ESTUDIO Y APLICACIN DE TCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA

SE NECESITA UNA SECRETARIA Que antes de iniciar un trabajo haga un esquema o plan, as gana tiempo y efectividad. Que administre bien el tiempo para que todas las tareas queden bien atendidas. Es mejor dedicar las primeras horas a las tareas que exigen ms esfuerzo. Que dedique todo el tiempo de oficina a TRABAJAR No a conversar. No a maquillarse ni contar sus problemas familiares o sentimentales. Que no se ausente de su trabajo sino excepcionalmente y por razones muy especiales. Entiende que su ausencia traumatiza la marcha de la empresa. Que se adelante a pedir trabajo y no espere que le llamen para asignarle alguno. Que no sea esclava del reloj a la hora de salida. Que est dispuesta a dar parte de su tiempo en caso de necesidad o urgencia. Que organice su jornada de trabajo. Que llegue a tiempo al trabajo. Ojal algunos minutos antes.

ADMINISTRACIN La palabra administracin viene el latn ad, significa direccin, y minester que significa subordinacin u obediencia, por tanto, administracin es el cumplimiento de una funcin bajo el mando de otro. La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos en accin organizacional a travs de la planeacin, organizacin, direccin y el control con el esfuerzo de todos para alcanzar los objetivos propuestos. La administracin para Chiavenato, Introduccin a la teora General de la Administracin, 1995, dice: la conduccin racional de las actividades de una organizacin, con o sin fines o nimo de lucro. Ello implica la planeacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades; en efecto, la administracin es imprescindible para la existencia, supervivencia y xito de las organizaciones (p 1).

ESTRUCTURA INTERNA La empresa, en funcin de estos fines y objetivos, formula la poltica de actuacin, desarrollo y estructuras, planea sus procedimientos y determina la organizacin y control. El tipo de empresa y el conocimiento de sus fines y objetivos ayuda a determinar la forma en que se trabaja, la distribucin del trabajo y el papel que desempea la secretaria. Cualquier tipo de organizacin empresarial se propone que todos los funcionarios y/o empleados que la componen trabajen conjuntamente con miras a alcanzar los objetivos propuestos. Para ello se organizan en grupos que determinan las tareas a realizar por cada uno de ellos; implica la creacin de departamento, divisin o seccin a personas debidamente cualificadas.

LA ADMINISTRACIN GENERAL DEL ESTADO La organizacin del Estado se hace en base a una jerarqua y una descentralizacin funcional y territorial. Las leyes establecidas regulan la organizacin y el funcionamiento de la Administracin General del Estado. Las unidades administrativas son los elementos organizativos bsicos de las estructuras orgnicas. Las unidades comprenden puestos de trabajo o dotacin de plantilla. Pueden existir unidades administrativas complejas que agrupen dos o ms unidades menores. Los jefes de las unidades administrativas son responsables del correcto funcionamiento y de la adecuada ejecucin de las tareas asignadas.

CONCEPTOS BSICOS DE ORGANIZACIN DE EMPRESAS Y ENTIDADES PBLICAS La teora general de la administracin estudia la administracin de las empresas y dems tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interaccin e interdependencia entre las cinco variables principales que son: Tarea Estructura Personas Tecnologa Ambiente El comportamiento es sistmico, hay una interaccin entre todos ellos, cada cual influye y es influenciado a su vez por los otros componentes. Lograr que las cinco variables se distribuyan de manera proporcionada, constituye el principal desafo de la administracin.

ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN LA EMPRESA Una empresa es una unidad econmica, parte de la combinacin de diferentes factores de produccin y entrega a disposicin del pblico bienes y servicios. Los elementos que constituyen la empresa son de tres tipos: MATERIALES: bienes que la empresa posee y utiliza para la produccin de otros bienes, as como los ya producidos por ella que an no han sido vendidos: mobiliario, materias primas, productos destinados a la venta, recursos econmicos. INMATERIALES: elementos que no tienen soporte fsico: confianza que despierta la empresa en los consumidores HUMANOS: conjunto de personas que desarrollan la actividad laboral en la empresa. : directivos, administrativos, vendedores.

ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN LA EMPRESA EL EMPRESARIO: es la persona que impulsa la empresa, ya sea en su creacin, en el desarrollo y sobre todo en la adopcin de decisiones. No hay que confundirlo con el propietario, pues la empresa puede ser propiedad de otra persona o de varios socios que no se ocupan de esta gestin. OBJETIVO DE LA EMPRESA: es el obtener beneficios y la creacin de valor para sus propietarios.

