FASE DE GESTION E INFRAESTRUCTURA 2011

Etapa de Despacho y Entrega

Objetivo:

Apoyar las actividades de despacho, entrega y retoma de los equipos de cómputo y/o mobiliario de las sedes educativas beneficiarias, para que se realice de manera eficiente, monitoreando que los equipos se entreguen y recojan en la sede correspondiente, en la cantidad correcta y en el tiempo establecido.

Etapa de despacho y entrega de equipos

Validación de datos de despacho y reenvío a CPE

Generación de ordenes de despacho y envío: EC, CRs y Transportadora

SI CUMPLESI CUMPLE

Envío a EC de listado de sedes a despachar

Recibo y verificación de cantidad, estado y tipo de los PCs (delegado, responsable de la sede)

SI CUMPLESI CUMPLEInstalación de PCs

Reportar novedad: MAT, EC, Sistema de Información

NO CUMPLENO CUMPLE

Transporte y entrega de los equipos a las sedes educativas

NO CUMPLENO CUMPLE

Se espera que los coordinadores de infraestructura revaliden la información del despacho (cantidad, estándar, sede, datos de entrega, etc.), previa salida de los equipos de los CRs, conforme a las políticas de asignación y de alistamiento. Es responsabilidad de las Entidades, asegurar que los equipos que se despachen a las sedes asociadas a los departamentos correspondientes, sean despachados en las cantidades correctas, con los estándares apropiados y con los datos de entrega fidedignos

Verificación de asignación de equipos y de datos de entrega

En todos los casos, debes estar presente al momento de la entrega de los equipos, en este sentido debes estar en contacto con las empresas transportadoras para ser testigos de la recepción física de los equipos.

Debes verificar que las características de los equipos coincidan con lo descrito en las especificaciones técnicas – ET (que van impresas en una de las cajas del lote), es decir realizarás una revisión uno a uno.

Acompañamiento y verificación de la entrega

Sí hay diferencias entre las características técnicas de los equipos y la información relacionada en las ET, reportarás la novedad a la Mesa de Ayuda Técnica (MAT) de manera inmediata, a la coordinación, con el fin de realizar las correcciones respectivas (solo CPE hará estas correcciones) y al Sistema de información.

Acompañamiento y verificación de la entrega

Debes verificar y notificar el estado de los PCS al momento de la entrega, verificando datos de entrega y estado de las cajas. Sí las cajas llegan abolladas, rotas, mojadas debes reportarlo y dejar evidencia (toma de fotografías en todos los casos) del inconveniente en el traslado de los equipos desde los CRs hasta la sede.

Acompañamiento y verificación de la entrega

La Entidad, a través tuyo, notificará a la MAT y registrará en el sistema de información que CPE disponga, mediante el formulario DE-03, el estado de los equipos al momento de la entrega a la sede educativa.

Materiales a entregar a las sedes de acuerdo al beneficio

Pad Mouse – Todas las sedes, excepto portátiles

Acrílico – sedes nuevas Afiche CPE/MinTIC Acrílico – sedes nuevas

Alistamiento para la retoma

Teniendo en cuenta que participas en el proceso de selección de las sedes a beneficiar por reposición (ver selección de sedes por reposición), debes verificar el funcionamiento de los equipos preexistentes en la sede. Una vez realizada esta actividad, solicitarás la autorización de la reposición a Computadores para Educar.

Luego de que CPE autorice la misma, alistarás los equipos a retomar, esta actividad comprende: inventario, empaque (en cajas) y rotulación de las partes y/o equipos (numero de radicado, retoma y cantidad de cajas). Para esto deberás diligenciar el formato destinado para tal fin.

Deberás estar presente cuando la empresa transportadora realice la retoma de equipos en la sede o lugar definido por CPE. Teniendo en cuenta que lo ideal es que la entrega de equipos de reposición y su retoma se realicen al mismo tiempo. Debes legalizar el acta de retoma, así como los formatos de retoma y de serialización de los equipos.

Radios de Acción

Radios de acción Tiempo máximo de entrega en días calendario a partir del día siguiente

de la fecha de la orden de despacho PRIMERO Hasta 5 Días (entregas urbanas) SEGUNDO Hasta 8 Días (entregas urbanas antiguos territorios nacionales y

municipios de difícil acceso, Anexo 13)* TERCERO Hasta 13 días (sólo para entregas en zona rural, recogida de garantías y

retoma) CUARTO Hasta 20 días (Solo para entregas rurales donde los únicos medios de

transporte sea fluvial o aéreo)

Los casos justificados de retrasos por parte de las empresas transportadores son: Problemas de orden público, Dificultades de acceso a la zona porque no existe otra vía alterna para el transporte (inundaciones, derrumbes) y Siniestros como robo o accidente.

