factibilidad auditoria de sistemas
TRANSCRIPT
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACION DE UNA EMPRESA DE AUDITORIA DE SISTEMAS EN LA CIUDAD DE OCAÑA
JHON ALEXANDER ALVAREZ BAYONA190293
ALEJANDRA VERJEL IBAÑEZ190370
CRISTIAN ALONSO ALVAREZ CASADIEGO190369
LEONEIDER TRIGOS190134
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDERFACULTAD DE INGENIERIAS
INGENIERIA DE SISTEMASOCAÑA
2012
1
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACION DE UNA EMPRESA DE AUDITORIA DE SISTEMAS EN LA CIUDAD DE OCAÑA
JHON ALEXANDER ALVAREZ BAYONA190293
ALEJANDRA VERJEL IBAÑEZ190370
CRISTIAN ALONSO ALVAREZ CASADIEGO190369
LEONEIDER TRIGOS190134
Trabajo presentado a:MARY RAMONA BOHORQUEZ
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDERFACULTAD DE INGENIERIAS
INGENIERIA DE SISTEMASOCAÑA
2012
2
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1.TÍTULO 5 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 5 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 5 1.3 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 5 1.4 OBJETIVOS 5 1.4.1 Objetivo General 5 1.4.2 Objetivos Específicos 6 1.5 JUSTIFICACIÓN 6
2. MARCO REFERENCIAL 7 2.1 MARCO HISTÓRICO 7 2.1.1 Evolución histórica de la auditoría de sistemas 7 2.2.2 Revisión Estado del Arte 82.2 MARCO CONCEPTUAL 92.2.1 Conceptos Relacionados Con El Estudio De Factibilidad 92.2.2 Conceptos Relacionados Acerca De La Auditoria De Sistemas 10 2.3 MARCO LEGAL 11
3. DISEÑO METODOLÓGICO 14 3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 14 3.2 POBLACIÓN 14 3.3 MUESTRA 143.4 TECNICAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION 163.5 INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION 16
4. RESULTADOS Y DISCUCIÓN 184.1RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 18 4.2 DISCUCIÓN 22 4.3 ESTUDIO DE MERCADO 234.3.1 Descripción del producto o servicio 234.3.2 Descripción de la demanda 23 4.3.3 descripción de la oferta 24 4.3.3.1 Porcentaje del mercado que demanda el servicio 24 4.3.3.2 Competencia 244.3.4 Determinación del precio 25 4.3.5 Publicidad y Promoción 25
3
4.4 ESTUDIO TÉCNICO 25 4.4.1 Localización 26 4.4.2 Tamaño del Proyecto 284.4.2.1 Capacidad Diseñada 30 4.4.2.2 Capacidad Instalada 30 4.4.2.3Distribución en Planta 30 4.4.2.4Necesidades del Recurso Humano 30 4.4.3 Requerimiento físico 31
4.4.3.1 Distribución Física 324.4.3.2 Distribución en planta 32
4.5 CUANTIFICACIÓN DE LA INVERSIÓN 33 4.5.1 Gastos de funcionamiento 33
4.5.2 Remuneración del personal 34 4.5.3 Resumen de Gastos Año Uno 35 4.5.4 Ingresos operacionales anuales percibidos por la empresa de Auditores 364.5.5 Depreciación y diferidos Depreciación 37 4.5.6 Capital de Trabajo 37 4.5.7 Balance Inicial 38 4.5.8 Estado de Resultados Proyectados 38 4.5.9 Flujo de producción con recursos propios 39 4.5.10 Flujo de caja con recursos propios 39 4.6 ESTUDIO ECONÓMICO 39 4.6.1 Valor Presente Neto (VPN) 39 4.6.2 Valor Actual Neto (VAN) 40 4.6.3 Razón Costo Beneficio 41 4.6.4 Taza Interna de Retorno 41
5. CONCLUSIONES 43
BIBLIOGRAFÍA 44
ANEXOS 45
4
1. TITULO
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACION DE UNA EMPRESA DE AUDITORIA DE SISTEMAS EN LA CIUDAD DE OCAÑA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Perdida de información y desconocimiento en la valoración de riesgos por desperfectos en los equipos y fallas humanas en las empresas de Ocaña.
1.2FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cómo apoyar a las empresas de Ocaña en la valoración de riesgos por desperfectos de equipos y fallas humanas?
1.3 DESCRIPCION DEL PROBLEMA
Actualmente en las empresas no se ve reflejada el seguimiento de lo que ocurra en dicha empresa, más que todo con lo relacionado con el activo más importante que pueda tener una empresa que es la información, ya que dicho problema puede ser causado por diversas razones entre las cuales están las fallas humanas, desperfecto de algún equipo que contenga información importante para la empresa, las empresas no posean controles acerca del manejo de la información o que pasen por alto la seguridad de dicha información.
Esto conlleva a que muchas empresas que no estén al tanto de los problemas que se presentan al no vigilar oportunamente la información, a parte de la perdida de la información pueden que las empresas tengan sanciones o multas luego de que se le realice una auditoria o en el cierre de las empresas en el caso más extremo.
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
5
Desarrollar un estudio de factibilidad para la creación de una empresa de auditoria de sistemas en la ciudad de Ocaña.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
revisar la documentación necesaria para registrarse como empresa realizar el estudio técnico para hacer un análisis del proceso de la prestación de un servicio. Acoger las normas legales que regirá a nuestra empresa Definir el área administrativa que se conformara en la empresa. Determinar en el estudio de mercado si las empresas contrataran nuestros servicios ofrecidos. Analizar el impacto social y ambiental que generaría la empresa de auditoria de sistemas.
1.5 JUSTIFICACION
La empresa de auditoria de sistemas tiene como objetivo la evaluación a los sistemas de información como todo lo que tiene que ver con la infraestructura física de las empresas que serán auditadas. Esto beneficiara en gran parte a dichas empresas ya que se les brindara medidas preventivas para poder minimizar los riesgos que se presenten con lo relacionado con la manipulación de la información para que se garantice el buen manejo de esta. Además esta empresa será de gran ayuda para las empresas ya que se la empresa de auditoria se encargara de evaluar como están las empresas a nivel tecnológico.Por tal motivo este proyecto beneficiara a las empresas ya que se darán cuenta de como están funcionando con lo relacionado con el uso de la tecnología, el manejo eficiente de la información y el seguimiento de los estándares que estén presentes en la empresa.
6
2.MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO HISTORICO
2.1.1 EVOLUCION HISTORICA DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS
La Auditoría de los Sistemas de Información ha surgido cuando las empresas e instituciones han tomado conciencia de que la información que adquieren, conservan, procesan y emiten, es vital para su propia supervivencia diaria y proyección de progreso.
Por tanto, han elevado a la categoría de sistemas críticos prácticamente todos los sistemas internos que manejan información, agregándolos en uno solo denominado sistema de información. En consecuencia, por su naturaleza crítica, el enfoque de auditoría debe adoptar una perspectiva que se adecue absolutamente a estos sistemas, sea mediante la transformación de métodos, técnicas y procedimientos de la auditoría tradicional, o sea mediante la creación de unos nuevos. Pero al principio esto no era así.
La introducción de las máquinas de proceso de datos en las empresas se produjo en los años 50, principalmente dedicadas a sustituir a los empleados en las tareas repetitivas en el cálculo de nóminas y facturas de clientes. Dada su utilización como supercalculadoras, con un volumen considerable de datos de entrada, y un volumen similar de datos de salida en función de los anteriores, el auditor se limitaba a verificar la corrección de los datos de salida frente a los datos de entrada, ignorando la lógica y funcionamiento interno de las máquinas de proceso de datos. Este tipo de auditoría se suele denominar auditoría alrededor del ordenador. Prácticamente era una auditoría convencional con un elemento exótico que producía información de distinta manera que los empleados de la empresa.
Esta situación se prolongó hasta mediados de la década de los 60, cuando las organizaciones de auditoría propugnaron un cambio en el enfoque, en base a los resultados de baja calidad obtenidos en las auditorías de áreas que comportaban proceso de datos a través de ordenadores. Este cambio consistía fundamentalmente en la adaptación de los criterios para la evaluación del control interno, en los sistemas organizativos, financieros y contables, al centro de proceso de datos y, concretamente, a la sala del ordenador. Esta etapa se suele denominar auditoría del ordenador.
Con la introducción de nuevas tecnologías, como las comunicaciones entre ordenadores en tiempo real, pronto se detectaron las limitaciones del enfoque, ya que se producían pérdidas progresivas de las pistas de auditoría y el auditor era incapaz de controlar determinadas actividades. Así, a finales de los años 70, se llega a una tercera etapa: la auditoría a través del ordenador. En este enfoque se estudia también el tratamiento lógico de la información a través de los programas y las aplicaciones que los integran.
Posteriormente, a principios de los años 80, se empieza a aplicar técnicas de tratamiento de la información por medio de ordenadores, como apoyo a la labor de los auditores. El auditor de sistemas de información empieza a ser también experto en el uso de lenguajes informáticos que le sirven para
7
escribir, compilar y ejecutar programas para la consecución de pruebas y obtención de evidencia. Surge de este modo la denominada auditoría con el ordenador.
En la misma década se empieza a aplicar los principios básicos de la auditoría operativa a la auditoría de los sistemas de información, dando lugar a la auditoría operativa de proceso de datos, que se centra principalmente en la eficacia y eficiencia del tratamiento automático de los datos.
