experiencia universidad nacional un-simege 09 de abril de 2008 medellín
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EXPERIENCIA UNIVERSIDAD NACIONAL
UN-SIMEGE
09 de Abril de 2008
Medellín
CIFRAS
CIFRAS
Sistemas de Calidad en la UN
Certificado de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000
• Centro de Extensión Académica (CEA), de la Facultad de Artes, Sede Bogotá
• Instituto de Genética-Grupo de Identificación ( en proceso)
Implementación sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000
• Facultad de Medicina, Sede Bogotá
• Facultad de Ciencias Económicas, Sede Bogotá
• Facultad de Minas, Sede Medellín
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DELSISTEMA MEJOR GESTIÓN
SIMEGE DENTRO DE LA ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO DE GESTIÓN LIDERADA POR LA UNIVERSIDAD NACIONAL
Abril de 2008
UN-SIMEGE
Objetivo general del SIMEGE
Contribuir al mejoramiento de la gestión académico –
administrativa de la Universidad, mediante la
adaptación e implementación del Sistema Mejor
Gestión articulando el SGC, MECI y SISTEDA, en el
marco del ‘Proyecto Multisedes’ y del proceso de
acreditación institucional.
UN-SIMEGE
Sistemas para una mejor gestiónSISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
SGC
NTCGP:1000-2004
Ley 872/03 y Decreto 4110/04
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
MECI
Ley 87/93 y Decreto 1599/05
SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
SISTEDALey 489/98 y Decreto 3622/05
OBJETIVOS
Establecer una herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la Entidad.
Norma Técnica: NTCGP:1000 - 2004
Proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en la Entidad, para orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo a los fines esenciales del Estado.
Fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de la Administración Pública que conlleve a ser moderna, democrática y transparente.
(Está solamente desarrollado en términos de definición general de políticas)
UN-SIMEGE
Sistemas para una mejor gestión
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - SGC
NTCGP:1000-2004Ley 872/03 y Decreto 4110/04
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
Ley 87/93 y Decreto 1599/05
SISTEMA DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
SISTEDALey 489/98 y Decreto 3622/05
¿PARA QUÉ SIRVEN?
Permite administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad, de manera que se garantice el logro de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad.
En el marco de la autorregulación genera una estructura sistémica (donde intervienen todos los funcionarios) que permite hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario.
Dirigido a la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria.
UN-SIMEGE
Sistemas para una mejor gestiónSISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
SGCLey 872/03 y Decreto 4110/04
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
MECILey 87/93 y Decreto 1599/05
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
SISTEDALey 489/98 y Decreto 3622/05
COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS
1. Compromiso de la Dirección
2. Gestión del Talento Humano
3. Procesos y Procedimientos
4. Indicadores de eficiencia y eficacia
5. Comunicación Organizacional
6. Plan de Mejoramiento Institucional
7. Mejora continua
1. Compromiso de la Dirección
2. Gestión del Talento Humano
3. Procesos y procedimientos
4. Indicadores de evaluación y control
5. Comunicación Organizacional
6. Plan de Mejoramiento Institucional
7. Mejora continua
1. Compromiso de la Dirección
2. Gestión y Desarrollo del Talento Humano
3. Procesos de modernización en la gestión pública
4. Indicadores de eficiencia y eficacia
5. Comunicación Organizacional
6. Proceso de Mejoramiento permanente
7. Mejora continua8. Componente ético (Modelo de
Gestión Ética para entidades de Estado)
En resumen, todas promueven una mejor gestión y se encaminan a lograr altos estándares de gestión y logro de objetivos.
