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Manual versión 1.0
Facturación
Definiciones
®
Facturación Definiciones
Manual versión 1.0
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INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 3
Capítulo 1: La sección definiciones 4
1.1 Los ordenantes 4
1.1.1 La pestaña cuentas 5
1.1.2 La pestaña configuración 6
1.1.3 Otras pestañas de la aplicación ordenante 7
1.2 Los periodos 7
1.3 Las series 8
1.4 Los conceptos 9
1.4.1 La pestaña general 9
1.4.2 La pestaña tarifas 9
1.4.2.1 Tarifas de imputación del tipo consumo 10
1.4.3 La pestaña descuentos 11
1.4.4 La pestaña periodos 11
1.4.5 La pestaña idiomas 12
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Introducción
Para utilizar el módulo Facturación el usuario deberá introducir
los datos en los elementos que aparecen en la sección
Definiciones.
A lo largo de este manual se irán describiendo los conceptos
que intervienen en dicha sección con el fin de que el usuario
conozca ya no sólo su relevancia sino también la conexión que
tiene con los demás componentes.
Objetivos
A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias
para alcanzar los siguientes objetivos:
1. Conocer los elementos que intervienen en el módulo y
proceso de facturación.
2. Identificar la relación que existe entre los elementos que
intervienen en el proceso de facturación.
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Capítulo 1: La sección definiciones
1.1 Los ordenantes
Los ordenantes son las entidades que van a generar las
facturaciones, entre otras acciones.
Pueden existir varios ordenantes asociados a un centro educativo,
por ejemplo el mismo centro educativo, el AMPA del centro, la
escuela deportiva, u otros.
Para crear un nuevo ordenante el usuario deberá recorrer la
siguiente ruta:
Al pulsar sobre el botón “Nuevo” el usuario podrá introducir los
datos referentes al nuevo ordenante. Figura 1.
Fig.1
A continuación el usuario encontrará la información a cerca de la
gestión de las carpetas que componen la aplicación “Ordenantes”.
Facturación Definición Ordenantes
Los ordenantes son las
entidades que generan
facturaciones, entre otras
acciones.
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1.1.1 Cuenta del ordenante
Para definir una nueva cuenta bancaria asociada a un ordenante el
usuario deberá pulsar sobre el botón “Nuevo” de la pestaña
“Cuentas”. Un ordenante puede tener asociadas tantas cuentas
como necesite.
Fig.2
• Entidad: Al pulsar sobre el botón de “Buscar” el usuario
podrá seleccionar la entidad a la que pertenece su cuenta.
También podrá introducir el código del banco si lo conoce.
Para que Alexia introduzca correctamente el código de la
entidad es necesario que el usuario pulse sobre la tecla
“Tabulación”.
• CCC: En la línea CCC introducirá el número de cuenta
bancaria.
• IBAN: En la línea IBAN escribirá la serie de caracteres
alfanuméricos que identifican la cuenta en cualquier parte
del mundo. El objetivo del IBAN es facilitar los cobros y
pagos transfronterizos, así como evitar costes y demoras.
Es posible que el usuario no conozca el IBAN asociado a su
cuenta. Para ello, habiendo introducido el código del
banco y el número de cuenta, pulsará sobre el icono del
campo CCC. Si por el contrario el usuario conoce el IBAN
pulsando sobre el icono de su campo Alexia escribirá la
cuenta bancaria en las casillas correspondientes a la CCC.
• Sufijo: es el número de 3 cifras que el banco da al
ordenante para que pueda gestionar las facturaciones y
otros.
• La cuenta contable: habitualmente será la 572.
Un ordenante puede tener
asociadas tantas cuentas
bancarias como necesite.
Al definir una cuenta el
usuario podrá escribir:
• Entidad
• Cuenta corriente
• IBAN
• Sufijo
• Cuenta contable
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1.1.2 La pestaña configuración
Al pulsar sobre la pestaña “Configuración” aparecerá la pantalla
que muestra la figura 3.
Fig.3
Si el usuario señala la opción “Seleccionar todos los alumnos” al
realizar la facturación Alexia seleccionará todos los alumnos que,
en ese período, tengan asociados algún concepto.
