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MANUAL OPERATIVO DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN Y RECONSTRUCCIÓN DE

SEDES EDUCATIVAS AFECTADAS POR LOS EVENTOS DERIVADOS DEL FENÓMENO DE LA

NIÑA 2010-2011

Septiembre de 2012

FONDO ADAPTACIÓNCalle 75 # 5-88 Piso 3 y 4

www.fondoadaptacion.gov.co

Número Documento Fecha de expedición

Fecha de publicación / notificación

Modificación Descripción

1 Versión inicial

3-9-12 3-9-12

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Tabla de contenido1 MARCO GENERAL.......................................................................................................................5

2 EL FONDO ADAPTACIÓN...........................................................................................................7

2.1 Marco Normativo...........................................................................................................................7

2.2 Objetivos.......................................................................................................................................7

3 CRITERIOS DE INTERVENCIÓN................................................................................................8

3.1 Análisis de riesgo..........................................................................................................................8

3.1.1 Antecedentes...........................................................................................................................8

3.1.2 Marco Conceptual del Análisis de Riesgo................................................................................9

3.1.3 Actividades.............................................................................................................................11

3.2 Participación Comunitaria...........................................................................................................14

3.3 Criterios técnicos sectoriales......................................................................................................15

3.3.1 Normatividad..........................................................................................................................15

3.3.2 Diseños Sedes Educativas....................................................................................................15

3.3.3 Estrategias de construcción y reconstrucción........................................................................17

Reconstrucción............................................................................................................................17

Reubicación.................................................................................................................................17

Reconstrucción temporal............................................................................................................17

Reconstrucción con adaptación..................................................................................................17

4 CONCEPTOS BÁSICOS............................................................................................................18

5 INTERVENCIÓN EN EDUCACIÓN, ESTRATEGIA DENOMINADA DICE.................................22

5.1 Antecedentes..............................................................................................................................22

5.2 Diagnóstico sector Educativo......................................................................................................22

5.3 Modelo de intervención...............................................................................................................23

6 ESQUEMA OPERATIVO PARA LA EJECUCIÓN......................................................................25

6.1 Etapas de Ejecución...................................................................................................................25

6.2 Planeación y Programación........................................................................................................25

6.3 Gestión de información y comunicaciones..................................................................................26

6.4 Equipos Básico, Variable y Asesor.............................................................................................28

6.5 Gestión financiera.......................................................................................................................29

6.5.1 Flujo de fondos.......................................................................................................................29

6.5.2 Desembolsos..........................................................................................................................29

6.5.3 Pago anticipado......................................................................................................................30

6.5.4 Gastos Reembolsables..........................................................................................................30

6.5.5 Gastos de viaje.......................................................................................................................31



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7 PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL..........................................................................33

7.1 Auditoría Fondo Adaptación........................................................................................................33

7.2 Interrelación con la comunidad...................................................................................................35

8 Cierre y liquidación......................................................................................................................36

9 ANEXOS.....................................................................................................................................37

9.1 Manual de Contratación y Supervisión del Fondo Adaptación...................................................37

9.2 Manual de Auditorías Visibles del Fondo Adaptación – Sector Educación................................37

9.3 Tipologías....................................................................................................................................37

9.4 PSA Manual Políticas de Uso.....................................................................................................37

9.5 Informe Mensual.........................................................................................................................37

9.6 Informe Periódico de Supervisión...............................................................................................37

9.7 Certificado de Cumplimiento.......................................................................................................37

9.8 Proyección Recurso Humano.....................................................................................................37

9.9 Recurso Humano Vinculado.......................................................................................................37

9.10 Proyección Gastos......................................................................................................................37

9.11 Legalización gastos Reembolsables...........................................................................................37

9.12 Solicitud de Comisión Contratista...............................................................................................37

9.13 Informe de Comisión...................................................................................................................37



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1 MARCO GENERAL

1.1. Introducción

El fenómeno de La Niña 2010 – 2011 alteró el clima de Colombia desde el comienzo de su formación en el mes de junio de 2010, sobreponiéndose a la temporada invernal que venía presentándose desde el mes de abril. Esto ocasionó las lluvias más intensas y abundantes registradas en la historia del país, sobre todo en las regiones caribe, andina y pacífica. Además, ocasionó la ausencia de la usual temporada seca de mitad de año en el norte y centro de la región andina.

Las severas inundaciones y deslizamientos generaron daños en las vías rurales y urbanas, pérdidas de zonas agrícolas, destrucción de centros educativos, hospitales, viviendas e infraestructura de servicios públicos. Se calcula que casi 4 millones de personas se vieron afectadas, 28 de los 32 departamentos del país sufrieron los efectos de las lluvias, más de 100.000 familias reportaron sus viviendas como destruidas y más de 2.000 sedes educativas fueron afectadas. En fin, los daños sociales, económicos y ambientales resultaron ser de difícil cálculo.

La gravedad de la situación superó la capacidad de respuesta local y regional e hizo necesario tomar medidas urgentes desde el nivel nacional. En este contexto, el gobierno central creó dos instrumentos para conjurar la crisis y fortalecer la capacidad económica del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres: la Subcuenta Colombia Humanitaria del Fondo Nacional de Calamidades, para atender las fases de atención y rehabilitación, y el Fondo Adaptación, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para las etapas de reconstrucción y construcción.

Así pues, el Fondo Adaptación se concibió como la entidad encargada de dar una respuesta estructural a la problemática generada por el fenómeno de La Niña 2010 – 2011, y de convertir esta tragedia en una oportunidad de desarrollo para el país.

De acuerdo con el Plan de Acción Específico para el manejo de la emergencia, corresponde al Fondo Adaptación intervenir en 3 de los 5 ejes estructurantes de atención, a saber: Infraestructura, Desarrollo Económico y Sostenibilidad Ambiental. En aras de dar mayor operatividad a esta tarea, el Consejo Directivo del Fondo Adaptación decidió dividir las inversiones del Fondo en 8 sectores estratégicos: transporte; vivienda; agua potable y saneamiento básico; salud; medio ambiente; deporte, ICBF, cultura y educación; mitigación del riesgo; y reactivación económica.

Para cada uno de estos sectores, el Fondo Adaptación ha liderado un proceso de diseño y estructuración de las intervenciones previstas, en busca de asegurar la mayor eficiencia y transparencia en el proceso de ejecución de las mismas. Como parte de esta tarea, se ha estructurado el presente Manual Operativo, que se constituye en una guía de operaciones para la implementación de los proyectos del sector educación.

1.2. Objetivo del Manual Operativo

El propósito del presente Manual Operativo es establecer los términos, condiciones requisitos y procedimientos bajo los cuales deberá llevarse a cabo la reconstrucción del sector educativo, sirviendo como guía de operaciones de todos los actores involucrados.

El alcance del presente manual se enmarca en las obligaciones pactadas con las Consultorías de Gerencia Integral y otros actores encargados de la reconstrucción del sector educativo, estrategia



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denominada DICE, sirviendo como instrumento de operaciones para todos los involucrados. En él se definen los procesos, procedimientos y protocolos asociados al desarrollo de la estrategia y las responsabilidades de las Consultorías de Gerencia Integral, dejando el marco de la intervención de los demás actores, siendo pertinente su adición y/o modificación en la medida que entren a operar (diseñadores, contratistas de obra e interventores).

El Manual Operativo orienta la implementación del modelo de intervención sectorial en la población objetivo, en sus etapas y componentes. Así mismo, tiene como objetivo garantizar el derecho a la información de aquellos interesados en conocer su esquema de operación, estrategia, etapas de intervención y resultados.

1.3. Usuarios del Manual Operativo

Este Manual Operativo está dirigido a:

a. Equipo Interno y de supervisión del Fondo Adaptación. b. Consultorías de Gerencia Integral. c. Diseñadores, constructores e Interventores.d. Contratistas del Fondo Adaptación que participen en el Proyecto de construcción y

reconstrucción del sector educativo.

En este Manual Operativo quedan reglamentadas algunas de las acciones de los nuevos contratistas del Fondo Adaptación (Diseñadores, constructores e Interventores)como lo son la gestión financiera y documental entre otras, y deberán de desarrollarse las específicas que no han sido contempladas hasta el momento porque aun no se han requerido.

1.4. Actualizaciones y Modificaciones del Manual Operativo

El Manual Operativo, más que un documento definitivo, es un documento en permanente actualización y construcción; de acuerdo con las necesidades o requerimientos que se presenten en el proceso de ejecución, este manual será revisado, modificado, actualizado o complementado de común acuerdo entre las partes (FA y Consultorías de Gerencia Integral); sus modificaciones o ajustes harán parte integral del mismo. Se dejará evidencia de la existencia de una nueva versión en el cuadro de aprobaciones y modificaciones. Toda nueva versión del Manual realizada de mutuo acuerdo será notificada a los actores relevantes y entrará a regir diez (10) días hábiles después de dicha comunicación.

El manual es de obligatorio cumplimiento y entra a regir a partir del 10 de septiembre con las Consultorías de Gerencia Integral.



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2 EL FONDO ADAPTACIÓN

2.1 Marco Normativo

Mediante el Decreto 4580 del 7 de diciembre de 2010, y con base en el artículo 215 de la Constitución Política, el Gobierno Nacional declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional.

Una vez declarado el estado de emergencia, mediante el Decreto 4819 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación como una entidad descentralizada del orden nacional con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el objeto de atender la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el Fenómeno de la Niña 2010-2011.

Los Decretos 2962 y 4808 de 2011, ajustados a los mandatos establecidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, reglamentaron el régimen contractual del Fondo Adaptación. Se dispuso que los contratos que celebre el Fondo para el cumplimiento de su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado. En particular, se definieron tres modalidades contractuales para el Fondo Adaptación: selección directa; convocatoria cerrada y convocatoria abierta.

