f-sgi-01
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PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
ÁREA ADMINISTRACION Y FINANZAS
Responsable: Gerente de Administración y Finanzas Fecha: 31-10-2012
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Ingresos Egresos Traspaso
Oficina Contabilidad Kárdex
Personal Contabilidad Contraseña
Correlativo 1 año calendario
6 Años Archivos
Oficina, luego destrucción
Facturas de Compras
Oficina Contabilidad Kárdex
Personal Contabilidad Contraseña
Correlativo Folio Contabilización
1 año calendario
6 Años Archivos
Oficina, luego destrucción
Facturas de Ventas
Oficina Contabilidad Kárdex
Personal Contabilidad Contraseña
Correlativo Cronológico
1 año calendario
6 Años Archivos
Oficina, luego destrucción
Presupuesto de Terreno F-PR-05
Oficina Contabilidad Kárdex
Personal Contabilidad Contraseña
Correlativo Contable
1 año calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
Rendición de Cuentas F-PR-06
Oficina Contabilidad Kárdex
Personal Contabilidad Contraseña
Correlativo Contable
1 año calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
Planilla Control Gastos por Proyecto F-PR-10
Oficina Contabilidad Kárdex
Personal Contabilidad
Correlativo Contable
1 año calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
AREA COMPRAS – LOGISTICA Y VEHÍCULOS
Responsable: Gerente Técnico de Mantención Fecha: 31-10-2012
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención
Disposición
Ordenes de Compras Oficina Logística Personal Compras Correlativo 1 año
calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
Acta de Entrega y Recepción de
Vehículos F-PR-23
Oficina Logística Kárdex
Encargado y Mecánico Por Vehículo 1 año
calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
Ficha de Proveedores F-ADM-01
Oficina Logística Kárdex Personal Compras Por Nombre o Rut
Proveedor 1 año
calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
Formulario de Evaluación de Proveedores F-ADM-02
Oficina Logística Kárdex Personal Compras
Por Fecha o Número de Evaluación
1 año calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
Lista de Chequeo Vehículos Livianos F-PR-30
Oficina Logística Kárdex
Encargado y Mecánico Por Vehículo 1 año
calendario
1 Año Calendario en
Archivos Oficina, luego
destrucción
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
AREA TÉCNICA
Responsable: Gerente Técnico de Mantención Fecha: 06-11-2011
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención
Disposición
Matriz de
Verificación de Instrumentos
F-SGI-29
Directorio de Trabajo Técnico de Mantención
Acceso solo Técnico de
Mantención, protegido
mediante Usuario y Contraseña
Por Fecha
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Informe de Servicios de Instrumentos
F-SGI-30
Directorio de Trabajo
Técnico de Mantención
Acceso solo Técnico de
Mantención, protegido
mediante Usuario y Contraseña
Por Fecha
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de
Respaldo en Sala de
Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
AREA BODEGA
Responsable: Jefe de Bodega Fecha: 06-11-2009
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Registro de Mantención Preventiva y Correctiva de
Motores (Bitácora o Cuaderno) F-SGI-25
Estante para Registros de
Mantención de Motores en Bodega
de Casa Matriz
Solo Jefe de Bodega, protegida
por llave
Por Marca, Modelo y Nº de Serie
Indefinido (Se trata de un cuaderno
que se retiene hasta
que se le acaben las
hojas)
7 años calendario en Bodega Casa Matriz, luego destrucción
Guías de Despacho
Repisa para Guías de Despacho en Bodega
Casa Matriz
Acceso Jefe de
Bodega, Jefes de Terreno y
Personal que Requiera Guía de Despacho previa autorización de Jefe de Bodega
Por Fecha y Folio
Indefinido (Hasta que se acabe el Talonario )
7 años calendario en Bodega Casa Matriz, luego destrucción
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
ÁREA GERENCIA GENERAL
Responsable: Gerente General Fecha: 06-11-2009
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Acta de Revisión por la
Gerencia F-GG-01
Carpeta SGI de Actas de Revisión por la
Gerencia de Coordinador de
Gestión
Acceso Comité de Gestión, sin Usuarios ni Contraseñas
Por Fecha 3 años calendario
3 años calendario en
Bodega de Respaldo Casa Matriz, luego destrucción
Seguimiento de
Proyectos
SAP de Geodatos / Proyectos /
Seguimiento http://www.geodatos.