ORGANIZACIN DE LA EMPRESA EMPRESA: organizacin en la que una persona o grupo de personas desarrollan actividades para producir y/o distribuir bienes y/o servicios con fines lucrativos. Toda actividad humana tiene que estar organizada para conseguir un fin. La organizacin consiste en combinar los recursos (coordina, regula, establece normas) materiales y humanos y las actividades necesarias para lograr objetivos. Las instituciones pblicas y las ONG son organizaciones sin nimo de lucro; sus fines pueden ser sociales y/o de servicios a los ciudadanos Generalmente, la organizacin es responsabilidad de la direccin de la empresa o empresario que establece la estructura. La organizacin ser distinta segn se clasifiquen las empresas.

CLASIFICACIN DE LAS EMPRESAS

SEGN SU ATIVIDADEmpresas del sector primario: agrcolas, ganaderas, pesqueras, extractivas y forestales.Empresas del sector secundario: transforman unas materias primas de empresas del sector primario o productos de empresas del sector secundario en otros productos.Empresas del sector terciario: no producen bienes, prestan servicios.

SEGN SU TAMAOGrandesMedianasPequeasMicroempresas

SEGN SU FORMA JURDICAEmpresario individual: una persona acepta el capital, dirige la empresa y asume el riesgoColectiva o sociedad: varias personas aportan el capital para conseguir rendimientos.

POR LA PROPIEDAD DEL CAPITALEmpresas privadas: todo el capital es aportado por personas o empresas privadas.Empresas pblicas: todo o parte del capital es propiedad del estado.

POR EL MBITO GEOGRFICO DONDE DESARROLLAN SU ACTIVIDAD.Empresas locales: desarrollan sus actividades en una localidad, provincia o comunidad autnomaEmpresas nacionales: ejercen su actividad en todo el territorio nacional.Empresas internacionales: desarrollan su actividad en ms de una nacin.

TIPOS DE ORGANIZACINLas empresas establecen una organizacin formal, pero a veces se crean otras que podemos llamar informales:

ORGANIZACIN FORMALDiseada por los responsables de la organizacin para conseguir los objetivos propuestos.Muestra la estructura oficial definida para la adopcin de decisiones, la comunicacin y el centro.

ORGANIZACIN INFORMALRelaciones que aparecen entre las personas que trabajan en la empresa, de forma espontnea.Entre los empleados surgen relaciones personales que influyen en la comunicacin, las decisiones y el control.Forman parte de la organizacin formal

TIPOS DE EMPRESA

La empresa es una actividad econmica integrada por dos elementos fundamentales como factores de la produccin, el capital (el dinero) y el trabajo (las personas y los sistemas que lo mueven). Se combinan de manera sincronizada todos estos elementos para producir bienes o servicios destinados al mercado de consumo. Tiene fines lucrativos, por lo que su actuacin se supedita a la siguiente responsabilidad ante la ley. Se distinguen varios tipos de empresa: Sociedades individuales Sociedades colectivas Sociedades annimas Otras.

SECTORES Y REAS DE ACTIVIDAD

Se puede clasificar las empresas por sectores: industria, comercio y servicios Entre estos sectores existen diferentes tipos de empresas que a su vez pueden ser clasificadas en: privadas, pblicas y mixtas.

SOCIEDADES Y/O EMPRESAS INDIVIDUALES

La nica exigencia suele ser que la persona que va a crear la empresa ha de contar con la pertinente autorizacin para llevar adelante el negocio. El propietario de la empresa es personalmente responsable de todos sus movimientos mercantiles. Este tipo de sociedad es el ms sencillo de construir y disolver, puesto que depende de una sola persona y sus obligaciones repercuten directamente solo en ella.

SOCIEDADES COLECTIVAS

Es suficiente, para la constitucin, que sus socios firmen un acuerdo de compromiso En la sociedad mercantil, los socios no pueden ceder libremente sus participaciones, todos ellos tiene los mismos derechos y obligaciones, cada uno de ellos es responsable sin lmite definido y de forma solidaria de las deudas que haya podido contraer la razn social y recibe beneficios en la misma proporcin.

SOCIEDADES ANNIMAS

Estructuralmente ms complejas que las sociedades particulares y las colectivas, tanto su fundacin como su existencia estn reguladas de forma mucho ms estricta por disposiciones de orden legal. Tiene vida legal continuada e independiente, y sus objetivos y su razn social se circunscriben a lo que dispone la escritura de constitucin.