Finalmente, la resolución N°001 del 10 de febrero de 2012 adoptó el manual de contratación y de supervisión del Fondo Adaptación, el cual hace parte integral del presente manual (Ver Anexo 1).

2.2 Objetivos

De acuerdo con su decreto de creación, el objetivo general del Fondo Adaptación es identificar, estructurar y gestionar proyectos, ejecutar procesos contractuales, disponer y transferir recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por el fenómeno de La Niña y demás acciones que se requieran con ocasión de dicho fenómeno, así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.



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3 CRITERIOS DE INTERVENCIÓN

Todas las intervenciones del Fondo Adaptación están sustentadas en dos pilares fundamentales: mitigación del riesgo y participación comunitaria. Adicionalmente, se considerarán, en cada caso, criterios técnicos específicos aplicables a cada sector.

3.1 Análisis de riesgo

3.1.1 Antecedentes

A partir de los efectos derivados del Fenómeno de La Niña 2010-2011, la hoy Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres reportó en la matriz de Evaluación de Daños y Necesidades, EDAN, que hace parte del Plan Integral de Acción Específico para el Manejo de la Emergencia1, afectaciones en 19 departamentos del país. De acuerdo con la información del EDAN, el número de sedes afectadas en el país alcanza las 2.333. A su vez, la distribución de estas afectaciones se presenta en la tabla y figura1.

Tabla 1. Instituciones educativas afectadas

No. DepartamentoNúmero de instituciones

educativas afectadas1 Antioquia 193 2 Atlántico 124 3 Bolívar 326 4 Caldas 49 5 Cauca 24 6 Cesar 131 7 Choco 169 8 Córdoba 190 9 Cundinamarca 44

10 Huila 59 11 Magdalena 281 12 Nariño 48 13 Norte de Santander 142 14 Quindío 19 15 Risaralda 62 16 Santander 98 17 Sucre 206 18 Tolima 73 19 Valle del cauca 95

2,333 Total

Fuente: FA a partir de UNGRD, PAE (Matriz EDAN)

Figura 1. Afectación en Instituciones EducativasFuente: FA a partir de UNGRD, PAE (Matriz EDAN)

Teniendo en cuenta el mandato legal del FA, el 29 de septiembre de 2011 el Ministerio de Educación Nacional presentó a consideración del Fondo la postulación del proyecto “Reconstrucción y Reubicación de establecimientos educativos afectados por la ola invernal 1 Este Plan corresponde al mencionado en el artículo 20 del Decreto Ley 919 de 1989. Este Decreto Ley fue derogado de manera parcial por la Ley 1523 de 2012.



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2010 - 2011” con el objeto de “Hacer reconstrucción con impacto nacional”. En el marco de esta postulación se desarrolló el proceso de contratación de las consultorías de gerencia integral. A su vez, el Ministerio de Educación Nacional elaboró a través de tres operadores, fichas de predio en las cuales registró información de los establecimientos educativos afectados.

Para realizar adecuadamente las intervenciones requeridas en los establecimientos educativos, el FA requiere: i) validar las afectaciones y soportar la necesidad de reposición o reubicación de la infraestructura y; ii) realizar un análisis técnico para determinar los parámetros que deben ser tenidos en cuenta en los diseños para reducir el riesgo de daño y las pérdidas ante posibles inundaciones, deslizamientos, avenidas torrenciales y otros tipos de evento que pudieran haber impactado las instituciones educativas, como efecto derivado del Fenómeno de la Niña 2010-2011.

3.1.2 Marco Conceptual del Análisis de Riesgo

A partir de la sanción de la Ley 1523 de 2012, el país ha reconocido la gestión del riesgo de desastre como “…un proceso social orientado a la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, estrategias, planes, programas, regulaciones, instrumentos, medidas y acciones permanentes para el conocimiento y la reducción del riesgo y para el manejo de desastres, con el propósito explicito de contribuir a la seguridad, el bienestar, la calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible…”. Asimismo, estableció que la gestión del riesgo “…se constituye en una política de desarrollo indispensable para asegurar la sostenibilidad, la seguridad territorial, los derechos e intereses colectivos, mejorar la calidad de vida de las poblaciones y las comunidades en riesgo y, por lo tanto, está intrínsecamente asociada con la planificación del desarrollo seguro, con la gestión ambiental territorial sostenible, en todos los niveles de gobierno y la efectiva participación de la población…”

En este marco, el Fondo Adaptación, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley 1523 de 2012, en cumplimiento de la responsabilidad, desarrollará y ejecutará en el marco de sus competencias los tres procesos de gestión del riesgo, a saber: conocimiento del riesgo, la reducción del mismo y el manejo de desastres. Asimismo, en cumplimiento del artículo 38 de la misma Ley, incorporará apropiadamente un análisis de riesgo de desastres en los proyectos de inversión, cuyo detalle estará definido en función de la complejidad y naturaleza del proyecto en cuestión.

En el marco de la Ley antes mencionada, se han definido los procesos de la gestión del riesgo de la siguiente manera:

El conocimiento del riesgo, “…compuesto por la identificación de escenarios de riesgo, el análisis y evaluación del riesgo, el monitoreo y seguimiento del riesgo y sus componentes y la comunicación para promover una mayor conciencia del mismo que alimenta los procesos de reducción del riesgo y manejo de desastre…”.

La reducción del riesgo, la cual corresponde a “… la intervención dirigida a modificar o disminuir las condiciones de riesgo existentes, entiéndase: mitigación del riesgo y a evitar nuevo riesgo en el territorio, entiéndase: prevención del riesgo. Son medidas de mitigación y prevención que se



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adoptan con antelación para reducir la amenaza, la exposición y disminuir la vulnerabilidad de las personas, los medios de subsistencia, los bienes, la infraestructura y los recursos ambientales, para evitar o minimizar los daños y pérdidas en caso de producirse los eventos físicos peligrosos. La reducción del riesgo la componen la intervención correctiva del riesgo existente, la intervención prospectiva de nuevo riesgo y la protección financiera…”

El manejo de desastres, “…compuesto por la preparación para la respuesta a emergencias, la preparación para la recuperación posdesastre, la ejecución de dicha respuesta y la ejecución de la respectiva recuperación, entiéndase: rehabilitación y recuperación…”

El Fondo Adaptación ha considerado que para reducir el riesgo se implementen medidas estructurales y no estructurales. Asimismo, que los análisis integrales del riesgo consideren:

1. Definir escenarios de riesgo2. Diseñar alternativas de intervención3. Evaluar las alternativas4. Seleccionar la alternativa5. Diseñar y ejecutar la alternativa seleccionada

La definición de escenarios de riesgo, que constituye el punto de partida y la base para los análisis de riesgo, incluyen la evaluación de amenaza, vulnerabilidad y riesgo. La tarea fundamental del manejo del riesgo está relacionada con evitar o reducir los daños y pérdidas ocasionadas por inundaciones, deslizamientos, avenidas torrenciales u otros eventos, a través de acciones preventivas, correctivas y de protección financiera ante desastres, lo cual normalmente incluye una variedad de medidas desde el nivel político y de planeación hasta el nivel operativo de manejo de la emergencia y de implementación de los proyectos de inversión.

La tendencia de construir medidas dirigidas al control de la amenaza, tales como muros de contención, presas o jarillones, a pesar de su éxito en numerosas aplicaciones, ha mostrado que no es suficiente para manejar completamente el problema, ya que las grandes inversiones en obras de protección no han sido suficientes en muchos casos para evitar pérdidas sustanciales. Una de las estrategias actualmente en boga, por ejemplo, es la aceptación de las condiciones de inundación y la concentración de las acciones para minimizar los daños que puedan eventualmente ocurrir (vulnerabilidad) y promover un retorno rápido a la normalidad después de que una inundación ha tenido lugar. Esta forma de abordar el manejo de inundaciones es básicamente inevitable en zonas de inundación2.

Las medidas de reducción de la vulnerabilidad están relacionadas directamente con las modificaciones a la estructura expuesta para reducir o eliminar su afectación durante un evento con capacidad de generar daños y pérdidas, lo cual es diferente a construir estructuras específicamente para reducir la amenaza. Sin embargo, la efectividad de las medidas esta relacionada con la visión integral y complementaria en que se actúe sobre la amenaza y la vulnerabilidad, a través de medidas estructurales y no estructurales.

Una de las medidas de reducción de la vulnerabilidad, por ejemplo, es la construcción a prueba de inundaciones que es definida como “la modificación de edificaciones y estructuras y sus 2 B. Petry. Coping with floods. Keynote.



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alrededores inmediatos para reducir el daño de inundación”. Estas pueden ser de carácter permanente en las cuales un edificio o estructura es construido, reconstruido o mejorado, con el fin de reducir pérdidas en caso de una inundación o pueden ser medidas de contingencia que son adoptadas un poco antes de que se presente la inundación como el cierre de válvulas o la ubicación de barreras.

3.1.3 Actividades

A continuación se presentan las acciones que son requeridas para realizar la incorporación de la evaluación y análisis de la condición de riesgo en los estudios previos que elabore la gerencia para la intervención de las sedes educativas, con el propósito de contar con infraestructura segura y disminuir la probabilidad de daños, pérdidas o la suspensión en los servicios ante la ocurrencia de desastres de origen antrópico o natural.

