excel - formatos de celdas y gráfico de columnas

CEP Nuestra Señora del Perpetuo Socorro Área curricular Computación

Profesor: Ludver Santiago Tornero Mendoza [Sexto de primaria] Página 1

Microsoft Excel 2010

Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta complejos cálculos comerciales. Si no has trabajado nunca con Excel, aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo. ¿Qué es y para qué sirve Excel? Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, PowerPoint te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello, se utiliza una matriz donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números y letras.

Por ejemplo, para sumar una serie de números solo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima. Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

En las columnas más delgadas de la tabla que se muestra a continuación, escribe las letras correspondientes que identifican a los nombres de los elementos de la pantalla de Excel 2007.

A Barra de herramientas de acceso rápido

B Botón de Office

C Pestaña Inicio (Banda de opciones) D Cuadro de nombres

E Etiquetas de filas F Etiquetas de columnas

G Celda H Etiquetas de hojas

I Barra de título J Barra con los nombres de las pestañas

K Barra de fórmulas L Celda activa

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL 2007

C

J

I

B

A

D

K

E

F

G

H

L



CONCEPTOS DE EXCEL

LIBRO DE TRABAJO Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca como tal. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de algunas hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 16 384. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel, encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

HOJA DE CÁLCULO Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16 384 columnas y 1 048 576 filas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1 hasta 1 048 576.

CELDA Al rectángulo de la intersección de una columna y una fila se le denomina CELDA. Se nombra con la letra de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. En cualquier momento, el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina CELDA ACTIVA y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

RANGO

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan en base a rangos.

INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos que debes seguir son los siguientes:

1. Sitúa el cursor sobre la celda donde vas a introducir los datos. 2. Digita los datos que deseas ingresar. 3. Luego los datos ingresados aparecerán en dos lugares: en la CELDA ACTIVA y en la BARRA DE FÓRMULAS, como

puedes observar en el dibujo siguiente:

4. Finalmente, presiona la tecla Enter.

FÓRMULAS Una fórmula es una expresión que calcula un valor nuevo a partir de los valores

existentes. Las fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos (+, -, *, /, ^, %) referencias a celdas o incluso funciones (las conocerá más adelante).

Las fórmulas siempre empiezan con el signo = digitado en la celda donde quieres que aparezca el resultado de la fórmula aplicada, tal como se muestra en la imagen de la derecha.

Cada fórmula utiliza uno o más operadores matemáticos.

Cada fórmula incluye 2 o más valores que se combinan mediante operadores matemáticos. Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas (ejemplo B1), además de otros valores.

Una vez que hayas decidido las operaciones que necesitas y los datos con los que trabajarás, se procede a construir la fórmula en la celda en la que deseas que aparezca el resultado final. Vamos a tomar los siguientes datos como ejemplo:

Cuadro de nombres

Barra de fórmulas

B4 es la celda activa



Supongamos que queremos crear una fórmula para saber el precio total que pagaremos por producto. Se procede de la manera siguiente:

1. Haz clic sobre la celda D2 para convertirla en celda activa. Escribe el signo “IGUAL” (=) 2. Lo que queremos hacer es una multiplicación del precio unitario por la cantidad de productos. Recuerda que se trabaja

con las referencias de las celdas, lo que garantiza que al realizar cualquier modificación en los datos de entrada de la fórmula. El resultado final se modificará automáticamente permitiendo mantenerse actualizado. Ahora escribe la fórmula = B2*C2

3. Presiona Enter y aparecerá el resultado automáticamente.

No es necesario que repita la misma operación para cada producto pues Excel tiene una función denominada Autollenado que lo hace automáticamente. Continúa con los pasos siguientes:

4. Haz clic sobre la celda D2 (donde está el resultado). Observe que en la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro.

5. Coloca el puntero sobre el cuadro de autollenado y cuando el cursor del mouse tome la forma de una cruz negra, arrastra

hasta la celda D5. Aparecerán todos los resultados automáticamente.

FORMATO DE CELDAS El formato se refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras, números, borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas usamos el cuadro de diálogo Formato de celdas que se ejecuta al abrir el menú Formato y seleccionar la opción Celdas.

Las fichas que allí se encuentran son: 1. Número: contiene diferentes formatos de número categorizados por

tipo (número, fecha, monedas, porcentaje, etc.). Dentro de las categorías una de las más usadas es la de número, que trabaja con los números en general y ofrece opciones para escoger el número de decimales y el separador de los miles.

2. Alineación: permite cambiar la alineación y la orientación de la información en las celdas de la hoja de cálculo. La alineación se refiere a la posición que ocupará la información dentro de la celda. Esta alineación puede ser horizontal (de derecha a izquierda de la celda) o vertical (de arriba debajo de la celda; solo lo notará si ha ampliado en ancho de la celda).

La orientación cambia la orientación del texto en la celda seleccionada desde la posición horizontal predeterminada a un ángulo exacto dentro de un semicírculo de 180°, como se muestra en la figura de la izquierda.

3. Fuente: permite cambiar fuentes, estilos, tamaños y el color de los datos contenidos en las celdas seleccionadas.

4. Bordes: permite poner líneas continuas o discontinuas en los de las celdas. Estas líneas están disponibles en varios estilos, se puede escoger el color y permite crear líneas diagonales. Hay opciones de cuadro preestablecidas, pero también puede crear una propia. Al elegir cualquier opción o crear la suya, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

5. Tramas: sirve para añadir un color de fondo a una o varias celdas de la hoja de cálculo y para crear efectos de fondo (punteado, con rayas, etc.).

