EVIDENCIA DE APRENDIZAJE EN GESTION DOCUMENTALNOMBRE ___________________________________________________

Los lineamientos que establece la normatividad archivistica para organizar los fondos documentales en las entidades, tiene como ventajas la elaboración y aplicación de herramientas archivisticas tales como las tablas de retencion y valoración documental, las cuales permiten identificar y conformar agrupaciones documenetales que deben ser organizadas y valoradas archivisticamente, con el objetivo de velar por la protección y conservación del patrimonio documental institucional.

1.Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Complete y diga las características de cada etapa o fase de archivo según el caso: A. Gestión _______________________________________________________________________________________________A. Central ________________________________________________________________________________________________A.Historico_______________________________________________________________________________________________

Marque con una X la respuesta correcta.

2. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

a. Ley 80 de 1989 b. Ley 594 de 2000 c. Ley 527 de 1999 d. Ley 594 de 20023.El siguiente Acuerdo, “establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental….”

a. Acuerdo 02 de 2004 b. Acuerdo 42 de 2002 c. Acuerdo 02 de 2014 d. Acuerdo 04 de 2013

4. El siguiente Acuerdo, “establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” a. Acuerdo 42 de 2002 b. Acuerdo 02 de 2014 c. Acuerdo 02 de 2004 d. Acuerdo 04 de 2013

Según la Guia para la organización de F.D.A , Manual para la organización de F.D.A y el Acuerdo 02 de 2004, realice las siguientes actividades:

5.Exponga los pasos (metologia ) para la elaboracion de la tabla de valoracion documental .6.Exponga los pasos tecnicos archivisticos para la organización del F.D.A .

7.El principio que permite identificar los creadores y productores de los documentos es: a. Principio de Orden Original b. Principio de Origen. C. Principio de Fondo Documental d. Principio de procedencia

8. Las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil se denomina?

a. Prescripción del documento b. Ciclo vital del documento c. Vigencia del documento9. Cuando hablamos del conjunto de documentos producidos por una entidad, nos referimos a:

a. Archivo Administrativo b- Fondo Documental c- Archivo de Gestión d- Archivo Central

10. El respeto al principio de Orden Original busca:

a. Adoptar las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación relacionadas con la digitalización certificada o con valor probatorio. Dicho proceso deberá estar autorizado por el Comité Institucional.

b. Mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad.

c. Reúne de manera orgánica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de la actuación natural teniendo en cuena la procedenia del documento base de la organización archivística.

11. Los pasos secuenciales para el proceso de organización de archivos son:a. Ordenación, clasificación, descripción b. Clasificación, descripción, ordenación c. Clasificación, ordenación, descripción d. Ordenación, descripción, clasificación.

12. El método gráfico para la planeación y control en la que un proyecto que se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente, se refiere a .

a. Inventario Documental b. Cronograma de Gantt c. Cuadro de clasificación.

13. La debida aplicación de las TRD y las TVD da como resultado las transferencias documentales. Las Transferencias documentales Secundaria son:

a.Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente ( o historico ). Estas transferencias concluyen los procesos de valoracion secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccion de los documentos con valor social (cultural e histórico ).

b.Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención.Es el traslado de documentos por parte de la empresa de mensajeria

c.Son los traslados de documentos del archivo de gestion ( o de oficina ) al central ( o intermedio ), sin alteracion de sus propiedades, para su conservacion precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culñminado en el proceso de atencion de tramites.

Conteste Falso (F) o Verdadero (V) Según el caso:

14. __ El archivo semiactivo es el mismo intermedio o central? 15.__ El Inventario documental es el instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental ?16.__La Microfilmación es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución?17. __ El diagnostico documental permite tener una visión integral archivística de la situación real del fondo documental. ?

18. Diligencie el rotulo con la siguiente información: ESTRUCTURA ORGANICA - SENA

CONCEPTOS

Conceptos Juridicos

Marque con una X la respuesta correcta.

PRESIDENCIA

FONDO DOCUMENTAL_________________________________________

SECCIÓN _________________________________________________

SUBSECCIÓN ( oficina productora )_________________________________

SERIE DOCUMENTAL

___________________________________________

SUBSERIE ____________________________________________________

FECHAS EXTREMAS: DE 15 / 01 / 2000 A 20 / 12 /2000 FOLIOS: 1- 200

Nº DE CARPETA ____ Nº DE CAJA

JURIDICA

17. En los fondos acumulados existen documentos que aún poseen valores primarios, que interesan a la institución y a los involucrados en el asunto, es decir, que no han finalizado su vigencia ni el plazo precaucional; a estos se les debe asignar el tiempo de retención en el Archivo Central y la disposición final una vez haya finalizado el ciclo vital. Como valores primarios se consideran todos aquellos que interesan a la administración tales como:

A. Jurídicos, legales, científicos, fiscales y contablesB. Administrativos, legales, fiscales técnicos y contables.C. Jurídicos, históricos, culturales e institucionales.D. Administrativos, históricos, científicos y culturales.

