EXAMEN FINAL

Angie Paola Escalante R.María Consuelo Zamora

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA ­ CIDBAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Bogotá, 18 de julio de 2013

EXAMEN FINAL

Angie Paola EscalanteMaría Consuelo Zamora

Ing. Jorge Mario ZuluagaDocente

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA ­ CIDBAGESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Bogotá, 18 de julio de 2013

INTRODUCCIÓN

La información en esta era tecnológica es el eje de toda actividad (comercial, académica, personal, científica...) y esta información se comunica a través de los medios dejando así un soporte al cual llamamos documento, esta documentación en medios electrónicos tiene tanta validez e importancia como los impresos en papel. Además los documentos electrónicos se han convertido en parte esencial dentro de las organizaciones ya que son los soportes de una u otra forma materiales de la información que se produce en función de la empresa, usuarios o clientes, estos pueden ser públicos o privados y se presentan en varios formatos legibles por medio de cualquier PC y/o ordenador.

Por lo tanto, es importante que los profesionales en Ciencias de la Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística, tengan pleno conocimiento del manejo de la documentación electrónica producida en las empresas y los procesos utilizados para el envío y recibo de los mismos.De esta manera y a través del desarrollo del siguiente taller se pretende reforzar los conocimientos adquiridos en el desarrollo de los ejes temáticos por los compañeros de clase y temas tratados por el docente, evaluando los fundamentos de gestión documental electrónica, identificar los principales elementos y analizar la importancia de estos conceptos en nuestro desempeño como futuros profesionales.

OBJETIVOS

GENERAL

Evaluar los conceptos vistos en cada una de las exposiciones como también las lecturas realizadas y los aportes de cada uno de ustedes

ESPECÍFICOS

1. Contextualizar en el marco laboral y profesional la importancia de la gestión de documentos electrónicos.

2. Definir conceptos básicos de documentación, firma digital, digitalización y certificación digital.

3. Identificar los diferentes tipos de tecnologías y equipos utilizados en la digitalización y en un sistema de GED

4. Analizar la importancia de la administración de la documentación en una organización.

EXAMEN FINAL

1. Defina qué es la Gestión Electrónica de Documentos

La Gestión Electrónica de Documentos está basada en el uso de medios computacionales e informáticos para la administración completa de un documento en soporte electrónico: video, audio, imagen, hoja de cálculo, aplicaciones, formularios en html, mensajes de correo electrónico, etc. Teniendo en cuenta esto podemos definir la Gestión Electrónica de documentos como la aplicación de la tecnología en la administración de documentos en cualquier formato. Por otro lado, hay que establecer la diferencia con la Gestión de Documentos Electrónicos, pues esta marca la importancia en la naturaleza de documentos, creados, utilizados y/o conservados en formato electrónico o digital.

2. Por Qué cree usted que es importante ver esta asignatura en su carrera

La Gestión de Documentos Electrónicos es un aspecto más de la gestión documental y una función global de la archivística, con esto vamos a que es tan importante saber, conocer, administrar, gestionar el documento impreso como el documento digital y el documento electrónico. Nosotros como profesionales en ciencia de la información no debemos subestimar ni la tecnología ni los mecanismos manuales, el documento tiene valor por sí mismo independientemente del soporte que lo conserve y para quienes administramos estos soportes y gestionamos esa información debemos conocer todo el marco contextual que rodea el documento en el medio archivístico.

En esta asignatura podemos evidenciar que el documento electrónico tiene características de diferente índole que hacen que comprendamos mejor su importancia: la firma digital, los componentes estructurales, la legislación que lo regula, las entidades certificadoras, el entorno tecnológico, la seguridad en las telecomunicaciones (red) y las aplicaciones funcionales en una organización. Aunque la Gestión de Documentos Electrónicos es una función más de la archivística, está enmarcada en un ámbito tecnológico que lo hace susceptible y especial a la hora de administrarlo, por las características mencionadas .

3.En qué consiste el Principio de Integridad y el principio de no repudio según lalegislación Colombiana.

El principio de integridad consiste en la presunción de que el mensaje de datos recibido es el mismo enviado, ya que una vez firmado digitalmente y se llega a hacer alguna modificación, esta modificación e irrespeto a las normas de seguridad establecidas se puede comprobar gracias a los sistemas técnicos. Es decir, la integridad consiste en que la información enviada a través de medios tecnológicos no carezca de alguna parte ni haya sido objeto de modificaciones, para darle la plena validez jurídica al documento electrónico, este principio está regulado por la Ley 527 de 1999, pues gracias a esta se asegura la integridad de la información enviada y firmada adecuadamente, siendo además totalmente independiente el medio en que se almacene.

El principio de no repudio consiste en que cuando se firma un documento se manifiesta estar de acuerdo con lo que allí dice ya sea por firma electrónica o digital, por lo tanto quien produzca un documento a manera de autoría y lo firme, como consta en el certificado debidamente expedido, no deberá negar o repudiar la responsabilidad o efectos que se generen de este, ya que con estas características un documento cumple con la veracidad de una prueba con plenas disposiciones legales. Este principio está definido por la Ley 527 de 1999 y el Decreto Reglamentario 1747 de 2000.

