excel
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALAFACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE
LA SALUDESCUELA DE ENFERMERIA
TRABAJO DE INFORMÁTICA
Thalía Peña
¿QUE ES EXCEL?
Excel es un software que
permite crear tablas, y calcular
y analizar datos.
Excel forma parte de “Office”,
un conjunto de productos que
combina varios tipos de
software para crear
documentos, hojas de cálculo y
presentaciones, y para
administrar el correo
electrónico.
ENTORNO DE TRABAJO
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).
ENTORNO DE TRABAJO
ÁREA DE TRABAJO
Es el lugar destinado para ingresar la información y está compuesto por los siguientes elementos:Puntero de celda. Indica la celda activa donde ingresará la información.
Encabezado de filas. Se identifican por un número.Encabezado de columnas. Se identifican por una letra mayúscula.
FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de
cálculo resaltando la información
más interesante. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras
ganancias del año y resaltar en
color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta
forma sabremos rápidamente si el
año ha ido bien o mal.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de
una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo
y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de
cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra
de herramientas.
FORMATO DE CELDAS
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de
letra.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son:
Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.
Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir
un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos
distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de
ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel2003 tiene por defecto.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos
permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de
forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos
encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra
celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o
bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre
éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero
en este caso lo utilizamos para poner o quitar
la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero
para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la
fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en
nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos
clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color.
En caso de querer otro color, hacer clic sobre la
flecha de la derecha y elegirlo.
FUNCIONES
Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función.
SUMA
Suma todos los números de uno o varios rangos de celdas.
Suma de un rango.
=SUMA(A1:A4)
En el ejemplo anterior se sumarán todos los números que se encuentren en el rango A1:A4, es decir A1+A2+A3+A4.
Resultado: A1+A2+A3+A4
PROMEDIOLa sintaxis de la
función PROMEDIO tiene los
siguientes argumentos:
Número1 Obligatorio. El primer
número, referencia de celda o rango
para el que desea el promedio.
Número2 Opcional. Números,
referencias de celda o rangos
adicionales para los que desea el
promedio, hasta un máximo de 255.
Los argumentos pueden ser
números o nombres, rangos o
referencias de celda que contengan
números.
A B C
Datos
10 15 32
7
9
27
2
Fórmula Descripción Resultado
=PROMEDIO(A2:A6)
Promedio de los números en las celdas A2 a A6.
11
=PROMEDIO(A2:A6;5)
Promedio de los números en las celdas A2 a A6 y el número 5.
10
=PROMEDIO(A2:C2)
Promedio de los números en las celdas A2 a C2.
19
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
CONTAR
Cuenta la cantidad de celdas que
contienen números y cuenta los
números dentro de la lista de
argumentos. Use la
función CONTAR para obtener la
cantidad de entradas en un campo
de número de un rango o matriz de
números. Por ejemplo, puede escribir
la siguiente fórmula para contar los
números en el rango A1:A20:
=CONTAR(A1:A20)
CONTARACuenta las celdas que no están
en blanco de un campo (columna)
de registros de una lista o base de
datos que cumplen las
condiciones especificadas.
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
A B C D E F
Árbol Alto Edad
Rendimiento
Beneficio
Alto
="=Manzano"
>10 <16
="=Peral"Árbol Alto Eda
dRendimiento
Beneficio
Manzano 18 20 14 105,00Peral 12 12 10 96,00Cerezo 13 14 9 105,00Manzano 14 15 10 75,00Peral 9 8 8 76,80Manzano 8 9 6 45,00Fórmula Descripción
(resultado)
=BDCONTARA(A4:E10; "Beneficio"; A1:F2)
Esta función examina los registros de manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16 metros, y determina el número de campos Ganancia de esos registros que no están en blanco. (1)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Cuenta el número de
celdas, dentro del rango,
que cumplen el criterio
especificado.
Solamente cuando el valor
de dichas celdas cumple la
condición es considerada
dentro de la cuenta.
CONTAR SI
Nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas
y como resultado nos devolverá el valor correspondiente
del rango de resultados que especifiquemos. La función
BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma
matricial.
BUSCAR
BUSCARV
Busca en la primera columna
de una matriz y se mueve en
horizontal por la fila para
devolver el valor de una celda.
Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
A B C
Ejes Cojinetes Pernos
4 4 9
5 7 10
6 8 11
Fórmula Descripción (resultado)
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)
Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 2 que está en la misma columna (4)
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO)
Busca Cojinetes en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna (7)
=BUSCARH("B";A1:C4;3;VERDADERO)
Busca B en la fila 1, y devuelve el valor de la fila 3 que está en la misma columna. Debido a que B no es una coincidencia exacta, se utiliza el siguiente valor menor que B: Ejes. (5)
1
2
3
4
Busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas.
BUSCARH
Especifica una prueba
lógica que realizar.
Además de especificar
la prueba lógica para
la función SI también
podemos especificar
valores a devolver de
acuerdo al resultado
de la función.
SI
Es una de las funciones más
utilizadas en Excel. Lo que
ésta función hace es probar si
una condición es verdadera o
falsa. Si la condición es
verdadera entonces la función
hace alguna cosa, y si la
condición es falsa entonces se
hace otra cosa diferente.
Puede ayudarte a encontrar
una buena solución a tu
problema pero no debes hacer
un uso excesivo de esta
funcionalidad.
SI ANIDADA
SI SIMPLE
Devuelve un valor si la condición especificada es verdadero y otro valor si dicho argumento es falso. Se utiliza si para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.Si (prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)Prueba lógica: Es cualquier valor que pueda evaluarse como verdadero o falso. por ejemplo, a10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda a10 es igual a 100, la expresión se evalúa como verdadero, de lo contrario es falso. Valor si verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento es verdadero. Valor si falso: Es el valor que se devuelve si el argumento es falso.
Devuelve el valor máximo de
una lista de argumentos.
La sintaxis de la función MAX
tiene los siguientes argumentos:
Número1; número2... Número1
es obligatorio, los números
siguientes son opcionales. De 1
a 255 números de los que
desea encontrar el valor máximo
MAX
A D
Datos
10
7
9
27
2
Fórmula Descripción (resultado)
=MAX(A2:A6) El mayor de los números anteriores (27)
=MAX(A2:A6;30) El mayor de los números anteriores y 30 (30)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Devuelve el valor mínimo de una
lista de argumentos. La sintaxis de
la función MIN tiene los
siguientes argumentos:
Número1; número2... Número1
es opcional, los números
siguientes son opcionales. De 1 a
255 números de los que se desea
encontrar el valor mínimo. Los
argumentos pueden ser números,
o nombres, matrices o referencias
que contengan números.
MIN
A D
Datos
10
7
9
27
2
Fórmula Descripción (resultado)
=MIN(A2:A6) El menor de los números anteriores (2)
=MIN(A2:A6;0) El menor de los números anteriores y 0 (0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Devuelve la mediana de los números
dados. La mediana es el número que
se encuentra en medio de un
conjunto de números. Número1;
número2... Número1 es
obligatorio, los números siguientes
son opcionales. De 1 a 255 números
cuya mediana desea obtener.
Los argumentos pueden ser
números, o nombres, matrices o
referencias que contengan números.
MEDIA
A D
Datos
1
2
3
4
5
6
Fórmula Descripción (resultado)
=MEDIANA(A2:A6) La mediana de los 5 primeros números de la lista anterior (3)
=MEDIANA(A2:A7) La mediana de todos los números anteriores, o el promedio de 3 y 4 (3,5)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Devuelve el valor más común de un conjunto de dato
Esta función se ha reemplazado con una o varias funciones nuevas que puede que proporcionen mayor precisión y cuyos nombres pueden reflejar más claramente su uso. Esta función todavía está disponible por compatibilidad con versiones anteriores de Excel. No obstante, si la compatibilidad con versiones anteriores no es necesaria, debería usar las nuevas funciones de ahora en adelante, ya que describen mejor su funcionalidad.
MODA
ADatos5,644324
Fórmula Descripción (resultado)
=MODA(A2:A7)
Moda, es decir, número que se repite con más frecuencia (4)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
FILTRO
El filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar un
subconjunto de datos en un rango de celdas o una tabla y trabajar
en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver únicamente los
valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y
el valor mínimo o filtrar los datos para ver rápidamente valores
duplicados.
Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla,
puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados,
o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.
FILTRO AUTOMÁTICO
Con el filtro automático puede crear
tres tipos de filtros: por una lista de
valores, por un formato o por
criterios. Estos tipos de filtro se
excluyen mutuamente para cada
rango de celdas o tabla de columna.