2.2.2 REVISION ESTADO DEL ARTE
FAST & ABS AUDITORES Y CONSULTORES
Políticas de Calidad
FAST & ABS Auditores es una empresa que asegura la calidad y la ética profesional en la prestación de sus servicios de consultoría administrativa y financiera, revisoría fiscal y auditoria externa, asesoría legal y tributaria, y consultoría y auditoría en tecnología informática. Acorde con su desarrollo está comprometida con:
Mejorar continuamente la satisfacción del cliente agregando valor al servicio, Fomentar el beneficio de las partes interesadas, y Promover un ambiente de trabajo con personal motivado y capacitado.
Lo que impulsará nuestro reconocimiento profesional y nuestra cultura organizacional.
Objetivos de Calidad Fomentar una cultura de mejora en el servicio dirigido a la asesoría, Promover un ambiente de trabajo con personal motivado y capacitado, Mejorar continuamente la satisfacción del cliente.
BDO ARGENTINA
Las principales compañías financieras y bancos de la República Argentina han contratado estos servicios al igual que empresas especializadas en mercados verticales tales como petróleo, telecomunicaciones, datacenters, laboratorios, salud y sustentados en sistemas ERP's.
Auditoría de sistemas y tecnologías de la información
Auditorías de software de base y aplicativos bajo marcos de referencia y estándares internacionales (ej: COBIT, GTAGs) y nacionales (ej: BCRA 4609).Auditoría de aspectos clave que hacen a la seguridad del sistema, destacando segregación funcional y controles por oposición, logs de auditoría, accesos de personal del área de TI a funciones de negocio y políticas de seguridad en el aplicativo, bases de datos y sistema operativo.Auditorías de datacenters y servicios de outsourcing informático.
8
Seguridad de la información
Podemos brindarle soluciones a su medida, ya que contamos con una amplia experiencia en el área de Seguridad de la Información, dando servicios de consultoría en las normas de la serie ISO 27000, Ley de Protección de Datos Personales, PCI-DSS, test de intrusión, asesoramiento a Gerencias de Seguridad Informática, planes de concientización (Awareness), Computación forense, desarrollo de políticas, normas y procedimientos, BIA (Business ImpactAnalysis), BCP (Business Continuity Plan) y DRP (DisasterRecovery Plan), asesoramiento en licenciamiento de software, análisis y gestión de riesgos de TI basado en Magerit 2, seguridad en dispositivos móviles, virtualización, Cloud Computing y otros servicios especializados del área.
2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 Conceptos Relacionados Con El Estudio De Factibilidad:
Estudio de factibilidad:Esel análisis amplio de los resultados financieros, económicos y sociales de una inversión (dada una opción tecnológica -estudio de pre-factibilidad). En la fase de pre-inversión la eventual etapa subsiguiente es el diseño final del proyecto (preparación del documento de proyecto), tomando en cuenta los insumos de un proceso productivo, que tradicionalmente son: tierra, trabajo y capital (que generan ingreso: renta, salario y ganancia).
Etapas del estudio de factibilidad:
1. Estudio de factibilidad de mercado: Es la función que vincula a los consumidores con el encargado de estudiar el mercado a través de la información, la cual se utiliza para identificar y definir tanto las oportunidades como las amenazas del entorno; para generar y evaluar las medidas de mercadeo así como para mejorar la comprensión del proceso del mismo. Este, por su carácter preliminar, constituye un sondeo de mercado, antes de incurrir en costos innecesarios. Los estudios de mercado, contribuyen a disminuir el riesgo que toda decisión lleva consigo, pues permiten conocer mejor los antecedentes del problema.
2. Estudio de factibilidad técnica:Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender su mercado objetivo, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación de la entidad en formación
3. Estudio de factibilidad medio ambiental:Hoy en día existe una creciente preocupación por los impactos ambientales que puedan generar los diferentes proyectos de desarrollo ejecutados a todos los niveles de la actividad económica de la sociedad. Las repercusiones ambientales de tales proyectos pueden presentarse tanto en el ámbito nacional como internacional. Las políticas y/o proyectos dependiendo del sector en que se ubiquen, pueden generar una gran variedad de impactos ambientales, donde la importancia y la ponderación de tales efectos dependen en gran parte de la magnitud y del grado de irreversibilidad del daño ambiental causado por estos.
9
4. Estudio de factibilidad económica-financiera:La evaluación económico-financiera de un proyecto permite determinar si conviene realizar un proyecto, o sea si es o no rentable y si siendo conveniente es oportuno ejecutarlo en ese momento o cabe postergar su inicio, además de brindar elementos para decidir el tamaño de planta más adecuado. En presencia de varias alternativas de inversión, la evaluación es un medio útil para fijar un orden de prioridad entre ellas, seleccionando los proyectos más rentables y descartando los que no lo sean.
2.2.2 Conceptos Relacionados Acerca De La Auditoria De Sistemas
Auditoría es un término que puede hacer referencia a tres cosas diferentes pero conectadas entre sí: puede referirse al trabajo que realiza un auditor, a la tarea de estudiar la economía de una empresa, o a la oficina donde se realizan estas tareas (donde trabaja el auditor). La actividad de auditar consiste en realizar un examen de los procesos y de la actividad económica de una organización para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos criterios.
Auditoría informática es la disciplina incluida en el campo de la auditoría que se refiere al análisis de las condiciones de una instalación informática por un auditor externo e independiente que realiza un dictamen sobre diferentes aspectos.
Control interno es el control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Auditoria Interna tiene como objetivo fundamental de la Auditoría Interna es descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de las empresas examinadas, y apuntar hacia sus posibles soluciones. Su finalidad es auxiliar a la dirección para lograr que la administración sea óptima.
Auditoria Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información, realizado por un auditor sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Test de intrusión. El test de intrusión es un método de auditoría mediante el cual se intenta acceder a los sistemas, para comprobar el nivel de resistencia a la intrusión no deseada. Es un complemento fundamental para la auditoría perimetral.
Auditoría de páginas web. Entendida como el análisis externo de la web, comprobando vulnerabilidades como la inyección de código sql, Verificación de existencia y anulación de posibilidades de Cross Site Scripting (XSS), etc.
Auditoría de código de aplicaciones. Análisis del código tanto de aplicaciones páginas Web como de cualquier tipo de aplicación, independientemente del lenguaje empleado
10
Realizar auditorías con cierta frecuencia asegura la integridad de los controles de seguridad aplicados a los sistemas de información. Acciones como el constante cambio en las configuraciones, la instalación de parches, actualización de los softwares y la adquisición de nuevo hardware hacen necesario que los sistemas estén continuamente verificados mediante auditoría.
Estándares De Auditoria Informática Y De Seguridad: Una auditoría se realiza con base a un patrón o conjunto de directrices o buenas practicas sugeridas. Existen estándares orientados a servir como base para auditorías de informática. Uno de ellos es COBIT (Objetivos de Control de la Tecnologías de la Información), dentro de los objetivos definidos como parámetro, se encuentra el "Garantizar la Seguridad de los Sistemas". Adicional a este estándar podemos encontrar el estándar ISO 27002, el cual se conforma como un código internacional de buenas prácticas de seguridad de la información, este puede constituirse como una directriz de auditoría apoyándose de otros estándares de seguridad de la información que definen los requisitos de auditoría y sistemas de gestión de seguridad, como lo es el estándar ISO 27001.
2.3 MARCO LEGAL
Lo primero que se debe tener claro para crear una Empresa es la idea y la convicción de querer ser empresario, saber que es un proceso duro lleno de permanentes retos. Posterior a la idea, hay que desarrollar la misma en un Plan de Negocios, el cual es el documento central que se convierte en el manual de operaciones de nuestra organización, debemos realizar un trabajo serio en esta etapa previa, hacer una detallada Investigación de Mercado, diseñar la Estructura Administrativa, evaluar y analizar financieramente el proyecto, entre otras áreas vitales en las empresas. De igual forma debemos tener en cuenta que este documento se convierte en la carta de presentación de la naciente empresa para participar en convocatorias u obtener inversionistas.
Posterior a tener la idea plasmada en el PDN, procedemos a elegir qué tipo de sociedad vamos a constituir ya que esta determina los pasos siguientes de registro y matricula, de manera breve mencionaremos los tipos de sociedades y empresas, con sus respectivas características teniendo en cuenta que se debe revisar el propósito de nuestra empresa, el número de socios, el grado de obligación y responsabilidad a asumir.
Si nuestro emprendimiento, no cuenta con socios, tenemos dos alternativas validas, estas son: inscribirnos en Cámara de Comercio como Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa Unipersonal, la cual tiene características similares a la Sociedad Limitada.
Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los tramites ante las diferentes entidades. Los cuales describo a continuación:
ANTE CAMARA DE COMERCIO:
1. Verificar la disponibilidad del Nombre.2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.
11
3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.
ANTE LA NOTARIA:
1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro)
Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.
ANTE LA DIAN:
1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).2. Obtención del NIT (Número de Identificación Tributaria).
ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:
1. Registro de Industria y Comercio.2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.
NOTA: Los trámites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas Ciudades directamente en la Cámara de Comercio.
Como conclusión debo decir que este artículo está compuesto por mis opiniones personales y trabajo investigativo, y sé que les servirá como referencia y punto de partida para crear sus empresas, pero les recomiendo asesorarse, porque cada caso particular tiene variables y además estos procedimientos pueden variar en las diferentes ciudades.
MARCO JURIDICO:
• Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes.• Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°.• Ley 222 de 1995.• Ley 1014 del 26 de enero 2006.• Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006.• Estatuto Tributario artículo 79.
LODP (Ley orgánica de protección de datos):
La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, (LOPD), es una Ley Orgánica española que tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al
12
tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor, intimidad y privacidad personal y familiar.Su objetivo principal es regular el tratamiento de los datos y ficheros, de carácter personal, independientemente del soporte en el cual sean tratados, los derechos de los ciudadanos sobre ellos y las obligaciones de aquellos que los crean o tratan.
