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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia

ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE DE CALIDAD

1. JUSTIFICACIÓN:

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – SNR, es una Entidad descentralizada, técnica, con personería administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – SNR, ejerce la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atiende la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y asesora al Gobierno Nacional en la Construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral. De conformidad con lo establecido en el Decreto 2163 del 17 de Junio de 2011, por el cual se modifica la estructura la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO – SNR, se establece entre otras funciones las de: Administrar y organizar el registro de instrumentos públicos de conformidad con la ley, sin perjuicio de la facultad del Gobierno Nacional para la creación o supresión de círculos y de Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos; proponer al Gobierno Nacional la creación, supresión y fusión de notarías, Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y sus círculos respectivos; Adelantar y auspiciar estudios, investigaciones y compilaciones en materia de notariado y Registro de Instrumentos públicos y divulgarlos. La Superintendencia de Notariado y Registro – SNR en la actualidad se encuentra en la etapa de certificación, sostenimiento y mejoramiento del Sistema de Integrado de Gestión, para Optimizar y Mantener la mejora continua en los procesos de la Entidad. La Oficina Asesora de Planeación, como encargada de impulsar el Sistema de Gestión de la Calidad, requiere de la implementación de una herramienta Tecnológica, de fácil Acceso, que permita el sostenimiento del mismo, bajo la Norma Técnica ISO 9001:2008 / NTCGP 1000:2009 / MECI 1000:2005.

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD


Dado que la Superintendencia de Notariado y Registro y sus 192 Oficinas de Registro, del País, se encuentran en proceso de certificación y sostenimiento del sistema y debido a gran cantidad de información que se debe manejar a nivel nacional, bajo las normas técnicas de calidad, la Entidad necesita una herramienta que permita administrar el sistema, mediante la utilización de un Software de Calidad. Al implementar un Sistema de Gestión de la Calidad a través de una herramienta sistematizada, la SNR contará, con una solución integral que facilita la planeación, implantación, automatización, control y mantenimiento del Sistema, generando una eficiente distribución de la información con notificaciones en tiempo real, determinación de recursos y definición de las actividades propias del sistema de gestión.

Igualmente esta herramienta, apoyará directamente la operación y funcionamiento de la Entidad, reduciendo costos, optimizando los procesos y aumentando los niveles de productividad.

Dentro de las funciones asignadas a la Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia de Notariado y Registro, le corresponde dirigir, asesorar y coordinar con las demás dependencias, la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, con el fin de racionalizar la gestión y los recursos de la Superintendencia.

Así mismo, asesorar a las dependencias de la Superintendencia y a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en la formulación e implementación del sistema de Gestión de la Calidad y de los modelos de gestión de la Administración Pública.

3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.

3.1 Descripción del objeto a contratar

Adquirir una herramienta tecnológica, que permita formular, hacer seguimiento, control y evaluación a los componentes del Sistema de Gestión de la Calidad.

3.2 Especificaciones esenciales

El contrato debe contemplar para los requerimientos solicitados las siguientes especificaciones:


3.2.1 Información general

El oferente debe especificar claramente las siguientes características del software ofrecido:

Alternativa de instalación sobre un motor de base de datos Oracle 10g superior, siendo esta plataforma segura, robusta, teniendo en cuenta que la mayor parte de la información misional y operativa de la entidad se encuentra almacenada en esta versión de base de datos.

Este software debe permitir operarse de acuerdo a los sistemas operativos de la SNR (Windows, Linux y Solaris).

El lenguaje de programación PHP 5 o superior o lenguaje ASP.NET que opere sobre Microsoft.

Las característica técnicas de Software, deben ajustarse al sistema que opera en la SNR.

3.2.2 Requerimientos mínimos obligatorios.

La SNR requiere como mínimo que este Software incluye los siguientes módulos:

Tareas Pendientes

Gestión Documental o Manual de Calidad

o Mapa de Procesos o Listados Maestros

- Documentos

- Documentos externos

- Registros

- Actas o Actas

o Glosario de términos

Mejoramiento Continuo o No Conformidades o Acciones Preventivas o Notas de Mejora o Filtros de consulta o Auditorías Internas

- Cronograma de auditorias

- Planeación de entrevistas

- Registro de hallazgos


- Generación de informes de auditoria

- Calificación de auditores o Revisión por la Dirección

Indicadores de Gestión o Creación de indicadores o Importación de mediciones (vía archivos planos)