cl/intranet/
Permiso de
Escritura solo Gerente protegido
por Usuario y Contraseña, Acceso de
Lectura Departamento de
Proyectos, Proceso y SGI protegido por
Usuario y Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
ÁREA OPERACIONES / PROCESO
Responsable: Gerente de Proyectos y Gerente de Proceso Fecha: 31-10-2012
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Planilla de Control de
Producto Final F-PR-09
SAP de Geodatos / Proyectos / Registros de Control y Carpeta
de Técnico de Edición de Informe, en oficina
de Informes http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña, Carpeta sin protección
Por Código y Fecha
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico ), las copias duras se
conservan 3 años
calendario
Disco de
Respaldo en Sala de
Servidores, las copias duras 3
años calendario en Bodega de Respaldo Casa Matriz, luego destrucción
Reporte del Operador
Método AMT Zonge
F-PR-11
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de
Respaldo en Sala de
Servidores
Reporte del Operador Método IP
Dipolo-Dipolo F-PR-13
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de
Respaldo en Sala de
Servidores
Reporte del Operador
Método AMT Emi
F-PR-16
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Reporte del Operador Método
Gravimetría F-PR-17
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
Reporte del Operador
Método GPR F-PR-18
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Reporte del Operador
Método GEM-2 F-PR-19
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Reporte del Operador
Método Sísmica F-PR-20
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Reporte del Operador TEM
F-PR-21
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Reporte del Operador
Perfilaje de Pozo
F-PR-22
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Reporte del Operador
Magnetometría F-PR-23
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Crudos http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso solo Proyectos y
Proceso, mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
ÁREA PROYECTOS / OPERACIONES
Responsable: Gerente de Proyectos Fecha: 31-10-2012
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Solicitud de Presupuesto
F-PR-01
SAP de Geodatos / Presupuestos / Solicitud de Presupuestos
http://www.geodatos.cl/intranet/
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña
Por Código
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Rechazo de Solicitud de Presupuesto
F-PR-02
SAP de Geodatos /
Presupuestos / Rechazo de Solicitud de Presupuestos
http://www.geodatos.cl/intranet/
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Oferta Técnico Económica
OTEC
SAP de Geodatos / Oferta Técnico
Económicas http://www.geodatos.
cl/intranet/
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña
Por Código
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Rechazo de OTEC
F-PR-03
SAP de Geodatos / Oferta Técnico
Económicas / Rechazo de OTEC
http://www.geodatos.cl/intranet/
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña
Por Código
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Aceptación de OTEC
F-PR-04
SAP de Geodatos / Oferta Técnico Económicas /
Aceptación de OTEC http://www.geodatos.cl
/intranet/
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña
Por Código
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
Oferta Técnica OTE
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos Proyectos / OTE
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña http://www.geodatos.cl/intranet/
Por Código
Indefinido
(depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Viñeta de Proyecto
SAP de Geodatos / Proyectos / Datos
Proyectos http://www.geodatos.cl
/intranet/
Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña
Por Código 1 año calendario
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Matriz de diseño y
Desarrollo F-SGI-27
Sistema SGI intranet Acceso Protegido mediante Usuario
y Contraseña Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
AREA RECURSOS HUMANOS
Responsable: Jefe Administrativo y Recursos Humanos Fecha: 06-11-2009
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Carpeta de Personal
Kárdex, en oficina de RRHH
Personal de RRHH,
Libre Acceso Por Nombre
Personal de
Planta: Indefinido
Personal
Temporal: Duración del
Proyecto
Archivador Lomo Naranjo “Documentos Varios” 6 años
calendario, Almacenaje en Bodega, luego
destrucción
Exámenes de Altura
Archivador “Exámenes de Altura”, en oficina de
RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Nombre 1 año
calendario
Archivador “Exámenes Vencidos”
3 años calendario,
luego destrucción
Capacitación en el Lugar de
Trabajo F-RRHH-01
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 3 años
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Evaluación de Capacitación F-RRHH-02
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 3 años
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Solicitud de Capacitación F-RRHH-03
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 3 años
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Plan Anual de Capacitación F-RRHH-04
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 3 años
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción Charla de
