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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES
AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº DAG-I-09-2016
“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO PARA EL PROCESO DE
REPARACIÓN DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL MINISTERIO
MEDIANTE LA PÓLIZA DEL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (INS)”
MAYO, 2016
2523-2639 // 2222-0464
Fax:2222-8310 E-mail [email protected]
10176-1000 San José
MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-09-2016
CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................... 2
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 4
1.1 Origen del Estudio ............................................................................. 4
1.2 Antecedentes .................................................................................... 4
1.3 Objetivo General del Estudio .......................................................... 4
1.3.1. Objetivos Específicos ................................................................. 4
1.4 Alcance y Período de Estudio ........................................................ 5
1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas .................................. 5
1.6 Normativa Aplicable ........................................................................ 5
1.7 Comunicación de los Resultados ................................................... 5
1.8 Valoración de Riesgos ...................................................................... 5
2. RESULTADOS ............................................................................................... 8
2.1 Objetivo Específico 1 ............................................................................ 8
2.2 Objetivo Específico 2 .......................................................................... 19
2.3 Objetivo Específico 3 .......................................................................... 32
3. CONCLUSIONES ...................................................................................... 44
4. RECOMENDACIONES .............................................................................. 48
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RESUMEN EJECUTIVO
El estudio tiene como objetivo evaluar el procedimiento utilizado en el Proceso
de Accidentes perteneciente a la Dirección de Servicios Generales y
Transportes.
Se desarrollaron los siguientes objetivos específicos:
1. Determinar el marco normativo que regula el proceso y verificar su
cumplimiento.
2. Verificar los controles existentes en el Proceso de Accidentes, respecto
de la reparación de los vehículos accidentados y reparados mediante
la póliza del INS.
3. Analizar los recursos disponibles para el Proceso de Accidentes.
Durante el estudio de auditoría se determinaron algunas deficiencias de
control interno que se citan:
Los procedimientos establecidos en el Sistema de Información
Organizacional (SIOR) referentes al proceso de Accidentes, se
encuentran desactualizados a pesar de las gestiones realizadas ante la
Unidad de Planificación Institucional, así como el Reglamento que
regula el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales
del MOPT que se encuentra en proceso de actualización.
El procedimiento que existe en el SIOR, no integra al Departamento de
Control de Equipo Pesado ni a Control de Transportes como entes
técnicos especializados y con experiencia en esta área, por lo que no
se toman en cuenta para la selección de talleres que deben efectuar
las reparaciones de los equipos. El Proceso de Accidentes no realiza la escogencia de talleres con base
en el procedimiento consignado en el SIOR, que establece que se debe
coordinar con la Proveeduría Institucional para la reparación de los
vehículos oficiales con cargo a la Póliza del INS, aduciendo que son
procedimientos con más de 10 años de antigüedad y que no
responden a las necesidades actuales de la Institución. El proceso que
se realiza actualmente no es equitativo ni en cantidad de veces ni en
montos otorgados a cada taller.
Se han tomado decisiones y atribuciones en cuanto a la selección de
talleres por parte de la Encargada del Proceso de Accidentes, no
correspondientes a su especialidad, sin evidenciar tanto los criterios
técnicos considerados en la selección de los talleres que respalden esas
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decisiones, como la supervisión ejercida por parte de la Directora de
Servicios Generales y Transportes.
Se mantienen pendientes de realizar gestiones ante el INS, desde el
2010, para el caso de colisiones con vehículos particulares y en los
cuales es declarado culpable el particular y que se deben llevar a cabo
con el propósito de bajar el índice de siniestralidad del Ministerio.
El Proceso de Accidentes no cuenta con una repartición equitativa de
los casos que ingresan para investigación lo que podría generar un
recargo de trabajo en este Proceso, así como un posible atraso en las
causas ingresadas.
Se mantiene pendiente automatizar el proceso de “Asignación de
Talleres mecánicos”, para garantizar el acceso, mantenimiento,
consulta y resguardo seguro de los datos, el cual fue solicitado desde el
2012, debido a cambios en las prioridades de atención, por lo que ese
proceso lleva registros manuales en Excel. En razón de las deficiencias encontradas en el presente estudio, se emiten
recomendaciones a la División Administrativa para la corrección y
mejoramiento de las mismas, las cuales se harán de conocimiento de la
administración activa para su debida puesta en marcha; y mencionar que se
continuará evaluando estos procedimientos, mediante el proceso de
seguimiento, con el fin de verificar el cumplimiento, no solamente de las
recomendaciones de esta Auditoría General, sino también de la normativa
vigente.
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“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO PARA EL PROCESO DE
REPARACIÓN DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL MINISTERIO MEDIANTE
LA PÓLIZA DEL INS”
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del Estudio
Este estudio forma parte del Plan de trabajo 2015, específicamente en el
punto 73 y se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control
Interno N° 8292, artículo N° 22, incisos a) y b).
1.2 Antecedentes
Según los registros existentes en esta Auditoría General, este tema no ha sido
evaluado recientemente, ya que los informes emitidos relacionados son el N°
AG-50-2006 “PROCEDIMIENTO UTILIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES Y TRANSPORTES PARA LA REPARACIÓN DE VEHÍCULOS MEDIANTE LA
PÓLIZA DEL INS” y el informe de seguimiento N° AG-044-2007.
1.3 Objetivo General del Estudio
Evaluar el procedimiento utilizado en el Proceso de Accidentes perteneciente
a la Dirección de Servicios Generales y Transportes.
1.3.1. Objetivos Específicos
1.3.1.1. Determinar el marco normativo que regula el proceso y verificar su
cumplimiento.
1.3.1.2. Verificar los controles existentes en el Proceso de Accidentes,
respecto de la reparación de los vehículos accidentados y
reparados mediante la póliza del INS.
1.3.1.3. Analizar los recursos disponibles para el Proceso de Accidentes, su
debida utilización y maximización.
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1.4 Alcance y Período de Estudio
El estudio se desarrolló dentro del período comprendido entre enero 2014 a
marzo 2016, el cual podrá ampliarse sí durante el desarrollo de la auditoría,
surgieran aspectos relevantes que ameriten su extensión.
1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas
De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas para el
Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las
actividades del presente estudio se realizaron de conformidad con lo
establecido en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia.
1.6 Normativa Aplicable
Por disposición de la Contraloría General de la República, se recuerda a la
Administración, la obligación de cumplir con los artículos 36, 37, 38 y 39 de la
Ley General de Control Interno, relacionados con los informes de las auditorías
internas. En el apartado del objetivo N° 1 se desarrollará el marco normativo
relacionado con el estudio.
1.7 Comunicación de los Resultados
En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de Resultados)
del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 22 de
abril en curso se remitió borrador del informe en formato digital, a la División
Administrativa con el propósito de su lectura previa a la comunicación verbal
que se llevó a cabo, cuyas observaciones fueron incorporadas en esta versión
final.
1.8 Valoración de Riesgos
De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público NGASP (R-DC-064-2014), específicamente en el apartado 401.
Planificación que indica lo siguiente:
02. Al seleccionar los temas o áreas que pueden ser objeto de auditoría
operativa se deben considerar los siguientes elementos:
a) La potencial contribución de la auditoría a mejorar la gestión de la
Administración Pública.
b) Los resultados de la autoevaluación del sistema de control interno y la
información que genera el sistema específico de valoración de riesgo
institucional del sujeto de auditoría.
c) La evaluación del riesgo de las áreas a auditar.
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El Informe PPI-009-2015 Autoevaluación Sistema de Control Interno 2015 (ASCI-
2015) señala para la Dirección de Servicios Generales y Transportes: “… debe
implementar mejoras al Sistema de Control Interno, debido a que se
encuentra en un nivel de cumplimiento aceptable, con un porcentaje mayor
al 70%. Los componentes que se encuentran fortalecidos son el de
información y de seguimiento del SCI. En cuanto a los componentes
debilitados está el de valoración de riesgos y actividades de control con un
65% por lo que la dependencia debe implementar mejoras en el SCI.
Además, señala para la Dirección Control de Maquinaria y Equipo que posee
un Sistema de Control Interno regular, según los datos presentados por la
Dirección, cumplen con un porcentaje mayor al 60% de las normas. Los
componentes con mayor porcentaje son el de valoración de riesgos y
actividades de control con un 70% y el componente de ambiente de control
es el de menor rango con un 60% de puntuación, por lo que se deben
implementar mejoras en el SCI.
Por otra parte en el informe de Sistema Específico de Valoración del Riesgo
(SEVRI) MOPT-01-06-01-009-2015, no se incluye ningún riesgo relacionado con
los procesos objetos de este estudio.
El riesgo y la autoevaluación del control interno Institucional se ha dirigido a
nivel de direcciones, por lo que para el desarrollo del presente estudio se
utilizó la herramienta elaborada por esta Auditoría General, denominada
"Matriz de Riesgo", la cual refleja un nivel alto como se muestra:
Cuadro N° 1
Matriz de riesgos
Dirección del MOPT
Procedimiento
Factores de Riesgo Medición del
Riesgo
Recursos asignados
a la Actividad 1
SEVRI y ASCI Institucional
Número de recomendaciones
cumplidas en relación con las
emitidas2
Resultado de atención de
las denuncias
Componente tecnológico
Significancia del Riesgo del Procedimiento
Condiciones del Riesgo
B M A B M A B M A B M A B M A
SE
RV
.
GE
N. Y
TR
AN
SP
.
Investigación sobre Accidentes de Tránsito con Vehículos Oficiales
1 2 3 3 3 12
La metodología aplicada señala que el riesgo a nivel de procedimientos se
mide por su nivel de cumplimiento, el cual se establece en función de los
estudios de control interno, advertencias, denuncias, cumplimiento de
1 Para el año 2014 el pago de la póliza fue de ¢280.503.832. Para el año 2015 el pago de la póliza fue de: ¢372.289.481 de equipo liviano y para equipo pesado ¢. 2 No hay intervenciones recientes por parte de la Auditoría General
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recomendaciones y demás estudios de carácter especial, obteniendo para
este procedimiento un nivel de riesgo Alto según la siguiente escala:
Fuente: Metodología para la evaluación de Riesgos.
En cuanto al componente tecnológico, se determinó la existencia de equipo
de cómputo pero no de sistemas que sirva para el control efectivo por lo que
de acuerdo con la matriz de valoración de riesgos de esta Auditoría
clasificamos el riesgo dentro de un nivel Alto para este procedimiento.
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2. RESULTADOS
2.1 Objetivo Específico 1
Marco Normativo para el proceso de reparación de vehículos oficiales por
accidente de tránsito mediante póliza del INS.
CUADRO N° 2
Marco Normativo
Normativa aplicable Vigencia y fuente
Cumple SI/NO
Evidencia
Ley General de Control de Interno Nº 8292 Publicada en la Gaceta No. 169 de 4 de setiembre de 2002. Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.” Artículo 12 Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponde cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o
irregularidades….”
El artículo 15: “Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
NO
Al presentarse
las
debilidades
mencionadas
es evidente la
carencia de
un adecuado
sistema de
control interno
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en
Ver punto 1.6.
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el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...)” Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...).”
Normas de Control I. para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE), publicadas en Gaceta No. 26 26/01/2009. 4.2 Requisitos de las actividades de control señala:
e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.
f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos. “4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”
NO
Hallazgo 2.1.1.
Normas de Control Interno para el Sector Público (NO-2-2009-CO-DFOE) Capítulo II, de Normas sobre Ambiente de Control indican lo siguiente: 2.4 Idoneidad del Personal: El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.
NO
Ver hallazgos 2.1.1 y 2.2.1.
NO
Ver hallazgo 2.2.4
2.5.2 Autorización y aprobación La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales. 2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y
distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y
registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores.
NO
Hallazgo 2.2.1
SIOR Reparación de vehículos oficiales por accidente de tránsito mediante póliza del INS, el cual sería para la designación del taller, coordinación de ingreso de vehículo, seguimiento de avalúos, repuestos y fiscalización de las reparaciones y coordinar el retiro de las unidades del taller respectivo. Oficializado mediante oficio PA-2005-545 del 19-08-05
NO
Verificación del cumplimiento de funciones Ver hallazgo 2.1.1
Investigación sobre accidentes de Tránsito con vehículos oficiales Oficializado mediante oficio PA-2005-545 del 19-08-05
NO Hallazgo 2.2.3.
Actividad Establecimiento y Actualización del Registro de Proveedores de Talleres Privados para Reparar Vehículos Oficiales mediante Póliza del I.N.S; ingresada en el SIOR el 07/09/2005 a las 09:34:14 a.m.
NO Hallazgo 2.2.1
Ley de Tránsito N°9078 vigente desde el 26/10/12 Art. 241 “La responsabilidad sobre el buen uso de los vehículos oficiales será de la autoridad superior de cada ministerio o de la institución respectiva, mediante la dependencia interna encargada de la administración de estos. Dicha dependencia regulará los aspectos relativos (…) prohibiciones y procedimientos ante accidentes de
SI Accidentes de tránsito con vehículos oficiales.
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tránsito”
Ley General de la Administración Pública Título Sétimo” De la Responsabilidad de la Administración y del Servidor Público, Sección Segunda, “De la Distribución Interna de Responsabilidades, Artículo 203 1. La Administración deberá recobrar plenariamente lo pagado por ella para reparar los daños causados a un tercero por dolo o culpa grave de su servidor, tomando en cuenta la participación de ella en la producción del daño, si la hubiere. 2. La recuperación deberá incluir también los daños y perjuicios causados a la Administración por la erogación respectiva.