Para la debida consideración de la gestión del riesgo en los estudios previos se ha previsto la realización de al menos las siguientes actividades:

a. Verificación de la afectación y análisis de causalidad

A partir de la matriz EDAN y de las fichas de predio en las cuales se registró la información de los establecimientos educativos afectados por parte del Ministerio de Educación Nacional, la gerencia debe verificar que las instituciones afectadas están dentro de las competencias del Fondo Adaptación para su intervención. Asimismo, deberá identificar la causalidad a la cual esta asociada la afectación, es decir, se requiere establecer el tipo de evento derivado del Fenómeno de “La Niña” 2010-2011 que dio lugar a los daños y las pérdidas.

b. Análisis general de amenazas

Conocido los eventos posibles que dieron origen a las afectaciones y su relación causal con efectos derivados del Fenómeno de “La Niña” 2010-2011, la gerencia identificará posibles elementos amenazantes que pueden afectar la infraestructura y funcionamiento de las instituciones educativas. Estos peligros pueden estar representados en inundaciones lentas, avenidas torrenciales, movimientos en masa o actividad sísmica, entre otros. Asimismo, la gerencia identificará los escenarios que deberían ser analizados por parte de los ejecutores y que serán parte de los alcances de los estudios previos elaborados para la intervención en cada institución educativa.

c. Diagnóstico de la infraestructura y análisis general de la condición de riesgo

La gerencia, a partir de la información secundaria existente y tras la visita a la institución educativa determinará el grado de afectación y las posibles acciones que serían requeridas en la infraestructura impactada, esto es, si requiere rehabilitación (en caso tal no sería competencia del Fondo Adaptación), reposición o reubicación.



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En este punto, la gerencia deberá identificar aquellos aspectos que deben ser evaluados y analizados por los posibles oferentes para reducir la condición de riesgo de las instituciones educativas. Para ello deberá considerar medidas estructurales y no estructurales que intervengan la amenaza o la vulnerabilidad.

d. Requerimientos a ser considerados en los estudios previos para reducir el riesgo

A partir de la verificación de la afectación, el análisis de causalidad y de amenazas y el diagnóstico de la infraestructura e identificación de la condición de riesgo, la gerencia definirá la evaluación y análisis de la condición de riesgo que debe ser incluida como alcance en los estudios previos tendientes al ajuste de los diseños y/o diseños que requieren las instituciones educativas, en las cuales sea necesario la reposición o reubicación de la infraestructura. La gerencia deberá garantizar todos los soportes técnicos necesarios que respalden la reposición o reubicación de las instituciones educativas. Para el caso de las reubicaciones, éstas deben considerar en su alcance el análisis de amenaza de los nuevos lotes a donde serán relocalizadas dichas estructuras.

Los estudios previos que sean elaborados para la intervención de las instituciones educativas por parte de la gerencia deberán incluir como mínimo las siguientes consideraciones:

a) Definición de escenarios de riesgo, para lo cual se deberá especificar el alcance del análisis según se requiera para cada institución educativa, para ello, deberá solicitar, entre otros, un análisis histórico de eventos3; el diagnóstico de las condiciones físicas y ambientales del establecimiento y de la zona en donde se encuentra (para el caso de inundaciones considerar la cuenca); evaluación de las amenazas4 existentes y definir la escala de trabajo esperada y los escenarios mínimos a considerar y; establecer los requisitos mínimos para el análisis de vulnerabilidad, y del riesgo5.

b) Diseño de alternativas de intervención6, para ello, se deberá establecer en los alcances de los estudios previos, el diseño de diferentes alternativas que permitan reducir la condición de riesgo existente para los diferentes escenarios de riesgo analizados. El alcance de esta actividad deberá considerar la evaluación de su prefactibilidad técnica y económica; el análisis de los niveles de protección que se quiere y puede dar al establecimiento educativo e; indicar en los estudios la necesidad de estudiar medidas estructurales y no estructurales para la reducción del riesgo7.

3 Esta actividad esta orientada a identificar y jerarquizar los potenciales eventos que pueden llegar a afectar la infraestructura y/o actividades normales para la prestación del servicio de educación.4 Se deben analizar las amenazas generadas por la operación misma del servicio, como fallas en el mantenimiento, o por eventos externos ocasionados por el hombre. Asimismo, se deberá aclarar que será responsabilidad del contratista la revisión de todas las amenazas posibles que se ciernen sobre los establecimientos.5 Para eventos con impacto regional se requiere que los análisis consideren las potenciales afectaciones a otras infraestructuras o la comunidad, según sea necesario. Con base en lo anterior y a partir de la comprensión del grado de exposición de los diferentes componentes del sector educativo y su infraestructura respecto a las amenazas identificadas, se deberá considerar en los estudios previos el análisis sobre que tan vulnerables son las instituciones educativas a los eventos identificados y valorar la capacidad de recuperación (resiliencia) tras ser impactadas; así como la funcionabilidad de las mismas (vías de acceso, ubicación con respecto a los beneficiarios del servicio, etc.). 6 De acuerdo con la Ley 1523 de 2012, artículo 4, la intervención ha sido definida como el tratamiento del riesgo mediante la modificación intencional de las características de un fenómeno, con el fin de reducir la amenaza que representa o de modificar las características intrínsecas de un elemento expuesto, con el fin de reducir su vulnerabilidad.7 Se debe solicitar que las alternativas planteadas deben ser justificadas.



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c) Evaluación de las alternativas propuestas, para lo cual, se deberá considerar en los estudios previos la comparación de las distintas alternativas para satisfacer las necesidades de servicio de educación para la población, conforme al nivel de protección definido para las instalaciones educativas, considerando las amenazas naturales y tecnológicas presentes en cada una de las alternativas definidas, el costo estimado y la factibilidad técnica de implementar los sistemas de protección necesarios, los recursos económicos disponibles, y las conclusiones del análisis costo/beneficios de las alternativas. En los casos en que se plantee la relocalización de infraestructura, esta debe ser soportada con un análisis y evaluación del riesgo8, que explique claramente la razón para su traslado (condiciones del terreno no apto) y así mismo analizar la necesidad de un programa de reasentamiento para las viviendas y población ubicadas en las mismas condiciones. A su vez, debe realizarse un análisis de riesgo para la zona en la que se ubicará la nueva edificación y adelantar un comparativo con la ubicación actual, que muestre las ventajas de la nueva ubicación en términos de seguridad y funcionabilidad. Se requiere involucrar en las obligaciones del contratista dentro de los estudios previos, que este recomiende al Fondo Adaptación la implementación de la alternativa más conveniente, justificando su elección.

d) Selección de la alternativa, para ello, se requerirá como actividades mínimas en los estudios previos el apoyo del contratista en la identificación de la alternativa deseable por parte de los actores involucrados. Esta actividad requerirá la definición del riesgo aceptable. Asimismo, se deberá considerar para la alternativa seleccionada los diseños de las obras estructurales, cantidades de obra, presupuesto, especificaciones técnicas, cronograma de ejecución y planos de construcción.

e. Obligaciones adicionales para la consultoría de gerencia integral

Las consultoría de gerencia integral tendrán dentro de sus responsabilidades, además de las señaladas en los numerales anteriores de este documento, la definición del personal idóneo requerido para llevar a cabo el análisis y reducción del riesgo. Asimismo, serán las responsables porque todas las consideraciones de los estudios previos aseguren la efectividad de la intervención del Fondo en el territorio nacional. De igual manera, que se dé cumplimiento a la legislación existente en materia de prevención y atención de desastres o gestión del riesgo.

Por último, será responsabilidad de la consultoría de gerencia integral:

a) Asegurar que la institución educativa a ser intervenida se encuentra afectada según los registros oficiales de afectaciones para el periodo en el cual el Fondo Adaptación es

8 De acuerdo con la Ley 1523 de 2012, articulo 4, el análisis y la evaluación del riesgo implica la consideración de las causas y fuentes del riesgo, sus consecuencias y la probabilidad de que dichas consecuencias puedan ocurrir. Es el modelo mediante el cual se relaciona la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de determinar los posibles efectos sociales, económicos y ambientales y sus probabilidades. Se estima el valor de los daños y las pérdidas potenciales, y se compara con criterios de seguridad establecidos, con el propósito de definir tipos de intervención y alcance de la reducción del riesgo y preparación para la respuesta y recuperación.



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competente de actuar. Asimismo, que dichas intervenciones están en el marco de las facultades dadas por la Ley al Fondo.

b) Determinar como alcance de los estudios previos la valoración de los daños y pérdidas evitadas a través de las intervenciones del Fondo Adaptación. De esta manera, el Fondo pretende conocer el nivel de reducción del riesgo alcanzado.

c) Incluir en los estudios, la necesidad de establecer cuál es el nivel de seguridad de las intervenciones realizadas, esto es, para qué eventos y periodo de diseño están pensadas las intervenciones. Esto con el fin de dejar documentado cuáles son las consideraciones máximas de diseño y las situaciones y condiciones de contexto bajo las cuales se han diseñado e implementado las intervenciones.

3.2 Participación Comunitaria

Al ser el Fondo Adaptación una entidad del Estado que maneja recursos públicos y tener la misión de realizar intervenciones que beneficien directamente a las personas afectadas por el fenómeno la Niña 2010-2011, es indispensable que, durante las diferentes etapas del proceso, estas personas sean involucradas con el fin de procurar que las intervenciones se realicen de manera transparente e incluyente. Esto contribuirá a propiciar sentido de pertenencia en los usuarios finales y, por ende, fomentará la sostenibilidad de los beneficios generados por la intervención.

Los criterios mínimos por los cuales se deben regir todas las actuaciones del Fondo Adaptación son los siguientes:

Respeto por la persona: Todo ciudadano debe recibir un trato digno y considerado por parte del Fondo y sus contratistas.

Comunicación de doble vía: El Fondo y sus Consultorías de Gerencia Integral deben mantener informada a la comunidad y autoridades locales y regionales acerca de las intervenciones adelantadas en cada municipio a través de estrategias sociales de participación y comunicación. Así mismo deben establecer canales que permitan recibir retroalimentación por parte de la comunidad.