4. Defina :

­ Qué es un Documento y sus partes?

Documento

Un documento son escritos en papel donde se registran testimonios sobre un hechorealizado en ejercicio de funciones institucionales, jurídicas, públicas o privadas quesirven para dar fe y veracidad sobre algún acto ocurrido.

Documento Electrónico

Es toda aquella información contenida en soportes electrónicos cuyo contenido sonmagnitudes físicas que se representan en forma codificada y son susceptibles de unregistro, de un proceso y una transmisión.

Componentes del Documento Electrónico

­ Contenido

El contenido son los datos ingresados dentro del documento como tal, se puedendeterminar el textuales ( páginas, párrafos y palabras), númericos, gráficos, sonoros yenlaces hipertexto.

­ Contexto

Se fundamenta en las partes esenciales que debe poseer el documento, donde se puedallevar a fin termino lo que se quiere expresar, para estos fines se tienen unos puntosclaves como la información para la recuperación y acceso a los mismos, la informaciónpara la gestión y la conservación y una información completa para su total comprensión.

­ Estructura

Donde podemos apreciar como se encuentra elaborado el documento y precisar lossignos utilizados, diseño, formato, soporte.

­ Que es una firma digital?

Datos generados por un medio criptográfico en donde se asocia la identidad de unapersona garantizando la autenticidad de un mensaje.

­ Que es un certificado digital?

Un certificado digital o certificado electrónico, es aquel documento que es firmado electrónicamente por una entidad que vincula unos datos de verificación de firma del firmante y confirma su identidad como tal, es decir le brinda la oportunidad a la persona de identificarse por medio de internet, este proceso se hace necesario para realizar diversos trámites ante cualquier entidad llámese pública o privada.

­ Que es la Digitalización?

Es la transformación de documentos en físico a imágenes digitales para su visualizacióninstantánea desde cualquier equipo y lugar.

5. Una de las tecnologías para el manejo de la seguridad es el PKI, defina en quéconsiste.

Las PKIs, son sistemas mixtos hardware/software los cuales son basados en diferentes agentes permitiendo dotar a máquinas y usuarios de Certificados Digitales de Identidad (certificados X509v3), los cuales generan unas claves públicas para el intercambio seguro de información, donde permiten firmar digitalmente los documentos como por ejemplo: correo electrónico, transacción bancaria, análisis médicos, entre otros.), donde se da la oportunidad de identificar al firmante o responsable del documento mediante internet con accesos restringidos a la información. Esta herramienta muy utilizado en diferentes país por sus numerables propiedades de la criptografía de clave pública, las cuales menciono a continuación:

­ Autentificación de usuarios: Donde se asegura la identidad de un usuario o empresa, ya sea como signatario de documentos o para garantizar el acceso a los servicios distribuidos en la red, sabiendo su clave privada para evitar cualquier tipo de suplantación.

­ No repudio: Esta propiedad impide que la persona o empresa una vez firmado el documento electrónicos se retracte de su firma o peor aún niegue haber realizado la acción de haber firmado.

­ Integridad de la Información: Es de suma importancia impedir que la documentación electrónica sea modificada ya sea de manera deliberada o accidentalmente en los datos firmados antes de y después de o mientras su almacenamiento.

­ Auditabilidad: Identificación y rastreo de las operaciones realizadas con la documentación y firmas, y más en situaciones contractuales inesperadas.

­ Acuerdo de claves secretas: Esta propiedad garantiza la confidencialidad de la información que es intercambiada, firmada o no.

6. Indique y explique qué equipos pueden ser usados para la captura de información.

Escáner: Es un equipo que se usa para capturar información y ser utilizado para convertir

un documento en papel en una imagen digital

Tipos de escáner:

Escáner de cama plana

Puede escanear objetos planos como fotografías, hojas sueltas, libros y revistas.

Funciona de forma similar a una fotocopiadora. El objeto a escanear se coloca sobre el

vidrio y un cabezal escaneador capturará la imagen. Normalmente se consiguen en

tamaño carta.

Escáner de planos

Se utilizan para escanear imágenes y textos planos de grandes dimensiones como

grandes pliegos, planos y mapas.

Escáner de libros

se usa para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las

hojas, manteniendo la integridad del libro ya que corrige las curvaturas del material.

Escáner de transparencias

Este se usa para escanear formatos de película transparente, ya sea negativo, a color o

blanco y negro.

Digitalizadores de video

Son equipos con tarjetas de video la cual capta la imagen en movimiento.

Escáner de mano

Son de baja resolución, hay q tener buen pulso para usarlos y se conectan a un puerto de

un pc.

Escáner de tambor

Son equipos de alta resolución, reconoce originales opacos o transparentes. Se coloca el

original en un cilindro de cristal, para que se escanee punto a punto obteniendo una alta

resolución.

