f004-p006-gfpi 42 vr2. normatividad de archivos..pdf

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENASISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Fecha: 30/09/2013Código: F004-P006-GFPI

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Programa de Formación:TECNICO EN ASISTENCIAADMINISTRATIVA

Código:Versión:

12212102

Nombre delProyecto:DESARROLLO DESOLUCIONES PARA ENMEJORAMIENTO DE LA GESTIONORGANIZACIONAL DE LOSPROCESOS DE APOYOADMINISTRATIVO EN PEQUEÑASORGANIZACIONES O EMPRESAS

Código: 270096

Fase del proyecto:EVALUACIÓN DE LAS SOLUCIONESPROPUESTAS PARA LOS PROCESOS DE ASISTENCIAADMINISTRATIVA EN LA ORGANIZACIÓN

Actividad (es) delProyecto:Verificación delproceso de preservación dedocumentos en la

organización

Actividad (es) deAprendizaje: Actividad (es) de

Aprendizaje:Identificar lanormatividadrelacionada con lapreservación yconservación dearchivos enColombia y en eltipo deorganización oempresa.

Proponer unproceso depreservación dearchivos en laorganizaciónteniendo encuenta laspolíticas de laorganización y lanormatividadvigente.

Ambiente deformación

Macroaula,Biblioteca Sena,Biblioteca VirtualSENA,Internet.

MATERIALES DE FORMACIÓNDEVOLUTIVOMínimo un (1)

Computadorportátil porcada 5aprendices

CONSUMIBLEPor tratarse de

tecnologíablanda no seutilizanmaterialesconsumibles y lainformación setransmite por laplataforma

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 42 NORMATIVIDAD DEARCHIVOS

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: Analizar la legislación vigente en archivos.


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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAGUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Fecha: 30/09/2013

Código: F004-P006-GFPI

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Resultados de Aprendizaje:Preservar los documentos(soporte físico o digital) parael suministro de informaciónde acuerdo con las normas,las técnicas, la tecnologíadisponible y la legislaciónvigente.

Competencia:Organizar ladocumentaciónteniendo en cuenta lasnormas legales y de laorganización

Macroaula,Biblioteca Sena,

Biblioteca VirtualSENA,Internet.

Mínimo un (1)Computador

portátil porcada 5aprendices

Por tratarse detecnología

blanda no seutilizanmaterialesconsumibles y lainformación setransmite por laplataforma

Resultados de Aprendizaje:Generar procesos autónomos yde trabajo colaborativopermanente, fortaleciendo elequilibrio de los componentesracionales y emocionalesorientados hacia el desarrollohumano integral.

Competencia:Promover la interacciónidónea consigo mismo,con los demás y con lanaturaleza en loscontextos laboral ysocial.

Macroaula,Biblioteca Sena,Biblioteca VirtualSENA,Trabajo extra.

Mínimo un (1)Computadorportátil porcada 5aprendices

Por tratarse detecnologíablanda no seutilizanmaterialesconsumibles y la

información setransmite por laplataforma

Resultados de Aprendizaje:Leer textos muy breves ysencillos en inglés general ytécnico.

Competencia:Comprender textos eninglés en forma escrita yAuditiva

Ambientesvirtuales deaprendizaje yMacroaula.

Mínimo un (1)Computadorportátil porcada 5aprendices

Por tratarse detecnologíablanda no seutilizanmaterialesconsumibles y lainformación setransmite por laplataforma

Duración Fase de Evaluación:200 Horas

Duración de la guía (en horas):40 Horas

Modalidad de Formación:Presencial Desescolarizada

virtual

"Los Documentos, públicos o privados, son la fuente informativa primera sobre eldesarrollo económico, político y social de una nación, y constituyen por lo mismo una

parte inapreciable de su patrimonio cultural. " (Declaración de Principios - Washington -26 de octubre de 1961).

La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y elpapel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividadque regule su labor.La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos

1. INTRODUCCIÓN


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3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estrategias (didácticas activas)1.- Método de preguntas2.- Socialización en plenaria

1Reglamento general de archivos2 Normatividad de archivos en Colombia http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/consultado el 6 de julio 2013

y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter debien cultural de los archivos históricos.1

En el mundo empresarial occidental a través de los años se evidencia la constante preocupación por lareglamentación, la legislación y la normatividad, que se generan por naturaleza de los documentos y del valorprobatorio y testimonial que se ha tenido en cuenta a lo largo de los siglos.

