Etapa de la Preparación del Presupuesto:

Primera Etapa. Preiniciación:

En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

Segunda Etapa. Elaboración del Presupuesto:

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismo adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:

En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de

relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.

Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.

Tercera Etapa. Ejecución:

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la "puesta en marcha de los planes" y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

Cuarta Etapa. Control.

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.

Quinta Etapa. Evaluación:

Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.

1.2.1.2 Pasos para la elaboración de un presupuesto8

Para preparar un presupuesto se deberá realizar un análisis que consiste en revisar el entorno

del proyecto, determinar las cantidades de recursos necesarios y determinados en los planos,

calcular los costos por unidad de materiales, mano de obra y equipo y los gastos no

relacionados con el tiempo de ejecución de la obra.

Para la revisión del entorno del proyecto se debe considerar el efecto de la ubicación, la

seguridad, el tráfico, la disponibilidad de espacio para el almacenaje, etc. en los costos del

8

Peurifoy Oberlender, “Estimating Construction Costs” .Tercera edición. (2001).

XVI

proyecto. Para elaborar un presupuesto es importante contar con información de la ubicación

donde se llevará a cabo la obra, es necesario conocer las facilidades de acceso y de la

existencia de distribuidores de materiales de construcción y de los precios locales; para

considerar en la integración de los costos todos estos factores que varían de un lugar a otro e

inciden en el costo de la obra.

La determinación de las cantidades consiste en la tarea de realizar el metrado de todos los

elementos o partidas para el trabajo en el proyecto. Registrar las cantidades y la unidad de

medida para cada uno. Luego se deberá asignar el precio de los materiales, de la mano de obra

y del equipo. Si se realizan subcontratos, se deberá recibir y tabular los costos para cada

contratista especialista en el proyecto. Lo mismo para cada proveedor en el proyecto, por

especialidad.

Se deben calcular los costos indirectos o gastos generales, calculando los costos de impuestos

a los materiales y mano de obra, seguros y gastos generales de la empresa.

El monto designado para las contingencias representa los trabajos que no se indican en el

proyecto pero que podría ser necesario realizar debido a la existencia de un riesgo potencial.

Este riesgo sólo puede estimarse con base en la experiencia en trabajos similares y para ello

ayuda mucho el registro de información de la empresa. Es indispensable tomarlo en cuenta,

porque si el riesgo es muy alto y los trabajos adicionales representan un monto importante,

podría ser necesario para el constructor negociar con el propietario las condiciones del

contrato relacionadas con este aspecto y algunas veces será mejor retirarse y no realizar el

proyecto. Considerar además los costos de trabajos adicionales no indicados en el proyecto,

basándose en la cantidad de riesgo.

Se deberá calcular la utilidad agregando los costos de compensación por realizar el trabajo de

acuerdo con los documentos contractuales. Se pueden considerar 5% para proyectos grandes;

30% proyectos pequeños, remodelaciones o con gran riesgo.

Acerca de los impuestos se puede decir que todo proyecto de construcción tiene obligaciones

tributarias. En el Perú, los contratos de construcción se ven afectados por el impuesto general

a las ventas (19%); excepto en el caso de los contratos celebrados con los órganos del

gobierno.

1.2.2 Los costos directos, los costos indirectos y la utilidad.

Estos costos son de gran utilidad pues proporcionan información para la toma de decisiones

económicas. Los costos que intervienen en un proyecto de construcción denominados los

costos directos, se refieren a los que están directamente involucrados en la ejecución de la

obra, y los indirectos, se refieren a gastos no incluidos en el costo directo como son los gastos

generales. La utilidad es el porcentaje que el contratista estima, es un porcentaje del costo

directo y también forma parte del movimiento económico. En la figura 1.5 se han

esquematizado los costos que forman parte de un presupuesto de obra.