13
3. DISEÑO METODOLOGICO
3.1 TIPO DE INVESTIGACION
En nuestro caso el tipo de investigación que se usara en este proyecto es una metodología cuantitativa, ya que se debe investigar si las empresas en Ocaña contratarían nuestros servicios, ya que en la actualidad, muchas empresas en Colombia deben revisar si sus organizaciones garantizan el cumplimiento de sus objetivos y la optimización de sus procesos.
3.2 POBLACION
Actualmente en Ocaña el total de empresas inscritas asciende a 3.358 distribuidas así:
Sector comercial: 2156Servicios: 764Comercio-servicios: 267Comercio-industria: 102Industrial: 61Industrial-servicios: 8
3.3 MUESTRA
El segmento del mercado el cual en el que nos enfocaremos para sacar la muestra es a las empresas constituidas en Ocaña, especialmente a las empresas de comercio-servicios:
N: poblaciónn: muestraZc: indicador de confiabilidadE: nivel de errorP: probabilidad de aciertoQ: probabilidad de fallo
FORMULA PARA SABER LA MUESTRA ÓPTIMA DEL PROYECTO
n = N(Zc)²xPxQ N-1(E)²+(Zc)²xPxQ
14
TABLA CON VALORES ESTABLECIDOS PARA HALLAR MUESTRA OPTIMA
Nivel 50% 90% 95% 95.5% 99%Zc 0.645 1.645 1.96 2.0 3.4E 1% 2% 3% 4% 5%
Para nuestro proyecto utilizaremos los siguientes valores, ya que a realizar los respectivos cálculos nos da como resultado una muestra factible, en este análisis no tomamos el total de empresas en Ocaña ya que este proyecto se enfocara mas hacia alas empresas de comercio-servicios:
N: 267Zc: 3.4E: 8%=0.08p: 185 = 0.69 267q: 82 = 0.31 267
n = N(Zc)²xPxQ N-1(E)²+(Zc)²xPxQ
n= 267(3.4)²x0.69x0.31 267-1(0.08)²+(3.4)²x0.69x0.31
n= 660.206628 1.7024+2.472684
n= 390.28 valor aproximado= 390
Confiabilidad de la muestraError muestral: Em=2s
s=√PxQns=√0.69x0.31 390
s= 0.023
Em=2s
15
6% 7% 8% 9% 10%
Em= 2(0.023)
Em= 0.046 4.6%
Error poblacional: 0.08=8%
La muestra es viable cuando:Em<=Ep
En nuestro caso, la muestra es factible porque:Em<=Ep4.6%<=8%
3.4 TECNICAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION
Son todas las formas posibles de que se vale el investigador para obtener la información necesaria en el proceso investigativo. Hace relación al procedimiento, condiciones y lugar de recolección de datos, dependiendo de las distintas fuentes de información tanto primaria como secundaria.
Fuente de información primaria: Es aquella información que se obtiene directamente de la realidad misma, sin sufrir ningún proceso de elaboración previa. Son las que el investigador recoge por sí mismo en contacto con la realidad.
Fuente de información secundaria: Son registros escritos que proceden también de un contacto con la realidad, pero que han sido recogidos y muchas veces procesados por sus investigadores.
Como técnica de recolección de información primaria tenemos: la observación, entrevista, cuestionarios, test, la encuesta, los diagramas psicométricos etc. En cuanto a las técnicas de recolección secundaria tenemos que decir, que los datos de información secundaria suelen encontrarse diseminadas, ya que el material escrito se dispersa en múltiples archivos y fuentes de información. La técnica de la fuente de información secundaria se denomina documental y sus fuentes principales son: Internet, las bibliotecas, organismos estatales y de empresas, librerías etc.
3.5 INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION
Los procedimientos y métodos han sido desarrollados más que nada por psicólogos, sociólogos, economistas, científicos, políticos y estadígrafos. Estos individuos han procurado imponer una rigurosa estampilla científica sobre la investigación de encuestas y en su proceso, influyendo de manera profunda en las ciencias sociales. A partir de estas muestras se infieren las características de una población o universo definido. Esto es así, porque la mayor parte de las veces hay dificultades para estudiar poblaciones enteras. Las muestras aleatorias pueden proporcionar a menudo la misma
16
información que un “censo” (enumeración y estudio de toda una población), a un costo mucho menor, con mayor eficiencia y algunas veces con mayor exactitud.
Encuestas: por lo general se centran en la gente, los hechos vitales de la gente, sus creencias, opiniones, motivaciones y conducta. Cuando hablamos de “hechos” nos referimos a atributos de los individuos que provienen de su pertenencia a diversos grupos sociales ( sexo, edad, nivel de instrucción, ocupación, estado civil, religión, afiliación política, etc
Las entrevistas o cuestionarios orales pueden adoptar varias formas, desde una sesión de preguntas y respuestas totalmente informal realizada en la calle, hasta una interacción altamente estructurada y detallada. Aunque no hay que preocuparse por el formato físico de las preguntas de la entrevista (porque el entrevistado nunca las ve), si hay que ocuparse de cuestiones como las transiciones entre secciones, ser sensibles al tipo de información que se está solicitando ser objetivos y directos.
17
4. RESULTADOS Y DISCUSION
4.1 RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN.
los resultados arrojados por la investigación son mostrados a continuación.
En esta parte del proyecto revisamos minuciosamente todos los aspectos que conforman el proyecto para garantizar su viabilidad, tuvimos en cuenta el espacio físico que ocuparía nuestra empresa de auditoria de sistemas, nos aseguramos acerca de las normas jurídicas a la hora de crear una empresa y analizamos la población y la muestra optima representativa en nuestro proyecto. Aparte de todo esto evaluamos los aspectos como oferta, demanda y la determinación del precio para garantizar que las empresas estén de acuerdo en contratar nuestros servicios que en la actualidad son de mucha importancia en las organizaciones
Cuadro 1. Tiempo de inicio de actividades de las empresas objeto de estudioVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJE1 Año 1 20%2 Años 1 20%3 Años 1 20%Más de 4 años 2 40% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónComo se observa la mayoría de las empresas (el 60%) son recientes en el inicio de sus actividades (menos de 3 años)
Cuadro 2. Actividad económica a que se dedica la empresaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJEComercial 4 80%Agropecuaria 0 0%Servicios 1 20%Industrial 0 0% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSe observa que un 80% de las empresas se dedican a actividades comerciales y sólo un 20% a servicios. Mientras que no hay una empresa agrícola o una industrial en los datos.
Cuadro 3. Clasificación de la empresa de acuerdo a su tamañoVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJEMediana empresa 1 20%Pequeña empresa 0 0%Microempresa 4 80% TOTAL 5 100%
18
Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónLa mayoría de las empresas son microempresas (un 80%), lo que demuestra que son pocas las empresas medianas y grandes en el municipio.
Cuadro 4. Opinión para conocer si la empresa está legalmente constituidaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJENIT/ Certificado de industria y Comercio 4 80%NIT/ Certificado de industria y Comercio/Personería Jurídica 1 20% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónLas empresas encuestadas están legalmente constituidas y sólo una (un 20%) tiene personería jurídica.
Cuadro 5. Régimen en que está inscrita la empresaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJERégimen Común 2 40%Régimen Simplificado 3 60% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSe evidencia que hay un 60% de las empresas inscritas en el régimen simplificado y un 40% en régimen común lo que indica que es menor la cantidad de empresas con grandes ventas y la mayoría tienen pocas ventas.
Cuadro 6. Conocimiento acerca de que es una auditoriaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJESI 4 80%NO 1 20% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSe evidencia que la mayoría (un 80%) de las empresas conocen acerca de una auditoria lo que es un buen signo de viabilidad de este proyecto.
Cuadro 7. Realización de algún tipo de auditoria en su negocioVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJESI 2 40%NO 3 60% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSe observa que el 40% de las empresas no han realizado algún tipo de auditoría lo que indica que hay un mercado potencial para el proyecto aumentando por las empresas que ya la han realizado (un 60%)
19
Cuadro 8. Motivo para haber realizado una auditoriaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJEControl Administrativo y financiero 5 100% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSe observa que la totalidad de la muestra desea tener un control administrativo y financiero seguro lo que posibilita la ejecución del proyecto. Como se manifestó en el cuadro 7 el 40% de representantes legales de las empresas objetode estudio han realizado auditorias con el objetivo de realizar un control administrativo yfinanciero d las empresas a las cuales representan, tomando los correctivos necesarios atiempo para evitar la propagación de problemas de índole organizacional.
Cuadro 9. Tipo de auditoría realizada en la empresaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJEAuditoria Administrativa y Auditoria de Sistemas 5 100% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSegún representantes legales que han realizado auditorias en sus empresas, estas han sidode tipo administrativa y de sistemas analizando y determinando fallas en las distintas áreasque conforman las empresas como son personal, finanzas, producción, mercadeo.
Cuadro 10. Sitio donde contrata el auditorVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJECúcuta 2 40%Bucaramanga 1 20%Ocaña 2 40% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónLos auditores que realizan las auditorias en las empresas objeto de estudio son provenientesdel municipio de Ocaña en un 40% creyendo de esta manera en el talento humano con quecuenta la región los porcentajes restantes son oriundo de ciudades como Cúcuta con un 40% y de Bucaramanga en un 20%, visualizando de esta manera, que en el municipio deOcaña, es de vital importancia contar con una firma de auditores contables y financieros.
