Plan de capacitación integral

CFIA – Régimen de Mutualidad

Excel Avanzado

Semana 2

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Prof. Rafael Mauricio Villalta Vargas

Desglose de temas a trabajar

1- Escenarios en tablas dinámicas

a. Generar tabla dinámica

b. Manejo de escenarios en el cuadrante

2- Macros a nivel general

a. Grabar una macro

b. Usar una macro

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1- Escenarios en tablas dinámicas

Las tablas dinámicas permiten generar reportes automáticos a partir de

un rango determinado de datos, permitiendo a partir de un cuadrante

personalizar informes o salidas.

a. Generar tabla dinámica

En Microsoft Excel para generar una tabla dinámica se debes

seleccionar el rango de datos y posteriormente en la parte superior

insertar y luego tabla dinámica.

Posterior a realizar esta tarea se desplegará en una nueva hoja la tabla

dinámica.

Se indica nueva hoja de

cálculo.

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2- Manejo de los escenarios

Los escenarios de las tablas dinámicas serán manejados a través de

los campos disponibles y los cuadrantes (Filtros, columnas, Filas y

valores).

Esto es relativo y personalizable con base a una necesidad específica.

Ejemplo de escenario aplicado: En este caso si se desea la

información de manera vertical use filas, de ser horizontal use

columnas, Si desea algún filtro colóquelo en filtro, el último cuadrante

es para los valores que se desean sumar o calcular.

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Práctica

1- Con base a la tabla generada a partir del ejercicio 7, realice los

siguientes escenarios de informe:

A) Total de ventas por agente.

B) Total de ventas por provincia.

C) Ventas por agente en cada provincia

D) Total de devoluciones por provincia

E) Detalle de los productos vendidos en cada provincia (Cantidad).

F) Las ventas realizadas por cada agente por cada mes.

E) Los meses y las ventas totales de cada producto.

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Macros

Una macro puede definirse como un proceso automático o programable

para lograr desencadenar un proceso. Se utilizan para facilitar procesos

repetitivos en una plantilla determinada.

1- Grabar una macro

Para grabar una macro se debe de tener claro ¿Cuál es proceso o

plantilla que queremos automatizar?

Por ejemplo, podemos usar una plantilla que reciba datos de un sistema,

la cual calcule los totales, los contar si, grafique y nos haga muchas

cosas.

Ejemplo:

Imaginemos esta plantilla, que el sistema de facturación siempre nos

tire datos iguales, pero que tengamos esta plantilla para recibir esos

datos.

Las macros básicamente nos permitiría a través de un clic realizar todos

esos procesos, de modo que cada vez que recibamos algún dato, NO

TENGAMOS QUE REPETIR LO MISMO SIEMPRE.

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Ahora entremos en contexto, ¿Cómo grabar la macro?

Para grabar una macro diríjase al menú de vista en la parte superior,

indique grabar macro. En este momento todo lo que usted haga quedará

grabado en la plantilla (SUMAS, PROMEDIOS, IF, Gráficos)

Coloque un nombre a su proceso macro y de ser el caso un método

para invocarla (NO USE LOS Métodos del sistema CTRL V, CTRL X,

CTRL Z, o CTRL Y). Describa que hará este proceso. Indiquemos la

macro sólo a este libro.

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Aquí para la macros cree todo esto, por tanto cada vez que la ejecute el

sistema tomara esos campos, (Aunque la información cambie y aplicará

mis fórmulas y gráfico).

Para detener el proceso, indicamos detener grabación.

Ejecutar la macro

Hemos realizado nuestra macro, ahora vamos a ejecutarla, lo primero

es ya tener los datos (De donde vengan) y luego sólo invocarla.

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Para abrir una macro se debe de dirigir al menú superior de vista,

macros y ver macros.

Ahí aparecerán todas las que usted tenga. Para verla en acción indique

ejecutar.

Este documento debe guardarlo como Documento de Excel habilitado

para macros.