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FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS AGROPECUARIAS

LEVANTAMIENTO Y OPTIMIZACION DE PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP ENFOCADO A LA GESTION DE PROYECTOS Y MEDICION DE LA

PRODUCTIVIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS

Trabajo de Titulación presentado en conformidad con los requisitos establecidos para optar por el título de Ingeniero en Producción Industrial.

Profesor Guía

MBA. Daniel Augusto Burbano Flores

Autor

Diego Sebastián Gallo Pilapanta

Año2015

ii

DECLARACIÓN DEL PROFESOR GUÍA

“Declaro haber dirigido este trabajo a través de reuniones periódicas con la

estudiante, orientando sus conocimientos y competencias para un eficiente

desarrollo del tema escogido y dando cumplimiento a todas las disposiciones

vigentes que regulan los Trabajos de Titulación.”

______________________________

Daniel Augusto Burbano Flores

Master of Bussiness Administration

C.I. 1713696472

iii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA DEL ESTUDIANTE

“Declaro que este trabajo es original, de mi autoría, que se han citado las

fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones

legales que protegen los derechos de autor vigentes.”

___________________________

Diego Sebastián Gallo Pilapanta

C.I. 1714828843

iv

RESUMEN

El presente proyecto de titulación fue realizado en una empresa de servicios

petroleros, que está presente en el mercado ecuatoriano desde el 2009, cuyas

operaciones se realizan en la provincia de Orellana y su base administrativa se

encuentra en la provincia de Pichincha.

Este proyecto se desarrolló con el propósito de optimizar los procesos

mediante la implementación de un sistema ERP (Enterprise ResourcePlanning)

gestión de recursos empresariales.

Debido al vertiginoso crecimiento de las empresas se ha vuelto indispensable

la utilización de este tipo de software ya que permite tener una visión global y/o

a detalle de la información de la organización en tiempo real lo que ayuda a

tomar mejores y más rápidas decisiones, a la vez que automatiza e integra

todas las áreas de la empresa lo que permite la sincronización de procesos.

Mediante una solución ERP, se tienen varios beneficios entre los cuales están

la trazabilidad necesaria de todas las operaciones, mejora del servicio al

cliente, eliminación de procesos que no agregan valor, reduciendo

drásticamente el costo de hacer negocios en general.

v

ABSTRACT

This draft certification was conducted in an oil services company, which is

present in the Ecuadorian market since 2009, whose operations are carried out

in the province of Orellana and administrative base is in the province of

Pichincha.

This project was developed in order to optimize processes by implementing an

ERP system (Enterprise Resource Planning) enterprise resource management.

Due to the rapid growth of companies using this type of software it has become

indispensable as it allows a global view and / or details of organizational

information in real time which helps to make better and faster decisions, while

automates and integrates all areas of the company which allows the

synchronization of processes. Using an ERP solution, you have several benefits

among which are the necessary traceability of all operations, improve customer

service, eliminating non-value added processes, dramatically reducing the cost

of doing business in general.

INDICE

1. Situación actual ................................................................ 1

1.1. Antecedentes .......................................................................... 1

1.2. Alcance.................................................................................... 2

1.3. Justificación ............................................................................. 2

1.4. Metodología a utilizar .............................................................. 5

1.5. Objetivos ................................................................................. 6

1.5.1. Objetivo general .............................................................................. 6

1.5.2. Objetivos específicos ...................................................................... 6

2. Fundamentación teórica ................................................... 7

2.1. Sistema ERP ........................................................................... 7

2.1.1. Concepto ........................................................................................ 7

2.1.2. Historia ........................................................................................... 7

2.1.3. Importancia ................................................................................... 10

2.1.4. Ventajas ........................................................................................ 10

2.1.5. Desventajas .................................................................................. 10

2.1.6. Selección de un sistema ERP....................................................... 11

2.2. ERP en el mercado ............................................................... 25

2.2.1. SAP .............................................................................................. 25

2.2.2. Oracle .......................................................................................... 26

2.2.3. Dynamics AX ............................................................................... 26

2.3. Modelo de excelencia operacional ......................................... 27

2.3.1. Concepto ..................................................................................... 27

2.3.2. Planeación estratégica ................................................................. 28

2.3.3. Gestión por procesos ................................................................... 28

2.3.4. Cadena de suministro .................................................................. 28

2.4. Otras definiciones ................................................................. 28

2.4.1. Proyectos ..................................................................................... 28

2.4.2. Mantenimiento ............................................................................. 29

2.4.3. Inventario ..................................................................................... 29

2.4.4. Gestión de compras ..................................................................... 30

2.4.5. Finanzas ...................................................................................... 30

3. Levantamiento de procesos ........................................... 31

3.1. Análisis interno ..................................................................... 31

3.1.1. Análisis actual .............................................................................. 31

3.1.2. Organigrama funcional de la empresa ......................................... 32

3.1.3. Misión .......................................................................................... 33

3.1.4. Visión ........................................................................................... 33

3.2. Cadena de valor ................................................................... 33

3.2.1. Cadena de valor de la empresa ................................................... 33

3.2.2. Procesos estratégicos .................................................................. 34

3.2.3. Procesos operativos .................................................................... 34

3.2.4. Procesos de apoyo ...................................................................... 34

3.3. Relevamiento de procesos ................................................... 35

3.3.1. Relevamiento de procesos – proyectos ....................................... 35

3.3.2. Relevamiento de procesos – inventario ....................................... 37

3.3.3. Relevamiento de procesos – compras ........................................ 41

3.3.4. Relevamiento de procesos - ventas ............................................. 43

3.3.5. Relevamiento de procesos – mantenimiento ............................... 45

3.4. Herramientas de análisis ...................................................... 47

3.4.1. Diagrama causa – efecto ............................................................. 47

3.4.2. Diagrama causa efecto – proyectos ............................................. 48

3.4.3. Diagrama causa efecto – inventario ............................................. 49

3.4.4. Diagrama causa efecto - compras ............................................... 50

3.4.5. Diagrama causa efecto – mantenimiento ..................................... 51

4. Modelamiento y rediseño de procesos .......................... 52

4.1. Modelamiento módulo gestión de proyectos

y contabilidad…….………………………………………………52

4.1.1. Creación del proyecto .................................................................. 52

4.1.2. Estructura de descomposición de tareas - EDT ........................... 52

4.1.3. Pronósticos de costos .................................................................. 52

4.1.4. Generación de presupuesto referencial ....................................... 53

4.1.5. Registros de consumos ............................................................... 53

4.1.6. Hojas de tiempo ........................................................................... 53

4.1.7. Planillaje ...................................................................................... 54

4.1.8. Factura ......................................................................................... 54

4.1.9. Cierre ........................................................................................... 54

4.1.10. Control ....................................................................................... 54

4.1.11. Procura ...................................................................................... 55

4.1.12. Solicitud de compra ................................................................... 55

4.1.13. Orden de compra ....................................................................... 55

4.1.14. Gestión administrativa ............................................................... 55

4.1.15. Diagrama de flujo – generación del proyecto ............................. 56

4.1.16. Diagrama de flujo – seguimiento del proyecto ........................... 58

4.1.17. Diagrama de flujo – procura ....................................................... 60

4.2. Modelamiento módulo gestión de información

de productos……………………………………………………..63

4.2.1. Productos salidos ......................................................................... 63

4.2.2. Sitio .............................................................................................. 63

4.2.3. Código de producto ...................................................................... 63

4.2.4. Nombre del producto ................................................................... 63

4.2.5. Unidad ......................................................................................... 63

4.2.6. Precio ........................................................................................... 64

4.2.7. Grupo de dimensiones de almacenamiento ................................. 64

4.2.8. Grupo de dimensiones de seguimiento ........................................ 64

4.2.9. Grupo de modelos de artículo ...................................................... 64

4.3. Modelamiento módulo de adquisición y abastecimiento ....... 65

4.3.1. Solicitud de compra ..................................................................... 65

4.3.2. Aprobación de las solicitudes de compra ..................................... 65

4.3.3. Solicitud de cotización ................................................................. 65

4.3.4. Comparativa ................................................................................ 65

4.3.5. Órdenes de compra ..................................................................... 65

4.3.6. Recepción de producto ................................................................ 66

4.3.7. Transferencias entre bodegas ..................................................... 66

4.3.8. Diarios de movimiento ................................................................. 66

4.3.9. Diagrama de flujo – orden de compra .......................................... 67

4.3.10. Diagrama de flujo – despacho de materiales ............................. 70

4.4. Modelamiento módulo gestión de servicio ............................ 72

4.4.1. Grupos de objetos de servicio ..................................................... 72

4.4.2. Objetos de servicio ...................................................................... 72

4.4.3. Tareas de servicio ........................................................................ 72

4.4.4. Etapas de servicio ........................................................................ 72

4.4.5. Intervalos de servicio ................................................................... 73

4.4.6. Ventanas de tiempo ..................................................................... 73

4.4.7. Contratos de servicio ................................................................... 73

4.4.8. Orden de servicio ......................................................................... 74

4.4.9. Diagrama de flujo – mantenimiento ............................................. 75

5. Medición de la productividad y control de proyectos ..... 78

5.1. Presupuesto del proyecto adjudicado ................................... 79

5.2. Presupuesto referencial de costos ........................................ 80

5.3. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico

de costos…………………………………………………………..81

5.3.1. Pronóstico de costos vs ingresos y margen de ganancia por sub

proyectos ...................................................................................... 82

5.3.2. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos por

proyecto ........................................................................................ 84

5.4. Avance real del proyecto ...................................................... 85

5.4.1. Análisis de avance real sub proyecto–1 ....................................... 86

5.4.2. Análisis de avance real sub proyecto-2 ....................................... 88

5.4.3. Análisis de avance real de sub proyecto-3 .................................. 90

5.5. Costos reales del proyecto ................................................... 92

5.6. Tablero de control de ejecución del proyecto ........................ 93

5.7. Tablero de control en base a ingresos del proyecto .............. 94

5.8. Análisis de ingresos vs costos reales .................................... 95

5.9. Margen de ganancia a nivel de sub proyectos ...................... 96

5.10. Margen de ganancia de proyectos ...................................... 97

6. Conclusiones y recomendaciones .............................. 98

6.1. Conclusiones ........................................................................ 98

6.2. Recomendaciones ................................................................ 99

REFERENCIAS ................................................................. 101

ANEXOS ........................................................................... 103

INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Definición del MRP……………………………………………………,….. 8

Figura 2. Estructura de un ERP……………………………………….…………….. 9

Figura 3. Cuadrante de Gartner …………………………………………………... 27

Figura 4. Organigrama funcional de la empresa………………………………… 32

Figura 5. Cadena de valor de la empresa ……………………………………….. 33

Figura 6. Diagrama causa efecto – proyectos …………………………………... 48

Figura 7. Diagrama causa efecto – inventario…………………………………… 49

Figura 8. Diagrama causa efecto – compras…………………………………….. 50

Figura 9. Diagrama causa efecto – mantenimiento……………………………… 51

Figura 10. Generación de proyecto……………………………………………….. 56

Figura 11. Diagrama de flujo – Generación de proyecto……………………….. 57

Figura 12. Seguimiento del proyecto……………………………………………… 58

Figura 13. Diagrama de flujo – Seguimiento del proyecto…………………….... 59

Figura 14. Procura ………………………………………………………………….. 60

Figura15. Diagrama de flujo – Procura…………………………………………... 61

Figura 16. Diagrama de flujo – Procura…………………………………………... 62

Figura 17. Orden de compra……………………………………………………….. 67

Figura 18. Diagrama de flujo – Orden de compra……………………………….. 68

Figura 19. Diagrama de flujo – Orden de compra……………………………….. 69

Figura 20. Despacho de materiales……………………………………………….. 70

Figura 21. Diagrama de flujo – Despacho de materiales……………………….. 71

Figura 22. Procesos de mantenimiento…………………………………………… 75

Figura 23. Diagrama de flujo – mantenimiento…………………………………... 76

Figura 24. Diagrama de flujo- mantenimiento……………………………………. 77

Figura 25. O.S. 120982 – Servicio técnico especializado para provisión y

colado de hormigón armado para superficies de drenaje…………. 82

Figura 26. O.S. 120982 – Servicio técnico especializado para provisión y

colado de hormigón armado para superficies de drenaje………….. 83

Figura 27. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos por

proyecto …………………………………………………………………. 84

Figura 28. Hormigón armado para facilidades de superficie…………………… 86

Figura 29. Porcentaje de ejecución respecto a lo pronosticado……………….. 87

Figura 30. Construcción de cajas

PULLBOXCQ-01/CQ-02/PB-02/VENTBOX …………………………. 88

Figura 31. Construcción de cajas

PULLBOXCQ-01/CQ-02/PB-02/VENTBOX …………………………. 89

Figura 32. Sistemas de drenajes ………………………………...………………. 90

Figura 33. Sistemas de drenajes ………………………………………………..... 91

Figura 34. Margen de ganancia …………………………………………………… 97

INDICE DE TABLAS

Tabla 1. Información general del oferente………………………………………... 12

Tabla 2. Criterios para respuestas………………………………………………… 13

Tabla 3. Gestión de compras………………………………………………………. 14

Tabla 4. Gestión de inventario……………………………………………………... 16

Tabla 5. Proyectos…………………………………………………………………... 17

Tabla 6. Mantenimiento…………………………………………………………….. 18

Tabla 7. Ventas……………………………………………………………………… 19

Tabla 8. Maestro de ítems………………………………………………………….. 20

Tabla 9. Maestro de proveedores…………………………………………………. 21

Tabla 10. Maestro de personal…………………………………………………….. 22

Tabla 11. Maestro de clientes……………………………………………………… 24

Tabla 12. Relevamiento de procesos – proyectos………………………………. 35

Tabla 13. Relevamiento de procesos – inventario………………………………. 37

Tabla 14. Relevamiento de procesos – compras……………………………….. 41

Tabla 15. Relevamiento de procesos – ventas………………………………….. 43

Tabla 16. Relevamiento de procesos – mantenimiento……………………….... 45

Tabla 17. Presupuesto del proyecto adjudicado…………………………………. 79

Tabla 18. Presupuesto referencial de costos…………………………………….. 80

Tabla 19. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos……….. 81

Tabla 20. Avance real del proyecto……………………………………………….. 85

Tabla 21. Costos reales del proyecto…………………………………………….. 92

Tabla 22. Ejecución del proyecto (pronóstico vs real)………………………….. 93

Tabla 23. Desglose de precios pronosticados vs reales……………………….. 94

Tabla 24. Análisis de ingresos vs costos reales…………………………………. 95

Tabla 25. Margen de ganancia a nivel de sub proyectos………………………. 96

Tabla 26. Margen de ganancia de proyectos…………………………………….. 97

1

1. Situación actual

1.1. Antecedentes

La empresa de servicios petroleros, fue constituida el 23 de diciembre del 2009.