UN-SIMEGE
Alistamiento para el
mejoramiento de la gestión
Estandarización y
Mejoramiento de procesos
Mejoramiento continuo
(Evaluación)
Sostenibilidadpara el
mejoramiento contino
DiagnósticoInterno
(autoevaluación)
EjecuciónInterna de acciones
Estructura Organizacional
Ajuste institucional
Modelo Multisedes
Estructura normativa
(Ordenamient
o Jurídico)
Sistemas de Información
Estructura
Operativa
Sisteda-SGC-Meci
Desarrollo del talento
humano Gestión por
competenciasFortalecimiento
del entorno ético
AcreditaciónInstitucional
De programas
ComunicaciónPlaneación
Estratégica
Sisteda-objetivos,
metas, indicadore
s
Fases de TrabajoAutonomía + Plan de desarrollo UN+
SISTEDA + MECI + SGC
Procesos y
procedimientos
UN-SIMEGE
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO SIMEGE
DIRECTOR SIMEGERECTOR
GRUPO RECTORIADIRECTIVO SIMEGE
CONTROL INTERNO
COORDINADOR SUBPROYECTO
ENTORNO ETICO
GESTION PARA EL MEJORAMIENTO
(Académico y Administrativo)
AJUSTE ORGANIZACIONAL
GESTIÓN Y DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
CONDICIONES AMBIENTALES PARA EL
TRABAJO
ORDENAMIENTO JURIDICO
BIEN - ESTAR
COORDINADOR NACIONAL
DISEÑO DEDOCUMENTACIO
N GUIA
SEGUIMIENTO
GRUPO ASESOR SIMEGE
DIRECTOR DELEGADO SIMEGE
VICERRECTORIA GENERAL
DIRECTOR SIMEGE EN EL
NODO
GRUPO NODO EN
CADA SEDE
COORDINADOR EN CADA NODO – DIR. ADMON
ASISTENTE
GESTORES
AUDITORES
ANALISTAS
CONTROL INTERNO
ACREDITACION Y MODELO PEDAGOGICO
GRUPO ASESOR
Mapa de macroprocesos de la UNMapa de macroprocesos de la UN
Bienestar Universitario
Gestión de DesarrolloTecnológico e innovación
Gestión de Sistemas de Información
Gestión Jurídica y Legal
Gestión Financiera
Planeación
Gestión de BibliotecasGestión de Apoyo
a la Docencia/Formación
Gestión de Recursos Físicos
Gestión Administrativa
Análisis y Mejora Evaluación y Auditoría
Formación
Investigación Extensión
DireccionamientoRelaciones
InterinstitucionalesComunicación
ENTRADAS Conocimiento
Talento humano Recursos financieros Recursos
físicos Recursos de información
Normas Otros recursos
Gestión de Laboratorios
SALIDAS Nuevo conocimiento
Nuevos profesionales, investigadores y
docentes Propuestas de solución
a problemas de país Programas curriculares
Programas de educación no formal
Difusión de la producción académica
Otros bienes y servicios
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Diciembre 27 de 2007
Gestión del Talento Humano
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Un
iversitaria
Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad
ACREDITACIÓN ACREDITACIÓN CURRICULARCURRICULAR
PLANES DE MEJORAMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO ESTANDARIZADOS DE LOS ESTANDARIZADOS DE LOS
PROGRAMAS YA ACREDITADOSPROGRAMAS YA ACREDITADOS
VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS ESTÁNDARES DE LA ACREDITACIÓN ESTÁNDARES DE LA ACREDITACIÓN
PARA LOS NO ACREDITADOSPARA LOS NO ACREDITADOS
1. Misión y Proyecto Institucional2. Estudiantes 3. Profesores4. Procesos Académicos5. Bienestar Institucional6. Organización, Administración y Gestión7. Egresados e Impacto sobre el Medio8. Recursos Físicos y Recursos Financieros
ACREDITACIÓN ACREDITACIÓN INSTITUCIONALINSTITUCIONAL
En que EstamosEn que Estamos
Este proyecto hace realidad la posibilidad de abordar mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, que se construyen a partir de una acumulación de aprendizaje propio de nuestra gente.
