evento social mi querido viejo
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14-6-2016
Proyecto: “Mi querido viejo” Evento social para recolectar fondos
Fundadores de la asociación “Jóvenes Independientes A. C.”:
Javier Hondal Luis Valencia Ma. Elena Santiago Carolina Salinas Alam Quitzé Mtz
Contenido
Presentación ............................................................................................................................................. 2
Caracterización del evento. ............................................................................................................................ 3
Perfil del cliente ......................................................................................................................................... 4
Número de Asistentes. ................................................................................................................................. 5
Presupuesto General ................................................................................................................................... 5
Ganancias estimadas ............................................................................................................................... 6
Desglose de gastos ................................................................................................................................... 6
Precio de venta al cliente .............................................................................................................................. 6
Directorio de proveedores y patrocinadores ....................................................................................................... 9
Formatearía de empresa ............................................................................................................................. 9
Planeación ............................................................................................................................................. 16
Tiempo de planeación ............................................................................................................................... 17
Requerimientos ....................................................................................................................................... 19
Invitación .............................................................................................................................................. 23
Decoración ............................................................................................................................................. 27
Ceremonial y protocolo .............................................................................................................................. 27
Medidas de Seguridad .............................................................................................................................. 28
Presentación
Las organizaciones de la sociedad civil juegan un papel cada vez más importante en nuestro país.
Porque es patente su compromiso con las más diversas causas sociales y su eficacia en la acción,
una importante cantidad de recursos llega año con año a sus manos, proveniente tanto de
instituciones públicas como de agencias de cooperación internacionales y de gran cantidad de
particulares que confían en su capacidad de gestión y su sentido de misión.
De reciente creación, pero con expectativas muy altas “Jóvenes Independiente A.C.” busca
contribuir al desarrollo de un mundo mejor, incluyente y con oportunidades para todos. Con las
bases del conocimiento teórico en distintas materias, (economía, psicología, administración,
gestión empresarial, turismo, ciencias políticas, entre otras) busca fortalecer los vínculos entre
asociaciones civiles que fomenten acciones en pro de la sociedad.
Con el compromiso de implementar acciones propias en beneficio de la población marginada, se
compromete a implementar las herramientas teóricas y prácticas que posibiliten la introducción
de estos estratos sociales a dinámicas productivas que generen ingresos fijos y con esto las familias
puedan volverse auto-sustentables económica y laboralmente.
En el marco de sus actividades a realizar, se presenta el proyecto que en colaboración con
“Fundación Huatulco A.C.” planea generar beneficios económicos que se destinaran a la creación
de una casa hogar para personas de la tercera edad. La creación del inmueble implica un costo
relativamente alto, pero con ayuda de las distintas organizaciones y el trabajo en conjunto se
logrará cumplir el objetivo.
Caracterización del evento.
El proyecto “Mi querido viejo”, es un evento social encaminado a recaudar fondos para la
construcción del asilo y centro de recreación para personas mayores que lleva el mismo nombre.
En este evento se tendrá la participación de diferentes artistas que formarán parte de un show
ofrecido al público para promover la colaboración en la colecta, así también se ofertarán variados
productos de consumo alimenticio, como sándwiches, tamales, hamburguesas, aguas frescas, etc.
Todo para ampliar el margen de recaudación.
Objetivos
Generales.
Recaudar fondos en pos de financiar el crecimiento del asilo “Mi querido viejo”.
Realizar la organización y logística del evento de recaudación de fondos “Mi querido
viejo”.
Específicos.
Conseguir el máximo de asistencia y participación de la comunidad huatulqueña para así
generar conciencia hacia la cultura del cuidado por nuestros adultos mayores.
Vender la mayor cantidad de entradas en preventa para asegurar el éxito del evento.
Reforzar la presencia de la “Fundación Huatulco A. C.” a nivel local y municipal.
Perfil del cliente
Público en general
Debido a l carácter del evento, no existe un perfil definido de los asistentes, la invitación es para
toda la comunidad huatulqueña, con la finalidad de recaudar los fondos esperados.
Número de Asistentes.
Para obtener los recursos deseados y rentabilidad del evento, se contempla la asistencia de un
máximo de 300 personas.
Presupuesto General
Para la realización del evento, el mobiliario será otorgado por empresas privadas que en muestra
de su solidaridad con el proyecto, no aplicaran ningún costo. Las participaciones de los artistas
que deleitarán con su música, las representaciones de baile, y obras teatrales no generarán ningún
desembolso monetario, pues también se solidarizaron causa, su participación la realizan con la
única satisfacción que les genera su apoyo al evento.
