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MUNICIPALIDAD DE PUNTARENASDirección de Auditoría Interna

Informe MP-DAI-IF-05-20166 de junio de 2016

EVALUACIÓN A LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL COMITÉCANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE

PUNTARENAS, CORRESPONDIENTE AL PERIODO 2015

Edificio Municipal. Costado norte de la Universidad Técnica Nacional Telefax: 2661-47-83



índice

1 INTRODUCCIÓN: 11.1 Origen del estudio: 11.2 Alcance del estudio: 11.3 Limitaciones del estudio: 11.4 Comunicación de resultados: 1

2 GENERALIDADES: 23 RESULTADOS: 2

3.1 Revisión de egresos: 23.1.1 Ausencia de concursos públicos en adquisición de bienes y servicios: 23.7.2 Adquisición de bienes y servicios con una sola cotización: 33.1.3 Multas generadas atrasos en pagos de servicios públicos: 33.1.4 A/o se adjudica a oferentes de menor precio: 33.1.5 Atrasos en presentación de planillas a la Caja Costarricense de Seguro

Social 33.7.6 Procedimientos erróneos de contratación: 4

3.2 Revisión de ingresos: 43.3 Seguimiento a las recomendaciones del informe de Auditoria DA1-IF-11-2015 del 3

de setiembre de 2015: 43.4 Otros aspectos relevantes: 6

4 CONCLUSIÓN: 75 RECOMENDACIONES: 8

5.1 A la Junta Directiva del Comité Cantonal: 8

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EVALUACIÓN A LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTESY RECREACIÓN DE PUNTARENAS, CORRESPONDIENTE AL PERIODO 2015

1 INTRODUCCIÓN:

1.1 Origen del estudio:

El presente estudio, se llevó a cabo en cumplimiento a lo establecido en elacápite 1.3 del plan anual de trabajo de esta Auditoria Interna, correspondiente alperiodo 2015.

1.2 Alcance del estudio:

La evaluación realizada a la rendición de cuentas del Comité Cantona! deDeportes y Recreación de Puntarenas, comprende un periodo del 1 de enero de2015 al 31 de diciembre de 2015 y se amplió cuando se consideró necesario. Seorienta en determinar la razonabilidad de los procedimientos de control internoempleados en los procesos de ejecución de egresos, ingresos y un seguimiento alas recomendaciones del informe de Auditoria Interna No. DAI-IF-11-2015 del 3 desetiembre de 2015.

Para llevar a cabo esta labor, se contó con la siguiente información:Conciliaciones bancadas de las cuentas BCR-6003 y BNCR-4018, Cheques emitidoscon cargo a esas cuentas y sus justificantes de egresos, copias de actas de juntadirectiva, informes presupuestarios y financieros. Adicionalmente se aplicaronindagaciones y confirmaciones, cuando se consideró necesario.

1.3 Limitaciones del estudio:

No fue posible obtener información por parte del Instituto Costarricense delDeporte (ICODER), al cierre de este estudio en cuánto a la atención de una solicitudsobre subvención de gastos de viaje a directivos, atletas, cuerpos técnicos y otrosfuncionarios del Comité Cantonal de Deportes de Puntarenas en los JuegosDeportivos Nacionales del periodo 2015. Una vez obtenida dicha información seprocederá a su estudio y comunicar los resultados si se considera pertinente.

1.4 Comunicación de resultados:

Los resultados de este estudio, se expusieron previamente a la JuntaDirectiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Puntarenas, en su sedecentral ubicada en el Roble de Puntarenas, en fecha 24 de mayo de 2016. Se otorgóun plazo de cinco días hábiles para el análisis del borrador entregado y remisión aesta Auditoria Interna de las observaciones respectivas, lo cual se concretó con el




oficio CCDRP-00128-05-2016 del 2 de junio de 2016 y fue tomado en cuenta en laexposición final de los hallazgos que se desarrollan seguidamente.

