Estudios de Confiabilidad de Asociados de Negocios

Tulia Constanza Roldan GarciaContadora Pública - Abogada

Especialista TributariaEspecialista Costos

Auditora interna HSEQAuditora Internacional BASC- Capitulo Bogotá.

Objetivos

Identificar los factores a controlar en losasociados de negocio basados en el

riesgo

Analizar su aplicación en la organizacióny en el contexto del comercio

internacional

• Contextualización

• Gestión Riesgos

• Responsabilidades

• Perfilación / Acuerdos de seguridad.

• Taller sobre revisión documental

- RUT

- Cámara de Comercio- Cédula de Ciudadanía

- Estados financieros

- Bases de datos a revisar.

Contenido

Un poco de contexto…

Influencia …

Crear normas que garanticen la seguridad y facilitación de la

cadena logística a nivel mundial para promover la seguridad y

previsibilidad

Promover el movimiento fluido de las mercaderías a través de

cadenas logísticas internacionales.

Organización Mundial de Aduanas OMA

Lograr la educación de calidad para todos y el aprendizaje a lo largo de toda la vida

Movilizar el conocimiento científico y las políticas relativas a la ciencia con miras al desarrollo sostenible

Abordar los nuevos problemas éticos y sociales

Promover la diversidad cultural, el diálogo intercultural y una cultura de paz

Construir sociedades del conocimiento integradoras recurriendo a la información y la comunicación

Organización de las naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura UNESCO

Organización para Cooperación y Desarrollo Económico OCDE

Organización internacional no gubernamental, independiente, con la participación de 163 organismos

de normalización nacional.

A través de sus miembros, reúne a expertos para desarrollar y compartir voluntariamente conocimiento

basado en el consenso

Genera normas internacionales que apoyan la innovación y proporciona soluciones a los desafíos

globales del mercado

ISO Organización internacional para la Estandarización

Única agencia 'tripartita' de la ONU, la OIT reúne a gobiernos, empleadores y trabajadores de 187

Estados miembros

Establece las normas del trabajo, formular políticas y elaborar programas promoviendo el trabajo decente de todos, mujeres y hombres.

OIT Organización Internacional

Trabajo

OMS Organización Mundial de la Salud

La salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades.

El goce del grado máximo de salud que se pueda lograr es uno de los derechos fundamentales de todo ser humano sin distinción de raza,

religión, ideología política o condición económica o social.

La salud de todos los pueblos es una condición fundamental para lograr la paz y la seguridad y depende de la más amplia cooperación de las

personas y de los Estados.

Los gobiernos tienen la responsabilidad de garantizar la salud de sus pueblos, la cual solo puede ser cumplida mediante la adopción de

medidas sanitarias y sociales adecuadas...

Tiene como misión eliminar todo tipo de armas químicas en todo el mundo

Organización para la Prohibición de las Armas Químicas OPAQ

ONU Organización Naciones Unidas

ONU Organización Naciones Unidas

Egmont Group

Establecer una red informal de la UIF para el estímulo de la cooperación internacional. Ahora se conoce como el Grupo Egmont de FIUs unidades de

inteligencia financiera,

Egmont Group se reúne regularmente para encontrar formas para promover el desarrollo de la

UIF y a colaborar, especialmente en las áreas de intercambio de información, formación y el

intercambio de conocimientos

Tratados de Libre Comercio

Normas Internacionales

Comité de Basilea

Comisión Interamericana

Control Abuso Drogas

CICAD

Ley Patriota

U.S.A.

Grupo De Acción Financiera

GAFI

Ley AntiterrorismoEstatuto

Anticorrupción

CE DIAN 170/2002 Circulares 011 de 2011 y 006 de 2012

(Transporte)

Normas Nacionales

Es la capacidad de toda persona de conocer y aceptar las consecuencias de un acto suyo,

inteligente y libre

Así como la relación de causalidad que une al autor con el acto que realice

Se exige solo a partir de la libertad y de la conciencia de una obligación

Responsabilidad

•Política, objetivos del sistema e indicadores

•Auditoria interna- Hallazgos sobre los requisitos

•Hallazgos de gran impacto sobre los requisitos priorizados

Desempeño global del sistema

• Caracterizaciones con los objetivos respectivos

• Indicadores de cada uno de los proceso

•Peso de cada uno de los hallazgos encontrados en auditoria interna

Desempeño individual de los procesos

del SGCS

Responsabilidad

Responsabilidad

Normal:

Son sujetos de penas quienes cometen delitos y por lo tanto

pueden tener castigo. Son imputables y actúan bajo libre

albedrio.