SOCIEDAD COMANDITARIA POR ACCIONES

Es la que tiene el capital dividido y representado exclusivamente por acciones. SOCIEDAD LIMITADA: Es una variante de la compaa annima, adjudica a cada socio una responsabilidad limitada a su capital aportado

OTRAS SOCIEDADES

Existen otros tipos de estructuras societarias legales, como pueden ser los consorcios, los trusts y los pools. Adems de especializadas y poco frecuentes, se rigen por un entramado de legislaciones distintas, segn los pases en que actan; por ello se las menciona como otro tipo de sociedades econmicas.

LA INTEGRIDAD PERSONAL

UNA PERSONA QUE ESPERA EL XITO DEBE SER NTEGRA EN SUS PENSAMIENTOS, PALABRAS Y OBRAS. SIN LUGAR A DUDAS LAS PERSONAS MEDIOCRES NO ETN LLAMADAS A LLEGAR ALTO, POR TANTO LE RECORDAMOS LO SIGUIENE:

TENER HONORABILIDAD Y DIGNIDAD PERSONAL, ES DECIR DON DE GENTES. SER CUMPLIDO EN TODO DE PALABRA Y DE OBRA. SER PUNTUAL EN TODOS LOS DEBERES Y COMPROMISOS HABLAR SIEMPRE CON LA VERDAD, SER TRANSPARENTES SER CONSTANTE, ACTIVO, CREATIVO Y EMPRENDEDOR SER ORGANIZADO FSICA Y MENTALMENTE TENER EFICIENCIA PERSONAL PARA REALIZAR LAS COSAS.

LOS RECURSOS HUMANOS EN LA ORGANIZACIN

Se denomina recursos humanos, talento humano, al conjunto de capacidades, conocimientos y habilidades que ponen en accin las personas. Tiene un marcado carcter de finalidad prctica, por lo que no alcanza su pleno sentido si no es en funcin de un fin prctico, de una utilidad a alcanzar. Las capacidades, conocimientos y habilidades que tiene el hombre para actuar forman parte de su ser; son atributos de su personalidad que, por una parte, le identifican como individuo y, a la vez, le confieren las portentosas caractersticas de quienes pertenecen al gnero humano. Charles J. Fombrun et al., Strategic Human Resource Mangement, John Wiley & Sons, 1984

DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

Tanto el contenido de recursos humanos como las actitudes individualizadas tienen un carcter dinmico; es decir, pueden ser modificados en el tiempo por agentes internos y externos a las personas por medio del aprendizaje. Esta formacin este aprendizaje- puede ser orientado en sentido favorable hacia las metas de la empresa, pero tambin puede serlo en sentido desfavorable. Igualmente, el aprendizaje se puede producir en sentido favorable o desfavorable al perfeccionamiento de la propia persona como ser humano (1)(1) Juan A. Prez Lpez, La empresa como realidad humana, IESE, Barcelona, 1987

DEFINICIN: INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Una instruccin de trabajo es a tarea lo que procedimiento es a actividad o proceso. Es la forma especfica de desarrollar una tarea. La diferencia entre instrucciones de trabajo y procedimientos es pues la misma entre tareas y actividades. Se puede establecer un procedimiento cuando la actividad es lo suficientemente importante para que se haga referencia a ella en el manual de calidad, bien en el mapa de procesos o bien en las actividades y/o subprocesos asociados a un proceso y que sea de inters cumplir un procedimiento que a su vez figure en el manual de procedimientos.

EL CLIMA LABORAL: CONCEPTOS

Es el medio ambiente humano y fsico en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. Influye en la satisfaccin y productividad. Est relacionado con el saber hacer del directivo, con los comportamientos de las personas, manera de trabajar y relacionarse, interaccin con la empresa, con las mquinas que se utilizan y con la propia actividad de cada uno. Es la alta direccin con su cultura y con sus sistemas de gestin, proporciona el clima laboral y forma parte de las polticas de personal y de recursos humanos, la mejora de ese ambiente y el uso de tcnicas precisas. Se orienta hacia los objetivos generales. Para medir el clima laboral se utiliza escalas de evaluacin.

LA CULTURA EMPRESARIAL

Edgar Shein manifiesta: Modelo de presunciones bsicas inventadas, descubiertas o desarrolladas por un grupo que quiere ir aprendiendo a enfrentarse con sus problemas de adaptacin externa e integracin interna que hayan ejercido la suficiente influencia como para ser consideradas vlidas, en consecuencia ser enseadas a los nuevos miembros como el modo correcto de percibir, y sentir esos problemas.

