Facturación ElectrónicaASLE – 14/01/2011

Estado del Arte

• La emisión de facturas en papel supone un coste muy importante para las empresas (impresión, envío, gestión, almacenamiento,…). El uso de la factura electrónica promete reducir significativamente estos costes.

• Oportunidad para mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad y productividad de la empresa, simplificando las tareas administrativas, ahorrando papel y espacio físico, reduciendo el tiempo dedicado a estas tareas y mejorando el control interno de la facturación y las tareas de gestión asociadas.

Firma electrónica

• Un documento o un mensaje firmado electrónicamente incorpora una huella digital que sólo puede ser generada por el firmante y que garantiza que el contenido del mismo no ha sido modificado desde su firma. Se pueden incorporar diversas firmas una sobre otra como confirmaciones o acuses de recibo.

Aplicaciones de firma electrónica

• Sinadura, de ESLE http://www.sinadura.net

• FacturaE, de AEAT http://www.facturae.es

• Portable Signer: http://portablesigner.sourceforge.net

• Ecofirma, de MITYC http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_info/ecofirma/index.html

• Ef4ktur, de Diputaciones https://www.ef4ktur.com/

Entidades de certificación

• Empresa:

▫ Izenpe

▫ FNMT

▫ Camerfirma

• Personas físicas:

▫ ONA, tarjeta ciudadano de Izenpe

▫ DNI-e

Factura electrónica

• Documento con la misma validez legal que una factura en papel, pero en soporte digital.

• Su transmisión es digital o telemática.

• Está firmada digitalmente por un certificado emitido por una autoridad certificadora reconocida, lo que garantiza la autenticidad de su origen y su integridad,

Ventajas de facturación electrónica

• No es necesario almacenar las facturas, sino la base de datos de la que se generan.

• Fácil acceso a las facturas (búsqueda, visualización, descarga, impresión y auditoría).

• Control de las modificaciones.

• Legibilidad y transmisión rápida y efectiva.

• Minimización de los errores humanos de la intervención manual al ser procedimientos automatizados.

Funcionamiento

• El proveedor debe acordar con el cliente la remisión electrónica de factura. Si el cliente no está de acuerdo no podrá emitirse en este formato.

• El proveedor genera la factura, la firma digitalmente y la envía, pudiendo conservar la factura íntegra o sólo la base de datos que la ha generado.

• El cliente la recibe telemáticamente, debe verificar la autenticidad y vigencia del certificado y almacenar digitalmente tanto la factura como la información relativa a la comprobación de la validez de la firma.

Ahorro de tiempo y dinero

• Para el emisor se produce un ahorro mínimo de 2 minutos de tiempo por factura y de coste de 0,70€ por factura.

• Para el receptor hay un ahorro mínimo de 5,5 minutos de tiempo por factura más los días de entrega y recogida y un ahorro de coste mínimo de 2,66€ por factura.

Pasos para la emisión

• Obtener la aceptación del receptor de las facturas de que éstas sean emitidas en formato electrónico.

• Disponer de firma digital reconocida.• Implantar un software específico que permita la

firma de las facturas.• Emitir las facturas firmadas utilizando la firma y

el software específico implantado.• Almacenar en un base de datos las facturas o los

datos que permiten generarlos.

Pasos para la recepción

• Recibir telemáticamente la factura (habitualmente mediante una conexión a internet, correo electrónico, ftp, repositorio, …).

• Comprobar, además de los contenidos de la factura, su autenticidad mediante la firma de que debe disponer.

• Procesar las facturas de la manera que se haga habitualmente: validación, contabilización, conversión a formato interno, pago, …

• Almacenar las facturas electrónicas en su formato original (factura y firma) permitiendo su fácil acceso, búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección.

Verificar una factura electrónica

• El emisor deberá facilitar al receptor el procedimiento de verificación, indicando el sistema usado y la entidad certificadora.

• Controlar que la firma que acompaña a la factura se corresponda con los datos del firmante.

• En caso de querer imprimir una factura digital para conservarla impresa, debe realizarse mediante un procedimiento especial que incorpore la firma autentificada gráficamente.

• Tanto las facturas emitidas como recibidas deben conservarse, así como los datos origen y los mecanismos de verificación de las firmas.

Digitalizar facturas en papel

• En caso de querer conservar electrónicamente facturas recibidas en papel, se puede realizar mediante un procedimiento denominado “Digitalización Certificada”.

• El proceso utiliza dispositivos homologados para convertir la factura en una imagen digital que es además firmada electrónicamente.

• Este proceso permite a la empresa deshacerse de las facturas originales en papel.

Formatos de facturas

• En principio no hay un formato concreto en el que tengan que desarrollarse las facturas electrónicas.

• Puede usarse PDF, XML, DOC, HTML, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.

• Puede enviarse por correo electrónico, FTP, en una página web, un web service o cualquier otro.

Algunos proveedores de software:

http://www.facturae.es• EDATALIA: http://www.ecofactura.es/

• SERES: http://www.e-factura.net

• EDICOM: http://www.edicomgroup.com/es/einvoicing.htm

• ASIMELEC-FENITEL: https://feniteldigital.es/efactura/

• GESOFICINA: http://www.gesoficina.info/

• BINOVO: http://www.binovo.es