CONTROL

CONTROLINTEGRANTES: - Benito Cerrn Pamela Kattia - Bonilla Lovera Julio - Crdova Claros Josmel - Hinostroza Escriba Jhonatan - Ruiz Menendez Fredy - Saldaa Rodrguez Marcos

PROFESORA: Ing. Luz IzaguirreFuncin administrativa de controlMartes, 07 de Diciembre del 2010

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIAFACULTAD DE INGENERA DE PETRLEO, GAS NATURAL Y PETROQUMICA

1INSUMOS OBJETIVOS/METAS DE LOSDEMANDANTES PARA GENERAR PRODUCTO /SERVICIOREVALIZACIN DEL SISTEMA(PROCESO DE CALIDAD)COMUNICACIN COMO FACILITADORDEL PROCESOPLANEACINORGANIZACININTEGRACIN DEPERSONALDIRECCINCONTROLAMBIENTE EXTERNO2

CONTROL3

4Etapas de la Metodologa Seis SigmaSistemas y procesos de controlTcnicas de control y tecnologas de la informacinAdministracin de Calidad TotalPrincipios bsicos de controlAdministracin de Operadores y productividadControl general y orientacin hacia el futuro por medio del control preventivoCONCLUSIONES5

Sistemas y procesos de control6Proceso bsico de controlLas tcnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dondequiera que se le encuentre y cualquiera que sea el objetivo del control. Implica tres pasos Establecimiento de normas.Medicin del desempeo con base en esas normas.Correccin de las variaciones respecto de normas y planes.

7Establecimiento de normas Por definicin las normas son criterios de desempeo. Son los puntos seleccionados en un programa de planeacin en su totalidad en los cuales habrn de tomarse medidas de desempeo para que los administradores puedan recibir seales de cmo marchan las cosas a fin de que no tengan que vigilar cada paso de los planes.

8Medicin del desempeo Debe realizarse idealmente con fundamento en la previsin, a fin de que las desviaciones puedan detectarse ante que ocurran y evitarse mediante la accin apropiada.

9Correccin de desviaciones Las normas deben reflejar los diversos puesto de una estructura organizacional. Si el desempeo se mide en correspondencia con ellas, es mas fcil corregir desviaciones. Las correcciones de desviaciones es el punto donde el control puede concebirse con parte del sistema total del sistema total de administracin y ponerse en relacin con los dems funciones administrativas

10Consideraciones especiales en el control de compaas internacionales Las distancias geogrficas dificultan la aplicacin de ciertos controles como la observacin, muy a pesar de los muchos sistemas de comunicacin. Las normas de control deben ajustarse a las condiciones locales. Las estructuras organizacionales debe facilitar el control.

11Puntos criticaos de control normas y evaluacin comparativa Los puntos elegidos para efectos de control deben ser crticos, en el sentido ya sea de construir factores limitantes de las operaciones o de dar cuenta mejor que otros factores de si los planes estn dando resultado o no.Principio de control de punto critico: Sostiene que para ser eficaz, el control implica particular atencin a los factores crticos para la evaluacin del desempeo de la compaa con el de otras empresas.12Pregunta para la seleccin de puntos crticos de control13Tipos de normas de puntos crticos Todo objetivo, toda meta de los muchos programas de planeacin, toda actividad de estos programas,etc. Se convierte en norma con base en las cuales es posible medir el desempeo real o esperado.Normas fsicas: son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se producen bienes. norma de costo: son medidas monetarias comunes, como las normas fsicas, en el nivel operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos especficos de las operaciones.Norma capital: tiene que ver con el capital invertido en la empresa mas que con los costos de operacin, y por lo tanto se relacionan fundamentalmente con el balance antes que con el estado de perdidas y ganancias.14Tipos de normas de puntos crticos Normas de ingreso: son resultado de la atribucin de valores monetarios a las ventas.Normas de programas: a un administrador se le puede encomendar la ejecucin de un programa de presupuesto variable, un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos o un programa para la elevacin de la calidad de la fuerza de ventas.Normas in tangible: norma no formuladas con medidas fsicas ni monetarias son mas difciles de establecer. son leales los supervisores a los objetivos de la compaa?Metas como norma : los administradores modernos han descubierto que es posible definir metas por medio de la investigacin y la reflexin susceptibles de ser usadas como norma de desempeo.15Planes estratgicos como punto de control para el control estratgicoComprende la vigilancia sistemtica de puntos de control estratgicos, as como la modificacin de la estrategia de una organizacin.

