estudios previos gestion documental -...

FONCEP Sede Principal:

Carrera 6 No 14-98 Edificio

Condominio Parque Santander

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ESTUDIOS PREVIOS GESTION DOCUMENTAL

Dependencia que elabora el Estudio:

Subdirección Financiera y Administrativa

Responsables:

Carlos Arturo Rueda Jonathan Ramirez Guerrero

1. ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

El Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP es un

establecimiento público del orden Distrital, creado mediante Acuerdo 257 de

Noviembre 30 de 2006 del Concejo Distrital de Bogotá, el cual tiene las siguientes

funciones básicas:

a. Reconocer y pagar las cesantías de las servidoras y servidores públicos del

Distrito Capital.

b. Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los

organismos del Sector Central y las Entidades descentralizadas a cargo del

Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y reconocer y pagar las

obligaciones pensionales que reconozca a cargo de las entidades del nivel

central y las entidades descentralizadas, que corresponda, de acuerdo con

los mecanismos legales establecidos.

El FONCEP, consciente de la importancia de proteger la memoria institucional, tener una excelencia organizacional y satisfacer oportunamente a todas las personas para que puedan acceder a los documentos públicos, así como dar cumplimiento a la normatividad vigente, tiene como objetivo la implementación de un sistema que responda eficientemente a las expectativas de la gestión de información y documentación.

Dentro del marco reglamentario dispuesto para tal fin, en el Decreto 514 de 2006, es obligación de todas las entidades distritales, contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de




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documentos y archivos, en consonancia con el artículo 161 de la Ley 594 de 2000, como herramienta fundamental de gestión.

Lo anterior se ve enmarcado dentro del Plan de Desarrollo 2012 – 2016: “Bogotá Humana”, que en su capítulo IV, eje 3: “Una Bogotá que defiende y fortalece lo público”, busca defender lo público y lograr una gestión que garantice procesos participativos que propendan por la toma de decisiones amplía e informada por parte de la ciudadanía para la mejor gestión de la ciudad. De esta manera se busca mejorar la prestación de los servicios y la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos utilizando de forma novedosa y adecuada las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

Dentro de los objetivos de este eje se encuentran: “3. Recuperar la confianza ciudadana en las instituciones del Distrito Capital. Combatir la corrupción a través de un trabajo coordinado y transparente entre instituciones y ciudadanía, fomentando una ética pública, promoviendo el control preventivo, la eficiencia en la gestión pública,..”; “5. Garantizar una estructura administrativa distrital eficiente y comprometida con las necesidades de la ciudadanía. Fortalecer el desarrollo misional y operativo de las entidades distritales, para aumentar sus niveles de eficiencia y eficacia e incentivar a las servidoras y servidores públicos en el compromiso con la ciudad y el trabajo en equipo;…. De igual modo, implementar el uso de las TIC en la unificación y articulación de la información y producción de conocimiento entre entidades;…..”

Es tal la preocupación por esta administración por los temas de gestión oportuna, transparente, eficiente y eficaz que esto se ve enmarcado dentro de las estrategias propuestas, en el numeral 9: “Fortalecer la estructura administrativa distrital y la capacidad técnica y operativa de las entidades”

Así, se convierte en una prioridad y una necesidad para el FONCEP el contar con la información de forma tal que permita mejorar la eficiencia, dado que uno de los factores más relevantes es la adecuada gestión documental de la entidad. Esto, por cuanto el concepto archivo, ha pasado de ser una simple función de almacenamiento de documentos a todo un proceso que requiere una

1 Ley 594 de 2000: “… artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades

públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.”




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infraestructura técnica, tecnológica y física, y que es la columna vertebral de la información y la administración de la entidad.

De esta manera se hace indispensable Diseñar, implementar, y ejecutar el Sistema de Gestión Documental de forma tal que no sólo se garantice la adecuada administración y gestión a los documentos, sino que se garantice su disponibilidad para su mejor consulta interna y para brindar servicios cada vez más eficientes a la comunidad de una Bogotá que trabaja por la población más vulnerable: La de la Tercera Edad.

Es por esto que, dentro del proyecto de Gestión Institucional presentado por el FONCEP y registrado en el Banco Distrital de Proyectos, se encuentra un componente del Sistema de Gestión Documental, el cual apunta, entre otros, a:

Asegurar la infraestructura Física y administrativa, que le permita a la entidad ejecutar sus funciones a través de procesos que garanticen la eficiencia, eficacia y efectividad en el servicio.

Garantizar la implementación y ejecución de un sistema de gestión documental que cumpla con los requisitos legales y que le aporte a la entidad los elementos necesarios para mejorar sus procesos internos haciéndolos más eficientes y efectivos, ofreciendo así las condiciones adecuadas para la recepción, administración y manejo de las historias laborales de las entidades liquidadas del Distrito Capital, lo cual se dará en las últimas etapas de la implementación del Sistema de Gestión Documental.

Garantizar una infraestructura tecnológica que se encuentre al nivel de los estándares tecnológicos Distritales y Nacionales, y que responda a la preocupación de reducir trámites, mejorar servicios, minimizar costos y hacer más eficientes los procesos.

Ofrecer servicios con excelencia que satisfagan las expectativas de nuestros clientes y contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de sus familias, todo a través de la aplicación de sistemas de gestión que garanticen al FONCEP procesos transparentes y ajustados al esquema de Gestión Distrital, dentro de lo cual se contempla las auditorías a los expedientes de cuotas partes y de cartera hipotecaria.

Dentro de este proyecto se contempló, para una adecuada implementación del Sistema de Gestión Documental, una puesta en marcha del mismo a partir de etapas sucesivas que llevaran a una organización y digitalización de la información que reposa actualmente en los archivos físicos de la entidad, a una custodia de los




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documentos históricos de trascendencia para la entidad y a la implementación de “Oficina sin papel” como una manera eficiente, económica, y ambientalmente sostenible de gestionar lo público a partir de las nuevas tecnologías y el desarrollo de las actividades con responsabilidad social ambiental.

De esta manera, dentro de las metas propuestas para este proyecto se encuentra la de gestionar 20.000.000 folios de archivos de una manera adecuada que garantice su apropiada disposición final y almacenamiento, esto a través de la implementación de diferentes etapas (Una por año), las cuales responden a las restricciones técnicas y presupuestales propias del tema.

1.2. CONVENIENCIA:

Definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer la necesidad Las áreas misionales y administrativas del FONCEP en cumplimiento de sus funciones conforman, generan y tramitan tanto documentos como expedientes en las diferentes etapas de reconocimiento de pensiones, informes, contratos, órdenes de pago, correspondencia externa e interna y demás soportes que evidencian las labores adelantadas y las decisiones adoptadas sobre diferentes temas, observando físicamente que las dependencias mantienen un elevado volumen de documentos que demandan un manejo organizado bajo el cumplimiento de normas y técnicas archivísticas que garanticen su seguridad, conservación y acceso a la información, y teniendo en cuenta que la Entidad no cuenta con la infraestructura necesaria y adecuada para mantener el control de las unidades documentales, adicionalmente no dispone de personal suficiente para encargarse de la administración y actualización de dichos archivos en un punto único de control. El FONCEP presenta deficiencias de espacio e infraestructura, y no cuenta con un área física suficiente para el adecuado almacenamiento de sus archivos. Así las cosas y como quiera que la Subdirección Financiera y Administrativa coordina el proceso de administración integral y custodia del archivo de la entidad, se requiere contratar con personas naturales o jurídicas idóneas que cumplan con los siguientes aspectos: Optimizar la búsqueda de información en los archivos y propender porque

se reduzca el tráfico de papeles al convertir éstos en archivos digitalizados de fácil consulta y acceso desde cualquier ubicación y equipo.




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Garantizar la protección de documentos frágiles y de los expedientes conformados en las diferentes etapas del reconocimiento y pago de las prestaciones económicas en pensiones y cesantías.

Asegurar que un mayor número de personas o usuarios consulte los documentos de forma ágil y en el menor tiempo. La posibilidad de hacerlos circular electrónicamente a través de la red de Internet creando en la web de el FONCEP sitios o medios de consulta de los documentos, lo que los hace accesibles simultáneamente en diferentes lugares.

