exposicion de procesos
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capitulo 6TRANSCRIPT
Juan esteban Hernández DíazJaime Andrés Monsalve
Álvaro Martínez Administración de empresas
REINGENIERÍA; es la revisión fundamental y el rediseñoradical de procesos para alcanzar mejorasespectaculares en medidas criticas y contemporáneas derendimiento, tales como: costo, calidad, servicio yrapidez. (Hammer)
Parea que exista una revisión fundamental debeavaluar su empresa a partir de:¿Por qué esta haciendolo que hoy hace la organización?. ¿Cuál es la razón deser del negocio?. ¿Qué es lo que se pretender entregaral cliente?. Y con las respuestas se define lo que se debehacer y como se puede lograr.
Se debe mejorar solo los procesos que conciernen alcliente desde el principio al fin. No a las áreasfuncionales o departamentos especializados.
Ejemplos de reingeniería…
Ejemplo de reunificación de tareas
Ejemplo de aplicación natural del proceso
Ejemplo de aplicación en la tecnología.
Caso IBM antes del cambio
sucursalRecibir llamadas Dpto. crédito
Registrar llamadas
Verificar capacidad
Escribir resultados
Practicas comerciales
Modificar contrato
Adjuntar condiciones
Fijar precio
Digitar datos Proyección electrónica
Determinar interés
Grupo de oficina
Carta de cotización
Enviar
Especialistas
6 DIAS a 2 SEMANAS
Caso IBM cambios propuestos
sucursalRecibir llamadas Dpto. crédito
Registrar sistema Verificar capacidad
Escribir resultados
Practicas comerciales
Modificar contrato
Adjuntar condiciones Fijar precio
Digitar datos Proyección electrónica
Determinar interés
Grupo de oficina
Carta de cotización
Enviar
Especialistas
14 PERSONAS6 DIAS a 2 SEMANAS
sucursal Recibir llamadas
Registrar sistema
Verificar capacidad
Adjuntar condiciones
Proyección electrónica
Carta de cotización
Enviar
GENERALIISTAS
4 HORAS
IBM después del cambio
500 personas
Ford motor antes del cambio
COMPRAS
Orden de compra PROVEEDORES
ALMACEN
FACTURA
CUENTA POR PAGARRemisiones
cheque
Verificar coinciden
Documento recepción
125 personas
Ford motor después de mejoras
COMPRAS
Orden de compra PROVEEDORES
ALMACEN
CUENTA POR PAGARRemisiones
cheque
Orden de pago
Base de DATOS
Macro proceso inicial de kodak
chasis
obturador
Avance
ensamble
prototipo
Diseño herramienta
producción
Procesos detallado de kodak
Concepción de idea
Dibujar diseño inicial
Detallarpiezas
Hacer prototipo
Montarprototipo
DiseñarHerramientas y moldes
Detallar herramientas y moldes
Fabricar herramientas y moldes
Fabricar piezas
Inspeccionar piezas
Montar probar 1er producto
Aceptación del producto
No
No
No
70 Semanas
Chasis0bturador
Avance
Ensamble
Prototipo
Diseño
herramientas
Producción
Proceso de rediseño de kodak
10 Semanas
28 Semanas
Formar equipos de trabajo con personas que
combinen varias actividades en una.
Al reunificar tareas se muestra una gran ventajas cuando una persona
realiza varias actividades apoyada en un software; cuando los
individuos se reúnen alrededor de un proceso especifico logran una
mayor productividad.
Desde el punto de vista del cliente el ser atendido por una sola
persona en todas las etapas que requiere la entrega de su producto o
la prestación de servicio, le genera mas satisfacción y tranquilidad al
no tener que interactuar con diferentes personas.
Para el trabajo en equipo las personas deben tener responsabilidad y
autoridad definidas para tomar decisiones.
La toma de decisiones debe hacerse en el lugar donde se ejecuta la
actividad, en el momento mismo que se requiere
Muchas actividades nos e necesitan hasta algún momento especifico,
busque en sus procesos cual es el momento oportuno para ejecutar la
actividad y ubíquelo allí, justo a tiempo, esta característica permite
adelantar aquello que se puede adelantar.