Sostenibilidad: El Fondo busca favorecer la participación ciudadana en sus intervenciones partiendo de la responsabilidad de las comunidades como usuarios de las mismas. Para esto, es necesario promover acciones que fomenten la sostenibilidad de las obras y valorar los conocimientos de la comunidad.

Atención al ciudadano: El Fondo y sus Consultorías de Gerencia Integral deben dar oportuna respuesta a quejas, solicitudes, reclamos y sugerencias, de los ciudadanos de acuerdo con la normativa legal establecida.

Las Consultorías de Gerencia Integral del Fondo Adaptación debe garantizar la participación comunitaria en cada una de las fases de los procesos de intervención. Para ello las Gerencias deberán verificar que Constructores e Interventores establezcan conjuntamente servicios de atención al ciudadano que permitan entablar una comunicación de doble vía con la comunidad. Éstos podrán variar en número, ubicación, horario y manera de operación, dependiendo de la fase en la que se encuentre la intervención y obedeciendo a las necesidades detectadas por la Consultoría de Gerencia Integral, el Fondo Adaptación o la comunidad, y pueden ser desde una cartelera hasta una oficina completa de atención.



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Los medios para fomentar la participación deben adaptarse a las particularidades de las comunidades que se atenderán. El Anexo 2 presenta el Manual de Auditorías Visibles del Fondo Adaptación para el sector educación, el cual será la base para la implementación de la estrategia.

3.3 Criterios técnicos sectoriales

3.3.1 NormatividadPara garantizar que las sedes educativas que el Fondo reconstruirá cumplan con los estándares de calidad, se exige el cumplimiento de las siguientes condiciones:

Que se trate de edificaciones que cumplan con las normas técnicas mínimas en materia de construcción, entre otras, RAS-2000, RETIE, NSR-10, con la finalidad de que se garanticen condiciones de calidad, seguridad estructural y habitabilidad.

Que cumplan con la Norma Técnica Colombiana NTC 4595: Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes Escolares.

Que tengan correspondencia con los Planes de Ordenamiento Territorial Municipales. Que cuenten con las licencias de construcción y urbanización, debidamente expedidas por la

entidad competente y de acuerdo a las normas vigentes. Que cuenten con los estudios de suelos requeridos Que cuenten con los estudios de riesgo y vulnerabilidad, según lo dispuesto en el Decreto

1523 de 2012

3.3.2 Diseños Sedes Educativas

El Fondo Adaptación tiene 3 alternativas para el diseño de la reconstrucción de las sedes educativas: ajuste de diseños que se explica a continuación, diseños complementarios a sedes intervenidas recientemente y diseños nuevos.

El Ministerio de Educación en compañía de la Fundación Argos y la Sociedad Colombiana de Arquitectos realizó el concurso “ Buena Arquitectura, Excelente Pedagogía” cuyo resultado fueron cuatro prototipos de infraestructura educativa, las cuales serán ajustadas por el Fondo, quien fue autorizado para el uso de las mismas por le Ministerio de Educación Nacional. Para el ajuste las Consultorías de Gerencia Integral y diseñadores deberán tener en cuenta ente otras las variables, clima, topografía de terreno, tamaño del lote y matrícula de la sede. A continuación se presentan unas imágenes de las tipologías a saber:

a. Zona Pacífico



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b. Zona Andina y Zona Amazonía (misma tipología con diferentes materiales)

c. Zona Caribe



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En el diseño de estas tipologías se tuvo en cuenta la Norma Técnica Colombiana NTC 4595: Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes Escolares, la cual debe respetarse en el ajuste de diseños que se realice. Dicha norma define programas de áreas para colegios con matrícula superior a 300 niños, para las sedes que tengan matricula inferior el Fondo Adaptación con la aprobación del Ministerio de Educación definió 8 tipologías (Anexo 3), las cuales serán la guía para la definición de los programas arquitectónicos de los proyectos a reconstruir, ajustándose a cada caso en particular.

Por último se aclara que los diseños de prototipos realizados por el MEN serán evaluados las Consultorías de Gerencia Integral y por el Fondo para verificar y validar su aplicación a los proyectos de reconstrucción de infraestructura educativa, sin que los mismos sean de aplicación obligatoria. Dependiendo de las características técnicas de los lotes es posible que se generen diseños diferentes a estos prototipos.

3.3.3 Estrategias de construcción y reconstrucción

ReconstrucciónLa reconstrucción de sedes educativas operará en aquellos casos, cuando una vez analizada la información de la línea de base suministrada por el Fondo y complementada con la información que debe recogerse en las visitas que adelanten las Consultorías de Gerencia Integral a cada sede educativa, se determine realizar la reconstrucción en el mismo predio o lote.Este componente aplica en zonas seguras o de riesgo mitigable, según lo definan las Consultorías de Gerencia Integral, con el fin que se garantice la estabilidad de los proyectos de reconstrucción.Es responsabilidad de las alcaldías adelantar las gestiones necesarias para sanear la titularidad de los predios en los cuales se realizarán las intervenciones.Cuando proceda la reconstrucción en el mismo sitio, las Consultorías de Gerencia Integral deben acordar con la Secretaría de Educación Departamental o Municipal, según aplique, la manera de hacer la intervención sin afectar en la medida de lo posible, la prestación del servicio educativo durante la ejecución del proyecto de reconstrucción. Si es necesario reubicar a los niños en un lugar fuera de la



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sede, de forma temporal mientras se realiza la construcción, será responsabilidad de la Secretaría de Educación definir el lugar a donde se trasladará la sede (alumnos) temporalmente.

ReubicaciónEn los casos donde no sea posible hacer la reconstrucción en los lotes donde actualmente funcionan o funcionaron las sedes postuladas por el Ministerio de Educación Nacional, es responsabilidad de los Municipios y/o Departamentos postular, disponer y adquirir los nuevos lotes donde se hará la construcción por reubicación de la sede. El nuevo predio debe cumplir las condiciones técnicas y jurídicas para ser intervenido con la sede a construir. Las Consultorías de Gerencia Integral harán gestión para orientar a los Municipios en el proceso requerido, en cualquier caso será responsabilidad del municipio la consecución y entrega del predio para el desarrollo del proyecto.En el caso en que haya sedes cercanas que se deban reubicar es prioritario lograr la unificación de varias sedes que se debían reconstruir en un solo proyecto, en el nuevo predio ofrecido por el Municipio, previa aprobación de la Secretaría de Educación.

Reconstrucción temporalUna vez definida por el Fondo la legalidad de hacer reconstrucciones en sitios donde su condición de riesgo no es la deseable pero que implique proyectos de mayor envergadura en su solución como la reubicación de un corregimiento o municipio, es factible proponer una reconstrucción temporal con sistemas preferiblemente prefabricados que permitan el traslado de la infraestructura suministrada al lugar definitivo.

Reconstrucción con adaptación Este componente contempla las zonas de riesgo mitigable a través de adaptaciones de la infraestructura, donde se podrán proveer soluciones que utilicen tecnologías innovadoras para mitigar las amenazas. Se requerirá contar con uno o más ejecutores especializados en el desarrollo y construcción de este tipo de intervenciones.

3.3.4



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4 CONCEPTOS BÁSICOS

Para efectos del presente Manual se establecen las siguientes definiciones:

Actores de la intervención

Entes TerritorialesLos departamentos y municipios son instituciones públicas cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población de su respectivo territorio. Basados en este concepto, el Fondo Adaptación adelantará su gestión conjuntamente con las autoridades locales, teniendo en cuenta que éstas tienen a su cargo acciones dirigidas a la atención de las necesidades y el desarrollo de su región. Con esto el Fondo espera lograr que la intervención cumpla con los compromisos generados en cada región.

Fondo AdaptaciónEl Fondo Adaptación es el contratante de las Consultorías de Gerencia Integral, así como también de los diseñadores, constructores de obra e interventores de obra, y es quien tiene el control y dirección del proyecto de reconstrucción del sector educativo, bajo la estrategia DICE. Su actuación se regirá de acuerdo con lo establecido en los contratos que celebre con cada uno de los participantes y los diferentes documentos contractuales que hacen parte de los mismos.

Supervisión a la reconstrucción integralEl supervisor de los contratos de Consultoría de Gerencia Integral será nombrado por el funcionario competente del Fondo Adaptación. Cualquier cambio de la persona designada como Supervisor deberá ser informada por escrito por el Fondo al contratista supervisado, previamente a la iniciación de labores del nuevo supervisor.

La supervisión hará seguimiento a la ejecución de los contratos de Consultoría de Gerencia Integral de proyectos para la construcción y reconstrucción de la infraestructura educativa afectada por el Fenómeno de la Niña 2010 – 2011, a través de la revisión de informes seguimiento y control al avance del proyecto, y en general hará el seguimiento de todas las actividades tendientes al cumplimiento del objeto contractual, de acuerdo lo establecido en el manual de contratación y supervisión, las circulares, resoluciones, demás actos administrativos y lo estipulado en los contratos que son objeto de su supervisión y los documentos contractuales que hacen parte de los mismos.

El supervisor es el conducto regular de comunicación entre las Consultorías de Gerencia Integral y el Fondo Adaptación, la instancia siguiente es la Subgerencia de Regiones y por último la Gerencia del Fondo Adaptación.

En las reuniones de seguimiento realizadas por el Supervisor del Fondo Adaptación con las Consultorías de Gerencia Integral se levantará un acta por parte del Fondo en la que se consignarán las decisiones y compromisos relevantes y las cual se suscribirá al final de cada reunión.

En ningún caso el supervisor estará facultado para adoptar decisiones que impliquen modificaciones de los términos y condiciones previstas en los contratos de Consultoría de Gerencia Integral, las cuales



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únicamente podrán adoptarse por el representante legal del Fondo y la otra parte debidamente facultada.