Evitar impresión, reproducción, y fotocopiado innecesario de material. El Foncep está comprometido en la implementación de la Directiva “Cero papel” entendiendose como la centralización de los archivos de gestión, cuyos responsables siguen siendo los jefes de cada una de las oficinas, con el fin de descongestionar las oficinas de papel, así mismo, dar cumplimiento a las normas del Sistema de Gestión Ambiental de la entidad. . 1.3. OPORTUNIDAD:

Es de vital importancia para el desarrollo administrativo de la entidad y en aras de dar cumplimiento a la misión del Foncep realizar este proceso de contratación, es necesario proteger tanto la memoria institucional como la memoria histórica documental en el reconocimiento y pago de las pensiones y prestaciones económicas en el distrito capital; tener una excelencia organizacional y satisfacer oportunamente a los ciudadanos para que puedan dar cumplimiento a su derecho constitucional de acceder a los documentos públicos, dar obediencia a la normatividad vigente, teniendo como objetivo claro la implementación de un Sistema de Gestión Documental que responda eficientemente a las necesidades y expectativas que en gestión de información y documentación presenta la entidad.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO, OBLIGACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

2.1. EL OBJETO A CONTRATAR Contratar la prestación de servicios especializados para el Fondo de

Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP¸ descritos en

los siguientes ítems:




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Ítem No. 1 Organización documental de expedientes que conforman

el fondo documental de la subdirección de Prestaciones

Económicas: expedientes pensionales activos, cuotas

partes, bonos pensionales, en cumplimiento del acuerdo

06 de 2011 del Archivo General de la Nación.

Ítem No. 2 Digitalización e indexación de de expedientes que

conforman el fondo documental de la subdirección de

Prestaciones Económicas: pensionales activos, cuotas

partes y bonos pensionales.

2.2. ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL

Ítem No. 1 Comprende: 1. Organización de 470 metros lineales que conforman

aproximadamente 13500 expedientes de conformidad con los lineamientos señalados por el Foncep y por las normas archivísticas.

2. Entrega de los expedientes debidamente organizados

Ítem No. 2 Comprende: 1. Recibir los expedientes físicos organizados 2. Digitalizar folio a folio y por ambas caras en caso de ser

necesario 3. Conformar los expedientes digitalizados 4. Realizar la captura de los tipos documentales y de los

campos a capturar suministrados por el Foncep 5. Devolución de los expedientes organizados 6. Migrar al software que proporcione el FONCEP, los

documentos escaneados para que puedan ser consultados electrónicamente y queden almacenados en el sistema que la entidad proporcione para tal fin.




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2.3. OBLIGACIONES:

2.3.1 OBLIGACIONES GENERALES: El CONTRATISTA en desarrollo del presente contrato tendrá, además de los derechos y obligaciones contenidas en la ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el Decreto 0734 de 2012, Acuerdo No. 037 de 2002 y demás normas regulatorias, las que se enuncian a continuación:

1. Informar por escrito a la Responsable de pagos de la Entidad, el número de una cuenta bancaria o de ahorros en la cual el FONCEP deberá consignar los respectivos pagos a que haya lugar dentro de la ejecución del Contrato. El FONCEP no estará obligado a tramitar pago alguno mientras no se de cumplimiento a este requisito.

2. Desarrollar el Contrato acorde con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993.

3. EL Oferente, se compromete expresamente a cumplir con lo establecido en la Resolución 1677 de mayo 16 de 2008 “por la cual se señalan las actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y se establece la clasificación de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas para la salud e integridad física o psicológica de las personas menores de 18 años de edad”, proferida por el Ministerio de Protección Social.

4. Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes, y de acuerdo con la propuesta presentada.

5. Atender las sugerencias y condiciones establecidas por el supervisor y/o interventor del contrato o por la persona (as) que designe el FONCEP, para tales efectos y suscribir los informes de ejecución contractual a que haya lugar.

6. Salvaguardar la información confidencial que obtenga en desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento de autoridad competente.

7. Constituir la garantía a favor del FONCEP en los términos establecidos en este documento y mantenerla vigente durante el término determinado en los presentes pliegos, por los valores y con los amparos previstos en el mismo.

8. Pagar por su cuenta y riesgo exclusivos, todos los salarios, prestaciones legales y extralegales, afiliación al sistema de seguridad social, cobertura en riesgos profesionales, pago de parafiscales, suministro de uniformes, elementos de higiene del personal vinculado por contrato laboral, según lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas relacionadas.




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9. Acreditar mediante certificación el pago mensual a los aportes parafiscales expedidos por el revisor fiscal o del representante legal donde se certifique el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

10. Allegar la certificación del cumplimiento del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y contribuciones parafiscales de ley de sus empleados.

11. Asumir, por su cuenta y riesgo exclusivos, la carga laboral y prestacional en su calidad de empleador directo y dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

12. Supervisar el correcto desempeño de sus empleados o personas destinadas para la prestación del servicio contratado.

13. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y en trabamientos que pudieran presentarse.

14. El Contratista será el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y tributarias en los términos de Ley.

15. Para efectos del cumplimiento del contrato, el contratista se compromete a cumplir las obligaciones previstas en las disposiciones legales vigentes que regulan el contrato

16. Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

2.3.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:

1. Cumplir con idoneidad y oportunidad la ejecución del presente contrato, de acuerdo con las especificaciones técnicas contenidas en la oferta sobre los requerimientos técnicos.

2. Elaborar y presentar para aprobación del interventor el cronograma detallado de las actividades a desarrollar. Esta actividad deberá hacerse en los primeros 10 días de ejecución del contrato.

3. Organizar y foliar la totalidad de los expedientes pensiónales activos, ofertados de acuerdo con las directrices establecidas en el acuerdo 06 de 2011 del Archivo General de la Nación, referente a la organización de expedientes de pensiones,

4. Suministrar los equipos de hardware y software (equipos de cómputo, incluyendo cables de red, escáneres, lectores de código de barras y demás equipos necesarios para administrar el objeto del contrato).

5. Digitalizar e indexar la totalidad de los expedientes pensiónales activos ofertados de acuerdo con la cantidad de imágenes ofertadas, en formato PDF/A, cuya información escaneada, debe ser migrada y cargada a la base de datos del FONCEP, garantizando una óptima visualización, de




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acuerdo con la circular 005 de 2012, emanada por el Archivo General de la Nación y la “Guía de procedimientos para la Digitalización de archivos” emanada por el Archivo de Bogotá.

6. Suministrar los bienes, elementos y soluciones requeridos (ver el punto relacionado con “Equipos y elementos requeridos”) para la adecuada entrega, instalación y puesta en marcha del objeto del presente contrato.

7. Contar con el personal necesario y capacitado para el desarrollo del contrato, el cual no debe tener antecedentes penales ni disciplinarios.

8. Entregar con la periodicidad establecida en el cronograma los productos desarrollados en el marco del contrato.

9. Permitir la práctica de seguimiento y control que sea solicitado por EL FONCEP.

10. Cumplir satisfactoriamente con la aplicación de la normatividad Archivística aplicable al FONCEP.

11. Acatar las instrucciones que le imparta el o los supervisores del contrato. 12. Las demás contenidas en el presente contrato, en la Oferta y en los

Estudios de Conveniencia y Oportunidad documentos que hacen parte integral del presente proceso.

2.3.3 Por Parte del FONCEP

Con ocasión del contrato suscrito, el FONCEP se compromete a:

Pagar al CONTRATISTA la remuneración por los servicios objeto del contrato.

Hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte.

Brindar las condiciones físicas, de espacio y puestos de trabajo (no incluye equipos de cómputo y demás herramientas tecnológicas, ni suministros) necesarios para el desarrollo del presente trabajo, en las instalaciones que el FONCEP destine para el desarrollo de las labores propias del contrato.

El (Los) supervisor (es) verificara (n) mensualmente, el cumplimiento y la calidad de los servicios del CONTRATISTA, con el fin de establecer que los mismos se presten en la forma y oportunidad debida y cumplan con las condiciones de calidad requeridas por el FONCEP.




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Cancelar al Contratista oportunamente el valor del Contrato en la forma, plazos y condiciones que se indican en el mismo.

Dar respuesta oportuna a través del Supervisor del Contrato a las peticiones del Contratista.

Aprobar oportunamente la Garantía Única. Las inherentes a la naturaleza del Contrato y las contempladas en el

artículo 4 de la Ley 80 de 1993.