FUNCIONES DE LA CULTURA EN LA ORGANIZACIN

Establece lmites y diferencias con otras organizaciones Determina un sistema adaptativo propio frente al entorno Promueve la integracin interna Facilita la estabilidad, el orden y predictibilidad sin necesidad de reglas formales. Transmite un sentido de identidad y reduce la ansiedad. Da congruencia y sentido a los comportamientos y disminuye la ambigedad. Reduce la frecuencia de los conflictos intergrupales

TRABAJO EN EQUIPO

CREANDO SINERGIAS

EQUIPO DE TRABAJO

CONCEPTUALIZACIN: Grupo de personas que poseen habilidades complementarias y que trabajan juntos en un proyecto, se comprometen con un propsito comn y son responsables de realizar tareas que contribuyen a la consecucin de los objetivos planteados.

1 + 1 = 3

GRUPO DE TRABAJO

Un grupo de trabajo consiste en dos o ms individuos que establecen una comunicacin personal y significativa de manera continua.1 + 1 = 2

TRABAJO EN EQUIPO POR CONOCIMIENTO Y CONVICCIN

CONOCER vs CREER FACTORES DE XITO OBSERVAR O ESCUCHAR = RESPETO PENSAR SENTIR REGISTRAR: SENSACIONES, PENSAMIENTOS, EMOCIONES

TRABAJO EN EQUIPO CON EXCELENCIA

ALCANZAR Y MANTENER EL XITO EN LAS ORGANIZACIONES MODERNAS Y CAMBIANTES, REQUIERE TALENTOS QUE SE ENCONTRARN CON FACILIDAD EN UN TRABAJO DE EQUIPO MAS QUE EN UN SOLO INDIVIDUO.EL APORTE DE CADA UNO DE NOSOSTROS ES IMPORTANTE PARA ALCANZAR PRODUCTIVIDAD Y MEJORA CONTINUA

DIFERENCIAS ENTRE GRUPO Y EQUIPO DE TRABAJO

GRUPO DE TRABAJO

LDER FUERTE Y CLARAMENTE ENFOCADO SOSTIENE REUNIONES EFICIENTES ENTRE LDERES. MIDE SU EFICACIA INDIRECTAMENTE POR SUS RESULTADOS FRENTE A OTROS. SUS MIEMBROS SE ENFOCAN EN SU INDIVIDUALIDAD. CADA PERSONA TIENE UNA MANERA PARTICULAR DE FUNCIONAR. NO ES NECESARIA LA COHESIN.

EQUIPO DE TRABAJO

ROLES DE LIDERAZGO COMPARTIDOS FOMENTA LA DISCUSIN ABIERTA Y REUNIONES ACTIVAS DE RESOLUCIN DE CONFLICTOS. MIDE EL DESEMPEO DIRECTAMENTE. SUS MIEMBROS TIENEN SENTIDO DE PERTENENCIA. ES NECESRIO LA COORDINACIN. ES FUNDAMENTAL LA COHESIN.

ANLISIS TRANSACCIONAL

El anlisis transaccional (AT) es un enfoque humanstico que considera al hombre como figura central de su propia existencia. Parte del principio de que todo ser humano nace emocionalmente saludable y que debido al proceso de socializacin, puede asumir conductas inadecuadas que hacen dao a su vida y a sus relaciones interpersonales. Sostiene que el individuo es responsable de sus pensamientos, sentimientos y conductas y que lleva dentro de s la capacidad creativa de modificar su vida.

En el siguiente diagrama podemos apreciar la representacin grfica para mostrar los nueve vectores que pueden darse entre los Estados del Ego de dos personas.

YO Y EL ENTORNO

En el equipo de trabajo cada persona que forma parte del mismo ser el elemento principal en el sistema.

COMUNICACIN, HERRAMIENTA BSICA DE INTERACCIN

Manejo De la comunicacin interna y externa Barreras de la comunicacin: Personales Fsicas Semnticas Organizacionales Individuales

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA COMUNICACIN

CANAL DE COMUNICACIN

CAPACIDAD DE COMUNICACIN

LA COMUNICACIN PERFECTA ES IMPOSIBLE

La habilidad para comunicarse puede aprenderse Coherencia con lo que se dice, piensa, siente y hace Tener en cuenta el medio Mantener abiertos canales de comunicacin Animar el libre flujo de la comunicacin APRENDER A ESCUCHAR Pensar que desacuerdo es norma til.