16Benchmarking Se trata de un mtodo para el establecimiento de metas y medidas de productividad con basa en las mejores practicas de la industria.Benchmarking estratgico: se comparan varis estrategias y se identifica los principales elementos estratgicos de xito.Benchmarking operativo: se comparan costos relativos o posibilidades de diferentes productos.Benchmarking administrativo : la atencin se encuentra en funcin de apoyo como planeacin de la comercializacin y sistemas de informacin, logstica, administracin de recursos humanos, etc. 17Control como sistema de retroalimentacin Los sistemas utilizan parte de su energa para retroalimentar se con informacin que permita comparar el desempeo con una norma y emprender acciones correctivas.18Informacin en tiempo real y control Esta es la informacin acerca de lo que ocurre en el momento mismo en que ocurre. Ello es posible gracias a varios medios para la obtencin de datos en tiempo real de muchas operaciones.

19Control con correccin anticipadaEl rezago en el proceso de control administrativo demuestra que, para ser eficaz, el control debe dirigirse al futuro. Los datos histricos demuestran la deficiencia como los recibidos de los informes de contabilidad.

20Tcnicas de control dirigidos al futuroEsta basado en la informacin disponible mas reciente; comparando la situacin deseable con los pronsticos, los administradores pueden introducir cambio de programa que vuelvan mas promisorio los pronsticos.Las empresas ejercen un controlo dirigido al futuro cuando los adiestradores planean la disponibilidad de efectivo para satisfacer sus requerimientos.21Control anticipante en los sistemas humanosUn cazador siempre apunta poco delante de la trayectoria de vuelo de un pato para corregir el rezago entre un disparo y un tiro acertado.

22Sistemas con control anticipado contra sistemas de retroalimentacin Retroalimentacin simpleInsumos ProcesoValores deseados en productos (normas) Correccin anticipada Productos23Requisitos del controlo con correccin anticipanteRealizacin de un exhaustivo y cuidadosos anlisis del sistema de planeacin y control, e identificacin de las variables de insumos mas importantes.Elaboracin de un modelo del sistema.Actualizacin permanente del modelo.Evaluacin regular de las variaciones en los datos de los insumos reales respecto de los insumos planeados, as como evaluacin del impacto en el resultado final deseado.Recoleccin regular de datos sobre las variaciones de insumos, e integracin de estos al sistema.Realizacin de accione. (corresponde al individuo hacerlas).

24Ajuste para controles eficacesDeben responder con toda exactitud a planes y puestos, a cada administracin en lo individual con todo lo que implica su personalidad y a las necesidades de eficiencia y eficacia.

251.-Ajuste preciso de los controles a planes y puestoTodas las tcnicas de controlo deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseo. cada plan tiene caractersticas propias. Lo que los administradores necesitan es informacin que les seale como progresan los planes de los que son responsables.

262.-Ajuste de los controles a los administrativosLos controles deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propsito delos sistemas e informacin es contribuir a que cada administrador ejerza su funcin de control. Si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrn ninguna utilidad.

27Certeza de que los controles sealan excepcin en puntos crticosUno de los medios mas importantes para ajustar los controles a la media de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseado para sealar excepciones. Por ejemplo: podra preocupara que el costo del personal de oficina se desviara del presupuesto en 5%.

28Garanta de flexibilidad de los controles Los controles deben seguir siendo funciones ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos.

29Ajuste del sistema de control a la cultura organizacional Todo sistemas o tecina de control debe ajustarse a la cultura organizacional. Ejemplo: una organizacin donde las personas gozan de considerable libertad y participacin.

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Tcnicas de control y tecnologa de la informacin313233Tcnicas de control: el presupuesto34Tipos35Riesgos de la presupuestacin36Tcnicas de control: el presupuesto373839404142

Administracin de operaciones y productividad43La administracin de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la funcin de operaciones.

