Aplicaciones Informticas

Las funciones en Excel Funciones estadsticas ms utilizadasFunciones de bsqueda y referencia (BuscarV y BuscarH)Funciones lgicas o condicionales.Referencias a datos de otras hojas del mismo libro (internas) y a otros libros (externas).

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Cmo proteger una celda, una hoja y un libro.Cmo insertar imgenes, cuadros de texto, etc.Cmo importar un archivo a/desde el formato Excel.Cmo introducir comentarios en la hoja de clculo.

Las Funciones en ExcelLas funciones son frmulas predefinidas o integradas por Excel que realizan clculos utilizando determinados argumentos mediante una sintaxis concreta, simplificando la introduccin de frmulas complejas, aunque tambin pueden realizar clculos simples. La funcin ms utilizada es la de Autosuma.

Las Funciones en ExcelPodremos introducir funciones desde la barra de herramientas estndar (botn fx), o bien, desde el comando INSERTAR/FUNCION. Al seleccionar cualquiera de las funciones de la columna derecha de la paleta de funciones, aparece en la parte inferior de la ventana una descripcin de la utilidad de la funcin, as como una muestra de su sintaxis.

Las Funciones Estadsticas ms utilizadas en Excel (I)Existen varias funciones estadsticas que se utilizan con mayor frecuencia. stas son las siguientes:Funcin Promedio.=PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......) Funcin que nos devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango encerrado entre parntesis.Funciones Mnimo y Mximo=MAX(Nmeros) =MIN(Nmeros)devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de nmeros.

Las Funciones Estadsticas ms utilizadas en Excel (II)Funcin Moda.=MODA(Nmeros) Proporciona como resultado el valor que ms se repite en un rango dado.Funcin Contar y Contara=CONTAR(Rango) Cuenta las veces que aparece un elemento numrico en una lista. =CONTARA(Rango)Cuenta las celdas no vacas en un rango dado.

Las Funciones Estadsticas ms utilizadas en Excel (III)Funcin Contar.siCONTAR.SI(Rango) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condicin dada.Funcin Mediana=MEDIANA(Nmeros) Halla el nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

Funciones de bsqueda y referenciaEn este caso, elegiremos la Categora Bsqueda y referencia en el lado izquierdo de la ventana y BuscarV en el lado derecho.Al seleccionarlo, Excel nos muestra los argumentos de la funcin, as como, progresivamente al ir agregando dichos argumentos, nos explica lo que significa cada uno de ellos.

Funciones de bsqueda y referenciaCmo encontrar la Funcin BUSCARV

Funciones de bsqueda y referenciaLa funcin BuscarV busca un valor especfico en la primera columna de una matriz y nos ser til siempre que nuestros datos estn ordenados por columnas. La funcin devuelve el valor buscado en la misma fila de la columna especificada en uno de los argumentos.=BUSCARV(Valor_ buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;Ordenado)A r g u m e n t o sa) Valor_ buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz, que puede ser un valor o una cadena de texto.

Funciones de bsqueda y referenciab) Matriz_buscar_en: es la matriz de informacin donde se buscan los datos. Se debe utilizar una referencia a un rango o un nombre de rango para referirse a esa matriz.c) Indicador_columnas: es el nmero de la columna de la Matriz_buscar_en desde la cual debe devolver el valor coincidente.d) Ordenado : ste es un campo opcional. Es un valor lgico que puede ser VERDADERO o FALSO.

Funciones de bsqueda y referenciaSi el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver un valor inmediatamente menor que Valor_buscado que encuentre en la matriz. Si el argumento Ordenado es FALSO, devuelve el valor buscado y si no encontrara ningn valor, devolver el valor de error #N/A. Si queremos que localice un valor exactamente igual, pondremos entonces, FALSO.

Funciones de bsqueda y referenciaArgumentos de la funcin BUSCARV

Funciones de bsqueda y referenciaEn cuanto a la funcin BUSCARH, sta se utilizar cuando tenemos una matriz ordenada por filas. Esta funcin buscar un valor en la fila superior de una tabla o de una matriz de valores y devolver un valor en la misma columna de la fila especificada como tercer argumento. La sintaxis es como sigue:=BUSCARH(Valor_ buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_filas;Ordenado)A r g u m e n t o s

Funciones lgicas o condicionales.El uso de estas funciones proporciona flexibilidad, debido a que permiten que una celda o rango adopte distintos valores en funcin de cules sean los valores de otras celdas, ya sean de la misma hoja, de otras hojas del mismo libro o de libros diferentes. En su formato ms simple, la sintaxis de la funcin lgica es:=SI (condicin;accin 1; accin 2)Por tanto, el valor que se la asignar a la celda que contenga esta frmula ser el que derive de la accin 1, si la condicin es cierta, y el de la accin 2 en caso de que la condicin sea falsa.