Hallazgo 2.2.2
Reglamento para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT, en el Capítulo VII, artículos 32 y 33 señalan: (En proceso de actualización) “Artículo 32 En caso de accidente Control de Transportes realizará la investigación administrativa y recomendará lo correspondiente a Recursos Humanos. En caso de determinarse dolo o responsabilidad del operador este deberá cubrir los gastos ocasionados. Lo dispuesto será aplicado sin perjuicio de las sanciones civiles y penales a que se haga acreedor el operador o funcionario autorizado.
Artículo 33. El operador o funcionario autorizado que fuere declarado culpable por la Administración, con motivo de un accidente de tránsito en que hubiese participado con un vehículo del Ministerio, deberá pagar el monto correspondiente al deducible, que eventualmente tendrá que girar el MOPT al Instituto Nacional de Seguros o a terceros afectados. Asimismo, cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible, deberá cubrir el monto de acuerdo”.
SI
Reglamento Autónomo de Servicios (RAS) Gaceta No.213 del 03/11/2010. Decreto No.3635-MOPT. Artículo 92.—La investigación administrativa relacionada con accidentes de tránsito ocurridos con vehículos oficiales de la institución, se regirá por las disposiciones establecidas en el Reglamento para el Control sobre el Uso y Mantenimiento de los Vehículos Oficiales del MOPT.
SI
Ver hallazgo 2.2.3.
Artículo 41.—Además de las consignadas en los artículos 71 del Código de Trabajo, 39 del Estatuto de Servicio Civil, 50 de su Reglamento, son obligaciones de los servidores(as) del Ministerio: 3) Ejecutar, durante toda la jornada laboral, sus labores con la capacidad, dedicación y diligencia que el cargo exija, aplicando todo su esfuerzo para el mejor desempeño de sus funciones. 4) Atender con diligencia, afán de servicio, corrección y cortesía al público que acuda a las oficinas del Ministerio, así como ofrecer a sus jefes y compañeros(as) de trabajo toda la consideración debida, de modo que no se originen quejas justificadas por mal servicio, desatención, maltrato o irrespeto. 22) Cumplir con la mayor diligencia las órdenes que dicten sus jefes(as), relativas al servicio y los deberes del cargo que desempeñan y auxiliar en su trabajo a cualquiera de los demás empleados(as), cuando su jefe o quien lo represente así lo indique, siempre que estas labores de auxilio sean compatibles con las aptitudes, fuerzas y condiciones. 25) Mantener al día las labores encomendadas. Artículo 42.—Además de las contenidas en el Estatuto de Servicio Civil, el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, el Código de Trabajo, el artículo anterior y las dispuestas en este Reglamento, los directores(as), subdirectores(as), jefes(as) y subjefes(as) departamentales y demás funcionarios(as) con cargo de jefatura, en su condición de representantes patronales, tendrán las siguientes obligaciones: a) Supervisar y controlar las labores de todos los subalternos, tanto en el aspecto técnico como administrativo, para lo cual deberán elaborar sus respectivos planes y programas de trabajo, así como las medidas administrativas necesarias para establecer, divulgar y garantizar que se minimice o elimine la posibilidad de riesgos en que se pudiera incurrir en la ejecución del trabajo y velar por su fiel cumplimiento, estableciendo las medidas correctivas oportunas y pertinentes. e) Cuidar que todos los servidores(as) mantengan al día y en debida forma, las labores que le son asignadas, debiendo tomar las medidas que juzguen convenientes para que el trabajo se realice en forma eficiente, sin retraso y conforme a la técnica y normativa aplicables. Ñ) Desarrollar, aplicar, mantener, evaluar y mejorar los sistemas de control interno. o) Acatar las disposiciones relativas a la Administración Financiera y de bienes públicos en general. Sujetarse a las normas y disposiciones exigidas por el ordenamiento jurídico, los manuales y las reglamentaciones y directrices internas.
Ver hallazgo 2.2.1.
Decreto N° 39013-MOPT publicado en La Gaceta N°112 del 11 de junio de 2015 Esta normativa
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Artículo 2º—Se modifica el artículo 91 del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Decreto Ejecutivo N° 36235-MOPT, para que se lea en lo sucesivo así:
Artículo 91.—El Proceso de Accidentes de la Dirección de Servicios Generales y Transportes, será el encargado de tramitar lo referente a denuncias por accidentes de tránsito, percances y eventos ocurridos con vehículos de la institución, conducidos por funcionarios de este Ministerio.
Dicha dependencia, a través del funcionario que la Jefatura designe como órgano director, instruirá el procedimiento ordinario administrativo, tendiente a averiguar la verdad real de los hechos y determinar si existen responsabilidades disciplinarias del conductor u operador del vehículo ministerial. Lo anterior de conformidad con los procedimientos establecidos en el Libro II de la Ley General de la Administración Pública. Una vez concluida la investigación del accidente, el órgano director remitirá al señor Ministro un Informe Final con recomendaciones quien en su condición de Órgano Decisor emitirá la Resolución Final en la cual establecerá las responsabilidades disciplinarias que correspondan, o bien, archivará el expediente de no encontrar responsabilidades imputables al servidor. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones penales y de responsabilidad civil, que contra el servidor puedan entablarse. Artículo 3º—Se modifica el artículo 120 del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Decreto N° 36235-MOPT, para que se lea en lo sucesivo así: Artículo 120.—Los órganos encargados de instruir el proceso administrativo disciplinario en el Ministerio serán el Departamento de Relaciones Laborales, con excepción de los procesos administrativos disciplinarios referentes a denuncias por accidentes de tránsito, percances y eventos ocurridos con vehículos de la institución o bajo convenio de alquiler, en cuyo caso la competencia recaerá en el Proceso de Accidentes de la Dirección de Servicios Generales y Transportes, así como los funcionarios que en forma expresa y cuando lo estime pertinente designe el Ministro, siendo competencia exclusiva del Ministro como máximo jerarca de esta institución, la resolución final del asunto.
NO
no está incluida en el procedimiento del Proceso de Accidentes en el SIOR Ver hallazgo 2.1.1. Ver hallazgo 2.2.3.
Estatuto de Servicio Civil Artículo 39. Son deberes de los servidores públicos: a) Acatar esta ley y sus reglamentos y cumplir las obligaciones inherentes a sus cargos;
NO
Ver hallazgos 2.3.1.
Reglamento Estatuto de Servicio Civil, Deberes de los servidores públicos Artículo 50 Los servidores públicos cumplirán los deberes que expresamente les señalan el artículo 39 del Estatuto y el artículo 71 del Código de Trabajo así como todos los que fueren propios del cargo que desempeñan, de conformidad con el Manual Descriptivo de Puestos y los reglamentos interiores de trabajo, a efecto de obtener la mayor eficiencia en los servicios de la Administración Pública. Tendrán, además, las siguientes obligaciones: b) Ejecutar las labores con toda capacidad, dedicación y diligencia, así como acatar las órdenes e instrucciones de sus superiores jerárquicos y cumplir el procedimiento que corresponda en todas las solicitudes, peticiones de mejoramiento y reclamos en general, que formulen ante sus superiores;
Ver hallazgo 2.1.1. y 2.2.1, 2.3.1.
Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422
Artículo 3º-Deber de probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.
Ver hallazgo 2.2.1
Ley No. 8220 Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos Gaceta No. 49 del 11 de marzo de 2002. Artículo No.5 “Todo funcionario, entidad u órgano público estará obligado a proveerle a la administrada información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física al administrado, salvo en los casos en que la ley expresamente lo requiera.
Para la rastreabilidad y el control de los documentos al presentarse por primera vez ante cualquier entidad u órgano público, se creará un expediente numerado y foliado. En el caso de documentos físicos se deberá incluir una hoja de control con el nombre completo del funcionario o funcionarios responsables, la fecha de ingreso a cada departamento asignado y el estado de trámite actualizado. En el caso de documentos electrónicos, al administrado se le asignará un código para el acceso y seguimiento del expediente electrónico o su reporte, el
NO
Cumplimiento en los expedientes Ver hallazgo 2.2.4
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cual mostrará una bitácora de trámite con la misma información consignada en la hoja de control. Cuando un ente, órgano o funcionario público establezca trámites y requisitos para el administrado, estará obligado a indicarle el artículo de la norma legal que sustenta dicho trámite o requisito, así como la fecha de su publicación. Para garantizar uniformidad en los trámites e informar debidamente al administrado, las entidades o los órganos públicos, además, expondrán en un lugar visible y divulgarán por medios electrónicos, cuando estén a su alcance, los trámites que efectúan y los requisitos que solicitan, apegados al artículo 4 de esta ley.”
Procedimiento administrativo. Conocer la identidad de los integrantes del órgano director garantiza su imparcialidad y el derecho de defensa. “(…) Uno de los elementos integrantes del debido proceso y del derecho de defensa, es la imparcialidad o neutralidad de los integrantes del órgano director del procedimiento administrativo. Esa objetividad se equipara a la que debe mantener el juez en un proceso judicial. No debe olvidarse que el fin primordial e interés general que se persigue es la búsqueda de la verdad real de los hechos.// Por ello, se hace imperioso que la parte sea informada sobre quiénes integran el órgano director del procedimiento administrativo, a efecto de que tenga la posibilidad de hacer uso de la figura de la recusación cuando así lo considere necesario, en resguardo del principio de imparcialidad (…)”. (Dictamen n.° C-021-2008 del 22 de enero del 2008)
No
Ver hallazgo 2.2.3.
Por su parte, la Sala Constitucional también ha puesto de relevancia la necesidad de imparcialidad de los órganos administrativos. Al respecto, ha indicado:
"DE LOS PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES QUE RIGEN LA FUNCIÓN PÚBLICA. En un Estado democrático como el nuestro, es necesario someter a la función pública a una serie de normas que garanticen un comportamiento objetivo a través del cual se evite, en la medida de lo posible, la manipulación del aparato del Estado para satisfacer los intereses particulares de algunos funcionarios. Existen una serie de principios generales y preceptos fundamentales en torno a la organización de la función pública que conciben a la Administración como un instrumento puesto al servicio objetivo de los intereses generales: a) que la Administración debe actuar de acuerdo a una serie de principios organizativos (eficacia, jerarquía, concentración, desconcentración); b) que sus órganos deben ser creados, regidos y coordinados por la ley; y c) que la ley debe regular el sistema de acceso a la función pública, el sistema de incompatibilidades y las garantías para asegurar la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones. La mayoría de estos principios se han materializado en la Ley General de la Administración Pública, pero que derivan de varias normas constitucionales, los artículos 1°, 9, 11, 100, 109, 111, 112, 132, 191 y 192, de los que deriva todo lo concerniente al Estado de la República de Costa Rica en relación con los principios democrático, de responsabilidad del Estado, de legalidad en la actuación pública, el régimen de incompatibilidades de los miembros de los Supremos Poderes, y los principios que rigen el servicio público, tanto en lo que se refiere al acceso como la eficiencia en su prestación. No basta que la actividad administrativa sea eficaz e idónea para dar cumplida respuesta al interés público, así como tampoco que sean observadas las reglas de rapidez, sencillez, economicidad y rendimiento, sino que también es necesaria la aplicación de instrumentos de organización y control aptos para garantizar la composición y la óptima satisfacción global de los múltiples intereses expresados en el seno de una sociedad pluralista, de modo tal que los ciudadanos que se encuentren en igual situación deben percibir las mismas prestaciones y en igual medida. Es así como el principio de imparcialidad se constituye en un límite y –al mismo tiempo- en una garantía del funcionamiento o eficacia de la actuación administrativa, que se traduce en el obrar con una sustancial objetividad o indiferencia respecto a las interferencias de grupos de presión, fuerzas políticas o personas o grupos privados influyentes para el funcionario. Este es entonces el bien jurídico protegido o tutelado en los delitos contra la administración pública en general o la administración de justicia en lo particular: la protección del principio de imparcialidad o neutralidad de la actuación administrativa como medio de alcanzar una satisfacción igual y objetiva de los intereses generales, …" (Resolución Nº 00-11524 de 21 de diciembre del 2000)
No
Ver hallazgo 2.2.3.
La Procuraduría General de la República, mediante dictamen C- 166-85 de 22 de julio de 1985, y refiriéndose a los casos en que se inicia el procedimiento administrativo, con el fin de declarar la nulidad absoluta evidente y manifiesta de un acto administrativo, se refirió al órgano director del procedimiento indicando: " Es criterio de este Despacho que el órgano director del procedimiento debe ser designado por el órgano competente para emitir el acto final. Igualmente hemos considerado que una vez instruido el procedimiento, el órgano director debe remitir el expediente respectivo al órgano con competencia para resolver sobre el fondo del asunto, para que este requiera los dictámenes que la ley exige”. En consecuencia, la regla general nos indica que tenemos por un lado el órgano competente para dictar el acto final y que este debe nombrar el órgano director del procedimiento, el que le remitirá el expediente una vez listo para ser resuelto. La función que el órgano director debe realizar es amplia y de seguido pasamos a analizarla. [...] Reiteramos, que el órgano director es el encargado de llevar a cabo el procedimiento administrativo hasta dejar los autos listos para la decisión final. Con el fin de realizar esa función, la Ley General de la Administración Pública le confiere una serie de atribuciones y deberes [...]".División de Asesoría y Gestión Jurídica. Resolución de las 15:00 horas del 27 de noviembre de 2002.
No
Ver hallazgo 2.2.3.
Manual de Procedimiento Administrativo de la PGR, en el apartado correspondiente al "acceso al expediente":
“(…) esta Procuraduria General en su función de órgano contralor de legalidad en casos como el presente, para efectos de rendir el dictamen preceptivo que dispone el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública, únicamente puede valorar los documentos que obren en el expediente administrativo levantado al
Ver hallazgo 2.2.3.