“Esta organización ecuatoriana de servicios técnicos especializados en:

Diseño y Construcción de Obras Mecánicas, Civiles, Eléctricas,

Instrumentación, Procura, Control de Calidad (QA/QC), Fiscalización de

Obras, Integridad, Hot-Tapp, Mantenimiento y Operación, y Servicios

Misceláneos en la Industria Petrolera, cuenta con un equipo de

profesionales altamente capacitados, con experiencia en áreas técnicas

y control de calidad, que garantiza la excelencia del servicio brindado al

cliente interno y externo estableciendo un buen ambiente de trabajo de

manera eficiente, rentable, segura, transparente y comprometida con la

protección ambiental; con el fin último de motorizar el desarrollo

armónico del país” (Semeg, s.f).

La experiencia como empresa, se basa en los trabajos realizados a

instituciones petroleras de alto prestigio como: Petroamazonas EP y Rio Napo.

La empresa de servicios petroleros mantiene una constante preocupación por

las posibilidades de negocios de exploración y producción, en una región de

alto potencial de desarrollo y bajo riesgo geológico.

Debido al crecimiento de la empresa de servicios petroleros en los últimos

años, se ha generado la necesidad de integrar todas las áreas de la

organización, planificar de una manera más eficiente sus recursos, controlar

sus costos, tener información de calidad que le permita tomar decisiones más

rápidamente y de forma eficaz, por este motivo se requiere implementar el

software corporativo para la cobertura en toda su estructura empresarial y para

automatizar sus procesos.

2

1.2. Alcance

La organización, se ha planteado realizar una mejora en sus macro procesos

como: el operativo de gestión de operaciones, el de apoyo de gestión de

mantenimiento e infraestructura y el de gestión de abastecimiento y logística,

para de esta manera lograr ser altamente competitivos en el mercado a través

de la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales

ERP, y así tener una integración total de las siguientes áreas:

· Gestión de Compras

· Gestión de Inventarios

· Gestión de Proyectos

· Gestión de Mantenimiento

1.3. Justificación

Desde el año 2009, que la empresa de servicios petroleros, inició sus

actividades en el mercado ecuatoriano, ha conseguido un crecimiento

importante ya que maneja dos clientes de impacto nacional como son:

Petroamazonas EP y Rio Napo.

Si bien es cierta la empresa ha tenido un crecimiento bastante alto en su corto

tiempo de operaciones. Los problemas que han surgido en las distintas áreas

de la organización se detallan a continuación:

Proyectos

· No existen normas de gestión de proyectos que se adapten al giro del

negocio (sector público).

· Falta de planificación en los proyectos, pronósticos erróneos y carencia

de recursos.

· No cuenta con un histórico de datos, para determinar recursos, costos,

tiempos, los mismos que son elementos determinantes para la

planificación de proyectos.

3

· Falta de control presupuestario, a nivel de proyectos y sub-proyectos.

· Retrasos en las entregas e incumplimiento de fechas en las distintas

fases de un proyecto.

· No existe asignación de responsabilidades a nivel de todo el

departamento de proyectos, lo cual dificulta realizar el plan de trabajo.

· No cuenta con un software necesario para resolver y controlar las

anomalías que surgen en la gestión de proyectos.

· Crecimiento desordenado

Gestión de abastecimiento y logística

Compras

· No cuenta con selección ni evaluación de proveedores.

· No se tiene trazabilidad en las compras realizadas

· No cuenta con un correcto flujo de trabajo, para aprobaciones según los

montos de las órdenes de compra.

· No se tiene un manejo de colas además de la falta de atención a las

solicitudes de materiales enviadas desde el Sacha.

· Falta de control en la recepción de productos.

· Incumplimiento de pago con los proveedores, ya que no se contrala el

estado en el que se encuentran las órdenes de compra.

Inventario

· Falta de registros de inventario

· Mala calidad en la materia prima debido a la caducidad de la misma.

· Desorden en el almacenamiento y distribución.

· Falta de codificación en los artículos.

· No cuentan con un inventario valorado.

· Altos costos de almacenamiento

· Inventarios inexactos.

· Insuficiencia de inventarios.

· Falta de organización.

4

Gestión de mantenimiento e infraestructura

· No se tiene un control ni historial de los vehículos, maquinaria y equipos

sujetos a mantenimiento.

· Excesivas paralizaciones en maquinaria de alta criticidad, lo que detiene

la ejecución de los proyectos.

· Reducción de la vida útil de vehículos, maquinaria y equipos debido a la

falta de programación para realizar paradas por mantenimiento.

· Falta de seguimiento en las garantías de los equipos, maquinaria y

vehículos.

· Utilización de repuestos y/o mano de obra inadecuados.

Otro punto importante para que esta organización se interese por la

implementación de un sistema de recursos empresariales, son sus clientes; ya

que estos presentan comportamientos de crecimiento por ejemplo.

PETROAMAZONAS EP (PAM EP), ha venido reportando una producción que

va en alza y la Petrolera Rio Napo, se ha planteado como meta aumentar la

producción en el mayor campo de crudo del Ecuador.

Debido a los temas anteriormente expuestos la empresa de estudio ve como

solución viable la implementación de un sistema ERP específicamente el

Microsoft Dynamics AX (Axapta), ya que las funcionalidades que brinda este

sistema encajan con las que necesita la empresa, específicamente en la

Gestión de Proyectos, de esta manera agregar valor en los servicios que

ofrece, mediante la incorporación de tecnología, la misma que ayudara a crear

ventajas competitivas y consolidar las existentes.

Entre otros beneficios que se obtendrán con la implementación del sistema

ERP de Microsoft Dynamics AX son los siguientes:

· Integración y Optimización de los procesos.

· Estandarización de la organización

· Ayuda en la toma de Decisiones con Información Especifica

5

· Control de recursos de proyectos

· Reducción de Inventario y en Costo de Materiales

· Mejorar el nivel de atención al cliente y ventas

· Mejora la comunicación (uso compartido del mismo sistema)

1.4. Metodología a utilizar

“La metodología que se utilizó para realizar este trabajo de titulación es

la de Microsoft “Sure Step”; ya que se emplea para la puesta en marcha

y finalización de proyectos de implementación de ERP y proporciona

orientación perceptiva, estrategias de administración y satisfacción al

cliente.

Las fases que abarca esta metodología son:

· Diagnóstico: esta fase se da durante la etapa de ventas y se revelan

los procesos de negocio para definir el alcance y el tiempo de

implementación del proyecto.

· Análisis: representa el inicio oficial de la implementación y su fin es

el relevamiento detallado de requerimientos y afinamiento del plan

de trabajo.

· Diseño: El objetivo de la fase de diseño es definir la forma de aplicar

los requerimientos del negocio

· Desarrollo: El objetivo de la fase de desarrollo es construir y probar

los componentes del sistema que están definidos y aprobados en las

especificaciones de diseño, incluyendo el desarrollo de las

personalizaciones, integraciones e interfaces, y los procesos de

migración de datos

· Despliegue: La fase de despliegue es donde todos los esfuerzos

realizados por el equipo del proyecto se reúnen para una transición

exitosa a la nueva solución de Microsoft Dynamics

· Operación: La fase de la operación consiste en las actividades

finales que se requieren para cerrar el proyecto, y la transición de la

6

solución y el conocimiento para el cliente. (Community Dynamics,

s.f.).

1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo general

· Automatizar los procesos en la empresa de servicios petroleros, para el

incremento de la productividad y mejor posicionamiento en el mercado.

1.5.2. Objetivos específicos

· Disponer de la información real, confiable y oportuna que se maneja a lo

largo de toda la organización, para que la toma de decisiones sea rápida

y eficiente.

· Reducir los costos operacionales a través de las actividades que

involucran a los procesos, así como también la eliminación de datos y de

operaciones innecesarias o que no agreguen valor.

· Controlar los proyectos desde el inicio (licitación) hasta el final (entrega)

para asegurar la calidad, costos y ejecución en tiempo de los mismos.

7

2. Fundamentación teórica

2.1. Sistema ERP

2.1.1. Concepto

“ERP Gestión de recursos empresariales es un sistema de información

que está diseñado para permitir a las organizaciones cubrir una amplia

gama de funciones e integrarlas en una sola base de datos para

controlar, automatizar y estandarizar todos los procesos de la empresa

como por ejemplo: Proyectos, Manufactura, Cadena de abastecimiento,

planificación maestra entre otros (erp-grupoha4, s.f.).

La arquitectura de los sistemas ERP es modular, lo que permite a las

empresas elegir los módulos que requieren implementar.

A través de los sistemas ERP se maneja información real en tiempo real de

manera confiable, accesible y fácil de compartir

2.1.2. Historia

Los inicios de los sistemas ERP´s datan desde 1945, durante la segunda

guerra mundial ya que el gobierno de EEUU, incorporo softwares

especializados para el control de recursos de materiales bélicos que usaban

en los enfrentamientos (Gestiweb, s,f.).

Con el paso del tiempo estos conceptos llegan a las empresas, las mismas

que implementaban sistemas enfocados a su giro de negocio (distribución,

manufactura, compras, financiero, servicios), sin embargo estas herramientas

no contaban con una integración en todas las áreas de una organización. (Es

decir que los departamentos de una misma trabajaban de forma

independiente ya que no contaban con una interfaz para incluir las

transacciones del negocio).

8

A principio de los años 60 se introduce el concepto MRP (Material Requeriment

Plannig) planificador de las necesidades de material a los sectores productivos

los mismos que utilizaban estas soluciones para el control de inventario,

facturación y otros.

“Según Joseph Orlicky, (1975), define al MRP como una serie de

procedimientos, reglas de decisión y registros diseñados para convertir

el Programa maestro de producción en necesidades netas para cada

periodo de planificación. El objetivo con el que se desarrollo la

metodología MRP, fue sustituir los sistemas de información tradicionales

de planificación y control de la producción”.

Figura 1. Definición del MRP

Tomado de: (Orlicky, 1975)

9

“En los años 80 se crea el MRP II (Manufacturing Resources Plannig),

que abarca todas las funcionalidades del MRP I, y además se sustenta

en un concepto más amplio ya que permite la planificación de materiales

y también las capacidades de fábrica en máquinas y mano de obra

asimismo abarca más departamentos ya no solamente el de producción

sino también compras, contabilidad, etc.” (Díaz, 2010).

El diccionario APICS: “define al MRP II como un método para la planificación

efectiva de todos los recursos de una compañía de fabricación” Orlicky,

(1975).

En la década de los 90, debido a la necesidad de contar con un sistema de

información que permita solventar las decisiones empresariales y además de

la creciente importancia de los plazos de entrega de una planta de

producción. Se crean los sistemas ERP´s que permiten tener una integración

total de todas las áreas de la compañía, así como también un seguimiento de

todas las operaciones y transacciones de una organización.

Figura 2. Estructura de un ERP

Adaptado de: (Davenport, s.f.)

10

2.1.3. Importancia

Los sistemas ERP son esenciales para el desarrollo de las industrias ya que

ayuda a tener un crecimiento ordenado en toda la estructura empresarial, al

mismo tiempo de aumentar la eficiencia, eficacia y calidad en todas sus áreas.

2.1.4. Ventajas

Los sistemas ERP brindan muchas ventajas, entre las cuales tenemos:

· Un sistema que integra a todas las áreas de la empresa.

· Estandarización y automatización de los procesos y flujos de trabajo.

· Aumento de los niveles de productividad y de eficiencia de la

organización.

· Acceder y compartir información confiable fácilmente entre las diferentes

áreas de la organización.

· Evita la duplicidad de operaciones y datos.

· Reducción de costos.

· Control y seguimiento de los procesos.

· Mejorar la atención al cliente.

2.1.5. Desventajas

Por lo general las ventajas superan a las desventajas cuando se implementa un

sistema ERP, sin embargo se presentan algunos inconvenientes que se

detallan a continuación:

· Elevado costo de implementación y customizaciones.

· En varios casos se requiere reingeniería de procesos

empresariales.

· Conformidad de los módulos.

· Falta de disponibilidad de datos maestros cuando se los requiere.

· Resistencia al cambio

11

2.1.6. Selección de un sistema ERP

Para la selección de un ERP por lo general se siguen los siguientes pasos esto

dependerá de los criterios de cada organización.

· Evaluación de la empresa.

· Conformar un equipo de expertos en cada área que se desea

implementar.

· Evaluar las necesidades y limitaciones

· Determinar criterios de selección

· Invitar a participar a proveedores

· Crear documento RFP (request for proposal)

Es un documento que contiene todos los requerimientos de la empresa que va

a implementar la solución ERP, los mismos que son entregados a los

proveedores para que realicen sus propuestas funcionales y de adaptabilidad

del negocio.

A continuación se detalla el RFP de la empresa de servicios petroleros para la

selección del proveedor idóneo.