Cuadro 11. Frecuencia con que realiza las auditoriasVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJECada Año 1 20%Cuando se amerita hacerlo 4 80% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónLa frecuencia con que se realiza las auditorias en las empresas objeto de estudio se efectúancuando se ameritan hacerlo en un 80% logrando de esta manera la propagación de falenciasorganizacionales, el
20
porcentaje restante 20% las realizan cada año logrando de esta maneraeficiencia y eficacia en sus organizaciones.
Cuadro 12. Perfil profesional de los auditores que ha contratadoVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJEAdministrador de Empresas 1 20%Contador Público 1 20%Especialista en Auditoria de Sistemas 3 60% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónEl perfil del profesional de las personas que realizan las auditorias en las empresas objetode estudio es especialista en auditoria con un 60% los cuales garantizan efectividad en el trabajo efectuado, administrador de empresas 20% y contador público en un 20%.
Cuadro 13. Le gustaría contar con una oficina donde se le preste el servicio de auditoría, sintener que remitirse a otras ciudadesVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJESI 5 100%NO 0 0% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónEl 100% de representantes legales les gustaría que en la ciudad de Ocaña exista una oficinade auditores contables y financieros que presten un eficaz y eficiente servicio de acuerdo alas necesidades y requerimientos de clientes, con el fin de que empresarios de la región nose remitan a otras ciudades a demandar este tipo de servicio.
Cuadro 14. Dinero que estaría dispuesto a pagar por la realización de una auditoriaVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJEEntre 500.000 – 550.000 4 80%Entre 600.000 – 700.000 1 20% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónEl dinero a pagar por parte de los representantes de las empresas objeto de estudio oscilaentre 400.000 – 450.000 en un 90% y de 460.000 – 550.000 en un 10%, para lo cual sehace necesario fijar precios acorde al nivel socioeconómico del municipio y al tipo deauditoria efectuada.
Cuadro 15. Medio publicitario que le gustaría informarse de los servicios ofertados por laoficina de auditoresVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJERadio 2 40%Televisión 1 20%Volantes / Radio 2 40% TOTAL 5 100%
21
Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónSegún opinión de representantes legales los medios publicitarios donde le gustaría que losservicios a ofertar por parte de la empresa de auditores de sistemas sedivulguen por medio de la radio en un 40%, volantes/ radio en un 40% y televisión en un 20%, para lo cual se hace que la empresa a crear tenga en cuenta el siguiente sondeo deopinión.
Cuadro 16. Medio publicitario donde recuerda usted más los comerciales o avisosVARIABLES FRECUENCIA PORCENTAJERadio 2 40%Televisión 1 20%Avisos 2 40% TOTAL 5 100%Fuente: Autores del Proyecto de InvestigaciónLos medios publicitarios más sintonizados, escuchados o leídos por parte del encuestadoen su orden de importancia radica en la radio, seguidamente de los avisos dados enpasacalles, volantes, sticket, y en la televisión.
4.2 DISCUCIÓN
El estudio realizado arrojó los siguientes resultados que servirán de base para determinar la viabilidad de la implementación de la empresa. Se encuentra que el 40% de la población encuestado cuenta con ingresos caracterizados entre Régimen Común, y que nunca han realizado una auditoría en un 40%. Esto demuestra el potencial de empresas en las que se observa un mercado para aplicarle auditorías y que cuentan con grandes ingresos y capital para invertirlo en mejorar sus procesos y la seguridad de su información.
El estudio también demuestra que la totalidad de las empresas encuestadas desean contar con una firma de auditores de sistemas en el municipio de Ocaña y estarían dispuestas a pagar por el servicio un valor no muy costoso (alrededor de un salario mínimo) y que muchas de ellas contratan estos servicios en ciudades capitales cercanas y que ahorrarían costos al contratar con una empresa del municipio de Ocaña.
22
4.3 ESTUDIO DE MERCADO
4.3.1 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO
La Empresa de auditores brinda un servicio como producto más no un bien, por lo cual se describirá un servicio en este caso. Este servicio que se brindará a los clientes se distingue como una Auditoría de Sistemas a empresas existentes en el municipio de Ocaña y la región, servicio que tiene como fin asesorar a aquellas organizaciones que ameriten un diagnostico situacional de su negocio en el área de sistemas y en sus sistemas de información, otorgándoles las herramientas necesarias para la prevención y atención a falencias empresariales.
Se entregarán a la empresa las conclusiones y recomendaciones de la evaluación que se hace a sus sistemas de información, al procesamiento de datos, a los equipos de cómputo, a la estructura de la organización y a la seguridad e integridad de la información.
4.3.2 DESCRIPCIÓN DE LA DEMANDA
Las empresas objeto de estudio con las cuales se tuvo contacto necesitan una firma de auditores de sistemas que presten el servicio en el municipio de Ocaña, evitando de esta manera el desplazamiento de empresarios a otras ciudades del país a demandar el servicio de auditoría.
El 75% de los representante legales de las empresas analizadas, tienen conocimiento acerca del concepto de auditoria argumentando que es un examen o estudio donde se dictamina la situación en que se encuentra una empresa, el porcentaje restante 25% desconoce la temática de que es una auditoria.
El 60% de representante legales, no han realizado ningún tipo de auditoria argumentando que no han visualizado la necesidad de efectuarla, el porcentaje restante 40% han realizado auditorias con el objetivo de identificar fallas en sus empresas y de esta manera tomar los correctivos pertinentes para la no propagación de los mismos.
Las empresas objeto de este estudio y futuras clientes de la empresa se clasifican según su actividad en:
Comerciales 305 86%Agropecuarias 11 3%Servicios 35 10%Industriales 2 1%Total 353 100%
Fuente: Cámara de Comercio del Municipio de Ocaña
23
Según su tamaño en:
Mediana 78 22%
Pequeñas 80 23%
Microempresas 195 55%
TOTAL 353 100%
Fuente: Cámara de Comercio del Municipio de Ocaña
4.3.3 DESCRIPCIÓN DE LA OFERTA
4.3.3.1 Porcentaje del mercado que demanda el servicio
Con base a la interacción directa con la población objetivo del proyecto la cual fue encuestada ha sido posible determinar que un 100% de empresas visualizan la necesidad de creación de la firma de auditores contables y financieros ya que en la región realizan esta clase de servicios algunos profesionales de manera independiente.
En el municipio no hay ninguna empresa auditora o especializada en auditoría de sistemas. Solo hay profesionales en administración, sistemas y contadores y algunos especialistas en auditoría que realizan de manera individual los trabajos y auditorías en las organizaciones locales.
La frecuencia con que se realiza las auditorias en las empresas objeto de estudio se efectúan cuando se ameritan hacerlo en un 80% logrando de esta manera la propagación de falencias organizacionales, el porcentaje restante 20% las realizan cada año logrando de esta manera eficiencia y eficacia en sus organizaciones.
4.3.3.2 Competencia
En la actualidad en el municipio de Ocaña no se encuentra legalizada una firma de auditores contables y financieros que preste el servicio de auditoria en la región y que por ende satisfaga necesidades presentes en algunos empresarios de Ocaña.
Los auditores que realizan las auditorias en las empresas objeto de estudio son provenientes del municipio de Ocaña en un 46% creyendo de esta manera en el talento humano con que cuenta la región los porcentajes restantes son oriundo de ciudades como Cúcuta con un 30% y de Bucaramanga en un 24%, visualizando de esta manera, que en el municipio de Ocaña, es de vital importancia contar con una firma de auditores de sistemas.
24
4.3.4 DETERMINACIÓN DEL PRECIO
La definición del precio estipulado por la empresa de auditores de sistemas depende exclusivamente del tipo de falencia o riesgo en que se encuentra la empresa, de los costos ocasionados y de la rentabilidad a esperar; por consiguiente se ha definido el siguiente precio por parte de los autores del proyecto:
Precio del Servicio = [Costo de Prestación del Servicio] / [1 – Utilidad Esperada]
Precio del Servicio = [500000]/[1-30%] = 500000/0.7 = 715.000(Este precio sería el mínimo y sus costos se determinan más adelante en este trabajo)
Valor o Precio = Varía entre 700.000 y 1’000.000 según el tamaño del Análisis o diagnostico financiero de la empresa
El canal de distribución utilizado por la empresa de auditores de sistemas es:
Empresa – Cliente
4.3.5 PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN
La publicidad es el medio más importante de expandirse y por consiguiente se considera que el buen uso de este es el principal instrumento para atraer un buen nicho de mercado objetivo en el menor tiempo posible.
Este tipo de servicio requiere de publicidad masiva y por tal fin se sugiere la utilización de mensajes radiales en las emisoras de la ciudad como Radio Catatumbo, Sabrosa Estéreo, entre otras, las cuales son las más sintonizadas por nuestra población y además realizar publicidad en los medios de comunicación escritos, y televisivos como Asucap San Jorge, Tele Ocaña, Semanario Ocaña 7 Días, entre otros medios con amplia cobertura y sintonía en la ciudad.
4.4 ESTUDIO TECNICO
El estudio técnico, sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio, para ello se tiene que hacer la descripción detallada del mismo con la finalidad de mostrar todos los requerimientos para hacerlo funcionable, el cual consta de: Localización, incluyendo macro y micro localización, tamaño del proyecto, disponibilidad de servicios públicos, políticas de plan de ordenamiento básico, políticas del consejo, requerimiento físico, presupuesto de inversión.
25
4.4.1 LOCALIZACIÓN
El tamaño óptimo para la localización de la empresa, debe operar con los menores costos totales a la máxima rentabilidad económica, como:
Macro localización: La empresa encargada de auditora de sistema se encuentra ubicada en zona Colombiana, en el departamento de Norte de Santander, municipio de Ocaña, como se muestra en el siguiente mapa:
Disponible en: http://ocana-nortedesantander.gov.co/sitio.shtml?apc=mmxx1-&x=2835867
Aspectos de geográficos:
El municipio de Ocaña, cuenta con extensión territorial es de 460 km², que representa el 2,2% del departamento.