Para la venta de los alimentos y bebidas, el restaurant campestre Santa Clara, ha mostrado su
disposición al facilitarlos, siendo ellos los encargados de su elaboración, venta y de la
administración de los mismos, con la única condición de recuperar sus costos de producción,
donando todas las ganancias que se generen.
Como encargados del evento, lo único que nos genera costos será:
1.-Impresión de carteles para promocionar el evento
2.-Impresión de los tickets de entrada y de venta de alimentos.
3 .-Decoración utilizada en el evento
Ganancias estimadas
ENTRADAS 200 X 30 – 100x 15 $7,500.00 +VENTA DE A y B $2,500.00 SUB-TOTAL $10,000.00 -COSTOS TOTALES $2,280.00
TOTAL DE GANANCIAS $7,720.00
Desglose de gastos
Precio de venta al cliente
La tarifa de entrada establecida será de $30°° (treinta pesos MNX) para adultos y $15°°
(quince pesos MXN) para los niños, esto sólo incluye el derecho a ingresar al evento.
Los alimentos y bebidas que se ofrecen y el precio de los mismos son los siguientes:
Hamburguesas $40.00 (treinta pesos c/u).
Sandwiches $25.00 (veinticinco pesos c/u).
Tostadas $25.00 (treinta pesos la orden de tres)
Tacos $25.00 (treinta pesos la orden de tres)
Tamales $15.00 (quince pesos cada uno)
Aguas frescas $15.00 (quince pesos el vaso)
En el marco de las actividades para el día de hoy, Fundación Huatulco A.C. y Jóvenes
Independientes A.C. han preparado un programa especial, con la participación de reconocidos
músicos, trovadores y bailarines. Con el único objetivo de que usted, que nos engalana con su
compañía y otorga su confianza, pase una tarde agradable en compañía de sus familiares y
amigos. Contribuyendo a una noble causa, la recaudación de fondos para la Asociación Como
número 1 tenemos la participación del trovador Alam Quitzé, quien dará apertura al evento y
nos deleitará con unos minutos musicales.
PROGRAMA
EVENTO “MI QUERIDO
VIEJO”
BAHÍAS DE HUATULCO 2016
Directorio de proveedores y patrocinadores
Formatearía de empresa
A 9 de junio del 2016, Bahías de Huatulco, Santa María Huatulco, Oax.
Asunto: solicitud de participación
C. Otto
Cantante y profesor de teatro
Por medio del presente solicita a usted Sr. Otto su participación y asistencia al
evento “Mi querido viejo”, el día 16 de julio del presente año, con la finalidad de
recaudar fondos para la creación de una casa hogar para adultos mayores en
Bahías de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artísticas, para amenizar el
evento.
Sin más por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.
Atte. Jóvenes Independientes A.C
A 9 de junio del 2016, Bahías de Huatulco, Santa María Huatulco, Oax.
Asunto: solicitud de participación
C. Alam Quitzé Martínez Bohórquez
Cantante
Por medio del presente solicita a usted C. Alam Quitzé Martínez Bohórquez su
participación y asistencia al evento “Mi querido viejo”, el día 16 de julio del presente
año, con la finalidad de recaudar fondos para la creación de una casa hogar para
adultos mayores en Bahías de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artísticas, para amenizar el
evento.
Sin más por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.
Atte. Jóvenes Independientes A.C
A 9 de junio del 2016, Bahías de Huatulco, Santa María Huatulco, Oax.
Asunto: solicitud de participación
C. Alcides Manzo
Trovador
Por medio del presente solicita a usted C. Alcides Manzo su participación y
asistencia al evento “Mi querido viejo”, el día 16 de julio del presente año, con la
finalidad de recaudar fondos para la creación de una casa hogar para adultos
mayores en Bahías de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artísticas, para amenizar el
evento.
Sin más por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.
Atte. Jóvenes Independientes A.C
A 9 de junio del 2016, Bahías de Huatulco, Santa María Huatulco, Oax.
Asunto: solicitud de participación
C. Arturo
Músico y cantante
Por medio del presente solicita a usted C. Arturo su participación y asistencia al
evento “Mi querido viejo”, el día 16 de julio del presente año, con la finalidad de
recaudar fondos para la creación de una casa hogar para adultos mayores en
Bahías de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artísticas, para amenizar el
evento.
Sin más por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.
