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Transportes Castores de Baja California, S.A. De C.V.

Transportes Castores de Baja California, S.A. De C.V.

Facturacin

INSTRUCTOR:EDWIN CUTBERTO CARRILLO RUIZ

Transportes Castores de Baja California, S.A. De C.V.

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Reglas del curso

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Respeto

Pedir la palabra

Mantener sus celulares y radios en modo de vibracin

Permanecer dentro de la sala todo el tiempo

Participacin y atencin

Objetivo

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Que los participantes conozcan e identifiquen cada uno de los procesos que se efectan en el departamento de Facturacin para su impacto en las diferentes reas.

Proceso para documentar

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Formato de remisin para documentar

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Proceso para la recepcin y documentacin de Mercanca

1.- DE LA REMISIN Y RECEPCIN DE LA MERCANCA:A) EL BODEGUERO DEBER RECIBIR LA REMISIN VERIFICANDO QUE SE ENCUENTREN LOS DATOS COMPLETOS.B) EL BODEGUERO DEBER VERIFICAR LO INDICADO EN LA REMISIN CONTRA LA MERCANCA FSICAMENTE (TANTO DE CLIENTES DE VENTANILLA COMO A CLIENTES DE RECOLECCIN).C) ES RESPONSABILIDAD DEL BODEGUERO QUE ANTES DE PASAR A DOCUMENTAR LA REMISIN, ESTA CUENTE CON SU FIRMA DE RECEPCIN DE MERCANCA Y LA FIRMA DEL CLIENTE DE CONFORMIDAD.D) SER RESPONSABILIDAD DEL BODEGUERO COLOCAR EN LA REMISIN LA UBICACIN CORRECTA EN DONDE SE ENCONTRAR LA MERCANCA, ADEMS DEL PESO Y MEDIDAS DE LA MISMA.D) SER OBLIGACIN DEL BODEGUERO ACOMODAR LA MERCANCA EN LA UBICACIN CORRECTA SEGN EL REA DESIGNADA EN BODEGA.

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Reglas para la documentacin

REGLA #1: NO SE ACEPTARAN REMISIONES ALTERADAS, ES DECIR, CON TACHADURAS O CON LETRADIFERENTES A LA DEL RESTO DE LA REMISIN, EN DADO CASO SE LE PEDIR AL CLIENTE VOLVER ALLENAR UNA REMISIN NUEVA.REGLA #2: QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO SUSTITUIR UNA REMISIN OBTENIENDO LOS DATOSCONTENIDOS EN LA MERCANCA SIN UNA AUTORIZACIN PREVIA DE LA GERENCIA.2.- DE LA FACTURACIN: QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO COLOCAR CUALQUIER TIPO DE SIGNO, SMBOLO O NUMERO ADICIONAL AL MARCADO EN LA REMISIN

EN CASO DE QUE AL DOCUMENTAR LA REMISIN SE TUVIERA UN ERROR, ESTA DEBER REEMPLAZARSE

POR OTRA COLOCANDO EN LAS OBSERVACIONES SUSTITUYE A LA REMISIN # PARA EVITAR DUPLICARTALONES Y COLOCAR SIGNOS ADICIONALES.

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Control de Facturacin

3.- DE LOS REPORTES DE FACTURACIN:

SER OBLIGACIN DE CADA DOCUMENTADOR GENERAR UN REPORTE DE SUS TALONES FACTURADOS EN EL DA, Y CONCILIARLO CONTRA LAS REMISIONES FSICAS QUE AMPARAN CADA TALN; LAS CUALES DEBERN ESTAR COMPLETAS Y EN ORDEN, POSTERIORMENTE DEBERN SER ENTREGADAS AL JEFE DE DOCUMENTACIN DEL TURNO CORRESPONDIENTE.

4.- DEL ETIQUETADO DE LA MERCANCA:

SER OBLIGACIN DEL BODEGUERO COLOCAR LAS ETIQUETAS DE MANERA CORRECTA A LA MERCANCA QUE SE ENCUENTRA FSICAMENTE EN BODEGA.

SER RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA OPERATIVA EL SUPERVISAR QUE SE ESTE CUMPLIENDO CON EL PROCESO DEL PUNTO ANTERIOR, SE REALIZARAN REVISIONES ALEATORIAS.

Se introduce a la siguiente ruta:

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Facturacin

Se elige el tipo de documento:Taln en pesos

Taln en dlar

Reposicin en pesos

Reposicin en dolares

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Facturacin

Factura: Aplica para todos los talones de clientes de Ventanilla, Continuos y Convenio.

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Documento fiscal

Traslado: Aplica nicamente para clientes con convenio que requieren una factura maestra al final del mes (Esta opcin es previamente autorizada por el Corporativo)

El sistema te muestra la opcin de Camin completo, la cual debe ser activada solamente cuando se trate de este Servicio, es decir cuando se trata de Paquetera se captura la palabra NO

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Servicio de Completo

En caso que se trate de un Servicio de Camin Completo se captura la palabra SI y en el siguiente campo se habilita el tipo de Unidad que se ocupara para realizar el Viaje, ya sea Torton o Triler.

