en reforzar y acompañar, las estrategias de gestión del registro mercantil, al área de registros públicos, en actividades como: telemercadeo y Promoción de los servicios, ofertados por la Cámara de Comercio de Tumaco, a través de medios virtuales además de la construcción permanente de estrategias para sensibilizar a la comunidad empresarial de la importancia de la identidad y el respaldo comercial, en espacios de capacitaciones. PROGRAMA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICA: Durante el 2019, el Departamento de Productividad y Competitividad Empresarial realizo cámaras móviles a través de su estrategia “Tu cámara al barrio”, donde se acercó a la Cámara con las empresas de los barrios del casco urbano del Distrito Especial de San Andrés de Tumaco, tales como: La Cordialidad, Paseo Bolívar y La Ciudadela, los días 16, 17 y 18 de enero de 2019. Por otro lado, se entregó material POP, como pendones alusivos a las jornadas de renovaciones, se imprimieron 2.000 volantes, se entregaron lapiceros institucionales y tacos a todos los empresarios que realizaron su renovación y matriculas de su registro mercantil. DESARROLLO DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN. En el 2019 se programaron 20 capacitaciones, de las cuales se realizaron 13 gratuitas y 4 pagadas alcanzando una meta de cumplimento del 80%, los temas a tratar fueron los siguientes: De Código de Policía 87 y Articulo 10,13,19, Foro de Proponente, Foro de Registro Nacional de Turismo Decreto 2063 y 2119 de 2019 Foro de Proyecto Corredor Intermodal Tumaco-Puerto Asís, Seminario De Ley De Financiamiento Ley 1943 De 2019, Seminario De Servicio y Atención Al Cliente y Mercadeo Del Servicio, Seminario De Sofrología Ante El Estrés Servicio y Productividad En La Empresa, Seminario Declaración de Renta Persona Jurídica, Conciliación Fiscal, Seminario Salario Emocional, I foro del Cacao Taller De Marcas Y Otros Registros Distintivos, Declaración de Renta Persona Natural, Capacitación Entidades Sin Ánimo De Lucro, Seminario Diseño de Paquete Turístico, Seminario Estrategias Digitales Para Un Mercado Puntual, Seminario de Cadena de Valorización Turística, Seminario de Turismo Comunitario.

Programa de Fortalecimiento Empresarial Fortalecimiento empresarial a través del Programa Mar de Negocios – Tu carta de navegación: Durante la vigencia del 2019 se realizó lanzamiento oficial el pasado 21 de junio en el auditorio de la Cámara de Comercio de Tumaco, con la participación de 40 personas entre las cuales se encontraban empresarios, y emprendedores de Tumaco; con el objetivo de presentar los requisitos para acceder al programa formación empresarial. EL cual tiene como avance el desarrollo los siguientes módulos:


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Administrativo, Mercadeo, Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema de Gestión de Calidad, dictados por profesionales del ente cameral. Adicionalmente se realizó charla financiera con apoyo de funcionarios del banco Agrario y don Jaime Bedoya de la Ferretería Bedoya. Esto en aras de fortalecer nuestro ecosistema emprendedor.

4. Grado de cumplimiento de los objetivos y metas

Cumpliendo con la normatividad vigente (NTC ISO 9001: 2015) se planifico los objetivos y política de calidad.

PLANIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO OBJETIVOS DE CALIDAD

El sistema de gestión de calidad de la cámara de comercio de Tumaco, cuenta con indicadores de gestión que miden el cumplimiento de los objetivos de calidad, esto con el fin de tener información detallada del desempeño de los procesos y así tomar acciones de mejora que permitan el mejoramiento continuo de la organización.


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Adecuación de los recursos.

Departamento Administrativo y financiero: Se solicitó por contrato de aprendizaje estudiante del SENA con el fin de dar apoyo al sistema de gestión documental, tanto en el departamento administrativo y financiero, y departamento de registros públicos.

Departamento de productividad y competitividad empresarial: se envió la necesidad de disponer de las instalaciones del nuevo edificio ya que los funcionarios que hacen parte del departamento han incrementado y se necesita de instalaciones más amplias.