2.4 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR El contrato que emane del proceso de selección será de PRESTACION DE SERVICIOS, para el desarrollo de la actividad relacionada con la misión o funcionamiento de la entidad. En ningún caso y para ningún efecto el contratista y/o sus dependientes tendrán relación laboral con el FONCEP. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE

SELECCIÓN 3.1. FUNDAMENTOS DEL PROCESO Y MODALIDAD DE SELECCIÓN

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y en el Decreto 734 de 2012, artículo 3.1.1 numeral 1, la modalidad de selección del contratista corresponde a Licitación Pública, teniendo en cuenta que las necesidades a satisfacer corresponden a servicios que poseen especificaciones técnicas y comparten patrones de desempeño y calidad, y que la entidad no sólo requiere ponderar el factor económico, sino los aspectos que puedan garantizar la calidad, ponderación que se encuentra soportada en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. La selección se llevará a cabo mediante Licitación Pública, cuya oferta más

favorable y conveniente para el FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS,

CESANTÍAS Y PENSIONES - FONCEP será seleccionada con fundamento en los

criterios de ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en

puntajes ó fórmulas contenidas en el pliego de condiciones.




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4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS

El propósito de este capítulo es dar a conocer las características técnicas mínimas y las actividades a realizar para el cumplimiento del objeto contractual.

Las siguientes son las actividades mínimas que deben realizar los proponentes

para la Organización y Digitalización del fondo documental de expedientes de la

Subdirección de Prestaciones Económicas, aplicando lo establecido en el acuerdo

006 de 2011 del AGN y la circular No. 05 de 2012 emanados por el Archivo

General de la Nación.

Para el desarrollo ordenado de la intervención del presente proceso se establecen

los siguientes ítems que se describen a continuación:

ÍTEM 1. Organización documental de expedientes que conforman el fondo documental de la subdirección de Prestaciones Económicas: Siguiendo los criterios archivísticos para la organización de los archivos de gestión, de acuerdo con la ley 594 de 2.000 y los acuerdos números 042 de 2002, acuerdo 037 de 2002 y 06 de 2011 del Archivo General de la Nación, a continuación se presentan los parámetros a tener en cuenta para dicha organización

ACTIVIDADES A DESARROLLAR ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS, CESANTÌAS Y PENSIONES

El FONCEP asignará un espacio físico de oficinas y un área de depósito libre de aprox. 240 M2 en la sede de la bodega en Puerta del Sol, ubicada en Álamos en la ciudad de Bogotá, para llevar a cabo el objeto del contrato. Este deberá ser adecuado por el Contratista en cuanto a los equipos, insumos y personal necesarios para la ejecución del contrato.

1 Entrega por parte de EL FONCEP de los expedientes objeto de la organización a la firma contratada debidamente inventariados en formato Excel (formato único de inventarios). Se estiman que se deben organizar 450 metros lineales que corresponden aproximadamente a 13500 expedientes a la finalización del contrato. Las cantidades serán entregadas conforme al cronograma aprobado por las partes estableciendo número de expedientes prestados por semana y tiempos de devolución de los mismos




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por parte de la firma contratada. Para todos los efectos del presente contrato, se entiende que el metro lineal es equivalente a 5 cajas X-200, cuya medida de cada caja es de 20 cm.

El contratista deberá indicar en el plan de trabajo el número de personas con las que ejecutará el contrato, sus roles y funciones, así como el tiempo de dedicación a las labores del contrato y especificar cuantos turno laborará para el cumplimiento en términos de tiempo y calidad.

2 Se debe tener en cuenta que corresponde a un archivo de gestión, es decir, los expedientes pensiónales activos son solicitados por los usuarios tanto internos como externos teniéndose que registrar y controlar dichos préstamos, sin permitir que se descontrole el inventario y/o unificación de expedientes. Estas actividades serán coordinadas con el funcionario encargado del archivo del FONCEP.

3 Llevar a cabo la unificación y organización física de los expedientes pensiónales. Para tal efecto, se deberán organizar los documentos que se encuentran en los archivos, de conformidad con el Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 y Acuerdo 06 de 2011, del Archivo General de la Nación y en concordancia con el manual de archivo del FONCEP. se deberán desarrollar las siguientes actividades:

3.1

ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

A. Verificación e incorporación de documentos los cuales se encuentran en carpeta

independiente al expediente. (1536 cajas x-200, 307 mts. L.)

B. Incorporar los documentos que se encuentran en las dependencias misionales de la entidad, los cuales serán transferidos al archivo central. (20 cajas x-200, 4 mts. L.)

C. Para los anexos como, CD´s, DVD, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal, se debe extraer dejando en su lugar un testigo- indicando el número de unidades anexas en cada tipo. Estos se podrán conservar en una unidad plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD y se llevará a aquella sección del archivo que se haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos, de conformidad con acuerdo 011 de 1996 y acuerdo 037 del 2002, del Archivo General de la Nación.

D. De igual forma se debe introducir en fundas (Melinex) aquellos documentos

deteriorados o que se encuentren en soportes de papel con acidez o que su tamaño sea inferior a tamaño carta (documentos papel periódico, papel químico,




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acuses de entrega de correo entre otros) E. Además se debe sacar fotocopia de aquellos documentos que se encuentran en

papel químico, e incorporar el original y la fotocopia en la bolsa melinex ubicándola al interior del expediente en su orden respectivo.

F. La incorporación de los documentos al interior de las carpetas debe realizarse teniendo en cuenta el tamaño oficio independientemente de la dimensión del papel, sea carta u oficio. En el caso que un documento no alcance a tener las dos perforaciones debido a su tamaño, se procederá a lo enunciado en el numeral (D).

G. Identificar cada una de las carpetas con el nombre de la serie documental. H. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

I. Los tipos documentales que integran los expedientes, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control

J. Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

K. De conformidad con el artículo 5 del acuerdo 006 de 2011, se debe tener en cuenta para la organización de expedientes, el diligenciamiento de la “hoja de control” para registrar los documentos que conforman el expediente.

L. De igual forma para la organización de los tipos documentales en el expediente, se debe tener en cuenta el articulo 3 y 4 del acuerdo 006 de 2011.

M. Retirar ganchos, recuperación de bordes y desdoble de hojas, como mínimo, dentro de la actividad de alistamiento.

N. Preparar físicamente los documentos que estén rotos o presenten rasgaduras, lo que es un requisito previo para el proceso de digitalización. Si los documentos se encuentran totalmente rasgados e imposible de realizar el “Alistamiento” para la digitalización en equipos de escáner con sistema de alimentación para documentación masiva, se debe contar con escáner de cama plana para poder digitalizar este tipo de documentos.

3.2

En el evento que durante el proceso de organización documental de expedientes

pensiónales activos, se evidencie biodeterioro por cualquier tipo de agente

(microorganismos, insectos o roedores), se debe informar inmediatamente al supervisor

del contrato, con el fin de aislarla, (empacar en papel Kraft o periódico) y posterior

sometimiento al proceso de desinfección. Esta documentación se debe identificar en el

Formato Único de Inventario documental, en la columna de observaciones como

“Material Infectado”




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3.3 Para realizar la foliación o enumeración de los documentos contenidos en un expediente es necesario que se tengan en cuenta las siguientes especificaciones:

a. Utilizar lápiz de mina negra y blanda (HB) para numerar desde uno en adelante. b. La numeración debe ser ordenada consecutiva y debe ubicarse en la esquina

superior derecha de la hoja, como se lee el documento, de una manera legible y sin enmendaduras.

c. Si los documentos se encuentran correctamente foliados, no se debe realizar una nueva numeración.

d. Si se detecta algún error en la numeración, deben numerarse de nuevo tachando la anterior.

e. Los folios o documentos que se encuentren totalmente en blanco (por ambas caras), es decir, que no tengan información, se deben extraer de la carpeta.

f. Los planos, mapas, periódicos o cualquier documento que esté doblado, se numerará como un solo folio

g. Los folletos, boletines, cartillas, etc., deben numerarse como un solo folio y en orden consecutivo.

h. La documentación abarca todos los folios incluyendo recibos, periódicos, planos, etc.

i. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse y se foliarán en su orden. Esta característica hace referencia al procedimiento de foliación de expedientes.

j. Cada expediente de un mismo asunto, podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma. La foliación debe ser consecutiva de 1 a N independientemente del número de carpetas que tenga, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.