Por ejemplo, puede filtrar por color
de celda o por una lista de números,
pero no por ambos; puede filtrar por
icono o por un filtro personalizado,
pero no por ambos.
FILTROS AVANZADOSEn Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado
proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado
es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
FORMATO CONDICIONAL.
Se utiliza para dar un formato propio a determinadas celdas de la hoja de
cálculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones.
permite realizar diferentes cambios en: el color, estilo, subrayado, borde y
trama de una celda, cuando la información que
contiene cumple determinadas condiciones.
Esta función es muy útil para destacar valores en función de la información
en la hoja de cálculo.
TABLAS DINÁMICASLas tablas dinámicas son útiles para analizar los datos
almacenados en Excel. Es una de las herramientas más
poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Permiten resumir y analizar fácilmente
grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y
soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.
GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico
para ayudarlo a mostrar los datos de forma
comprensible para su audiencia.
Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno
existente puede seleccionar uno de siguientes
tipos de gráficos.
GRÁFICOS DE COLUMNAS
En un gráfico de columnas se pueden trazar datos que se
organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Este tipo
de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período
de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.
En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se
organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
GRÁFICOS DE LÍNEAS
En un gráfico de líneas se pueden trazar datos que se organizan en
columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de líneas pueden
mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala
común y, por tanto, son idóneos para mostrar tendencias en datos a
intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se
distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se
distribuyen uniformemente en el eje vertical.
GRÁFICOS CIRCULARES
En un gráfico circular se pueden representar datos
contenidos en una columna o una fila de una hoja de
cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los
elementos de una serie de datos en proporción a la suma de
los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se
muestran como porcentajes del total del gráfico circular.
GRÁFICOS DE BARRAS
Pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de
una hoja de cálculo. Los gráficos de barras muestran
comparaciones entre elementos individuales.
Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:
Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son duraciones.
GRÁFICOS DE ÁREA
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de
una hoja de cálculo. Los gráficos de área destacan la magnitud del
cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atención en el
valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos
que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para
destacar el beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también
muestra la relación de las partes con un todo.
GRÁFICOS DE TIPO XY (DISPERSIÓN)
Se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.
Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y).
Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.
GRÁFICOS DE COTIZACIONES
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en
un orden específico en una hoja de cálculo. Se utiliza con mayor
frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las
acciones, también se puede utilizar con datos científicos.
GRÁFICOS DE SUPERFICIE
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de
una hoja de cálculo. es útil cuando busca combinaciones óptimas
entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los
colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de
valores. Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas
categorías y series de datos sean valores numéricos.
GRÁFICOS DE ANILLOS
Se pueden representar datos organizados únicamente en
columnas o en filas de una hoja de cálculo. Muestra la relación
de las partes con un todo pero puede contener más de
una serie de datos. no son fáciles de leer. Puede que desee
utilizar un gráfico de columnas apiladas o un gráfico de barras
apiladas en su lugar.
GRÁFICOS DE BURBUJASSe pueden trazar los datos que se organizan en columnas en
una hoja de cálculo en la que los valores x se muestran en la
primera columna mientras que los valores y correspondientes y
los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas
adyacentes.
GRÁFICOS RADIALES
Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de
cálculo se pueden representar en un gráfico radial. Los gráficos
radiales comparan los valores agregados de varias series de
datos.
MACROSEs un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de
manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Es un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo electrónica Excel,
las cuales automatizan las operaciones que realiza la aplicación ofimática Excel con
el objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar cálculos complejos en un corto
espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.
Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin
necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación.
BASES DE DATOSEl diseño de una base de datos es de suma importancia ya que de ello
dependerá que nuestros datos estén correctamente actualizados y la
información siempre sea exacta. Si hacemos un buen diseño de base de
datos podremos obtener reportes efectivos y eficientes.
En esta ocasión proporcionaré algunas recomendaciones a seguir al
momento de realizar el diseño y modelo de una base de datos. No importa
la herramienta que se utilice para almacenar la información, puede ser
Excel, Access o sistemas gestores de bases datos más complejos como
Microsoft SQL Server pero siempre debes diseñar y modelar una base de
datos antes de tomar la decisión de crearla.
En cualquier base de datos la información está almacenada en tablas las cuales
a su vez están formadas por columnas y filas. La base de datos más simple
consta de una sola tabla aunque la mayoría de las bases de datos necesitarán
varias tablas.
Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace
referencia a un conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el
encabezado) .
BASES DE DATOS