Para los contratos que cuenten con supervisión e interventoría, el aspecto técnico estará a cargo del interventor y el supervisor será el responsable de la debida diligencia en todas las actuaciones del contrato.

Consultorías de Gerencia Integral: Las Consultorías de Gerencia Integral o simplemente Gerencias están constituidas por aquellos contratistas seleccionados por el Fondo Adaptación, contratados con el objeto de hacer la “prestación de los servicios de gerencia integral de proyectos para la reconstrucción de la infraestructura educativa afectada por el Fenómeno de la Niña 2010 – 2011”

En sus actividades las Consultorías de Gerencia Integral están supeditadas a lo estipulado en los contratos de consultoría suscritos con el Fondo y demás documentos contractuales soporte recopilados durante el proceso contractual que dieron origen a los contratos, y al manual de contratación y de supervisión del Fondo Adaptación.

DiseñadoresPersona natural o jurídica que realizará los diseños arquitectónicos, técnicos y demás estudios necesarios para la correcta ejecución de los proyectos de reconstrucción de infraestructura educativa. Los diseñadores deberán dar estricto cumplimiento a lo establecido en los contratos que los vinculen con el Fondo Adaptación, así mismo a todos los documentos contractuales y soportes recopilados durante el proceso contractual que de origen a los contratos firmados con dichos Diseñadores, al manual de contratación y de supervisión del Fondo Adaptación, al presente manual operativo y a los actos administrativos emitidos por el Fondo Adaptación tendientes a regular la supervisión a la ejecución de contratos.

Todo el soporte técnico y operativo de los procesos de selección y contratación de los diseñadores será responsabilidad de la Consultoría de Gerencia Integral.

De conformidad con la modalidad de contratación que se implemente por el Fondo en el marco de los contratos de Consultoría de Gerencia Integral, los diseñadores podrán ser el mismo constructor de obra, o hacer parte de su equipo de personal, o ser un contratista totalmente independiente.

La interventoría de los contratos de diseño, o de las actividades de diseño, en caso de que las mismas hagan parte de los contratos de obra, estará en cabeza de las Consultorías de Gerencia Integral.

En caso de considerarlo pertinente, el presente manual será adicionado con los procedimientos para la ejecución y operación de los contratos de diseño, o con las actividades de diseño, en caso que las mismas hagan parte de los contratos de obra.

Contratista de ObraPersona natural o jurídica que realiza la ejecución de las obras, dando estricto cumplimiento a lo establecido en los contratos que los vinculen con el Fondo Adaptación, así como a todos los documentos contractuales y soportes recopilados durante el proceso contractual que de origen a los contratos firmados con dichos Constructores, al manual de contratación y de supervisión del Fondo Adaptación, al presente manual operativo y a los actos administrativos emitidos por el Fondo Adaptación tendientes a regular la supervisión a la ejecución de contratos.



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Todo el soporte técnico y operativo de los procesos de selección y contratación de los contratistas de obra será responsabilidad de la Consultoría de Gerencia Integral.

De conformidad con la modalidad de contratación que se implemente por el Fondo en el marco de los contratos de Consultoría de Gerencia Integral, los contratistas de obra podrán o no ser así mismo los ejecutores directos de los diseños.

La interventoría de los contratos de obra y/o de las actividades de ejecución de obra, estará a cargo de los Interventores de obra que serán contratados o determinados por el Fondo para el efecto.

En caso de considerarlo pertinente, el presente manual será adicionado con los procedimientos para la ejecución y operación de los contratos de obra.

Interventor de obra:Persona natural o jurídica que ejerce vigilancia para la correcta ejecución de las obras a cargo del contratista de obra, mediante la supervisión, coordinación y control a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato de obra.

El objeto de esta interventoría consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista de obra, para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y financieras, establecidas en el marco del contrato o convenio celebrado con el Fondo Adaptación.

Todo el soporte técnico y operativo de los procesos de selección y contratación de los interventores será responsabilidad de la Consultoría de Gerencia Integral.

Los interventores de obra deberán dar estricto cumplimiento a lo establecido en los contratos que los vinculen con el Fondo Adaptación, así mismo a todos los documentos contractuales y soportes recopilados durante el proceso contractual que de origen a los contratos firmados con dichos Interventores, al manual de contratación y de supervisión del Fondo Adaptación, al presente manual operativo y a los actos administrativos emitidos por el Fondo Adaptación tendientes a regular la supervisión a la ejecución de contrato.

En caso de considerarlo pertinente, el presente manual será adicionado con los procedimientos para la ejecución y operación del contrato de interventoría de obra.

Gestión del riesgo

Amenaza:Corresponde a la probabilidad de ocurrencia de un evento (inundación, deslizamiento, avenida torrencial, socavación lateral de ríos, etc.) en un tiempo y área de influencia determinados.

Vulnerabilidad:Mecanismo para determinar las condiciones que hacen que el proyecto pueda verse afectado por la ocurrencia de una amenaza, cuantificando la población potencialmente afectada, así como la infraestructura que puede ser dañada, el impacto en la productividad y en la estructura social de la población involucrada.

Riesgo:



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Análisis de daños y pérdidas probables, considerando los factores de vulnerabilidad identificados y los diferentes escenarios de amenaza (el nivel de daño varía para cada escenario de amenaza). Con base en este análisis se establece el nivel de riesgo aceptable con el que se va a diseñar, y las medidas de reducción del mismo que se incorporarán en el proyecto, con el fin de reducir la probabilidad de pérdida.

Otros conceptos asociados

Institución Educativa:Una Institución Educativa es aquella que atiende de grado 0 a 9º como mínimo, adicionalmente puede tener 10º y 11º. Una Institución Educativa tiene un único Rector que usualmente está en la sede principal y puede tener diferentes sedes.

Centro Educativo:Centro Educativo es aquel que atiende primaria completa (0-5º) y/o algunos grados de secundaria hasta 8º grado, generalmente tienen un director, no hay rector; también puede tener varias sedes.

Sede Educativa:Es un espacio físico que atiende niños de cualquier grado de escolaridad dependiendo de la organización de la Institución Educativa o Centro Educativo. Para el caso que compete al Fondo Adaptación se reconstruirán sedes educativas con matrícula igual o superior a 5 niños. Una sede educativa puede tener edificios en diferentes predios cercanos o adyacentes.

Estructuración de proyecto reconstrucción sede educativa:Consiste en definir las características del proyecto de la sede que se reconstruirá, entre otras la tipología, programa de áreas o si hay unificación de sedes (reconstrucción de 2 o mas sedes en un solo proyecto o predio). La estructuración es responsabilidad de las Consultorías de Gerencia Integral y debe ser aprobada por la respectiva Secretaría de Educación y avalada por el Ministerio de Educación Nacional, antes de iniciar el proceso de diseño y construcción.

Plan de Ordenamiento Territorial (POT): Es el instrumento de planificación para el ordenamiento del territorio, que constituye una función pública que corresponde a las autoridades municipales para el cumplimiento de sus fines. Está regulado por la Ley 388 de 1997 y es obligatorio para todos los municipios. Se asimilan también los conceptos de Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT) y el Plan Básico de Ordenamiento Territorial (PBOT)

5 INTERVENCIÓN EN EDUCACIÓN, ESTRATEGIA DENOMINADA DICE.

5.1 Antecedentes

El Fondo Adaptación realizó una convocatoria pública a las entidades estatales para que presentaran proyectos para la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de La Niña, así como proyectos que contribuyeran a impedir la prolongación de los efectos de dicho fenómeno, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales.



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El Ministerio de Educación, el ICBF, el Ministerio de Cultura y Coldeportes postularon ante el Fondo proyectos de reconstrucción de la estructura educativa afectada, haciendo sinergia entre las distintas entidades citadas, conformando el proyecto denominado DICE (Deporte, Infancia, Cultura, Educación). Este proyecto fue seleccionado por el Fondo con el fin de ejecutar las obras de construcción y reconstrucción de la infraestructura educativa afectada en el país.

Así para la ejecución del proyecto de construcción y reconstrucción de la infraestructura Educativa afectada por el fenómeno de La Niña 2010-2011, se ha estructurado el presente Manual Operativo (MO), que se constituye en una guía de operaciones para la ejecución de los proyectos del sector educativo, estrategia denominada DICE, determina las actividades de los diferentes intervinientes en el proceso y su interrelación.

5.2 Diagnóstico sector Educativo9

Hasta diciembre de 2011 el “Fenómeno de la Niña” había afectado a 3.941.818 personas en 1.068 municipios, y alrededor del 5% de la población nacional se consideraba potencialmente damnificada (2.3 millones de personas), según REUNIDOS.

Se registraron un total de 1.445 afectaciones en instituciones de servicio social y educativo en los diferentes municipios, en los cuales el Fondo Adaptación debe intervenir de conformidad con el mandato dado por la norma de creación. De dichas afectaciones, las entidades nacionales reportaron para reconstrucción y reubicación: 895 instituciones educativas, 114 instituciones culturales, 198 escenarios deportivos, 41 centros infantiles del ICBF y 241 IPS de acuerdo con el inventario levantado por el Ministerio de Educación, Ministerio de Cultura, Coldeportes, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el Ministerio de Salud Respectivamente. El mayor número de afectaciones se encuentra en los departamentos de Bolívar, Magdalena y Sucre con alta incidencia en afectación educativa.

En el país existen 13.735 Establecimientos Educativos y cada uno de ellos tiene diferentes sedes dependiendo del número de centros educativos articulados con una sede principal que ofrece el ciclo de educación básica o hasta la media. En este caso, se encuentra que varias sedes de una misma institución educativa pueden estar afectadas.El total de sedes educativas en el país es de 46.388: las 895 afectadas corresponden al 2% del total.