El contratista será el responsable de proveer todos los insumos necesarios para la buena ejecución de esta actividad. Como cajas, Fundas multitaladro” (Melinex), ganchos y carpetas, cuando sea necesario.

ITEM 2. DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS, CESANTÌAS Y PENSIONES

ACTIVIDADES A REALIZAR DIGITALIZACION

El FONCEP asignará un espacio físico de oficinas y un área de depósito libre de aprox. 162 mts2 en la sede de la sede Álamos en Bogotá, para llevar a cabo la digitalización de los expedientes. Este deberá ser adecuado por el Contratista en cuanto a los equipos, insumos y personal necesarios para la ejecución del contrato.




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1 DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES

Para realizar el escaneo se deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes condiciones:

a. Si un folio identificado y/o radicado bajo un número de radicación determinado tiene más de una (1) página relacionada con el mismo número de radicación, tales páginas deben asociarse al número de radicación que lo contiene.

b. La cantidad de páginas que se encuentran contenidas en un expediente, deben coincidir con el total de imágenes escaneadas para ese expediente.

c. Separar los documentos que se encuentren repetidos en los expedientes objeto del servicio de escaneo. Para realizar la separación de los documentos repetidos se deberán tener en cuenta los criterios que fije el Área Administrativa y el Archivo de FONCEP y la dependencia responsable de los expedientes quienes asignarán a un funcionario para la verificación de dicha labor.

d. Llevar a cabo el control de calidad necesario para que los folios escaneados puedan garantizar su posterior visualización e impresión, es decir la imagen al visualizarse no debe ser borrosa ni difusa de tal manera que al compararla contra el original debe mostrar el contenido o representación del mismo. No obstante la calidad de la imagen está sujeta a la calidad del documento físico, casos en que los supervisores evaluarán el resultado. Sin embargo, estos deben permitir su reproducción por pantalla o impresión con similar calidad de la fuente original.

e. Garantizar que los documentos originales entregados por FONCEP, no sean modificados, ni alterados, de tal manera que cuando se reproduzcan, su contenido coincida exactamente con el documento que obra en el expediente físico.

f. El formato aceptable para el almacenamiento es: PDF. g. Nombrar y/o identificar los documentos escaneados de acuerdo con la serie

documental.

2. Realizar el escaneo de los folios seleccionados y aprobados para ello. Las imágenes, gráficas y/o fotos deben ser escaneados en formato PDF/A garantizando una óptima visualización, es decir la imagen al visualizarse no debe ser borrosa ni difusa de tal manera que al compararla contra el original debe mostrar el contenido o representación del mismo. Su escaneo puede realizarse en escala de grises o a color.

3. Entregar los documentos escaneados en una copia de seguridad, en CINTAS LTO5 debidamente rotulada, identificando el contenido de cada medio. Repetir a su costa los discos que no superen el control de calidad y que no fueron aprobados por FONCEP por contener errores.

4. El contratista debe realizar los respectivos y suficientes controles de calidad de imágenes para la entrega al FONCEP quien realizará mediante muestreo las pruebas




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necesarias, acordando en el acta de técnica de comité, cuál será el procedimiento de selección y devolución total de imágenes no aprobadas.

5. Los documentos digitalizados deberán ser revisados y aprobados por el personal que FONCEP designe para ello o directamente por los Supervisores del contrato.

6. Los escáneres, computadores y su respectivo software controladores de dispositivos de Hardware, equipos de comunicaciones, redes de datos, entre otros, que se utilizarán en la operación y ejecución del contrato, deben ser suministrados por el contratista.

Los anteriores equipos deben ser compatibles con el Sistema de Información de Gestión Documental ORFEO (http://www.orfeogpl.org )

CARACTERISTICAS DE LA CAPTURA:

Resolución. 300 dpi

Profundidad de Bits: Escala de grises

Estructura de ficheros: Pagina múltiple

Tamaño promedio de archivo. PDF 150K a 210K por hoja

Reconocimiento óptico de caracteres: PDF

Escala: 100% Tamaño real

Formato de grabación: PDF

Corrección de orientación 10%

Alimentación automática o manual: Se puede utilizar la bandeja automática para los documentos que están entre el 95% y 100% de su estado. En los demás documentos se debe utilizar cama baja

CARACTEARISTICAS FUNCIONALES Y DE OPERACIÓN

El proceso debe ser realizado bajo el esquema documental de la entidad ordenado y radicado a nivel de Serie, Subserie y Tipos documentales.

Nomenclatura de carpetas: El proceso debe ser realizado bajo el esquema documental de la entidad, conformado a nivel de expedientes

Nomenclatura de ficheros: El proceso debe ser realizado bajo el esquema documental de la entidad, utilizando las herramientas y estándares del mismo.

Asignación de índices: El proceso debe ser realizado bajo el esquema documental de la entidad, conformado a nivel de tipos documentales.

Número de índices: Actualmente se está desarrollando la codificación de cada

http://www.orfeogpl.org/




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índice para la serie de expedientes pensionales. De igual forma se debe tener en cuenta el artículo 4º del acuerdo 006 de 2011 del AGN, referente a los tipos documentales para los expedientes pensionales.

7. FONCEP pondrá a disposición del contratista y para la ejecución del respectivo contrato, los servidores centrales IBM 360 M4, configurados en RACK, bajo la plataforma ORACLE ESTÁNDAR versión 11, y una parte del sistema de almacenamiento SAN, con una librería de respaldo se tiene un canal dedicado de 1000K bajo el sistema operativo LINUX y el software ORFEO, con el propósito de realizar el almacenamiento respectivo de las imágenes correspondientes a los documentos escaneados y aprobados por la Entidad y la base de datos que relaciona el sistema de trámites con la ruta o ubicación electrónica de las imágenes de los documentos escaneados.

8. El contratista debe contar con los dispositivos de digitalización adecuados, los cuales deben poseer características de buena resolución y óptimo desempeño, de tal manera que los documentos escaneados queden con excelentes características técnicas para su consulta y reproducción. Los documentos deben estar escaneados al menos con una Resolución de 300 dpi.

9. Realizar el escaneo de los folios seleccionados y aprobados para ello. Las imágenes, gráficas y/o fotos deben ser escaneados en formato PDF/A, con una resolución de al menos 300 dpi

10.

El índice o indexación de los expedientes debe poseer al menos la siguiente información:

- Año de Radicación - Número de Radicación - Número de cédula del causante o pensionado - Nombres y apellidos del causante o pensionado - Número de folios

- Origen - Destino - Asunto.

De igual forma, se debe tener en cuenta para la respectiva indexación de los expedientes pensiónales la codificación que suministre la entidad para la identificación de cada uno de los tipos documentales, conforme a lo establecido en el numeral 4 del acuerdo 006 de 2011 del AGN.




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VISITA TECNICA (opcional):

Para garantizar la igualdad de los posibles oferentes, y que los proponentes puedan realizar una propuesta ajustada a la realidad, se establecerá una fecha de visita a los Archivos de la entidad en la bodega del sector de Álamos en la ciudad de Bogotá, en la que se seleccionará una muestra aleatoria de 100 expedientes pensiónales activos para conocer el estado de los mismos en cuanto a: Organización, Deterioro, Foliación, Posibilidades de digitalización, para que con esta información los proponentes elaboren su propuesta, la visita técnica se realizara en la fecha y hora establecida en el cronograma de la licitación. EQUIPOS Y ELEMENTOS REQUERIDOS: Estarán a cargo del contratista los equipos y elementos necesarios para el desarrollo del objeto del contrato, al igual que los elementos de seguridad industrial que requiera el personal que desarrollará las labores pertinentes. El contratista será el responsable de proveer todos los insumos necesarios para la buena ejecución de esta actividad. Como cajas X200, ganchos legajadores plásticos para archivo universal de 7 y 8 cms. y carpetas “tapa unidas con refuerzo en tela coleta y Kraff por dentro, impreso a una tinta”, en la medida en que se requiera Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro o aplicar al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto El contratista será responsable de proveer la dotación necesaria de seguridad y salud ocupacional al personal contratado para el desarrollo del proyecto (bata manga larga, guantes, tapabocas desechables, gorros, etc.) Según lo dispuesto en el Decreto – Ley 1295 de 1994 y en la circular 001 de 2003 del Ministerio de Protección social. De igual forma el Contratista deberá adecuar los equipos necesarios para la ejecución del contrato en los espacios asignados por el FONCEP, para el desarrollo del presente proyecto. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO: El proponente deberá suministrar el personal necesario e idóneo que garantice la ejecución del objeto contratado en el plazo y término de duración del mismo, de acuerdo al Equipo Mínimo requerido por el FONCEP en las Condiciones Mínimas




