evaluar estaciÓn sistema organizacional · 2020-02-18 · evaluar estaciÓn sistema organizacional...
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EVALUARESTACIÓN Sistema Organizacional
de Certificaciones yArchivos
1. OBTEJIVO
Proporcionar una guía detallada a los usuarios de SOCA, pararealizar las Evaluaciones.
2. ALCANCE
Inicia con la selección de la funcionalidad en el aplicativo SOCAEvaluar Establecimiento y termina con la pantalla deconfirmación del registro realizado.
3. DESCRIPCION
A continuación se describe el procedimiento que debe seguirun usuario del sistema para Evaluar Establecimiento.
Es importante tener en cuenta que:
La presentación de los procedimientos está en el mismoorden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicaciónSOCA.
Los campos aparecen con un*, son obligatorios, el noingreso de información en los mismos, genera un mensajeinformativo y no permite continuar con el proceso.
Esta opción se encuentra disponibles para lo usuarios conrol EVALUADOR.
1 SOCA I-A-05 Evaluar Estación V1
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4. EVALUAR ESTABLECIMIENTO
Paso 1
Ingresar a la opción Evaluar Establecimiento
La pantalla mostrará los servicios que se encuentranasignados para evaluación, así:
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Datos del Formulario:
No. Solicitud: No de identificación del servicio desde la solicitud
Establecimiento:Nombre del establecimiento de comercio
Clasificación:Tipo de visita a programar: Otorgamiento, SeguimientoOrdinario, Seguimiento Extra Ordinario Renovación.
Tipo de Servicio:Tipo de instalación a evaluar, por ejemplo, Estación de ServicioAutomotriz, Taller de Conversión, etc.
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Paso 2
Dar click a la opción Descargar Soportes del establecimientoque se desea evaluar. El programa generará descargaautomática de los documentos soporte de la evaluación, talescomo solicitud de Servicio y sus soportes, que se encuentrandisponibles para consulta.
Paso 3
Una vez verificada la información, dar click a la opciónEjecutar Visita del establecimiento que se desea evaluar. Elprograma mostrará la siguiente información en pantalla, con loanexos cargados por parte del cliente, como soportes de laevaluación documental:
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4.1 Evaluación Documental
Paso 1
Dar click en la opción Descargar del documento que se deseaevaluar. El generará descarga automática del documento en cuestión.
Paso 2
Una vez descargados los documentos soportes de laevaluación documental, dar click en la opción Lista de
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Chequeo. El programa mostrará la siguiente información enpantalla:
Datos del Formulario:
RequisitoContenido del requisito a evaluar.
Evidencia ObjetivaGuía de evaluación del requisito a evaluar.
SI NO N.A.Declaración de conformidad del cumplimiento del requisito
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Descripción EvidenciaEspacio para describir la evidencia evaluada y/o hallazgos a que halla lugar.
AnexosAnexos que se deseen cargar como soportes.
Paso 3
Una vez diligenciado los datos del formulario, se da click en elbotón Guardar y el sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito. Esta opción se podrá utilizar para irguardando en forma parcial o total el diligenciamiento delformulario.
Paso 4
Una vez diligenciada la Lista de Chequeo, dar click en laopción Informe. El programa mostrará la siguienteinformación en pantalla:
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Datos del Formulario:
Actividades DesarrolladasEspacio para describir las actividades desarrolladas
Uso del CertificadoEspacio para describir el resultado de la evaluación del Uso delCertificado
Uso del LogoEspacio para describir el resultado de la evaluación del Uso delLogo
FortalezasEspacio para describir las fortalezas encontradas
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Aspectos a MejorarEspacio para describir los aspectos para mejorar encontrados
Paso 5
Una vez diligenciado los datos del formulario, se da click en elbotón Guardar y el sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito. Esta opción se podrá utilizar para irguardando en forma parcial o total el diligenciamiento delformulario.
Paso 6
Una vez diligenciado el Informe, dar click en la opción Plande Evaluación. El programa mostrará la siguiente informaciónen pantalla, solicitando la ruta donde se encuentra el archivoque se desea cargar como Plan de Evaluación generado porel evaluador luego de la revisión documental, con el resultadode la evaluación documental, la información de las actividadesa desarrollar en la etapa de evaluación en campo, al igual quelos aspectos logísticos que sean necesarios para el desarrollodel plan y la notificación de la presencia de observadores,cuando aplique.
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Se selecciona la ruta de ubicación del archivo y se da click enGuardar. El sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito.
Este documento queda disponible para la descarga ydiligenciamiento por parte del cliente, desde su usuario enSOCA, en la pestaña Plan de Evaluación.
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Paso 7
Una vez que el cliente haya cargado el Plan de evaluacióndiligenciado, el mismo quedará disponible para descarga en lapestaña Plan de evaluación, con el nombre Plan deEvaluación Firmado así:
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4.2 Evaluación en Campo
Paso 1
Dar click en la opción Inicio del Proceso. El programamostrará la siguiente información en pantalla:
Datos del Formulario:
Reunión de AperturaGuía temática del contenido de la reunión de apertura.
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AsistenteNombre de las personas presentes en la reunión de apertura.
ObservacionesEspacio para describir la observaciones a que halla lugar.
Dar click en el botón Registrar y el sistema mostrará enmensaje de registro realizado con éxito.