Anormal : Son inimputables, no tienen libre albedrio, no

tienen noción de lo bueno y lo malo

Responsabilidad

La responsabilidad de una persona depende delcargo u oficio que desempeñe, esta puede ser detipo:- Penal- Civil- Fiscal- Administrativa y- Disciplinaria

Ac

ció

n • Comportamiento humano dominado o al menos dominable por la voluntad.

Om

isió

n •Así como la acción es un obrar positivo, un hacer, la omisión, en cambio, consiste en un no hacer, en un no actuar, en un abstenerse

Tip

icid

ad •Se encuentran

dentro del código. Existen taxativamente o por analogía (en penal no existe este último). Es la realización de los elementos típicos de una prohibición del código.

An

tiju

ric

ida

d •Lesión o puesta efectiva en peligro de un bien jurídicamente protegido sin justa causa.

Responsabilidad

Culposo

Imprudente

NegligenciaImpericia

Inobservancia reglamentos –

deberes

Responsabilidad

Responsabilidad

Agravante

Atenuante

Eximente

TIPO DE RIESGOS

• RIESGO LEGAL: Perdida en caso deincumplimiento contractual. Perdida por error eninterpretación jurídica, omisión e incumplimientode normas y reglamentos.

1

2• RIESGO DE REPUTACION: Acción, evento o

situación que puede impactar positiva onegativamente, las ganancias o el patrimonio de laempresa. Percepción y opinión que tien2en losterceros sobre una organización .

TIPO DE RIESGOS

3

• RIESGO OPERACIONAL: Posibilidad depérdidas ocasionadas en la ejecución delos procesos y funciones de la empresa,por fallas en procesos, en el sistemas, enlos procedimientos, modelos o personas

TIPO DE RIESGOS

4

• RIESGO CONTAGIO: Posibilidad de pérdida o dañoque puede sufrir la empresa de un operadorobligado directa o indirectamente por una acción uomisión de una persona natural o jurídica queposea vínculos legales o contractuales con laempresa

TIPO DE RIESGOS

Gestión del Riesgo

Co

mu

nic

aci

ón

Y C

on

sult

aEstablecer El Contexto

Tratar El Riesgo

Evaluar Los Riesgos

Analizar Los Riesgos

Identificar Los Riesgos

Mo

nit

ore

o Y

Re

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ión

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.1. Gestión de Asociados de Negocio

Norma BASC V5:17

Orientaciones: Los asociados de negocio constituyen partesinteresadas de la empresa, representan clientes,proveedores y terceros vinculados a la cadena desuministro, que se consideran con algún nivel de criticidadde acuerdo a la gestión de riesgos de la empresa.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.1. Gestión de Asociados de Negocio

Norma BASC V5:17

La empresa debe establecer un procedimiento documentado que defina la metodología

para la selección y revisión periódica de sus asociados de negocio, conforme a su

capacidad para cumplir los requisitos de seguridad relacionados a la cadena de

suministro, este debe incluir:

a)El nivel de criticidad con base en la gestión de riesgos.

b)Evidencia de la certificación BASC (por ejemplo: autenticidad del certificado, número,

vigencia, entre otros) o en caso de no contar con esta, mantener evidencia de otras

certificaciones o iniciativas de seguridad vigentes reconocidas internacionalmente.

En caso de no contar con certificaciones o iniciativas en seguridad acordes con los

servicios prestados, la empresa debe suscribir acuerdos de seguridad con base en la

gestión de riesgos.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.1. Gestión de Asociados de Negocio

Norma BASC V5:17.

c) Cumplimiento de los acuerdos de seguridad (auditorías de segunda parte u otro

método de verificación formal); la frecuencia dependerá del nivel de criticidad.