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efecto por la respectiva Administración, y que conste fehacientemente que de los mismos tuvo conocimiento el administrado en aras de salvaguardar su derecho de defensa y del debido proceso. “(Dictamen N° C-391-2005 del 15 de noviembre del 2005).
“Ciertamente, si el informe de auditoría se conoce por el Concejo Municipal, se corre el riesgo de que el público asistente se entere de la existencia y contenido de dicho informe. Lo que no significa, empero, que exista un derecho de ese público a poder revisar el documento, copiarlo o tener otro tipo de acceso al mismo. En la medida en que se acuerde realizar un procedimiento administrativo con base en ese informe, éste deberá ser considerado parte del expediente administrativo y como tal está protegido por la garantía de confidencialidad. De modo que conforme el artículo 6 antes transcrito, sólo podrá ser accesado por las partes en el procedimiento. Disposición legal que guarda conformidad con lo dispuesto en los artículos 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública.” (Dictamen N° C-187-2003 del 23 de junio de 2003).
Votos de la Sala Constitucional números 12892-04 de las 14:41 horas del 16 de noviembre del 2004, 2005-4300 de las 18:32 horas del 20 de abril de 2005, 2005-4593 de las 16:46 horas del 26 de abril del 2005 y 2005-5567 de las 16:01 horas del 10 de mayo del 2005.
Con la notificación de la resolución final de la investigación a las partes cesa la confidencialidad de la información contenida en el expediente, que por versar sobre cuestiones relacionadas con el desempeño de los servidores estatales resulta de evidente interés público y debe estar a disposición de los ciudadanos.
Ver hallazgo 2.2.3.
Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)
N° Detalle
1.2 Gestión de la calidad. La organización debe generar los productos y servicios de TI de conformidad con los requerimientos de sus usuarios con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo.
1.4.4 Seguridad en las operaciones y comunicaciones. La organización debe implementar las medidas de seguridad relacionadas con la operación de los recursos de TI y las comunicaciones, minimizar su riesgo de fallas y proteger la integridad del software y de la información.
1.4.5
Control de acceso La organización debe proteger la información de accesos no autorizados.
Las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), asociadas con los hallazgos son las siguientes: 1. La herramienta de Excel. La gestión de la calidad, señala que los productos y servicios deben tener un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo. Lo que señala la importancia de velar por un adecuado funcionamiento de las herramientas desarrolladas. 2. Manipulación de la herramienta de Excel. Se debe brindar un mantenimiento adecuado de la data de forma que se garantice la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, protegiéndola contra el uso, divulgación o modificación no autorizada, daño o pérdida u otros factores disfuncionales. 3. Respaldos de la Información. De acuerdo con las sanas prácticas, este tipo de medidas como son los respaldos de información buscan generar una seguridad razonable, relacionada con la operación de los recursos, minimizando el riesgo de fallas, y protegiendo la integridad de la información.
NO
Ver hallazgo 2.3.2
Fuente: Elaboración propia del Auditor.
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CONDICIÓN
En el Sistema de Información Organizacional (SIOR) se encuentran
oficializados los siguientes Procedimientos (Oficializado mediante oficio PA-
2005-545 del 19-08-05):
1. Investigación sobre Accidentes de Tránsito con vehículos oficiales; el
cual se refiere a la investigación preliminar, Procedimiento Ordinario
Disciplinario: apertura, notificación, audiencia, prueba, informe final y
atención de recursos ordinarios.
2. Reparación de vehículos oficiales por accidente de tránsito mediante
póliza del INS, el cual sería para la designación del taller, coordinación
de ingreso de vehículo, seguimiento de avalúos, repuestos y fiscalización
de las reparaciones y coordinar el retiro de las unidades del taller
respectivo.
Las funciones relacionadas que se consignan en el SIOR son las siguientes:
CUADRO N° 3
FUNCIONES RELACIONADAS CON REPARACIONES POR
ACCIDENTES MEDIANTE LA PÓLIZA DEL INS
N° DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN
1
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE TRANSPORTES
15. Tramitar, ante el Instituto Nacional de Seguros, lo concerniente al aseguramiento de las obras de arte,
equipo electrónico y liviano adquirido por el Ministerio; así como, remitir la documentación requerida para
la respectiva autorización del pago del deducible y otros rubros.
16. Tramitar ante el Instituto Nacional de Seguros, las denuncias de accidentes de tránsito en que
participen vehículos oficiales livianos del Ministerio.
2 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE EQUIPO
5. Realizar los trámites pertinentes, en caso de accidentes de algún equipo.
3
FUNCIONES DEL CONTRALOR DE EQUIPO
12. Reportar, dentro de los primeros tres días de sucedido el hecho, a Control de Equipo y, a la Dirección
de Servicios Generales y Transportes, según se trate, de equipo pesado o liviano, cuando se encuentre
varado para que a dichas unidades las excluyan de las pólizas de seguros, según corresponda y al
Departamento de Control de Combustibles para que no se emita la Tarjeta de Combustibles.
HALLAZGO 2.1.1:
“Los procedimientos establecidos en el SIOR, referentes al proceso de
Accidentes, así como el Reglamento para el control sobre el uso y
mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT se encuentran
desactualizados”.
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Lo anterior es lo único que se encuentra en el SIOR relacionado con funciones
sobre el Proceso de Accidentes, no se consignan las funciones específicas
para ese Proceso.
Asimismo, los procedimientos establecidos en el SIOR se encuentran
desactualizados, fueron oficializados en agosto de 2005.
Se han realizado gestiones por parte de la Jefatura del Departamento de
Control de Transportes, desde el año 2010 se presentó el oficio CT-2010-1135,
en el 2011 se presentaron los oficios CT-2011-534 y CT-2011-0760 y en el año
2015 el oficio CT-2015-0493 ante la Unidad de Planificación Institucional con el
fin de proceder con la actualización de los procedimientos y actividades del
Departamento de Control de Transportes. La Jefatura del citado
Departamento manifiesta que se ha coordinado con funcionarios de la
Unidad de Planificación Institucional (UPI), quienes han procedido con el
estudio de los procedimientos, sin embargo a la fecha están en proceso de
actualización.
Con oficio DVA-DSGYT-PA-2016-513 del 8 de abril del presente año suscrito por
la Jefatura del Proceso de Accidentes, se remite a la Unidad de Planificación
Institucional, la información correspondiente para la actualización de los
procedimientos de ese Proceso.
Además, a partir de junio de 2015 según se consigna en el Decreto N°39013 del
5 de marzo de 2015 y que entró en vigencia en junio del mismo año, se
modificaron los artículos 91 y 120 del Reglamento Autónomo de Servicios (RAS)
designando al Proceso de Accidentes de la Dirección de Servicios Generales y
Transportes, como encargado de tramitar lo referente a denuncias por
accidentes de tránsito, percances y eventos ocurridos con vehículos de la
Institución, conducidos por funcionarios de este Ministerio y de instruir los
procedimientos ordinarios administrativos, tendientes a averiguar la verdad real
de los hechos y determinar si existen responsabilidades disciplinarias del
conductor u operador del vehículo ministerial. Lo anterior tampoco se ha
actualizado en el SIOR en lo que respecta al Proceso de Accidentes.
Por otra parte en entrevista realizada al Jefe del Departamento de Control de
Equipo, indicó que el Reglamento de Vehículos Oficiales se encuentra
obsoleto y está en proceso de actualización ya que actualmente se
encuentra en revisión por parte de una Comisión establecida por la División
de Obras Públicas para lo concerniente a Maquinaria y Equipo Pesado.
Además, indicó que el Proceso de Accidentes no toma en cuenta al
Departamento de Control de Equipo para las designaciones de talleres, aún y
cuando éste es el ente técnico especializado y con experiencia en esa
materia, solo los involucran para las verificaciones propiamente cuando los
equipos ya se encuentran en reparación en los talleres. Asimismo, el Jefe del
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Departamento de Control de Equipo señala que no se le envía copia de
documento alguno relacionado con la reparación para ser incluido en el
expediente de cada equipo, por lo que desconoce los montos cancelados y
las reparaciones realizadas. No existe un Procedimiento en el SIOR que integre
al Departamento de Control de Equipo en esta actividad.
Al realizar la consulta a la encargada del Proceso señaló: “Este Proceso de
Accidentes como ente encargado de las reparaciones de todo tipo de
vehículo oficial cuando ha habido algún evento, accidente, colisión o
percance y debe procederse mediante el uso de la póliza de seguros, son
funciones que nos han sido asignadas y por ello tenemos la competencia
funcional para realizar dicha labor sin requerir el criterio técnico del
Departamento de Equipo y Maquinaria, en reparaciones de equipo pesado,
como tampoco del Departamento de Control de Transportes en vehículos
livianos. Hemos contado con la colaboración de mecánicos ubicados en el
Proceso de Donaciones de la División Administrativa para que sean quienes
den el visto bueno en la reparación realizada, dado que a la fecha no nos
han dotado de personal idóneo para ese fin. Cabe acotar, que las
Direcciones Regionales que son las que usualmente tienen asignados el
equipo pesado, nos prestan colaboración en el recibo de las unidades
cuando éstas han sido reparadas.”
Al respecto, si bien el Proceso de Accidentes es el encargado, los funcionarios
que realizan la selección de los talleres, no cuentan con especialidad o
capacitación que los faculte para emitir criterios técnicos en ese campo, ya
que su formación es en derecho y en labores administrativas no profesionales
(oficinista), mientras que tanto el Departamento de Control de Transportes en
lo que respecta a equipo liviano como el Departamento de Control de Equipo
en cuanto a maquinaria pesada, los cuales por su naturaleza y especialidad
ejecutan labores relacionadas con los equipos, reparaciones, además de
contar con experiencia en ese campo. Por otra parte, en el oficio DVA-DSGT-
2016-0027 del 13 de enero del año en curso, la Directora de Servicios
Generales y Transportes no incluye dentro de las funciones asignadas, como
recargo de Jefatura tomar ese tipo de decisiones, no obstante, con el oficio
DVA-DSGT-2016-280 del 07 de abril de la citada Dirección, señala que: “….la
responsabilidad de escogencia de los talleres recae únicamente sobre el
Proceso de Accidentes….”.
Según consigna el Procedimiento establecido en el SIOR que señala: “….Una
vez verificado que procede la reparación con cargo a la póliza de seguros
coordina con el Director y/o Subdirector de Servicios Generales y Transportes
para que con base en el rol que corresponde, designe el taller o proveedor
que asumirá la reparación del vehículo. Dicho rol estará de acuerdo con el
Registro de Proveedores, conformado por la Proveeduría Institucional”
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Se evidencia entonces que la toma de decisiones en cuanto a la selección de
talleres por parte de la Encargada del Proceso de Accidentes, cuya
especialidad es en Derecho, se efectúa sin contar con un criterio técnico que
la respalde y sin supervisión por parte de la Directora de Servicios Generales y
Transportes, quien indica que la responsabilidad de la escogencia de los
talleres recae únicamente en ese Proceso. No hay norma que lo permita.
Al respecto, en la presentación de resultados del borrador del informe, la
Directora de Servicios Generales y Transportes aportó el oficio DVA-DSGT-2016-
371 en el cual se hacen una serie de observaciones, como la siguiente:
“A la hora de escoger el taller para someter a un vehículo a reparación, no es necesario poseer una profesión específica para tal trámite, es decir la tarea descrita no posee un grado de complejidad tal, para que un profesional con especialidad en Derecho no pueda
desempeñar de forma excelente la labor descrita, como se ha realizado hasta el momento, y en especial, que se cuenta con la colaboración del Proceso de Donaciones y con los mecánicos de zona para tal efecto. Como unidad encargada del trámite el proceso de Accidentes deviene responsable de las funciones que se le asignan con la revisión y supervisión de la suscrita por medio del informe del Proceso Reparación de las unidades involucradas en accidentes que utilizan pólizas de seguro, la cual se encuentra en el Sistema de Almacenamiento Masivo de la Dirección de Servicios Generales, visible en la carpeta de Accidentes Sub carpeta accidentes (2010-2016). Además toda documentación remitida al Instituto Nacional de Seguros para validar cualquier reparación debe forzosamente contar con la firma de la suscrita, sin la cual no proceden al pago. Por lo anterior, se considera que la supervisión se efectúa de conformidad. Relacionado con lo anterior, se debe recalcar que esta Dirección se encuentra comprometida a actualizar los procedimientos establecidos en el SIOR, con la finalidad de renovar procedimientos con más de 10 años de antigüedad y que no responden a las necesidades actuales de la Institución”.
Al respecto, esta Auditoría considera que verificar las reparaciones
efectuadas a los vehículos o las condiciones de un taller que efectuará
reparaciones deben ser valoradas por funcionarios con la debida formación
en esas áreas, asimismo mientras no cuenten con un mecánico en su defecto
deben de solicitar la colaboración del Departamento de Control de Equipo
como ente técnico especializado. Asimismo, si bien se señala que cuentan
con la colaboración de mecánicos del proceso de donaciones y de las
Regiones, no queda evidencia de las mismas ni de los criterios que respalden
la escogencia de los talleres.
Además, en cuanto a la supervisión ejercida, si bien los formularios autorizando
el pago ante el INS son realizados y firmados por la Directora de Servicios
Generales y Transportes, no se evidencia la supervisión o controles en la
escogencia propiamente del taller, la cual debería ser consignada en el
formulario DPA-726, formulario oficializado para tal fin, donde se evidencie el
motivo por el cual se escoge cada taller, señalando los criterios para realizar la
selección, además de las firmas de los funcionarios que dan el visto bueno a la
misma, generando la transparencia necesaria en la decisión de la selección
de los talleres.