2 GENERALIDADES:

Dentro del periodo de evaluación comprendido en este estudio, ha ejercidouna junta directiva en el Comité Cantonal que aún se encuentra vigente, con unnombramiento del Concejo Municipal en sesión ordinaria 412 del 3 de noviembre de2014, en su articulo 5, inciso a) y está conformada de !a siguiente manera:

> Sra. Victoria Alicia Riquelme Hernández.> Sra. Ivonne Ramírez Reyes.> Sr. Roberto Cortés Arias. (Fungió hasta el 31 de agosto de 2015 por

motivo de renuncia)> Sr. Miguel Bravo Murillo.> Sr. Rodrigo Brenes Matarrita.> Sr. Carlos Andrés Hernández Acosta (A partir del 28 de setiembre de

2015 en sustitución del Sr. Roberto Cortés Arias y hasta el 29 dediciembre de 2015 por motivo de renuncia).

3 RESULTADOS:

En este apartadoj se exponen los resultados obtenidos de las pruebasrealizadas los procesos de egresos, ingresos y seguimiento a la evaluación de larendición de cuentas del periodo 2014 y otros aspectos que consideraron relevantes.

3.1 Revisión de egresos:

3.1.1 Ausencia de concursos públicos en adquisición de bienes y servicios:

En revisión a la documentación de respaldo de los egresos ejecutados por elComité Cantonal de Deportes y Recreación de Puntarenas, se encontraron un totalde 53 casos en los cuales no se deja evidencia de un concurso público ocotizaciones por escasa cuantía. La totalidad de lo invertido asciende a¿13.622.235,35. Cabe señalar que estos hallazgos implican un incumplimiento a lodispuesto en el articulo 5 de la Ley de Contratación Administrativa, relativo al"Principio de Igualdad y Libre Competencia", así como el articulo 136 del reglamentoa dicha Ley sobre escasa cuantía y ha sido reiterativo en otras evaluaciones de laAuditoria Interna.

Este incumplimiento puede ocasionar perjuicios a la Hacienda Pública, enrazón que se omite la posibilidad de valoración de ofertas que mejor satisfagan alinterés público. Por su parte, debe indicarse que esta situación puede derivar enresponsabilidades y sanciones conforme a lo establecido en el capitulo XIV delReglamento a ta Ley de Contratación Administrativa. Cabe destacar queanteriormente existió un acuerdo municipal que facultaba al Comité Cantonal a

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solicitar solo una cotización en compras inferiores a 0750.000,00, el cual fuederogado en la sesión ordinaria 489 del 1 de octubre de 2015, articulo 2, inciso b),producto de los constantes señalamientos de esta Auditoria Interna.

3.1.2 Adquisición de bienes y servicios con una sola cotización:

En una línea similar al aparte anterior, se encontraron 3 erogaciones por unimporte total de 01184.900,00, donde se adjunta una sola cotización de parte de loscontratistas y no se deja evidencia de la convocatoria a concursos públicos ocotizaciones de escasa cuantía.

3.1.3 Multas generadas atrasos en pagos de servicios públicos:

Se determinó un total de 5 egresos por pago de servicios públicos, los cualespor haberse realizado posterior al vencimiento, originaron multas al Comité Cantonalpor ¿99.118.00. causando un evidente perjuicio a la Hacienda Pública. Este tipo dehallazgo ha sido reincidente en anteriores evaluaciones de la Auditoria Interna, sinque se tomen medidas para su corrección. Se expone un detalle de lo encontrado.

No.

1

234S

FECHA

16/03/2015

22/06/2015

13/07/201520/10/201529/10/2015

CHEQUE

7607

1974

206663836412

TIPO DE SERVICIO

ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADO

ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADO

ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADO

MONTO DE LA MULTA

4,944.00

77,076.00

5.911.002,654.008,533.00

: _ _ _ _ _ _ _.. . . _.J 99,118.00

3.1.4 No se adjudica a oferentes de menor precio:

Se encontraron dos egresos en los cuales no se adjudicó a los oferentes quepresentaban un mejor precio. Por medio de cheque No. 4508 del 22 de diciembre de2015, se adjudica una compra de arenas silicas por un monto superior al propuestopor otro contratista en un monto de 0148.572,00 y mediante cheque 4527 del 31 dediciembre de 2015, para compra de repuestos de las piscinas del Roble por unimporte que excedía en 0131.680,00 a la mejor oferta. En total, se giraron¿280.252.00 de más, respecto a las mejores cotizaciones. Por medio de oficioCCDRP-00128-05-2016 del 2 de junio de 2016, se justifica este hecho por motivo decalificaciones de las ofertas por plazo de entrega y garantías, quitándole relevanciaal precio.