Es por esto que la administración delos documentos constituyen un componente legítimo, necesario y útil dela gestión administrativa y deben cumplir esencialmente informadora. Se puede evidenciar que en algunasorganizaciones no existe la oficina de archivo o no le dan la importancia que se merecen considerándoloscomo papeles inútiles y otras integran sus funciones a los departamentos de servicios generales. La depresióny la debilidad que hasta ahora han tenido la estructura archivística en las organizaciones llevar a concientizara la alta dirección de la importancia de la aplicación de la normatividad técnica y legal para cualquierproyecto de archivo, llámese la elaboración de una Tabla de Retención Documental, diseño de un programade Gestión Documental, contratación de servicios de archivo y en general cualquier actividad que requierauna empresa pública o privada, sustentada en dos lineamientos:

o Referente a la normas que surgen de la aplicación de parámetros para el manejo de lainformación con modelos establecidos como las normas ISO

o Referente a la necesidad siempre de cumplir con los requerimientos legales para la gestióndocumental y los archivos que han sido creados con la ley 594 de 2000 “ley general de archivos” 2

En general, las organizaciones como política empresarial, funcionan y administran tomando decisiones quequedan registradas en documentos de diversos soportes y quedan como testimonio patrimonial, por esta

razón es importante conocer la normatividad para tener un uso ordenado de los documentos.

Con la presenta guía se busca que el futuro asistente administrativo identifique de forma práctica laestructura del marco normativo general relacionado con los procesos de la reglamentación quese soportanen las tecnologías para un adecuado uso sistemático de la información y la documentación

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/


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Imagine la siguiente situación:

3.1.1. “La empresa Pinochito se dedicada a la venta de pólizas yseguros de vida, no tienen conocimiento sobre la reglamentaciónen la función archivística; por tal razón, es un completo desordenya que no existen parámetros a seguir y se hace más complicadoel trabajo.

Responda las siguientes preguntas:

¿Qué haría usted como futuro asistente administrativo si fuera contratado por la empresapinochito para el manejo del archivo de la empresa?

¿Las empresas deberían estar sistematizadas para que sea más eficiente y tenga más en claro elprograma de gestión de documentos con el fin de tener todo organizado? Justifique surespuesta

(Esta actividad es individual tiene como duración de 20 minutos)

3.1.2. Ingrese a la página de internet: http://www.archivogeneral.gov.co

Navegue por los principales enlaces y responda:

¿Porque es importante el incumplimiento de los mandatos que tienen que ver con los archivos? ¿Cómo considera que las empresas privadas deben manejar la reglamentación de los archivos? ¿Cuál es la importancia que debe dar a la gestión de los documentos organizacionales?

(Esta actividad es individual tiene como duración de 10 minutos)

Socialice con sus compañeros cual es la importancia sobre el conocimiento y la gestiónreglamentaria de los archivos en una organización

(Esta actividad es individual y tiene un tiempo presencial de 20 minutos)

Intercambie con un compañero (s), según su reflexión cual sería la forma de que el personal de unaorganización tengan todo bien organizado y puedan acceder más facial a la información que se

requieren en el momento

(Esta actividad es grupal y tiene como duración 10 minutos)

Tiempo invertido en el desarrollo de la actividadPresencial

1horaDesescolarizada

0 horasVirtual

0

http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/


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3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Por medio de esta guía se identifican los siguientes conceptos:

Manual de gestión documental: Concepto e importancia

Estructura orgánico - funcional de la organización: Concepto e importancia

Relación de normas sobre archivos de Colombia : Importancia, normas, decretos.

Normatividad sobre archivos: Reglamento general de archivo, decreto 1126, ley 594 de 2000.