SE BUSCA LDERES

Que busquen siempre resultados, que para ellos no sea lo ms importante: sea lo nico. Que sean comunicadores que motiven y entusiasmen y que la vida de ellos irradie dinamismo positivo. Que sea congruente con lo que piensan, dicen y hacen. Que sean creativos por naturaleza y descubridores permanentes de problemas. Que el trato que ellos expresan sea de excelencia al sembrar ambiciones y que visualicen lo que sus seguidores puedan llegar a ser. Que sean aprendices por excelencia: aprendan permanentemente y se dejen ensear del xito y del fracaso. Que eduquen a sus seguidores y les transformen en seres extraordinarios. Que sean optimistas obsesivos; que mantenga actitud positiva ante el fracaso, pues este es un comienzo, un trampoln de esperanza para alcanzar el xito. Que sean seres histricos que trasciendan al tiempo y cuyas causas sean: la justicia, la libertad y la verdad.

LIDERAZGO Y TRABAJO EN EQUIPO

EL LIDERAZAGO ES EL ESFUERZO QUE SE EFECTA PARA INFLUIR EN EL COMPORTAMIENTO DE LOS OTROS O PARA CAMBIARLO EN ORDEN A ALCANZAR OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN, DEL GRUPO O PERSONALES.

LOS LDERES sienten emocin por su trabajo y por contagio estimulan a sus compaeros a contraer un compromiso integral de cuerpo, mente y espritu.SON LOS INSPIRADORES DE LLEVAR A LA EMPRESA A GRANDES OPORTUNIDADES.

TIPOS DE LIDERAZGO

TIPOS DE LIDERAZGOCARACTERSTICAS

1 Permisivo o liberalIndividualista. Deja mucha autonoma.No se compromete con el grupo, falta de preocupacin por el personal y el trabajo.

2 Autocrtico o AutoritarioEs el jefe. Toma las decisiones por el grupo. No permite la participacin.Actitud hostil, fuerte orientacin al trabajo, el personal tiene importancia secundaria.

3 PaternalistaAmable, cordial, controla, pero toma decisiones en nombre del grupo y por el bien del mismo. No cree en la libre determinacin de los dems.Crea infantilismo y resentimiento en quienes desean adoptar sus propias decisiones, Fuerte orientacin al trabajo.Tambin se ocupa por el personal

4 Democrtico o ParticipativoOfrece mucho amor y autonomaCree en s mismo.Cree en las personas y en la capacidad del grupo.Sugiere y recomienda, prctica despus de la aprobacin del grupo.Fuerte orientacin por el trabajo por el personal.

EQUIPOS DE TRABAJO EFICACES

Aumenta las ideas y promueve la reflexin entre los integrantes Orienta las energas latentes hacia fines ms productivos Provee la identificacin, el sentido de colaboracin con la organizacin Favorece la mutua comprensin, acostumbra a la gente a ver los problemas desde el punto de vista de los dems.

ESTAS VENTAJAS DEPENDEN DE LA TAREA, DEL GRUPO Y DEL AMBIENTE Y CIRCUNSTANCIAS EN LAS CUALES SE DESARROLLA.

METODOLOGA UTILIZADA EN LA FORMACIN DE EQUIPOS DE TRABAJO

MOTIVACIN:

Los integrantes del equipo de trabajo quieren: Pertenecer a un equipo extraordinario Ser reconocidos positivamente Hacer cosas de las cuales pueda sentir orgullo Encontrar mejores mtodos para ejecutar sus tareas Realizar sus deseos o sus sueos al hacer lo que les gusta.

MOTIVACIN ES TENER MOTIVOS

INSUMOS

Competencia de cada persona dentro del equipo de trabajo. Factores ambientales Cultura organizacional o de equipo Aspectos motivacionales

RESULTADOS

Autodireccin Los participantes tienen roles compartidos El producto del trabajo es colectivo Estimula la participacin activa de todos para la solucin de problemas Autoevaluacin en base a los criterios de xitos del proyecto. Se discute, decide y trabaja en conjunto.

EQUIPO DE ALTO DESEMPEO

Un equipo de trabajo auto dirigido consta de personas que trabajan juntas de manera multidisciplinaria, buscan nuevos problemas e identifican nuevos procedimientos y soluciones. Un equipo de alto rendimiento desarrolla sus procesos, motivaciones y evaluaciones de manera inter-independiente.

CMO CONOCER LA EMPRESA?

La secretaria debe conocer como est conformada la empresa y en el aspecto terico relacionar la funcin del organigrama, la estructura y organizacin empresarial, los niveles de direccin, funciones de la direccin, tcnicas de direccin, la estrategia comercial, la poltica de la empresa y su funcin frente a los objetivos de la organizacin.