El listado inicial tenía 895 sedes y el corte a julio de 2012 arrojó un valor de 1.073 sedes educativas afectadas por la ola invernal denominada “Fenómeno de la Niña 2010 – 2011”

La intervención del FA está orientada a resolver las necesidades de Educación de los 164.276 estudiantes que se vieron afectados por los estragos generados a causa de la ola invernal 2010 – 2011.

Del total de la afectación del sector de Educación, la intervención del Fondo se resume de la siguiente manera:

9 Tomado del documento Propuesta para la Reconstrucción del Sector Social Proyecto DICE, elaborado por Nohemy Arias Otero del Fondo Adaptación en Diciembre del 2011.



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La información desagregada por departamento y número de sedes se describe en la siguiente gráfica:

7

16

20

22

22

22

27

56

58

59

61

93

94

102

108

150

156

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180

LA GUAJIRA

ATLANTICO

CALDAS

CESAR

HUILA

NORTE DE SANTANDER

SANTANDER

CAUCA

VALLE DEL CAUCA

ANTIOQUIA

NARIÑO

CUNDINAMARCA

CORDOBA

MAGDALENA

CHOCO

SUCRE

BOLIVAR

Total Sedes Afectadas

Total

DEPARTAME...NOM_MUN

Número de S...

5.3 Modelo de intervención

Teniendo como eje la institución educativa el Fondo en su propuesta de reconstrucción involucrará los sectores de primera infancia, cultura y deportes poniendo la infraestructura educativa al servicio de la comunidad y buscando una apropiación de la misma que haga sostenible su operación en el largo plazo.

DICE

DEPORTES

INFANCIA

CULTURA

EDUCACION



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Grado 0 - 11Aulas de tecnología

Cafetería Centro de recursos

Aulas de primera infancia

Biblioteca escolar y comunitaria

Cancha múltiple

ICBF

Cultura

Deportes

Sedes educativasEs

tabl

ecim

ient

o ed

ucat

ivo

La intervención planteada es integral, tanto a nivel de infraestructura como a nivel social donde el trabajo con la comunidad es fundamental y por eso contempla acciones en tres diferentes niveles los cuales serán liderados por la Subgerencia de Regiones del Fondo Adaptación, las Gerencias y otros asesores contratados por el Fondo.

Dada la magnitud de la intervención requerida, se ha planteado un modelo regionalizado inicialmente dividiendo en cinco grupos la totalidad de departamentos en donde el Fondo Adaptación hará intervención, el planteamiento es que cada una de las regiones cuente con una Consultoría de Gerencia Integral, la cual será la responsable de revisar la viabilidad y estructurar la propuesta de reconstrucción de las sedes postuladas, para luego encargarse de la asesoría precontractual cuyo fin es seleccionar diseñadores, constructores e interventores, así como acompañar el proceso de dotación de las sedes. Las Consultorías de Gerencia Integral harán el seguimiento a todo el proceso de reconstrucción culminando en la entrega a las entidades locales y a través de ellos a la comunidad, en los términos que contractualmente se pacte con el Fondo Adaptación.

Dentro de este esquema se define la actuación del Fondo Adaptación como responsable de los resultados de la ejecución de los proyectos, contando con el apoyo de una Consultoría de Gerencia Integral que vela porque se apliquen adecuadamente los lineamientos del Fondo Adaptación, por parte de los diseñadores, contratistas de obra y los respectivos interventores que lleven a cabo la construcción y reconstrucción de las Sedes Educativas viabilizadas afectadas por el fenómeno de la Niña 2010-2011, de acuerdo con el modelo de contratación que sea definido.

6 ESQUEMA OPERATIVO PARA LA EJECUCIÓN

La ejecución del programa de construcción y reconstrucción de sedes educativas, operará teniendo en cuenta los siguientes procedimientos:

6.1 Etapas de Ejecución



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Visitas y estructuraciónEvaluación del riesgo y su

mitigación

Consolidación y aprobación propuesta de reconstruccióny/o construcción

Contratación dediseños, constructores, interventores y dotación

EjecuciónRecibo de obras y entrega al Fondo

Si bien es cierto que cada una de las Consultoría de Gerencia Integral propuso una metodología distinta de trabajo, con el desarrollo de este manual se definen unos lineamientos generales que unifican la ejecución del proyecto en cuatro grandes momentos que serán los mismos para todo el país y que se pueden ver en el gráfico a continuación.

En las visitas que realicen las Consultorías de Gerencia Integral hay dos productos fundamentales: verificación de matrícula actual reportada por las Instituciones Educativas en el SIMAT y definición del tipo de solución requerida, de acuerdo con todas las variables técnicas analizadas incluyendo las características del riesgo y su posibilidad de mitigación. Con esta información se construye la estructuración, que debe contener toda la información analizada y relevante, que sustenta la propuesta de estructuración, la cual puede ser enviada de manera simultánea a la Secretaría de Educación y el Ministerio de Educación.

Una vez aprobada la propuesta estructuración por la Secretaría de Educación y validada por el Ministerio de Educación Nacional se procede a la contratación de ajustes de diseños o diseños, salvo que los diseños se incluyan en las actividades del contratista de obra, caso en el cual se procederá a la contratación de constructor e interventores.

6.2 Planeación y Programación

El proyecto de construcción y reconstrucción del sector educativo – estrategia DICE, se formuló sobre tres procesos principales: Priorización y Selección, Estructuración y Financiación, Ejecución y Cierre.

El cronograma inicial de trabajo por etapas es el siguiente:Año - Mes 2012 2013 2014

Proceso 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Contratación GerenciasDefinición parámetros Visitas a sedes Contratación diseñosElaboración diseñosContratación de ObrasContratación de InterventoríasEjecución Obra e InterventoríaDotaciónEntrega ObrasCierre y Liquidación



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Este cronograma será ajustado y detallado a nivel de municipio y sede educativa, por cada una de las Consultorías de Gerencia Integral teniendo en cuenta las condiciones específicas de las regiones en las que se interviene y los resultados de las visitas de campo a cada una de las sedes educativas, y la documentación entregada por las sedes y las autoridades.

6.3 Gestión de información y comunicaciones

Gestión Documental

La Secretaría General es la encargada de la gestión documental al interior del Fondo. Se dará cumplimiento a la Ley de archivo.

Tenido en cuenta que dentro de las obligaciones de las Consultorías de Gerencia Integral está “realizar gestión documental del proyecto y entregar la información en medio físico y magnético clasificada por institución educativa, municipio y departamento, dicha gestión documental se deberá realizar conforme a las indicaciones técnicas de gestión documental que imparta el supervisor del contrato”, se debe coordinar con los profesionales que tienen a cargo esta labor en cada gerencia para cumplir tanto con la normatividad como con los criterios que dan origen a las tablas de retención documental (en desarrollo) para contar al final del proceso de construcción y reconstrucción de la infraestructura educativa con la información relevante.

Toda la información y documentación que surja en el desarrollo del proyecto será archivada por cada una de las Consultorías de Gerencia Integral en un lugar seguro y estará a disponibilidad del Fondo cuando este la solicite. Esta información debe organizarse por Departamento, Municipio y Sede, con el fin de lograr una consulta ágil y efectiva. El archivo debe mantenerse actualizado y ordenado.

De igual forma deberán definirse conjuntamente entre el Fondo y las Consultorías de Gerencia Integral los mecanismos para que al final del proceso de reconstrucción se logre integrar este archivo al del Fondo sin generar problemas para las partes.

Sistemas de Información

La herramienta adquirida por el Fondo para hacer el seguimiento a los proyectos del Fondo es Microsoft Project server, razón por la cual las Consultorías de Gerencia Integral deberán adquirir una licencia Microsoft Project profesional 2010 para la programación de los cronogramas.

El Fondo hará una capacitación sobre el PSA (Sistema de Gestión de Proyectos del Fondo Adaptación) para dar los lineamientos que deben cumplir las Consultorías de Gerencia Integral para estructurar los cronogramas en términos de WBS (paquetes de trabajo) actividades, recursos mínimos, línea base, ruta crítica, orden cronológico, predecesores entre otras.

Con el objeto de reglamentar el uso del sistema el Fondo construyó el manual de políticas de uso del sistema (Anexo 4) el cual formará parte integral de éste MO y deberá ser adoptado por las Consultorías de Gerencia Integral y demás contratistas, diseñadores, constructores e interventores.

Comunicaciones e informes



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El canal de comunicación entre las Consultorías de Gerencia Integral y el Fondo es el supervisor a quien se hará entrega de informes, actas y demás productos entregables.

En general se deben presentar informes mensuales con corte de avance que describan el progreso, áreas clave de implementación y alarmas que deba conocer el Fondo con los siguientes componentes:

Cronograma programado vs ejecutado en todas las fases del proyecto: visitas, procesos precontractuales, diseños, obras e interventorías y dotación.

Registro fotográfico del avance de los proyectos (visitas y obra) Control de avance de diseños, obra y dotación, en caso de aplicar este último. Comentarios a la calidad de la ejecución de los diseños, obras, dotación y de los respectivos

contratistas. Planes de trabajo. Informes sobre la contabilidad general del proyecto. Dicha contabilidad deberá estar

desagregada y contar con el nivel de detalle que defina el Fondo Adaptación. Hacer seguimiento a los informes y reportes de los Interventores, para efectos de Compilar y

estandarizar la información de cada proyecto en el sistema de información PSA

Se hará énfasis en la oportunidad de presentación de dichos informes y los formatos de los mismos, con el fin de que sirvan como elementos de seguimiento, retroalimentación y toma de decisiones.