12

Información General del Oferente

PRODUCTOS DE LA SOLUCIÓNPaís # de años vendiendo el productoNombre Versión Fabricante

Teléfono:

Correo electrónico:Numero de empleados:

Numero de oficinas:

Razón social:

Página web:

Dirección:

Contacto:

Cargo:

Tabla 1. Información general del oferente

13

Respuesta

SUP

MOD

3RD

CST

FUT

NS

Obligatorio

Criterio PrioridadObligatorio/

DeseadoDescripción Comentario

(0-10) SUP MOD 3RD CST FUT NS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Criterios para Respuestas

Explicación

No soportado

Será soportado en versión futura

Soportado con modificaciones (configuración de pantalla, reporte, personalización)

Soportado a través de solución de terceros

Soportado mediante personalización (cambio al código fuente)

Soportado en forma estándar; "out-of-the-box"

2 = No importante

0 = No necesario

Respuesta de oferente

SÍ, únicamente para requerimientos "obligatorios"

Prioridades

10 = Obligatorio

8 = Muy importante

6 = importante

4 = Deseable

Tabla 2. Criterios para respuestas

14

PrioridadObligatorio/Deseado

Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 10

Criterio Respuesta de oferente

1

Comentario

11

Creación para notas de pedido

Facilidad de descargar reporte de pedido sugerido de stockCargar y actualizar parametros de reposición

Ingreso/Cálculo de parámetros de stock mínimo

Gestión de compras

Reposición de Inventario

Visualización de la imagen del artículo GIFT o JPG

En la orden de compra generada debe constar el término de pago a realizarse

Posibilidad de generar ordenes de compra que se asignen a proyectos

Interacción de este módulo con consultas via remota por dpto comercial

Descripción

Código interno de producto

Código de proveedor

Ingreso/Cálculo de parámetros de stock máximo

Ingreso/Cálculo de parámetros de punto de reorden

Tabla 3. Gestión de compras

15


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 101 11

Criterio Respuesta de oferente Comentario

Gestión de compras

Requisición y compra

Manejo de tipos de ordenes de compra; inventario nacional, inventario importado, servicios, gastos generales, activo fijo.

Permitir la fragmentación de la orden de compra de acuerdo al centro de costo asignado

Gestión de circuitos de ordenes de compra

Facilidad para adjuntar archivos, fotos, textos, para justificar el estatus de un proveedor

Distintos flujos y tipos de compra dependiendo del monto

Proceso de colocación de requisiciones por parte de cualquier departamento, centro de costo, sucursal

Flujo de aprobación de requisiciones, con distintos niveles y parámetros

Seguimiento del proceso de requisición, aprobación

Proveedores

Funcionalidad para definir precios, descuentos con los proveedores

Gestión y seguimiento de proveedores

16


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 101 11


Gestión de Inventario

Inventario

Locación de mercadería por bodega, percha, pasillo, rack y compatibilidad con código de barras

Posibilidad de manejar un control de inventarios con todas sus transacciones

Registro de las facturas del proveedor, totalmente integrado con Contabilidad General

El sistema permite verificar la factura contra la nota de pedido /servicio, con todos sus detalles: fecha, cantidad, número, artículo

Determinar precio de venta

Posibilidad de manejar varias bodegas

Posibilidad de integración con proveedores, para gestión automática de las compras

Posibilidad de manejar descripciones propias, descripciones por proveedor

Permitir transacciones de ajuste de inventario y procesamiento(Ejm: pérdida de ítems, deterioro)

Registro y reporte de histórico de stocks de inventario

Tabla 4. Gestión de inventario

17


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 10

Funcionalidad para gestión de proyectos

Facilidad para definir diferentes fases en el proceso de proyectos


1 11

Contar con información centralizada de proyectos para el análisisy estadísticas

Posibilidad de generación de bodegas asociadas a cada proyecto

Enlazar las compras realizadas en proyectos de inversión con módulo de activos fijos o inventario

Realizar asignación de costo de proyectos por centro de costo

Reporte de control y cumplimiento del proyecto

Evaluación de rentabilidad de proyectos

Proyectos

Integración directa con compras y pagos, para realizar la compra de los requerimientos de proyectos, y procesar el pago al proveedor

Tabla 5. Proyectos

18


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 10

Funcionalidad para definir mantenimiento preventivo


1 11

Mantenimiento

Funcionalidad para manejar el mantenimiento y limpieza deequipos y activos (Incluido Vehículos)

Clasificación de mantenimiento: eléctrico, mecánico, civil, hidráulico, etc.

Funcionalidad para registrar mantenimiento correctivo

Información detallada de mantenimientos por equipo, paraanálisis

Registro de usuario que realizó el mantenimiento

Definición de actividades estándar a ejecutar, por tipo de mantenimiento

Posibiliad de ingreso de un cronograma anual de mantenimiento

Herramientas para hacer seguimiento de las actividades de mantenimiento

Herramientas para medir niveles de satisfacción del servicio de mantenimiento recibido

Integración con los módulos de compras y pagos

Tabla 6. Mantenimiento

19


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 10

Carga de documentos digitales para seguimiento de cumplimiento de requerimientos de compras públicas.


1 11

VENTAS

Facilidad de revisión de ímagenes, descripciones vía remota paraventa en campo

Compativilidad para facturación via remota con handheld

El historial de ventas y crédito del cliente es visible al momento del pedido

Reporte de costo, cantidad y margen de venta

Reporte de rentabilidad a nivel de proyectos y/o sub proyectos

Tabla 7. Ventas


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tipo de ítem


1 11

Maestro de Ítems

Código del ítem

Compañía (Del grupo)

Grupo de producto

Descripción

Proveedor principal

Código del ítem en el proveedor

Unidad de medida de compra

Unidad de medida de inventario

Unidad de medida de venta

Factor de conversión de unidades de medida Recepción/Venta

Moneda de adquisición

Grupo contable

Grupo IVA

Fecha de creación y cambio de ítem

Tabla 8. Maestro de ítems

20


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 10

Razón comercial


1 11

Maestro de Proveedores

Código de proveedor

Razón social

Provedor nacional/internacional

Dirección

Información de ubicación adicional

Teléfonos

Moneda de pedidos

RUC/identificación

Condiciones de pago

Código Postal

Datos de transferencia bancaria

Persona de contacto Administrativo

Persona de contacto Técnico

Persona de contacto Comercial

Tabla 9. Maestro de proveedores

21


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 101 11


Nombres

Apellidos

Tipo de contrato

Código de empleado

Cédula

Fecha de nacimiento

Teléfono celular

Teléfono convencional

Historia laboral

Datos de cargas familiares

Edad

Estado Civil

Tipo de sangre

Cargas familiares

Maestro de Personal

Datos generales

Teléfono de persona de contacto

Dirección

Ciudad de residencia

Lugar de nacimiento

Género

Persona de referencia por emergencias

Nombre cargas

Fechas de nacimiento cargas

Cédula de cargas

Tabla 10. Maestro de personal

22


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 101 11


Maestro de Personal

Datos de asignación laboral

Cargo

Área de trabajo

Calificación por evaluación

Fecha de reingreso

Fecha de jubilacion

Código sectorial

Código cargo

Tipo de empleado

Sucursal a la que pertenece

Status de empleado

Varios

Observaciones

Número de calzado

Talla de camiseta

Talla de pantalón

23


Descripción


2 3 4 5 6 7 8 9 101 11


Razón Social/Comercial

Tipo de cliente

Maestro de Clientes

Categoría de cliente

Código de Cliente

Tipo de identificación

Clase de cliente

RUC/cédula/pasaporte

Domicilio

Calle principal

Calle secundaria

Provincia

Ciudad

Cantón

Parroquia

Calificación de cliente

Calificación de crédito

Persona de contacto de cobro

Tipo de descuento

Forma de pago

Observaciones y novedades de cobranza

Tabla 11. Maestro de clientes

24

25

Demostración de los proveedores del sistema ERP.

Selección del ERP.

Formalizar el contrato de proyecto.

2.2. ERP en el mercado

Debido a que las organizaciones deben mejorar constantemente para no

perder competitividad en el mercado y poder ofrecer productos y/o servicios

con altos estándares de calidad. Los sistemas ERP son la solución que les

permite controlar todas las áreas de una empresa, optimizar costos,

incrementar la productividad, control de la información, entre otros.

En el mercado ecuatoriano las soluciones ERP más representativas son las

que se detallan a continuación:

2.2.1. SAP

Las empresas que distribuyen productos de SAP, han logrado posicionarse en

el mercado ecuatoriano gracias a su producto estrella:

“SAP Business One, el mismo que fue diseñado para pequeñas y

medianas empresas las cuales desempeñaban sus operaciones

basadas en plataformas que ya no soportan sus procesos o sistemas

que han sido modificados para el giro de negocio y están en busca de

una solución única e integrada para gestionar todo su negocio. SAP

Business One proporciona a los ejecutivos y gerentes con acceso

instantáneo a la información crítica para el negocio y tener la suficiente

confianza para la toma de decisiones” (Sap one.co.za, s.f.).

26

2.2.2. Oracle

Orace JD Edwards:

“Es un erp de aplicaciones modulares preintegradas específicas de la

industria de negocios diseñados para el despliegue rápido y facilidad de

administración en una arquitectura de Internet pura. Es ideal para las

organizaciones que fabrican, construyen, distribuyen, de servicios, o

administran productos o activos físicos” (Find accounting software, s.f.).

2.2.3. Dynamics AX

“Microsoft Dynamics AX, está diseñado para medinas y grandes

empresas, sus puntos más fuertes son el control de producción y el

comercio electrónico. Este ERP cuenta con una alta funcionalidad que

permite adecuar procesos dependiendo del giro de negocio de la

empresa, al mismo tiempo que ayuda a impulsar oportunidades de

negocio. El sistema Dynamics AX, tiene como particularidad sus bajos

costos de formación, ya que como es un producto Microsoft se integra

con herramientas que muy probablemente los usuarios de la

organización están familiarizados, tales como: Microsoft SQL Server,

BizTalk Server, Exchange, Office entre otras. Microsoft Dynamics

permite la automatización y racionalización de procesos de la cadena de

suministro y de la parte financiera de una forma que permite el éxito

empresarial” (Find accounting software. s.f.).

27

A continuación se muestra el cuadrante de Gartner, en el cual podemos

observar cómo se sitúan las soluciones ERP, a nivel mundial.

Figura 3. Cuadrante de Gartner

Adaptado de:(Computing, s.f.)

2.3. Modelo de excelencia operacional

2.3.1. Concepto

Es un proceso de mejoramiento continuo que se basa en 3 pilares

fundamentales personas, procesos y tecnología los mismos que crean ventajas

competitivas en una empresa. La esencia de la excelencia operacional es la

correcta aplicación de herramientas y metodologías que permitan optimizar e

integrar a los procesos de la organización garantizando altos estándares de

calidad, productividad y satisfacción hacia el cliente.

28

2.3.2. Planeación estratégica

La planeación estratégica determina qué dirección tomara la empresa y

mediante qué mecanismos se llegara al cumplimiento de la misión y visión. La

planeación estratégica permite a las empresas tener mayor rentabilidad, debido

a que las organizaciones que aplican estos conceptos tienden a establecer

metas a mediano y largo plazo lo que les permite controlar el rendimiento de la

compañía (Carreto 2008).

2.3.3. Gestión por procesos

La gestión por procesos es un enfoque sistemático que abarca el estudio,

identificación, cambio y control de los procesos con el que se logra que el flujo

de trabajo de la organización llegue a ser más eficaz, eficiente y productivo.

2.3.4. Cadena de suministro

La cadena de suministro está compuesta de todas las partes que componen ya

sea de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud del cliente.

La cadena de suministros abarca al fabricante, proveedor, transportistas,

almacenistas, vendedores al detalle e incluso a los mismos clientes (Chopra y

Mendil, 2006, p. 3).

2.4. Otras definiciones

2.4.1. Proyectos

“Descrito en forma general, un proyecto es la búsqueda de una solución

inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre

muchas, una necesidad humana. En esta forma, puede haber diferentes

ideas, inversiones de diverso monto, tecnología y metodologías con

diverso enfoque, pero todas ellas destinadas a resolver necesidades del

29

ser humano en todas sus facetas, como puede ser: educación,

alimentación, salud, ambiente, cultura, etc. El proyecto de inversión se lo

puede describir como un plan que, si se le asigna determinado monto de

capital y se le proporciona insumos de varios tipos, podrá producir un

bien o servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general. La

evaluación de un proyecto de inversión, cualquiera que este sea, tiene

por objeto conocer su rentabilidad económica y social, de tal manera que

asegure resolver una necesidad humana en forma eficiente, segura y

rentable. Solo así se posible asignar los escasos recursos económicos a

la mejor alternativa” (Baca, 2001).

2.4.2. Mantenimiento

Mantenimiento se define como el conjunto de acciones enfocadas a conservar

equipos e instalaciones industriales durante su ciclo de vida. Para garantizar el

máximo rendimiento y puedan cumplir con el funcionamiento requerido

cumpliendo altos estándares de calidad y de seguridad (García, 2003 p. 1).

2.4.3. Inventario

Las bases del inventario de una empresa se basan en cuatro tipos, los mismos

que aseguran el correcto funcionamiento.

· Inventario de materias primas: son materiales que ya han sido adquiridos

sin embargo todavía no se los vincula en el proceso productivo.

· Inventario de productos en curso: se los puede denominar productos

semielaborados, es decir que son productos sin terminar y ya no se los

considera como materias primas.

· Inventarios MRO: este tipo de inventarios están enfocados a los

suministros de mantenimiento, reparación y ejecución obligatorios para

garantizar el funcionamiento de la maquinaria y el proceso productivo.

· Inventario de producto terminado: este inventario está destinado a los

productos que están listos para ser vendidos pero que todavía constan

como activos en la empresa (Heizer y Render 2001, pp. 43-44).

30

2.4.4. Gestión de compras

El aprovisionamiento se vincula con actividades de almacenaje e inventario

para consolidar la gestión de compras, la misma que consiste en tener

eficiencia en todas las operaciones de la adquisición de materiales y/o servicios

(Heizer y Render 2001, p. 19).

2.4.5. Finanzas

“La administración financiera se define a través de las funciones y

responsabilidades de los administradores financieros. Aunque los detalles

específicos varían entre las organizaciones, algunas tareas financieras son

básicas. Los fondos se obtienen de fuentes financieras externas y se

distribuyen entre diferentes aplicaciones. En las operaciones de una empresa

debe medirse y controlarse el flujo de fondos. Los beneficios que obtienen las

fuentes de financiamiento asumen la forma de rendimiento, reembolsos,

productos y servicios. Estas funciones básicas deben efectuarse en todo tipo

de organizaciones desde empresas privadas hasta agencias del gobierno,

grupos de asistencias como la Cruz Roja o el Ejército de Salvación, y otras

organizaciones no lucrativas, como museos y grupos de teatro.

Las principales funciones de los administradores financieros son planear,

adquirir y utilizar los fondos en tal forma que se incremente al máximo la

eficacia de operación de la organización. Esto requiere el conocimiento de los

mercados financieros a partir de los cuales se obtienen los fondos, y de la

forma como se toman decisiones solidas de inversión, y se estimulan

operaciones eficaces. Los administradores deben considerar un gran número

de fuentes y usos alternativos de fondos al tomar decisiones financieras. Por

ejemplo, habrá decisiones entre fondos internos o externos, proyectos a corto o

largo plazo, fuentes de fondos a corto o largo plazo, y tasas de crecimiento de

mayor a menor magnitud” (Weston y Brighman, 2005).