Tableros de Control o Manejo y visualización de tableros o Importación de datos vía ODBC

Divulgación y Comunicación(Cartelera de Noticias y Destacados)

Talento Humano o Publicación de documentos o Manejo de cuestionarios

Talento Humano (Evaluación de competencias) o Publicación de documentos o Manejo de cuestionarios o Organigrama o Plantilla Hoja de Vida y Perfil de Cargo o Evaluación de Competencias

Meci – Incluye Riesgos

Clientes

Administración y parametrización

3.2.3 Garantía, soporte y actualización del software

La SNR requiere como mínimo una garantía de 12 meses y un soporte a partir de la fecha de la instalación, que incluyan las correcciones por eventuales imperfectos del software.

La SNR solicita tener derecho a las nuevas versiones del software y parches de actualización que sean liberados durante el periodo.

Que las garantías sean solucionadas dentro de las siguientes 8 horas hábiles de ser reportadas, en un horario de jornada laboral y en los días hábiles.

Si no se obtiene una solución definitiva pronta, dar una solución alterna en caso de problemas con la funcionalidad principal.

Garantizar la calidad del software contra defectos del funcionamiento (operación normal).

3.2.4 Licencias


La SNR busca una licencia bajo la modalidad de usuario nombrado, es decir que cada usuario requiere de una clave en e l Sistema (mediante la asignación de un usuarios y contraseña por persona), para garantizar que el modelo de responsabilidad basado en el Sistema de tareas permita realmente entregarle a cada quién las actividades en las cuáles es responsable. La SNR solicita también, que la Firma elegida garantice la identidad de cada usuario, e incluso poder hacer seguimiento frente a la lecturabilidad y consulta de información del Sistema y así mismo el manejo de responsabilidades.

Se requiere como mínimo 100 licencias para usuarios nombrados y licencias ilimitadas para consultas.

3.3 Identificación del contrato a celebrar

Adquisición de un Software que permita la implementación, mantenimiento y seguimiento al sistema de Gestión de la Calidad, que apoye integralmente la administración, gestión y mantenimiento del mismo, con licencias de uso, implementación en la plataforma de la SNR y los servicios de capacitación y acompañamiento.

4. OBLIGACIONES EN LA ENTREGA DEL SOFTWARE: La firma contratista se compromete a entregar los siguientes productos:

4.1 Fases de la entrega del Software:

La SNR considera que las siguientes son las etapas a entregar e instalar el Software:

Fase de Planeación - Documento de inicio de proyecto

- Plan de proyecto (Consta de: metodología del proyecto, descripción del equipo de trabajo, descripción de los mecanismos de comunicación a seguirse en el desarrollo del proyecto y agendamiento de la reunión de inicio de proyecto)

- Agenda para reuniones de requerimientos

- Plan de proyecto (incluye cronograma de actividades)

Fase de Desarrollo - Personalización de plantillas. (sólo si este servicio es solicitado)

- Desarrollo de ajustes

Fase de Instalación, Validación y Estabilización - Software instalado en la plataforma del cliente


- Licencia de uso del software adquirido, de acuerdo a la versión y

cantidad de usuarios

- Acta de instalación

Capacitación/Acompañamiento - Sesiones de capacitación y/o acompañamiento

- Manual de usuario

- Manual de instalación y configuración

Cierre del Proyecto - Acta de entrega de proyecto

4.2 Acompañamiento

La SNR busca que la firma elegida en una de sus actividades sea el acompañamiento de las personas que se encargaran de la ejecución de este Software en la entidad, tienen como objetivo promover la adecuada implementación del mismo, mediante la participación de un grupo de personas realmente capacitadas y con la experiencia adecuada en implementación de Sistemas de Gestión de la Calidad, y así lograr efectivamente la puesta en marcha del software.

Esto con el fin de orientar y guiar de manera práctica la puesta en marcha de cada uno de los módulos obtenidos, con el propósito de lograr afinidad de la operación actual del Sistema de Gestión y el software.

4.3 Capacitación

La capacitación y el acompañamiento deberán ser desarrollados en la ciudad de Bogotá y en las instalaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro. Se solicita que la capacitación se desarrolle al momento de ser instalado la primera fase del Software, esta capacitación debe ser en grupos pequeños para una mejor comprensión de la información.