Funciones lgicas o condicionales.Para construir las condiciones se usan los operadores lgicos:> >= =

Funciones lgicas o condicionales.El condicional SI puede, a su vez, incluir funciones condicionales, pudiendo as anidar (usar una funcin condicional como argumento de otra funcin condicional) hasta siete veces, de forma que la flexibilidad a la hora de resolver los modelos de hoja de clculo es muy amplia.

=SI (condicin 1; SI(condicin 2 ; accin 1, accin 2); accin 3)

VFFV

Referencias internas y externas.Referencia interna: En Excel podemos hacer referencias al contenido de una celda que se encuentre en otra hoja del mismo libro, a esto lo llamamos referencia interna. La celda a la que se hace referencia puede contener valores, textos, frmulas, etc. y tambin podrn realizarse operaciones con ellos.La sintaxis que se escribir en la barra de frmulas para hacer referencia en cualquier celda de la Hoja 1 al contenido de la celda A1 de la Hoja 2, por ejemplo:=Hoja2!A1

Referencias internas y externas.Un procedimiento ms simple es tener abiertos ambos libros simultneamente y cuando queramos introducir la referencia externa, pulsamos con el ratn encima de ella, cambiando de libro activo, por lo que se escribir automtica y correctamente esta referencia.Referencia externa: es la referencia a una celda o rango de otros libros o a un nombre definido en otro libro.

Referencias internas y externas.Su sintaxis empieza por una comilla sencilla ('), la ruta donde se encuentra almacenado el libro en cuestin, el nombre de dicho libro y su extensin entre corchetes, el nombre de la hoja, otra comilla simple, el smbolo de admiracin (!) y el rango de celdas que se deseen referenciar.'RUTA[NOMBRELIBRO.xls]NOMBRE HOJA'!RANGO

Cmo proteger una celda, una hoja...En Excel es posible proteger una hoja, una celda o un libro por varios motivos, por ejemplo:Para evitar que, accidentalmente, modifiquemos el contenido de la hoja, libro o celda en cuestin.Para evitar que otras personas puedan introducir y/ modificar datos o borrar frmulas muy complejas. Para evitar que otras personas puedan acceder a los datos contenidos en una hoja de clculo. Esta opcin se activa mediante contrasea.

-Para limitar el acceso a una hoja de clculo se utilizan los siguientes comandos:MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER HOJAAqu tenemos dos opciones:NO poner contrasea y darle a ACEPTAR. En este caso, para poder acceder de nuevo a la hoja de clculo y modificarla bastar con realizar la siguiente operacin mediante los comandos: HERRAMIENTAS/OPCIONES/PROTEGER/DESPROTEGER HOJASCmo proteger una celda, una hoja...

Incluir una contrasea. En este caso, tendremos que colocar una contrasea, la cual tendremos que escribirla dos veces. De este modo, la hoja no ser visible a no ser que introduzcamos la contrasea.-Para proteger un libro de ExcelLa proteccin de los libros de Excel permite restringir la modificacin de la estructura de un libro,pero no restringe el acceso al contenido de las hojas de clculo que s pueden modificarse. Esta opcin se activa mediante los comandos: MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER LIBROCmo proteger una celda, una hoja...

Tambin podemos colocar, opcionalmente, una contrasea. A travs de esta contrasea ser posible modificar la estructura del libro. De la misma forma, se puede desactivar la proteccin mediante los comandos:MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/DESPROTEGER LIBROSi le hemos puesto contrasea, la pedir y a partir de all, una vez desprotegido, se podr modificar la estructura y/o ventanas del libro.Cmo proteger una celda, una hoja...

-Para proteger determinadas celdas de una hoja de clculoCuando trabajamos con una hoja de clculo constantemente, sucede que utilizamos frmulas, plantillas, etc., las cuales en muchos casos no deseamos que sean modificadas, por nosotros accidentalmente o por otros usuarios de la misma.De esta forma, cuando protegemos una HOJA DE CLCULO, estamos protegiendo TODAS LAS CELDAS. Cmo proteger una celda, una hoja...

Esto es as porque Excel trae, por defecto, la opcin de proteger todas las celdas de una hoja cuando activamos la proteccin de hojas.Sin embargo, para desproteger las celdas que NO contengan frmulas, o que podrn ser modificadas, antes de proteger la hoja deberemos desactivar la opcin de proteccin que contiene mediante los comandos:MENU/FORMATO/CELDAS/PROTEGERY desactivaremos la opcin BloqueadaCmo proteger una celda, una hoja...

Esto lo realizaremos para cada celda o conjunto de celdas que queramos desproteger,es decir, que se desean o puedan ser modificadas posteriormente por cualquier usuario.Por lo tanto, esta operacin deber realizarse en las celdas que contengan datos que puedan variar y ANTES de proteger la hoja.

Cmo proteger una celda, una hoja...