XVII

Costos directos

Costos indirectos

PRESUPUESTO

DE

CONSTRUCCION

Mano de obra

Materiales

Equipo

Gastos generales

Utilidad

Figura 1. 5 Esquema de un Presupuesto de construcción

XVIII

1.2.1.1 Los Costos Directos

Los costos directos son todos aquellos que pueden ser directamente atribuibles a la ejecución

del proyecto tales como: materiales, mano de obra calificada y no calificada, herramientas,

equipo y maquinaria. El análisis de estos costos se realizará para cada una de las partidas que

conforman el proyecto, los mismos pueden tener diversos niveles de aproximación al costo

real. Sin embargo, el efectuar un mayor refinamiento de los mismos no siempre conduce a una

mayor exactitud porque siempre existirán diferencias entre los diversos estimados de costos de

la misma partida. Ello debido a los diferentes criterios que se pueden asumir9

.

El costo directo de la mano de obra para una partida se obtendrá de la relación entre el costo

del “día – hombre” originado por la cuadrilla para una determinada partida; y el rendimiento

de mano de obra se puede tomar de publicaciones locales por ejemplo de “rendimientos de

mano de obra” o de datos tomados de trabajos anteriores. El rendimiento es la cantidad de

trabajo (medido como m3

, m

2

, etc.) que se obtiene cuando un grupo de personas capacitadas

(una cuadrilla) completa una jornada de trabajo (8 horas). Por ejemplo, un peón logra excavar

4 m3

de material arenoso en 8 horas.

Este parámetro es muy variable y depende de numerosos factores como la edad del personal,

su capacidad física, la habilidad natural y su experiencia, la ubicación geográfica de la obra,

etc. Hay rendimientos mínimos que se tienen como referencia y que han sido publicados para

las provincias de Lima y Callao por la Cámara Peruana de la Construcción (CAPECO)10. Sin

embargo, los mejores valores son los que el mismo constructor puede obtener estudiando a su

personal y llevando un registro según las características de cada trabajo. En el Perú, la ley

reconoce tres categorías para la mano de obra: operario, oficial y peón.

El costo directo de los materiales corresponde a la cantidad o insumo que se requiere por

unidad de medida (m3

, m

2

, ml, etc.). Este aporte de materiales se expresa en unidades de

comercialización, por ejemplo, bolsas para el cemento, metros cúbicos para la arena, metros

cuadrados para los pisos, galón para el asfalto RC-250, etc.

Las cantidades con que cada uno de los materiales participa dentro del costo directo se puede

determinar en base a registros directos de obra, de acuerdo a las especificaciones y del sistema

constructivo seleccionado, lo cual proporciona una resultado muy cercano a la realidad. Sin

embargo, se pueden estimar con datos teóricos y añadirse una cantidad por concepto de

desperdicios. Este desperdicio representa una cantidad adicional de material que debe

conseguirse para completar el proyecto y suele medirse en porcentaje.

Los materiales que se usen serán permanentes y/o temporales. Los primeros son los que pasan

a formar parte integrante de la obra y los temporales son los que no forman parte integrante de

la obra y de los cuales se aprovechan uno o varios usos. La “unidad” de adquisición del

material deberá corresponder al sistema usualmente empleado en los medios comerciales.

9

Jesús Ramos Salazar, “Costos y presupuestos en edificación”. Cámara Peruana de la construcción (1993). 10 Rendimientos mínimos oficiales de mano de obra en edificación. Cámara peruana de la construcción (1997)

XIX

El costo directo de equipo se deriva del uso correcto de las máquinas adecuadas y necesarias

para la ejecución de los trabajos conforme a lo estipulado en las especificaciones técnicas del

proyecto así como en el contrato. Se compone de gastos fijos, por la adquisición y

conservación del bien y gastos variables, por consumos para su utilización. Este costo directo

se expresa como el cociente del costo directo por hora-máquina entre el rendimiento horario

de dicha máquina.

Al igual que la mano de obra, el equipo se mide en unidades de hora-máquina y requiere de

los rendimientos para el cálculo del aporte unitario. Los rendimientos dependen de diversos

factores como la capacidad del operador, la visibilidad en la zona de trabajo, el escenario de la

zona de trabajo, la necesidad de maniobras, la pendiente del terreno, la altitud de la zona de

trabajo, el tipo de material que se manipula, etc.