3.1.5 Atrasos en presentación de planillas a la Caja Costarricense de SeguroSocial.

Existen dos multas por presentación tardía de planillas ante la CCSS, por unimporte total de ¿57.112.00. Esto representa un perjuicio económico a la Hacienda


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Pública, en virtud que es injustificable el pago de esas multas por controlesdeficientes de pagos en ese Comité Cantonal. Se debe señalar que este hallazgo,ha sido detectado anteriormente en otras evaluaciones de esta Auditoria Interna.

3.1.6 Procedimientos erróneos de contratación:

Se determinaron cinco contrataciones para compra de materiales deportivos yrepuestos de las piscinas del Roble por montos que superan los 03.000.000,00 y sellevaron a cabo por medio de compra directa y no por licitación abreviada, conformea lo establecido en los artículos 97, 98, 99 y 100 del Reglamento a la Ley deContratación Administrativa.

3.2 Revisión de ingresos:

Con base en la documentación aportada por el Comité Cantonal sobreliquidaciones diarias de ingresos por usufructo de las Piscinas del Roble, sedeterminó que en un periodo comprendido del 1 de enero de 2015 al 5 de julio de2015, se percibió por ese concepto un importe total de 07.152.000,00. Se procedió arealizar una prueba de recepción de dineros y depósitos bancarios, determinandovarias casos en los cuales éstos últimos se hacen hasta con atrasos de entre 4 a 8días, cuando las sanas prácticas de control interno en el tema de ingresos estableceque deben ser depositados a más tardar el día hábil siguiente de su percepción.Esta situación no es razonable y genera riesgos de pérdidas de recursos públicos ousos indebidos.

3.3 Seguimiento a las recomendaciones del informe de Auditoria DAI-IF-11-2015 del 3 de setiembre de 2015:

Por medio del informe referido, se llevó a cabo una evaluación a la rendiciónde cuentas del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Puntarenas,correspondiente al periodo 2014, determinándose algunos hallazgos atinentes adeficiencias de control interno y perjuicios a la Hacienda Pública. En dicho informese giraron varias recomendaciones orientadas a subsanar las deficienciasdetectadas y el resarcimiento de recursos al erario del Comité Cantonal. Para laactual evaluación, se llevó a cabo un diagnóstico a lo recomendado y se obtuvo elresultado que se seguidamente se expone.

Recomendación:"5.2 a) Fortalecer los controles financieros relativos a conciliaciones bancarías, librosde caja, pagos de servicios públicos y planillas de la CCSS, a fin de evitar multas ycargos que causen pérdidas de recursos públicos. (Ver apartes 3.1 a, 3.1 b, 3.1 c) "

Estado actual:Cumplido parcialmente. Se han tomado algunas acciones para el control de pagos,sin embargo, se siguen presentado multas en los recibos de servicios públicos. Enel Comité aducen que esto se debe a los atrasos en giro de la subvenciónmunicipal.




Recomendación:"5.2 b) Aportar a esta Auditoría Interna, las facturas faltantes en la rendición decuentas evaluada y que se indican en el aparte 3.1 d) de este informe, cuyo importeasciende a ¿3.633.415,00. En caso contrario, deben tomarse acciones tendientes a larecuperación de esos recursos."

Estado actual:Incumplida

Recomendación:"5.2 c) Se indique la finalidad de los egresos determinados en elinforme, mediante pruebas válidas y suficientes. De no ser así,reintegro a las arcas del Comité."

aparte 3. 1 e) de estedeberá realizarse el

Estado actual:Incumplida

Recomendación:"5.2 d) Se subsane en definitiva la práctica de hacer contrataciones por una mismacompra o servicio de manera fraccionada. Sobre los hallazgos señalados en el aparte3.1 h) de este informe, debe hacerse el reintegro de los importes dejados de percibirpor concepto de retenciones."

Estado actual:Cumplida. En la evaluación a la rendición de cuentas del periodo 2015, no seencontraron contrataciones que presenten esa irregularidad.

Recomendación:"5.2 e) Emprender acciones correctivas para que ¡os procesos de aprovisionamientocumplan a cabalídad con las disposiciones establecidas en la Ley de ContrataciónAdministrativa y su Reglamento, en especial lo relacionado con los principios deigualdad y libre competencia, incluso en casos de escasa cuantía. (Ver apartes 3.1 i y3.1 j).

