excel

Prof. Alicia E. Wiersma

Excel

Introducción: Conceptos Generales

Ordenamientos

Listas

Gráficos

Avanzado: Otras Funciones

Direccionamiento Absoluto y Relativo

Formatos condicionales


Comenzando

Es una planilla de cálculo y como tal se la

usa fundamentalmente para realizar

cálculos sencillos o complejos. Estos los

puede realizar a través de fórmulas o de

funciones.

Con los valores de la misma se pueden

realizar gráficos, ordenamientos, filtros, etc.


Barra de título

Barra de menú

Barra estándar

Barra de formato

Barra de fórmulas

Celda

Fila

Columna

Elementos de la ventana


La Barra de fórmula

Recibe este nombre porque allí vemos lo

que estamos escribiendo en la celda.

Desde ella podemos modificar el

contenido de la celda.

En ella también se encuentran tres

botones: cancelar, introducir e insertar

función.


Funciones

Son fórmulas predeterminas.

Para utilizarlas, primero debo ubicarme en la celda donde deseo que aparezca el resultado y luego presionar el botón Insertar función. Lo puedo hacer desde: la barra de menú, con el Botón Insertar;

el botón de la barra de fórmulas;

el botón Autosuma de la barra estándar.

En la ventana que se abre puedo elegir de la lista de las usadas recientemente o buscarla por categoría.

Las más utilizadas son: Suma, Promedio, Máximo, Mínimo, Si, Contar, Contar si, Fecha, Hoy.


Otras operaciones matemáticas

Cuando la operación a realizar no está como

fórmula, hay que crearla. Es el caso de restas,

divisiones, porcentajes y otras.

Para realizarlas:

me ubico en la celda donde deseo que aparezca el

resultado;

presiono el signo = o el +;

cargo la operación (puedo clickear en una celda, escribir

un número o la dirección de la celda en donde se

encuentre) y los operadores matemáticos que

correspondan.


A trabajar

PROVINCIAS ARGENTINAS

PROVINCIA VARONES MUJERES TOTAL DE HABIT. % SUPERFICIE DENSIDAD

MISIONES 397953 390962 29801

CORRIENTES 393252 402342 87199

ENTRE RIOS 500446 519791 76261

Supongamos que debemos completar una

planilla con los siguientes datos:

Nuestra tarea será ingresar al programa y obtener


Ingresamos a Excel y

tipeamos a fin de obtener


Una vez cargados los datos . . .

Hay que completar las columnas vacías.

Para ello nos ubicamos en la celda D3 y activamos

la función SUMA. Nos queda:

=SUMA(B2;C2)

Una vez ingresada, nos queda el resultado en D3

• Falta buscar el punto de arrastre y completar para las

otras dos provincias.


Seguimos . . .

Para calcular el porcentaje, debemos

utilizar una fórmula:

Ubicados en F3, escribimos: =D3/E3

Y al introducir la fórmula, queda:

Falta buscar el punto de arrastre y completar

para las otras dos provincias.


Una vez completada la

planilla, faltan los detalles:

1. Dejar a los valores de las densidades

con 2 decimales.

Selecciono los 3 números y voy en busca

del botón Disminuir decimales de la barra

de Formato


Más retoques

2. Colocar en dos líneas de la misma celda

el contenido de D2.

1. Me posiciono de dicha celda;

2. desde la Barra de fórmulas, ubicada delante

de la H, presiono las teclas Alt + Enter.

Ahora se la verá así:


3. Nos quedaría mejor si reducimos el ancho

de la columna D.

Para ello llevamos el cursor al punto

señalado y presionamos doble click.

Uno más


Y otro . . .

4. Aplicar autoformato a la planilla:

Para esto, ubicados en cualquier celda comprendida entre A2 y F5, activamos el Botón Formato de la Barra de Menú y elegimos de la lista desplegable, la opción Autoformato, y de ésta, la más adecuada.

Se la verá así:


5. Centrar el título y cambiar la fuente: Para ello seleccionamos el Bloque A1:F1

Buscamos el Botón Combinar y Centrar en la Barra de Formato

Buscamos el Botón Fuente de la Barra de Formato y elegimos un tipo de letra de nuestro agrado.