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Habilitantes. 5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 5.1 ESTUDIO DE MERCADO El FONCEP realizó un estudio de precios del mercado para calcular el presupuesto de la respectiva contratación. Se recibió información de precios de varias empresas dedicadas a prestar este servicio. De acuerdo con lo anterior el FONCEP determinó los valores unitarios promedio a precios de mercado, obteniendo los siguientes resultados: 5.2 COSTOS PROYECTADOS: El FONCEP realizó el siguiente estudio para la organización y digitalización de aproximadamente 13.000 expedientes pensionales. Para proyectar los costos totales de la implementación del Proyecto del Sistema de Gestión Documental, que cumpla con los estándares de calidad y la normatividad vigentes, se realiza la proyección con base en los valores unitarios promedio del estudio de mercado y de los estimados establecidos por el área Administrativa del FONCEP, luego de un trabajo exhaustivo de levantamiento de información en las diferentes dependencias de la entidad, estimado el tiempo del sondeo y de realización del proceso obteniendo los siguientes resultados; En consecuencia, los costos proyectados a precios promedio de mercado y estimados de cantidades para la implementación total del Proyecto de Gestión Documental asciende a la suma de $10.246.813.141 aproximadamente. Como la estructuración e implementación del Proyecto del Sistema de Gestión Documental del FONCEP es un proyecto a mediano plazo que implica su desarrollo por fases, a continuación se proyectan los costos asociados a la implementación de la Primera Fase:




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COSTOS PROYECTADOS PRIMERA FASE GESTION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD MTS.L. VR/ML VR/TOTAL

ITEM 1 Organización expedientes

pensionales activos

450 $

1.750.000 $ 787.500.000

ACTIVIDAD IMÁGENES VR/IMAG. VR/TOTAL

ITEM 2

Digitalización e Indexación expedientes pensionales Activos 3307500 $ 313 $ 1.035.247.500

TOTAL $ 1.822.747.500

Proyección con factores $1.960.314.869

Para la implementación de la Primera Fase, los costos proyectados a precios promedio de mercado son del orden de $1.960.314.869 (incluido IVA)

6. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO:

El presupuesto oficial total para la vigencia y del valor del contrato es la suma de

un mil novecientos cincuenta millones trescientos dieciséis mil setecientos setenta

pesos moneda corriente ($1.950.316.770), incluyendo todos los impuestos, las

obligaciones y costos directos e indirectos que se generen en la ejecución del

mismo. Amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.319 y 320

Código Presupuestal 3.3.1.14.03.31.0710.0236 del concepto Gestión Institucional

– Gestión Documental.

7. PLAZO APROXIMADO DEL CONTRATO

El plazo del contrato corresponde a cuatro (4) meses, contados a partir del acta de inicio, previo cumplimiento del último requisito de perfeccionamiento y ejecución, en este plazo el contratista se compromete a entregar la totalidad de los elementos objeto cumpliendo con todas las obligaciones establecidas en los pliegos y el contrato. El contrato se adelantara en las sedes del FONCEP, ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C.




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.

8. COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

8.1. Para la ENTIDAD

Para la realización del proceso de selección, así como la ejecución del contrato, la

entidad no incurre en costos asociados.

8.2 Para EL CONTRATISTA

Del pago que realiza la entidad se efectuaran los siguientes descuentos:

1. El impuesto por recaudo estampilla Universidad Distrital, correspondiente al 1% del valor del contrato, ordenado por el Acuerdo 53 del 10 de enero de 2.002 expedido por el Concejo de Bogotá, D.C. y por el Decreto Distrital 043 del 8 de febrero de 2.002.

2. Descuento del cero punto cinco por ciento (0.5%), con ocasión a la emisión de la estampilla pro-dotación, funcionamiento y desarrollo de programas de prevención y promoción de los centros de bienestar, instituciones y centros de vida para personas mayores denominada “PRO PERSONAS MAYORES”, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo No. 188 del 20 de diciembre de 2005, emanado del Concejo de Bogotá D.C.

3. Descuento del cero punto cinco por ciento (0.5%) con ocasión a la emisión de la estampilla “PRO CULTURA”, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo No. 187 del 20 de diciembre de 2005, emanado del Concejo de Bogotá D.C.

4. Los demás, inherentes relacionados con la actividad económica del proponente, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario y demás normas.

9. FORMA DE PAGO

El FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES –

FONCEP cancelará al o los CONTRATISTA(S) el valor del o de los contrato(s) que

se suscriban como resultado del presente proceso de selección en moneda legal




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Colombiana, una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa Anual

Mensualizado de Caja) de la siguiente manera de acuerdo a cada ITEM, así:

1. El valor del cuarenta por ciento (40%) del total del contrato como

pago anticipado, previa constitución de la póliza correspondiente

y suscripción del acta de inicio de la ejecución del contrato, con el

lleno de los requisitos legales,

2. Un treinta por ciento (30%) del valor total del contrato a los dos

(2) meses de ejecución del contrato siempre y cuando se hayan

organizado y digitalizado al menos el setenta por ciento (70%) del

total de expedientes objeto del presente contrato, y el

3. Treinta (30%) por ciento restante a la culminación a satisfacción

de las obligaciones del objeto del contrato.

Para cada uno de los pagos, las facturas deberán estar acompañadas de:

a- Certificación de cumplimiento de la entrega de los productos por

parte de los Supervisores del contrato. b- La acreditación del pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad

Social y Parafiscales, de conformidad con lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 1150 de 2007 y demás normas que regulan la materia. Para lo anterior, debe aportar las planillas correspondientes, donde se evidencien todos los pagos realizados a sus empleados.

Los pagos serán realizados por el FONCEP, dentro de los quince (15) días hábiles

siguientes a la presentación de la factura en debida forma.

10. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

De conformidad con lo previsto en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, el

FONCEP deberá desarrollar una selección objetiva, en la cual la escogencia

corresponda al ofrecimiento más favorable para la entidad y a sus fines

pretendidos. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación se

fundamentarán en los siguientes criterios:




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La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntajes.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenidas en el presente documento, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los documentos que se genere en el proceso de contratación.

En este orden, el ofrecimiento más favorable para la entidad, referido en el Artículo

5º de la Ley 1150 de 2007, se llevará a cabo mediante el estricto cumplimiento del

numeral 3º del artículo 2.2.9° del Decreto 734 de 2012.

10.1 REQUISITOS HABILITANTES Las personas jurídicas nacionales o extranjeras interesadas en el proceso de

selección, deberán presentar el Certificado expedido por la Cámara de Comercio

con la información, para acreditar la capacidad jurídica, las condiciones de

experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes,

requeridos por el FONCEP para el proceso de selección.

VERIFICACIÓN CRITERIO RESULTADO

JURÍDICA Verificación requerimientos jurídicos Cumple / No cumple

FINANCIERA Verificación de los requerimientos

financieros Cumple / No cumple

TECNICA

Verificación de los requerimientos

mínimos técnicos y de experiencia

específica mínima

Cumple / No cumple

1.1.1 Criterios de contenido Jurídico:

Para este efecto serán objeto de verificación:




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NOMBRE DEL DOCUMENTO

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL OFERENTE

CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL DE PERSONA

NATURAL O CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN PERSONA

JURÍDICA.

AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR LA OFERTA Y COMPROMETER A PERSONAS

JURÍDICAS, CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES.

DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES – CÁMARA DE COMERCIO CON LA

ACTIVIDAD, ESPECIALIDAD Y GRUPO REQUERIDO.

BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES EXPEDIDO POR LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA DONDE SE DEBERÁ VERIFICAR LA NO INCLUSIÓN

DEL OFERENTE Y CERTIFICADO ANTECEDENTES DE LA

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES PARAFISCALES - CERTIFICADO

DEL REVISOR FISCAL DE LA SOCIEDAD.

FOTOCOPIA DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT - REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

FOTOCOPIA DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RIT - REGISTRO ÚNICO DE

INFORMACIÓN TRIBUTARIA

COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

1.1.2 Criterios de contenido Financiero

o Capital de Trabajo Neto: Indica el valor de los fondos líquidos de que dispone la empresa, por encima de las deudas que debe pagar a corto plazo.