EL ORGANIGRAMA

La estructura de cada empresa vara en funcin de su tamao y de los objetivos particulares. La forma ms convencional de reflejar esta estructura es el organigrama, un esquema que contempla la divisin del trabajo de la empresa en los correspondientes departamentos y secciones que la constituyen. En este organigrama funcional se observa la pirmide que forman los responsables de estas unidades administrativas, subordinados unos a otros, determinando los niveles jerrquicos. Los cargos ejecutivos son los que estn al frente de los distintos departamentos, divisiones o secciones. Si se trabaja para una multinacional se observar que adems de la estructura jerrquica de la empresa, esta se encuentra dentro de otras estructuras, que a su vez forma parte de otra organizacin.

LA EMPRESA Y SU MECANISMO

La mayora de empresas inician modestamente y con objetivos reconocidos. El propsito es realizar algo, pero con ciertas variantes que justifican y valoran la iniciativa. Las posibilidades dependen en funcin de si prospera la demanda de los productos, de la capacidad para conquistar el mercado y clientes y de la previsin en la gestin aunando afanes, acoplando esfuerzos aislados y conjugando proyectos y condiciones con nuevas ideas. Subjetivamente es la casa o sociedad comercial, industrial, o mercantil creada para emprender negocios o proyectos preconcebidos. Las empresas son fruto del trabajo, de las ideas y del capital. Es una asociacin de dos o ms personas que ponen en comn el trabajo y capital con el propsito de producir o hacer algo que les proporcione beneficios.

LA OFICINA COMO UNA UNIDAD DE PRODUCCIN

Lo grandioso de un trabajo es estar en la cima, no tratando de alcanzarla. Dorothy Thomson. La productividad es un tema clave para las oficinas, en el comercio, la industria y el gobierno. El personal de soporte debe asumir responsabilidades e incrementar su eficacia; es por ello que este personal, sin considerar si las tareas que deben cumplir son administrativas, relacionadas con la correspondencia u otras, necesitan fijarse prioridades, adoptar decisiones acertadas, adaptarse rpidamente a nuevas tecnologas y establecer un alto nivel de compromiso a la vez que realizan las diversas tareas que hacen que la oficina produzca.

LA OFIMTICA EN LNEA

Este tipo de aplicaciones permite crear y compartir el trabajo en lnea. Los documentos se pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de clculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas consiste en compartir o editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en tiempo real. La ofimtica con red de rea local permite a los usuarios transmitir datos, correo electrnico e incluso voz por la red.

LA CALIDAD NO SE IMPROVISA

Solo si tenemos la entereza y la pasin por recorrerlo sin importar el grado de dificultad que se tenga, podemos alcanzar los objetivos. Hay que trabajar da a da, minuto a minuto, revisar y ajustar en la ejecucin. Es una sinergia entre ser el mejor, tener inteligencia suficiente para recorrer los duros caminos para alcanzar el xito, poseer la tenacidad de ser diferente a los dems. Es luchar por lo que se quiere, sin escatimar esfuerzo alguno. Es sacar ese verdadero yo, ese guerrero oculto que todos tenemos cuando vencemos: los miedos, los temores, los complejos, las incertidumbres y nos proponemos disfrutar de la satisfaccin que significa ser mejores.

PASOS DE EXCELENCIA PARA LA SECRETARIA MODERNA

Las y los secretarias /os son los asistentes de funcionarios que ocupan puestos de direccin; desarrollan sus actividades con criterio tcnico

Las tareas de estos funcionarios estn relacionadas con las responsabilidades de los ejecutivos. Receptan dictados de la correspondencia, registran los productos elaborados o de los servicios prestados; recopilan informaciones que el ejecutivo necesita; dan mensajes telefnicos y en persona a los clientes internos y externos y son los encargados de mantener las buenas relaciones pblicas.

DESTREZAS BSICAS DE LA SECRETARIA/O LAS TAREAS BSICAS INCLUYEN:

Elaboracin de la correspondencia : La elaboracin de la correspondencia requiere habilidad en el uso del lenguaje oral y escrito: Ortografa y facilidad para localizar palabras en el diccionario en caso de duda. Habilidad para hablar agradable y fcilmente y hacer buen uso del lenguaje. Habilidad para escribir con precisin y concisin. Habilidad para captar el significado de los mensajes. Mecanografiar o almacenar la informacin en un computador Conocimiento y uso de la ofimtica LA COMUNICACIN ORAL

Aprender a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada da en nuestra vida. Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, es necesario que los dilogos, mensajes, preguntas e instrucciones, en general, toda la informacin que se intercambia con otras personas sea precisa, comprensible y corts.La secretaria tendr el tacto suficiente para reconocer las diferentes situaciones y mantendr un tono cordial y agradable en las conversaciones.