Si el usuario señala la opción “Seleccionar todos los bancos” al
realizar la facturación Alexia seleccionará todos los bancos y la
“ventanilla”.
Si el usuario señala la opción “Seleccionar todos los conceptos”
Alexia seleccionará aquellos conceptos asignados a ese ordenante
y que pertenezcan al período sobre el que está facturando.
El campo “Vencimiento en papel” corresponde al modelo de recibo
que el usuario entregará a los titulares en ventanilla en formato
papel.
Si el usuario señala la opción “Encadenar soporte bancario al
facturar” en el proceso de facturación Alexia generará el archivo
de forma directa.
En la pestaña configuración
el usuario podrá definir
conceptos que luego Alexia
tendrá en cuenta en el
momento de realizar el
proceso de facturación.
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Si el usuario señala la opción “Incluir ventanilla en soporte
bancario” el banco gestionará los recibos de ventanilla cobrando
por ello una cantidad adicional.
1.1.3 Otras pestañas de la aplicación ordenante Desde la pestaña “Ventas” el usuario podrá acceder a la ficha de
un nuevo período de ventas. Para mayor información puede
consultar el manual “El módulo de ventas: gestión del proceso de
ventas”.
En la pestaña “Facturaciones” el ordenante podrá consultar el
listado de facturaciones que haya generado.
En la pestaña “Documentador” el usuario podrá asociar un archivo
que esté relacionado con el ordenante y que sea de especial
interés para su información. Por ejemplo la tarjeta del NIF del
ordenante.
1.2 Los periodos Con esta aplicación el usuario podrá definir los periodos o espacios
de tiempo que comprende una facturación. Cada centro deberá
decidir si establecer los períodos de forma mensual, trimestral,
semestral u otra, según proceda.
Fig.4
En la pestaña “General” deberá incluir a qué año escolar pertenece
el periodo y las fechas de inicio y fin del mismo, así como el orden
dentro del conjunto de períodos.
En la pestaña “Facturaciones” el usuario podrá consultar el listado
de las mismas una vez hayan sido generadas.
El usuario podrá definir los
periodos que comprende
una facturación.
Nota: Las pestañas “Series” y “Conceptos” se explicarán
a lo largo de este manual.
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1.3 Las series
El objetivo de las series es el de clasificar los recibos en base a los
servicios prestados por el ordenante. Cada ordenante puede tener
tantas series como necesite.
Para poder facturar, el usuario deberá tener, al menos, una serie
creada.
En la figura 5 se muestra la pantalla que la aplicación ofrece al
pulsar “Nueva” serie.
Fig.5
• En el campo “Serie” el usuario dará un código máximo de 4
caracteres alfanuméricos.
• En el campo “Descripción” el usuario podrá anotar los
datos que considere necesarios para definir la serie que
está creando. Este espacio es muy útil de forma especial
cuando existe más de un usuario que intervenga en el
proceso de facturación.
• En el campo “Próximo recibo” el usuario puede introducir
un número concreto. A su vez puede calcular el último
número utilizado.
• En el campo “Ordenante” el usuario asignará la serie al
ordenante que corresponda. Como en otras ocasiones
podrá ayudarse pulsando sobre el botón “Buscar”. Si lo
necesita podrá visualizar la ficha del ordenante pulsando
sobre el botón “Mostrar ficha”.
La finalidad de las series es
la de clasificar los recibos
en base a los servicios
prestados por el ordenante.
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1.4 Los conceptos
Los conceptos son todos aquellos bienes, actividades y/o servicios
prestados a los alumnos que generan un gasto.
Al crear un concepto nuevo el usuario le dará un nombre y un
nombre reducido y lo asignará a un ordenante como se muestra en
la figura 6.
Fig.6
1.4.1 La pestaña general
El campo “Tipo de imputación” puede ser:
• Manual: el concepto tendrá un importe fijo.
• Consumo: el concepto tendrá un importe final variable en
función de la cantidad consumida. Por ejemplo comedor
de 1 día 10€ y comedor de 20 días 8€.
• Ventas: que vincula el concepto al tipo ventas explicado en
el manual del Módulo ventas.
El usuario podrá indicar que el concepto que está creando declara
el 182, es decir, corresponde a un donativo.