Se captura los datos del cliente:

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Servicio de Ocurre

Nota: Se selecciona 'Ocurre' si el cliente pasa a la oficina destino a recoger la mercanca.

Si el cliente quiere asegurar su mercanca, se introduce el valor de la mercanca del cliente en Valor declarado y el porcentaje de ese valor que pagar por seguro

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Servicio de Seguro

*NOTA IMPORTANTE: PARA LA MERCANCA QUE SE DOCUMENTE EN VENTANILLA, HACIA LAS FRONTERAS DE LA RECUBLICA SE DEBE EXIGIR AL CLIENTE:

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El porcentaje de seguro es del 1% sobre el VALOR DECLARADO para toda la Repblica Mexicana.

IDENTIFICACIN OFICIAL(IFE,PASAPORTE, LICENCIA, ETC.)

FACTURAS QUE AMPAREN LA MERCANCA.

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Polticas de Seguro de mercanca

Las mercancas que no pueden ser aseguradas y adems el flete debe ser documentado con las condiciones PAGADO-PAGADO ( excepto clientes con crdito o convenio ) son :

Producto qumicoMenajes (incluye muebles)PerecederosCristalesCermicas

Castores no asegura mercanca frgil que se pueda romper o daar fcilmente

El documentador puede asegurar importes hasta $300,000.00, y a partir de $300,001.00 hasta $500,000.00 debe ser autorizado por el gerente de trafico y en importes mayores a esta cantidad solamente pueden ser autorizados por TRAFICO NACIONAL.

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Formas de Pago

En la celda Condiciones de pago se introduce la forma en que ser pagado el total del servicio:

Pagado (lo paga dentro de las instalaciones)

Cobrar Origen (Si tiene cuenta de crdito)

Cobrar al Destinatario

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Mtodo de Pago

En la celda Mtodo de pago se introduce la forma en que ser pagada la factura al momento de documentar, si esta es diferente a la que marca el sistema:

Cheque

Transferencia Electrnica de Fondos

Deposito en Cuenta

Efectivo

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Remitente

En caso que la mercanca se recoja en un domicilio distinto al fiscal, se capturan los datos en el campo de Se recoger.

Si el cliente solicita los datos del domicilio donde se recoge la mercanca, en el campo de los datos fiscales, se oprime la tecla F6 y se le asigna el registro correspondiente, en caso de existir mas registros.

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Destinatario

En caso que la mercanca se entregue en un domicilio distinto al fiscal, se capturan los datos en el campo de Se entregara.

Si el cliente solicita los datos del domicilio donde se entregara la mercanca, en el campo de los datos fiscales, se oprime la tecla F6 y se le asigna el registro correspondiente, en caso de existir mas registros.

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Posteriormente, se capturarn la descripcin de la mercanca, dicha descripcin abarca:

Cantidad

Etiquetas

Empaque. (Caja, Reja de madera, etc.)

Que se dice que contiene

Peso Y/O Mts3.

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Se introducen los costos que aplican:

Flete: Costo por el traslado de mercanca de un punto a otro.

Seguro: Generado previamente (Valor declarado y % de seguro).

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Capufe: Costo de casetas por ruta especfica (solo si el cliente as lo requiere).

Recoleccin: Costo por recoger la mercanca al domicilio del cliente.

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Entrega: Costo por llevar la mercanca al domicilio del destinatario.

Maniobras: Costo por carga y descarga de la mercanca.

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CDP: Costo Diesel porcentual (Incremento mensual al combustible).

Ferry: Costo de transportacin en el Transbordador, en los destinos que se necesite viajar por mar (La Paz, Cozumel, etc).

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Cita: Aplica nicamente para el cobro de entregas especiales.

Otros: Costos diferentes a los anteriores o establecidos dentro del taln, como camioneta de reparto, citas o internacin a puerto.

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Otras Lneas: Costo que paga a otra lnea de transporte o costo de recorrido adicional, (reexpediciones, devoluciones, cruce a E.U.A., etc).

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Efectos del IVA

I.V.A. (16% en toda la repblica mexicana y el 11% zona fronteriza).

NOTA : No se documenta IVA cuando la mercanca tiene como destino un domicilio extranjero y el flete es cobrar destino, no as cuando se trata de talones cobrar origen o pagados.

Retencin IVA (Ret. I.V.A.) : IVA que retiene el cliente es igual al 4% del flete. Solo aplica para personas morales y para dependencias de gobierno.

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Para efectos fiscales cuando un cliente no es Contribuyente ante la Secretaria de Hacienda, el IVA en la factura impresa se suma al concepto del Flete.

Cuando se trata de un Contribuyente registrado (RFC) el IVA se refleja tanto en el sistema como en la factura impresa.

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Por ltimo se anotan todas las observaciones relevantes a la transaccin en el campo de Observaciones:

Medidas, Pesos, Excedentes, Mercanca estibable o no estibable, Mercanca Frgil.

Datos de Citas o entregas especiales.

Datos de la entrega, atencin a quien recibe.

Nmero de facturas, remisiones u ordenes de compra.