Los Administradores de Operaciones (ADO) son los responsables de la produccin de bienes o servicios de las organizaciones.FREDY RUIZ MENENDEZADMINISTRACIN DEEMPRESAS

44Funcin: Los ADO son responsables del manejo de aquellos departamentos, reas, etc. (funciones) de la Organizacin que producen bienes y servicios.Otras funciones de la Organizacin: marketing, finanzas, garanta de la calidad, recursos humanos.Sistemas: Integracin de todas las actividades necesarias para la produccin de bienes y servicios.Polticas, procedimientos, especificaciones, frmulas, licencias, mtodos de manufactura y de control, normas, legislacin vigente, etc.Decisiones: Toma permanente de decisiones en 5 reas, como mnimo: FREDY RUIZ MENENDEZADMINISTRACIN DEEMPRESAS45DecisionesToma permanente de decisiones en 5 reas, como mnimo:Procesos: Determinacin del proceso fsico o instalacin a utilizarCapacidad: Suministro de la capacidad en cantidad, lugar y momento correcto. (Corto y largo plazo)Inventarios: Que, cuanto, cuando comprar o fabricarMano de Obra: Las mas importantes de las decisiones a tomar. Coordinacin con RRHH. (Seleccin, contratos, Despidos, etc.)Calidad: Los ADO son los responsables finales de la calidad de bienes y servicios producidos.FREDY RUIZ MENENDEZADMINISTRACIN DEEMPRESAS46

PRODUCTIVIDADLa PRODUCCION es la creacin de bienes y servicios. Es la transformacin de recursos en productos y servicios.La PRODUCTIVIDAD implica la mejora del proceso productivo. FREDY RUIZ MENENDEZ47PRODUCTIVIDAD unidades producidas PRODUCTIVIDAD = insumos consumidos

Algunos problemas de medicin:Calidad: Podemos estar manteniendo la productividad, o incluso perdiendo, pero mejorando notoriamente la calidadElementos externos: Se producen mejoras o cadas en la productividad que nos son atribuibles al sistema medido: suministro de energa, polticas gubernamentales, etc.Unidades de medicinSector servicios

FREDY RUIZ MENENDEZ48PRODUCTIVIDADVariables de la productividad:Mano de obra: 20 %Capital: 16 %Administracin de Operaciones: 64 %

Valores promedio en EEUU en los ltimos 100 aosFREDY RUIZ MENENDEZ49

Control general y orientacin hacia el futuro por medio del control preventivo

50IntroduccinLa mayora de los controles estn diseados para cosas especficas: polticas, salarios y sueldos, seleccin y capacitacin de empleados, calidad de productos, etc. Controles generales: son de carcter financieros.Retroalimentacin: medicin de desviaciones respecto a los planes.Enfoque tradicional: identificar a la persona responsable de la indeseable desviacin y hacer que ella misma la corrija.No sera mejor prevenir antes la ocurrencia de stas desviaciones indeseables? Control preventivo

51Control del desempeo generalExisten tcnicas de control parcial para administrar una empresa, mas sin embargo es de vital importancia ejercer controles generales que midan el desempeo global de una organizacin.

Existen muchas razones para el CDG:Descentralizacin de la autoridadMedir el esfuerzo total del administrador en un rea integrada.

52Control del desempeo generalMuchos los controles generales de las empresas son de carcter financiero: Obtencin de utilidades

Los controles financieros son ciertamente una importante medida objetiva del xito de los planes.

Hay empresas que no buscan utilidades monetarias, como el gobierno, escuelas publicas, etc. pero por medio de los estadsticas se puede verificar si esta cumpliendo con los logros en el rendimiento del cuerpo organizacional, es por ello que se debe llevar a cabo una buena contabilidad y orden en la parte financiera de la empresa.53Control De Perdidas Y GananciasEl estado de prdidas y ganancias de una empresa en su totalidad sirve a importantes propsitos de control.

La tcnica comprende bsicamente sobre dividir por cada departamento:

Un control de perdidas o ganancias Cada rea de la organizacin debe contribuir al propsito de obtener las utilidades esperadas En cada uno de los departamentos se detalle los ingresos o egresos.

Slo es practicable en grandes segmentos de una compaa.

54Control Por Medio Del Rendimiento Sobre Inversin (ROI)Medicin del xito mediante la relacin entre las ganancias y la inversin del capital.

No busca optimizar utilidades, sino optimizar el rendimiento del capital destinado a los propsitos empresariales. 55Control Directo Contra Control PreventivoControl directo

Asegurar administradores de alta calidad, bajo la premisa de que el personal calificado comete menos errores y no requiere de otros controles, perciben o anticipan los problemas e inician acciones apropiadas para evitar y corregir las desviaciones.

Control preventivo

Se aplica antes de que se desempee una actividad. Su objetivo es prevenir los problemas que genera una desviacin de los parmetros del desempeo.

Por ejemplo: en el caso de un control preventivo, cuando un fabricante especifica las normas de calidad de las partes que adquiere, ha establecido un control previo. Cuando las compra, previene muchos casos de fallas de las maquinas. Las normas de ISO9000 funcionan como controles preventivos para elegir proveedores, adems se utilizan en la administracin de recursos humanos.