Normas de gestión documental vigentes. Importancia, normas actualizadas

Legislación vigente para el trámite de documentos Concepto, importancia, elementos

Normalización y Manejo de documentos: Importancia, funciones y objetivos, característicasgenerales, elementos que lo componen

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes actividades:

Es hora de Investigar más sobre la Organización de archivos:

3.3.1 Realice de manera individual la lectura del Documento NORMATIVIDAD SOBREARCHIVOSde la Asociación Latinoamericana de archivos que contiene elReglamento general de archivos, el Decreto 1126 de, la Ley 594 de 2000

Con base a la anterior lectura un ensayo de tipo interpretativo y con el Decreto 1126 y Ley 594 de 2000

Estrategias (didácticas activas)1.- Lectura autorregulada.2.- Mapa conceptual3.- Socialización plenaria4.- InformeTiempo invertido en el desarrollo de la actividad

Presencial16 horas

Desescolarizada13 horas

Virtual6


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un mapa arco iris por cada uno

(Esta actividad requiere de 6 horas presenciales y de 5 horas de trabajo autónomo)

3.3.2 De manera autónoma en bases de datos o en su medio de investigaciónpredilecto; indague sobre las normas asignadas por su tutor de las Leyes,decretos, acuerdos que se encuentran en el documento de normatividad sobrearchivos en Colombia.

(Esta actividad requiere de 5 horas presenciales y de 4 horas de trabajo autónomo)

3.3.3 Prepare mediante un trabajo practico (foro, panel de discusión, exposición, tallerlúdico, dramatización entre otros) un esquema de las principales normasarchivísticas que se deben aplicar al trabajo con los archivos, debe ser un temapor cada GAES asignado por su tutor.

(Esta actividad requiere de 5 presenciales y 2 horas de trabajo autónomo, 3 horas de trabajo virtual)

3.3.4 Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus compañeros de

grupo, sobre la relación de la Normatividad de archivos en Colombia y la relacióncon la organización o empresa objeto del proyecto de formación.

(Esta actividad requiere de 1 hora de trabajo autónomo y 1 hora de trabajo virtual)

3.3.5 Participe activamente en el foro virtual propuesto en la plataforma Blackboardpara ésta semana, asumiendo una actitud crítica y con ideas fruto de su propiareflexión acerca la normatividad de archivos.

(Esta actividad requiere de 1 hora de trabajo autónomo y 1 hora de trabajo virtual)

3.3.6 Presente la prueba virtual de ésta semana, que se encuentra en la plataformaBlackboard.

(Esta actividad requiere 1 hora de trabajo virtual)

3.3.7 Participe activamente en la programación las jornadas de cultura física,


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emprendimiento y humanística que le sean programadas en esta semana.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estrategias (didácticas activas)1.- InformeTiempo invertido en el desarrollo de la actividad

Presencial1 hora

Desescolarizada1 horas

Virtual2

Es hora de aplicar los conocimientos ya adquiridos sobre la normatividad técnica y legal para cualquier

proyecto de archivo. En Grupos Autónomos de Estudio- GAES presente un informe que contenga losiguiente:

Un informe de acuerdo al instrumento de recolección deinformación que aplico en la guía 40,que

contenga una propuesta del proceso de preservación de documentos en la organización (se

recomienda incluir fotografías y caracterizar el archivo actual.

Recuerden tener en cuenta y aplicar las Normas Técnicas Colombianas para la presentación de

informes.

No olvide que sus tutores prestarán asesoría y retroalimentarán cada uno de sus informes en el

proceso de formación, esto le permitirá desarrollar el proyecto día tras día, la actividad se debe

realizar en GAES y la evidencia se debe subir a la plataforma de manera individual y en los tiempos

establecidos por sus tutores.

(Esta actividad requiere de 1 hora presencial, 1 hora de trabajo autónomo y 2 horas virtuales)


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3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias deAprendizaje

Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentosde Evaluación

Evidencias deConocimiento :

Evidencias deDesempeño:

Evidencias deProducto:

Argumenta la importancia de actuar dentro delmarco de las leyes y el ordenamientociudadano e institucional

Identifica las normas de seguridad industrial ysalud ocupacional, orientadas al recibo dedocumentos: Concepto y aplicación.

Conserva las copias de los documentosenviados de acuerdo con las normas de laOrganización y la legislación vigente.

Expone, socializa y debate en el ambiente deaprendizaje los temas asignados deNormatividad de archivos teniendo en cuenta laclaridad, conocimiento y seguridad en éstos

Realiza el Proceso de preservación yconservación de archivos en la organización deacuerdo a la normatividad legal vigente y las

políticas de la organización.