Su altura máxima es de 1.202 msnm y la mínima de 761 msnm. Las coordenadas de Ocaña son 8º 14' 15N 73º 2' 26 O.
Cuenta con 18 corregimientos tales como Cerro de las Flores, Quebrada de la Esperanza, Las Chircas, Llano de los Trigos, Aguas Claras, La Floresta, Portachuelo, Otaré, Pueblo Nuevo, La
26
Ermita, Agua de la Virgen, Buenavista, Mariquita, El Puente, Las Lizcas, Espíritu Santo, El Palmar y Venadillo.
Limites departamentales: Por el Norte. Limita con el municipio de Gonzáles (Departamento del Cesar), por el Occidente. Limita con el municipio de Río de Oro (Departamento del Cesar) y por el sur. Limita con el municipio de San Martín (Departamento del Cesar).
Límites Municipales: por el Oriente. Limita con los municipios de San Calixto, La Playa y Abrego, por el Norte. Limita con los municipios de Teorama, Convención y El Carmen y por el sur. Limita con el municipio de Ábrego.
Aspectos socioeconómicos:
El municipio de Ocaña tiene una población según proyección DANE de 93.650 habitantes (Proyecciones de población municipales para el año 2009).En cuanto a su economía el municipio muestra una producción agrícola, pecuaria, ganadera y avicultural.
Aspectos de infraestructura:
El Municipio casi en la totalidad de su territorio cuenta con los servicios de agua entubada, luz eléctrica, pavimentación, drenaje, teléfono, correo, transporte terrestre, bancos, centros comerciales, iglesias, centros de salud, escuelas, colegios y universidades, parques, canchas deportivas, áreas verdes, etc. 1
Aspectos institucionales:
El Municipio de Ocaña, sigue una política de rápido desarrollo urbano que se debe al incremento poblacional que se ha dado en los últimos años, surgiendo de este modo nuevas necesidades que cubrir. Y cuya responsabilidad de ejecución corresponde primordialmente al gobierno de Norte de Santander y al Municipio en particular con el objeto de procurar cumplir y satisfacer las directrices de bienestar social.
Micro localización:
Para la instalación de la empresa de auditoria de sistema se dispondrá de 200 m2, ubicada en la calle 8 n° 16-09 en el barrio el Llano, sobre un parque del mercado. Dicho terreno colina al norte con el barrio 20 de Julio, al sur con el Mercado Público de la cuidad de Ocaña, al este con el barrio Santa Marta y al oriente con el barrio la Rotina, como se muestra en el siguiente croquis.
27
Disponible en: http://maps.google.es/
4.4.2 TAMAÑO DEL PROYECTO
Esto permitirá en primera instancia llevar a cabo una aproximación de costos involucrados en las inversiones necesarias para la realización y puesta en marcha del proyecto. Se debe tener en cuenta dos aspectos principalmente, como: la porción de demanda insatisfecha que se pretende sea cubierta por el proyecto y a la dimensión del área total con que cuenta el terreno disponible para la instalación de la empresa.
Por tanto, el tamaño de la empresa deberá ajustarse al tamaño del terreno de que se dispone para su instalación (en 200 m2.) el cual tendrá una capacidad promedio para 100 personas, sin contar con las personas que laboren en el mismo sitio.
Disponibilidad de servicios públicos.
La prestación de servicios públicos, sirven para satisfacer las necesidades básicas de bienestar y salubridad de la población.La empresa que realizara las auditorías de sistemas cuenta con servicios públicos tales como: Servicio de teléfono, incluyendo internet banda Ancha de 4 Megas, luz eléctrica, cable de parabólica y agua, el cual incluye acueducto, alcantarillado y aseo.
28
Políticas de plan de ordenamiento básico.
El Plan Básico de Ordenamiento Territorial del Municipio de Ocaña, en adelante PBOT, es el instrumento técnico y normativo por medio del cual se establecen los principios, las políticas, objetivos, estrategias y acciones orientadas a regular la utilización, ocupación y transformación del espacio físico en el corto, mediano y largo plazo, de tal forma que se logre un equilibrio entre la atención a las necesidades sociales y económicas de la población y la conservación y protección del medio ambiente y del patrimonio histórico cultural.
La necesidad y posibilidad de generar acciones coordinadas entre el espacio y la sociedad son aspectos principales; siendo innegable la importancia que tiene el Estado en el fomento de dichas posibilidades. Para ello, se utilizan instrumentos mediante los cuales se materializa la voluntad de las autoridades a saber:
a. La expedición de planes en los que se evidencie el ordenamiento del territorio.b. La expedición de un marco normativo.c. La expedición de un marco fiscal.d. La formulación de contenidos y componentes que la Ley 388/97 y el Decreto 4002 de 2004
establecen como mínimos para los Planes Básicos de Ordenamiento. e. Gestión y financiaciónf. Programa de ejecucióng. El Documento técnico de soporte.
Los requisitos para la instalación de estaciones radioeléctricas en telecomunicaciones, en el caso de la auditoria de sistemas, con el fin de certificar frente al Gobierno del Norte de Santander, el Plan de Ordenamiento Básico Territorial son:
a. Acreditación del Título Habilitante para la prestación del servicio y/o actividad.b. Plano de localización e identificación del predio o predios por coordenadas oficiales del país.c. Sello de recibido del Ministerio de Comunicaciones de la Declaración de Conformidad
Emisión Radioeléctrica, DCER.
Según lo dicho anteriormente la auditoria de sistemas, cumple con las políticas del Plan Básico de Ordenamiento Territorial del Municipio de Ocaña, el cual certifica la planificación física y socioeconómica, así como el respeto al medio ambiente del mismo.
4.4.2.1 Capacidad Diseñada.
29
Según trabajo de campo efectuado, se puede manifestar que eltamaño del mercado objetivo es de 353 empresas que se dedican a diversas actividades económicas y que el 100% de representantelegales están dispuestos a demandar los servicios a ofertar por la empresa de asesores de sistmeas por lo cual la empresa optara por responder en el primer año deoperatividad a un 20%.Se estima un incremento anual del 20 % en la cobertura total del proyecto con el fin deatender las necesidades de los clientes potenciales.
4.4.2.2 Capacidad instalada.
La empresa de asesorías de sistemas, contara condisponibilidad de recursos para su buen funcionamiento y operatividad en pro de lograr sueficiencia y eficacia organizacional. Durante su primer año de funciones atenderán el 20%de las empresas objeto del estudio es decir 71 empresas.
4.4.2.3 Distribución en Planta.
La distribución en planta se hará en la forma más adecuada,de modo que los activos brinden al máximo su eficiencia evitando la pérdida de tiempo yesfuerzo por parte del personal que labora dentro de la empresa de asesores.
4.4.2.4 Necesidades del Recurso Humano.
Se cuenta con personal operativo yadministrativo especializado en la ejecución de las actividades a realizar.La actividad económica de la empresa implica la utilización de los servicios de personalque tenga dominio y conocimientos en el área administrativa y financiera para operar deuna manera eficaz y eficiente como lo es:
Personal Administrativo y de Asesoría:GerenteSecretariaContadorAuditores con experiencia en el ramo de la auditoria.
Personal Operativo:Aseadora
Recurso humano de vital importancia para dar inicio a las distintas actividades a efectuar.El tipo de contratación para el personal de la, será por prestaciónde servicios, este dependerá
4.4.3 REQUERIMIENTO FÍSICO
30
La empresa para su funcionamiento requerirá de una serie de elementos tanto tecnológicos como de oficina, además de algunos implementos necesarios para la recepción de los clientes en la empresa:
Equipo Unidad Costo unitario Costo total
Computadores dell inspiron all-in-one
6 1100000 6600000
Impresoras multifuncionales HP
2 350000 700000
Escritorios 6 250000 1500000
Sillas 10 50000 500000
Teléfonos 2 70000 140000
fax 1 300000 300000
archivadores 3 30000 90000
Papelería resmas de papel
5 45000 225000
Total 10055000
.
Con respectoa los insumos, más que todo se empleara el uso de resmas de papel en donde se imprimirán los informes y las respectivas documentaciones que pueda poseer cualquier auditoria que se realiza en nuestra empresa. Las únicas herramientas que se emplearan en dicha empresa serían los computadores y las impresoras, ya que con estos equipos es donde se dispondrán los que elaboren en esa empresa a redactar los informes de auditoría, donde se realiza las investigaciones, en donde se analiza la información obtenida en cada auditoria en cuanto a la infraestructura en donde se posara la empresa, debe estar ubicada en un sitio de mucha concurrencia ya que los futuros clientes no tendrán dificultad al ubicar la empresa y la empresa deberá adaptar las oficinas administrativas y de los empleados a cargo de las auditorias y que dichas oficinas cuenten con un parqueadero privado para sus empleados y potenciales clientes.
4.4.3.1 Distribución Física
31
Para que la distribución y diseño de las instalaciones de un proyecto provean condiciones de trabajo aceptables, es preciso tomar en cuenta dos especificaciones en particular: funcionalidad y estética que proporcionen y optimicen la distribución eficiente entre cada una de sus áreas.Por lo tanto, la auditoría de sistemas cuenta con una infraestructura de un (1) piso en material de ladrillo con cuatro (4) oficinas divididas en material de drywall cada una con un computador portátil, una (1) recepción incluyendo computador de mesa, un (1) baño público, sillas en material de aluminio, una (1) puerta principal elaborada en vidrio y un (1) televisor Sony de 45’
4.4.3.2 Distribución en planta.
La distribución en planta se hará en concordancia a las especificaciones de espacio teniendo en cuenta las dimensiones de área otorgadas por el local a adquirir. Se contará con un espacio determinado para la gerencia ubicada en la parte posterior izquierda del local; espacio para el departamento de mercadeo que se ubicará en la parte posterior central y en la parte posterior derecha se ubicaran, en un espacio dividido, el área de contabilidad y de cartera. Por otra parte, en la parte anterior izquierda del local quedará ubicada el área de mantenimiento y reparación de equipos, por último el espacio central del local de impacto con la entrada del sitio, será destinado para la exhibición de los artículos.