Inducción / Charla 5 Minutos
F-RRHH-05
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 3 años
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
Solicitud de Permiso – Feriado
F-RRHH-06
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Formulario de Postulación F-RRHH-07
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción Comprobante
de Feriado F-RRHH-09
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
Carpeta personal, indefinido
Charla Derecho a
Saber F-RRHH-10
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
Carpeta personal, indefinido
Detección de Necesidades
de Capacitación F-RRHH-11
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso
Por Departamento, Cargo o Fecha
3 años calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Perfiles de Cargos
D-RRHH-01
Documento Electrónico en Intranet de SGI / Procedimientos y
Registros http://www.geodatos.cl
/intranet/
Acceso Corporativo
mediante Usuario y Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en
Sala de Servidores
Acta Entrega Equipos de Protección Personal F-PR-25
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Lectura Dosimétrica
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
Dosimetría Ambiental
Archivador “Registros Recursos Humanos”, en
oficina de RRHH
Personal de RRHH, Libre
Acceso Por Fecha 1 año
calendario
3 años calendario en bodega, luego
destrucción
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
ÁREA SECRETARÍA
Responsable: Secretaria Ejecutiva Fecha: 06-11-2009
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Egreso e Ingreso
Correspondencia
SAP – Carpeta Personal de Clientes
Acceso Secretarias
Por fecha
SAP: Indefinido (depende de la capacidad de
almacenamiento físico )
Carpeta Personal: 4 años calendario
Respaldo Servidor
Cartas SAP – Carpeta Personal de Clientes
Acceso Secretarias
Por Cliente Por Fecha
SAP: Indefinido (depende de la capacidad de
almacenamiento físico )
Carpeta Personal: 4 años calendario
Archivo Bodega
Respaldo Servidor
Correos Electrónicos
Cuenta de Correo Electrónico
Carpeta de Clientes
Usuario y Clave Acceso
Secretarias
Por fecha y/o Por Cliente
Indefinido (depende de la capacidad de almacenamiento
físico )
Respaldo Servidor
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
ÁREA GESTIÓN INTEGRADA
Responsable: Comité de Gestión, Comité Paritario, Comité Bipartito Fecha: 31-10-2012
Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición
Plan de Auditoria F-SGI-02
Directorio SGI en Servidor de
Administración
Acceso solo Representante de
la Gerencia y Coordinador de
Gestión mediante Usuario y
Contraseña
Por Fecha
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
Formulario de NC
F-SGI-04
Planilla Electrónica en Módulo SGI de SAP de
GEODATOS http://www.geodatos.cl/
intranet/
Acceso Corporativo
mediante Usuario y Contraseña
Por código de NC
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
Matriz de Identificación de Peligros,
Evaluación y Control de
Riesgos F-SGI-05
Directorio SGI en Servidor de
Administración
Acceso solo Representante de
la Gerencia y Coordinador de
Gestión mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de
Impacto Ambiental F-SGI-06
Directorio SGI en Servidor de
Administración
Acceso solo Representante de
la Gerencia y Coordinador de
Gestión mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
Listado Maestro de
Documentos F-SGI-07
Directorio SGI en Servidor de
Administración
Acceso solo Representante de
la Gerencia y Coordinador de
Gestión mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
Matriz de Infraestructura y Ambiente de
Trabajo F-SGI-08
Directorio SGI en Servidor de
Administración
Acceso solo Representante de
la Gerencia y Coordinador de
Gestión mediante Usuario y
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
PLANILLA CONTROL DE REGISTROS
Código del Documento Revisión
F-SGI-01 07
Contraseña
Acta de Reunión F-SGI-15
Carpeta SGI de Actas
Acceso Corporativo, sin
Usuarios ni Contraseñas
Por Fecha 1 año calendario
3 años calendario en Bodega de Respaldo Casa Matriz, luego destrucción
Matriz de Requisitos Legales y
otros F-SGI-10
Directorio SGI en Servidor de
Administración
Acceso solo Representante de
la Gerencia y Coordinador de
Gestión mediante Usuario y
Contraseña
Por Código
Indefinido (depende de la capacidad
de almacenamiento físico )
Disco de Respaldo en Sala
de Servidores
Acta de Revisión Gerencial F-GG-01
Directorio SGI en Servidor de
Administración
SGI, sin Usuarios ni Contraseñas Por Fecha 1 año
calendario
3 años calendario en Bodega de Respaldo Casa Matriz, luego destrucción
Informe Inspección de
Comité Paritario de Higiene y Seguridad (F-SGI-36)
Archivador de Comité Paritario - Intranet
SGI y acceso autorizado, sin
Usuarios ni Contraseñas
Por Fecha 2 años
2 años calendario en Bodega de Respaldo Casa Matriz, luego destrucción
Acta de Reunión de
Comité Paritario de Higiene y
Seguridad (F-SGI-39)
Archivador de Comité Paritario - Intranet SGI / CPHS Por Fecha 2 año
calendario
1 año de almacenamiento en bodega, luego
destrucción.
Tabla de Reunión y Registro de
Asistencia de Comité
Paritario de Higiene y
Seguridad (F-SGI-28)
Archivador de Comité Paritario SGI / CPHS Por Fecha 2 año
calendario
1 año de almacenamiento en bodega, luego
destrucción.