Capital de Trabajo Neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente

El Capital de trabajo neto deberá ser igual o superior al 100% del valor del

presupuesto oficial.

o Solidez: Es un índice que muestra el respaldo económico de la empresa para responder frente a sus obligaciones a corto y largo plazo.




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Solidez = Activo Total / Pasivo Total Dicho indicador financiero debe ser igual o superior a 1,5.

o Prueba Acida: determina la capacidad de pago de la empresa sin la necesidad de recurrir a sus inventarios, para cubrir los pasivos a corto plazo.

Prueba Acida = (Activo Corriente – Inventarios) / Pasivo Corriente Dicho indicador financiero debe ser igual o superior a 1,5.

Razón de la Deuda Corriente: Es un índice que permite determinar el índice de liquidez de una empresa. Muestra que parte porcentual del activo total está financiado con activos corrientes, con el fin de determinar el endeudamiento a corto plazo y su relación con el capital de trabajo neto.

Razón de la Deuda Corriente = Pasivo Corriente / Activo Total x 100

Dicho indicador financiero debe ser igual o inferior al 50%

Para el caso de los Consorcios o las Uniones Temporales la verificación de los indicadores financieros se calculará independientemente para cada miembro del consorcio o la unión temporal y se determinará el indicador total del proponente, por la suma de los valores resultantes ponderados, según el porcentaje de participación establecido en el acta de constitución por sus miembros. Para efectos de los Consorcios cuando este documento no señale dicho porcentaje la ponderación se hará por partes iguales entre el número de integrantes.

Nota 1. El proponente o los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán presentar el balance general a 31 de diciembre de 2012, debidamente suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal (si a ello hubiere lugar); Certificación de los Estados Financieros (suscrito por el Representante Legal y Contador Público); Dictamen de los Estados Financieros (suscrito por Revisor Fiscal o Contador Independiente), de acuerdo a las normas contables vigentes y adjuntando los documentos pertinentes de dichos profesionales (tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con vigencia no superior a tres meses teniendo en cuenta la fecha de cierre del proceso.




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Para los proponentes extranjeros con sucursal en Colombia, se aplicará lo contenido en el numeral 5 del Artículo 6.4.4. del Decreto 0734 de 2.012, la información de la capacidad financiera estará de acuerdo al cierre fiscal de cada país de origen o al balance de apertura si son sociedades nuevas.

Nota 2: Para que un proponente quede habilitado en el aspecto financiero, deberá cumplir con las condiciones requeridas en los índices anteriormente descritos, en caso contrario quedará inhabilitado y en consecuencia incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

1.1.3 Criterios de contenido Técnico

Teniendo en cuenta que en virtud del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el Artículo 221 del Decreto 19 de 2012, “Todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes”, los proponentes deberán allegar el Registro Único de proponentes expedido por la Cámara de comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la estipulada como fecha límite para presentar propuestas en el que se acredite que se encuentran inscrito en la cualquiera de las siguientes clasificaciones:

nscrito bajo los parámetros del Decreto 734 de 2012, la Clasificación del CIIU versión 3.1 deberá corresponder a:

Sección División Grupo Clase

O OTRAS

ACTIVIDADES DE SERVICIOS

COMUNITARIOS, SOCIALES Y

PERSONALES

92 ACTIVIDADES DE ESPARCIMIENTO Y ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS

923 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS,

ARCHIVOS, MUSEOS Y

OTRAS ACTIVIDADES CULTURALES

9231 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECA Y ARCHIVOS

K ACTIVIDADES

INMOBILIARES, DE ALQUILER Y

EMPRESARIALES

72 INFORMÁTICA Y

ACTIVIDADES CONEXAS

723 PROCESAMIENTO DE DATOS

7230 PROCESAMIE

NTO DE DATOS.




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2012, la Clasificación del CIIU versión 4 deberá corresponder a las siguientes clasificaciones:

Sección División Grupo Clase

R. ACTIVIDADES

ARTÍSTICAS, DE ENTRETENIMIENTO

Y RECREACIÓN

91 ACTIVIDADES DE

BIBLIOTECAS, ARCHIVOS,

MUSEOS Y OTRAS

ACTIVIDADES CULTURALES

910 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS,

ARCHIVOS, MUSEOS Y

OTRAS ACTIVIDADES CULTURALES

9101 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS

J. INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES

63 ACTIVIDADES DE

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

631 PROCESAMIENTO DE DATOS, ALOJAMIENTO (HOSTING) Y ACTIVIDADES

RELACIONADAS; PORTALES

WEB

6311 PROCESAMIE

NTO DE DATOS,

ALOJAMIENTO (HOSTING)

Y ACTIVIDADES RELACIONAD

AS.

Nota: De conformidad con el numeral 1 del Artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, la inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del citado decreto, esto es, el 17 de Julio de 2013, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el clasificador de Bienes y Servicios sin exceder el 1 de Abril de 2014.

En cualquier caso, el proponente cuando sea consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar el documento aquí descrito en el que se acredite que cada uno de sus miembros se encuentra inscrito en cualquiera de las clasificaciones dadas por la entidad.

1.1.3.1 Verificación de las condiciones de experiencia del proponente

El proponente deberá demostrar mediante la presentación de certificaciones de contratos en organización de expedientes de historia laboral y/o pensional y en digitalización de documentos, como sigue:




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Experiencia en Organización de expedientes de historia laboral y/o pensional

El proponente debe aportar tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución de más del 70%, suscrito con entidades públicas, (adjuntar copia del contrato o acta de liquidación), donde cada contrato tenga por objeto la organización de expedientes de historia laboral y/o pensional. Los contratos deben haber sido suscritos a partir del 1º de enero de 2007. Cada contrato debe incluir la organización de al menos 13.000 expedientes de historia laboral y/o pensional y al menos uno de ellos debe corresponder a expedientes pensionales. La sumatoria del valor total debe ser igual o superior al 200% del valor del presupuesto oficial asignado en la presente licitación.

Experiencia en Digitalización de documentos

El proponente debe aportar tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución de más del 70%, suscrito con entidades públicas, (adjuntar copia del contrato o acta de liquidación), donde cada contrato tenga por objeto la digitalización de documentos. Los contratos deben haber sido suscritos a partir del 1º de enero de 2007. Cada contrato debe incluir la digitalización de al menos 5.000.000 de folios y por lo menos una de las certificaciones debe corresponder a la digitalización en el Sistema Orfeo. La sumatoria del valor total debe ser igual o superior al 200% del valor del presupuesto oficial asignado en la presente licitación.

Las certificaciones de los contratos ejecutados y liquidados y/o en ejecución presentados deben cumplir con las siguientes características: El promedio en tiempos de ejecución debe ser igual ó mayor a los seis (6)

meses.

Los contratos deben corresponder a servicios prestados directamente por el proponente a la entidad contratante. No se aceptan certificación de subcontratos.

La Certificación que el FONCEP aceptará como soporte para que un proponente acredite su experiencia es: Constancia expedida por la entidad contratante, firmada por el Representante Legal o su delegado en la que certifique los aspectos mínimos requeridos para




Tel: 3199900 - 3599900

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acreditar la experiencia del contrato, que fue o ha sido efectivamente ejecutado, así: Entidad Contratante Número de contrato Año Objeto contratado Valor contratado Fecha de inicio Plazo Las certificaciones deberán estar firmadas por la persona competente, así: Para contratos públicos, por el ordenador del gasto de la entidad contratante o el funcionario competente. NOTA: No se aceptarán certificaciones suscritas por supervisores externos a la Entidad contratante. En el evento en que el proponente no cuente con una certificación con toda la información anteriormente descrita, podrá adjuntar la siguiente documentación: Si el contrato se suscribió en consorcio o en unión temporal se podrá acreditar el porcentaje de participación mediante copia del acuerdo de consorcio o de unión temporal. La fecha de iniciación de la ejecución del contrato se podrá acreditar con la copia del acta de iniciación, de la orden de iniciación o con el documento previsto en el contrato. La fecha de terminación de la ejecución del contrato, se podrá acreditar con copia del acta de terminación, acta de liquidación o con el documento previsto en el contrato. El valor final del contrato se podrá acreditar con copia del acta de liquidación. NOTA: En ningún caso se aceptarán los documentos de soporte sin la certificación correspondiente. Si a partir de los documentos soportes de cada contrato, el proponente no acredita toda la información anteriormente detallada, el contrato no se tendrá en cuenta para evaluar la experiencia específica del proponente, para cumplir con los requisitos mínimos o para efectos de la evaluación. Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento.