Para el cálculo del rendimientos de los equipos existen formas recomendadas por los

fabricantes que incluyen factores de corrección debido a los factores mencionados y una

eficiencia por pérdidas de tiempo durante el trabajo. Sin embargo, al igual que en la mano de

obra, los datos de rendimiento más confiables serán los que el mismo constructor pueda

registrar en trabajos previos.

En el Perú, el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC) ha publicado unos

rendimientos estándar para los equipos de movimientos de tierra más comunes en el país11.

Aunque pueden usarse como referencia, es mejor usar la información proporcionada por el

fabricante con los ajustes debidos a la realidad o tomar nuestros propios datos de la

maquinaria con la que se va a trabajar.

1.2.2.2 Los costos indirectos

Los costos indirectos son los que no pueden ser directamente atribuibles a la ejecución del

proyecto. Básicamente son los gastos ocasionados por el funcionamiento de la empresa

constructora; entre estos se encuentran los gastos administrativos, la dirección técnica de

campo, gastos de papelería, mobiliario y otros.

Los costos indirectos son todos aquellos gastos que no pueden aplicarse a una determinada

partida sino al conjunto de la obra, se consideran a los gastos denominados generales, de la

empresa y de la obra.

1. Los gastos generales de la empresa.- Son gastos que no están relacionados con el tiempo de

ejecución de la obra. Es un porcentaje del monto total del costo directo, estos son los gastos de

licitación y contratación y los gastos indirectos varios. Los primeros se refieren a los gastos

necesarios para la presentación de la licitación y todos los derivados del proceso de

contratación y que, en general, son aplicables a la obra a contratarse propiamente dicha. Los

gastos indirectos varios, se refieren a los gastos de toda índole que en general pueden

considerarse como relativos a la oficina principal o central por ejemplo los gastos de

11 Salinas Seminario Miguel, “Costos, presupuestos, valorizaciones y liquidaciones de obra ”. Instituto de la

Construcción y Gerencia (2002).

XX

licitaciones no otorgadas, los gastos legales y notariales ó los seguros contra incendios, robos,

etc.

2. Los gastos generales de la obra.- Son gastos que están relacionados con el tiempo de

ejecución de la obra. Es un porcentaje del monto total del costo directo, estos son los gastos

administrativos en obra, de oficina y los financieros.

Los gastos administrativos en obra son por ejemplo: los sueldos, las bonificaciones, los

beneficios sociales, el seguro de accidentes del personal técnico administrativo, la papelería,

los útiles de escritorio, los derechos de ocupación de vía pública, costo de luz y teléfono, entre

otros que se generan por causa de la ejecución del proyecto.

Los gastos administrativos (o indirectos) son por ejemplo: las dietas de directorio, los sueldos,

bonificaciones y beneficios sociales, el alquiler de locales, el alumbrado, agua y teléfono, los

impresos, la papelería, los útiles de escritorio, las copias de documentos, los planos, los

artículos de limpieza, inscripción y afiliación a instituciones, entre otros que no están

relacionados a la obra es decir, se dan aún cuando no se ejecute la obra.

Y los gastos financieros se dan con el fin de poder cubrir los costos que una obra genera aún

antes de haberse iniciado. El adelanto en efectivo que tradicionalmente se otorga al contratista

antes del inicio de la obra conlleva al gasto financiero de obtener una carta fianza a favor de la

entidad contratante por un valor igual al monto del adelanto y que debe mantenerse vigente

durante todo el plazo de ejecución con las renovaciones trimestrales por los saldos pendientes

de amortización de dicho adelanto.

1.2.2.3 La utilidad

Es un monto previsto por el contratista constituido por un porcentaje del monto del costo

directo más los gastos generales y forma parte del movimiento económico general de la

empresa con el objeto de dar dividendos, capitalizar, reinvertir, pagar impuestos relativos a la

misma utilidad e incluso cubrir pérdidas de otras obras. Se puede considerar a la utilidad como

un margen de ganancia para el contratista. Para el cálculo de ésta se deberá contar con un

cuadro que proporcione las tasas de utilidad según el monto, tipo de obra, riesgo inherente,

valor de los servicios que proporciona la empresa y la tasa de productividad del capital que

requiere la obra.