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Si bien se señala que los procedimientos consignados en el SIOR, no
responden a las necesidades actuales, los mismos deben ser actualizados
consignando los debidos controles que evidencien la transparencia en la
selección de talleres en un rol donde todos cuenten con las mismas
oportunidades de participación y se evidencie la justificación de la
escogencia de cada taller.
CRITERIO
Ver Marco Normativo, Artículo 2° y 3° Decreto 39013 del 5 de marzo de 2015
Artículo 10 y 15 de la Ley General de Control Interno
Norma 4.2. de Manual de Normas de Control Interno
Norma 4.6. de las Normas de Control Interno para el Sector Público
Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento
CAUSA
Las funciones y procedimientos de la Dirección de Servicios Generales
incluyendo las del Proceso de Accidentes, que se establecen en el Sistema de
Información Organizacional (SIOR), no han sido revisadas en los últimos años.
Su última actualización data del año 2005.
Lo anterior ha sido generado por inacción de la administración, para
actualizar los procedimientos y las funciones relacionadas y en cuanto al
Reglamento para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos
oficiales del MOPT, si bien se han realizado gestiones para su actualización,
aún no se ha concretado. Asimismo se han tomado decisiones y atribuciones
no correspondientes a su especialidad por parte de la Jefatura de Accidentes
y no se evidencia supervisión en la escogencia de los talleres por parte de la
Dirección de Servicios Generales respecto de este tema y otros contenidos en
este informe. Sus manifestaciones respecto del tema de selección de talleres
no tienen fundamento en normativa alguna.
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2.2 Objetivo Específico 2
CONDICIÓN
El SIOR establece el siguiente procedimiento para reparar vehículos oficiales
por medio de la póliza del INS:
El encargado del proceso de Accidentes “Una vez verificado que procede la
reparación con cargo a la póliza de seguros coordina con el Director y/o
Subdirector de Servicios Generales y Transportes, para que con base en el rol
que corresponde, designe el taller o proveedor que asumirá la reparación del
vehículo. Dicho rol estará de acuerdo con el Registro de Proveedores,
conformado por la Proveeduría Institucional”
Según señala la Directora de Servicios Generales y Transportes en el oficio
DVA-DSGT-2016-0027 del 13 de enero del año en curso, el trámite que se sigue
actualmente para la escogencia de los talleres es el siguiente:
“…. se deben analizar varios factores o variables: tipo de vehículo, modelo,
especialidad de los talleres, ubicación del equipo. Este último, por cuanto desde el
año 2013 se ha iniciado un plan piloto de regionalización en aras de beneficiar a las
Direcciones Regionales para que no tengan que trasladar los vehículos, equipos
pesados y /o contratistas hasta los talleres ubicados en San José. Para ello, hubo que
inspeccionar los talleres para que cumplieran con los estándares de calidad, espacio
y equipo, así como coordinar con los encargados para que los Superintendentes o
jefes de taller de las Direcciones, realizaran la labor de inspección, valoración,
llenado de formularios en el ingreso y retiro de las unidades por reparar y reparadas,
respectivamente. La base de datos es manual y la encargada de designar el mismo,
es la Licda. Viviana Castillo Quesada, quien junto con la compañera Katherine Loaiza
Mora, verifican la información, procurando ser lo más objetivos y equitativos posibles,
en cuanto a los trabajos que son asignados, se valora si son daños tenues o graves,
en aras de tener una idea del costo de dicha reparación para equipar éstos entre los
talleres que prestan los servicios de reparación mediante la utilización de la póliza de
seguros”
Al respecto se consultó a la encargada del Proceso, el motivo por el cual no
se cumple con el procedimiento establecido en el SIOR:
HALLAZGO 2.2.1
“Procedimiento utilizado para la designación de taller”.
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“El criterio que se utiliza para la escogencia de los talleres se basa tanto en las
especificaciones de las unidades (modelo, año, tipo) así como las
características de los talleres (especialidad). Se hace de manera manual
valorando ser los más equitativos posibles en cuanto a los montos por
reparación, sin embargo, no todas las veces eso es posible por cuanto en
algunas ocasiones no manejamos el detalle de lo cancelado hasta casi el final
de la misma.
El procedimiento establecido en el SIOR que incluye un rol de talleres en
coordinación con la Proveeduría Institucional nunca se ha realizado tal vez por
no tratarse de ningún tipo de contratación con el taller. Se ha solicitado a la
Departamento de Planificación Institucional la actualización de los
procedimientos. Esta dependencia lleva un registro de los talleres que han
presentado interés y que cumplen con ciertos requisitos que la Administración
ha establecido, debe aclararse que este Proceso de Accidentes únicamente
coordina las reparaciones de los vehículos siniestrados mediante la utilización
de la pólizas de seguros y que el Ministerio no es quien cancela directamente
las reparaciones y por lo tanto no se involucra ningún procedimiento de
contratación. Nosotros somos la dependencia tramitadora entre las
dependencias que tienen asignado el equipo, el ente asegurador y el taller a
quien se le asignó la reparación. Una vez finalizada la misma, el Instituto
Nacional de Seguros emite una factura SEC, que remite al Departamento de
Control de Transportes quienes a su vez nos la remiten a nosotros para verificar
los montos de las cancelaciones. Además debo agregar, que por ser un
trámite que se realiza bajo condiciones especiales por cuanto se suscribe un
contrato con la aseguradora, debemos valorar talleres que están autorizados
en su red, únicamente.”
El Instituto Nacional de Seguros en su página http://portal.ins-cr.com/portal.ins-
cr.com señala que:
“El asegurado debe realizar la valoración de los daños del vehículo dentro
de los 10 días hábiles a partir del día siguiente de la fecha de ocurrido el
siniestro. Esta valoración debe efectuarse en los talleres de Enderezado y
Pintura que conforman la Red de Servicios Auxiliares para la Valoración y
Reparación de Daños con Supervisión y Ajuste Remoto, disponible en esta
página web.
¿Dónde debe realizarse la valoración de daños de un vehículo?
Para coordinar la valoración de los daños de un vehículo, la persona
debe dirigirse o contactar vía telefónica al taller miembro de la Red de
Servicios Auxiliares para la Valoración y Reparación de Daños con
Supervisión y Ajuste Remoto, de su preferencia, cuyos medios de
localización se encuentran disponibles en esta página web”.
Al respecto y debido al riesgo, ya en informes anteriores emitidos por esta
Auditoría se había recomendado establecer un rol de talleres,
evidenciándose la rotación, así como llevarlo a cabo por medio de la
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Proveeduría tal como lo establece el SIOR, no obstante no se cumple con el
mismo.
Además, como se indicó en el apartado anterior, las funcionarias que visitan y
determinan los talleres que efectuarán las reparaciones, carecen de
idoneidad para tomar esas decisiones, dado que su formación es en derecho
y en el desarrollo de funciones administrativas no profesionales, además no se
respaldan en criterios técnicos emitidos por Departamentos que cuentan con
personal con capacidad y experiencia para emitirlos.
De acuerdo con la base de datos suministrada por el Proceso de Accidentes,
los siguientes son los talleres autorizados donde se realizaron las reparaciones
durante el 2014 y 2015.
Cuadro No. 4
Cantidad Reparaciones efectuadas por taller
2014-2015
Nombre del Taller Reparaciones realizadas
2014 2015
1 Taller 3B 5 6
2 Taller 3M 6 7
3 Taller Auto clase 1 0
4 Taller BACO 2 10
5 Taller CALUASA 8 14
6 Taller CONTRESA 2 0
7 Taller COSTA RICA 10 11
8 Taller EBENEZER 5 5
9 Taller GS 2 7
10 Taller Hermanos González Paso Canoas 1 4
11 Taller Hermanos González Pérez Zeledón 2 1
12 Taller HG PC 3 1
13 Taller HG PZ 2 1
14 Taller INDACAR 5 10
15 Taller METROPOLI 2 5
16 Taller NIPPON 2 0
17 Taller PURDY 2 2
18 Taller QUIROS Y MEKBEL 18 23
19 Taller SYO 2 7
20 Taller TECNOMOTRIZ 2 5
21 Taller UREÑA Y VILLALOBOS 2 11
22 Taller 3BN 0 1
23 Taller Alex Méndez 0 1
24 Taller Los Laureles 0 1
25 Taller Medesa 0 6
26 Taller Monge 0 2
27 Taller SYS 0 5
28 Taller SW 0 2
29 Taller WABE 0 5
30 Taller MEPSA 1 0
31 Taller Tony 1 0
Fuente: Información suministrada, en la Base de Datos del Proceso de Accidentes.
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En relación con lo anterior se determina que los tres talleres con más
reparaciones para el 2014 y 2015 fueron: Taller Quirós y Mekbel, Costa Rica y
Caluasa y para el 2015 nuevamente el Taller Quirós Mekbel y el Caluasa.
Si el análisis se realiza por montos otorgados a cada taller:
Cuadro No. 5
Talleres Autorizados Actualmente
2014-2015
TALLERES TOTAL ANUAL
2014 TOTAL ANUAL
2015
Taller Costa Rica E.P. S.A. 4,961,737.21 7,001,812.79
Taller Tecnomotriz S.A. 12,517,689.61 1,392,820.02
Taller Indacar del Nuevo Milenio S.A. 10,803,133.49 6,936,723.06
Taller Ureña y Villalobos S.A. 6,436,250.67 3,543,020.22
Taller de Enderezado y Pintura S y O S.A. 1,622,820.10 3,310,219.37
Taller ACC Metrópoli S.A. 784,432.86 875,099.16
Taller MEDESA 493,260.71 1,757,663.44
Taller Tecno Carrocerías Ebenezer S.A. 6,756,909.55 1,909,616.47
Gracias Señor Taller S.A. 2,303,004.49 1,446,638.95
Taller Servicio Autónomo Tres M S.A. 3,594,065.13 5,814,579.25
Taller CALUASA CARROCERÍA Y PINTURA S.A. 5,760,305.45 10,211,284.30
Taller 3B (Neily) 784,893.45
Purdy Motors 474,563.35 1,510,870.05
Taller 3B ( PZ ) 9,427,898.57 892,099.60
Taller Hnos. González (PZ) 1,215,903.54 1,739,734.34
Taller Hnos. González (Paso Canoas) 14,130,594.14 6,454,143.42
Taller Quirós & Mekbel 17,022,883.51 8,912,147.58
Taller Nippon Car 3,984,276.44
Taller BACO 8,516,436.19
Taller SyS 3,513,528.95 2,737,203.36
Taller SW 6,857,247.62
Taller Monge 1,724,000.00
Taller Auto Clase la Pista
taller SW 1,798,599.68
Taller Tony Internacional S.A. 12,893,996.37
Taller Contreras Salazar CONTRESA S.A. 5,300,000.00
TOTAL 127,519,853.82 82,604,252.64
Montos en colones
Como se puede observar, los talleres con montos más altos por reparaciones
en el 2014 fueron: Taller Quirós y Mekbel, Tecnomotriz S.A. y Taller Hermanos
González (Paso Canoas) y para el 2015 fueron: Caluasa, Quirós y Mekbel, y
BACO.
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Por lo anterior se consultó a la encargada del Proceso cuales fueron los
criterios técnicos utilizados para valorar los vehículos y que cuya escogencia
recayera en los mismos, a lo cual señaló:
“Estos talleres han sido los que tienen más casos asignados por cuanto
realizan reparaciones de todo tipo de vehículo (motocicletas, vehículo
liviano y equipo pesado), lo que no ocurre con otros talleres en los que
la especialidad es sólo equipo liviano. Además que las reparaciones en
motocicletas y equipo pesado son de costos elevados por lo tanto hace
que se refleje en los montos cancelados. Debe considerarse en este
asunto que no todos los repuestos le son cancelados directamente al
taller únicamente los adquiridos mediante reembolso los que son
adquiridos por IRV (Ins Repuestos Virtuales), los compra el INS y el taller
únicamente recibe factura de entrega. El Taller Quirós y Meckbel es el
único taller que atiende las zonas de Puntarenas y Guanacaste, esto por
cuanto a pesar de que se visitaron unos cuantos talleres ninguno mostró
interés en brindar servicio de reparación al Ministerio.”
De los cuadros Nos. 4 y 5, se evidencia que la distribución de las reparaciones
en los diferentes talleres no ha sido equitativa, ni en cantidad de veces ni en
montos otorgados a cada taller, por lo que lo señalado por la encargada del
Proceso en cuanto a ser lo más equitativo posible, no constituye un
mecanismo de control que lo asegure.
Situación sobre la cual no se evidencia acción de parte de la Dirección de
Servicios Generales y Transportes para subsanarla, por el contrario, de
acuerdo con lo externado por esa Dirección en oficio DVA-DSGT-2016-280 del
07 de abril del presente año, se incumple el citado control, ya que manifiesta
que el formulario denominado “Asignación de Taller para Reparación de
Vehículos Oficiales con Póliza del Instituto Nacional de Seguros” (DPA-726), es
un medio de control interno para el Proceso de Accidentes en la escogencia
de talleres y que debe ser firmado por la Directora y Subdirectora, así como
por la encargada del Proceso, y señala que debido a la necesidad de
celeridad en dichos procesos, las firmas no brindan un valor agregado y
añade que la responsabilidad de escogencia de los talleres recae
únicamente sobre el Proceso de Accidentes. De acuerdo con la revisión
efectuada a varios de los expedientes de reparación de vehículos, ninguno
cuenta con las rúbricas indicadas, por lo que el citado control no cumple con
su cometido, situación que se retoma en el hallazgo 2.2.4 de este informe.