Estado actual:incumplida

Recomendación:"5.2 f) Abstenerse de hacer donaciones a funcionarios de otras instituciones públicaso de otra finalidad que no represente un interés público. Los dineros cuestionadospor este motivo, deben ser reintegrados a la Hacienda Municipal. (Ver aparte 3.1 k) "

Estado actual:Cumplida. No se encontraron egresos similares en la evaluación a la rendición decuentas de! período 2015. ___

Recomendación:"5.2 g) Adjuntar recibidos conformes a la totalidad de entrega de materiales oimplementos deportivos que haga el Comité a destinatarios autorizados legalmentepara recibirlos. Debe justificarse de manera fehaciente las donaciones cuestionadasen el presente informe, en caso contrario, realizar el reintegro de los recursos a la

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Hacienda Pública."Estado actual:

Cumplida parcialmente. Se determinó una mejoría en la gestión del periodo 2015, apesar que aún se presentan algunos casos.

Recomendación:"5.2 k) Se reitera a ese Comité Cantonal su obligación de implementar herramientasinformáticas para su control presupuestario, así como la correcta aplicación del"Clasificador por objeto del gasto de! sector público".

Estado actual:Incumplida. Se utiliza un sistema contable propiedad del contador externo

Recomendación:"5.2 I) Iniciar un proceso de reclutamiento, selección y nombramiento de unadministrador general en el Comité Cantonal contando para tales fines y de maneraprevia, con los estudios técnicos del departamento de recursos de la Municipalidadde Puntarenas y la disponibilidad presupuestaria." ____

Estado actual:Incumplida.

Recomendación:"5.2 m) Se valore la creación de una plaza por la modalidad de sueldos fijos en laclase Operativo Municipal 1-A, misma que actualmente se encuentra por serviciosespeciales."


Recomendación:"5.2 o) Elaborar e implementar un Manual Descriptivo de Puestos yde puestos existente, contando para ello con el apoyo técnico delrecursos humanos de la Municipalidad de Puntarenas."

ajustar la relacióndepartamento de


Recomendación:"5.2 p) Llevar a cabo las gestiones necesarias para los reintegros de dineros a lasarcas municipales, los cuales se indican en este aparte de recomendaciones y sedetallan en los anexos No. 1 y No. 2, por un importe de ¿7.841.018,76..." ^__

Estado actual:Incumplida. La Auditoría Interna presentó una denuncia penal por ese perjuicioeconómico.

3.4 Otros aspectos relevantes:

a. Persiste la ausencia de libros contables. Este hecho ha sido señalado enreiteradas ocasiones por la Auditoría Interna, pero no atendido por el Comité

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Cantonal. En fecha 16 de abril de 2012, la Auditoria efectuó ia legalización delos tres libros contables (Diario, Mayor, Inventarios y Balances), los cuales alparecer se extraviaron. Esta deficiencia es contraria a lo establecido en lanorma 4.4.4 de las "Normas de Control Interno para el Sector Público", queversa lo siguiente:

"El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, debenasegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otrosrequeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que sedefinan y apliquen actividades de control relativas a su apertura,mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia."

b. En una muestra de 19 erogaciones se verificó si a los contratistas a quienesse les giraron recursos por adquisición de bienes y servicios, se encontrabandebidamente inscritos en el registro de proveedores del Comité Cantonal,conforme lo ordena el articulo 116 del Reglamento a la Ley de ContrataciónAdministrativa. Se determinó que de la muestra obtenida, 4 contratistas noestaban inscritos en dicho registro. Se adjunta un detalle de este hallazgo.

Cheque25452048

76722545203925856188

Monto(¿324.900,000360.000,00¿323.400,00¿733.134,07

ContratistaLuis Marvin Ortiz CamposDidier Alvarado ZúñigaHernán Chan OlmazoNaniFarma S.A.

Bienes o serviciosImplementos de Karate.Uniformes de baloncesto.Alimentación.Medicamentos.

4 CONCLUSIÓN:

Como resultado de la evaluación llevada a cabo por la Auditoria Interna a larendición de cuentas presentada por el Comité Cantonal de Deportes y Recreaciónde Puntarenas, correspondiente a la gestión institucional del periodo 2015, sedeterminaron algunas deficiencias de control interno que generan riesgos a laprotección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida,despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, confiabilidad y oportunidad de lainformación, eficiencia y eficacia de las operaciones y cumplimiento delordenamiento jurídico y técnico. En algunos casos, esos riesgos se materializaron enperjuicios económicos a la Hacienda Municipal, estimado por ¿156.230.00.Asimismo, se comprobó que los hallazgos expuestos en este informe sonreincidentes respecto a otras evaluaciones de ia Auditoria Interna.