Finalizando las capacitaciones, debe quedar constancia de que los funcionarios asignados a estas, están realmente capacitados para ejercer sus tareas.

4.4 Seguridad:


Que la herramienta reconozca el password establecido en la red.

Que la herramienta tenga su módulo de seguridad, donde se definan los perfiles y permisología de los usuarios.

Que la herramienta tenga procesos de auditoría, que permitan visualizar la debida utilización de misma.

5. REQUISITOS TÉCNICOS.

5.1. EXPERIENCIA ESPECÍFICA Los proponentes deberán acreditar experiencia mediante la presentación de por lo menos dos contratos celebrados durante los años 2009, 2010, o 2011, relacionados con el objeto contractual. El valor de estos contratos deberá ser igual o superior al presupuesto oficial de esta invitación.

5.2. REQUISITOS DE LAS CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA

El proponente podrá acreditar la experiencia específica antes señalada con la presentación de los contratos solicitados o con la presentación de las respectivas certificaciones. Para que la CERTIFICACIONES sean válidas, deberán incluir como mínimo, la siguiente información:

Nombre de la empresa Contratante

Nombre del Contratista

Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe anexar el documento de conformación del mismo donde señala el nombre de quienes lo conforman y el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

Número del contrato (si tiene)

Objeto del contrato

Área

Fecha de suscripción y/o inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).

Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)

Nombre y firma de quien expide la certificación.

Valor del contrato 5.3. CAPACIDAD DE CONTRATACION Y K DE CONTRATACION De acuerdo con el decreto 2516 del 12 de julio de 2011 Artículo 8. No exigibilidad del RUP. Para la contratación de que trata el presente decreto, no se requerirá en ningún caso del Registro Único de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artículo


6° de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, las entidades no podrán exigir el Registro Único de Proponentes, ni podrán exigir ni calcular el k de contratación. 5.4. CALIDAD DEL PERSONAL PROPUESTO Las ofertas deben incluir el recurso humano básico para el desarrollo y capacitación sobre software que se adquiere, el cual debe estar conformado como mínimo así:

PROFESIONAL

CANTIDAD PERFIL PROFESIONAL

Ingeniero de

Desarrollo 1

Ingeniero de Sistemas y/o Electrónico titulado,

con una experiencia mínima de dos (2) años en

el ejercicio de la profesión, contada a partir de

la expedición de la tarjeta profesional.

Ingeniero de

Implementación 1

Ingeniero de Sistemas y/o Electrónico titulado,

con una experiencia mínima de dos (2) años en

el ejercicio de la profesión, contada a partir de

la expedición de la tarjeta profesional.

5.5. CERTIFICACIONES El proponente deberá presentar las certificaciones al momento de presentar la propuesta que acrediten la experiencia laboral del personal solicitado, las cuales deben tener la siguiente información: objeto, plazo, valor, fecha de inicio y terminación, número del contrato, firmada por el representante legal o quien haga sus veces, si el contratista es el mismo que certifica al profesional, además de la certificación del personal propuesto, debe presentar la copia del respectivo contrato.

Además de las certificaciones o demás documentos que acreditan la experiencia del Personal propuesto, el proponente deberá aportar los siguientes documentos en el orden señalado: - Certificado de vigencia de la matricula expedida por el gremio correspondiente. - Copia del documento de la resolución de convalidación de los títulos obtenidos en el exterior de Conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En caso de requerirse el cambio de personal durante la ejecución del contrato, el contratista deberá solicitarlo a la supervisión mediante escrito formal en el que exponga los motivos y proponga otro u otros de iguales o mejores calidades.

6. OBLIGACIONES

6.1 Generales del contratista:


El contratista, en calidad de representante de la herramienta, se compromete a depositar en una empresa legalmente constituida que brinde el servicio de custodia y seguridad, los programas fuentes que componen el Software objeto de esta contratación. Esta copia será actualizada a su último estado de desarrollo cada vez que haya cambio de versión. La copia de estos programas será entregada a la Superintendencia de Notariado y Registro a cero ($0) pesos, para su utilización cuando ocurra alguno de los siguientes eventos:

- En el momento en que la empresa se encuentre en proceso de liquidación o entre en cualquier proceso concursal que afecte la estabilidad y continuidad de la empresa.