Tel: 3199900 - 3599900

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El FONCEP se reserva el derecho de verificar durante la evaluación y hasta la adjudicación la información aportada por el proponente y solicitar los soportes que considere convenientes tales como: copias de los contratos, actas de liquidación, estados financieros, copia de pago de impuestos etc., sin que por ello el proponente este facultado para complementar, adicionar o mejorar su propuesta.

10.1.3.2 Experiencia Probable del Proponente

De acuerdo con el numeral 6 del artículo 6.1.1.2°

del Decreto 0734 de 2012, la Experiencia Probable que exige el FONCEP para la Actividad de Proveedor es ≥ 6 años, lo cual se acreditara en el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación del Registro Único de Proponentes. Nota: En caso de un Consorcio o Unión Temporal, para efectos de la verificación

de la experiencia probable, se procederá a sumar los puntajes obtenidos en años

como proveedor de cada uno de sus miembros y su sumatoria deberá ser igual o

superior al puntaje mínimo exigido.

10.1.3.3 Equipo de Trabajo Mínimo para todo el proyecto

El equipo de Trabajo Mínimo para todo el proyecto Se debe conformar un equipo integrado por profesionales con idoneidad y experiencia calificada, para el desarrollo total del presente proyecto, el cual debe estar integrado como mínimo por el siguiente personal:

Cargo Rol / Función Principal Cantidad Dedicación

Gerente de

Proyecto

El Gerente de Proyecto será el

conducto regular de comunicación entre

el operador, EL FONCEP y la

supervisión correspondiente, y por tanto

deberá contar con amplias facultades

administrativas y conocimientos

técnicos para decidir y resolver los

problemas y situaciones operativas,

administrativas y comerciales que

1 50%




Tel: 3199900 - 3599900

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eventualmente se presenten en relación

con la ejecución del convenio.

Debe tener una disponibilidad del 50%

del tiempo al proyecto, debiendo

permanecer durante la disponibilidad en

las instalaciones del FONCEP.

Debe contar con un teléfono de

comunicación celular.

Debe coordinar los aspectos técnicos,

operativos, administrativos y

comerciales, para dar cumplimiento a

las obligaciones contractuales y a los

compromisos contraídos por el

operador en el desarrollo del contrato.

Debe tener amplio conocimiento en la

Ley General de Archivo así como en la

aplicación de la normatividad vigente.

Coordinador

-Profesional

Tiene como actividades la recolección y

análisis de la información relacionada

con las funciones asignadas a las

diferentes dependencias, los procesos y

procedimientos del Subsistema de

Gestión de Calidad con el fin de

identificar, caracterizar y clasificar la

documentación que se recibe o produce

como evidencia de cada uno de ellos,

define las series y subseries

documentales, apoya las valoraciones

primarias y secundarias, así como la

elaboración y conformación técnica del

instrumento TRD.

1 100%




Tel: 3199900 - 3599900

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Técnicos de

Archivo

Dos para la coordinación de la

digitalización y dos para la coordinación

de la organización de expedientes.

Son las personas designadas por parte

el Contratista, para realizar los

procesos necesarios que conduzcan a

garantizar la adecuada organización,

foliación, digitalización, indexación de la

información y proporcionar calidad en el

servicio de consultas de información y

documentación, respondiendo a las

necesidades de las personas

autorizadas.

Atenderá las consultas de las personas

autorizadas de las dependencias,

verificará y controlará la información

que se ha prestado. Llevará

estadísticas al respecto.

Estarán ubicados en las sedes que

indique el FONCEP.

Debe tener amplio conocimiento en la

Ley General de Archivo así como en la

aplicación de la normatividad vigente.

Deben acreditar formación técnica o

estudios profesionales de por lo menos

6 semestres en archivística o

bibliotecología y una experiencia

mínima de dos (2) años en organización

de archivos y/o digitalización de

documentos.

5 100%

Auxiliares Personal bachiller con mínimo seis (6)

meses de experiencia en organización

Sugerida

Por el

100%




Tel: 3199900 - 3599900

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de Archivo de archivos y/o digitalización de

documentos.

Proponente

10.1.3.4 Del software y la plataforma de servidor. Derechos de autor: Los oferentes liberan de toda responsabilidad al FONCEP por las acciones entabladas por terceros en razón de transgresiones de Derechos de Autor, patente, marca registrada como consecuencia de la utilización del software para el desarrollo de los productos del presente proceso. La información recopilada en las bases de datos, se entregará en archivos planos con la estructura definida por el FONCEP quién realizara el cargue en la plataforma del servidor del FONCEP (Software ORFEO - http://www.orfeogpl.org ), en aras de garantizar el proceso de migración de la información. .

2. PONDERACION Y CALIFICACION DE LA PROPUESTA:

La contratación que requiere el FONCEP, se adelantará por el proceso de Licitación Pública, teniendo en cuenta el objeto, la cuantía del contrato a celebrar; lo anterior con fundamento en lo establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 1° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, para lo cual se tendrán en cuenta los factores de calidad y precio los cuales se ponderarán en el siguiente sentido:

Puntajes

FACTORES PUNTAJE

Experiencia de la Empresa 100




Tel: 3199900 - 3599900

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Calidad Equipo de Trabajo 550

Precio 300

Apoyo a la industria nacional y trato

igualitario con países adheridos a los tratados

de Libre Comercio. Evaluación de bienes y

servicios.

50

TOTAL 1.000 Puntos

11.1 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA (100 Puntos) Sólo se evaluarán por experiencia las propuestas habilitadas por cumplir con los requisitos habilitantes, El puntaje máximo a obtener es de 100, distribuidos así:

TIEMPO DE EXPERIENCIA Puntaje

Entre 6 y 8 años de constituida 30

Entre 8 y 10 años de constituida 60

Más de 10 años de constituida 100

11.2 CALIDAD DEL EQUIPO DE TRABAJO Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo (550 Puntos). Solo se evaluará el personal de las propuestas habilitadas por cumplir con los requisitos habilitantes. El puntaje máximo a obtener es de 300. Para evaluar la CALIDAD DEL EQUIPO DE TRABAJO, el proponente deberá anexar al momento de la presentación de la oferta (exceptuando técnicos y auxiliares de archivo), las hojas de vida y las certificaciones que acrediten los estudios realizados y los conocimientos del personal profesional mínimo requerido en el proyecto (diplomas, actas de grado, certificaciones de experiencia), reservándose EL FONCEP el derecho a la verificación de las hojas de vida y a solicitar, en cualquier momento de la ejecución del contrato, el cambio de una o todas las personas incluyendo técnicos y auxiliares de archivo, en caso que se establezca deficiencia en los conceptos técnicos requeridos o en el conocimiento




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de las funciones asignadas, debiendo el operador reemplazar inmediatamente la(s) persona(s) solicitada(s). El puntaje obtenido de los profesionales del equipo de trabajo, estará distribuido y será evaluado de la siguiente manera: a. Gerente de Proyecto (350 puntos)

Ítem Descripción Puntaje

Título Profesional Profesional en universitario Bibliotecólogo y/o

Archivista, o Sistemas de Información

Bibliotecología y Archivística o en Ciencias de

la Información y la documentación,

Bibliotecología y Archivística con formación de

posgrado.

Habilita

Experiencia

Mínima General

Experiencia general de 6 años, contados a

partir de la expedición de la tarjeta profesional

en proyectos de organización de archivos con

entidades del Estado. (Las certificaciones

aportadas como experiencia general, no será

tenida en cuenta para la acreditación de la

específica o adicional)

Habilita

Experiencia

Específica

Deberá acreditar experiencia certificada en la

Dirección o Gerencia de al menos cuatro (4)

proyectos de organización de expedientes de

historia laboral y/o pensional de más de tres

mil (3.000) expedientes con entidades

públicas. La sumatoria de los contratos debe

ser igual o superior al 200% del presupuesto

oficial del presente proceso.