Cambios en el sistema de Gestión de calidad.

Se Aprobó con la junta directiva la estructura orgánica, en donde se crea el cargo de Director de control interno solicitado por la superintendencia de industria y comercio, siendo así, se crea un nuevo proceso llamado Evaluación y control, donde se refleja en el nuevo mapa de procesos del sistema de gestión de calidad.

La alta dirección de la cámara de comercio de Tumaco, reflejando el compromiso con el sistema de gestión de calidad, se trasladó el área de mejoramiento organización al proceso de direccionamiento estratégico, este cambio se ve reflejado en la estructura orgánica y mapa de procesos de la entidad. Las necesidades de recursos.

Para la vigencia 2020, se proyectaron necesidades por cada dependencia en donde se relaciona el siguiente presupuesto:


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PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO


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VERSIÓN No. 2

PAGINA: 22 DE 32

PROCESO PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL


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VERSIÓN No. 2

PAGINA: 23 DE 32

PROCESO JURIDICO Y DE REGISTROS PUBLICOS


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VERSIÓN No. 2

PAGINA: 24 DE 32

PROCESO DE LAS TICs

PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO - PRESIDENCIA


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VERSIÓN No. 2

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PROCESOS DE CONTROL INTERNO – SGC

5. Estado de las no conformidades y acciones correctivas

Recomendación de mejora

Proceso Recursos Responsable Fecha Estado

Proporcionar el cumplimiento del manual de funciones y competencias (M-A2-01).

Gestión Administrativo y Financiero

Equipo de cómputo, recurso humano

Director administrativo y financiero

31-12-2019

Abierta.

Realizar la medición y análisis de los indicadores de Cumplimiento de evaluación de competencias, Gestión del conocimiento, Cumplimiento del programa de inducción).




Trimestral Abierta.

Realizar el programa de capacitación (F-A2-05) del personal de la Cámara de comercio de Tumaco.




31-12-2019

Abierta.


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VERSIÓN No. 2

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6. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores.



Realizar el seguimiento , medición y análisis de los PQRSF

Mejoramiento organizacional -SGC


Coordinador de calidad

Trimestral Cerradas

Dar de baja a los 22 equipos electrónicos existentes.

Gestión de las TICS

Equipo de cómputo, recurso humano, financiero

Director de las Tics.

Mensual Cerradas

Presentar la constancia de permanencia en cada viaje por parte de la entidad.



Contador – Director administrativo y financiero

31-12-2018

Cerradas

Acciones que se toman para abordar los riesgos y las oportunidades. 1. En enero de 2019, se establecen nuevas directrices encaminadas a consolidar el trabajo adelantado con relación a la implementación del Sistema de Control Interno, con apoyo de asesoría externa, hasta el mes de agosto donde se contactó a una profesional con el perfil requerido en la ciudad de Pasto y el 22 de agosto se logra llegar a un acuerdo y se firma el contrato laboral, la profesional organizó el comité de control interno, creo y socializó manual de control interno, procedimiento de auditorías de control interno, programa de auditorías internas y seguimientos de control interno, caracterización del proceso de control y evaluación, programa de seguimientos de control interno, ajuste de procedimientos entorno a la implementación de actividades de control y evaluación. 2. Como primer informe se realiza un diagnóstico del estado del Control Interno con los siguientes resultados:

Diagnóstico realizado periodo comprendido entre enero a agosto 2019:

COMPONENTES Rendimiento Específico

Trabajo pendiente

TOTAL

Ambiente Control 42% 58% 100%

Administración de Riesgos 29% 71% 100%

Actividades de Control 32% 68% 100%

Información y Comunicación 35% 65% 100%

Evaluación del Control Interno 100% 0% 100%

Total Estado 39% 61% 100%

Nota: El anterior resultado se interpreta de la siguiente manera:


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1. Teniendo en cuenta que en diciembre de 2018 se aprueba la incorporación del sistema de control interno como una unidad independiente dentro de la Institución, inicialmente se contó con asesor externo que diagnóstico y avanzó en la adecuación del modelo, sin implementarlo, lo que se constituye como proceso lógico dentro de la adecuación de un sistema denominado planificación o alistamiento. 2. La Institución venia identificando una persona que cumpla con el perfil requerido para implementar el modelo COSO ERM en la Región durante el año de 2019, apoyándose mientras en asesores externos. 3. En el mes de agosto se contrató a un profesional para la implementación del modelo COSO, quien hasta el momento se desempeña como tal, con aproximadamente un año de actividades entorno a adecuar e implementar el sistema.