Figura 2. Distribución en planta general
Fuente: Autores del proyecto
32
Local Comercial para arrendar y usar
4.5 CUANTIFICACIÓN DE LA INVERSIÓN PARA CREAR LA OFICINA DEAUDITORES EN EL MUNICIPIO DE OCAÑA CON BASE EN EL ESTUDIOFINANCIERO Y CONOCER LA RENTABILIDAD A TRAVÉS DE LAEVALUACIÓN ECONÓMICA
Con esta etapa de evaluación se pretende conocer el comportamiento de los diferentesflujos de ingresos propuestos para la creación de la empresa de asesores de sistemas en el municipio de Ocaña.
4.5.1 Gastos de funcionamiento
Aseo y elementos.
Para el montaje de la empresa de auditores de sistemas enel municipio de Ocaña, Norte de Santander, se requiere de elementos como escoba,trapero, ambientadores, jabones, desinfectantes y paños de secado, entre otros, para locual se ha asignado un rubro mensual de $70.000, anual de $840.000.
Mantenimiento y Reparaciones.
Tratándose de una empresa del sector servicio posee larespectiva dotación de equipos de Computación y comunicación para laboresadministrativas, lo cual da lugar a la necesidad de servicios de mantenimiento y/oreparación, cuyo presupuesto mensual para el caso de la empresa en análisis es de$150.000, anual es de $1.800.000.
33
Servicios Públicos.
Para el montaje de la empresa de auditores de sistemas enel municipio de Ocaña, Norte de Santander, se requiere de los siguientes serviciospúblicos:
Año 1
Concepto V/unitario V/anualAgua $ 40.000 $ 480.000Energía eléctrica $ 50.000 $ 600.000Telefonía $ 60.000 $ 720.000TOTAL $150.000 $ 1.800.000Fuente: Autores del Proyecto
Papelería y útiles de Oficina.
Este gasto se ocasiona para el cumplimiento de funcionesadministrativas (Papel, tintas, carpetas, ganchos, clips, marcadores, lapiceros, lápices yborradores, entre otros necesarios), razón por la que se ha establecido un presupuestomensual de $350.000, anual de $4.200.000.
Publicidad y Propaganda.
Se considera como una técnica básica para la contribución y laconsolidación corporativa de la empresa de auditores de sistemas por talmotivo se fijara un presupuesto mensual de 40.000 anual 480.000
Gastos de personal.
El funcionamiento de la empresa de auditores de sistemas,en el municipio de Ocaña, Norte de Santander contará con nueve (9) trabajadores todosvinculados bajo prestación de servicios.
4.5.2 Remuneración del personal.
Los empleados serán contratados por prestación deservicios y su remuneración dependerá de las actividades o funciones desempeñadas en supuesto de trabajo.
Cargo número sueldo básicomensual valor anual (x 12)Gerente 1 750.000 9.000.000Secretaria 1 535.600 6.427.200Contador 1 535.600 6.427.200Auditores 3 700.000 25.200.000Aseadora destajo 1 300.000 3.600.000 TOTAL 50.654.400
34
Fuente: Autoras del ProyectoEste cuadro relaciona el gasto por remuneración básica al personal de la empresa deauditores de sistemas en el municipio de Ocaña, Norte de Santander, cuyo totales de $50.654.400. Cabe indicar que la aseadora será contratada bajo la modalidad decontrato por destajo.
ADMINISTRACIÓN SUELDOS Y SALARIOS
CESANTIAS (8.33%) 4.219.512INT/ SOBRE CESANTIAS (1%) 42.195PRIMA DE SERVICIOS (8.33%) 4.219.512VACACIONES (4.16%) 2.107.223DOTACION 3.200.000AUXILIO DE TRANSPORTE 445.200APORTES PARAFISCALES SOBRE LA NÓMINACAJA DE COMPENSACIÓN 4% 2.008.368ICBF (3%) 1.506.276SENA (2%) 1.004.184ARP (0.522%) 262.092
Gastos varios.
Como forma de hacer frente a imprevistos se establece un presupuesto de700.000 para cubrir gastos no programados.
4.5.3 Resumen de gastos año 1
Gastos Valor anualAseo y Elementos 840.000Mantenimiento y reparaciones 1.800.000Servicios públicos 1.800.000Papelería y útiles de oficina 4.200.000Publicidad y propaganda 480.000Gastos de personal 50.654.400Administración sueldos y salarios 14.233.642Aportes parafiscales sobre la nomina 4.780.920Gastos varios 700.000
Total 79.488.962Fuente: Autores del Proyecto
35
Resumen de gastos año 1
Proyección anual de los gastos operacionales.
Realizando sumatoria de los diferentesgastos relacionados, se tiene un total de $79.488.962 para el año 1, los cuales sonproyectados con un incremento anual de 4%, cifra promedio de la inflación colombiana para el decenio 2012 y 2013.Proyección anual de los gastos operacionales.
Años 1 2 3 4 5Gastos totales anuales 79.488.962 82.668.520 85.975.261 89.414.272 92.990.843Fuente: Autores del Proyecto
Ingresos.
Este factor depende de los ingresos percibidos por la empresa de auditores de sistemas por concepto de venta de servicios de auditoría. Por talmotivo se prevé unos ingresos para el año 1 de 120.000.000, Este valor se ha proyectadoanualmente en un 10%, teniendo en cuenta el aumento en el índice de ventas.
71 empresas a auditar en el primer año de operatividad * 700.000 49.700.000Otros Ingresos recibidos por concepto de Asesorías y consultorías 70.300.000 Total Ingresos para el año 1 120.000.000
4.5.4 Ingresos operacionales anuales percibidos por la empresa de Auditores de Sistemas.
Cabe aclarar que la empresa de auditores recibirá sus ingresos porconcepto de auditorías a empresas existentes en el municipio de Ocaña y a empresas queoperan en otras regiones que también demanden los servicios.
Ingresos percibidos por la asesoría en auditoríade sistemas
Valor anualTOTAL 120.000.000Fuente: Autoras del Proyecto
Ingresos totales anualesLos ingresos percibidos anualmente tienen un aumento del 10%
36
4.5.5 Depreciación y diferidosDepreciación.
El cálculo se dará con base al método de línea recta, amortizando losactivos con porcentajes equilibrados, de acuerdo con el número de años de vida útil.
Fondo de depreciación
Años 0 1 2 3 4 5ItemEquipo deTrabajo 35.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000 7.000.000Equipo deOficinaComp. yCom. 8.245.000 1.649.000 1.649.000 1.649.000 1.649.000 1.649.000
TOTAL43.245.000 8.649.000 8.649.000 8.649.000 8.649.000 8.649.000Fuente: Autores del Proyecto
Años 1 2 3 4 5Item1 2 3 4 5Ingresos totales anuales 120.000.000 132.000.000 145.200.000 159.720.000 175.692.000Fuente: Autores del proyecto
Diferidos
Estos constituyen ciertos cargos requeridos para la puesta en marcha de laempresa de auditores de sistemas en el Municipio de Ocaña. Amortización de diferidos empresa de auditores:
Años 0 1 2 3 4 5ItemEstudios yProyectos 1.000.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000Instalación yorganización2.000.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 TOTAL 3.000.000 600.000 600.000 600.000 600.000 600.000Fuente: Autoras del Proyecto
El presente cuadro, refleja la amortización de la construcción, el cual, a criterio de losautores del proyecto, se hará a cinco (5) años, con el fin, de que dichos gastos, no se veanreflejados en un solo estado financiero.
4.5.6 Capital de trabajo
Este rubro se calcula con base al valor de cuatro (4) meses degastos de funcionamiento y gastos de la empresa de auditores en elMunicipio de Ocaña, buscando dar respuesta a las diferentes necesidades durante losprimeros días de funcionamiento de la misma.
37
Gastos totales (año 1)Capital de Trabajo (C.T.): ------------------------------------------------------- x 4 meses12 meses 79.488.962=C.T. = ----------------------------------------- x 4 meses12 meses C.T. = $26.496.321
De esta manera, se requiere tener en Bancos como garantía para el Montaje de la empresade auditores en el Municipio de Ocaña $26.496.321
4.5.7 Balance inicial – Empresa de auditores.
A continuación se presenta el balance inicial para la empresa de auditores, definiendo total de activos, pasivos y patrimonio.
BALANCE INICIAL
Bancos $ 26.496.321Propiedad, planta yequipo $ 43.245.000Diferidos $ 3.000.000 ACTIVOS DISPONIBLE $ 72.741.321
4.5.8 Estado de resultados proyectado
Estado de resultados proyectado
Años 1 2 3 4 5ItemIngresos 120.000.000 132.000.000 145.200.000 159.720.000 175.692.000Gastos 79.488.962 82.668.520 85.975.261 89.414.272 92.990.843Utilidad Bruta 40.511.038 49.331.480 59.224.739 70.305.728 82.701.157Impuesto renta (33%) 13.368.643 16.279.388 19.544.164 23.200.890 27.291.382Utilidadantes dereservalegal 27.142.395 33.052.092 39.680.575 47.104.838 55.409.775Reservalegal (10%) 2.714.239 3.305.209 3.968.057 4.710.484 5.540.977 Utilidadneta 24.428.156 29.746.883 35.712.518 42.394.354 49.868.798Fuente: Autores del Proyecto
Acorde con las proyecciones de ingresos y gastos se diseña el estado de resultadosproyectado a cinco (5) años, mostrando un progresivo incremento anual, debido alaumento en ingresos anuales.