18. En el diligenciamiento del inventario documental según ACUERDO 02 DE 2014, en el artículo 13, expone: sobre el respeto del principio de orden original. “En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo…..”

19. Las fechas extremas a tener en cuenta para efecto de la ordenación, se tomaran de :

El documento mas antiguo de produccion y el mas reciente según tramite.El documento mas reciente de produccion y el mas antiguo según tramite.El documento mas antiguo según el orden original y el documento con la fecha mas reciente que genero el tramite del documento. Todos los anteriores

20. Las etapas establecidas en el Acuerdo 02 de 2004 con respecto para la elaboración de la TVD en una entidad en su respectivo orden son:

a. Clasificación, ordenación, descripción y análisisb. Compilación de la información, diagnostico, plan de trabajo y valoraciónc. Compilación de la información, plan de trabajo, diagnostico y cuadro de clasificaciónd. Eliminación, depuración, valoración, seleccióne. Ninguno de los anteriores

21. La organización y foliación de expedientes con series documentales complejas se realizara:

a . De manera consecutiva de 1 hasta (n) independientemente de las carpetas que conforman el expediente.b. La foliación se ejecutará de forma tal que la segunda carpeta será la continuación de la primera.c. Los expedientes que estén conformados por más de una carpeta, deberán tener la indicación así por ejemplo. Un contrato que se componga por tres carpetas deberá identificarse como carpeta 1/3; carpeta 2/3 y carpeta 3/3.d. Todos los anteriores.

22. La foliación de Impresos, Manuales, Boletines, que hagan parte del expediente, se numerarán:

a . De manera consecutiva de 1 hasta el numero total de folios del Impreso, Manual, Boletin.b. La foliación se ejecutará como un solo folio y en el área de notas del inventario, se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. c. La foliación se ejecutará sin tener en cuenta el impreso, Manual, Boletin y se continuara de manera consecutiva de 1 hasta el número total de folios, pero en el área de notas del inventario, se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas del Impreso, Manual, Boletin.

ACTIVIDAD.23. Realice la TVD, la estructura organica y el Cuadro de Clasificacion correspondiente a un unico periodo de La Superintendencia, la cual ejercer la función de controlar, inspeccionar y vigilar a las entidades en cumplimiento de tal mandato, las funciones de la de Servicios Públicos que fueron establecidas en el artículo 79 de la Ley 142 de 1994 (modificada por la Ley 689 de 2001), tendrá la siguiente estructura orgánica:

1 Despacho del Superintendente:2 Oficina de Planeación y Desarrollo3.Secretaria General 3.1 Oficina Jurídica4 Direccion Adminitrativa 4.1 Subdireccion de Talento Humano5 Oficina de Control Interno6 Oficina de Divulgación y Comunicaciones

FORMATO DE INVENTARIO DOOCUMENTAL FUID

24.

Con base en las series y asuntos relacionados en el inventario documental, elaborar la TVD de la entidad y oficina en referencia.

Series, Subseries o Contenido de la documentación Tiempo de Retención Archivo

CentralDisposición Final

CT E M S Procedimiento

INVENTARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Series, Subseries o Contenido de la documentación Tiempo de Retención Archivo

CentralDisposición Final

CT E M S Procedimiento

OFICINA PRODUCTORA CODIGO TITULO DE LA UNIDAD DOCUMENTAL CAR AZ INICIAL FINAL

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO 2 Plan de accion del 97   X 28/01/1997 23/01/1998

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Plan indicativo anual   X 10/02/1999 22/05/1999

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Consecutivo 001-264   X 05/01/1998 01/09/1998

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Correspondencia recibida contribuciones X   25/08/1995 20/12/1995

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Memorandos despachado internos oficio de planeaciòn y control X   15/05/1995 29/09/1995

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Conceptos juridicos X   06/11/1996 06/11/1996

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Manual de funciones y requisitos X   22/01/1996 19/04/1996

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Proyectos de inversion 97 X   20/11/1995 12/12/1997

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Auditorias externas X   10/12/1999 13/07/1999

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Programas de inversion Xi   22/01/1996 19/04/1996

OFICINA DE PLANEACION Y DESARROLLO2 Auditorias Xi   25/08/1995 20/12/1995

OFICINA PRODUCTORA CODIGO TITULO DE LA UNIDAD DOCUMENTAL CAR AZ INICIAL FINAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Plan de Auditorias   X 28/01/1997 23/01/1998OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Plan de Acción   X 10/02/1999 22/05/1999OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Correspondencia recibida contribuciones X   25/08/1995 20/12/1995OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Plan de Auditorias X   06/11/1996 06/11/1996OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Comité de Control Interno X   22/01/1996 19/04/1996OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Informes a la Contraloria X   20/11/1995 12/12/1997OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Auditorias X   10/12/1999 13/07/1999OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Programas de inversion Xi   22/01/1996 19/04/1996OFICINA DE CONTROL INTERNO 5 Auditorias Xi   25/08/1995 20/12/1995