7. Cuales son los componentes de un sistema GED

El SGED es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, esto con el fin de facilitar su consulta, conservación y utilización de la misma. Los componentes se presentan a continuación:

­ Procesos: Tenemos documentos soportes de dichos procesos, indicadores de medición, modelo de gestión, circulación y flujo de los documentos, almacenamiento segura, recuperación de la información, acceso y disponibilidad de la misma en el momento requerido para la gestión.

­ Organización: Personal capacitado para la organización inducidas por políticas, normas, programas de gestión de documentos electrónicos y operación con los mismos.

­ Tecnología: Excelente estructura en la red, compatible y competitivo sistema operativo, plataforma de correos, integración de documentos y aplicaciones, estrategias de

implementación y otros aspectos

­ Seguridad: En cuanto a la seguridad para gestión de documentos electrónicos es indispensable tener en cuenta la integridad, portabilidad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad para el buen funcionamiento y gestión dentro de la organización.

Otros Aspectos a considerar para la gestión de documentos electrónicos

­ TRD (Codificación para las series, subseries, grupo de producción, tipologías)

­ Inventario de carpetas electrónicas (código documental, dependencia , fechas extremas)

­ Controlación de manera automática los procesos de transferencias documentales de acuerdo a las etapas y ciclo vital de los mismos.

­ Disposición final de los mismo ya sea su conservación en medio tecnico, eliminación y/o conservación total para su preservación a futuras generaciones.

8. Qué subprocesos existen en un proceso de Gestión Electrónica de Documentos y explique cada uno de ellos.

Los subprocesos de la Gestión Electrónica de Documentos se basa en 4 puntos fundamentales para el éxito de dicha gestión:

1. PROCESO DE RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Recopilación de toda la información que se desea gestionar sin importar el tipo, pueden ser textos, fotografías, pinturas, mapas, o documentos de tipo mixto.

2. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Transformación de todos los formatos no actuales y convertirlos en formato electrónico, es decir digitalizamos la documentación impresa.

3. PROCESOS DE PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Donde la información es preparada y organizada de modo que sea ubicada en el Sistema de Gestión Documental.

4. GESTIÓN, CONSULTA Y EXPLOTACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Proceso realizado dentro de los sistemas de Información y el más beneficiado es el usuario final, donde

por lo regular como resultado arroja bases de datos documentales, pero eso sí utilizados como herramienta para la gestión, consulta, difusión, etc, estos sistemas interactúan, acogen diferentes tipos de documentos.

9. Que se entiende como entidades de certificación.

Las Entidades de Certificación son las autoridades o proveedores encargadas de dar los certificados de claves pública y privadas de las firmas y de los certificados digitales; están facultadas mediante la ley 527 de 1999 para emitir los certificados de las firmas digitales de las personas, están autorizadas para revocar los certificados y las claves públicas y así mismo para actualizar los certificados.

10. Qué problemas se pueden identificar en una empresa cuando no se tiene un control sobre los documentos existentes.

Pérdida de información valiosa para la entidad Fraude Incoherencia, imprecisiones y negligencia para la toma de decisiones dentro de

la entidad Pésima atención ante la solicitud del usuario, por inoportunidad en la

documentación requerida por el mismo. Incurrencias en tutelas, demandas derechos de petición y otros causales graves

por incompetente gestión en trámites, por la pérdida de documentos. Ineficiencia del sistema de cumplimientos legales Ineficiencia en la conservación de la información Sanciones y multas de los entes de control

CONCLUSIONES

Gracias a esta actividad se logran reforzar los conocimientos adquiridos por medio de las exposiciones de los compañeros que nos acompañaron en el proceso de aprendizaje dentro de la asignatura de Gestión de Documentos Electrónicos y temas propuestos por el docente que reforzaron y enriquecieron aún más los mismos, sin duda alguna conceptos que nos pondrán a prueba en el desarrollo de las actividades cotidianas que enfrentamos a diario en nuestras vidas tanto laborales como personales como futuros profesionales de la información y la documentación, la gestión de documentos electrónicos el algo que nos toca a todos, teniendo en cuenta los avances tecnológicos cada vez aún más rápidos, colocandonos a pruebas en las gestiones y desarrollando innovadoras ideas para siempre pensar en el mejoramiento continuo dentro de una organización y/o proceso dispendiosos y colocandonos este tipo de documentos que nos facilitan aún más la vida todo en bien de la satisfacción de un usuario final.

REFERENCIAS

Cruz Mundet, José Ramón La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. [Documento en línea] [ttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf] consultado el 17 de julio de 2013

Lasa Jáuregui, Julian y Lorenzo Domínguez, Maria Ángeles. Gestión Electrónica de Documentos. [Documento en línea] [http://www.iberius.org/es/AisManager?Action=ViewDoc&Location=getdocs:///DocMapCSDOCS.dPortal/2501] consultado el 18 de julio de 2013