56Control DirectoEste control explica el procedimiento normal de buscar la causa de un resultado insatisfecho hasta la persona responsable de l y hacer que todo esto se corrija.

Uno de los principios ms importantes del control directo nos habla de que cuanto mayor sea la calidad de cada administrador en un sistema administrativo, menor ser la necesidad de controles indirectos.

Causas de desviaciones negativas respecto a las nomas:IncertidumbreFalta de conocimientos , experiencia o juicio.57Principios De Control PreventivoCuanto ms alta sea la calidad de los administradores y sus subordinados, menos necesidad habr de controles directos

Supuestos:Los administradores calificados cometen un mnimo de errores.Los fundamentos de la administracin pueden ser tiles para medir el desempeo.Es posible evaluar la aplicacin de los FA.

58Ventajas:

Controla eficientemente la calidad de los administradores Obtener con mayor precisin la asignacin de responsabilidades personalesAcelera las acciones correctivas y las hace mas eficacesAlienta el control mediante el autocontrol59Ejemplos:Por ejemplo, en una panadera, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administracin que es proactivo y reactivo.

Otro simple ejemplo sera en recursos humanos al contratar empleados una compaa puede solicitar que los candidatos al empleo no fumen. Este control preventivo sirve disminuir la productividad que se pierde con los descansos para fumar y las enfermedades relacionadas con el tabaquismo.

60Aplicaciones Del Control Al Enfoque De SistemasEn la fase de control formalmente se realiza un anlisis cualitativo y cuantitativo de lo que se planeo estratgicamente en la empresa y los resultados, el cual nos permite determinar el desempeo global de la empresa, o bien el desempeo particular de cada uno de nuestro cuerpo organizacional.

Tener una percepcin clara de los ambientes interno y externo de nuestra empresa, punto extremadamente vital por que es importante saber como esta posicionada la organizacin con respecto a su competencia en todos los aspectos.

61Desarrollo De Administradores De ExcelenciaLa mejor practica administrativa del futuro depender de las siguientes consideraciones:

Inculcar el deseo de aprender: la experiencia tiene ciertos riesgos y los individuos deben aprender nuevas tcnicas que lo lleven a nuevas alternativas para resolver problemas.

Aceleracin de desarrollo administrativo: el desarrollo de la empresa tiende a ser con mas rapidez, ya que hay constantes cambios en el ambiente exterior e interior, 62Principios bsicos de Control

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RESUMEN DE PRINCIPIOSBASICOS PARA EL CONTROLLOS PRINCIPIOS ESTAN DISEADOS PARA RECALCAR ASPECTOS DE CONTROL

64Principio de propsito de controlPrincipio de los controles dirigidos al futuroPrincipio de la responsabilidad del controlPrincipio de responsabilidad de controlPrincipio de eficiencia de los controlesPrincipio de control preventivo