38
4.5.9 Flujo de producción con recursos propios
Años 1 2 3 4 5ItemUtilidad Neta 24.428.156 29.746.883 35.712.518 42.394.354 49.868.798+ Depreciación 8.649.000 8.649.000 8.649.000 8.649.000 8.649.000+ Diferidos 600.000 600.000 600.000 600.000 600.000+ Reservas 2.714.239 3.305.209 3.968.057 4.710.484 5.540.977Flujo de pcc. AjustadoCon recursos Propios 36.391.395 42.301.092 48.929.575 56.353.838 64.658.775
Fuente: Proponentes
Los resultados de este análisis muestran un incremento progresivo de los ingresos de laempresa de auditores contables y financieros en el Municipio de Ocaña, aspectofavorecedor para su viabilidad económica, logrando en primera instancia la supervivencia yposteriormente su crecimiento.
4.5.10 Flujo neto de caja con recursos propios.
Años 0 1 2 3 4 5ItemInversión total $72.741.321Flujoajustadode pcc.Conrecursos propios 36.391.395 42.301.092 48.929.575 56.353.838 64.658.775Flujoneto decaja conRecursospropios $ 72.741.321
Fuente: Autoras del Proyecto
Los flujos de recursos propios de los primeros cinco años de vida útil de la empresatienden a ser positivos para las expectativas económicas de los inversionistas, debido a quevan en incremento progresivo.
4.6 ESTUDIO ECONÓMICO
Esta etapa define la bondad de la empresa en términos de retribución económica,fundamentando los resultados en las técnicas del valor presente neto, valor actual neto,razón costo beneficio y tasa interna de retorno.
4.6.1 Valor presente neto (VPN).
Este cálculo define el valor del proyecto al cabo de losprimeros cinco (5) años de funcionamiento de la empresa de auditores en el municipio de Ocaña, bajo una tasa de oportunidad y ciertos flujos netosDe caja con recursos propios. La Proyección financiera del VPN, depende de los rubrosobtenidos enel flujo ajustado de producción con recursos propios proyectado en los 5 primeros años de operatividad.
39
Flujo Neto de CajaV.P.N. = ∑-----------------------------
(1 + 2) nDónde:Tasa de oportunidad (6%)n = número de años
36.391.395 42.301.092 48.929.575 56.353.838 64.658.775VPN = ------------- + ---------------- + ---------------- + ---------------- + ---------------
(1 + 0,12)1 (1 + 0,12) 2 (1 + 0,12)3 (1 + 0,12)4 (1 + 0,12)5
VPN = 32.492.317 + 33.722.172 + 34.827.799 + 35.814.323 + 36.689.993
VPN = 173.546.604
El VPN del proyecto se muestra en $173.546.604 resultado positivo para la viabilidad delproyecto, ya que es superior a la inversión inicial.
4.6.2 Valor actual neto.
Mediante este indicador se conoce la recuperación real de lainversión inicial, ya que dicho valor se descuenta del VPN, por lo que es un valor neto,sobre el cual se analiza el reintegro de recursos financieros, a través de los ingresos de laempresa de auditores del Municipio de Ocaña.
VAN = VPN – Inversión InicialVAN = $173.546.604 - $72.741.321VAN = $100.805.283
El valor actual neto de $100.805.283 al cabo de cinco años es un resultado positivo, porqueluego de recuperar los de inversión inicial, deja un rubro positivo, indicando que laactividad económica retribuye aquellos recursos por los cuales se asume cierto riesgofinanciero. Esta razón de análisis es importante conocerla, especialmente para aquellaspersonas interesadas en el proyecto, ya que tendrán la oportunidad de saber la proyeccióneconómica que tiene la empresa de auditores contables y financieros en el Municipio deOcaña.
4.6.3 Razón costo beneficio (RCB).
40
Esta técnica da a conocer el número de veces en quese recupera la inversión inicial durante los primeros cinco años de funcionamiento de laempresa. Como se dijo anteriormente el VPN depende de los rubros obtenidos en el flujoajustado de producción con recursos propios proyectado en los 5 primeros años deoperatividad de la empresa y la inversión inicial se calculó con lo que cuenta laempresa en Bancos, Propiedad Planta y equipo y diferidos.
Valor presente netoRCB = ----------------------------
Inversión Inicial
$173.546.604RCB = ------------------------
$72.741.321
RCB = 2.39 veces
La inversión inicial es recuperada 2.39 veces al cabo de los primeros cinco años de laempresa de auditores, resultado positivo para la viabilidad delproyecto, ya que supera el mínimo esperado que es una (1) vez.
4.6.4 Tasa interna de retorno.
Con este cálculo se determina el porcentaje con el que lainversión inicial se reintegra a la empresa durante los primeros cinco años de actividad.
La proyección financiera de la TIR depende de la inversión inicial fijada en el Balanceinicial riginada de Bancos, Propiedad Planta y equipo y diferidos y del Valor presenteneto que depende de los rubros obtenidos en el flujo ajustado de producción con recursospropios proyectado en los 5 primeros años de operatividad de la empresa.
Esta técnica realiza la siguiente comparación:
Inversión inicial = Valor presente neto$72.741.321 = $173.546.604
Para su determinación se toman dos tasas (t1 u t2) tentativas:
41
Tasa 1: 10%Flujo tasa 1:
36.391.395 42.301.092 48.929.575 56.353.838 64.658.775------------- + ---------------- + --------------- + --------------- + --------------(1 + 0,10)1 (1 + 0,10) 2 (1 + 0,10)3 (1 + 0,10)4 (1 + 0,10)5
VPN = 33.083.086 + 34.959.580 + 36.789.154 + 38.490.430 + 39.423.678
VPN = 182.745.928
Tasa 2: 15%
36.391.395 42.301.092 48.929.575 56.353.838 64.658.775Flujo tasa 2: ------------- + ---------------- + --------------- + --------------- + ---------------(1 + 0,15)1 (1 + 0,15) 2 (1 + 0,15)3 (1 + 0,15)4 (1 + 0,15)5
VPN= 31.644.691 + 31.985.703 + 32.171.461 + 32.220.605 + 32.146.154
VPN = 160.168.614
La interpolación de las tasas 1 y 2 se da de la siguiente manera:
De donde:
X = - 160.168.614_____________
0,05 - 22.577.314
X = 0,05 ------7%TIR = Tasa 1 + X = 10% + 0.7% = 10.7% = 11%
La TIR del proyecto es de 11% porcentaje positivo para su puesta en marcha de la empresade auditores en el Municipio de Ocaña, ya que supera el mínimoesperado que es el del índice de inflación nacional; es así que la tasa de retorno favorece lacreación de la empresa debiendo para tal fin cumplir con los ingresos proyectados.
42
5. CONCLUSIONES
Según trabajo de campo efectuado el 100% de representante legales de empresas existentesen el municipio necesitan de una firma de auditores que presten elservicio de auditorías en la región de Ocaña, evitando de esta manera el desplazamiento deempresarios a otras ciudades del país a demandar el servicio de auditoria.
Según estudio técnico efectuado, se puede argumentar que el tamaño del mercadoobjetivo es de 353 empresas las cuales fueron encuestadas dedicándose estas a diversasactividades económicas y que el 100% de representante legales están dispuestos ademandar los servicios a ofertar por la empresa de asesores contables y financieros por locual la empresa optara por responder en el primer año de operatividad a un 20%.Es de vital importancia que la empresa de auditores de sistemasimplemente laestructura organizacional propuesta con el fin de alcanzar mejores nivel de productividad ycompetitividad logrando de esta manera eficiencia y eficacia en cada una de las funcionesfijadas por la empresa.
El estudio financiero establece las proyecciones de los ingresos, gastos y excedentesdeterminado así la rentabilidad o no de la empresa. Con la evaluación económica se buscóla determinación de indicadores de viabilidad al tener un VAN de $93.458.702, que alcabo de cinco años es un resultado favorable, porque luego de recuperar la inversióninicial, deja un rubro positivo, indicando que la actividad económica retribuye aquellosrecursos por los cuales se asume cierto riesgo financiero, una TIR del 11% que favorece lacreación de la empresa debiendo para tal fin cumplir con los ingresos proyectados y unaRCB de 2.24 mostrando resultados ajustados a la realidad y que pueden superarse en cortoplazo, al lograr que los clientes demanden los servicios a ofertar por la empresa deauditores contables y financieros
43
REQUERIMIENTO HUMANO
Personal Funciones
ingeniero de sistemas(auditores)
Son los encargados de establecer los parámetros, las metodologías, las herramientas y las técnicas para desarrollar la auditoria de sistemas y de la obtención de la información que se requiere para dicha auditoria
Gerente general Se encarga de que se cumpla los objetivos de la empresa
Secretaria Son la que llevan orden a la empresa
Contador publico Es el encargado de ver los balances que se lleven en la empresa, además de las obligaciones financieras que posea la empresa
Auxiliar contable Ayuda a llevar las finanzas de la empresa para garantizar un orden equitativo.
Servicios generales Mantener el ambiente de la empresa limpio y agradable.
Jefe de mercadeo Buscar nuevas estrategias para comercializar el servicio.
44
ORGANIGRAMA
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo Junta de socios
PERFIL DEL CARGO
Estar en común acuerdo con los demás socios en caso de que se presente algún 45
junta de socios
gerente
secretaria
auditores contador publico
auxiliar contable
servicios generales
inconveniente.