Se debe gestionar las acciones correctivas correspondientes para asegurar el

seguimiento a los resultados de dicha verificación. En caso de que no sea viable

formalizar un acuerdo de seguridad, la empresa debe establecer controles

operacionales que permitan gestionar los riesgos relacionados.

d) Una lista actualizada de los asociados de negocio.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.2.1 El procedimiento para la selección de los asociados de negocio,

debería incluir criterios de prevención tales como:

a) Conocimiento de sus asociados de negocio, identidad y legalidad

de la empresa y sus socios.

b) Antecedentes legales, penales y financieros.

c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus

ingresos, características de sus operaciones, otros clientes,

cumplimiento de contratos y antigüedad en el mercado).

d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando se

identifiquen operaciones sospechosas.

e) Verificación de pertenencia a gremios o asociaciones.

1.2. Prevención del Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo BASC

V5:17

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1.2. Prevención del Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo BASC

V5:17

1.2.2 Debería contemplar como mínimo los siguientes factores para la

identificación de operaciones sospechosas:

a) Origen y destino de la operación de comercio.

b) Frecuencia de las operaciones.

c) Valor y tipo de mercancías.

d) Modalidad de la operación de transporte.

e) Forma de pago de la transacción.

f) Inconsistencias en la información proporcionada por los asociados de

negocio.

g) Requerimientos que salen de lo establecido.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

1. Requisitos de los Asociados de

negocio

Para el reporte de la operación sospechosa no se requiere tener certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades este reporte debe hacerse ante las autoridades competentes de cada país.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

Resumen de Exigencias

Procedimientos Documentados

Indicadores de seguridad

Identificación de factores o Prácticas específicas

Si se requiere, Evaluación adicional

Acuerdos de seguridad

Validación BASC

Verificación Socios

SARLAFT/SIPLAFT

ANTES - PREVENTIVO

1.2. Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

Debe aplicar en su proceso de selección y de evaluación de Asociadosde Negocio, y nuevos socios (accionistas), que contenga criterios deprevención contra el lavado de activos y financiamiento delterrorismo tales como:

Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad dela empresa y sus socios).

ASOCIADOS DE NEGOCIO

ANTES - PREVENTIVO

Antecedentes legales, penales y financieros.

Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de susingresos , características de sus operaciones, otros clientes,cumplimiento de contratos y antigüedad en el mercado).Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifiqueo

ASOCIADOS DE NEGOCIO

DESPUES- MANTENIMIENTO:

•Monitoreo de sus operaciones (actividadeconómica, origen de sus ingresos ,características de sus operaciones, otrosclientes, cumplimiento de contratos yantigüedad en el mercado).

•Reporte oportuno a las autoridadescompetentes cuando identifique operacionessospechosas.

ASOCIADOS DE NEGOCIO

TRANSPORTADOR

LOCAL

Transito de contenedor

vacio al cliente

EXPORTADOR

Alistamiento M/cía. de

exportaciónAGENTE DE CARGA -AGENTE DE

ADUANATramite documental

TRANSPORTE NACIONAL:

Transporte hacia el aeropuerto de embarque y seguimiento de la carga

SERVICIOS DE ACOMPAÑAMIENTO Y MONITOREO SATELITALAcompañamiento de la carga

PARQUEADEROS HABILITADOSParqueo de vehículos con carga

PUESTOS DE CONTROLSeguimiento del vehículo

POLFA Y POLCARevisión del transito aduanero

AEROPUERTO DE ORIGENInspección de la M/cía.

POLICIA NATINARCOTICOS –OPERADOR AEROPORTUARIO

Movimiento de M/cía.

POLICIA

AEROLINEATransito de la aeronave -

seguimiento de la Aerolínea

AEROPUERTO DE DESTINO

Inspección de la M/cía.

EXTERIOR– AGENTE<DE CARGA –OPERADOR PORTUARIO – OPEREADOR

AEROPORTUARIOMovimiento de M/cía. - Almacenamiento

temporal -BodegajeTRANSPORTADOR EN EL EXTERIOR

Cargue de la mercancía a destino cliente o depósito

ENTREGA CLIENTEFacturación

Verificación de M/cía.

CADENA DE SUMINISTRO SEGURA!!!