PROPOSITO Y NATURALEZA DEL CONTROL65PRINCIPIO DE PROPOSITO DE CONTROLPRINCIPIO DE PROPOSITO DE CONTROLSu funcin es garantizar el xito de los planesMediante la deteccin de desviaciones Y la disposicin de una base de datosFinalmente corregiremos desviaciones indeseables potenciales o reales 66PRINCIPIOS DE CONTROLES DIRIGIDOS AL FUTUROPRINCIPIO DE CONTROLES DIRIGIDOS AL FUTURO Se basa un sistema de control en una correccin anticipanteDa lugar a una retroalimentacin de informacin Prevencin de las desviaciones indeseablesRespecto de los planes y para emprender a tiempo acciones destinadas a prevenirlas67Por ejemplo, en una panadera, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administracin que es proactivo y reactivo68PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DE CONTROLPRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DE CONTROLLa responsabilidad recae sobre el adminsitrador Puesto que la delegacin de autoridad, asignacin de tareas recae sobre elEl administrador no puede renunciar o delegar su responsabilidad a terceros69PRINCIPIO DE CONTROL PREVENTIVOPRINCIPIO DE CONTROL PREVENTIVOSe basa que la mayoria de personas cometen erroresCuanto mayor es la calidad de los administradores habr menos necesidad de controles directosUn administrador calificado mas fcil podr percibir desviaciones de los planes de control70PRINCIPIO DE LA EFICIENCIA DE CONTROLESPRINCIPIO DE LA EFICICIENCIA DE CONTROLES DE LOS CONTROLESLos controles presupuestados excesivamente detallados paralizan a los subornados S e pregunta si las tcnicas de control son eficientes sirven para detectar causas de las desviacionesLos administradores corren el riesgo de abrumarse con tantas activiades de control71PRINCIPIO DE REFLEJO DE PLANESPRINCIPIO DE ADECUACION ORGANIZACIONALESTRUCTURA DEL CONTROL72PRINCIPIO DE REFLEJO DE PLANES PRINCIPIO DE LA ADECUACION ORGANIZACIONALMas claros, completos y integrados sean los planes y mejor sea el diseo de control a fin que sea un reflejo de los planes Cuanto mas clara, completa e integrada sea una organizacin y mejor sea el diseo de control facilitara la correccin de desviaciones respecto de los plazosMas eficazmente respondern los controles a las necesidades de los administradores Las desviaciones de los planes deben ser responsabilidad de los administradoresEs imposible crear un sistemas de control sin planes puesto que la funcin del control es asegurar que los planes funcionen como lo desea Los controles deben disearse para tener efecto en la funcin en la que recae la responsabilidad sobre la ejecucin de un plan73PRINCIPIO DE NORMAS PRINCIPIO DE CONTROL DE PUNTOS CRITICOSPRINCIPIO DE EXCEPCIONPRINCIPO DE ACCIONPROCESO DE CONTROL74PROCESO DE CONTROLPrincipio de normasTiene un medio sencilloespecifico y verificable paramedir el grado cumplimiento delprograma resultante de la planeacinPrincipio de excepcinDeben concentrar sus esfuerzos en excepciones significativas es decir las que son malas y buenas, mas eficiente sern los resultados de control Principio de accin El control solo se justifica si las desviaciones de los planes son corregidas mediante una organizacin, integracin de personal y direccin adecuada Principios de control de puntos crticos lo nico que necesita saber que los planes estn siendo instrumentado concentran su atencin en factores sobresalientes de desempeo que indica cualquier desviacin importante 75

CONCLUSIONES76COMPARACION DEL CONTROLAdministracin japonesaAdministracin estadounidenseAdministracin ChinaAdministracin MexicanaAdministracin ColombianaControl por los compaerosControl por el superiorControl por el lder del grupo (superior)Control por el superiorControl por el superiorEl control se dirige al desempeo grupalEl control se dirige al desempeo individualEl control se dirige principalmente a grupos, aunque tambin a los individuosEl control se centra en el desempeo del grupoEl control se centra en el desempeo individualSalvacin del honorAtribucin de culpasSe intenta salvar el honorResolver los asuntos afrontando las consecuenciasDeterminar el culpableAmplio uso de circulos de control de calidadUso limitado de crculos de control de calidadUso limitado de crculos de control de calidadEmpleo de los recursos de calidad en sus diferentes modalidadesUso comn del control total de la calidadAmplio uso de CCTCreciente uso de CCTPoca inform. sobre el uso de CCTCreciente uso de CCTAmplio uso de CCT77

La comparaciones de las practicas de planeacin, organizacin, integracin del personal, direccin y control de los pases mencionados confirman q la aplicacin de los principios y conceptos administrativos difieren en estos pases. Confirman que los administradores de orientacin global debern conocer no solo las practicas administrativas de su pas , sino tambin las de muchas otras partes del mundo.78IMPLICACIONES DE LA COMPETENCIA GLOBALEnfoque internacionalLa globalizacin ejercer importantes efectos en casi todas las compaas de los diversos pases, ya sea en el mbito nacional o en el exterior. Solidas compaas europeas y asiticas se han convertido en grandes competidoresPara tener xito en el mercado mundial, las empresas deben hacer uso de todas sus capacidades para enfrentar las demandas del ambiente externo79Ambiente externoFACTORES: Poder econmico (cambios sociales y polticos) Tecnologa Mercados y competencias Disponibilidad de materia prima y proveedores 80Ambiente interno de las compaas81ConclusionesExisten diversas formas de llevar a cabo los controles administrativos, difiriendo unas de otras segn el tipo de empresa, dependiendo del lugar geogrfico, as como la actitud del administradorNo solo existen mtodos especficos para toda clase de empresa, sino que dependiendo del tipo de empresa, exigirn que tipo de controles realmente efectivos se deben implementar en la organizacin.Los administradores, deben tener una visin globalizada, asi como comprender las diferencia que existe en la administracin entre los paises, para el desarrollo de su empresa

82Conclusiones

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GRACIAS84