Como se indicó en el apartado anterior, en la presentación de resultados del
borrador del informe, la Directora de Servicios Generales y Transportes con el
oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló que se debe considerar:
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“Es importante retomar los criterios otorgados por el Proceso de Accidentes a la
hora de escogencia de los talleres involucrados en las reparaciones de la flotilla
vehicular: se realiza conforme las especificaciones de la unidad, así como disponibilidad especialidad del taller y su cercanía. Se enfatiza en que no todos
los talleres registrados se especializan en motocicletas o en determinadas marcas
o tipos de vehículos.”
Como se mencionó en el primer apartado no se registra en el expediente los
criterios utilizados en la selección de los talleres, por lo que debe existir un
procedimiento actualizado que incluye un rol de talleres con iguales
oportunidades y que se evidencie la transparencia en la escogencia de los
mismos.
CRITERIO
Ver Marco Normativo, SIOR
Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento
Ley General de Control Interno
Reglamento Autónomo de Servicios (RAS)
CAUSA
A pesar de la existencia del procedimiento el mismo no se cumple,
procedimiento que ha sido recomendado en estudios anteriores efectuados
por esta Auditoría.
Además, se irrespetan los mecanismos de control parte de la Encargada del
Proceso y de supervisión y acción por parte de la Dirección de Servicios
Generales y Transportes.
CONDICIÓN
Mediante el oficio DAG-2016-0118 del 11 de enero del 2016, se le solicitó al
Proceso de Accidentes, el monto por concepto de pago de pólizas
señalando con el oficio DVA-DSGT-2016-0027 para el año 2014 el pago de la
póliza fue de ¢280.503.832 y para el 2015 fue de ¢372.289.481.00
(correspondiente a vehículos livianos del Ministerio y policiales) y
¢272,440,846.00 en el 2014 y ¢ 356,928,296.00 en el 2015 para el equipo
pesado.
HALLAZGO 2.2.2
“Gestiones pendientes de realizar ante el INS en el caso de colisiones con
vehículos particulares”
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Asimismo, se solicitó al Departamento de Control de Transportes el monto
correspondiente al pago de facturas que se tramitaron durante el año 2014 y
2015, para responder al pago de deducibles, dado que cuando ocurre un
accidente el INS financia los montos correspondientes por ese concepto y
posteriormente realiza el cobro, teniéndose actualmente un deducible único
de ¢105.000. El monto de las facturas tramitadas corresponden para el 2014 a
¢17,925,000.00 y para el 2015 ¢15,855,000.00.
En el caso de las colisiones con vehículos particulares y que este es declarado
culpable, el Proceso de Accidentes solicita al Instituto Nacional de Seguros un
trámite de reversión de siniestralidad debiendo remitir la información de los
casos en los que existe sentencia en firme condenatoria sobre el particular
involucrado en el accidente, por lo que según señala la encargada del
proceso, ellos deben dar seguimiento de las causas judiciales y una vez que
obtiene las certificaciones correspondientes de los distintos despachos se
procede, con el propósito de mejorar el índice de siniestralidad de la
Institución, ya que al bajar este índice el Ministerio recibe una bonificación de
un 40% en el pago de las pólizas.
Según indica la Encargada del Proceso en el oficio DVA-DSGT-PA2016-150 del
3 de febrero de 2016: “…Debe indicarse que a esta dependencia se le asignó
estas diligencias a finales del año 2014 por lo que actualmente se programan
las visitas a los despachos judiciales en procura de los documentos para este
trámite, conforme con los recursos disponibles.”
El siguiente cuadro muestra los casos pendientes:
Cuadro No. 6
Procesos pendientes de reversión de siniestralidad
Años Casos pendientes
2010 22
2011 12
2012 27
2013 17
2014 6
2015 4
Total 88 Fuente: Elaboración con base en el oficio DVA-DSGT-PA-2016-150.
En cuanto a la recuperación de los dineros por este concepto se indica que
debido a que como se mencionó anteriormente existe un monto de
deducible único de ¢105.000 y según se señala el oficio 20112375 del 23 de
mayo del 2011 de la Dirección Jurídica:
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“…. La Procuraduría General de la República indicó a esa Dirección Jurídica
que resultaba improcedente remitir a esa institución los asuntos que no
superaran el monto de los ciento cincuenta mil colones (¢150.000,00), con el fin
de que se establecieran Procedimientos Cobratorios ante instancias judiciales.
…
En caso, que las autoridades judiciales de tránsito condenen al tercero
involucrado en la colisión y la suma que deba cobrarse no supere los ciento
cincuenta mil colones, el Departamento de Proceso de Accidentes deberá
ordenar el archivo de dichas diligencias, por no existir una acción legal que
permita realizar el cobro.”
En relación con lo anterior y del análisis a los registros que al efecto llevan en
el Proceso de accidentes se determina que se encuentran 88 casos
pendientes de realizar las gestiones ante el INS relacionadas con la ejecución
de sentencias en el caso de colisiones con vehículos particulares y en los
cuales es declarado culpable el particular, lo cual afecta el índice de
siniestralidad de la Institución.
Sobre este apartado, la Directora de Servicios Generales y Transportes con el
oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló que se debe considerar:
“… que los insumos para los efectos deseados no dependen del Proceso de
Accidentes, sino de los estrados judiciales y a las cargas de trabajo de los mismos, por
lo cual no puede reprocharse atraso alguno a este Proceso, en virtud de no depender
de este la resolución de los casos ventilados a instancias judiciales.
No obstante lo anterior, no se evidencian las gestiones realizadas en cada
expediente, por lo que no se consigna el motivo por el cual continúan
pendientes y en qué fecha se dará seguimiento para verificar si ya se cuenta
con la sentencia respectiva.
CRITERIO
Ver Artículo 203 de la Ley de Administración Pública.
CAUSA
Según señala la encargada del proceso se les asignó a finales de 2014 y a la
fecha están en procura de la documentación, conforme a los recursos que
tienen.
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CONDICIÓN
En el Proceso de accidentes se manejan dos tipos de expedientes: el A que
corresponde al trámite de reparación y el B al proceso administrativo.
En relación con esto último, el artículo 91 del RAS señala que el Proceso
de Accidentes, será el encargado de tramitar lo referente a denuncias por
accidentes de tránsito y que:
“Dicha dependencia, a través del funcionario que la Jefatura designe como órgano
director, instruirá el procedimiento ordinario administrativo, tendiente a averiguar la
verdad real de los hechos y determinar si existen responsabilidades disciplinarias del
conductor u operador del vehículo ministerial. Lo anterior de conformidad con los
procedimientos establecidos en el Libro II de la Ley General de la Administración
Pública.
Una vez concluida la investigación del accidente, el órgano director remitirá al señor
Ministro un Informe Final con recomendaciones quien en su condición de Órgano
Decisor emitirá la Resolución Final en la cual establecerá las responsabilidades
disciplinarias que correspondan, o bien, archivará el expediente de no encontrar
responsabilidades imputables al servidor”. (El resaltado es nuestro)
Con oficio DVA-DSGT-2016-280 del 7 de abril del año en curso al consultar a la
Directora de Servicios Generales y Transportes sobre los Procedimientos
Administrativos Disciplinarios, se extrae lo siguiente:
“ …..
Abogado encargado del Procedimiento Administrativo: ..… dentro del
plazo establecido, elabora el Informe Final con los resultados de la
investigación y las respectivas recomendaciones; además, debe dejar claro
que si, en la sentencia, la autoridad judicial declara culpable al Operador
de Equipo, se le cobrará el deducible o la indemnización que corresponda,
según el artículo 242 de la Ley de Tránsito pro Vías Terrestres y Seguridad Vial
y, si según la Administración, dicho pago procede. Remite el Informe Final el
cual debe ser revisado por la Jefatura del Proceso.
Jefatura del Proceso de Accidentes: Recibe el Informe Final y el original del
expediente, los revisa y analiza, de faltar algún elemento por analizar, hace
observaciones y lo devuelve, con el original del expediente, al Abogado
Encargado del Procedimiento.
HALLAZGO 2.2.3:
“Tramitación de Expedientes “B” en el Proceso de Accidentes”.
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Abogado encargado del Procedimiento: Recibe y revisa el Informe Final, lo
aprueba y lo traslada, mediante oficio, al Despacho del Señor Ministro a fin
de emitir el acto final del Procedimiento y comunicarlo al Operador del
Equipo, dicha comunicación debe darse en el plazo de un mes natural”.
Como se mencionó anteriormente el procedimiento establecido en el
SIOR relacionado con el Proceso de Accidentes está desactualizado, el
cual al respecto establece que el Encargado del Proceso de Accidentes
inicia la investigación y elabora el informe final, trasladándose a la
Dirección de Servicios Generales y posteriormente a Recursos Humanos.
La revisión por parte de la Jefatura de los informes elaborados por los
abogados del Proceso de Accidentes, antes de su remisión al Despacho,
es improcedente, de acuerdo con el principio de objetividad del Órgano
Director y en atención a la confidencialidad que debe imperar en los
Procedimientos Administrativos, lo que podría ser utilizado para alegar
nulidad del proceso por parte del afectado, además de que esa revisión
es contraria con lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicios
(RAS) citado.
Sobre este apartado, la Directora de Servicios Generales y Transportes con el
oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló:
Al respecto, sobre este mismo tema, la Procuraduría General de la República,
Dictamen nº C-166-85, ha señalado:
"Es criterio de este Despacho que el Órgano Director del Procedimiento debe ser
designado por el órgano competente para emitir el acto final. Igualmente hemos
considerado que una vez instruido el procedimiento el órgano director debe remitir el
expediente respectivo al órgano con competencia para resolver sobre el fondo del
asunto para que éste requiera los dictámenes que la ley exija".
De lo anterior se desprende que tal como señala el RAS se designa un
funcionario de Accidentes como órgano director para emitir el acto final y
una vez concluida la investigación del accidente, el órgano director remitirá
al señor Ministro para resolver sobre el fondo del asunto, un informe final con
recomendaciones.
“El Informe en marras, confunde una situación de presión para llegar a determinada
conclusión en el trámite del procedimiento administrativo, con una revisión de
elementos ortográficos o de forma a la hora de emitir un informe. Se concuerda
plenamente con los criterios emitidos por la Sala Constitucional en la Resolución Nº 00-
11524 de 21 de diciembre del 2000, sin embargo no se puede confundir una
corrección ortográfica o de sintaxis de párrafo a una imposición de un criterio a un
abogado.
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CRITERIO
RAS (Artículos 91 y 120)
Dictamen C-166-85
Manual de Procedimiento Administrativo de la PGR, en el apartado
correspondiente al "acceso al expediente”.
Votos de la Sala Constitucional números 12892-04 de las 14:41 horas del 16 de
noviembre del 2004, 2005-4300 de las 18:32 horas del 20 de abril de 2005, 2005-
4593 de las 16:46 horas del 26 de abril del 2005 y 2005-5567 de las 16:01 horas
del 10 de mayo del 2005.
CAUSA
Aplicación de un procedimiento, que no es acorde con lo que establece la
normativa, tanto del RAS como de los principios del derecho y que además no
está considerado en el procedimiento consignado en el SIOR que está
desactualizado, por lo que la revisión de los informes del órgano director, por
parte de la Jefatura del Proceso de Accidentes es improcedente y pueden
generar nulidad del proceso.
CONDICIÓN
Se efectuó la revisión de una muestra de expedientes sobre los casos que a
raíz de un accidente se han efectuado reparaciones con la utilización de la
póliza del INS en los Talleres designados, con la finalidad de verificar que la
documentación que se le solicita relacionada con el accidente corresponda
a lo que establecen los procedimientos y sea uniforme.
Como se indicó en este proceso se manejan dos tipos de expedientes: el A
que corresponde al trámite de reparación y el B al proceso administrativo.
Para el año 2014 se revisaron un total de 27 expedientes A y para el año 2015
14 expedientes A, los cuales corresponden a las reparaciones realizadas en los
Talleres con la póliza del INS.
HALLAZGO 2.2.4:
“Debilidades detectadas en los expedientes revisados del proceso de
Accidentes”
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Cuadro No. 7
Documentación faltante en los expedientes revisados
2014-2015
Documentación requerida en los expedientes
Cantidad de Expedientes
que no la contienen
2014 2015 Inspección del INS 9 4
Oficio Jefe inmediato 1 0
Asignación del Taller 1 0
Correo para coordinar el ingreso al Taller 2 1
Comunicación al Taller 12 3
Acta por daños que presenta el equipo 2 1
Inventario del Equipo 3 1
Formulario de Ingreso al Taller 10 1
Coordinación para el retiro del Equipo 16 9
Factura del Taller 4 2
Certificación de garantía 3 1
Informe de finalización del Proceso de Reparación 13 0
Visto bueno de la reparación 1 0
Orden de pago 2 0 Fuente: Elaboración del auditor, con la información de los expedientes revisados.
Se determinó que los expedientes se encuentran numerados a mano y no se
evidencia la hoja de control en la totalidad de los expedientes revisados, que
debe indicar el nombre completo del funcionario responsable, la fecha de
ingreso asignado y el estado de trámite actualizado, lo cual se establece para
la rastreabilidad y el control de documentos. No obstante, en los expedientes
en los que se incluye esa hoja de control, no es colocada en un lugar que
facilite su ubicación y por tanto la verificación del contenido del expediente.
Además, en los expedientes “A” se utiliza el formulario DPA-726 “Asignación de
Taller para reparación de vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional
de Seguros (cobertura C, D, H) el cual consigna un espacio con la firma de las
tres funcionarias que asignan el taller en el siguiente orden: Directora de
Servicios Generales y Transportes, Sub Directora de Servicios Generales y
Transportes, Encargada de Accidentes y funcionaria de Accidentes que lo
elabora, sin embargo en ninguno de los expedientes revisados se encontraron
las firmas respectivas.