DESTREZAS BSICAS DE LA SECRETARIA LAS TAREAS BSICAS INCLUYEN:

DESARROLLO DE TCNICAS DE COMUNICACIN: ORAL Y ESCRITO: La secretaria/o debe ser consciente de la importancia que tiene al comunicar o transmitir un mensaje en la forma y el formato apropiado. Necesita desarrollar habilidades para la comunicacin oral al contestar el telfono, recibir visitas, registrar mensajes, hacer preguntas, solicitar informacin y participar en discusiones; todo ello con una actitud corts y eficiente. Controlar situaciones difciles, problemas con la atencin a una inesperada y pesada visita; la relacin con un compaero desagradable, la respuesta a ese cliente que presenta sistemticamente quejas, entre otros.

Requiere del dominio de un lenguaje que proporcione soluciones con tacto y resolucin.

LA COMUNICACIN TELEFNICA

Si su empresa utiliza un contestador automtico, tendr que grabar el mensaje que ser escuchado por los clientes que telefoneen en horario y fuera del horario de oficina; se debe considerar lo siguiente: Identifique la razn social: nombre y nmero de telfono Una corts explicacin: un mensaje con informacin apropiada Si el equipo le permite, una invitacin para que la persona quien llama deje el nombre, nmero o mensaje; asegrele que ser atendido tan pronto como sea posible. Una despedida agradable, as como una frase de agradecimiento por la llamada. Escuche los mensajes grabados y de atencin inmediata a los mismos.

LA RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA EN LAS ENTREVISTAS

Si es la secretaria del ejecutivo quien recibe personalmente a los visitantes, esta se convierte en la anfitriona oficial y como tal debe conocer las reglas de etiqueta de la oficina; y al desarrollar las entrevistas requiere una habilidad especial y generalmente necesita entrenamiento. Conlleva mantener conversaciones tanto personalmente como a travs del telfono con otra persona y con el propsito de establecer hechos y obtener informacin. La entrevista puede ser informal, casi casual, debe fomentar intercambios entre las dos personas interesadas.

Atienda con gentileza a todos los visitantes, inclusive a los que no tienen cita previa Mantngase con serenidad frente a un cliente difcil, siempre demuestre cortesa, no pierda la paciencia. Informe al visitante cuando ocurre una demora, haga que la espera sea lo ms agradable posible. Aplique la diplomacia para la cancelacin de una cita; haga los arreglos necesarios para dar o conseguir una nueva cita. Dele continuidad a la entrevista; los detalles de la misma pueden servir de base para la elaboracin de informes o cualquier otro documento u otra accin que sea necesaria.

AGENDA Y RECORDATORIOS PARA EL JEFE

Fije horario para las entrevistas de su jefe. Lleve un registro de citas y visitas que debe cumplir su jefe. Todas las solicitudes de citas de los visitantes deben ser atendidas con la mayor prontitud, sea cual fuese el medio: personal, va telefnica o por escrito; para ello se verificar fecha, hora, asunto, asistentes y lugar de la misma, determinacin del tiempo que se le ha reservado para le entrevista. Los detalles relativos a la cita deben ser registrados para que el ejecutivo tenga suficiente informacin al ser tratada en la entrevista. Tambin se registrarn los compromisos del ejecutivo fuera del local de la oficina; se entregarn los respectivos recordatorios que incluyan las citas con amigos, profesionales y compromisos familiares

REGISTRO DE VISITANTES

Se recomienda que la secretaria lleve un registro de todos los visitantes y para ello es importante trabajar con fichas y archivarlas en el fichero correspondiente, o en su defecto debe elaborar un banco de datos de todos los clientes con los cuales se relaciona la organizacin En estas fichas se registrar toda la informacin que el visitante exprese a la secretaria; o en su defecto se engrapar la tarjeta de presentacin y se escribir cualquier informacin adicional a ms de la informacin que entreg previo a la concertacin de la cita. Estos ficheros de visitantes debe ser revisados peridicamente para actualizarlos .

RELACIONES PBLICAS Y TRATOS CON LA PRENSA

El trabajo determinar hasta donde est comprometida con el rea de Relaciones Pblicas o si tiene relaciones con la prensa en nombre de su organizacin. Las buenas relaciones pblicas son importantes para mantener la reputacin de la organizacin entre los asociados y en la comunidad. Las buenas relaciones pblicas son importantes para mantener la reputacin de la empresa entre sus asociados y en la totalidad de la comunidad. Informes desfavorables o publicidades adversas pueden tener efecto desastroso sobre el xito comercial de la organizacin, por ello es importante dar atencin a las relaciones pblicas puesto que est destinada a influir sobre la imagen que de ella se presenta al mundo y la forma en que es recibida.