Podemos cambiar el tamaño, el color, . . .

Más retoques


6. Cambiar color de fondo al título:

Selecciono el bloque combinado y busco el Botón Color de Relleno en la barra de Formato.

7. Poner bordes dobles a la planilla:

Selecciono el bloque, desde A1 hasta F5 y, con el Botón Formato de la Barra de Menú elijo la opción Celda y después Bordes.

Aquí elijo Estilo, Color, Contorno y Acepto.

Se la verá así:

Y otros detalles


Llegamos


Ordenamiento

Ordenar listas es lo más común y sencillo.

Sólo hay que posicionarse en una celda de

la tabla o base de datos e ingresar en Botón

datos de la Barra de Menú y desde allí optar

por el Botón Ordenar.

A continuación se despliega una lista como

la que se ve a la derecha:

Desde allí se puede indicar hasta 3 criterios de ordenamiento, como

lo vemos en una la guía telefónica.

De tener que ordenar por un solo criterio, se lo puede hacer desde

el Botón Orden Ascendente (u Orden Descendente) de la

Barra Estándar


Los filtros

Son herramientas útliles a la hora de

buscar elementos utilizando algún criterio.

Por ejemplo, en una guía telefónica se

podría establecer que sólo se vean los

apellidos que comiencen con W, o todos

los abonados de Azul, o los que tengan

un apellido tal, o que comiencen con una

letra en especial, o o o o. . . .


Comenzamos

Para comenzar a utilizarlos debemos:

1º Ubicarnos en una celda de la Base de

Datos

2ª Cliquear en el Botón Datos de la Barra de

Menú.

3ª Activar Botón Datos / Filtros / Autofiltros.

Una vez hecho esto vamos a ver una

flechita en cada nombre de campo.


Segunda parte

En el ejemplo de abajo vemos cómo se

aplica en el campo PROVINCIA, donde

puedo elegir una provincia determinada, o

personalizar la búsqueda.


Personalizamos búsquedas

Al personalizar, debemos escribir los criterios:

Acá vemos cómo, al ingresar al filtro de TOTAL DE HABIT., podemos establecer condiciones:

Para luego de aceptar obtener:


Gráficos

Para crear gráficos primero debemos

seleccionar el bloque de celdas a graficar,

donde, por supuesto debe haber valores

(números).

Por ejemplo, se puede graficar el bloque de

la densidad, donde para que quede claro

qué valor representa cada elemento, se

selecciona los nombres de las provincias.

Veamos el ejemplo.


Los gráficos

Acá se seleccionó desde A2 hasta A5 y,

presionando la tecla CTRL, el bloque F2 hasta F5.

Una vez hecho esto, se activa el botón

que se encuentra en la barra Estándar.

Automáticamente se presenta el asistente para

gráfico, que en 4 pasos nos ayuda a crearlo.


Elegimos el tipo, los títulos, la ubicación

y nada más por ahora.

Nos puede quedar algo así:

DENSIDAD

26,47

9,12

13,38MISIONES

CORRIENTES

ENTRE RIOS

Los gráficos


El maquillaje

Lo que resta es sólo maquillaje:

Cambiar colores.

Fuentes

Fondos

DENSIDAD

26,47

9,12

13,38

MISIONES

CORRIENTES

ENTRE RIOS


Cambiar colores

Es tan fácil cambiar los colores, que vasta conseleccionar el área específica, y seguir uno de losdos caminos:

Activamos el menú contextual de esa área, yaparece la imagen de la derecha.

O

Seleccionamos el botón Color de relleno de labarra de Formato, para luego elegir Efectos derelleno y obtener una ventana como la de lasegunda imagen, donde podemos optar porDegradado, Textura, Trama o Imagen. En elcaso de ésta última, se la debe buscar en launidad o carpeta en la que esté guardada.


Fuentes

Las fuentes se pueden modificar tanto su modelo oestilo, como su tamaño, su color, la alineación, elfondo, etc.

Para ello seleccionamos el área, y activamos elmenú contextual.