31

3. Levantamiento de procesos

3.1. Análisis interno

3.1.1. Análisis actual

La empresa ha tenido un crecimiento importante en los últimos años, sin

embargo durante esta etapa ha perdido su control de crecimiento debido a su

planificación deficiente en proyectos, descontrol de materiales, personal con

alta carga laboral, falta de herramientas de control para toma de decisiones

entre otras. Debido a estas causas se requiere integrar la información en una

sola base de datos, que permita incorporar mejores prácticas de negocio,

disponer de información confiable en tiempo real, planificar eficientemente los

recursos, controlar los costos de operación. Por estos motivos el ERP

seleccionado es el Microsoft Dynamics AX 2012 R2, el cual se ajusta a las

necesidades de la empresa.

32

3.1.2. Organigrama funcional de la empresa

Figura 4. Organigrama funcional de la empresa

33

3.1.3. Misión

“La empresa de servicios petroleros se especializa en ingeniería y

construcción mecánica, civil y eléctrica, comprometida con el

desarrollo industrial nacional, que brinda servicios de calidad basado en

la competencia de nuestro talento humano, garantizando el uso eficiente

de los recursos disponibles para cumplir con las exigencias de nuestros

clientes, preservando estándares de seguridad, calidad, salud

ocupacional y protección del medio ambiente” (semeg, s.f.).

3.1.4. Visión

“Consolidar a la empresa con reconocido prestigio nacional e internacional por

su excelencia operativa, transparencia y calidad en la prestación de nuestros

servicios” (semeg, s.f.).

3.2. Cadena de valor

3.2.1. Cadena de valor de la empresa

Figura 5. Cadena de valor de la empresa

34

3.2.2. Procesos estratégicos

· Gestión por la dirección

Responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del

mercado y de los accionistas, para asegurar la respuesta a dichas necesidades

con base en condicionantes estratégicas

3.2.3. Procesos operativos

· Gestión comercial

· Gestión de operaciones

· Entrega al cliente

Tienen contacto directo con el cliente. Son procesos necesarios para la

realización del servicio a partir de los cuales el cliente percibirá y valorará la

calidad.

3.2.4. Procesos de apoyo

· Gestión de abastecimiento y logística

· Gestión de talento humano

· Administración del SGC

· Gestión de mantenimiento e infraestructura

· Gestión de tecnología

Proveen a la organización todos los recursos necesarios en cuanto a personas,

maquinaria y materia prima, para poder generar el valor añadido deseado por

los clientes.

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROSMacro Proceso: Proyectos Proceso: Cotización Usuario: Diana Palacio

Sub proceso: Licitación Actividades: - Se presenta informe técnico y económico.Código: PRO-001

Caso de uso: Licitación Macro Proceso: Proyectos Proceso: Precios Usuario: Diana PalacioSub proceso: Lista de precios Actividades:

- Licitación de precios- Realizar lista de precios

Código: PRO-002Caso de uso: Costeo de proyectos

Caso de uso: Subroyectos

Macro Proceso: Proyectos Proceso: Presupuesto Usuario: Diana Palacio

Sub proceso: Elaboración de cronograma Actividades: - Determinar actividades- Determinar fechas

Código: PRO-003

Caso de uso: Estructura de descomposición de la tarea (EDT)

Sub proceso: Elaboración de presupuesto Actividades: - Documentar la información necesaria de los gastos que se tendrán en el proyecto.

Código: PRO-004

Caso de uso: Presupuesto de gastos

Sub proceso: Elaboración presupuesto Actividades: - Documentar la información necesaria de los materiales que se van a utilizar en el proyecto.

Código: PRO-004

Caso de uso: Presupuesto materiales

Sub proceso: Elaboración presupuesto Actividades: - Documentar la información necesaria con tiempos y recursos del proyecto.

Código: PRO-004

Caso de uso: Presupuesto de tiempos

Sub proceso: Elaboración de presupuesto Actividades: - Desglose por subproyectos, civil, mecánico, eléctricoCódigo: PRO-004

3.3. Relevamiento de procesos

3.3.1. Relevamiento de procesos – proyectos

Tabla 12. Relevamiento de procesos – proyectos

35

Macro Proceso: Proyectos Proceso: Cargos Usuario: Diana Palacio

Sub proceso: Control de combustible y lubricante

Actividades: - Se carga al proyecto y maquinaria que utiliza, con eso se controla el costo por proyecto y maquinaria de lo que se pide- El control de lubricantes se lo lleva de igual forma- El combustible se hace un prepago, con anticipo

Código: PRO-009Caso de uso: Control de combustible y lubricante

Macro Proceso: Proyectos Proceso: Control de calidad Usuario: Diana Palacio

Sub proceso: Certificación Actividades: - Se tiene certificado de calidad de los materiales que se utilizan.- El dosier de calidad contiene certificaciones pruebas, etc., del proyecto.- Revisión de calidad, estándares, se exige certificados de calidad- En ocasiones se utiliza los materiales sin certificación.- Se revisan que se encuentre en especificaciones los productos de calidad- Para reingreso se hace análisis de calidad de estado de los materiales (análisis de conformidad de los productos)

Código: PRO-008

Caso de uso: Control de calidad

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROS

Macro Proceso: Proyectos Proceso: Cierre Usuario: Diana Palacio

Sub proceso: Cierre de proyectos Actividades: - Cierre del proyecto- Se genera una planilla de proyecto, en función de eso se genera la factura.- Se devuelve una factura una vez generada: construcción, reembolso, costos administrativos, alquiler, venta de activos, venta de chatarra.- Se establecen fechas de facturación y se generan las facturas.

Código: PRO-007

Caso de uso: Costeo de proyectos

36

Sub proceso: Creación de artículos

Actividades: - Los inventarios en bodega tienen localidades especificas- Manejo de pasillos, estanterías, niveles y ubicacionesCódigo: INV-01

Caso de uso: Localidad


Actividades: - Actualmente no lo utilizan

Código: INV-01Caso de uso: Manejo de código de barras


Actividades: - Existe una bodega principal (Sacha) desde la que se recibe y despacha inventarios a los distintos proyectos- Los proyectos son considerados como bodegas satélites- En Quito se podría contar con una bodega en las instalaciones del transportista

Código: INV-01

Caso de uso: Manejo de bodegas


Actividades: -Existen pocos artículos que manejan caducidad a los que requieren controlar el lote.Código: INV-01

Caso de uso: Manejo de número de lote


Actividades: - Se manejará familias para los nuevos códigos.

Código: INV-01

Caso de uso: Categorías de productos


Actividades: - Se estandarizarán las unidades- En el caso de algunos ítems se definirá su unidad de manejo, ejem: Geomalla

Código: INV-01Caso de uso: Definición de unidades

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROSMacro Proceso: Gestión de Inventarios

Proceso: Administración de maestro de artículos

Usuario: Gustavo Cozar


Actividades: - Se manejará una codificación alfanumérica CM-000- Todos los artículos que se consumen en los proyectos están codificados- La creación de un nuevo código se lo administrará en Quito

Código: INV-01

Caso de uso: Codificación ítem

3.3.2. Relevamiento de procesos – inventario

Tabla 13. Relevamiento de procesos – inventario

37

Sub proceso: Ingresos por compras

Actividades: - En bodega principal reciben los materiales en base a la Solicitud de Materiales tipo B (SM-B)- La recepción de los productos, lo realizan a través de las Guías de Remisión del Proveedor, o de las guías de remisión de la empresa, cuando el camión-correo viene de Quito- En Quito emiten una guía de remisión general respecto a los bultos que lleva el camión correo- Se requiere el certificado de calidad del producto, como complemento para su recepción en bodega- Eventualmente, en bodega no saben la referencia de la SM respecto al material que reciben- Eventualmente hay diferencias en las fechas de ingreso del inventario- Eventualmente reciben mas material a lo solicitado- Se procesa la recepción con el documento Ingreso a Bodega. Adicionalmente lo registran en un archivo Excel para la actualización de inventario- Los Ingreso a Bodega originales son enviados a Quito al departamento de compras, quienes validan y arman todos los documentos de respaldo para que contabilidad procese el pago

Código: INV-02

Caso de uso: Recepción material en bodega


Proceso: Transacciones de inventario


Sub proceso: Ingresos por compras

Actividades: - El seguimiento a las recepciones lo realizan a través del número de Solicitud de MaterialesCódigo: INV-02

Caso de uso: Notificación material a recibir

38

Sub proceso: Egresos por proyectos Actividades: - Se lleva un control de egresos a través de tickets denominados Entrega de Combustible Bodega & Tanque- En caso de que el combustible sea despachado en la Estación de Servicio, se requiere el ticket de la Gasolinera, adicionalmente al documento Entrega de Combustible Estación de Servicio/Gasolinera

Código: INV-04

Caso de uso: Despacho de combustibles y lubricantes

Sub proceso: Egresos por proyectos Actividades: - Las necesidades de inventario para los proyectos, las solicitan a través de la Solicitud de Materiales tipo P. En base a este documento despachan - Se transcribe al Egreso de Bodega la información de los materiales que si tienen inventario detallados en la SM-P- Se genera una guía de Remisión para la movilización del producto- En caso de no que la bodega no disponga del material a entregar en el proyecto, crean una solicitud de Materiales tipo B (SM-B)

Código: INV-04

Caso de uso: Despacho de bodega a proyectos

Sub proceso: Egresos por proyectos Actividades: - Se genera el Egreso a Bodega, así como su respectiva guía de remisión

Código: INV-04Caso de uso: Despacho de procura




Sub proceso: Ingreso por devoluciones Actividades: - En el caso de que el proyecto termine, se devuelve el material a Bodega- Se utiliza el formato Re-ingreso

Código: INV-03Caso de uso: Devoluciones de proyectos

39

Sub proceso: Transacciones internas

Actividades: - Eventualmente se realizan préstamos de materiales

Código: INV-05

Caso de uso: Ingreso/Egreso por préstamo


Actividades: - No existe una afectación contable del inventario, por lo que no se lleva un control con conteos Código: INV-05

Caso de uso: Conteos de inventario





Actividades: - Los movimientos de los materiales en el campo, se los registra en los documentos Recepción y Egresos tipo P- Estos movimientos se los registra, para saber los consumos por proyecto

Código: INV-05

Caso de uso: Transacciones en campo

40

Sub proceso: Compra de materiales locales Actividades: - Los proveedores manejan información de múltiplos, pero no lo utilizan actualmente.Código: COM-04

Caso de uso: Manejo de múltiplos en pedidos

Sub proceso: Compra de materiales locales Actividades: - Se realiza un pedido mensual por cada área. Esto para segregar la afectación de costos.

Código: COM-04Caso de uso: Compra de suministros

Sub proceso: Compra de materiales locales Actividades: - Manejan tiempos de entrega relacionados al artículo, no al proveedor

Código: COM-04

Caso de uso: Manejo de tiempos de entrega

Macro Proceso: Gestión de ComprasProceso: Gestión de compras locales


Sub proceso: Compra de materiales locales Actividades: - Las ordenes de compra son generadas desde Excel.- Las ordenes de compra son aprobadas por el jefe de compras y la gerencia comercial.- se adjuntan los siguientes documentos para su aprobación: requisición, cotizaciones, cuadro comparativo y la orden de compra.- Eventualmente se pueden modificar las ordenes de compra, estos cambios lo controla el jefe de compras.

Código: COM-04

Caso de uso: Creación de pedidos de compra locales

Sub proceso: Cotización Actividades: - Se realizan mínimo 2 cotizaciones, en caso de 1 proveedor se realiza una carta.- El analista d abastecimiento y logística valida el requerimiento respecto al inventario existente en el sistema interno.- Se realiza un cuadro comparativo en Excel. Esto lo revisa el jefe y lo aprueba la gerencia comercial.- De una requisición puede haber varias OC, se aprueban por línea de cotización.

Código: COM-02

Caso de uso: Cotización de artículos

Sub proceso: Aprobaciones Actividades: - Las aprobaciones las realizan los jefes, superintendentes y gerencias. Esto no está detallado en el procedimiento de compras- Las aprobaciones se las realiza por la Solicitud de Materiales completa.- No existen aprobaciones por montos.

Código: COM-03

Caso de uso: Aprobación de requisiones

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROSMacro Proceso: Gestión de Compras Proceso: Gestión de requisiones Usuario: Gustavo Cozar

Sub proceso: Requisición Actividades: - Los requerimientos de compras se los realiza a través del formato solicitud de materiales SM.- Todo requerimiento debe pasar por una solicitud de materiales- Las Solicitudes de Materiales SM se las diferencia como Tipo A: Quito , Tipo B: Sacha y Tipo P: Proyecto.- Las SM-P son la base para generar las SM-B.- Existen 4 firmas en la SM para las referencias de: Solicitado, Revisado, Aprobado, Autorizado.

Código: COM-01

Caso de uso: Requerimiento de compras

3.3.3. Relevamiento de procesos – compras

Tabla 14. Relevamiento de procesos – compras

Macro Proceso: Gestión de Compras Proceso: Proveedores Usuario: Gustavo Cozar

Sub proceso: Administración maestro de proveedores Actividades:

- Los proveedores se crean contablemente.- El departamento de compras lleva información del proveedor en carpetas.

Código: COM-08

Caso de uso: Administración proveedores

Sub proceso: Negociaciones en precios Actividades: - Con pocos proveedores se tiene negociado los precios- Se requiere levantar la información

Código: COM-06

Caso de uso: Manejo de lista de materiales

Sub proceso: Negociaciones en descuentos Actividades: - Con pocos proveedores se tiene negociado descuentos- Se requiere levantar la informaciónCódigo: COM-07

Caso de uso: Manejo de descuentos

Sub proceso: Devoluciones en recepción.Actividades: - Cuando se tiene material errado, o fuera de condiciones, se notifica a compras Quito para que lo gestione con el proveedor- Se puede reponer el material o generar una nota de crédito.

Código: COM-05

Caso de uso: Devoluciones en recepción

Macro Proceso: Gestión de ComprasProceso: Gestión de acuerdos comerciales


Sub proceso: Compra de materiales locales Actividades: - Existe un formato único de orden de compra.- Para el caso de contratos que manejan montos altos , se genera otro formato llamado "ordenes de servicio".