Como se mencionó en el hallazgo 2.2.1 de este informe, con oficio DVA-DSGT-
2016-280, la Directora de servicios Generales se refirió sobre las firmas en el
formulario DPA-726 que consta en los expedientes, señalando que si bien las
formulario cuenta con un espacio para la firmar, las mismas no se consignan
para darle celeridad al proceso y que no agregan valor, no obstante, indica
que el formulario se realiza como medio de control y que la responsabilidad
de la escogencia de los talleres recae en el Proceso de Accidentes, sin
embargo, la firma de la encargada del Proceso y de la funcionaria que lo
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elabora tampoco son registradas y no se aprecia otro mecanismo que
evidencie la asignación. Asimismo, respecto de los parámetros que menciona
la Directora de Servicios Generales, en los expedientes no se evidencia en
ningún caso los que fueron utilizados para tomar la decisión de escoger cada
taller.
Además, según se señala no se firman los documentos para darle celeridad al
proceso, no obstante, según revisión de una muestra de expedientes los
tiempos de atención iban desde 8 hasta 27 días desde el recibido de la
denuncia hasta la asignación del taller (fecha del DPA-726).
Si bien el Proceso de Accidentes le corresponde ser un tramitador ante el INS,
el Ministerio paga sumas considerables por concepto de pólizas por lo que
debe velar por la correcta utilización de esos fondos públicos y por tanto se
deben mantener controles que lo garanticen, de igual forma la Dirección de
Servicios Generales debe supervisar las labores que se ejecuten en el Proceso
de Accidentes.
Tal como se señaló en el hallazgo 2.1.1 en cuanto a la supervisión ejercida, si
bien los formularios autorizando el pago ante el INS son realizados y firmados
por la Directora de Servicios Generales y Transportes, no se evidencia la
supervisión o controles en la escogencia propiamente del taller, la cual
debería ser consignada en el formulario DPA-726, formulario oficializado para
tal fin, donde se evidencie el motivo por el cual se escoge cada taller,
señalando los criterios para realizar la selección, además de las firmas de los
funcionarios que dan el visto bueno a la misma, generando la transparencia
necesaria en la decisión de la selección de los talleres.
CRITERIO
Ver Marco Normativo, Normas de Control Interno para el Sector Público
(objetivos del Sistema de Control Interno, supervisión constante).
Ley General de Control Interno.
Reglamento Estatuto de Servicio Civil
Ley N° 8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites
administrativos”
CAUSA
No se ejerce una adecuada supervisión por parte de la Dirección de Servicios
Generales y Transportes sobre el Proceso de Accidentes. Además, no se
cuenta en la totalidad de los expedientes, con una guía específica o un
check list que indique con claridad los requisitos que se deben solicitar o
adjuntar a un expediente, por lo que no todos los expedientes cuentan con la
totalidad de la documentación.
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No se está aplicando lo indicado en la Ley de Protección al Ciudadano del
exceso de requisitos y trámites administrativos, además, que ésta no se ha
incluido en el procedimiento que se encuentra establecido el SIOR.
2.3 Objetivo Específico 3
CONDICIÓN
Como parte del estudio se realizó una verificación de los recursos con los que
dispone el Proceso de Accidentes para realizar las labores diarias en
cumplimiento de sus funciones. En el siguiente Cuadro se muestra el detalle de
los funcionarios con que cuenta ese Proceso:
CUADRO N°9
Funcionarios del Proceso de Accidentes
Funcionario Puesto Servicio Civil Especialidad Ocupación Real
Viviana Castillo Quesada Profesional Serv. Civil 3 Derecho Abogada (Recargo de
Jefatura (hasta marzo 2016)
Carlos Bonilla Cruz Profesional Jefe Servicio Civil
1 Derecho
Jefe del Proceso ( A partir
de abril 2016)
Paola Rojas Chacón Profesional Serv. Civil 3 Derecho Abogada
Randy Obando Mora Profesional Serv. Civil 2 Derecho Abogado
Rafael Bonilla Carvajal Técnico Serv. Civil 3 Técnico Administrativo
Grettel Arroyo Quesada Oficinista Serv. Civil 1 Oficinista Administrativo
Katherine Loaiza Mora Oficinista Serv. Civil 1 Oficinista Administrativo
Fuente: Datos suministrados por el Proceso de Accidentes
En este Proceso, cuentan con tres profesionales en derecho, incluyendo el
puesto que tenía Recargo de jefatura.
Del total de casos, se analizó la distribución por cada funcionario obteniendo
el siguiente detalle:
HALLAZGO 2.3.1:
“Recursos para realizar las funciones en el proceso de Accidentes”.
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Cuadro N° 10
Proceso de Accidentes
Asignación de casos
2014-2015
Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada por el Depto. de Inspección Policial
Como se observa en el Cuadro los casos están asignados en su mayoría a dos
abogados y dada la cantidad de casos que se tramitan, no se observa una
distribución equitativa de la totalidad de los mismos, tomando en cuenta los
tres abogados con que cuentan, ya que si bien la encargada tiene recargo
de Jefatura, también debe de continuar con las funciones que tiene
establecidas.
Lo indicado anteriormente, genera un alto riesgo de no atender
oportunamente todos los casos y que al no ser atendidos no solo sigan
aumentando la carga de los abogados sino que eventualmente podría
generar que no cumplan con sus funciones en forma adecuada, debido a la
cantidad que ingresan y al recargo sobre dos de los tres abogados con que
cuentan, lo cual puede causar atrasos en las investigaciones y prescripciones.
Funcionario
Cantidad de Expedientes
2014 2015 2016 (Al 21/04/16)
Asignados %
Asignados %
Asignados %
Paola Rojas Chacón (abogada) 13 7 106 43 33 43
Randy Obando Mora (abogado) 54 30 118 48 35 46
Javier Montero (Exempleado) 44 25 13 5 -
Carlos Bonilla Cruz (Jefe Proceso a partir de abril 2016)
3 4
Viviana Castillo Quesada (abogada con
recargo de encargada hasta marzo 2016) - - 6 2 2 3
Sin asignar 1 0.5 - - 3 4
No daños - 0.00 - -
Asuntos Internos 40 23 - -
Melissa Quirós 2 1 - -
Rafael Bonilla Carvajal (técnico) 23 13 - -
Katherine Loaiza Mora (oficinista) 1 0.56 - -
Totales 178 247 76
Porcentajes 100% 100%
100%
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Cuadro No. 11
Funcionarios sancionados
Fuente: Información suministrada por el proceso de accidentes.
Como se observa son pocos casos en relación con la cantidad de casos en
atención.
Por otra parte, algunos de los servidores realizan funciones que según
establece el SIOR, debe realizarlas un mecánico como se muestra:
Cuadro N° 12
Proceso de Accidentes
SIOR
Con oficio DVA-DSGT-2016-0027 del 13 de enero del año en curso la
Encargada del Proceso señaló como funciones del personal administrativo
entre otras las siguientes:
“……..
- Realizar inventarios de los vehículos que ingresan a los talleres para reparación.
- Coordinar el ingreso y salida de vehículos objeto de reparación, con
dependencias, con los talleres con el ente asegurador.
- Verificar las notificaciones emitidas por el Instituto Nacional de Seguros
respecto a (sic) los plazos para la adquisición de repuestos a sustituir.
Año Cantidad 2010 22
2011 13
2012 17
2013 24
2014 28
2015 37
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- Coordinar el préstamo de un mecánico (dada la carencia de este recurso
humano) para que coadyuve en las labores de fiscalización y verificación de
los trabajos realizados.
- Visitar juzgados de tránsito y/o contravencionales y solicitar documentación
relacionada con los expedientes que se tramitan en esta dependencia. “
El proceso no dispone de un mecánico actualmente para realizar esta labor,
por lo que el personal realiza labores para las cuales no están calificados, ya
que una oficinista o un profesional en derecho no poseen conocimientos
técnicos para realizar esa labor, incluso la oficinista firma documentos como
encargada del Proceso de Reparaciones del cual no se tiene evidencia de su
formal existencia dentro de la estructura del Proceso de Accidentes y no se
localizaron dentro de los procedimientos existentes referencia al mismo.
Además estos mismos funcionarios realizan giras para dar visto bueno para
seleccionar talleres para reparación, tanto de vehículos livianos como de
maquinaria pesada del Ministerio y según señala el Departamento de Control
de Equipo no realizan coordinación con ese Departamento para efectuar
esos trámites.
A manera de muestra, el siguiente es un detalle de las giras realizadas por
algunos funcionarios de ese Proceso del 2015 a la fecha:
Cuadro N° 13
Proceso de Accidentes
Giras realizadas 2015
VIVIANA CASTILLO QUESADA (PROF. EN DERECHO, CON RECARGO DE JEFATURA)
N°
BOLETA
FECHA
INICIO
GIRA
FECHA
FINAL
GIRA
LUGAR
VISITADO DETALLE DE LA GIRA
11096 26/02/2015 28/02/2015 GOLFITO
REVISAR EXPEDIENTES JUDICIALES; ATENDER AUDIENCIAS
PROGRAMADAS; FISCALIZAR Y ASESORAR EL INGRESO DE EQUIPO
CONTRATISTA A LOS DIFERENTES TALLERES DE LA ZONA.
12164568 17/06/2015 18/06/2015 GUACIMO
REQUERIR DE LOS JUZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE
LA ZONA; CERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN
VISTO INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO; SE RECIBIO
DECLARACION EN UNA INVESTIGACION ADMINISTRATIVA DEL
EXPEDIENTE NO. 2015-1 05 Y VISITA DE VARIOS TALLERES DE LA ZONA
(CON POLIZA DEL INS) CON EL FIN DE QUE FORMEN PARTE DEL ROL DE
LOS TALLERES REGIONALES ASIGNADOS PARA LA REPARACION DE LAS
UNIDADES OFICIALES
12370 23/07/2015 24/07/2015
PEREZ
ZELEDON
ATENDER AUDIENCIAS QUE HAN SIDO PROGRAMADAS EN LA ZONA DE
PALMAR NORTE Y PEREZ ZELEDON VISITA A LOS JUZGADOS DE TRANSITO
Y CONTRAVENCIONALES DE LA ZONA PARA VERIFICAR EL ESTADO DE
CAUSAS JUDICIALES EN LAS QUE INTERVIENE VEHICULO OFICIAL.
12168577 30/07/2015
30/07/2015
PEREZ
ZELEDON
ENTREGA A LOS FUNCIONARIOS DE RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS
EMITIDAS POR LOS INSTRUCTORES DE LAS INVESTIGACIONES
ADMINISTRATIVAS EN LA DELEGACION DE TRANSITO Y DIRECCION
REGIONAL AMBAS DE PEREZ ZELEDON Y VERIFICACION DE EXPEDIENTES
JUDICALES EN ACOSTA
12679 12/08/2015 14/08/2015
LIBERIA -
CAÑAS
REQUERIR DE LOS JUZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE
LA ZONA CERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO
INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO PARA GESTIONAR
TRAMITE DE COBRO Y REALIZAR VERIFICACIONES DE TALLERES DEL INS
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12793 01/09/2015 02/09/2015 GOLFITO
NOTIFICACION PERSONAL DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
DISCIPLINARIO Y REVISON DE EXPEDIENTE JUDICIALES DE LA ZONA
12177552 29/10/2015
29/10/2015 SAN RAMON
SE REALIZO INSPECCION OCULAR DE ESCENA DE ACCIDENTES
RELACIONADO CON EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO NO. 2015-120;
DONDE SE VIO INVOLUCRADA LA UNIDAD OFICIAL PE-12-3920
13542 09/12/2015 11/12/2015
CIUDAN
NEILY,
CORREDORES
-PEREZ Z
SE REALIZA GIRA A LA ZONA PARA NOTIFICAR PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS A FUNCIONARIOS DE ESTE MINISTERIO;
INSPECCION DE VEHICULOS EN REPARACION EN LOS TALLERES
AUTORIZADOS DE LA ZONA Y REVISION DE EXPEDIENTES JUDICIALES Y
REQUERIR DE LOS UZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE
LA ZONACERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO
INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO PARA GESTIONAR
TRAMITE DE COBRO
12189168 18/02/16 19/02/16
CIUDAN
NEILY,
CORREDORES
-
REALIZAR AUDIENCIAS PROGRAMADAS DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS EN LA DIRECCION REGIONAL X DEL
MOPT PEREZ ZELEDON Y DIRECCION REGIONAL XI - SEDE RIO CLARO;
REMITIR DOCUMENTOS E INSPECCIONAR TALLER HERMANOS GONZALEZ
QUE PRESTA SERVICIOS DE REPARACION A LOS VEHICULOS DE ESTE
MINISTERIO MEDIANTE UTILIZACION DE POLIZA.