Las conclusiones del diagnóstico fueron los siguientes:

1. AMBIENTE DE TRABAJO

· Código de ética y reglamento de trabajo. Se cuenta con el formato de inducción y reinducción del personal donde se puede verificar las socializaciones y retroalimentaciones con el personal, el objetivo es empoderar y sensibilizar a los colaboradores para desarrollar su trabajo de manera eficiente. · La organización cuenta con una metodología para la identificación de los riesgos. · Se encuentran establecidos los niveles que autorizan las políticas institucionales y otorgan las responsabilidades y sus límites. · Los procesos para la contratación, capacitación y desarrollo son óptimos. · El organigrama actualmente aprobado corresponde a la estructura funcional de la Cámara de Comercio. · Existe un compromiso permanente hacia la elaboración responsable de información financiera, contable y de gestión. 2. EVALUACION DE RIESGOS Los riesgos inherentes y los riesgos residuales son determinados mediante el uso de la metodología adoptada por la Institución (Matriz Excel, riesgos) para establecer el grado de severidad y diseñar los planes de acción para su mitigación. Socialización Riesgos inherentes y riesgos residuales: 26 de noviembre de 2018 - Capacitación personal.

Componente de identificación de eventos: Se trata de identificar los eventos

potenciales, que afectan positiva o negativamente la consecución de los objetivos de la organización. La Institución identificó eventos externos (factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos) que afectan el cumplimiento de los objetivos a través del análisis del contexto. Análisis del Contexto: 02 de octubre 2018


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Componente de respuesta al riesgo: Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina su respuesta. (Evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo) y considera los costos y beneficios. Se cuenta con una política de riesgos que aplica a todo el personal de la organización, los miembros de la dirección y los órganos e instancias de decisión y cada uno de ellos asume algún rol o responsabilidad en la gestión de los mismos. La Política de riesgos está contemplada. Se determina que, si existe la capacidad para reaccionar ante la ocurrencia de eventos internos y/o externos, se cuenta con sistema de seguridad y salud en el trabajo coordinada desde un área específica de la Institución quien desarrolla actividades de manera oportuna y efectiva.

2. 3. ACTIVIDADES DE CONTROL La Institución cuenta con actividades de control (registro, autorización, verificación, conciliación, revisión, resguardo de archivos, bitácoras de control, alertas y bloqueos de sistemas y distribución de funciones) y se aplican para asegurar que la gestión del riesgo sea efectiva. · Existe proceso de supervisión, inspección y vigilancia en la expedición de cheques o pagos a través de la coordinación de funciones. · Existen controles para asegurar y salvaguardar los bienes. · Existen informes de Revisor Fiscal y auditorias externa, en 2019 auditorías de control Interno. Socialización Mejora continua 18 y 19 septiembre 2018 Reunión con Líderes de procesos sensibilización temas financieros 7 noviembre 2018 Reunión con líderes procesos de sensibilización 15 noviembre 2018 Socialización Mejora Continua 16 noviembre 2018 Actualización de procedimientos 26 noviembre 2018 Socialización de Mecanismos de control (Preventivos, Detectivos, Correctivos) Socialización Controles para salvaguardar los bienes a su cargo. 21 enero de 2019

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Institución no solo se encarga de la comunicación interna, sino que se apoya de medios de comunicación externos necesarios para la toma de decisiones. · Las sugerencias, quejas, peticiones y felicitaciones son analizadas y gestionadas de manera oportuna, dentro de los plazos establecidos. · Las decisiones son comunicadas a los diferentes niveles de la organización a través de canales de comunicación oficial y Correo electrónico. · Se trabaja en la actualización de la página web la cual se apega a las condiciones del ITA. Se cuenta con un DIRECTOR TIC que lidera el proceso y audita los sistemas de información. Componente de comunicaciones e información: Manejo de Docx Flow PQRSF: 17 diciembre de 2018. Se cuenta con matriz de riesgos del sistema de información.