Si la secretaria tiene que tratar con la prensa ha de ser bajo la direccin y las instrucciones de su superior. No adoptar decisiones o contestar a ninguna pregunta sin su aprobacin.

LOS DEPARTAMENTOS

Nombre con que se designan algunas divisiones, reas o sucursales donde se encargan de una actividad determinada por la empresa. Al dividir el trabajo en reas o funciones y asignarle a cada trabajador una parte determinada, se consigue una especializacin. A travs de la repeticin de determinadas tareas se adquiere pericia, eficiencia y mejora en la productividad. Cada empresa puede tener una organizacin y estructura determinada. Depende de la actividad que realice, el tamao y de los objetivos que se haya impuesto, tendr mayor importancia unos departamentos que otros.

TODOS LOS DEPARTAMENTOS MANTIENEN RELACIONES UNOS CON OTROS PORQUE EL TRABAJO DE UNO INFLUYE EN EL RESTO DE DEPARTAMENTOS

LA SECRETARIA Y LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

Capacidad de asignacin: el desarrollo de esta capacidad precisa el conocimiento detallado de la organizacin y planificacin empresarial y del organigrama completo de la misma y el suficiente conocimiento para saber a qu departamento y a que personas compete cada cuestin, a quien debe transmitir cada tipo de informacin, que personas deben intervenir o ha de conocer un hecho significativo, a quien debe dirigirse determinado tipo de documentacin, entre otros. La secretaria, en el ejercicio de su funcin, desempea diferentes tareas en todos los niveles del organigrama de la organizacin y en todos los departamentos. Significa que tiene una formacin acadmica y capacidad para adaptarse, en la misma empresa, a mltiples ambientes y funciones. Sabe relacionarse con el personal interno de la organizacin y con el pblico externo. La secretaria, dentro del escalafn jerrquico de la empresa y segn las atribuciones y responsabilidades, puede ubicarse en diversas categoras: secretaria auxiliar de departamento, secretaria ejecutiva de direccin, asistente ejecutiva de gerencia, entre otros. Sea cual sea su lugar debe conocer con la mayor precisin posible el tipo de organizacin empresarial, los objetivos de la empresa, los productos que fabrica o los servicios que presta, las personas que tiene a su disposicin en los distintos departamentos y las relaciones de rango o jerarqua entre unos y otros.

LA SECRETARIA Y LOS COMPAEROS

A la secretaria le corresponde cuidar y crear un buen ambiente de trabajo; del mismo modo que cuida la relacin laboral con el jefe, debe cuidar la relacin con los compaeros. Fomentar el trabajo y el espritu de equipo, desarrollar una perfecta convivencia y potenciar su propia personalidad como su capacidad profesional. Colaborar amablemente y de forma eficaz con sus compaeros de trabajo. Asumir la responsabilidad de colaborar espontneamente con los compaeros, evitar la confrontacin personal en pro de la mxima eficacia pero en cualquier caso con prudencia y procurar no invadir reas de trabajo ajeno.

ASPECTOS QUE BLOQUEAN LAS COMUNICACIONES

El tnel:entra por una oreja y sale por la otra. La pared:rebotan lo que oyen El distrado:estn atentos a otras cosas El impermeable:mientras escucha est preparando la objecin. El malentendido:no capta el verdadero pensamiento, dificulta el dilogo.

HAY MUCHOS OYENTES QUE NO ESCUCHAN.HABLAR Y ESUCHAR: DONES DE LA COMUNICACIN

LA SECRETARIA EN LA EMPRESA

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

La empresa, en relacin a su estructura, es la agrupacin de personas, y cada una se ocupa de una funcin determinada para aprovechar las ventajas de la especializacin al actuar con eficiencia, en la medida en la que la autoridad principal coordina los esfuerzos de cada funcin y de cada empleado. La jerarqua es el canal ms importante para asegurar la unin y el enlace. Generalmente, se distingue tres tipos de jerarqua: la lineal, la mixta y la funcional.

Es importante la distincin entre la lnea de mando ejecutivo y la de los asesores o staff.

Administracin es el proceso de planificacin, organizacin, direccin y control del trabajo de los integrantes de la organizacin y de usar los recursos disponibles para alcanzar las metas y objetivos de la organizacin.

ORGANIZACIN EN LNEA Y STAFF

Es funcin del staff guiar, aconsejar, asesorar y servir al directivo de lnea, proporcionndole asesoramiento, ayuda y servicios, principalmente cuando es especializado.

ORGANIZACIN POR PRODUCTOS

Segn Stoner J.PROCESO ADMINISTRATIVO: es una forma sistemtica de hacer las cosas

NIVELES DE DIRECCIN

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