Código: COM-04

Caso de uso: Orden de compra

Macro Proceso: Gestión de Compras Proceso: Devoluciones Usuario: Gustavo Cozar

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROSMacro Proceso: Gestión de Compras

Proceso: Gestión de compras locales


Sub proceso: Compra de materiales locales Actividades: - El tiempo de entrega se lo tiene detallado por artículo, mas no por proveedor.

Código: COM-04Caso de uso: Manejo de fechas de entrega

42

Sub proceso: Facturación Actividades: - Facturan otro tipo de proyecto que no son del área petrolera . Ej. Judicatura- Se pueden vender activos fijos

Código: VTA-001Caso de uso: FacturaciónSub proceso: Facturación Actividades:

- El cliente requiere cambio de facturas, por cambio de fecha, o por corrección en cantidades

Código: VTA-001Caso de uso: Anulación Facturas

Sub proceso: Facturación Actividades: - Se factura lo negociado a los costos administrativos por la gestión de Procura

Código: VTA-001Caso de uso: FacturaciónSub proceso: Facturación Actividades:

- Facturación del alquiler de equipos o maquinarias- Se requiere la planilla

Código: VTA-001Caso de uso: Facturación

Sub proceso: Facturación Actividades: - Facturación en base a lo contratado en el proyecto- Se requiere la planilla

Código: VTA-001Caso de uso: FacturaciónConstrucciónSub proceso: Facturación Actividades:

- Lo negociado en Procura, se factura como reembolso- Se requiere la planilla por provisión de materiales- Para la gestión con el cliente, es requerimiento adjuntar la factura del proveedor

Código: VTA-001

Caso de uso: FacturaciónReembolso


Macro Proceso: Gestión de ventasProceso: Ventas Usuario: Daniela Cozar

Sub proceso: Facturación Actividades: - La facturación se lo realiza en base al monto total de las planilla.- Se factura cada planilla individualmente. Si el proyecto tiene 10 planillas, habrán 10 facturas- Las facturas físicas los custodian en Quito. De acuerdo a la necesidad de facturación, los envían a Sacha- En el caso de planillas de Control de Proyectos con Rio Napo, se tiene que reservar el número de factura, para la gestión de la planilla- Para el registro de la factura, estas deben ser emitidas con una fecha posterior a la que se procesa- Se procesan un promedio de 70 facturas al mes

Código: VTA-001

Caso de uso: Facturación

3.3.4. Relevamiento de procesos - ventas

Tabla 15. Relevamiento de procesos - ventas

43

Macro Proceso: Gestión de ventas

Proceso: Gestión de clientes Usuario: Daniela Cozar

Sub proceso: Administración Actividades: - Tienen 2 clientes: Rio Napo y PAMCódigo: VTA-004

Caso de uso: Administración

Macro Proceso: Gestión de ventas

Proceso: Gestión de acuerdos comerciales

Usuario: Daniela Cozar

Sub proceso: Acuerdos en Actividades: - Manejan una lista de precios con Rio Napo. Está negociada desde el 2011

Código: VTA-003Caso de uso: Lista de precios

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROSMacro Proceso: Gestión de ventas

Proceso: Devoluciones Usuario: Daniela Cozar

Sub proceso: Nota de crédito Actividades: - La generación de las Notas de Crédito, se las realiza en base a los oficios del cliente o mails de respaldo

Código: VTA-002Caso de uso: Notas de crédito

44

Sub proceso: Mantenimiento preventivoActividades: - Reporte de tiempos- Reporte de materiales

Código: MTTO-002

Caso de uso: Cierre de orden trabajo

Sub proceso: Mantenimiento preventivoActividades: - Listar tareas - Creación manual de la orden de trabajo

Código: MTTO-002

Caso de uso: Mantenimiento no planificado

Sub proceso: Mantenimiento preventivoActividades: - Reporte de tiempos- Reporte de materiales

Código: MTTO-002

Caso de uso: Mantenimiento no planificado

Sub proceso: Mantenimiento preventivoActividades: - Finalización de orden de trabajo por operario- Cierre de orden de trabajo de mantenimiento

Código: MTTO-001

Caso de uso: Cierre de orden de trabajo

Sub proceso: Mantenimiento preventivo Actividades: - Generación de solicitud de mantenimiento externo- Validación de trabajo realizado- Cierre de las ordenes de mantenimiento

Código: MTTO-001

Caso de uso: Mantenimiento preventivo externo

Sub proceso: Mantenimiento preventivo Actividades: - Creación del plan de mantimiento- Listar tareas

Código: MTTO-001

Caso de uso: Generación de ordenes de trabajo

Sub proceso: Mantenimiento preventivoActividades: - Reporte de tiempos- Reporte de materiales, lubricantes, se tiene horometro, quien realiza el mantenimiento- Se envia requerimiento de compra a bodega por los materiales

Código: MTTO-001

Caso de uso: Reporte de orden de trabajo


Macro Proceso: Gestión de mantenimiento Proceso: Mantenimiento Usuario: Pablo Racines

Sub proceso: Mantenimiento preventivo Actividades: - Creación del plan de mantenimiento- Listar tareas

Código: MTTO-001

Caso de uso: Plan de mantenimiento

3.3.5. Relevamiento de procesos – mantenimiento

Tabla 16. Relevamiento de procesos – mantenimiento

45

Sub proceso: Mantenimiento Actividades: - Equipos menores que están a cargo de mantenimiento, conocer la ubicación de los equipos en los proyectos

Código: MTTO-004Caso de uso: Consumibles

EMPRESA DE SERVICIOS PETROLEROSMacro Proceso: Gestión de mantenimiento

Proceso: Taller mecánico Usuario: Pablo Racines

Sub proceso: ReparacionesActividades: - Generación de productos para un proyecto en específico

Código: MTTO-003Caso de uso: Ordenes de servicio facturables

46

47

3.4. Herramientas de análisis

3.4.1. Diagrama causa – efecto

El diagrama causa-efecto es una herramienta de análisis que nos permite

identificar las causas sobre un problema determinado. En el presente trabajo

de titulación utilizamos esta herramienta para localizar los problemas de cada

departamento, y así implementar las soluciones viables dentro del modelo de

cada uno de los módulos a ser implementados.

48

3.4.2. Diagrama causa efecto – proyectos

Figura 6. Diagrama causa efecto – proyectos

49

3.4.3. Diagrama causa efecto – inventario

Figura 7. Diagrama causa efecto – inventario

50

3.4.4. Diagrama causa efecto - compras

Figura 8. Diagrama causa efecto - compras

51

3.4.5. Diagrama causa efecto – mantenimiento

Figura 9. Diagrama causa efecto – mantenimiento

52

4. Modelamiento y rediseño de procesos

Siguiendo la metodología Sure Step y enfocándose en el análisis de causa-

efecto se realizó el modelo en cada área de la empresa así como también de

los flujogramas.

4.1. Modelamiento módulo gestión de proyectos y contabilidad

4.1.1. Creación del proyecto

Es el comienzo de la parte operativa de proyectos, aquí se configura varios

parámetros que son necesarios para el inicio de los mismos, como son: tipo de

proyecto que en la organización se utilizará; tiempo y material; este tipo de

proyectos tienen la particularidad de que todo el costo se factura al cliente, el

ID del proyecto que en este caso será la orden de trabajo, nombre del proyecto,

conjunto de proyectos que dependerá a la agrupación que se requiera asignar

y por último la identificación de contrato que es simplemente el cliente a quien

se va a prestar los servicios.

4.1.2. Estructura de descomposición de tareas - EDT

Aquí se planifica la ejecución del proyecto es decir las cantidades y los precios

de cada uno de los rubros que se van a realizar. Además abarca la

configuración de subproyectos, tareas y avances según lo estipulado en la

licitación previamente adjudicada.

4.1.3. Pronósticos de costos

Este pronóstico ayuda en la ejecución del proyecto, en la manera que nos

permite detallar todos los costos que se van a asumir en el mismo. El sistema

Microsoft AX maneja tres diferentes tipos de costos los mismos que se detallan

a continuación:

53

· Pronóstico de costo-hora: En este tipo de pronóstico se detallan los

recursos ya sean mano de obra o maquinaria, que se van a necesitar

dentro del proyecto.

· Pronóstico de costo-cargo: En este tipo de pronóstico, nos ayuda a llevar

todas las transacciones tipo cargo, es decir todos los costos del proyecto

que tengan que ver con alimentación, combustible, transporte,

hospedaje y mantenimiento.

· Pronóstico de costo-artículo: En este tipo de pronóstico se podrá llevar a

detalle todos los artículos consumibles que se requieran en el proyecto.

4.1.4. Generación de presupuesto referencial

En la parte de presupuesto referencial se podrá ver de manera general (por

proyecto) o a detalle (por sub proyectos) la planificación que se tendrá de los

costos vs los ingresos y el margen de ganancia bruta.

4.1.5. Registros de consumos

Estos registros se los realiza a través de diarios ya sean estos tipo hora, cargo

o artículo, los cuales nos ayudan a tener la información detallada de manera

sistemática y cronológica a cerca de todos los movimientos, que se están

efectuando en el proyecto los mismos que se verán reflejados en el control de

proyectos.

4.1.6. Hojas de tiempo

Las hojas de tiempo ayudarán a llevar a cabo el control de los avances en cada

proyecto ya que es de vital importancia cumplir con los tiempos establecidos en

la licitación, para no provocar penalizaciones por retrasos

54

4.1.7. Planillaje

En este tema se realiza el cobro de los rubros, dependiendo del avance al que

se haya llegado al finalizar cada mes mientras dure el proyecto. Cabe señalar

que se manejan 3 tipos de formatos de planillas dependiendo de los

requerimientos y de las políticas internas de cada una de los clientes. Las

planillas están automatizadas en la aplicación ERP y se indican en el Anexo

Nro. 1, 2 y 3.

4.1.8. Factura

Antes de proceder a la facturación, se necesita la aprobación de los clientes,

los cuales revisan la planilla conjuntamente con los reportes de los

fiscalizadores del proyecto. Una vez realizado este proceso, se generará la

factura para su respectivo cobro.

4.1.9. Cierre

Esta es la última etapa, en la cual se da por finalizado el proyecto. Una vez que

se encuentra en esta fase, no podrá realizar ningún cambio en ninguna parte

del mismo ya que todas las transacciones que se realizaron ya han sido

registradas y validadas.

4.1.10. Control

El control de proyectos es un área crítica en la empresa, la herramienta ERP

Dynamics AX de Microsoft permite tomar el control de las operaciones en

tiempo real, analizando las diferentes variables en la ejecución del proceso, lo

que ayuda a gestionar de manera integral todos los proyectos. Más detalles de

los tipos de controles y mediciones del proyecto se detallan en el capítulo V.

55

4.1.11. Procura

En algunos proyectos se presentan estos casos, que se explican a

continuación. El tema de procura se lleva a cabo únicamente cuando el cliente,

solicita a la empresa proveedora de servicios, los materiales que se van a

utilizar en algún proyecto. Este proceso consta de 3 etapas:

4.1.12. Solicitud de compra

La solicitud de compra se la elabora dependiendo de los requerimientos

específicos de cada cliente, en base a los proyectos a ejecutarse.

4.1.13. Orden de compra

La orden de compra se genera desde el proyecto adjudicado una vez

conseguida la licitación.

4.1.14. Gestión administrativa

Se genera la factura al cliente por el 5% del valor total de la orden de compra.

56

Nombre de Macro Proceso: Nombre de Sub-Proceso:

Objetivo del Proceso:

Empieza:

Incluye:

Termina:

Código de Proceso

Fecha de Actualización

Entradas:

Proveedores:

Alc

an

ce

Salidas:

Clientes:

Variables a

Controlar:Indicadores:

PROYECTOSGENERACIÓN DE PROYECTO

01-Enero-2015

SMG-PROY-01

Participación en compras públicas

Actividades relacionadas con la programación del proyecto

Detalle de proyectos, sub proyectos y presupuestos

Requerimientos por parte del cliente

Servicios petroleros

Estructura definida del proyecto

Cliente interno

· Información del proyecto adjudicado

· % Proyectos aprobados· No. de proyectos

adjudicados/No. de participaciones de proyectos

Obtener la adjudicación, establecer cronogramas y analizar recursos del proyecto.

ESP

4.1.15. Diagrama de flujo – generación del proyecto

Figura 10. Generación de proyecto

57

Página 1/1

SMG-PROY-01PROYECTOS

Página 1/1


Cliente Jefe de proyectos Control de proyectos

(QUITO)

INICIO

Obtener la adjudicación del proyecto

Documentación especifica del proyecto

Analizar requerimientos del cliente

ESP

Crear el proyecto en el sistema

FIN

Ingresar información general del proyecto

Crear sub proyectos y EDT

Realizar presupuesto referencial de ingresos y

costos

Seguimiento del proyecto

Establecer cronograma de

proyecto

Analizar recursos e insumos

Figura 11. Diagrama de flujo – generación de proyecto

58

Nombre de Macro

Proceso:Nombre de Sub-Proceso:


Empieza:

Incluye:

Termina:

Código de Proceso


Entradas:

Proveedores:

Alc

an

ce

Salidas:

Clientes:

Variables a


PROYECTOSSEGUIMIENTO DEL PROYECTO

01-Enero-2015

SMG-PROY-02

Ingreso de información de consumos del proyecto

Actividades relacionadas con el control de proyecto hasta la finalización del mismo

Envío de documentación al departamento financiero

Registro de consumos diarios del proyecto

Control de proyectos

Facturación de planillas

Cliente interno

· Cantidades a planillar· Consumos por proyecto

· Avance del proyecto real vs pronosticado

Planificar y controlar las diferentes actividades y controles de materiales y actividades en las diferentes etapas del proyecto

ESP

4.1.16. Diagrama de flujo – seguimiento del proyecto

Figura 12. Seguimiento del proyecto

59

Control de proyectos

(SACHA)Superintendente de campo

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Asistente contable

INICIO

Registrar avances y consumos diarios del

proyecto

Verificar ejecución del proyecto

Analizar las etapas del proyecto y el control

presupuestario

Realizar planillas

¿Se aprueba la planilla?