Muchas veces se organizan las actividades enfocadas a las tareas que
se deben ejecutar en un área de responsabilidad funcional sin contar
con el cliente. Se obtienen mejores resultados si las actividades se
desarrollan de acuerdo con los requisitos del producto o servicio que
se esta prestando, porque se le da prioridad al usuario final.
Los procesos deben ser flexibles para entender diferentes
requerimientos de los clientes porque no todos los productos requieren
de todas las actividades.
Realizar el trabajo en el lugar mas adecuado.
Un ejemplo es el proceso de las cuentas por pagar muestra la
importancia de decidir en la fuente de información; de allí se deduce
este principio, cuando los procesos están orientados en busca de la
información que requieren se vuelven complejos y lentos.
La organización tipo funcional al concentrar la toma de decisión en
puntos clave o especializados, dificulta la atención al cliente al requerir
de una instancia superior o transferencia de control a otro lugar para
obtener lo que quiere.
Definir una sola persona para contactar al cliente o
suministrar información.
tener varios contactos que atiendan al cliente hace necesario conciliar
información recibida o entregada, cuando se evita esta multiplicidad de
personas mejora el resultado.
Determine un solo punto de contacto que tenga toda la información y
conocimiento del proceso para que se oriente y atienda al cliente.
Es conveniente mantener toda la información requerida, actualizada y
disponible en una sola base de datos que le de consistencia.
Hammer propone una reingeniería de tipo puntual basadaespecíficamente en: un punto de partida muy ambicioso, de un papelcomo si no se conociera nada del proceso; entender el proceso entérminos amplios de la misión de la empresa, como quien diceidentificando la razón de ser del negocio, apropiándose de lacreatividad sin ninguna restricción.
para aplicarla se debe; seleccionar los procesos críticos y lametodología que se va aplicar, teniendo en cuenta que el cambio quese pretende es ambicioso; tener en cuenta entre otros, comunicar loque se desea hacer, previo compromiso de la alta dirección y laorganización y la formación de equipos de trabajo.
La tecnología es fundamental en el rediseño de la organización. Noimportando lo costosa que es, son los riesgos de la reingeniería.
Evaluar beneficio/costo desde la perspectiva del cliente
José Antonio Pérez propone una reingeniería dinámica basada en
partir de la estrategia de la organización; apoyarse en un
entendimiento de los procesos actuales y sus paradigma, sin prescindir
totalmente de lo que la organización ha diseñado y trabajado;
rediseñar los procesos partiendo de los objetivos estratégicos.
La manera de aplicar es entonces: seleccionar el proceso por
rediseñar conociendo la estrategia y los procesos requeridos para la
empresa. Analizar expectativas del cliente y establecer con claridad
cual es el objetivo del proceso.
A través del diagrama de flujo se entiende el caso, detectando las
causas que originan el problema.
Gestionar el cambio a partir del proceso actual y hacerle seguimiento
para corregir desviaciones que se presenten.
CARACTERISTICA BPI BPR DINAMICA BPR PUNTUAL
INICIA DE: Proceso actual Estrategia Papel en blanco
PUNTO DE APOYO Modernización Entender procesos
actuales y sus
paradigmas
Entender el proceso en
términos amplio de misión.
OPERATIVA Ciclo PHVA Partiendo de
objetivos estratégico;
rediseñar procesos
No existe creatividad
OBJETIVO Continuista Ambicioso De ruptura
IMPACTO Aceptable Bueno Potencialmente muy alto
RIESGO Bajo Medio Alto
COSTO Muy asumible Puede ser alto Muy alto. Sistema de
información
GESTION DE
CAMBIO
Fácil Puede ser difícil Muy difícil
IMPLANTACION rápida Corto/medio plazo Medio plazo
Dueño del proceso
líder
nombra
reúneEquipo de rediseño
Rediseñar el proceso
orientaayuda
EspecialistaComité directivo
Roles al diseñar