Atte. Jóvenes Independientes A.C
Planeación
Tiempo real
É
ñ
ñ
Tiempo de planeación
Para desarrollar la logística del proyecto, se presenta el siguiente cronograma de trabajo se
seguirá para lograr el mínimo de incidencias durante el desarrollo del evento y un nivel bajo de
incidencias.
Cronograma de trabajo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 *Recabo de información con la Sra. Carolina
2 *Búsqueda de proveedores y patrocinadores
3 *Visita al predio en donde se realizará el evento.
4 *Elaboración de presupuestos y gestión de alimentos
5 *Elaboración del programa que se realizará durante el evento
6
7 8 *Elección del montaje
9 *Elaboración del proyecto
10 11 12
13
14 15 *Presentación del proyecto
16 17 18 19
Junio
20
21 22 23 24 25 26
27 28 29 30
Cronograma de trabajo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 *Recepción de mobiliario y materiales
15
16 *Montaje del escenario *Prueba de sonido
DÍA DEL EVENTO
17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
Julio
Requerimientos
Organigrama
Directora General
Cajera Vendedoras Staff
Supervisor del evento
Mobiliario Cantidad Estructura escénica Cantidad
Sillas 300 Tarima 1
Mesas redondas 6 Bocinas 4 agudos,
4 graves
Tablones 3 Mezcladora 1
Blancos Micrófono 1
Mantel para mesa redonda
6 Cables 8
Mantel para tablón 3 Pedestales para micrófono
4
Planos de Montaje
Dirección del predio: Calle Alfareros, Zona de talleres, Bahías de Huatulco, Oax.
Plano general del predio
Este montaje se decidió a razón de que forma parte del frente del escenario, en donde los invitados
van a poder acomodarse en su papel de espectadores de manera cómoda y sin obstáculos visuales.
Delegamos este espacio porque era el más amplio y para ambos casos, tanto para el escenario de
los artistas como para los espectadores, además de estar en un punto intermedio entre el área de
consumo, los baños, la caja, el estacionamiento y claro está, el escenario.
Tomamos la forma del montaje de un auditorio semicircular con pasillos laterales, pero con
algunas variaciones obligadas por las condiciones del espacio.
Montaje del área de espectadores
Este montaje tiene características del Coffee Break, ya que prácticamente esa será su función, ya
que la zona está destinada a ser el lugar donde los invitados canjearán sus tickets por alimentos.
El montaje facilitara la venta y exhibición de los productos.
Montaje del área de alimentos
Invitación
Nota: La presente invitación se entrega solamente a los patrocinadores del evento y a los actores
invitados, debido al carácter del evento, ya que imposibilita la entrega de una invitación al público
en general por lo tanto se diseñó un cartel , el cual se distribuirá en la comunidad.
Decoración
Una manta detrás del escenario que deje ver el nombre del evento y el objetivo del mismo,
además se acordonará la cabaña con globos y papel picado.
Ceremonial y protocolo
Por ser un evento de carácter musical, es decir un concierto con motivos de beneficencia, el
ceremonial tiene que ver con los agradecimientos a cada persona que ofrece su tiempo para apoyar
a la causa, en este caso, quienes participan y venden su espectáculo donando las ganancias al asilo
“mi querido viejo”, así como los músicos, artistas, proveedores, donantes en general.
Presentación de cada uno de ellos para el reconocimiento de su labor.
El ofrecimiento de atención hacia la persona que brinda sus servicios de manera voluntaria, como
alimentos, bebidas.
La mención y promoción de los servicios y productos que cada organización ofrece son parte de
las actividades del ceremonial.
Por parte del protocolo es el buen trato y la supresión de todo tipo de ofensa dentro del control del
programa, así como evitar la violencia en todo momento, promoviendo el respeto entre los
invitados y los ofertantes.
Medidas de Seguridad
Como parte del plan de seguridad, creamos un listado de actividades y elementos que serán
regulados durante el desarrollo del evento.
1. No habrá venta de bebidas alcohólicas ya que el ambiente se promociona como
familiar.
2. No se permitirá el ingreso a personas en condiciones inapropiadas ya sea a causa del
alcohol o drogas.
3. La obtención de cualquier producto de consumo dentro del recinto será regulado por el
pago de tickets que se podrán adquirir en una sola caja, y serán canjeables por los
productos ya mencionados.
4. Dentro del recinto se tendrán dispersos a distintos elementos vigías que se encargarán de
supervisar cualquier anomalía presentada durante el evento.
5. Se contará con el apoyo de la cruz roja mexicana con una unidad móvil de atención
médica para cualquier accidente que pudiera presentarse.