El formato de informe mensual se encuentra en el Anexo 5 de este Manual. La fecha de corte de estos informes será el último día del mes (30 o 31) y la entrega diez días hábiles después, cuando es sábado o domingo la entrega se hará el lunes siguiente y si es festivo el martes siguiente o al siguiente día hábil, toda comunicación oficial debe seguir el manual de imagen del Fondo.

Con base en el informe mensual que consolida la situación por departamento y municipio a cargo de cada Gerencia, el Fondo consolidará los informes recurrentes que se listan a continuación:

PresidenciaGerenciaSubgerencia de RegionesPlaneaciónATIP (Ernst & Young) Entes de control

En caso de que para la preparación de los informes recurrentes listados anteriormente se requiera información adicional a la consignada en el Informe Mensual, se solicitará vía correo electrónico a la Consultoría de Gerencia Integral la complementación de la información

El Asesor asignado al sector Educación (Supervisor) deberá presentar un Informe periódico de supervisión (Anexo 6) y Certificado de cumplimiento (Anexo 7) para el cual las Consultorías de Gerencia Integral entregarán la información del avance en el formato establecido por el Fondo, donde se evidenciará las obligaciones del contrato y su estado de avance individual, con base en esta información el supervisor aprobará y emitirá su concepto cuando aplique.

Este informe del Supervisor permite la cualificación y cuantificación del avance de las Consultorías de Gerencia Integral, diseñadores, constructores e interventores y contratistas en general del Fondo. Mediante dichos informes la supervisión del Fondo realizará una evaluación del estado de avance de cada uno de los proyectos y consultorías, presentando propuestas a la Gerencia del Fondo Adaptación



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sobre las acciones correctivas que se consideren pertinentes, con énfasis en los aspectos presupuestales y financieros y transparencia en el manejo de recursos.

Las comunicaciones emitidas por la Consultoría de Gerencia Integral serán firmadas por ella si son de acciones que estén claramente definidas en sus obligaciones contractuales lo mismo que las de gestión, cualquier comunicación que comprometa al Fondo o cambie condiciones definidas por el Fondo y que surja de una propuesta de la Consultoría de Gerencia Integral, será proyectada por la Consultoría de Gerencia Integral pero firmada por el funcionario competente del Fondo de acuerdo con el tenor de la comunicación.

6.4 Equipos Básico, Variable y Asesor

El personal de la Consultoría de Gerencia Integral que desarrollará este proyecto se divide en tres grandes grupos, conformados así:

EQUIPO BÁSICOConformado por Director de Proyecto, Experto Diseñador, Profesional Administrativo, Profesional Técnico y Profesional Jurídico. Estos 5 profesionales estarán vinculados al proyecto de forma permanente y tendrán una dedicación del 100% al mismo.

EQUIPO VARIABLE Conformado por Arquitectos o Ingenieros Civiles visitadores, Arquitecto Diseñador, Arquitecto Urbanista, Ingeniero de Estructuras, Ingeniero Civil con título de postgrado en geotecnia, Ingeniero Eléctrico, Ingeniero Hidráulico, Trabajador Social, Evaluador de Ofertas, Auxiliar de Ingeniería, Auxiliar Administrativo. Este personal se vinculará al proyecto en la medida que sea necesario y tendrá una dedicación variable al mismo, de acuerdo con la necesidad, el pago se hará de acuerdo a la dedicación. La vinculación al proyecto debe ser aprobada por el supervisor del contrato por medio de una programación trimestral anticipada o cuando sea requerido una incorporación de forma puntual.

En caso de requerirse recurso de personal adicional, el mismo será convenido entre la supervisión y las Consultorías de Gerencia Integral, una vez definido el perfil y la remuneración de acuerdo con dicho perfil y el tiempo de experiencia.

EQUIPO ASESOR

Conformado por un Asesor en Manejo de Recursos Hídricos, un Asesor Experto en Gestión de Riesgos y Tierra y un Asesor Jurídico Experto en Gestión Predial. Este equipo no tendrá una dedicación definida al proyecto y actuará por solicitud de la gerencia dada la necesidad.

Con base en el cronograma de ejecución del proyecto, la Consultoría de Gerencia Integral deberá presentar para aprobación del supervisor una proyección a tres meses del recurso humano necesario de acuerdo a lo establecido en el formato de proyección de recurso humano (Anexo 8).

Cualquier cambio en el personal aprobado por el Fondo con la propuesta o mediante comunicación escrita, deberá ser informado al supervisor dentro de los 3 días siguientes, presentando la hoja de vida y soportes de experiencia del profesional que se postula para el remplazo, con el fin de que sea aprobado por el supervisor.



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Se requiere que en el informe mensual (Anexo 5) se mencionen las principales actividades y productos realizados por cada uno de estos profesionales en el periodo.

Para el pago mensual del equipo básico y variable vinculado al proyecto se requiere la presentación del formato recurso humano vinculado (Anexo 9), con el fin de hacer la verificación del pago de aportes a salud y pensión. El equipo asesor se pagará como un gasto reembolsable del proyecto.

En caso de requerirse recurso de personal adicional, el mismo será convenido entre la supervisión y las Consultorías de Gerencia Integral, una vez definido el perfil y la remuneración de acuerdo con dicho perfil y el tiempo de experiencia.

6.5 Gestión financiera

Por medio de este componente se especifican el flujo de fondos y los desembolsos: pago anticipado, gastos de viaje y reembolsables.

Las actividades relacionadas con el control financiero al interior del Fondo, están bajo la dirección de la Secretaría General, bajo los procesos de presupuesto, contabilidad y pagaduría.

6.5.1 Flujo de fondos

Los recursos ordinarios del gobierno nacional son girados por la Tesorería General de la Nación y recibidos por el Fondo Adaptación y posteriormente girados a la Fiducia para su administración.

Los pagos que el Fondo deba realizar a los contratistas en general, estarán subordinados a los recursos que transfiera la Dirección de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Las cuentas por pagar presentadas por las Consultoría de Gerencia Integral como solicitud para los respectivos desembolsos, estarán sujetas a que el Fondo establezca la veracidad de la información reportada, el cumplimiento de la normatividad y demás procedimientos normados establecidos por el Fondo, y el cumplimiento de términos en la calidad y oportunidad esperada, de acuerdo con lo solicitado en los contratos suscritos entre el Fondo y las Consultorías de Gerencia Integral y lo desarrollado en el presente manual al respecto.

El Fondo pagará a la Consultoría de Gerencia Integral el valor acordado contractualmente, contra informe de realización de actividades aprobado por el supervisor del contrato.

6.5.2 Desembolsos

Para proceder al pago, los contratistas del Fondo deberán anexar como mínimo los siguientes documentos o certificaciones:

a. Factura debidamente diligenciada o cuenta de cobro según correspondab. Certificado de cumplimiento (Anexo 7) e Informe periódico de suprevisión (Anexo 6) firmados por

el supervisor del contrato.



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c. Informe mensual de actividades (Anexo 5) de acuerdo con el formato establecido, con base en este informe el supervisor certificará el cumplimiento (Anexos 6 y 7)

d. Certificación de aportes obligatorios al sistema integral de seguridad social decreto 2271 de jun 18 de 2009 y art 126-1 del ET.

e. Certificación Bancaria para el primer pagof. R.U.T para el primer pagog. Y todos los demás documentos requeridos por el Fondo Adaptación en el momento de

presentación de las cuentas con el fin de lograr agilizar el trámite.

El tiempo establecido para el pago será de tres (3) días hábiles una vez lleguen los documentos a la Fiduciaria.

La comisión fiduciaria la asume el Fondo y los tipos de retenciones que la Fiduciaria hace en el momento de los giros es de acuerdo con la naturaleza tributaria del contratista.

6.5.3 Pago anticipado

Teniendo en cuenta que la justificación para incluir dentro de la forma de pago un pago anticipado fue la de cubrir los gastos en que incurran las Consultorías de Gerencia Integral para desplazarse a las regiones e iniciar las labores propias del contrato, este valor tendrá en cuenta el pago del equipo básico y el variable. Los gastos reembolsables y el costo de la administración de los mismos serán cancelados mediante reintegro.

6.5.4 Gastos Reembolsables

Los gastos reembolsables son aquellos que hace el contratista que no puedan imputarse a la operación normal de la organización propia de las Consultorías de Gerencia Integral contratista y que no estén incluidos dentro del factor multiplicador. El Fondo los reintegra mediante factura sin IVA o cuenta de cobro, adjuntando como soportes facturas, documento equivalente de cobro o certificaciones, las cuales deben estar a nombre de la firma que los contrató (Consultoría de Gerencia Integral). En el momento del pago por parte del Fondo no se aplica ningún tipo de retención y es el Contratista directamente el responsable de contabilizar y pagar el I.V.A. y las retenciones de ley. El régimen a aplicar es el del Fondo Adaptación, mensualmente el contratista certificará retefuente, reteiva y reteica si aplica.

El factor de administración correspondiente al total de los gastos reembolsables, de acuerdo a lo estipulado en el proceso contractual es del 10%, este valor se debe facturar de manera independiente por parte del Consultor con su respectivo I.V.A.

Con base en el cronograma de ejecución del proyecto, el contratista deberá presentar para aprobación del supervisor una proyección a tres meses la proyección de los gastos que serán cobrados como reembolsables por el mismo período de tiempo en el formato de proyección de gastos (Anexo 10).