- En caso de que la empresa decida unilateralmente no prestar servicio de actualización y soporte del producto en el mercado.

- En caso de que la empresa no cumpla con las evaluaciones y reevaluaciones de proveedores definidas en el sistema de gestión de calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro.

- En el momento en que la Superintendencia de Notariado y Registro no renueve el contrato de mantenimiento por que la empresa modifique las condiciones de manera que no puedan ser aceptadas por la entidad.

Constituir la garantía única para amparar los riesgos establecidos en el contrato.

Cumplir con los aportes de seguridad social y pensión, conforme a las disposiciones legales vigentes.

Poner a disposición de la Superintendencia, el recurso humano ofrecido, con sujeción a los condicionamientos de tiempo, modo y lugar.

Atender las observaciones del funcionario que ejerce control, supervisión y

vigilancia del contrato.

Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna

ejecución del contrato.

Mantener reserva profesional sobre los asuntos o la información que le sea

suministrada por motivo de la prestación de sus servicios.

Informar inmediatamente a la entidad contratante y demás autoridades

competentes cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes actúen

por fuera de la ley con el objeto de obligar al contratista a hacer u omitir

algún acto o hecho.


Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el

sistema integral de seguridad social de conformidad con las disposiciones

legales sobre la materia.

Cumplir estrictamente todas las obligaciones laborales del personal que

utilice para la ejecución del objeto contratado.

6.2 Obligaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro:

Expedir el Certificado de Registro Presupuestal.

Aceptar por escrito las especificaciones de este documento.

Realizar los pagos acordados en las formas y tiempo establecidos.

Suministrar la información que solicite el contratista para el desarrollo del objeto del contrato.

Responder dentro de los plazos establecidos en los cronogramas a los requerimientos solicitados por el contratista.

Ejercer la supervisión del contrato a través del Interventor contratado para el

efecto, o en su defecto por el Servidor Público designado por la Secretaria

General.

Es entendido que ni los programas ni lo materiales relacionados con el Software podrán ser copiados o reproducidos en forma alguna salvo los backups para su uso interno, o instalación en ambientes de prueba. En cuanto a la documentación y demás material relacionado con el Software, se autoriza su reproducción y publicación para uso exclusivo de empleados de la Superintendencia de Notariado y Registro en medios físicos o a través de su intranet Corporativa.

Aprobar la Garantía única del Contrato.

Las demás inherentes al presente contrato, y las consignadas en la

Resolución interna que regula la actividad de Supervisión.

6.3 Supervisión:

La vigilancia en el cumplimiento estricto del objeto contratado, estará a cargo por la parte funcional del Coordinador del Grupo MECI-CALIDAD.

7. LUGAR DE EJECUCIÓN

Los servicios serán prestados en las condiciones establecidas en el contrato en la sede central de la Superintendencia de Notariado y Registro, Calle 26 #13-49 interior 201 en la ciudad de Bogotá, D.C., y de esta sede replicar a nivel nacional, a partir de la fecha en la cual el contratista y el supervisor suscriban el acta de inicio de la ejecución del contrato.


8. ANÁLISIS ECONÓMICO

Para la realización de este análisis se solicitó la cotización a las siguientes firmas:

ITS Gestion

Isolución

Las firmas enviaron las cotizaciones correspondientes con los siguientes valores (todos estos valores incluyen IVA):

ITS Gestion $53.000.000

Isolución $52.780.000

ITS Gestion:

CONCEPTO VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

300 Licencias nombradas y licencias

ilimitadas para los siguientes módulos:

-Auditorias de Calidad

-Acciones de Mejora

-Producto no Conforme

-MECI

50 licencias nombradas y licencias

ilimitadas para los siguientes módulos:

-Administración Documental

-Riesgos y Contratos

- BSC-Indicadores

-Revisión por la Dirección

36.876.000

Configuración Estándar e Instalación en el

Servidor del Cliente

1.740.000 1.740.000

Acompañamiento en el montaje del

Módulo (40 horas)

81.200 3.248.000

Capacitación 50 personas (120 horas en

total)

92.800 11.136.000

VALOR TOTAL 53.000.000

Algunos clientes que utilizan ITS Gestión:


- GENERALI-compañía de

seguros - CRC-comisión de regulación

de comisiones - Carisma Hotels

- Ministerio de educación nacional

- Consejo superior de judicatura

- Entre otros

ISOLUCION:

ITEM VALOR

ISOLUCIÓN Profesional GOV según módulos descritos en el

alcance del proyecto. Incluye:

Licencia de uso para 100 usuarios

Garantía por 12 meses

Soporte por 12 meses

Sin modulo de Proveedores y Calibración

$33.000.000

Sesiones de capacitación en administración de ISOLUCIÓN

y el manejo de los módulos que lo componen para 25 usuarios

por 36 horas, por una única vez, en sesiones de 4 horas.