Robos o pérdida de equipos a las empresas transportadoras

En el evento que a las empresas transportadoras se les pierdan o se les roben equipos, esta deberá reponerlos a las sedes educativas, de acuerdo a los siguientes tiempos: Perdida o robo de hasta 20 equipos: deben ser repuestos en máximo 15 días hábilesPerdida o robo de 21 a 50 equipos: deben ser repuestos en máximo 25 días hábilesPerdida o robo de más de 51 equipos: deben ser repuestos en máximo 30 días hábiles

Especificaciones PCS 2011

Configuración HW Reacondicionado 2011Procesador (es) Pentium III y superiorVelocidad (MHz) Vel >= 500Disco Duro DD >= 20GBMemoria RAM >= 512 MB

Monitor CRT ó LCD 15 pulgadas o superior hasta 19 pulgadas

Módem NOTarjeta de Red SíMultimedia (CD-ROM, Parlantes y Tarjeta de Sonido) Sí

Sistema Operativo Windows WIN 2000 / W XP PRO / WIN 7Office OPEN OFFICEAntivirus SECURITY ESSENTIALSCapacidad mínima DD. 20.000 MB

CaracterísticaEspecificación mínima requerida

portátilesProcesador Cantidad de núcleos mínimos (2) DosProcesador velocidad de núcleo mínima 1.3 GHzCapacidad Memoria mínima 2 GB Capacidad Disco Duro interno mínima 250GB.Pantalla Entre 14” y 15.6"Tarjeta de video IntegradaTarjeta de conexión a red LAN IntegradaInterfaz de red inalámbrica IntegradaDVD/RW SiSoftware de configuración SICámara Web SiTarjeta de Sonido IntegradaMicrófono Incorporado SIParlante Incorporado SIPuertos USB 2.0 mínimos 2Lector de tarjetas mínimo SDSistema operativo Windows 7Office Home and student

•Apoyar la entrega de los equipos y/o mobiliario, para esto debes estar presente en la entrega de los equipos y/o mobiliario, y retoma de los mismos en las sedes educativas beneficiadas, debes establecer comunicación con las empresas transportadoras (el coordinador debe apoyar esta gestión) para realizar una ruta de entregas en las sedes.

•Verificar el contenido de las cajas junto con la persona que recibe en la sede educativa, para esto debes apoyarte en las especificaciones técnicas enviadas en físico o en digital.

•Al solicitar y ser aprobada la reposición de los equipos de una sede, debes realizar el alistamiento de los equipos a retomar, esto es empaque, rotulación e inventario de las partes a retomar.

Funciones

•Diligenciar y legalizar del acta de retoma, formato de retoma y formato de inventario para la retoma, diseñado por Computadores para Educar para tal fin.

•Debes entregar en cada sede educativa los elementos adicionales que Computadores para Educar entrega (pad mouse, Acrílico, afiches, entre otros).

•Debes notificar a la MAT, a la Coordinación y en el sistema de información que CPE disponga (mediante el formulario DE-03) cualquier inconsistencia o inconveniente con la entrega de los equipos y/o dotación o retoma de los mismos.

Funciones

Documentos de la Etapa

DE -01 Orden de despachoDE -02 Especificaciones técnicasDE -03 Estado de los equipos en el momento de la recepciónDE -04 Orden de retomaFGM-001 Acta de RetomaFGM-002 Formato Solicitud de RetomaFGM-003 Serialización de equiposProcedimiento de Retoma de Equipos

Se deben estudiar todos los documentos

Preguntas frecuentes¿A quién y en qué orden se debe reportar las novedades que se presenten en la entrega de los equipos?

¿Cuándo es justificado la demora en la entrega de los equipos por parte de la transportadora?

¿Cuánto se demoraría entregar los equipos cuando se les pierdan a la transportadora?

¿Se van a entregar impresoras con los equipos?

¿La Entidad Coordinadora conoce la fecha de despacho de los equipos?

¿Si se demoran en llegar los equipos a quien se debe reportar?

¿Las transportadoras pueden subcontratar? ¿Las transportadoras pueden pagar a personas de la sede o al delegado por el traslado de los equipos?

¿Se pueden destapar los equipos en la entrega?

¿Qué pasa si la transportadora entrega los equipos en un lugar diferente al establecido?

¿Qué pasa si hacen falta equipos o partes de los equipos en el momento de recibir los equipos?

Actividades1. Para la recepción de equipos CPE tiene previsto un documento, por favor identifíquelo y diligéncielo.

De los 5 equipos 1 llego sin teclado y la caja abierta

2. ¿Para qué sirven las especificaciones técnicas de los equipos?

3. En caso de que un equipo no coincida con las especificaciones técnicas. ¿Qué haría?

4. ¿En que formatos debe reportar cualquier inconsistencia que se presente en la recepción de los equipos?

5. Para realizar la retoma de los equipos, que documentos debe diligenciar?

6. Haga un ejemplo de cómo realizaría el rotulo de las cajas en donde se encontrarían los equipos a retomar.

7. ¿Si un equipo no funciona y no es de CPE podría ser retomado?

8. Si la transportadora se comunica con usted informando que no pueden ir hasta la sede educativa y que van a entregar los equipos en un lugar diferente al que se encuentra en la orden de despacho, y que le van a dejar un dinero para que usted se haga cargo de transporte de los equipos hasta la sede educativa. ¿Qué haría?

Actividades9.Si al momento de entrega de los equipos un representante de la sede educativa insistentemente le solicita que dejen los equipos en una sede diferente a la que se encuentra en la orden de despacho, porque la sede que fue beneficiada por alguna razón no puede recibir los equipos. ¿Qué haría?

10.Que método va a implementar para estar presente en todas las entregas y retomas de equipos de las sedes que tiene a cargo, teniendo en cuenta que debe cumplir con todas las funciones asignadas. Recuerde que es obligatorio que los delegados se encuentren presentes en estos procedimientos, y que deben estar dispuestos a prestar toda su colaboración a las empresas de transporte para que este procedimiento se realice de una manera excelente y sin contratiempos.