O

Desde la barra de

formato


Fondos

Cambiar un fondo es

similar a Cambiar

Colores, por lo que

podemos remitirnos a

esa pantalla para

modificar el aspecto

del mismo.


Segunda parte:

Veamos otro ejemplo

Supongamos una

planilla con los registros

de lluvia del primer

trimestre del año.

Mes mm

Enero 54

Febrero 106

Marzo 85

A B

1

2

3

4


Las funciones más usadas

El programa cuenta con muchas funciones; se

deben cargar sin espacios. Las más usadas son:Suma: para sumar grupos de celdas.

=SUMA(B2:B4)

Promedio: Calcula el promedio del grupo de valores indicados.

=PROMEDIO(B2:B4)

Máximo: Busca el mayor valor de un grupo de celdas:

=MAX(B2:B4)

Mínimo: Busca el menor de los valores en el bloque indicado.

=MIN(B2:B4)

Contar .si: Cuenta los números que cumplen con una condición.

=CONTAR.SI(B2:B4;<100)

Mes mm

Enero 54

Febrero 106

Marzo 85

A B

1

2

3

4


Otras funciones

HOY: Devuelve el número de serie de la fecha actual.

=HOY()

SI: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho

argumento es FALSO.=SI(prueba_lógica;valor_verdadero;valor_falso)

SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el criterio.

=SUMAR.SI(rango;criterio)

BUSCARV: Busca un valor específico en la columna más a izquierda de

una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_a_buscar;indicador_columna;ordenado)

BUSCARH: Busca un valor específico en la fila superior de una matriz o

tabla y devuelve el valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla. =BUSCARH(valor_buscado;matriz_a_buscar;indicador_filna;ordenado)


Aplicamos algunas funciones

Aquí podemos ver el desarrollo de las funciones aplicadas


Formatos condicionales

Se accede a esta herramienta desde el

menú Formato Formato condicional.

Permite modificar el formato previo de la

celda cuando la condición es verdadera o

se cumple.

En general se utiliza junto con la función SI

para dar formato diferente a las celdas cuyo

valor cumplen con la condición de la

función, pero no es obligación.


¿Cómo se lo usa?

Se seleccionan las celdas o rango de celdas a lasque se desea dar formato (en el ejemplo delluvias, desde B2 a B4). Luego se accede a labarra de Menú, Formato, Formato condicional yse escriben los valores mínimo y máximo de lasceldas que cumplirán con la condiciónestablecida, para luego aplicar diferentesformatos tales como color de fondo, fuente yestilo, tramas, bordes, etc.

A B

1

2

3

4

Mes mm

Enero 54

Febrero 106

Marzo 85

Mes mm

Enero 54

Febrero 106

Marzo 85


Referencias absolutas y relativas

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia.

Si cambia o se copia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia o se copia la referencia. La referencia se ajusta automáticamente.

De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.

Referencias relativas 1


Referencias relativas 2

Por ejemplo, si copia una fórmula de una celda que posee unareferencia relativa mantiene la fórmula haciendo referencia asu ubicación relativa.

Es el caso de la Densidad en el ejemplo de Población de laMesopotamia. Al copiarla en F4 y F5, mantiene la referenciade dividir la celda que se encuentra dos columnas adelantecon la que está una columna adelante.


Referencias absolutas 1Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una misma celda en una ubicación específica.

Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable.

Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.

De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. .


Referencias absolutas 2

Por ejemplo, si se quiere calcular el porcentaje de personasque le corresponde a cada provincia, no se podría copiar porreferencia, dado que hay una celda que se debe mantenerfija. Es la del Total de habitantes.

Si utilizamos el punto de arrastre para copiarla, en G4pondría =D4/D7 y, como en D7 no posee ningún valor,considera que hay un 0, por el cual no se puede dividir.


Referencias absolutas 3

Para que esto no suceda y mantenga a la celda D6

como divisor de las tres, colocamos el signo $

delante del 6

Como vemos, no solamente se pudo copiar la fórmula,

sino que además se le aplicó formato % y se agregaron

2 decimales.

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