Sin perjuicio de lo antes indicado, debe resaltarse la mejoría alcanzada por laJunta Directiva y Administración de ese Comité, en razón que se evidenció laimplementación de algunas acciones tendientes a subsanar deficiencias de controlinterno, lo cual se vio reflejado en el comparativo de los resultados de la evaluacióna rendición de cuentas del periodo 2014.




5 RECOMENDACIONES:

Con fundamento en lo establecido en el artículo 37 de la Ley General deControl Interno 8292, se giran las siguientes recomendaciones de acatamientoobligatorio:

5.1 A la Junta Directiva del Comité Cantonal:

a. Emprender las acciones que correspondan a fin de cumplir con losprocedimientos de concursos públicos en contrataciones para adquisición debienes y servicios y en solicitud de cotizaciones en casos de escasa cuantía.(Ver apartes 3.1.1 y 3.1.2)

b. Fortalecer los controles del pago de servicios públicos del Comité Cantonal deDeportes y Recreación de Puntarenas y pagos de planillas de empleados a laCCSS y realizar los reintegros de recursos pagados por multas porcancelación atrasada, el cual representa un perjuicio de ¿99.118,00 y¿57.112,00 respectivamente. (Ver aparte 3.1.3 y 3.1.5)

c. Se advierte a esa Junta Directiva su deber de velar por la valoración deofertas de contratistas que mejor se ajusten a los intereses económicos delComité, así como fundamentar en forma fehaciente, la adjudicación por otrascondiciones distintas al precio. (Ver aparte 3.1.4)

d. Tomar las acciones correctivas que correspondan para la ejecución de lasdebidas modalidades de contratación en proceso de concursos públicos,conforme a !a Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. (Ver aparte3.1.6)

e. Llamar la atención al personal administrativo encargado de la percepción derecursos, para que éstos sean depositados sin excepción el mismo día o almenos el día siguiente hábil. (Ver aparte 3.2)

f. Cumplir a cabalidad con las recomendaciones del informe DAI-IF-11-2015 del3 de setiembre de 2015, que aún no se encuentran debidamenteimplementadas. (Ver aparte 3.3)

g. Implementar a la mayor brevedad los libros contables del Comité Cantonal,aportando a esta Auditoria Interna las denuncias o edictos respectivos porextravío de los libros anterior para efectos de legalizar los nuevos. (Ver aparte3.4a)

h. Actualizar el registro de proveedores del Comité Cantonal y conformarlo pormedios físicos legalizados por esta Auditoria Interna y se advierta que no



Informe MP-DAI-IF-05-2Q166 de junio de 2016

deben darse contrataciones a personas físicas o jurídicas que no esténdebidamente inscritas e dicho registro. (Ver aparte 3.4b)

Informar a esta Auditoria Interna en un plazo no mayor a diez hábiles, lasacciones concretas a tomar para el cumplimiento de las recomendaciones queanteceden y en dos meses calendario su estado de implementación.



-1-Oficio MP-DAI-OF-78-06-16

7 de junio de 2016

Puntarenas, 7 de junio de 2016.

Señores:Junta Directiva.Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Puntarenas.Presente,

Estimados señores:

Para su conocimiento y fines que correspondan, adjunto informe de AuditoriaInterna No. MP-DAI-IF-05-2016 del 6 de junio de 2016, relativo a evaluación de larendición de cuentas del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Puntarenas,correspondiente al periodo 2015. Se solicita informar a esta Auditoria en un plazo nomayor a diez días hábiles, las acciones que emprenderá esa junta directiva para elcumplimiento de las recomendaciones que contiene y en dos meses naturales elestado de su implementación.

Atentamente,

ORIGINAL FIRMADOLie. Luisflfóerto (Jamíofl CéezosDirección de Auditoría InternaLie. Luis Alberto Gamboa Cabezas.AUDITOR INTERNO a.i.

ce. Legajo No. 01-2016Archivo (2)

Dirección deAuditoria

interna

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