Generar propuesta de factura

SI

Registrar propuesta de factura

Facturar planillas

Enviar documentación al departamento financiero

FIN

NO

Página 1/1

SMG-PROY-02ESP

Figura 13. Diagrama de flujo – seguimiento del proyecto

60



Empieza:

Incluye:

Termina:

Código de Proceso


Entradas:

Proveedores:

Alc

an

ce

Salidas:

Clientes:

Variables a


PROYECTOS PROCURA

01-Enero-2015

SMG-PROY-03

Requerimiento del cliente

Actividades relacionadas con una adquisición adicional de materiales

Despacho de materiales al cliente

Requerimiento del cliente

Proveedores externos

Despacho de materiales

Cliente externo

· Flujo de materiales requeridos

N/A

Elaborar y mantener seguimiento del plan de mantenimiento asignado

ESP

4.1.17. Diagrama de flujo – procura

Figura 14. Procura

61

Página 1/2


Página 1/2


Cliente Superintendente de campoAnalista de abastecimiento y

logística

INICIO

Receptar el requerimiento del

cliente

Solicitud de materiales

1

Cotización

ESP

Realizar solicitud de materiales

Orden de compra

2

Figura15. Diagrama de flujo – procura

62

Página 2/2PROYECTOS

Página 2/2PROYECTOS

Gerente técnico Supervisor de bodega Control de proyecto

SMG-PROY-03

¿Aprueba la orden de compra?

1

ESP

Recibir materiales

2

Acta entrega recepción

Generar propuesta de factura

Facturar con aumento del 5%

FIN

SI

NO

Despacho de materiales

Figura 16. Diagrama de flujo – procura

63

4.2. Modelamiento módulo gestión de información de productos

4.2.1. Productos salidos

En esta funcionalidad, se crean y se definen productos ya sean tipo servicio o

tipo artículo; que serán utilizados en toda la gestión de operaciones de la

empresa.

Los productos tipo artículo son inventariables, mientras que los tipo servicio no

tienen ese tipo de control.

Se configura de manera general las siguientes características para todos los

productos, independientemente del tipo que sean.

4.2.2. Sitio

El sitio es el mismo para cualquier tipo de producto. Se define como sitio a la

ubicación macro del mismo.

4.2.3. Código de producto

El código de producto es manual para todos los productos, se lo diferencia por

su codificación, que es alfanumérica.

4.2.4. Nombre del producto

Se maneja la descripción propia de cada producto, ya sea este tipo artículo o

tipo servicio.

4.2.5. Unidad

Se configura la unidad de compra y de venta de cada producto.

64

4.2.6. Precio

Para definir los precios de los productos tipo artículo se activa con el último

precio de compra, mientras que los artículos tipo servicio, se configuran

dependiendo del acuerdo en que se llegó a la adjudicación del proyecto.

4.2.7. Grupo de dimensiones de almacenamiento

Se manejan 2 grandes grupos:

· Almacén + localidad para los productos tipo artículo.

· Sin dimensiones para los productos tipo servicio.

En el anexo Nro.4 se muestra la planificación del inventario.

4.2.8. Grupo de dimensiones de seguimiento

Para la mayoría de productos, esta funcionalidad no aplica, salvo los que

tengan fecha de caducidad; en este caso se aplica el concepto de lote.

4.2.9. Grupo de modelos de artículo

Se utiliza el promedio ponderado, para los productos tipo artículo, lo que hace

este método es promediar los valores existentes en el inventario, con los de las

nuevas compras y dividirlos para las existentes.

Servicio, para los rubros. No tiene mayor impacto este grupo de modelos de

artículos ya que la característica de los productos tipo servicio así lo

condiciona.

65

4.3. Modelamiento módulo de adquisición y abastecimiento

4.3.1. Solicitud de compra

Las solicitudes de compra son documentos internos, que se pueden generar

desde las oficinas de Quito o desde los proyectos en campo. Esto dependerá

de la necesidad de cada uno de los departamentos involucrados. En el Anexo

Nro. 5, se indica el formato automatizado de solicitud de compra.

4.3.2. Aprobación de las solicitudes de compra

La aprobación de solicitudes se da únicamente cuando dicha solicitud ha sido

enviada, cabe mencionar que todas las solicitudes de compra se rigen a un

flujo de trabajo, el mismo que se parametriza en el sistema ERP, de tal manera

que cada usuario involucrado tiene sus funciones específicas dentro de este

flujo.

4.3.3. Solicitud de cotización

Las cotizaciones se crean cuando las solicitudes de compra han sido

aprobadas. Por políticas de la empresa, se deben realizar mínimo 3

cotizaciones dependiendo de los montos a manejarse o de los acuerdos con

los proveedores previamente establecidos.

4.3.4. Comparativa

La comparativa es un método de selección que brinda el sistema para escoger

la(s) mejores ofertas de los proveedores.

4.3.5. Órdenes de compra

Las órdenes de compra son documentos externos que una vez que han sido

aprobadas, estos son enviados a los proveedores para solicitar la mercancía.

66

Los documentos habilitantes de este proceso están automatizados y su

desarrollo fue enfocado a las necesidades de la empresa. Ver anexo Nro. 6.

4.3.6. Recepción de producto

En la recepción de producto, se verifican las fechas previstas, estado,

cantidades, y normativa técnica, en caso de ser necesario, para los materiales

que van a ser recibidos. El documento habilitante se indica en el anexo Nro.7.

4.3.7. Transferencias entre bodegas

Las transferencias se originan dependiendo de la necesidad y del tipo de

material que se requiera en alguna bodega en específico. En las transferencias,

se originan tanto ingresos, como egresos de bodega, estos formatos están

automatizados en el sistema. Ver anexo Nro. 8 y 9.

4.3.8. Diarios de movimiento

Esta funcionalidad nos permite tener un control de todos los registros de

movimiento de inventario.

67



Empieza:

Incluye:

Termina:

Código de Proceso


Entradas:

Proveedores:

Alc

an

ce

Salidas:

Clientes:

Variables a


ABASTECIMIENTOORDEN DE COMPRA

01-Enero-2015

SMG-LOG-01

Necesidad del bien o servicio

Actividades relacionadas con la elaboración de una orden de compra

Aprobación y envío de la orden de compra

Requerimiento de la unidad solicitante

Aquellos que cumplan con los estándares de calidad requeridos

Orden de compra

Cliente interno

· Calificación y selección de proveedores.

· Revisión de cuadro comparativo de cotizaciones

· % Solicitudes de materiales aprobadas = (SM aprobadas /órdenes de compra aprobadas ) x 100

· Tiempo de ciclo de OC: Días que transcurre desde la generación de la solicitud de materiales y suministros hasta la generación de la orden de compra.

Abastecer de materiales e insumos en campo y oficinas, para poder adquirirlos por medio de un proceso adecuado que optimice la búsqueda de proveedores calificados y que genere una orden de compra que permita obtener productos de calidad.

ESP

4.3.9. Diagrama de flujo – orden de compra

Figura 17. Orden de compra

68

Página 1/2

SMG-MTTO-01ORDEN DE COMPRA

Página 1/2

SMG-MTTO-01ORDEN DE COMPRA

Unidad solicitanteAnalista de abastecimiento y

logística Jefe logístico

INICIO

Solicitar materiales y/o servicios


¿Se aprueba la SM?

1

SI

ESP

Solicitud de

Elaborar la solicitud de materiales

NO

Figura 18. Diagrama de flujo – orden de compra

69

Página 2/2

ORDEN DE COMPRAPágina 2/2

ORDEN DE COMPRA

Coordinador de

abastecimiento y logística Jefe logístico Gerente financiero

SMG-LOG-01

1

ESP

Realizar cotización y seleccionar

proveedores

¿Aprueba OC?

Analizar comparativa de

cotizaciones

Generar orden de compra

Cotización

Orden de compra

¿Aprobación final OC?

SI

Enviar OC aprobada al proveedor

NO

SI

NO

FIN

Figura 19. Diagrama de flujo – orden de compra

70

Nombre de Macro

Proceso:

Nombre de Sub-Proceso:


Empieza:

Incluye:

Termina:

Código de Proceso


Entradas:

Proveedores:

Alc

an

ce

Salidas:

Clientes:

Variables a

Controlar:

Indicadores:

ABASTECIMIENTODESPACHO DE MATERIALES

01-Enero-2015

SMG-LOG-02

Pedido de materiales

Actividades relacionadas al despacho de materiales

Entrega del material y aprobación de entrega-recepción

Pedidos de materiales por el personal pertinente

Bodega

Entrega del material solicitado

Unidad solicitante (cliente interno)

· Documento de entrega-recepción· Guía de remisión

· % Entregas a tiempo = (No. entregas a tiempo/ No. Entregas totales) x 100

Enviar los materiales y suministros solicitados, mediante la aprobacion y control de egreso del producto de bodega, en tiempos establecidos y forma adecuada.

ESP

4.3.10. Diagrama de flujo – despacho de materiales

.

Figura 20. Despacho de materiales

71

Página 1/1

SMG-LOG-02DESPACHO DE MATERIALES

Página 1/1

SMG-LOG-02DESPACHO DE MATERIALES

Unidad Solicitante Supervisor de bodega Bodeguero

ESP

INICIO

SM Aprobada

Realizar requisición de materiales

Generar transferencia

Realizar picking de materiales Egreso de

materiales

Trasladar el material a bodega satelite

Guía de remisión

Entregar el material y firmar acta

entrega-recepción

FIN

Acta de entrega-

recepción

Figura 21. Diagrama de flujo – despacho de materiales

72

4.4. Modelamiento módulo gestión de servicio

4.4.1. Grupos de objetos de servicio

Los grupos de objeto de servicio sirven para clasificar los diferentes tipos de

maquinaria. Ej. Maquinaria liviana, pesada, equipos varios, etc.

4.4.2. Objetos de servicio

Los objetos de servicio sirven para identificar la maquinaria susceptible de

mantenimiento. Cada máquina cuenta con un código alfanumérico, descripción

y a qué grupo pertenece.

4.4.3. Tareas de servicio

Son las operaciones que se realizan a las máquinas, ya sean rutas diarias,

reparaciones o modificaciones, que se tengan que realizar.

4.4.4. Etapas de servicio

Son las distintas etapas por la que pasa una orden de servicio. En este

modelamiento se crearon las siguientes etapas:

· Creado: En esta etapa se abre la orden de servicio, se puede

eliminar o modificar la misma.

· Proceso: La orden de servicio está en ejecución, en esta etapa

se puede modificar, cancelar y registrar consumos parciales.

· Programado: En esta etapa se verifican los consumos en que

incurrió la orden.

· Terminado: Es la etapa de cierre de la orden de servicio, en la

cual se registran los consumos totales de la misma.

73

4.4.5. Intervalos de servicio

En los intervalos de servicio, se define la frecuencia con la que se realizará el

mantenimiento ya sea de equipos o de instalaciones.

4.4.6. Ventanas de tiempo

En las ventanas de tiempo, se especifica los límites de tiempo de la orden

desde y hasta (horas, días o meses) en los cuales pueden ser ejecutadas.

4.4.7. Contratos de servicio

El contrato de servicio es la planificación del mantenimiento; en esta

funcionalidad, que ofrece el sistema, permite especificar el grupo de contrato

de servicio; la Id del proyecto; las fechas de inicio y finalización; así como

también el técnico responsable.

El mantenimiento se realizará a los objetos de servicio, que tienen un alto y

medio nivel de criticidad. Los mismos que se dividen en grupos de objetos de

servicio para poder llevar un mejor control de la maquinaria. En esta

programación del servicio se llevará a detalle el tipo de transacción; trabajador;

categoría; relación de objeto de servicio; tareas de servicio; intervalo de

servicio; y, código del artículo que se utilizara únicamente si se requiere algún

tipo de repuesto que se vaya a consumir durante el mantenimiento.

El contrato de servicio generará automáticamente el número de órdenes de

servicio requeridas para cada uno de los objetos, además de indicar el tipo de

tarea, que se debe realizar, según la planificación previamente establecida.

74

4.4.8. Orden de servicio

Las órdenes de servicio son utilizadas para registrar los consumos de artículos,

horas-hombre o cargo que se van realizando acorde a los contratos de servicio,

y de esta forma se verán reflejados financieramente.

En el caso de que se requiera registrar los consumos de un mantenimiento

urgente, esto se debe realizar creando una orden de servicio manual, teniendo

muy en cuenta a que proyecto se atara la respectiva orden.

75

Nombre de Macro

Proceso:Nombre de Sub-Proceso:


Empieza:

Incluye:

Termina:

Código de Proceso


Entradas:

Proveedores:

Alc

an

ce

Salidas:

Clientes:

Variables a


MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO

01-Enero-2015

SMG-MTTO-01

Creación del plan de mantenimiento

Actividades relacionadas con la ejecución del plan de mantenimiento

Cierre y registro de la orden de servicio

Plan de mantenimiento

Coordinador de mantenimiento

Registro de orden

Coordinador de mantenimiento

· Reporte de orden de trabajo

· Tiempo total desde el ingreso del equipo al taller hasta la puesta en marcha del mismo

· Análisis de costo beneficio de las reparaciones de máquinas y equipos

Elaborar y mantener seguimiento del plan de mantenimiento asignado

ESP

4.4.9. Diagrama de flujo – mantenimiento

Figura 22. Procesos de mantenimiento

76

Página 1/2

SMG-MTTO-01MANTENIMIENTO

Página 1/2

SMG-MTTO-01MANTENIMIENTO

Coordinador de

mantenimientoTécnico de instalación

Proveedor vehículos /

maquinaria

INICIO

Crear el plan de mantenimiento

Registro de horas y kilometraje

¿Requiere mantenimiento

externo?

1

Crear contratos de servicio

Generar ordenes de servicio

automaticas

Cerrar y registrar orden de servicio

FIN

Ejecutar reparaciones

Controlar consumos en las ordenes de servicio

Reporte de orden de trabajo

Mantenimiento

SI

NO

ESP

2

Figura 23. Diagrama de flujo – mantenimiento

77

Página 2/2MANTENIMIENTO

Página 2/2MANTENIMIENTO

Superintendente de campoAnalista de abastecimiento y

logística Gerente técnico

SMG-MTTO-01


Cotización

Orden de compra

¿Aprueba orden de compra?