PROCESO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

FORMATO VINCULACIÓN

SOPORTES

ENTREVISTA VISITA

DOMICILIARIACALIFICACIÓN

REPORTES/CERTIFICACIONES

MONI TOREO

OPERACIONES

CON-TROL

INFORME MENSUAL

ACTIVIDADES

VERIFICACIÓN

DATOS

1

23

1

1

1111 2

2

2

2 2

23 3 3

3

3

3

1

2

3

Correcto y completo diligenciamiento

Evidencia de Realización

Firma

DOCUMENTOS A ANALIZAR A ASOCIADOS DE NEGOCIOS

1. Procedimiento de asociados de negocios.- Solicitud de documentos- Análisis de asociado de negocio, de acuerdo a matriz de

criticidad.- Calificación según los criterios de seguridad- Acuerdos de seguridad.2. Estudio de confiabilidad- Estudio en escritorio- documental (Revisión documentos,

consulta bases de datos).- Visita Domiciliaria

- Formato interno de la Compañía de conocimiento delcliente

- Circular 170 o cualquier otro formato solicitadolegalmente

- Cámara de Comercio.- RUT- Certificación de productos- Certificación de sistemas de gestión.

- Estados financieros

DOCUMENTOS A ANALIZAR A ASOCIADOS DE NEGOCIOS

-RUES- Registro Único Empresarial- Revisióncertificado de cámara de comercio

- LISTA OFAC- (Lista Clinton). Lista deNarcotráfico y Terrorismo.- Lista de buscados, fugitivos y terroristas delFBI. (Federal Bureau of investigation)

- Expedientes Judiciales- Consulta por nombreo identificación de expedientes en Colombia

BASES DE DATOS

- CONTRALORIA: Responsables Fiscales- Deudas - PROCURADURIA: Antecedentes disciplinarios,

fiscales, penales y contractuales y perdida de investidura.

- SPOA- Sistema Penal Oral Acusatorio. Denuncias de la Fiscalía.

- REGISTRADURIA NACIONAL DE ESTADO CIVIL: Estado de documento de identificación.

- LISTA DE USUARIOS ADUANEROS: Son los habilidados por la DIAN.

BASES DE DATOS

- POLICIA NACIONAL: Antecedentes (Actualmente, No presenta y Presenta)

- BDME- Contaduría General. Deudas con entidades del Estado.

- LISTADO DE ABOGADOS Y FUNCIONARIOS JUDICIALES. Antecedentes judiciales

- LISTADO PROTECCION SOCIAL- SISPRO DEL RUA. Sistema de protección – Registro Único de Afiliados.

- FOSYGA: Listado de afiliados.

BASES DE DATOS

-.- SUPERINTENDECIA DE SOCIEDADES: Estados financieros y estado de sociedades (liquidación, en reestructuración, etc)

- Junta Central de Contadores. Contadores Públicos, sanciones.

- LISTA ROJA DE CONTRATISTAS DEL ESTADO. Antecedentes por mal manejo, Programa contra la corrupción.

- INTERPOL:(Policía Internacional) Listado de personas más buscadas

BASES DE DATOS

-.- DEA (Departamento de Justicia de EEUU)

Listado de los buscados - ATF (Oficina de alcohol, tabaco y explosivos

EEUU) Listado de los mas buscados por estos delitos.

- ICE (Inmigración y control de aduanas de EEUU) Listado de personas buscadas.

- United States Marshals Service de EEUU-Ejecución de órdenes de cortes federales.

BASES DE DATOS

Departament of State de EEUU. Consulta de personas fugitivas buscadas por fraude con pasaportes, visas y otras conductas.- Lista de Denied Persons de EEUU. Personas a las que se les ha negado relaciones comerciales de exportaciones.- Lista de unverified de EEUU. (Oficina de industria y seguridad) consulta de lista no verificada antes de la expedición de una licencia.

BASES DE DATOS

-

Debarried List de EEUU. Listado de prohibición de trafico de armas directa o

indirectamente.

-Lista Banco de Inglaterra. Listado de personas sancionadas.

Otras bases de datos que de acuerdo a la perfilación de los asociados de negocio considere la Empresa bajo su gestión de

riesgos requieran revisar (listados de gremios, listas internas, etc.)

BASES DE DATOS