Paso 2
Dar click en la opción Establecer Ubicación. El programamostrará la siguiente información en pantalla:
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Dar click en el botón Cargar Ubicación y el sistema mostrará la siguiente información en pantalla, estableciendo la ubicación geográfica:
Dar click en el botón Registrar Coordenadas y el sistemamostrará en mensaje de registro realizado con éxito.
Paso 3
Dar click en la opción Lista de Chequeo. El programamostrará la siguiente información en pantalla, con lainformación previamente diligenciada en la evaluacióndocumental:
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Datos del Formulario:
RequisitoContenido del requisito a evaluar.
Evidencia ObjetivaGuía de evaluación del requisito a evaluar.
SI NO N.A.Declaración de conformidad del cumplimiento del requisito
Descripción EvidenciaEspacio para describir la evidencia evaluada y/o hallazgos a que halla lugar.
AnexosAnexos que se deseen cargar como soportes.
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Una vez diligenciado los datos del formulario, se da click en elbotón Guardar y el sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito. Esta opción se podrá utilizar para irguardando en forma parcial o total el diligenciamiento delformulario.
Paso 4
Cuando se hayan diligenciado la totalidad de los requisitos dela Lista de Chequeo el sistema mostrará en mensajepreguntado si el proceso está terminado para gestionar las noconformidades y ante una respuesta positiva, mostrará lapantalla No Conformidades:
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Las No Conformidades podrán agruparse de acuerdo al tipo derequisitos que se encuentren en incumplimiento.
Para cada grupo declarado como no conformidad, se da click albotón Agregar Grupo, el sistema crea el registro de NoConformidad así:
Se da click en No Conformidad “n”, se arrastran losnumerales que se desean agrupar en el formato, y el sistemadiligencia la casilla Requisitos, con los numeralesseleccionados, así:
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Se diligencian las observaciones a que halla lugar y se da clicken el botón Guardar y el sistema mostrará en mensaje deregistro realizado con éxito.
Paso 5
Una vez gestionadas las No Conformidades, dar click en laopción Anexos (Lista de Documentación), para cargar losdocumentos que se consideren necesarios. La pantallamostrará el listado con los documentos necesarios para laevaluación así:
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De la lista plegable Tipo de Documentación, se seleccionael tipo de archivo que se va a cargar así:
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Una vez seleccionado el tipo de documento, se da click enAgregar Anexo y el sistema mostrará en la pantalla lasiguiente información, solicitando la ruta donde se encuentrael archivo que se desea cargar
Se selecciona la ruta de ubicación del archivo y se da click enGuardar. El sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito.
Se repite, para cada documento a cargar.
Paso 6
Una vez diligenciada los Anexos (Lista de Documentación),dar click en la opción Anexos (Registro Fotográfico), paracargar las fotografías que se consideren necesarios. La
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pantalla mostrará el listado con las fotografías necesariospara la evaluación así:
De la lista plegable Tipo de Documentación, se seleccionael tipo de archivo que se va a cargar así:
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Una vez seleccionado el tipo de documento, se da click enAgregar Anexo y el sistema mostrará en la pantalla lasiguiente información, solicitando la ruta donde se encuentrael archivo que se desea cargar
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Se selecciona la ruta de ubicación del archivo y se da click enGuardar. El sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito.
Se repite, para cada fotografía a cargar.
Paso 7
Una vez diligenciada los Anexos (Registro Fotográfico)darclick en la opción Informe.
El programa mostrará la siguiente información en pantalla, conla información previamente diligenciada en la evaluacióndocumental:
Datos del Formulario:
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Actividades DesarrolladasEspacio para describir las actividades desarrolladas
Uso del CertificadoEspacio para describir el resultado de la evaluación del Uso delCertificado
Uso del LogoEspacio para describir el resultado de la evaluación del Uso delLogo
FortalezasEspacio para describir las fortalezas encontradas
Aspectos a MejorarEspacio para describir los aspectos para mejorar encontrados
ConclusionesEspacio para describir las conclusiones del evaluador
Concepto del Evaluador:Declaración del concepto del evaluador de mantener, ampliar,suspender, renovar, reducir, reactivar, según aplique.
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Una vez diligenciado los datos del formulario, se da click en elbotón Guardar y el sistema mostrará en mensaje de registrorealizado con éxito. Esta opción se podrá utilizar para irguardando en forma parcial o total el diligenciamiento delformulario.
Paso 8
Una vez diligenciada el Informe, dar click en el botónTerminar. El programa mostrará la siguiente información enpantalla, solicitando el Cierre del Proceso
25 SOCA I-A-05 Evaluar Estación V1
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Datos del Formulario:
Reunión de CierreGuía temática del contenido de la reunión de cierre.
AsistenteNombre de las personas presentes en la reunión de cierre.
ObservacionesEspacio para describir la observaciones a que halla lugar.
Comentarios Adicionales:Espacio para describir la observaciones a que halla lugar. Adiferencia de las observaciones, estos comentarios se venreflejados en el Informe.
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Responsable de la Visita:Persona responsable de atender a las No Conformidades.
Firma del Responsable de la Visita:
Se da click en la opción Agregar Firma y el sistema mostrará la pantalla para tomar la firma del responsable auditado.
Se da click en la opción Cierre para guardar la firma registrada
Firma del Auditor:
Se da click en la opción Agregar Firma y el sistema mostrará la pantalla para tomar la firma del auditor.
27 SOCA I-A-05 Evaluar Estación V1
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Se da click en la opción Cierre para guardar la firma registrada
Dar click en el botón Registrar y el sistema mostrará enmensaje de registro realizado con éxito.
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