Pequeño cuadro negro



APLICANDO FORMATOS DE MONEDA

¿Cómo aplicarías el formato de moneda que se observa en el rango C2:C3? Selecciona el rango C2:C3. Luego, ingresa a la opción Celdas del menú Formato. En el cuadro

de diálogo que se muestra, haz clic en la ficha Número. A continuación, selecciona la opción Moneda, la cual se ubica en la

lista de categorías de formatos. Guiándote de la imagen de la derecha, selecciona:

Símbolo: S/. Español (Perú) Posiciones decimales: 2

Finalmente, clic en el botón Aceptar.

OPERADORES MÁS UTILIZADOS EN LAS FÓRMULAS O FUNCIONES Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICA

/ DIVIDE

^ POTENCIA

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.

= ((A1+A2)*(B2-B1)) / ((C1+C2)*(D2-D1))

PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la tabla adjunta mostramos las precedencias establecidas por Excel.

SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA PRECEDENCIA

^ POTENCIA 1

* MULTIPLICA 2

/ DIVIDE 2

+ SUMA 3

- RESTA 3



Además de esta tabla, la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis. En el ejemplo anterior, podemos afirmar que hay 7 operaciones:

2 sumas 2 Restas 2 multiplicaciones 1 división

Excel primero resolvería por separado las operaciones de SUMA y de RESTA, después realizaría las operaciones de MULTIPLICACIÓN, y por último la DIVISIÓN.

REFERENCIAS RELATIVAS

Una referencia le indica a Excel dónde buscar los valores que se desean utilizar en una fórmula. Existen 2 tipos de referencias: relativas y absolutas.

REFERENCIAS RELATIVAS Por lo general, cuando se crea una fórmula, las referencias a las celdas se basan en su posición relativa a la celda que contiene la fórmula. Esta característica es muy útil cuando se copia una fórmula a otra celda, ya que las direcciones de las celdas se actualizan de acuerdo a su nueva posición. Utilizaremos el ejemplo siguiente: En la celda E3 (Total), está escrita la fórmula =C3*D3 que multiplica el valor de la celda C3 (precio) por el valor de la celda D3 (cantidad). Cuando se copia una fórmula a otras celdas se copian con su posición relativa. Veamos cómo se vería copiada la fórmula de la celda E3 en las celdas E4, E5 y E6.

Anota las fórmulas que aparecerán en las celdas E4, E5 y E6 al copiar la fórmula que está en la celda E3.

La fórmula que aparecerá en la celda E4 es: =



Observa que al copiar la fórmula original a la celda E4, las direcciones de las celdas se actualizan automáticamente, ya que Excel interpreta que la fórmula original ha cambiado de posición una fila abajo; por eso la fila 3 cambia a ser la fila 4.

Gráfico de columnas

Excel presenta una herramienta útil a la hora de realizar gráficos para mejorar la presentación de la información. La sección de GRÁFICOS se encuentra en la pestaña INSERTAR, tal como se muestra en la imagen de la derecha.

Esta sección presenta una amplia gama de gráficos por realizar, de acuerdo a la imagen de la izquierda.

Pero, ¿cómo creamos un gráfico? 1) En la siguiente imagen se muestra la hoja de cálculo de

reporte de notas.



2) Sombreamos los datos que deseamos graficar, en la imagen los rangos de celdas a seleccionar son:

B5:B9 y F5:F9. 3) Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo se ha seleccionado el tipo de gráfico

COLUMNA. 4) Hacemos clic en el botón COLUMNA y se abrirán un conjunto de opciones correspondiente al tipo de

gráfico Columna.

Seleccionamos el gráfico siguiente: 5) Automáticamente, se creará un gráfico en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la

información que se seleccionó en el paso 1.

6) Como vemos es un gráfico en el que se presentan los nombres de los alumnos en el eje de las abscisas (eje X o eje HORIZONTAL) y en el eje de las ordenadas (eje Y o eje VERTICAL) se presentan sus promedios respectivos. Las columnas representan el promedio de cada alumno.

LA PESTAÑA HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS

Hasta acá hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados. Excel una vez habiendo creado un gráfico, muestra tres pestañas que comprenden las funciones específicas para edición y formato de un gráfico.

HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS

INSERTANDO EL TÍTULO DEL GRÁFICO

¿Cómo hacemos esto?

a. En la sección ETIQUETAS de la ficha PRESENTACIÓN clicamos en la botón TÍTULO DEL GRÁFICO.

b. En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico, donde escribiremos el nombre, siendo para el ejemplo Reporte de Notas.



INSERTANDO LOS NOMBRES DE LOS EJES NOMBRE DE LOS EJES 1) En la sección ETIQUETAS de la ficha PRESENTACIÓN clicamos en la botón RÓTULOS DEL EJE.

2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el título del eje, para este caso Título bajo el eje.

3) Aparecerá en el gráfico un rectángulo que muestra la lectura Título del eje.

4) Escribimos en el rectángulo el nombre del eje, que en este caso representa los nombres de los alumnos.

5) Luego, pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertical primario, específicamente Título girado en este caso.

6) En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las ordenadas que dirá Título del eje. 7) Escribiremos en este rectángulo el texto Promedios, que es lo que está representando el eje 8) Veamos como ha quedado nuestro gráfico.

9) En seguida, clic en la opción Etiquetas de datos y seleccionamos la opción Extremo externo. El gráfico quedará tal como se muestra a continuación.

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