Si el usuario marca el check de “¿Negativo?” estará definiendo el
concepto como un concepto negativo, del tipo Beca por ejemplo.
1.4.2 La pestaña tarifas
La tarifa corresponde al precio fijado para el concepto y depende
del tipo de imputación definida en la pestaña general.
En esta pestaña el usuario podrá definir distintas tarifas para un
mismo concepto.
Los conceptos son todos
aquellos bienes, actividades
y/o servicios prestados a
los alumnos que generan
un gasto.
En la pestaña general el
usuario podrá definir el tipo
de imputación pudiendo
ser:
• Manual
• Consumo
• Ventas
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Si el usuario marca el check “¿Es base?” la tarifa se asignará a
aquellos alumnos que no tengan ninguna otra tarifa. Un concepto
únicamente puede tener una tarifa del tipo base.
Fig.7
El importe máximo es un campo no obligatorio, pero el usuario
podrá marcarlo con el fin de evitar posibles errores, ya que el
sistema detectará, en el caso de que suceda, que el usuario
introduce un importe superior al establecido.
1.4.2.1 Tarifas de imputación del tipo consumo
Si el usuario ha elegido el tipo de imputación como de consumo, al
definir una nueva tarifa podrá indicar a Alexia el importe según
cada cantidad consumida como muestra la figura 8.
Fig.8
En el ejemplo de la figura 8 si el alumno consume 1 unidad el
importe final del concepto será de 100€, si consume 2 unidades el
importe final del concepto será de 150€, y si consume 3 unidades
el importe final del concepto será de 195€.
Otro ejemplo puede ser que las 19 primeras unidades se cobren a
10€ y a partir de la 20 y hasta 100 se cobren a 8€. La figura 9
muestra el modo como el usuario debería introducir estos
importes para este ejemplo.
Un concepto puede tener
definidas distintas tarifas.
Un concepto sólo podrá
tener una tarifa base.
Alexia permite asignar
distintas tarifas a un
concepto dependiendo del
consumo que de él se
realice.
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Fig.9
Así, en el caso de consumir 19 unidades el importe final será 190€
y en el caso de consumir 25 unidades el importe final será 200€.
1.4.3 La pestaña descuentos
En esta pestaña Descuentos el usuario deberá marcar los alumnos
a los que les aplicará el descuento pudiendo restar una cantidad,
aplicar un tanto por ciento, sumar un importe o cobrar
exactamente la cantidad indicada, es decir, un valor fijo.
Puede darse la situación de que a un alumno se le quiera aplicar un
incremento de una cantidad por algún motivo del tipo “coste
adicional”. En este caso el usuario seleccionará el signo + además
de indicar el importe.
Los descuentos no aparecen en el vencimiento que el titular
recibe. En él sólo aparece la cantidad final sin detallar las
operaciones que se han realizado. En el caso de las becas
Cospa&Agilmic recuerda que el usuario deberá utilizar el concepto
negativo explicado en el punto 1.4.1 de este manual.
A un alumno sólo se le puede aplicar un descuento por concepto.
1.4.4 La pestaña periodos
En esta pestaña el usuario podrá determinar a qué períodos
pertenecerá el concepto que está creando o definiendo.
Para crear un nuevo período el usuario deberá acceder a la
aplicación correspondiente explicada en el punto 1.3 de este
manual.
Alexia permite aplicar
descuentos a determinados
alumnos de 4 formas
distintas (-, +, %, =).
A un alumno sólo se le
aplicará un descuento por
concepto.
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Es recomendable marcar el check “¿Es periódico?” en los
conceptos que se factura en algunos meses. Por ejemplo el
concepto: “Piscina cubierta” facturable en los meses de verano. Al
realizar la facturación sólo aparecerán los conceptos asignados al
período de la facturación. Dicho de otro modo, si el usuario desea
que un concepto aparezca en un período determinado será en este
check donde deberá señalarlo. Figura 10.
Fig.10
1.4.5 La pestaña idiomas
En esta pestaña el usuario podrá escribir el nombre del concepto
en otros idiomas.
Si el usuario marca el
concepto como periódico
éste se facturará en
aquellos meses que el
propio usuario determine.