Partimos de una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está comprometida con la Universidad, que quiere trabajar por ella.
Se están capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN como partir de procesos de capacitación de funcionarios.
Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva.
Se han logrado definiciones de proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital.
Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.
UN-SIMEGE
Se tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.
Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de la Universidad.
Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud.
Se tienen definidos nueve proyectos estratégicos que, actuando de forma sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN, y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la herramienta de gestión.
Todas las sedes de la Universidad tienen conformado su grupo operativo y se encuentran en fase de documentación.
AVANCES IMPORTANTESAVANCES IMPORTANTESUN-SIMEGE
Se definieron los Grupo Directivo y Asesor para el Proyecto.
En cada Sede se conformaron los Nodos Gestores y Grupo Asesor de Sede, así como el nombramiento de los delegados por cada Sede al Grupo Asesor Nacional.
Se inició la caracterización de macro procesos, responsabilidad distribuida entre las Sedes con base en su afinidad. ( en la Sede Medellín se desarrolla la caracterización de Investigación, Gestión Tecnológica, Laboratorios y Análisis y Mejora).
Se inició el Diplomado de Gestión de Calidad para el Sector Público “Sistemas Integrados de Gestión para Instituciones Públicas de Edcación Superior” realizado por el Centro Integrado para el Desarrollo de la Facultad de Ciencias Economicas, sede Bogotá. Con la inscripción de 100 miembros de las áreas Académico Administrativas.
Se ha socializado el proyecto a cerca de 1000 servidores en todas las Sedes.
AVANCES IMPORTANTESAVANCES IMPORTANTESUN-SIMEGE
Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicación directa con la Comunidad Universitaria.
Avances reportadosAvances reportados
www.simege.unal.edu.co
Comunicaciones UN-SIMEGE
Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la trazabilidad.
NUEVOS AVANCESNUEVOS AVANCES
Ver estructura del DiplomadoVer estructura del Diplomado
(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá
Capacitación a Nodo Gestor, Grupo Asesor Actores Claves
Impacto en la UniversidadImpacto en la Universidad
• SERÁ LA BENEFICIARIA DEL PROCESO DE CAMBIO
• SERÁ RECONOCIDA POR ALTOS ESTÁNDARES DE GESTIÓN
• DARÁ RESPUESTA A REQUERIMIENTOS PERSONALES CON PROCESOS ORGANIZADOS
• BRINDARÁ OPORTUNIDAD Y CALIDAD EN LO COTIDIANO
• GANA EL CONTROL SOCIAL Y LA PARTICIPACION CIUDADANA
• LOS FACITADORES TIENEN EL COMPROMISO DE LIDERAR, IMPULSAR Y PROMOVER UNA APROPIACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN TÉCNICA Y CULTURAL FRENTE AL CAMBIO ORGANIZACIONAL DESEADO.
SE GANA EN GOBERNABILIDAD
UN-SIMEGE
Con la implementación de este Modelo, la Universidad buscaCon la implementación de este Modelo, la Universidad busca::
• Brindar a la comunidad universitaria confiabilidad y garantía de transparencia y equidad en el desarrollo de su trabajo académico y administrativo
• Manejar información que sea confiable, oportuna y veraz sobre su gestión en todos sus ámbitos
• Garantizar la implementación de criterios para la autoevaluación y el mejoramiento permanente en los procesos de mejor gestión emprendidos
• Fomentar la democratización de la función pública que ejerce la Universidad
• Fomentar la presentación de resultados comunes y armonizados que reflejen un desempeño y una cultura de logro a la sociedad.
• Dirigir el talento humando de la Universidad siendo concientes de la potencialización de los conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y aptitudes, elementos que puestos en practica se convierten en competencias que permiten una cualificación personal y calidad en los procesos académico administrativos emprendidos.
UN-SIMEGE
Agradecemos Su AtenciónUniversidad Nacional de Colombia
Sede MedellínAbril, 2008