KATHERINE LOAIZA MORA (OFICINISTA)
N°
BOLETA
FECHA
INICIO
GIRA
FECHA
FINAL
GIRA
LUGAR
VISITADO DETALLE DE LA GIRA
12164569 17/06/2015 18/06/2015 GUACIMO
SE VISITARON TALLERES DE LA ZONA (CON POLIZA DEL INS) CON EL FIN
DE QUE FORMEN PARTEN DEL ROL DE TALLERES REGIONALES
ASIGNADOS PARA LA REPARACION DE LAS UNIDADES OFICIALES DEL
MINISTERIO Y ASISTIR A LA JEFATURA EN LOS TRAMITES DE LOS
RESPETIVOS JUZGADOS Y DELEGACIONES DE TRANSITO
12168593 30/07/2015
30/07/2015
PEREZ
ZELEDON
NOTIFICACION A LOS FUNCIONARIOS DE RESOLUCIONES
ADMINISTRATIVAS EMITIDAS POR LOS INSTRUCTORES DE LAS
INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS EN LA DELEGACION DE TRANSITO
Y DIRECCION REGIONAL AMBAS DE PEREZ ZELEDON
12680 12/08/2015 14/08/2015
LIBERIA -
CAÑAS
REQUERIR DE LOS JUZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE
LA ZONA CERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO
INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO PARA GESTIONAR
TRAMITE DE COBRO Y VERIFICACIONES DE TALLERES DEL INS PARA LAS
REPARACION DE LAS UNIDADES OFICIALES
12794 01/09/2015 02/09/2015 GOLFITO
NOTIFICACION PERSONAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
DOSCIPLINARIO Y REVISION DE EXPEDIENTES JUDICIALES DE LA ZONA
12177553 29/10/2015
29/10/2015 SAN RAMON
SE REALIZO INSPECCION OCULAR EN CALIDAD DE TESTIGO DE ESCENA
DE ACCIDENTES RELACIONADO CON EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
NO. 2015-120; DONDE SE VIO INCOLUCRADA LA UNIDAD OFICIAL PE-
12-3920
13543 09/12/2015 11/12/2015
CIUDAN
NEILY,
CORREDORES
-PEREZ Z
SE REALIZA GIRA A LA ZONA PARA NOTIFICAR PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS A FUNCIONARIOS DE ESTE MINISTERIO;
INSPECCION DE VEHICULOS EN REPARACION EN LOS TALLERES
AUTORIZADOS DE LA ZONA Y REVISION DE EXPEDIENTES JUDICIALES Y
REQUERIR DE LOSJ UZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE
LA ZONACERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO
INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO PARA GESTIONAR
TRAMITE DE COBRO
12189170 18/02/16 19/02/16
CIUDAN
NEILY,
CORREDORES
-
SE ASISTIO EN CALIDAD DE TESTIGO PARA LAS AUDIENCIAS
PROGRAMADAS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS
EN LA DIRECCION REGIONAL X DEL MOPT PEREZ ZELEDON Y DIRECCION
REGIONAL XI - SEDE RIO CLARO; REMITIR DOCUMENTOS E
INSPECCIONAR TALLER HERMANOS GONZALEZ QUE PRESTA SERVICIOS
DE REPARACION A LOS VEHICULOS DE ESTE MINISTERIO MEDIANTE
UTILIZACION DE POLIZA.
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GRETTEL ARROYO QUESADA (OFICINISTA)
N°
BOLETA
FECHA
INICIO
GIRA
FECHA
FINAL
GIRA
LUGAR
VISITADO DETALLE DE LA GIRA
12171193
21/08/15 21/08/15 PUNTARENAS
VISITA A LA REGIONAL PARA TOMAR DOS ENTREVISTAS EN EL CASO DEL
EXPEDIENTE NO. 2015-155 Y ACTA DE INSPECCION OCULAR EN LA CASA DEL
INGENIERO Y ENTREGAR NOTIFICACION DE APA A FUNCIONARIO
12172035 27/08/15 27/08/15 SAN CARLOS
VISITA A LA REGIONAL DE ALAJUELA PARA NOTIFICAR A FUNCIONARIO; LUEGO SE
VISITO LA ZONA DE SAN CARLOS - LA FORTUNA DELEGACION DE TRANSITO PARA
REALIZAR ENTREVISTAS YA PROGRAMADAS EN RELACION CON AVISOS DE
ACCIDENTES PRESENTANDOS EN EL PROCESO
12173555 11/09/15 11/09/15 SIQUIRRES
SE REALIZO GIRA AL PLANTEL DE GUACIMO Y A LA DELEGACION DE TRANSITO DE
SIQUIRRES CON EL PROPOSITO DE TOMAR DECLARACIONES EN RELACION CON
TRAMITE ADMINISTRATIVO DE LOS EXPEDIENTES 2015-159 Y 2015-153.
Fuente: Elaboración propia con base en el SINAEP
Como muestra este Cuadro las giras realizadas por la encargada del Proceso
y la oficinista, las cuales realizan estas dos funcionarias en forma conjunta,
consignan detalles entre otros: inspección de vehículos en reparación y
verificación de talleres para que formen parte del rol, funciones que deberían
ser realizadas por un mecánico o funcionarios técnicos especializados que
cuenten con formación adecuada para poder emitir un criterio al respecto,
que verifique y garantice los trabajos realizados en los talleres o por algún
funcionario designado por el Departamento de Control de equipo.
Como se observa en el Cuadro las giras son realizadas en su mayoría a la
misma zona, a pesar de contar con pocos recursos y los funcionarios que las
realizan cuentan con pocos casos asignados, tal como se muestra en el
cuadro No. 10.
Sobre este apartado, la Directora de Servicios Generales y Transportes con el
oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló:
“….. habla sobre el recargo de funciones y poca equidad a la hora de distribuir los
casos asignados para el trámite de los expedientes, sin embargo no se ofrece una
visión total y únicamente se da desde el punto de vista de los Abogados tramitadores
de este Proceso. Se obvian las funciones de recargo de la Jefatura del Proceso de
Accidentes, no pudiendo comparar las funciones del personal a cargo con las de la
Jefatura de dicho Proceso. Es así como se echa de menos la participación de
reuniones, rendimiento de informes, revisión ortográfica y sintaxis de informes finales de
procedimientos administrativos, coordinación del personal a cargo, etc, en las
funciones propias de una Jefatura. Enumerando lo anterior, no puede existir equidad
en tramitología de expedientes, en virtud que los abogados tramitadores no realizan
las labores de la jefatura, lógicamente si se realizan las distribuciones de forma
alícuota, se generaría una disparidad tremenda entre las funciones realizadas por la
jefatura respecto a las de los abogados tramitadores.
Por otro lado, bien indica el Informe sobre la inexistencia de un mecánico en el staff del
Proceso de Accidentes, sin embargo omite sobre la colaboración brindada por el
Proceso de Donaciones y los mecánicos de las zonas a fin de revisar y dar Visto Bueno
a las reparaciones sometidas a los vehículos pertenecientes a la flotilla vehicular del
MOPT. Es así como las firmas de los funcionarios siempre llevan previamente, un
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chequeo de un mecánico, por lo cual se cumple a cabalidad con un criterio técnico
adecuado a la hora de evaluar las reparaciones.
Por otra parte, tal como se ha señalado ampliamente en este informe las
colaboraciones de mecánicos de otros departamentos no quedan
evidenciadas en ningún expediente.
CRITERIO
Ver Marco Normativo, Normas de Control Interno para el Sector Público (NO-
2-2009-CO-DFOE), en el Capítulo II, de Normas sobre Ambiente de Control,
artículo 2.4 Idoneidad del Personal.
CAUSA
Como se ha indicado en apartados anteriores, el Proceso de Accidentes no
cuenta con funcionarios capacitados para emitir criterios técnicos para las
reparaciones de los equipos por lo que han tomado decisiones y atribuciones
en cuanto a la selección de talleres por parte de la Encargada del Proceso
de Accidentes, no correspondientes con su especialidad, sin contar con un
criterio técnico que la respalde y sin supervisión por parte de la Directora de
Servicios Generales y Transportes.
CONDICIÓN
Como parte de la evaluación del componente tecnológico presente en el
estudio de Auditoría titulado: “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO
PARA EL PROCESO DE REPARACIÓN DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL
MINISTERIO MEDIANTE LA PÓLIZA DEL INS”, se lograron determinar las siguientes
situaciones:
Durante el alcance del estudio la funcionaria con recargo de Jefatura
contaba con un puesto de profesional III en Derecho, que si bien tenía el
recargo, la diferencia en número de casos con los otros abogados era
considerable, ya que tenían asignados 6 casos mientras que los otros dos
abogados 106 y 118 respectivamente, por lo que se reitera que genera el
riesgo de no atender oportunamente todos los casos y consecuentemente
atrasos en las investigaciones y posibles prescripciones.
HALLAZGO 2.3.2:
“EVALUACIÓN DE COMPONENTE TECNOLÓGICO”.
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La Dirección de Servicios Generales y de Transportes por medio de los
encargados del Proceso de Accidentes, han elaborado un control en Excel
denominado como “Base de Datos de Accidentes”, la cual permite
contabilizar y dar seguimiento, de los casos de accidentes ocurridos con
vehículos oficiales de la Institución.
De la revisión efectuada del control realizado, se obtuvieron los siguientes
resultados:
- Se utilizan distintas estructuras entre 2014 y el 2015, para consignar los
accidentes:
Imagen N°1. Estructura Excel 2014
Fuente: Compuesta por 15 campos
Imagen N°2. Estructura Excel 2015
Fuente: Compuesta por 18 campos
- Existen campos con información que no ha sido consignada.
Imagen N°3. Información pendiente de ser ingresada
…
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Fuente: Herramienta para designación de Talleres
El uso de Excel así como de cualquier otro sistema que procure el control de
una actividad, requiere que constantemente se registre información con la
finalidad de que posteriormente se puedan extraer datos que permitan a los
dueños de procesos tomar decisiones, sin embargo, estas herramientas son
inútiles si no se asignan responsables que constantemente conformen una
base de datos mediante el ingreso de información, que a su vez permita
obtener información relevante en el proceso o actividad que se pretenda
controlar.
Como se observa en el cuadro anterior la tabla presenta varios espacios que
no contienen información, es por esta razón que se indica que el control
establecido por parte de la administración se pierde en el momento en que
los encargados de los procesos no alimenten esa base de datos.
Aunado a lo anterior, no se ha establecido un procedimiento que defina cuál
es el propósito de la herramienta, la responsabilidad de los encargados y
usuarios en cuanto al registro de datos y los procesos de resguardo de la
información que ahí se consigna.
De acuerdo con la información suministrada, la inclusión de registros en la
base de datos es efectuada por varios funcionarios, sin embargo como se
indicó anteriormente, no se establece un responsable directo sobre el
mantenimiento de la información que se consigna.
Además, el mismo no genera reportes sobre el estado actual de la reparación
y atención de los vehículos, que permita a la administración realizar un
seguimiento más oportuno de esta actividad.
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Por otra parte, se indica que el Proceso de Accidentes, dispone de un espacio
de almacenamiento en un disco duro proporcionado por la Unidad de
Asesoría Informática de la Dirección de Servicios Generales, para realizar los
respaldos de información como se muestra a continuación:
Imagen N°5. Espacio de memoria para realizar copias de información
Fuente: Información proporcionada por la Unidad de Informática de la Dirección de Servicios Generales
Sin embargo, aunque se cuenta con este dispositivo de almacenamiento, la
base de datos no se respalda en este disco externo, lo que implica un riesgo
de seguridad por cuanto esta información está expuesta a pérdida por daños
en los equipos o por la misma manipulación de los datos.
Durante la presentación del Informe, indican los auditados que dicho respaldo
sí se realiza, por esa razón se procedió a verificar con la funcionaria
encargada de realizar dicha tarea. Como parte de la información
suministrada, se evidenció que durante los años 2013, 2014 y 2015, éste archivo
se manejó como un acceso directo, por esa razón no estaba disponible el
respaldo en los años mencionados.
Es importante mencionar que en el 2012, la encargada en ese entonces, de la
Oficina de Procesos de Accidentes, propuso la idea de elaborar una
herramienta informática que sistematizara el proceso de selección de talleres:
“Sistema de Asignación de Talleres (SAT), para garantizar el acceso,
mantenimiento, consulta y resguardo seguro de los datos, compilados en
archivos digitales tipo Excel y Word, que maneja el proceso. A la fecha este
sistema no ha sido desarrollado.
CRITERIO
Sobre el particular, Las Normas técnicas para la gestión y el control de las
Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), indican lo siguiente:
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De acuerdo con lo que establece la Norma 1.2 de la Gestión de la Calidad,
los productos y servicios de TI deben tener un enfoque de eficiencia y
mejoramiento continuo, según los requerimientos de los usuarios, lo que señala
la importancia de velar por un adecuado funcionamiento controles
establecidos mediante la utilización de herramientas ofimáticas.
Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en lo referente
a la calidad de la Información en su apartado 5.6, indica que los atributos
fundamentales de la calidad de la información están referidos a la
confiabilidad, que debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten
como confiable de modo que se encuentre libre de errores, defectos,
omisiones y modificaciones no autorizadas.
Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse
y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con
los fines institucionales.
En cuanto a la utilidad la información debe poseer características que la
hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia,
suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades
específicas de cada destinatario.
En lo referente al respaldo de información las Normas Técnicas de TI, en su
apartado 4.2 de Administración y Operación de la Plataforma Tecnológica,
establecen que la Organización debe definir formalmente y efectuar rutinas
de respaldo, custodiar los medios de respaldo en ambientes adecuados,
controlar el acceso a dichos medios y establecer procedimientos de control
para los procesos de restauración.
En relación con el módulo para la Atención de Talleres (SAT), las Normas
Técnicas de TI de la Contraloría, se refieren a la importancia de generar
productos y servicios de TI…, con base en un enfoque de eficiencia y
mejoramiento continuo, como parte de la gestión de la calidad.
CAUSA
Ausencia y establecimiento de políticas y procedimientos para el registro,
acceso y seguridad de la información, así como en cuanto al
almacenamiento de la misma, lo genera el riesgo de que no sea confiable y
oportuna.
El módulo no se encuentra en funcionamiento debido a que según indican,
los funcionarios que brindan asesoría informática de la Dirección de Servicios
Generales y Transportes, se han presentado varias interrupciones durante el
análisis de los requerimientos. Según se indica en la Carta Constitutiva del
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Proyecto (DPA-845), el nombre para el módulo de asignación de talleres es
SAT, y quedó formalizado desde el 24 de julio de 2012.