1

2

SI

NO

ESP

Figura 24. Diagrama de flujo – mantenimiento

78

5. Medición de la productividad y control de proyectos

La productividad debe entenderse como una medida de las salidas generadas

por un proceso y sus entradas, en función de prestar servicios o producir

bienes. Es decir, si producimos más o mejores bienes con los mismos

recursos, aumentaremos la productividad.

La productividad se define como:

Productividad = Resultado alcanzado / recursos utilizados

Debido a que el “núcleo” de la empresa de servicios petroleros son los

proyectos, es necesario aplicar controles durante todas las fases del proyecto,

iniciando desde el presupuesto, pasando por la ejecución y culminando en el

cierre del mismo.

En todas las fases ya mencionadas, la solución ERP Microsoft Dynamics AX

permite tener varios controles, que se detallan en este capítulo. Lo que

conduce a las gerencias a monitorear al proyecto y tener la menor desviación

posible en base a lo planificado. Esto se verá evidenciado como aumentos

tanto de la rentabilidad como de la productividad. Cabe mencionar que la

información que permite dar seguimiento se puede generar en tiempo real,

para poder tomar acciones y direccionar a los proyectos y alcanzar el

crecimiento empresarial esperado.

79

5.1. Presupuesto del proyecto adjudicado

Tabla 17. Presupuesto del proyecto adjudicado

1. HORMIGON ARMADO PARA FACILIDADES DE SUPERFICIE1

2. CONSTRUCCION DE CAJAS PULL BOX CQ-01/CQ-02/PB-02/VENT BOX

3. SISTEMAS DE DRENAJES

PRECIO TOTAL

LAS CANTIDADES INDICADAS SON REFERENCIALES, SE PAGARA LO REALMENTE EJECUTADO

$ 126.868,00

$ 126.868,00

$ 279.725,00

$ 27.010,40

$ 433.603,40

$ 160.902,00

$ 87.780,00

$ 25.795,00

$ 5.248,00

$ 27.010,40

$ 3,99

$ 3,85

$ 32,80

$ 1.350,52

El TIEMPO DE DURACIÓN DEL PROYECTO ESTA SUJETO A CAMBIOS SEGÚN EL CLIENTE

$ 634,34200,00

300,00

22.000,00

6.700,00

160,00

20,00

m3

m3

m

und

pulg-m

m3

SUB TOTAL 2:

3

3,1

SUB TOTAL 3:

Construcción de cunetas revestidas con hormigón armado (f´c=180kg/cm2, inc. excavación, hormigón simple, malla electrosoldada y vertederos PVC d=2´´)

1,2

1,3

1,4

2

2,1

SUB TOTAL 1:

Provisión e instalación de cerramiento de malla galvanizada con alambre de púas en la parte superior, 3,00 metros de altura (con cadena de amarre de hormigón armado)

Provisión e Instalación de Geomalla Tensar BX-1100 o similar

Provisión e instalación de alcantarilla de acero corrugada con cabezales de sacos arena cemento

Construcción de cajas de hormigón armado, pull box químicos, eléctricas, vent box (f´c=210 kg/cm2, inc. excavación, tapa metálica, ángulos, cinta, impermeabilizante, etc.)

UNIDAD CANTIDADPrecio

UnitarioPrecio fina l

PRESUPUESTO

1,1

Hormigón simple en losas de piso, vigas de cimentacióny fundiciones en general, correspondientes a manifold, químicos, variadores y sumidero, f¨c=210kg/cm2(incluye replanteo, encofrado, colado, resanado y limpieza de obra)

$ 536,34

LOCACION: B-56

ITEM

CLIENTE

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

TERMINOS Y CONDICIONES DE LA COTIZACION DE PRECIOS

PROYECTO: SERVICIO TECNICO ESPECIALIZADO PARA PROVISION Y COLADO DE HORMIGON ARMADO PARA SUPERFICIES Y DRENAJES.

FECHA DE EMISION: 18-DIC-2014

DESCRIPCION

FORMULARIO N° 2

CANTIDADES Y PRECIOS DEL SERVICIO

DESGLOCE DE RUBROS: LAS CANTIDADES INDICADAS SON REFERENCIALES

80

5.2. Presupuesto referencial de costos

A continuación se detallan los costos en los que incurrirá el proyecto.

Tabla 18. Presupuesto referencial de costos

$ 88,807.60SUBTOTAL 3:

TOTAL COSTOS $ 290,885.49

3 3. SISTEMAS DE DRENAJES

3.1Construcción de cunetas revestidas con hormigón armado (f´c=180kg/cm2, inc. excavación, hormigón simple, malla electrosoldada y vertederos PVC d=2´´)

m3 200.00 $ 35,523.04 $ 37,299.19 $ 15,985.37 $ 88,807.60

2 2. CONSTRUCCION DE CAJAS PULL BOX CQ-01/CQ-02/PB-02/VENT BOX

2.1


m3 20.00 $ 8,751.37 $ 9,723.74 $ 972.37 $ 19,447.49

$ 16,894.71

$ 6,276.27

$ 1,031.80

$ 262.40

SUBTOTAL 1: $ 182,630.40

SUBTOTAL 2: $ 19,447.49

$ 34,234.20

$ 4,127.20

$ 918.40

$ 57,057.00

$ 10,318.00

$ 2,624.00

$ 16,546.53

$ 5,159.00

m

und

pulg-m

22,000.00

6,700.00

160.00

$ 39,420.99 $ 112,631.40$ 56,315.70

1.2

1.3

1.4



Provisión e instalación de alcantarilla de acero corrugada con cabezales de sacos arena cemento $ 1,443.20

PRESUPUESTO REFERENCIAL DE COSTOS

O.S. 120982 - SERVICIO TÉCNICO ESPECIALIZADO PARA PROVISIÓN Y COLADO DE HORMIGÓN ARMADO PARA SUPERFICIES Y DRENAJES.

1

COSTO CARGO

COSTO TOTAL

1. HORMIGÓN ARMADO PARA FACILIDADES DE SUPERFICIE

CANTIDADUNIDAD

PROYECTO:

ITEM DESCRIPCIÓNCOSTO HORA

COSTO ARTÍCULO

1.1


m3 300.00

81

$ 126,868.00 $ 88,807.60SUBTOTAL 3:

SUB TOTAL 2:

SUB TOTAL 1:

TOTAL: $ 433,603.40 $ 290,885.49


$ 27,010.40 $ 19,447.49

3.1Construcción de cunetas revestidas con hormigón armado (f´c=180kg/cm2, inc. excavación, hormigón simple, malla electrosoldada y vertederos PVC d=2")

m3 200.00 $ 126,868.00 $ 88,807.60


$ 279,725.00 $ 182,630.40

$ 27,010.40 $ 19,447.49

2.1


m3 20.00

$ 87,780.00

$ 25,795.00

$ 5,248.00

$ 57,057.00

$ 10,318.00

$ 2,624.00

m

und

pulg-m

22,000.00

6,700.00

160.00

1.2

1.3

1.4




1 1. HORMIGÓN ARMADO PARA FACILIDADES DE SUPERFICIE

1.1


m3 300.00 $ 160,902.00 $ 112,631.40

ANÁLISIS DE PRONÓSTICO DE INGRESOS VS PRONÓSTICO DE COSTOS

PROYECTO: O.S. 120982 - SERVICIO TÉCNICO ESPECIALIZADO PARA PROVISIÓN Y COLADO DE HORMIGÓN ARMADO PARA SUPERFICIES Y DRENAJES.

UNIDAD CANTIDADINGRESO

TOTALCOSTO TOTALITEM DESCRIPCIÓN

5.3. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos

Tabla 19. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos

82

$ 0.00$ 50,000.00

$ 100,000.00$ 150,000.00$ 200,000.00$ 250,000.00$ 300,000.00

PRONOSTICO DECOSTOS

PRONOSTICO DEINGRESOS

MARGEN DEGANANCIA

HORMIGÓN ARMADO PARA FACILIDADES DE SUPERFICIE $ 182,630.40 $ 279,725.00 $ 97,094.60

CONSTRUCCION DE CAJAS PULL BOX CQ-01/CQ-02/PB-02/VENT BOX

$ 19,447.49 $ 27,010.40 $ 7,562.91

SISTEMA DE DRENAJES $ 88,807.60 $ 126,868.00 $ 38,060.40

O.S. 120982 - SERVICIO TÉCNICO ESPECIALIZADO PARA PROVISIÓN Y COLADO

DE HORMIGÓN ARMADO PARA SUPERFICIES Y DRENAJES.

5.3.1. Pronóstico de costos vs ingresos y margen de ganancia por sub proyectos

Figura 25. O.S. 120982 – Servicio técnico especializado para provisión y colado de hormigón armado

para superficies de drenaje

83

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

HORMIGÓN ARMADO PARAFACILIDADES DE SUPERFICIE

CONSTRUCCION DE CAJAS PULL BOXCQ-01/CQ-02/PB-02/VENT BOX

SISTEMA DE DRENAJES

35%

28%30%


PORCENTAJE DE GANANCIA

Figura 26. O.S. 120982 – Servicio técnico especializado para provisión y colado de hormigón armado para

superficies de drenaje.

84

$ 0.00

$ 50,000.00

$ 100,000.00

$ 150,000.00

$ 200,000.00

$ 250,000.00

$ 300,000.00

$ 350,000.00

$ 400,000.00

$ 450,000.00

PRONÓSTICODE COSTOS

PRONÓSTICODE

INGRESOS

MARGEN DEGANANCIA

O.S. 120982 - SERVICIO TÉCNICOESPECIALIZADO PARA PROVISIÓN

Y COLADO DE HORMIGÓNARMADO PARA SUPERFICIES Y

DRENAJES.

$ 290,885.49 $ 433,603.40 $ 142,717.91

5.3.2. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos por proyecto

33%

Figura 27. Análisis de pronóstico de ingresos vs pronóstico de costos por proyecto

85

5.4. Avance real del proyecto

Tabla 20. Avance real del proyecto

$ 455,277.75

SUB TOTAL 1:

SUB TOTAL 2:

PRECIO TOTAL

SUB TOTAL 3: $ 130,356.87

$ 41,866.12

$ 283,054.76



m3 200.00 C0064 $ 634.34 205.50 $ 130,356.87

2 2. CONSTRUCCIÓN DE CAJAS PULL BOX CQ-01/CQ-02/PB-02/VENT BOX

2.1


m3 20.00 C0027 $ 1,350.52 31.00 $ 41,866.12

6982.00 $ 26,880.70

1.4Provisión e instalación de alcantarilla de acero corrugada con cabezales de sacos arena cemento

pulg-m 160.00 P0025 $ 32.80 160.00 $ 5,248.00

1.3Provisión e Instalación de Geomalla Tensar BX-1100 o similar

und 6,700.00 P0034 $ 3.85

320.00 $ 171,628.80

1.2Provisión e instalación de cerramiento de malla galvanizada con alambre de púas en la parte superior, 3,00 metros de altura (con cadena de amarre de hormigón armado)

m 22,000.00 P0029 $ 3.99 19874.00 $ 79,297.26

CANTIDADREAL

VALOR REAL


1.1


m3 300.00 H0023 $ 536.34

AVANCE REAL DEL PROYECTO


ITEM DESCRIPCIÓN UNIDADCANTIDADESTIMADA

CODIGO DE ARTÍCULO

PRECIOUNITARIO

86

-5000

0

5000

10000

15000

20000

25000

H0023 P0029 P0034 P0025

m3 m und pulg-mCANTIDADESTIMADA 300.00 22000.00 6700.00 160.00

CANTIDADREAL 320.00 19874.00 6982.00 160.00

DESVIACIÓN 20 -2126.00 282 0

Can

tid

ad

es


5.4.1. Análisis de avance real sub proyecto–1

Figura 28. Hormigón armado para facilidades de superficie

87

-0,1

-0,08

-0,06

-0,04

-0,02

0

0,02

0,04

0,06

0,08

H0023 P0029 P0034 P0025

6%

-10%

4% 0%


Figura 29. Porcentaje de ejecución respecto a lo pronosticado

88

5.4.2. Análisis de avance real sub proyecto-2

0.00

20.00

40.00

CANTIDADESTIMADA

CANTIDADREAL

DESVIACIÓN

20.0031.00

11.00[m3]

2. CONSTRUCCIÓN DE CAJAS PULL BOX CQ-01/CQ-02/PB-02/VENT BOX

Figura 30. Construcción de cajas PULLBOXCQ-01/CQ-02/PB-02/VENTBOX

89

0%

10%

20%

30%

40%

35%


Figura 31. Construcción de cajas PULLBOXCQ-01/CQ-02/PB-02/VENTBOX

90

0.00

50.00

100.00

150.00

200.00

250.00

CANTIDADESTIMADA

CANTIDADREAL

DESVIACIÓN

200.00 205.50

5.50

[m3]


5.4.3. Análisis de avance real de sub proyecto-3

Figura 32. Sistemas de drenajes

91

0%

1%

2%

3%

3%


Figura 33. Sistemas de drenajes

92

$ 306,275.08

SUB TOTAL 1: $ 184,879.66

SUB TOTAL 2: $ 30,144.6095

SUB TOTAL 3: $ 91,250.81



m3 205.50 $ 36,499.92 $ 38,324.92 $ 16,424.97 $ 91,249.81


2.1


m3 31.00 $ 13,564.62 $ 15,071.80 $ 1,507.18 $ 30,143.6095

$ 1,057.23 $ 10,572.28

1.4Provisión e instalación de alcantarilla de acero corrugada con cabezales de sacos arena cemento

pulg-m 160.00 $ 918.40 $ 1,443.20

$ 51,543.22

$ 262.40 $ 2,624.00

1.3Provisión e Instalación de Geomalla Tensar BX-1100 o similar

und 6982.00 $ 4,228.91 $ 5,286.14

$ 60,070.08 $ 18,021.02 $ 120,140.16

1.2Provisión e instalación de cerramiento de malla galvanizada con alambre de púas en la parte superior, 3,00 metros de altura (con cadena de amarre de hormigón armado)

m 19874.00 $ 30,925.93 $ 14,947.53 $ 5,669.75

ARTÍCULO CARGO TOTAL


1.1


m3 320.00 $ 42,049.06

TOTAL CONSUMOS

COSTOS REALES DEL PROYECTO


ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD HORA

5.5. Costos reales del proyecto

Tabla 21. Costos reales del proyecto

93

PROYECTO:

ITEM DESCRIPCIÓN UNIDADCANTIDAD ESTIMADA

PRECIO UNITARIO

$ 160.902,00 320,00 $ 171.628,80

CANTIDAD REAL

PRECIO FINAL REAL

1

PRECIO FINAL ESTIMADO


m3 300,001,1

1,2

1,3

1,4

Provisión e instalación de cerramiento de malla galvanizada con alambre de púas en la parte superior, 3,00 metros de altura (con cadena de amarre de hormigón armado)Provisión e Instalación de Geomalla Tensar BX-1100 o similar

m

und

2

EJECUCION DEL PROYECTO (PRONÓSTICO VS REAL)


$ 87.780,00

$ 25.795,00

$ 5.248,00

19874,00

$ 536,34

pulg-m

m3 20,00 $ 1.350,52 $ 27.010,40


$ 32,80

$ 79.297,26

$ 26.880,70

$ 5.248,00

22.000,00

6.700,00

160,00

6982,00

160,00

$ 3,99

$ 3,85

$ 634,34 $ 126.868,00

31,00 $ 41.866,12

3




2,1


205,50 $ 130.356,87

$ 433.603,40 $ 455.277,75PRECIO TOTAL:

3,1Construcción de cunetas revestidas con hormigón armado (f´c=180kg/cm2, inc. excavación, hormigón simple, malla electrosoldada y vertederos PVC d=2´´)

m3 200,00

5.6. Tablero de control de ejecución del proyecto

Tabla 22. Ejecución del proyecto (pronóstico vs real)

94

1

H0023 m3 $ 160.902,00 $ 171.628,80

UNIDADPRECIO FINAL

ESTIMADOPRECIO FINAL

REAL

1,2


P0029 m $ 87.780,00 $ 79.297,26

1,1


1,3Provisión e Instalación de Geomalla Tensar BX-1100 o similar

P0034 und $ 25.795,00 $ 26.880,70

1,4Provisión e instalación de alcantarilla de acero corrugada con cabezales de sacos arena cemento

P0025 pulg-m $ 5.248,00 $ 5.248,00

2

2,1


C0027 m3 $ 27.010,40 $ 41.866,12


C0064 m3 $ 126.868,00 $ 130.356,87

$ 455.277,75$ 433.603,40

SUB TOTAL 3:

TOTAL

$ 126.869,00 $ 130.357,87

CÓDIGO DE ARTICULO



SUB TOTAL 2: $ 27.011,40 $ 41.867,12

3

ITEM

SUB TOTAL 1: $ 279.725,00 $ 283.054,76

DESGLOSE DE PRECIOS PRONOSTICADOS VS REALES



PROYECTO:

DESCRIPCIÓN

5.7. Tablero de control en base a ingresos del proyecto

Tabla 23. Desglose de precios pronosticados vs reales

95

ANÁLISIS DE INGRESOS VS COSTOS - REALES


ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDADINGRESO

TOTALCOSTO TOTAL


1,1


m3 320,00 $ 171.628,80 $ 120.140,16

1,2


m 19.874,00 $ 79.297,26 $ 51.543,22

1,3Provisión e Instalación de Geomalla Tensar BX-1100 o similar

und 6.982,00 $ 26.880,70 $ 10.572,28

1,4Provisión e instalación de alcantarilla de acero corrugada con cabezales de sacos arena cemento

pulg-m 160,00 $ 5.248,00 $ 2.624,00

SUB TOTAL 1: $ 283.054,76 $ 184.879,66


2,1


m3 31,00 $ 41.866,12 $ 30.143,6095

SUB TOTAL 2: $ 41.866,12 $ 30.143,61



m3 205,50 $ 130.356,87 $ 91.249,81

SUBTOTAL 3: $ 130.356,87 $ 91.249,81

TOTAL: $ 455.277,75 $ 306.273,08

5.8. Análisis de ingresos vs costos reales

Tabla 24. Análisis de ingresos vs costos reales

96

ITEM DESCRIPCIÓN INGRESOS COSTOS GANANCIA

MARGEN DE

GANANCIA

BRUTA

11. HORM IGÓN ARM ADO PARA

FACILIDADES DE SUPERFICIE$ 283.054,76 $ 184.879,66 $ 98.175,10 53%

2

2. CONSTRUCCION DE CAJAS

PULL BOX CQ-01/CQ-02/PB-

02/VENT BOX

$ 41.866,12 $ 30.143,61 $ 11.722,51 39%

3 3. SISTEM AS DE DRENAJES $ 130.356,87 $ 91.249,81 $ 39.107,06 43%

5.9. Margen de ganancia a nivel de sub proyectos

Tabla 25. Margen de ganancia a nivel de sub proyectos

97

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%Tít

ulo de

l eje

Título del eje

5.10. Margen de ganancia de proyectos

Tabla 26. Margen de ganancia de proyectos

53% 39%

43%

1

3 2

DESCRIPCIÓN INGRESOS COSTOS GANANCIAMARGEN DE GANANCIA

BRUTA


$ 455.277,75 $ 306.273,08 $ 149.004,67 49%

Figura 34. Margen de ganancia a) Hormigón armado para facilidades de superficie, Construcción de cajas pull box CQ-1/CQ-2/PB-02/VENT BOX

Sistema de drenajes

98

6. Conclusiones y recomendaciones

6.1. Conclusiones

La empresa de servicios petroleros no contaba con un sistema formal de

información.

La organización tenía programas informáticos dispersos, lo que ocasionaba

desorden además de falta de control sobre sus procesos y sus datos.

No existían herramientas ni información en línea, que permitan tomar

decisiones conforme se vayan presentando adversidades en el giro de negocio.

La falta de integración y automatización de procesos ocasionaba bajas

considerables en la eficacia de la empresa así como también ejecutando

procesos que no agregan valor.

La falta de control en los proyectos fue uno de los puntos que se logró mejorar

notablemente con la implementación de la aplicación ERP. Además de

controlar la trazabilidad de inventarios y control de activos.

Con la implementación del ERP, se logró integrar la información y los

departamentos de la empresa.

Se logró automatizar los procesos clave de la organización, así como también

suprimir procesos que no agregan valor.

Se redujo de manera drástica la documentación en los procesos.

Existieron problemas de resistencia al cambio por parte del personal, lo cual se

contrarrestó con reuniones internas de cada área de la organización, que

consistían en difundir la cultura ERP que envuelve las buenas prácticas de

99

negocios y obviamente los beneficios que trae a la compañía, tanto a mediano

y largo plazo.

6.2. Recomendaciones

Los sistemas ERP están sujetos a mejora continua. Se deben analizar los focos

que puedan incrementar su rendimiento; por ejemplo, integración con

dispositivos móviles, para control de inventario, equipos y maquinaria.

Implementar módulos que no fueron considerados inicialmente en la

implementación, pero que después de un estudio minucioso, son necesarios

para la empresa y se detallan a continuación:

· RRHH: permite gestionar toda la estructura organizacional, desarrollo de

empleados, contratación, planes de capacitación.

· Nomina: maneja toda clase de compensación bajo la normativa legal

ecuatoriana.

· Planificación maestra: permite identificar las previsiones necesarias para

el cálculo de los requisitos de acuerdo a la demanda; planificar los

requerimientos de materiales; y optimizar la planificación de inventarios.

La designación de usuarios claves es realmente importante, ya que estas

personas deben ser los jefes de proceso de cada área de la compañía, para

que sean un apoyo durante todo el proceso de implementación.

La data maestra debe ser elaborada a inicios de la implementación ya que

estas matrices son muy extensas y son los cimientos para un correcto

funcionamiento de la empresa.

100

Las capacitaciones a usuarios claves, se la deben realizar a detalle en cada

uno de los módulos del sistema, ya que estos son los encargados de transmitir

el conocimiento al resto de la empresa.

La información de la empresa debe ser confidencial por tal razón, se crean

roles de usuario. Esto restringe y permite a los trabajadores acceder a los datos

necesarios para ejecutar sus procesos.

Actualizar los costos de artículos para tener información y balance reales.

101

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Edición. MACGRAW-HILL/INTERAMERICANA de México S.A. México -

México D.

103

ANEXOS

CODIGO UNIDADCANTIDAD ESTIMADA

TARIFA UNITARIA

TOTAL $

DESCRIPCION RUBRO 10

DESCRIPCION RUBRO 5

DESCRIPCION RUBRO 6

DESCRIPCION RUBRO 7

DESCRIPCION RUBRO 8

DESCRIPCION RUBRO 9

REVISADO POR (CLIENTE):

FISCALIZADOR MECANICO:

FECHA DE APROBACION:

TOTALELABORADO POR (CONTRATISTA):

CONTROL DE PROYECTOS:

ELABORADO POR (CLIENTE):

FISCALIZADOR CIVIL:

REVISADO POR (CONTRATISTA):

SUPERINTENDENTE DE PROYECTOS:

DESCRIPCION

DESCRIPCION RUBRO 1

DESCRIPCION RUBRO 2

DESCRIPCION RUBRO 3

DESCRIPCION RUBRO 4

PROYECTO / SUBPROYECTO

CLIENTE ANEXO DE EJECUCION DE TRABAJO

ORDEN DE EJECUCION No. PLANILLA No.

PERIODO DE EJECUCION:

PROYECTO:

FECHA INICIO:

FECHA FIN:

PERIODO DE FACTURACION:

EPS

Anexo 1. De ejecución de trabajo

CODIGO UNIDADCANTIDAD ESTIMADA

CANTIDADES NO

EJECUTADAS

CANTIDADES ADICIONALES

CANTIDAD TOTAL

TARIFA UNITARIA

TOTAL OT - FINAL

PROYECTO / SUB PROYECTO

CLIENTE ANEXO DE EJECUCION DE TRABAJO

ORDEN DE EJECUCION No. PLANILLA No. PROYECTO:

PERIODO DE EJECUCION:

PERIODO DE FACTURACION:

FECHA INICIO:

FECHA FIN:

DESCRIPCION

TOTALELABORADO POR (CONTRATISTA):

CONTROL DE PROYECTOS:

REVISADO POR (CONTRATISTA):

SUPERINTENDENTE DE PROYECTOS:

ELABORADO POR (CLIENTE):

FISCALIZADOR CIVIL:

REVISADO POR (CLIENTE):

FISCALIZADOR MECANICO:

FECHA DE APROBACION:

EPSAnexo 2. De ejecución de trabajo

VALOR TOTAL

PREVIO ESTE PERIODO ACUMULADO PREVIO

SUB TOTAL (1)

12% IVA

TOTAL USD

CANTIDADES

PROYECTO OT No.

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD ESTIMADA UNIDAD PRECIO UNITARIO

FECHA:

SUB TOTAL:

FISCALIZADOR CLIENTE: CONTRO DE COSTOS CLIENTE: SUPERINTENDENTE EPS:

FECHA: FECHA:

EPSCLIENTE

Anexo 3. Proyecto OT.

PERÍODO INVOLUCRADOS OBJETIVO

Semanal BodeguerosMantener un control semanal del manejode inventario y la rotación de productos(control interno de bodega).

MensualSupervisor de Bodega y Bodegueros

Mantener un reporte de los inventariosrealizados mensualmente de tal maneraque se haga una comparación con elinventario semanal.

Trimestral

Coordinador de Inventarios & Materiales, Supervisor de Bodega y Bodegueros

Consolidar información para tener unestimado y controles parciales sobre elavance y manejo del inventario.

Anual

Coordinador de Inventarios & Materiales, Supervisor de Bodega y Bodegueros

Presentar reporte de cierre de año con lasvariantes y manejo del inventario del añocompleto.

Anexo 4. Planificación de toma de inventario

ITEM CODIGO CANTIDAD UNIDAD

NOMBRE:

CARGO:

FIRMA:

SOLICITUD DE MATERIALES Y SERVICIOS

SOLICITADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:

Fecha: DD/MM/AAMATERIALES:SERVICIOS:

DESCRIPCION

MATERIALES:

OT:PROYECTO:LOCALIDAD:

EPS

Anexo 5. Solicitud de materiales y servicios

CODIGO CANTIDAD UNIDAD COSTO DESCUENTO SUBTOTAL

JEFE DE MATERIALES JEFE LOGISTICO GERENTE DE ABASTOS

SOLICITANTE:

PROYECTO:

NOMBRE:RUC:

DIRECCION:TELEFONO:

No. 0000000001

Fecha: DD/MM/AA

DATOS DEL PROVEEDOR

ORDEN DE COMPRA

CODIGO:

DESCRIPCION

CORREO:

MATERIALES Y/O SERVICIOS

TRANSPORTE

TOTAL

SUBTOTAL

DESCUENTO

SUBTOTAL

GRAVADO 0%

GRAVADO 12%

SUBTOTAL

EPS

Anexo 6. Orden de compra

ITEM CODIGO UNIDAD CANTIDAD SM PROVEEDOR

C.I.

HORA DE LLEGADA:

RECIBI CONFORME:

C.I.

C.I.

HORA DE SALIDA:

RECIBI CONFORME:

DESTINATARIO

DESPACHO

TRANSPORTISTA

NOMBRE:

FIRMA:

NOMBRE:

FIRMA:

NOMBRE:

FIRMA:

DESCRIPCION

PUNTO DE PARTIDA:

PUNTO DE LLEGADA:

FECHA DE CADUCIDAD:

CLIENTE:

DIRECCION:

GUIA DE REMISION

FECHA DE EMISION:

MATERIALES

No. 0000000000

MOTIVO DE TRASLADO:

DEVOLUCION:

TRASLADO:

VENTA:

COMPRA:

OTROS:

EPSAnexo 7. Guía de remisión

ITEM CODIGO UNIDAD CANTIDAD

NOMBRE:

CARGO:

FIRMA:

ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:

DD/MM/AA

MATERIALES

DESCRIPCION

ORDEN COMPRA No.INGRESO No.FECHA:

INGRESO A BODEGA

ALMACEN:LOCALIDAD:PROYECTO:

EPSAnexo 8. Ingreso a bodega

PRESTAMO:

TRANSFERENCIA:

ITEM CODIGO UNIDAD CANTIDAD

FIRMA:

DD/MM/AA

MOTIVO:

NOMBRE:

CARGO:

ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:

FECHA:

MATERIALES

DESCRIPCION

EGRESO No.

PROYECTO:

EGRESO A BODEGA

ALMACEN:LOCALIDAD:

EPSAnexo 9. Egreso a bodega

facultad de ingenierÍa y ciencias...

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