100




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El proponente que en su propuesta acredite

para el GERENTE DE PROYECTO

experiencia específica cuya sumatoria

demuestre el mayor número de expedientes

de historia laboral y/o pensional. Los demás se

le asignarán el puntaje de manera

inversamente proporcional al primero.

100

Experiencia

Adicional


Dirección o Gerencia de al menos cuatro (4)

proyectos de digitalización de documentos de

más de 3.000.000 de folios. La sumatoria de

los contratos debe ser igual o superior al 200%

del presupuesto oficial del presente proceso.

100


Dirección o Gerencia de hasta dos (2)

proyectos de digitalización de documentos en

el Sistema Orfeo. La sumatoria de los

contratos debe ser igual o superior al 200% del

presupuesto oficial del presente proceso.

50

Total Puntaje 350

b. Coordinador - Profesional. (200 puntos)


Título Profesional Profesional universitario Bibliotecólogo y/o

Archivista, o Sistemas de Información

Bibliotecología y Archivística o en ciencias de

la información y la documentación

Bibliotecología y Archivística y/o Ingeniero

Industrial y/o Ingeniero de Sistemas.

Habilita




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Experiencia

Mínima General

Experiencia general de 2 años, contados a

partir de la terminación y aprobación del

pensum académico de educación superior en

proyectos de organización de archivos con

entidades del Estado. (Las certificaciones

aportadas como experiencia general, no será

tenida en cuenta para la acreditación de la

específica o adicional)

Habilita

Experiencia

Específica

Deberá acreditar experiencia certificada, como

mínimo un (1) año de experiencia específica

en la coordinación de proyectos de

organización de expedientes pensionales con

entidades del Estado. La sumatoria de los



100

Experiencia

Adicional

Deberá acreditar experiencia certificada, como

mínimo un (1) proyecto de experiencia

específica en la coordinación de proyectos de

digitalización documental. La sumatoria de los



100

Total Puntaje 200




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NOMBRE

(Nombres y

Apellidos)

TITULO

PROFESIONAL

(Anexar

Certificaciones

o Copia del

Diploma)

CARGO EN

EL

PROYECTO

(Función que

desempeñará

en la

Ejecución del

Contrato)

EXPERIENCIA

(Detallar

empresa en la

que se realizó

el trabajo

similar y labor

realizada.

Incluir

nombre de

persona a

contactar y

número

telefónico fijo

para validar la

información)

TIEMPO DE

EXPERIENCIA

(Tiempo

asociado a la

labor en cada

empresa)

11.3 Precio por Organización y Precio por Digitalización: (300 Puntos) Sólo se evaluarán económicamente las propuestas habilitadas por cumplir con los requisitos habilitantes. El puntaje máximo a obtener es de 300, distribuidos así:

150 puntos por el factor de Organización: Se asignará el máximo puntaje

aplicando la regla de la media geométrica respecto al precio por metro lineal en la organización por carpeta y

150 puntos por el factor de Digitalización de expedientes: Se asignará el máximo puntaje aplicando la regla de la media geométrica respecto al precio unitario en la digitalización por imagen.

El máximo puntaje se asignará conforme a la aplicación de la fórmula de la Media Geométrica de las ofertas económicas habilitadas.




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11.5. CRITERIOS DE DESEMPATE EN LOS PUNTAJES

En el evento de existir empate de los puntajes entre una o más propuestas, se

procederá así:

a) Se adjudicará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en la sumatoria de la evaluación económica

b) En caso de que se presente igualdad en el puntaje total de las ofertas evaluadas, se aplicarán los criterios de desempate previstos en los pliegos de condiciones, mediante la priorización de los factores de escogencia y calificación que hayan sido utilizados en el proceso de selección, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Si después de aplicar esta regla persiste el empate, se entenderá que las ofertas se encuentran en igualdad de condiciones.

c) En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

d) Si se presenta empate o éste persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales

e) Si persiste el empate, se preferirá al proponente singular que acredite tener vinculado laboralmente por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad y el cumplimiento de los presupuestos contenidos en la Ley 361 de 1997, debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido contratados con por lo menos un año de anterioridad y que certifique adicionalmente que mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación.

f) En caso que no proceda la hipótesis anterior, y entre los proponentes se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por consorcios, uniones temporales conformados con al menos un integrante que acredite las circunstancias establecidas en la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, será preferido frente a los demás.

g) Si persiste el empate, se llevará a cabo entre los proponentes empatados, un sorteo mediante el mecanismo de escogencia de balotas, en audiencia pública de adjudicación.




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3. SOPORTE DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS

RIESGOS PREVISIBLES

TIPO DE

RIESGO RIESGO SITUACION

IMPA

CTO

CONSECUENCI

A

ASIGNA

CIÓN

Regulato

rio

Cambio

de

Legislaci

ón sobre

Archivos

Variación en la

organización de

los expedientes

que implique la

necesidad de

realizar de

nuevo parte o la

totalidad del

trabajo de

organización y

foliación.

Medi

o.

Necesidad de

realizar

nuevamente la

organización,

foliación y/o

digitalización de

los expedientes

adelantados

FONCEP

Administ

rativo

Reestruct

uración

próxima

de

FONCEP

Modificaciones a

los procesos

Medi

o

Desactualización

TRD.

FONCEP

(50%)

CONTR

ATISTA

(50%)

Tecnoló

gico

Incompati

bilidad

del

software

del

contratist

a

Incompatibilidad

del software del

contratista para

migrar

información al

FONCEP

Medi

o

No contar con la

información para

cumplir con las

actividades

misionales de la

entidad

CONTR

ATISTA




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4. MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS

OBLIGACIONES SURGIDAS DEL CONTRATO

EL contratista, se obliga a constituir a favor del FONDO DE PRESTACIONES

ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES-FONCEP-, una garantía única que

avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por

una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz

haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera, o mediante la expedición

de una garantía bancaria a primer requerimiento la cual se mantendrá vigente de

acuerdo con los riesgos amparados y plazos que se definen a continuación:

a) Cumplimiento del Contrato: Por el 20% del valor total del contrato, con

una duración igual a la del Contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo, para cubrir los perjuicios derivados de cualquier incumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, incluyendo multas y cláusula penal pecuniaria

b) Calidad del servicio: Por una cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, con una duración igual a la del Contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo, para cubrir los perjuicios imputables al contratista, derivados de la mala calidad o insuficiencia de los equipos empleados y/o la mala calidad del servicio prestado

c) Amparo de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Por el 10% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo de ejecución de éste y tres (03) años más, contabilizados a partir de la suscripción del mismo, para garantizar los perjuicios que ocasione el contratista por el incumplimiento de cualquier obligación laboral del personal utilizado para la ejecución del contrato.

d) Pago anticipado: El valor de esta garantía será por el cien por ciento

(100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie con vigencia hasta la liquidación del contrato, para cubrir los perjuicios sufridos por la no devolución por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a titulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.




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La constitución de estos amparos no exonera al contratista de las

responsabilidades en relación con los riesgos asegurados.

En la póliza deberán aparecer como tomador del seguro el Contratista y como

asegurado y beneficiario el FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS

CESANTIAS Y PENSIONES-FONCEP, Nit.860.041.163-8.

En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución del contrato, o en cualquier otro evento, EL CONTRATISTA se obliga a modificar las garantías. EL CONTRATISTA deberá mantener vigente las garantías y serán de su cargo el pago de todas las primas y demás erogaciones de constitución y mantenimiento de la misma. El FONCEP podrá solicitar a la aseguradora la prórroga o modificación de las pólizas con cargo del CONTRATISTA, cuando éste se negare a hacerlo, valor que se descontará de las sumas a él adeudadas. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas si es el caso, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare. El garante podrá subrogarse en las obligaciones del CONTRATISTA para con EL FONCEP. La garantía deberá estar vigente hasta la liquidación del contrato.

5. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.

Para dar cumplimiento al numeral 8 del artículo 2.1.1 Estudios y documentos previos… sobre la verificación a que se refiere el parágrafo 1º del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012. Se procedió a verificar el portal Único de Contratación y en la página del Ministerio de Comercio Industria y Turismo y se corroboró que los bienes y servicios a contratar no tienen regulación especial derivada de tratados de libre comercio vigentes.

JONATHAN RAMIREZ GUERRERO CARLOS ARTURO RUEDA DAZA

Responsable Área Administrativa Profesional Especializado

estudios previos gestion documental -...

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