Cuestionario deevaluación virtual

Observación lista dechequeo

Observación informeescrito


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ACTIVIDADES DELPROYECTO

DURACIÓN(Horas)

Materiales de formacióndevolutivos:

(Equipos/Herramientas)

Materiales de formación(consumibles)

Talento Humano(Instructores)

AMBIENTES DEAPRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad CantidadESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad

productiva) y elementos y condiciones de seguridadindustrial, salud ocupacional y medio ambiente

Elaboración ypresentación deinformes teniendoen cuenta lasnormas técnicas, el

protocolo y lasnecesidades de lainvestigación.

40 horasDivididas dela siguiente

manera:

• Virtual 8 Horas

• Presencial

18 Horas•

Desescolarizado o

autónomo:14 Horas

Video BeamPortátiles

Televisores LCDPlataformaBlackboard.

Libros de

Material deApoyo.Bases de datosde la biblioteca

virtual.

111111

Guías.Marcadores,

agendas,papel,

ésferos,cartulinas,papel bond

Un kit porinstructor

COMPONENTE TÉCNICOCOMPONENTEHUMANÍSTICO

COMPONENTE VIRTUALCOMPONENTE CULTURAFÍSICA

1

1

1

1

Escenarios de Aprendizaje: Ambientes de formación-Macroaulas, bibliotecas, bibliografía sugerida ycibergrafía, ambientes virtuales.

Medios y Recursos Didácticos: Computador, VideoBeam, VHS, Recursos didácticos de autoformación,tablero, grabadora, cámara de video , carteleras ,cuadernos, esferos, marcadores, televisores.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE


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Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción orecepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta sueliminación o integración a un archivo permanente

Cohesión funcional: unión de todas las áreas alrededor de procesos comunes

Decreto: Es la decisión tomada de una autoridad en materia de su incumbencia, y que hace publica en lasformas prescritas

Expediente: Es el conjunto ordenado de documentos generados o recibidos por una unidad u oficina(productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.

Ley:Regla o norma establecida por una autoridad superior para mandar, prohibir o regular alguna cosa

Norma: Es una regla u ordenación del comportamiento dictada por una autoridad competente, cuyoincumplimiento trae aparejado una sanción.

Sistema de gestión documental: Programa de gestión de base de datos que disponen de una tecnologíaidónea para el tratamiento de documentos científicos, culturas y técnicos.

CALDERÓN DELGADO Marco A. Conservación preventiva de documentos.

GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos - Administracila información. Págs. 148

Normatividad de archivos http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/, tomado el 6 de julio de 2013Asociación Latinoamericana de Archivos http://www.ala-archivos.org/?page_id=624 tomado el 20 de junio de 2013

Archivo General de la Nación http://www.archivogeneral.gov.co/ tomado el 6 de julio de 2013

5.

GLOSARIO DE TERMINOS

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.ala-archivos.org/?page_id=624http://www.ala-archivos.org/?page_id=624http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.archivogeneral.gov.co/http://www.ala-archivos.org/?page_id=624http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/http://www.scarchivistas.org/curso-aplicacion-de-la-normatividad-tecnica-y-legal-en-los-archivos/


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CONTROL DEL DOCUMENTO

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Razón del cambio Fecha Responsable delcambio

PresentaciónActividades de reflexión inicial.

Actividades de contextualización eidentificación del conocimientonecesarios para el aprendizaje.Actividades de apropiación delconocimiento, Numerales 3.3.2, 3.3.4,3.3.5, 3.3.6.Actividades de transferencia delconocimiento.Actividades de evaluación.Glosario.Bibliografía

Sistema Integradode calidad

Julio de 2013 Magda LorenaBarragán Ardila

Ajustes estructura de forma F004-P006-GFPI Vr2 Cambio deformatos Sistema

integrado decalidad.

Marzo 12 de2014 Juan Carlos ValenciaEncisoInstructor

Nombre Cargo Dependencia /red FechaAutor Lida Yamile

ÁlvarezFonseca

Instructora Economía financiera y degestión

10/03/2012

Revisión Dilia delRosarioCeballosFigueroa

CoordinadoraÁreaEconomíaFinanciera yde gestión

Economía financiera y degestión

Aprobación Jorge AlbertoBetancourt

Subdirectorde centro

Centro de ServiciosFinancieros

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

f004-p006-gfpi 42 vr2. normatividad de archivos..pdf

Documents