FUNCIONES A DESARROLLAR
Establecer el orden de rotación de los socios para ocupar los asientos permanentes en la Junta Directiva de la empresa.
Adoptar los estatutos de la sociedad y cualquier reforma que a ellos se introduzca. Examinar, aprobar, improbar y fenecer las cuentas y balances de fin de ejercicio.
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo Gerente general
PERFIL DEL CARGO
será la encargada de dirigir, coordinar y supervisar que todas las actividades de la empresa se cumplan para ello debe hacer un seguimiento y control de todas y cada una de las aéreas que pertenecen a la empresa
FUNCIONES A DESARROLLAR
asumir el control sobre el personal al servicio planificar, organizar, controlar y orientar las distintas áreas de trabajo supervisar la gestión del presupuesto de naturaleza económica entregar informes mensuales disposición a nuevas tareas asignadas
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo Secretaria
PERFIL DEL CARGO
servir de apoyo y coordinación para que los servicios administrativos y ejecutivos se desarrollen adecuadamente y eficiente
FUNCIONES A DESARROLLAR
Recibir ,revisar,contestar,enviar y archivar la correspondencia y documentos de la empresa
llevar la agenda del gerente y anunciar las personas que lo soliciten contestar las líneas telefónicas elaborar y presentar informes mensuales
46
disposición a nuevas tareas asignadas
Nombre del cargo Contador publico
PERFIL DEL CARGO
e reportara al gerente el estado actual de la empresa en la parte económica con el fin de llevar una contabilidad clara y precisa
FUNCIONES A DESARROLLAR
clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera del plan de cuentas
llevar en orden los libros mayores prepara y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa preparar y presentar tributo al orden municipal, departamental y nacional clasificar los estados financieros asesorar al gerente y a la junta de socios disposición a nuevas tareas asignadas
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo Ingeniero de sistemas(auditores)
PERFIL DEL CARGO
El ingeniero de sistemas debe estar capacitado para ocupar cargos tanto informáticos como de la sociedad, debe ejecutar topo tipo de aéreas y ser capaz de formar empresas autónomas.
FUNCIONES A DESARROLLAR
coordina las diferentes herramientas, metodologías y técnicas para recolección de información
ayuda a la optimización de la empresa gracias a implementaciones de desarrollo de
47
software o diseño de redes brinda asesoría consultoría a las empresas que se le ofrezca el servicio de auditoría
de sistemas.
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo Auxiliar contable
PERFIL DEL CARGO
Se encargara de asistir al contador público, este también está encargado de las cuentas de la empresa.
FUNCIONES A DESARROLLAR
controlar y determinar los manejos en efectivo registrar las operaciones contables de cuentas de recibo de pago elaborar cheques, declaraciones tributarias, pólizas, facturas, recibo de caja disposición a nuevas tareas asignadas .
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo Jefe de mercadeo
PERFIL DEL CARGO
será el encargado de estar buscando nuevas estrategias de mercadeo para aplicarlas a los productos de la empresa para ampliar las ventas
FUNCIONES A DESARROLLAR
buscar e investigar nuevas estrategias de venta del producto
crear nuevos productos e innovarlos ya existentes para ser cada
día mejor
analizar la rentabilidad de los productos en el mercado
fija políticas de venta y promociones
estar presto a cualquier otra disposición
DIAGRAMA DE PROCESOS
48
Administrativos: Contactar cliente
Cotización del servicio
Ofrecimiento del servicio
49
Hacer llamado al cliente
Inicio
Se acuerda con el cliente
Se le pide una cita al cliente
Se inicia la toma de requerimientos
Si acepta
Fin
Fin
Inicio El cliente solicita el servicio a los auditores
La empresa realiza la cotización del servicio.
El cliente escoge la forma de pago (efectivo o tarjeta de crédito)
La empresa da las opciones de pago.
Contables Registrar ingresos
50
Fin
Inicio El jefe mercadeo busca nuevas estrategias para comercializar el servicio
Al tener la estrategia presentarla a la junta de socios
Se pone en marcha estrategia
Si la junta aprueba
Se elige el medio para ofrecer el servicio al mercado (publicidad, televisión, internet)
Inicio El auxiliar contable recibe el ingreso por la prestación del servicio
Realiza el asiento correspondiente
Cuenta de cobro
Egresos
51
Fin Realiza el registro en la base datos de la empresa
El contador da el aval del registro de la venta
Inicio
Fin
El contador revisa las cuentas de la empresa para ver quien les debe por algún servicio
Se contacta con el cliente para dar plazo para el pago del servicio
El cliente se pone de acuerdo para el pago del servicio
Se revisa los asientos por parte del contador para saber a quienes se debe
Se le entrega un informe a la junta de socios de cómo se encuentra la empresas respecto a sus deudas
/
Operativas
Visita a las empresas
TABLA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
52
Fin
Inicio
La junta elige la forma de cómo pagar las deudas
Se realiza la financiación de las deudas en tal forma que sea cómoda de pagara para la empresa
Fin
Inicio El cliente solicita el servicio a la empresa
El cliente acepta los términos de cómo se realiza el servicio y da el aval para realizarla
La empresa realiza una reunión previa con el cliente para presentar su servicio
BIBLIOGRAFÍA
BACCA URBINA, Gabriel. Evaluación de Proyectos. 3 ed. McGraw Hill México.1991. P 1553
PROCESO PRESTACIÓN SERVICIO Y PROCESO DEL SERVICIO
Administrativo Contable Operativo
Contactar cliente Registrar ingresos Visita a las empresas
Cotización del servicio Cuenta de cobro Análisis de la información obtenida
Ofrecimiento del servicio Egresos Generación de informes con sus recomendaciones
Constitución Política de Colombia 1991. Presidencia de la República. 1.991. Bogotá D.C: Editorial Talleres Impreandes S. A. 195p.
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciación a la Teoría de la Administración. Teorías Administrativas. 2 Edición. 1994. Editorial Mc-Graw-Hill. México. 99p.ISBN 970-10-0320-9
NASSIR SAPAG, Chain y SAPAG Reinaldo. Preparación y Evaluación de Proyectos. 3 ed. Editorial McGraw Hill. Santafé de Bogotá 2.000. 325p
República de Colombia. Nuevo Código de Comercio. 1998. Bogotá. D.C: Editorial Unión Ltda. 526p
Anexo A. Formato de Encuesta
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDERFACULTAD DE INGENIERIAS
INGENIERIA DE SISTEMAS
54
Encuesta aplicada a las empresas de la ciudad de Ocaña
OBJETIVO: Determinar el grado de aceptación de una oficina de auditores en la ciudad de Ocaña. Lea atentamente cada pregunta antes de dar respuesta. Gracias por su colaboración.
Nombre de la Persona ____________________________________________Cargo ____________________________Nombre de la empresa o del empresario: _____________________________
1. ¿Hace cuánto tiempo inició actividades su organización?1 año2 años3 añosMás de 4 añosNS/NR
2. ¿A que actividad económica se dedica su empresa?ComercialAgropecuariaSociedadServiciosIndustrialOtra cuál?
3. ¿Cuál es la clasificación de la empresa de acuerdo a su tamaño?a. Mediana empresa (Entre 51 y 200 empleados) _________b. Pequeña empresa (Entre 11 y 50 empleados)______________________c. Microempresa (Entre 1 y 10 empleados) ________________________
4. ¿Su empresa esta legalmente constituida por lo tanto tiene?NIT_________Certificado de industria y Comercio ________Personería Jurídica ______________________
5. ¿Su empresa esta inscrita en el régimen?Régimen ComúnRégimen SimplificadoNS/NR
6. ¿Conoce usted que es una auditoria?SI ____ NO ____
55
Si su respuesta es positiva continúe con la siguiente pregunta de lo contrario pase a la pregunta 12
7. ¿En su organización se ha realizado alguna algún tipo de auditoria?SI ____ NO ____ Cual ha sido el motivoControl administrativo y financiero con que cuenta la empresa _____Toma de correctivo ante falencias presentadas _____Diseño de estrategias financieras para mantener la solidez de su empresa ______
8. ¿Qué tipo de auditoria ha realizado en su empresa?Auditoria Administrativa _______Auditoria Financiera __________Auditoria de Sistema __________Auditoria de Calidad __________Auditoria Ambiental ___________
9. Cuando solicita un auditor ¿Dónde lo hace?En Ocaña ____En otra ciudad _____ Dónde y por qué?
10. ¿Con qué frecuencia realiza o lleva a cabo auditorias en su empresa?Cada año _____Cada dos años _____Cuando amerite hacerlo _____Otro _____ ¿Cuál?
11. Cual es el perfil profesional de los auditores que ha contratado?Contador Público ____Administrador de empresas ____Economista _____Auditor de calidad ______Especialista en Auditoria _____No conoce su real profesión ____
12. Le gustaría a usted contar con una oficina donde se le preste el servicio de auditoría, sintener que remitirse a otras ciudades?SI ____ NO ____ POR QUÉ? ____________________________________
13. ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar por la realización de una auditoria?Entre 500.000 – 550.000 ______Entre 600.000 – 700.000 ______Entre 750.000 _800.000 ______Más de 800.000 _____________14. ¿A través de qué medio publicitario le gustaría informarse de los servicios ofertados por
56
la oficina de auditores?a. Radio ____b. Televisión ____c. Periódico ____d. Avisos ____e. Otro ____ Cuál __________________________
15. En cuanto a la publicidad ofrecida, donde recuerda usted más los comerciales o avisos?a. Radio ____b. Televisión ____c. Periódico ____d. Avisos ____e. Otro ____ Cuál __________________________
57