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Cada proceso maneja su tabla de comunicación, donde especifica que comunica, como comunica, a quien comunica, donde comunica.

5. SEGUIMIENTO DE CONTROLES

El plan de seguimiento de control interno presentado en comité tiene como propósito: infundir en el personal procesos de Autoevaluación, Autorregulación y Autocontrol como único mecanismo para crear y soportar el modelo COSO. Plan de seguimientos de control Interno aprobado por Comité. Componente Seguimiento a Controles: Procesos de autoevaluación, Autorregulación y Autocontrol, Hallazgos emitidos por diferentes fuentes, Formulación plan de mejoramiento. 28 enero de 2019. Desarrollo de auditorías internas basadas en ISO 9001: 2015 fundamentadas en la gestión de riesgos: Reunión de Apertura. En enero de 2019, como actividad de control se determina que todos los colaboradores deben autocontrolar sus operaciones y que esto debe estar ligado al cumplimiento efectivo de funciones, por lo cual se actualizó el manual de funciones entorno a la incorporación de una función específica en cada cargo así:

“Cumplir lo establecido por los sistemas: gestión de calidad, gestión documental y el

sistema cameral de control interno de la cámara de comercio de Tumaco” CÓDIGO: M-

A2-01 VERSIÒN No. 4 FECHA EFECTIVA: 2019/01/24

El día martes 5 de febrero de 2019 se reestructura el comité de calidad basado en la actualización de la norma técnica colombiana ISO 9001: Versión 2019, se ajustó al modelo por riesgos. El Control Interno liderado desde el Sistema de Gestión de Calidad, estableció como actividades de seguimiento y de valoración de riesgo de la entidad, una auditora externa. Frente a esta iniciativa Presidencia Ejecutiva, la Dirección Administrativa y Financiera y la Coordinación de Calidad determinaron la pertinencia de contratar a ICONTEC para que evalué el Sistema de Gestión de Calidad a través de una auditoria de otorgamiento y transición con orden de compra número (2019-CLO-SOC-12992) del 27 de marzo de 2019, la Alta Dirección determinó que el avance del sistema de gestión Institucional se encuentra en un estado maduro, y decide certificar el proceso de REGISTROS PUBLICOS Y COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD. En los meses posteriores se desarrollaron avances como:

· Reunión ordinaria de Comité Control Interno 17 de septiembre de 2019 – Presentación de mapa de riesgos, resultados de seguimientos, creación de líneas de mandos (comisiones). · Reunión ordinaria de Comité Control Interno 23 de septiembre de 2019 – Presentación de mapa de riesgos financieros. · Reunión de comité de control Interno – Comisión Financiera 26 de diciembre · Desarrollos de auditorías internas. El cierre de auditorías se realiza en 2020.


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7. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad

FACTORES EXTERNOS: En el entorno que rodea actualmente a la Cámara de Comercio de Tumaco, son varios los factores que pueden afectar el buen desempeño del sistema de gestión de calidad. Social: Las condiciones de inseguridad y alteración del orden público que vive el municipio y la zona de influencia de la entidad, hace que en muchas oportunidades no se pueda cumplir a cabalidad con los cronogramas y presupuestos establecidos para sus diferentes procesos, alterando de esta manera su normal desempeño. Factor Económico: La realidad socioeconómica de la región se plasma evidentemente que la jurisdicción presenta una economía irreal, basada en el cultivo de productos ilícitos que contribuyen a generar inestabilidad económica y social en la región. Factor Legal: Los cambios repentinos en la legislación, que provocan cambios ajustados a la ley, pueden generar costos adicionales no presupuestados e inestabilidad económica para el desarrollo de los procesos en la entidad y la región. Clientes: Cambios repentinos en las políticas de contratación de nuestros clientes y partes interesadas, pueden afectar directamente el sistema en todos sus procesos. FACTORES INTERNOS: Personal: La falta de compromiso de un funcionario con autoridad o liderazgo de la entidad que comprometa la integridad y la seguridad del equipo de trabajo. Equipos: Incumplimiento del mantenimiento preventivo de los equipos que apoyan las actividades diarias de nuestros colaboradores. Incumplimiento en la verificación pre uso de los equipos y herramientas críticas. Entrenamiento: La falta de entrenamiento del personal para los eventos de emergencia y la no aplicación de la cultura organizacional y buenas prácticas. Contratación: Incumplimiento del perfil ocupacional por parte del personal operativo de la entidad.


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8. Recomendaciones para la mejora



Proporcionar el cumplimiento del manual de funciones y competencias.

Gestión Administrativo y Financiero – Presidencia ejecutiva


Director administrativo y financiero – presidencia ejecutiva

31-12-2020

Abierta.

Realizar trimestralmente la medición y Análisis de indicadores



Director Administrativo y Financiero

31-12-2020

Abierta

Realizar el programa de capacitación del personal de la entidad.



Director Administrativo y Financiero

31-12-2020

Abierta

Realizar el diligenciamiento completamente de los registros (formatos) que llevan los proceso.

Todos los procesos


Directores de áreas

31-12-2020

Abierta

Gestionar o mejorar su capacidad de recaudo de recursos– ingresos.

Gestión de productividad y competitividad empresarial.


Director de productividad y competitividad empresarial.

31-12-2020

Abierta

Continuar con el fortalecimiento a todos los responsables de proceso y funcionarios en su nivel de participación y compromiso hacia el SGC

Todos los procesos


Directores de áreas

31-12-2020

Abierta


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Sayda Luz Mosquera Patterson

Presidente Ejecutivo

9. Desempeño de los proveedores.

ORDENES DE SERVICIO Y/O COMPRAS

CRITERIO DE DESEMPEÑO CANTIDAD PORCENTAJE

PROVEEDOR APROBADO CON BUEN NIVEL DE SERVICIO Y/O PRODUCTO 20 71%

PROVEEDOR QUE REQUIERE SEGUIMIENTO 8 29%

PROVEEDOR NO APROBADO 0 0%

TOTAL 28 100%

En el periodo de enero a diciembre del año 2019, se realizó un total de 28 órdenes de servicios y/o compras, en donde se les realizo la evaluación desempeño al finalizar la entrega del producto y/o servicio como se estipula en el procedimiento Gestión de compras (P-A2-04). Se obtiene el siguiente análisis: de 28 órdenes de servicios y/o compras se tiene que el 29 % equivalente a un total de 8 proveedores “requieren de seguimiento a cumplimiento del producto y /o servicio”. Se tiene que el 71%, con un total de 20 proveedores obtuvieron una calificación de “proveedor aprobado con buen nivel de producto y/ o servicio”. CONTRATO DE SUMINISTRO

CRITERIO DE DESEMPEÑO CANTIDAD PORCENTAJE

PROVEEDOR APROBADO CON BUEN NIVEL DE SERVICIO Y/O PRODUCTO 3 100%

PROVEEDOR QUE REQUIERE SEGUIMIENTO 0 0%

PROVEEDOR NO APROBADO 0 0%

TOTAL 3 100%

En el 2019, en el periodo de enero a diciembre, se hizo la celebración de tres (3) contratos por suministro, realizando la evaluación de desempeño de estos proveedores se tiene el siguiente análisis: el 100% de los proveedores fueron aprobados con un buen nivel de servicio y/o productos.

Debido al buen desempeño de los proveedores seleccionados y evaluados, no se registró realización de reevaluación a proveedores para suministro o contratación de servicio y/o producto.

fecha efectiva: cÓdigo: f-d1-01 acta de revisiÓn por …

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