INCLUIDO

Sesiones de acompañamiento para la implementación de

ISOLUCION durante 40 horas, por única vez, en sesiones de 4

horas.

INCLUIDO

Módulo de Tablero de Control Incluido

Personalización de plantillas, incluyen la personalización de 4

plantillas según lo descrito en el alcance.

Plantilla de caracterizaciones

Plantilla de procedimientos

Plantilla de instructivos

Plantilla Mapa de procesos

$2.000.000

MECI – Incluye Riesgos $8.000.000

Servicio de asistencia documental para el cargo de 300

documentos, Servicio en sitio, en días hábiles en horario de

8:00 AM a 5:30 PM.

$2.500.000

SUB-TOTAL $45.500.000

IVA $7.280.000

TOTAL $52.780.000


Algunos clientes que utilizan ISOLUCION:

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y del Derecho República de Colombia

- Icontec Internacional - Bancoldex - Colpatria - Codensa - Legis - Colsubsidio - Café de Colombia - Porvenir - Helm - Fondo Nacional del Ahorro - Bienestar Familiar - Superfinancieras - Supersolidaria - Entre otros

ISOLUCION a partir de alianzas estratégicas genera presencia a nivel mundial a más de 110 países, siendo una compañía Colombiana de tecnología especializada en Software para sistemas de gestión empresarial. Este producto se constituye como una herramienta con más de 10 años en el mercado, más de 350 implementaciones, más de 300 clientes, más de 640 parámetros de configuración que permiten un altísimo nivel de adecuación a la operación de los sistemas de gestión de calidad existentes y más de 100.000 usuarios finales.

9. PRESUPUESTO OFICIAL

9.1 Valor estimado del contrato El valor estimado del contrato asciende a la suma de Cincuenta y Tres Millones quinientos sesenta mil pesos moneda legal ($53.000.000) incluido IVA. El cual será financiado por los recursos asignados al rubro de SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LA SNR A NIVEL NACIONAL-ACTIVIDAD MECI-CALIDAD. 9.1.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL La Entidad cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 79611 de 20 de octubre de 2011, para amparar el contrato resultante de esta convocatoria con cargo al rubro presupuestal “Sistematización y Modernización de los Servicios de la SNR a nivel nacional”, expedido por el responsable de presupuesto.

9.2 Plazo de ejecución


El plazo de ejecución del contrato será de tres (3) meses, contados a partir de la firma del acta de inicio entre el contratista y el supervisor del contrato.

9.3 Forma de pago La Superintendencia pagará al contratista el valor del presente contrato en tres desembolsos: Un primer pago correspondiente al 50% del valor del contrato, contra entrega e instalación de las licencias adquiridas, un segundo pago del 25% contra entrega del software, y un tercer y último pago del 25%, una vez probado y puesto en funcionamiento el software que se adquiere, previa certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

Para cada pago se requerirá previamente la presentación del certificado a conformidad expedido por el supervisor del contrato.

10 FUNDAMENTOS JURIDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN.

El fundamento jurídico lo establecerá el grupo de contratación administrativa de la Superintendencia de Notariado y Registro.

11. GARANTIAS QUE AMPARAN LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRA CONTRACTUAL.

Se deberá suscribir como garantía una póliza de cumplimiento de conformidad con lo establecido en el Decreto 679 de 1994.

Cumplimiento: El 20% del valor del contrato, conveniencia por el plazo del contrato, más cuatro meses a partir de la expedición de la póliza.

Calidad de los bienes: El 20% del valor del contrato, con vigencia a la póliza.

DANIEL ENRIQUE ARIZA HEREDIA Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

VoBo JUAN CARLOS TORRES Coordinadora del Grupo MECI-Calidad

estudios previos para la adquisiciÓn e implementaciÓn de ... · de la snr (windows, linux y...

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