En caso de pérdida, deterioro o mutilación de los documentos incorporados al expedientefísico, la reposición se hará sobre la base de las impresiones del expediente electrónicodebidamente certificadas por el funcionario competente.

EXPEDIENTES Y REGISTRO

EXPEDIENTE FÍSICO Es el que contiene todos los documentos que debenreducirse a escrito y los registros de la realización de lasactuaciones orales pero no el contenido de las mismas.

EXPEDIENTEELECTRÓNICO

Es el medio informático en el cual se registran lasactuaciones judiciales. En el expediente electrónico sedeben almacenar las peticiones y documentos que laspartes pretendan utilizar en el proceso.

Las reproducciones digitalizadas o escaneadas de documentos públicos o privadosque se agreguen al expediente electrónico tienen la misma fuerza probatoria deloriginal.

Los expedientes electrónicos deben estar protegidospor medio de sistemas de seguridad de acceso yalmacenados en un medio que garantice lapreservación e integridad de los datos.

Podrán realizarse a través de medios electrónicos, informáticos, magnéticos,telemáticos u otros producidos por la tecnología.

A las peticiones y demás actos de impulso procesal que serealicen por medio electrónico se acompañarán digitalizadoso escaneados documentos de diversa procedencia,estructura y formatos, textos, sonido e imágenes.

Los documentos cuya digitalización sea inviable porsu gran volumen o por su ilegibilidad deberán serpresentados físicamente en la unidad judicial a mástardar el día siguiente del envío de la peticiónelectrónica.

Las actuaciones realizadas por o ante la o el juzgador se registrarán por cualquiermedio telemático instalado en las dependencias judiciales, a fin de garantizar laconservación, reproducción de su contenido y su seguridad.

Cualquier persona tendrá derecho a solicitar copias de losregistros de las actuaciones, diligencias procesales y engeneral del expediente, excepto las que tengan el carácter dereservado.

Las copias se conferirán siempre en medio electrónico, salvo que se acredite lanecesidad de que sean entregas en documento físico. En este último caso, la o elcoordinador de la unidad judicial las otorgará a costa del requirente, y certificadas, deasí habérselo solicitado.

Pero las copias de las grabaciones de las audiencias solo se conferirán a las partes.

REGISTRO ELECTRÓNICO DE ACTOS PROCESALES

El registro electrónico se realizará conforme con las siguientes reglas:

1. Se sentará razón electrónica de todas las diligencias, actuaciones y audiencias.

2. Se empleará los medios técnicos idóneos para el registro y reproducción fidedignosde lo actuado con el fin de que estén al alcance de las partes procesales, depreferencia grabaciones digitales y comunicaciones electrónicas.

3. Al finalizar una audiencia se sentará una razón en la queconste el número de expediente, fecha, lugar, nombre delos sujetos procesales asistentes, la duración de la misma yla decisión adoptada, todo lo cual, se ingresará junto con elregistro de las audiencias al expediente físico y digital.

FUENTE: CÓDIGO ORGÁNICO GENERAL DE PROCESOS (COGEP)