El efecto de no haber finalizado el desarrollo, e implementación de la
herramienta informática es que se depende del factor humano para realizar
la asignación de talleres mecánicos, así como la existencia y uso de varios
controles para el registro de la información.
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3. CONCLUSIONES
Objetivo Específico N° 1
3.1. Los procedimientos establecidos en el Sistema de Información
Organizacional (SIOR) referentes al proceso de Accidentes, se encuentran
desactualizados a pesar de las gestiones realizadas ante la Unidad de
Planificación Institucional no solo de ese proceso sino de todo lo concerniente
al Departamento de Control de Transportes, por lo que el no contar con estos
documentos debidamente actualizados y oficializados se genera una falta de
definición formal y clara de las funciones, tareas y actividades que permita
delimitar responsabilidades, evitar duplicidades, detectar omisiones y
desviaciones y su oportuna corrección, para establecer y alcanzar los
objetivos de la Institución.(Refiérase al hallazgo N° 2.1.1)
3.2 El procedimiento que existe en el SIOR, no integra al Departamento de
Control de Equipo Pesado ni al de Control de Transportes, por lo que no tiene
participación en el proceso de accidentes referente a su equipo en esta
actividad, no son tomados en cuenta para emitir criterios sobre la escogencia
de los talleres siendo el ente técnico especializado y con experiencia, solo
consideran a funcionarios de las Direcciones Regionales para la verificación
de las reparaciones que ya están en proceso en los talleres. (Refiérase al hallazgo
N°2.1.1).
3.3 El reglamento que regula el control sobre el uso y mantenimiento de los
vehículos oficiales del MOPT, se encuentra desactualizado, en lo que respecta
a vehículos livianos ya se confeccionó un borrador que actualmente se
encuentra en proceso de revisión por una Comisión establecida por la División
de Obras Públicas para incluir lo correspondiente a maquinaria pesada. (Refiérase al hallazgo N° 2.1.1)
3.4. Se han tomado decisiones y atribuciones en cuanto a la selección de
talleres por parte de la Encargada del Proceso de Accidentes, no
correspondientes con su especialidad, ya que si bien señalan contar con la
colaboración de mecánicos del proceso de donaciones y de las Regiones, no
queda evidencia en el expediente, tampoco de los criterios técnicos que
respalde la escogencia de los talleres ni de la supervisión por parte de la
Directora de Servicios Generales y Transportes, ya que no quedan registradas
las firmas respectivas en el formulario DPA-726“Asignación de Taller para
reparación de vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros”. (Refiérase al hallazgo N° 2.1.1)
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Objetivo Específico N° 2
3.5 El Proceso de Accidentes no realiza la escogencia de talleres con base en
el procedimiento consignado en el SIOR de coordinar con la Proveeduría
Institucional para la reparación de los vehículos oficiales con cargo a la Póliza
del INS, aduciendo que el mismo no responde a las necesidades actuales de
la Institución, el proceso que se realiza actualmente no es equitativo ni en
cantidad de veces ni en montos otorgados a cada taller. Los tres talleres con
más reparaciones para el 2014 y 2015 fueron: Taller Quirós y Mekbel, Costa
Rica y Caluasa y para el 2015 nuevamente el Taller Quirós Mekbel y el
Caluasa. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.1)
3.6. El proceso de siniestralidad se asignó al Proceso de Accidentes en el 2014
y muestran 88 casos pendientes de 2010 a la fecha de realizar la reversión
ante el INS, con el propósito de bajar el índice de siniestralidad de la
Institución, lo anterior según señalan se debe a no contar con las sentencias
respectivas, situación que no queda consignada en el expediente ni las
gestiones realizadas al respecto. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.2)
3.7. La revisión por parte de la Jefatura del Proceso de Accidentes de los
informes elaborados por los abogados designados, antes de su remisión al
Despacho, es improcedente, de acuerdo con el principio de objetividad del
Órgano Director y en atención a la confidencialidad que debe imperar en los
Procedimientos Administrativos. Lo anterior genera el riesgo de causar nulidad
del proceso. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.3.)
3.8. No se ejerce una adecuada supervisión por parte de la Dirección de
Servicios Generales y Transportes sobre el Proceso de Accidentes ya que si
bien se utiliza el formulario DPA-726 “Asignación de Taller para reparación de
vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros, el cual
consigna un espacio con la firma de las funcionarias que asignan el taller no
se consignan las firmas respectivas. Además, no se evidencia otro mecanismo
de control que muestre los parámetros utilizados para la escogencia de los
talleres. Lo anterior genera el riesgo de que la asignación del taller no se
realice en forma objetiva. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.4.)
3.9. Los expedientes “A” correspondientes al proceso de accidentes, son
numerados a mano y no se incluye dentro de la totalidad de los expedientes
la guía específica de control de los requisitos para los procesos que se
realizan, como lo establece el artículo 5 de la Ley No. 8220, Ley de Protección
al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos. En los que se
localiza, la misma no es colocada en un lugar que facilite su ubicación. De
acuerdo con lo anterior se genera el riesgo de eventuales atrasos en los
trámites ante el INS o ante los talleres por falta de algún documento.
(Refiérase al hallazgo N° 2.2.3.)
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Objetivo Específico No 3
3.10. El Proceso de Accidentes no cuenta con funcionarios capacitados para
emitir criterios técnicos para las reparaciones de los equipos, que den
seguimiento a las mismas, lo que puede generar el riesgo de que las
actividades no se realicen correctamente por la falta de conocimientos y
competencias acordes para las actividades que debe realizar un mecánico y
se genere el recargo de funciones adicionales en el personal. (Refiérase al
hallazgo N° 2.3.1).
3.11 Los casos están asignados en su mayoría a dos abogados y dada la
cantidad de casos que se tramitan, no se observa una distribución equitativa
de la totalidad de los casos, tomando en cuenta los tres abogados con que
cuentan, ya que si bien la encargada cuenta con un recargo de Jefatura no
debe dejar de hacer sus funciones. Lo anterior genera el riesgo de que las
actividades que se realizan no sean eficaces y eficientes, y que no se
cumplan con todas sus responsabilidades, así como atrasos en las
investigaciones, además se genera el recargo de funciones en el personal.
(Refiérase al hallazgo N° 2.3.1).
3.12. Se realizan giras por la encargada del Proceso y funcionarios
administrativos con el propósito de dar visto bueno y seleccionar talleres para
efectuar reparaciones, revisar expedientes judiciales, audiencias, no obstante
las mismas se efectúan en su mayoría a la misma zona, a pesar de los pocos
casos asignados a esa funcionaria. Lo que genera el riesgo de que la
administración incurra en gastos innecesarios y no se efectúe una distribución
equitativa de giras. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.1).
3.13 El registro de la información relacionado con el proceso de reparaciones
de vehículos oficiales, mediante la herramienta de Excel, carece de controles
que establezcan un seguimiento adecuado de la actividad así como de los
registros que se realizan para la conformación de una base de datos, esto en
razón de que no se realiza un seguimiento oportuno de la información que se
debe consignar en el control establecido (Refiérase al hallazgo N° 2.3.2).
3.14 La ausencia de control sobre la realización de respaldos, imposibilita tener
la seguridad que dicha tarea fue realizada, así como establecer la persona
que la realizó y la fecha en que se hizo. Si no existen respaldos de información,
no es posible establecer una recuperación oportuna de la información
considerada como sensible para el Departamento. (Refiérase al hallazgo N°
2.3.2).
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3.15 Se comenzó con el diseño de un módulo para automatizar el proceso de
“Asignación de Talleres Mecánicos”, desde el año 2012, no obstante por
atrasos que cambiaron las prioridades de atención, el mismo no ha concluido.
(Refiérase al hallazgo N° 2.3.2).
3.16 La información que se registra en la herramienta denominada Base de
Datos de Accidentes, que despliega información valiosa para la toma de
decisiones presenta desactualizaciones de información, y los talleres
designados para la atención de vehículos oficiales en caso de accidente, no
son asignados de forma equitativa, lo cual representa un riesgo de
información, por cuanto los datos ingresados en el Excel, en algunas
ocasiones no están completos. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.2).
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4. RECOMENDACIONES
AL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA
4.1 Solicitar a la Unidad de Planificación Institucional, la actualización de las
funciones y procedimientos del Proceso de Accidentes y que defina con
criterio técnico en qué dependencia debe recaer la responsabilidad de
selección de talleres, rol y controles efectivos para la escogencia de los
mismos que repararán los vehículos con póliza del Instituto Nacional de
Seguros, que evidencie la transparencia en la selección de los mismos,
integrando la consignación de criterios técnicos de un mecánico o en su
defecto del Departamento de Control de Equipo Pesado como ente técnico
especializado. Lo anterior con el propósito de que se cuente con
instrucciones por escrito claras y precisas para realizar las tareas
encomendadas de forma uniforme. Para el cumplimiento de lo anterior se
considera como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente
informe. (Referirse al punto 3.1, 3.2, 3.4, 3.5 y 3.10)
4.2 Una vez actualizadas y oficializadas funciones y procedimientos gestionar
su divulgación y vigilar su correcto funcionamiento, con el fin de garantizar
una gestión eficiente y eficaz y cumplir con la normativa interna y externa que
regula el accionar de este Proceso y su realidad actual. Para el cumplimiento
de lo anterior, esta Auditoría considera un plazo estimado de un mes,
adicional a los diez días del plazo de ley para el cumplimiento de la
recomendación anterior. (Referirse al punto3.1, 3.2, 3.4 y 3.5).
4.3 Continuar con la coordinación para que se concluya con las
actualizaciones y modificaciones necesarias al “Reglamento para el control
sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT” y proceder
para que se realice su respectiva oficialización. Para el cumplimiento de lo
anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el
presente informe. (Referirse al punto 3.3)
4.4 Instruir para que se envíe copia al Departamento de Control de Equipo, de
la documentación relacionada con las reparaciones efectuadas de la
maquinaria pesada, con el propósito de que sea incluida en el expediente de
cada equipo. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo
suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto
3.2)
4.5. Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes para que se respeten los
principios de objetividad y la confidencialidad del Órgano Director de los
Procedimientos Administrativos Disciplinarios, en cuanto a las resoluciones
finales, esto de acuerdo con lo que se establece en el RAS y en
pronunciamientos de la Procuraduría, con esto garantizando el acatamiento
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del Principio de Legalidad. Para el cumplimiento de lo anterior se considera
como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe.
(Referirse al punto 3.7)
4.6. Instruir a la Directora de Servicios Generales y Transportes para que se
evidencie una adecuada supervisión sobre el Proceso de Accidentes, hasta su
pago, que si bien es un tramitador ante el INS, el Ministerio paga sumas
considerables por concepto de pólizas por lo que debe velar por la correcta
utilización de esos fondos públicos y mantener controles que lo garanticen.
Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente 10 días
a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.8)
4.7. Solicitar criterio técnico a la Unidad de Planificación Institucional sobre el
formulario DPA-726 “Asignación de Taller para reparación de vehículos
oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros” y su procedencia en
razón de la recomendación 4.1 Para el cumplimiento de lo anterior se
considera como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente
informe. (Referirse al punto 3.8)
4.8 Instruir la revisión de los casos pendientes ante el INS para bajar el índice
de siniestralidad del Ministerio con el propósito de actualizar esos registros, en
el caso de continuar pendientes las sentencias respectivas, dejar constancia
de las gestiones realizadas. Para el cumplimiento de lo anterior se considera
como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe.
(Referirse al punto 3.6)
4.9 Ubicar al principio de todos los expedientes el formulario denominado
“Hoja de Control”, documento que sirve de guía para que se verifique la
información contenida tanto para tipo A y como B, en acatamiento de lo
dispuesto en la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y
trámites administrativos. Para el cumplimiento de lo anterior se considera
como plazo suficiente diez días a partir de aceptado el presente informe.
(Referirse al punto 3.9)
4.10 Gestionar ante la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos
las necesidades de recursos suficientes, con el fin de brindar una garantía
razonable del cumplimiento del alcance de las funciones y contar con
suficiente recurso humano requerido por ese proceso para cumplir con sus
objetivos, y que se realice una distribución equitativa entre los abogados, con
el propósito de actualizar y ponerse al día con todos los casos pendientes.
Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente diez
días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.11)
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4.11 Realizar las gestiones pertinentes para concluir a la mayor brevedad, la
elaboración del módulo informático, una vez obtenido el criterio de la Unidad
de Planificación Institucional según recomendación 4.1. Para el cumplimiento
de lo anterior se considera como plazo suficiente diez días a partir de
aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)
4.12. Establecer los mecanismos de control necesarios, mientras se pone en
funcionamiento la herramienta indicada en la recomendación anterior, que
se realice un seguimiento oportuno del registro de información mediante la
utilización de herramientas ofimáticas (Word, Excel, power point, otras) y que
garanticen la razonabilidad de la información que se consigna en las bases
de datos de Accidentes, que permitan a la administración tomar las
decisiones que correspondan conforme sus necesidades, lo anterior en el
plazo de 30 días a partir de la comunicación en firme del presente informe.
(Referirse al punto 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)
4.13. Establecer los mecanismos de control que definan la responsabilidad que
le corresponde a los encargados de registrar la información en el control
implementado para el registro del proceso de accidentes, así como de los
encargados de realizar los respaldos de información según se requiera, lo
anterior en el plazo de diez días a partir de la comunicación en firme del
presente informe. (Referirse al punto 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)
4.14.Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del
presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley
General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo
recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que
evidencie lo actuado al respecto.
Finalmente, las recomendaciones emitidas procuran contribuir con la
Institución en la corrección de las deficiencias que han sido identificadas por
esta Auditoría y qué, como también se ha expuesto, reflejan debilidades de
gestión de relevancia para la Administración.