En una hoja de clculo tambin podemos introducir imgenes ya sea desde archivo, prediseadas, de Word Art y autoformas.Para insertar imgenes en la hoja de clculo se utilizan los siguientes comandos:MENU/INSERTAR/IMAGENY seleccionamos qu tipo de imagen deseamos insertar.Cmo insertar imgenes, cuadros de texto...

Si la imagen a insertar est dentro de un archivo, habr que especificar la ubicacin de ste. La primera carpeta que se abre es la de Mis imgenes, pero puede desplegarse la pestaa donde dice Buscar en y seleccionar la ubicacin correcta de la imagen.Para insertar las imgenes prediseadas que trae Office, dibujos, cuadros de texto etc. lo mejor es activar la Barra de Herramientas de DibujoCmo insertar imgenes, cuadros de texto...

Si no est visible, puede activarse mediante los siguientes comandos:MENU/VER/BARRA DE HERRAMIENTASY activamos la opcin DIBUJO.Cmo insertar imgenes, cuadros de texto...

Una de las prestaciones del paquete Office consiste en la compatibilidad entre las diferentes aplicaciones que lo componen.Por ejemplo, se pueden importar archivos desde Word a Excel. Por ejemplo, tenemos una tabla en Word y queremos trasladarla a Excel para realizar clculos con su contenido. Lo nico que tenemos que hacer es copiar la tabla en el portapapeles y pegarla en la hoja de clculo con el pegado especial, como texto o texto unicode.Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Mediante estos comandos:MENU/EDICION/PEGADO ESPECIALTambin se podra realizar la operacin contraria si tenemos un archivo de Excel y lo pasamos a Word.Se acta de la misma manera, copiando la tabla en el portapapeles y luego para copiarlo en el Word, nos situamos en la hoja y le damos a pegado especial, en este caso, seleccionaramos el formato RTF, el cual guarda las caractersticas de fuentes y tablas.Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Tambin existen otros formatos de pegado especial.Al pasar un documento de Excel a Word:Si pegamos como Hoja de Clculo de Microsoft Excel Objeto estaramos pegando todo el libro dentro de la hoja de word, con lo cual, podramos modificar cualquier dato o frmula desde all, sin necesidad de volver a la hoja de clculo original, modificarla y repetir la opercin de Copiar y Pegado Especial.Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Si pegamos como Texto sin formato, se copia solo el texto, sin formato de fuentes, ni de tablar, ni colores...Si pegamos como Imagen, se copia como si fuera una foto, con lo cual no se podr modificar ningn parmetro del documento.Si pegamos como mapa de bits es tambin una formato de imagen mejorada. Ocupa muchsima memoria y espacio en disco, pero la imagen es exactamente igual a la que se ha copiado.Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Al pasar un documento de Word a Excel:Si pegamos como Objeto Documento Microsoft Word estaremos copiando, dentro de la hoja de clculo, el mismo documento pero en formato word, con lo cual se podr acceder a cambiar cualquier dato del mismo desde la hoja de clculo, sin tener que ir al documento original. El problema es que generalmente este formato ocupa ms espacio en disco.Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Al pasar un documento de Word a Excel:Si pegamos como Imagen (metarchivo mejorado), se copia como una imagen vectorial, lo cual, a la hora de utilizar impresoras de alta resolucin queda mejor que el mapa de bits, ocupando mucho menor espacio en disco. No se podr modificar ningn parmetro del documento con este formato.

Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Al pasar un documento de Word a Excel:Si pegamos con Formato HTML se inserta el contenido del portapapeles con formato de hipertexto (igual que el que se utiliza para las pginas web)Finalmente, si pegamos como Texto Unicode o Texto, insertaremos como texto, sin conservar el aspecto de tabla, fuentes, etc.

Cmo importar un archivo a/desde el formato de Excel

Podemos introducir comentarios en una hoja de clculo para:Explicar el contenido de una celda, el resultado de una frmula, etc.Introducir o agregar notas referentes al contenido de las celdas, para aclarar o explicar lo que queramos, con respecto a ese trabajo.Cmo introducir comentarios en la hoja de clculo.

Para introducir comentarios debemos situarnos en la celda donde queramos introducirlo y luego:Utilizar los comandos:MERNU/INSERTARY hacemos clic en Comentario utilizar el botn derecho del ratn y hacer clic en Insertar Comentario.Cmo introducir comentarios en la hoja de clculo.

Nos aparece entonces un cuadro de texto en color amarillo, el que debemos rellenar con las aclaraciones o comentarios pertinentes.La celda en la cual se ha introducido un comentario quedar marcada de color rojo en el extremo superior derecho y en cuanto nos situemos encima con el cursor aparecer el comentario.El comentario podr estar siempre visible si, situndonos sobre la celda que lo contiene, le damos con el botn derecho del ratn a Mostrar comentario.Cmo introducir comentarios en la hoja de clculo.

Para ocultar el comentario y hacerlo slo visible cuando pulsemos sobre l, habremos de hacer clic en Ocultar comentario.Cmo introducir comentarios en la hoja de clculo.