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Facturacin

CLASIFICACIN DE FACTURACINSe indica por taln que tipo de documentacin se esta generando, Paquetera, Completo o Recoleccin. El usuario que entra al sistema tiene la propiedad de las diferentes clasificaciones para el taln, por default es el de Paquetera pero si tiene mas asignadas puede cambiarse entre estas, por lo tanto la clasificacin del taln se realiza en base al usuario que esta documentando y a la clasificacin que selecciono, estas son asignadas desde el mdulo de usuarios.

Al momento de documentar, el usuario selecciona el tipo de clasificacin para los talones y no se permite tener varias clasificaciones abiertas al mismo tiempo.

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Cambios de Facturacin

Facturacin

Sistema de Facturacin

Facturacin

SUSTITUCION CON IMPORTES MENORES Al momento de realizar una sustitucin y es necesario disminuir los importes del taln original, los cuales disminuye el subtotal del taln sustituto, el sistema le solicitara al usuario seleccionar entre la generacin de una nota de crdito o el almacenamiento del taln con lo nuevos importes, esta seleccin viaja a corporativo para que sea autorizado por parte del personal de trafico con permisos para esto.

De ser autorizado, el sistema recibe el estatus correspondiente y le permite al usuario almacenar el taln si fue una sustitucin o le indica el nmero de nota de crdito para que sea consultada e impresa en el Cyber.

Si ya se encontrara una peticin de autorizacin para el taln a sustituir, este no ser permitido hasta que se autorice o se rechace la peticin.

Si el taln a sustituir es un control, solo se permite solicitar la autorizacin de una sustitucin y no de nota de crdito

Facturacin

Se modifico el dato de la ubicacin para que admita hasta 20 caracteres.

Se modifico el mdulo de facturacin para que realice la siguiente accin de acuerdo al dato de si asegura o no la mercanca el cliente.

Si el cliente no asegura su mercanca y el Destinatario es el que paga se enviara un mensaje indicando que el cliente no asegura su mercanca y siempre se deber de quitar el valor declarado para que no le sea cobrado el seguro y se le deber ofrecer el seguro de la mercanca al Remitente, si este acepta se le generar un nuevo taln solo con el cobro del importe del seguro de acuerdo al valor declarado y la forma de pago ser siempre PAGADO, sino acepta solo se almacenar el taln original sin valor declarado

Si el cliente no asegura su mercanca y el Remitente es el que paga, se enviara un mensaje indicando que el cliente no asegura su mercanca y se le deber ofrecer el seguro al Remitente, si este acepta entonces se prosigue con el almacenamiento del taln tal como esta capturado, de lo contrario habr que eliminarle el valor declarado.

Se modifico el mdulo de facturacin para que mande un mensaje indicando si el cliente que paga se le cobra el CDP.

Se modifico el mdulo de Facturacin para que si el destino del taln se encuentra en la relacin de ciudades con cobro de Ferry y la oficina debe de cobrar este rubro, se aplique un cobro fijo si el flete es menor o igual al que se tiene de parmetro, de lo contrario se deber de aplicar un porcentaje sobre el flete, el cual tambin esta especificado en los parmetros del sistema.

Se modifico el mdulo de facturacin para que solicite los datos de las personas que cotizaron el envo y que recibieron la mercanca por taln, estando almacenado el taln y consultarlo, se podrn ver los datos dando doble click sobre la etiqueta que dice CONSULTA solo en los talones realizados en la propia oficina.

Tambin se modifico para que obtenga las observaciones por Destino, por servicio Ocurre o Generales y estas sean agregadas a las observaciones del taln, el objetivo de esto es informar de promociones o cambios que realiza la empresa.

Facturacin

Agenda

Facturacin especial

Se modifico el mdulo de facturacin especial para que permita mandar a ocurre, eliminar remisiones no facturadas, seleccionar el tipo de pago, el empaque y el contenido por taln y por supuesto todo lo relacionado al mdulo de recoleccin, sobre todo para poder dar mas informacin al cliente de sus envos. Tambin si el cliente se encuentra en una tabla especial se habilitar que se mande imprimir tantas etiquetas como cantidad de bultos enviados.

Tambin se modifico la manera de subir el archivo de envos que manda el cliente a la oficina ya que se debe de tomar en cuenta los diferentes layout's que se manejan, entre ellos el de la recoleccin.

Facturacin Maestra

se modifico el mdulo de facturacin maestra para que permita meter talones de tipos sustitucin, activos y controles, la condicin principal es que el cliente seleccionado sea el que halla pagado en estos talones.

Se permite uno o mas talones para la generacin del taln maestro

Clientes

Se modifico el mdulo de clientes para que no permita modificar el estatus del mismo ya que este se esta realizando por medio de otro sistema llamado depura-clientes, tambin se agrego un nuevo campo que nos indica si el cliente asegura o no la mercanca y de esta manera contemplarlo al momento de la realizacin de un taln al cliente.

Reportes

REPORTE DE VENTAS Se modifico el reporte de ventas para que permitiera seleccionar por clasificacin, documentador y destino en los parmetros de seleccin.