Conceptos que se pueden pagar por reembolsables:

1. Tiquetes Aéreos, 2. Transportes Terrestres, incluido operador. 3. Transportes Fluviales, incluido operador4. Gastos de combustibles



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5. Gastos de viajes, acogiéndose al DECRETO 0832 DE 2012 de la Presidencia de la Republica, actualizado año a año, con base en la escala salarial de la oferta económica presentada por las Gerencias. Este es un valor fijo a reconocer por el Fondo, y en el mismo se incluye alojamiento, alimentación, transportes urbanos dentro de la misma ciudad, y conceptos asociados al reconocimiento de estos gastos como viáticos permanente, que pueden afectar los aportes a seguridad social, parafiscalidad, prestaciones y vacaciones. En caso que el valor realmente pagado por la Consultoría de Gerencia Integral supere el valor de los gastos de viaje de la tabla, el mismo será asumido por ella, y en caso de que el realmente gastado sea menor la diferencia será de la Consultoría de la Gerencia Integral. Tanto para personal de planta como contratistas de la empresa o consorcio, la liquidación de gastos de viaje se hace con base en las tarifas incluidas en el decreto 0832/12 sin aplicar ningún tipo de porcentaje adicional. El valor de los gastos de viaje es fijo.

6. Ensayos de Laboratorios, levantamientos topográficos, en caso que alguno se haga por la Consultoría de Gerencia Integral y otros estudios

7. Prestación de servicios del equipo asesor indicado en el numeral 5.5., conceptos, visitas, tarifa día hora o viaje

En cuanto a los gastos de transporte terrestre se aclara que solamente los tiquetes o pago de transporte intermunicipal se reconocerán como gastos reembolsables, los gastos de transporte dentro de la misma ciudad no se reconocerán como reembolsables, excepto para traslados a zonas rurales lejanas, pues hacen parte de los gastos de viaje que se rembolsan de acuerdo a la tabla.

Los gastos reembolsables se legalizarán mes a mes. La factura para el pago se entregará junto con el informe mensual, acompañada del formato de legalización de gastos reembolsables (Anexo 11) y de los soportes de pago correspondientes (facturas, documento equivalente o documento de viaje).

6.5.5 Gastos de viaje

Según DECRETO 0832 DE 2012 de la Presidencia de la Republica, los gastos de viaje se han fijado basados en la remuneración mensual para cada uno de los integrantes del Equipo Profesional propuesto así:

COMISIONES DE SERVICIO EN EL INTERIOR DEL PAÍS

BASE DE LIQUIDACIÓN GASTOS DE VIAJE DIARIOS EN PESOS

Hasta $808.855 Valor a cancelar $73.358

De $808.856 a $1.271.038 Valor a cancelar $100.259

De $1.271.039 a $1.697.291 Valor a cancelar $121.649



De $2.599.934 a $3,921.095 Valor a cancelar $183.466



De $6.507.145 En adelante Valor a cancelar $390.807



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Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado, lo cual se validará con los tiquetes aéreos, soportes de transportes terrestres ó similares, lo cual se tendrá que legalizar mediante informe en el formato diseñado para este fin y relacionado en este manual como Anexos 5 y 11.

Todo el personal de las Consultorías de Gerencia Integral que viaje con cargo al proyecto deberá diligenciar los formatos de Solicitud de Comisión Contratista (Anexo 12) e Informe de Comisión (Anexo 13), los cuales serán aprobados por el Director de Proyecto.

La tabla es la vigente para el año 2012 y se reajustará año a año de acuerdo a lo que establezca el decreto correspondiente. Con el valor de los gastos de viaje se asume el alojamiento, la alimentación, el trasporte urbano en la misma ciudad.

Las Consultorías de Gerencia Integral podrán acordar directamente con el Fondo el pago de gastos de viaje con una tarifa general para todos los profesionales que viajen teniendo como referente la tabla del decreto 0832 de 2012.

7 PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Los principales indicadores de medición del avance de las actividades, productos y resultados en cada una de las etapas del proyecto son los siguientes:

Indicador Meta Total Mata 2012 Meta 2013 Meta 2014

Sedes educativas visitadas 1,073 912 161

90

25Diseños tecnicos de obra realizados 1,073 10 1,009 54 25Sedes educativas contratadas para construcción 1,073 2 534 537 25Infraestructuras educativas en construcción 1,073 2 437 634 25Infraestructuras educativas construidas 1,073

10

20Proyectos de infraestructura educativa entregados 1,073 30Metros cuadrados de áreas deportivas construidas 10

Peso Gestión Vs Producto

Peso por indicador

Estos indicadores se revisarán y ajustaran al cronograma definido por cada una de las Consultorías de Gerencia Integral teniendo en cuenta las condiciones específicas de las regiones en las que se interviene y los resultados de las visitas de campo a cada una de las sedes educativas, y la viabilidad de las intervenciones.

7.1 Auditoría Fondo Adaptación

El Fondo Adaptación cuenta con una auditoría externa con función permanente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4819 de 2010, que está integrada por un Gerente de Proyecto y un grupo de auditores expertos en contratación pública y privada, expertos en estructuración y evaluación financiera de proyectos y expertos en auditoría de sistemas de información.

Esta Auditoría estará en contacto permanente con el supervisor del contrato de Consultoría de Gerencia Integra. Realizará revisiones periódicas al avance del proyecto con visitas de campo; en el caso de encontrar alguna inconformidad realizará un Informe de Oportunidad de Mejora el cual se entregará al



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supervisor para que él de traslado a la Consultoría de Gerencia Integral con el fin de que se haga la corrección pertinente de ser el caso y se retroalimente al supervisor y a la Auditoria al respecto.

El Fondo permitirá a la Auditoría la revisión de los informes mensuales que presenten las Consultorías de Gerencia Integral, y en caso de requerirse documentación adicional que este pactada contractualmente, el supervisor, de ser procedente, la requeriría de las Consultorías de Gerencia Integral.

Conceptos asociados a la auditoría:

ATIP: Auditoría Técnica Integral Preventiva

Auditoría Integral: Es aquella que cubre todos los procesos misionales ejecutados por el Fondo, con revisión del ciclo completo de cada etapa o proceso misional. Como consecuencia, los procedimientos de auditoría a desarrollar en los proyectos requieren conocimientos integrales a nivel del equipo de trabajo en aspectos técnicos, financieros, de gestión, operativos, de contratación, de tecnología BPM, ambientales, entre otros.

Control Preventivo: Es aquel que consiste en examinar con antelación o durante la ejecución de los procesos misionales, para cerciorarse sobre la correcta ejecución de los recursos destinados para inversión, aplicando de manera alterna procedimientos para comprobar el cumplimiento de las normas vigentes, el código de buen gobierno, el manual de contratación y la Ley 1474/2011 de anticorrupción y los demás que vaya implementando el Fondo. Bajo esta definición la auditoría técnica integral preventiva, presentará informes una vez auditados los proyectos que vayan cumpliendo las siguientes etapas: (i) Definición del plan de acción (necesidades), ii) priorización y selección de proyectos, iii) estructuración de proyectos, iv) Adjudicación y ejecución e) Seguimiento y Control.

Control concurrente: Es aquel que consiste en la comprobación de las existencias físicas de fondos, valores, obras y bienes y en su confrontación con los comprobantes, documentos, libros y demás registros. Aplica para el control preventivo y posterior.

Control Posterior: Es aquel que consiste en la aplicación de metodologías que permitan establecer si los responsables de la gestión en un momento determinado lo hicieron observando los principios de la gestión fiscal y la función administrativa. Se aplicará sobre procesos de bajo riesgo, según la calificación obtenida en la matriz de riesgos.

Principales actividades realizadas por la auditoría:

Dentro de las principales obligaciones que debe cumplir la auditoría se tienen:

1. Realizar la auditoría técnica con enfoque integral preventivo (ATIP) sobre cada una de las etapas que deben cumplir los proyectos, incluyendo la auditoría de campo a la ejecución de proyectos en curso, que involucra firmas consultoras, operadores, gerencias de proyecto, firmas ejecutoras y firmas de interventoría.

2. Elaborar y ejecutar el Plan de Auditorias regulares, especiales o eventuales, con enfoque integral y preventivo, sobre los actos y procesos que ejecute el Fondo a nivel misional, con especial énfasis en:

a) El proceso precontractual, contractual y pos contractual de los proyectos de inversión misional a ejecutar.

b) No obstante que el control financiero de los recursos de inversión será realizado por una Fiducia y controlados a través de una Revisoría Fiscal, la firma de auditoría debe



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realizar el control del ciclo completo de la etapa o proceso misional hasta la ejecución de los recursos de inversión, sin entrar a ejecutar actividades de auditoría sobre el funcionamiento de la Fiducia.

c) Realizar auditorías sobre los procesos contractuales para la estructuración y ejecución de los proyectos; verificando los informes técnicos y de ejecución financiera de cada uno de los proyectos y a las legalizaciones entregadas a la Fiducia e identificar si hay situaciones que se evidencien extrañas a las condiciones de mercado y de economía, aplicando metodologías de análisis de precios de contratación estándar, para identificar fluctuaciones indicativas de posibles sobrecostos.

3. Construir y mantener actualizada la matriz de riesgos de los procesos misionales.4. Evaluar y plantear acciones concretas de mitigación del riesgo frente a posibles brotes o focos

de corrupción en la ejecución de los procesos misionales, informándolos oportunamente a la Gerencia del Fondo.

5. Entregar informes ejecutivos y detallados, dejar evidencia documental de los hallazgos de auditoría, visitas, verificaciones y validación de información, recomendaciones, seguimientos, soportes de cada hallazgo o situación anómala detectada.

6. Discutir los informes de auditoría con los grupos internos de trabajo asociados, para lo cual podrá realizarse la discusión con la subgerencia auditada (Proyectos, Regiones, Estructuración y Adjudicación y Riesgos); definir los planes de mejoramiento y presentar los informes finales discutidos a la Gerencia del Fondo y posteriormente al Comité de Auditoría del Consejo Directivo.

7. Evaluar el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, y programas, asociados a los procesos misionales del Fondo y brindar retroalimentación sobre su efectividad. Dentro de esta normatividad se incluye: (i) Decretos expedidos por el Gobierno Nacional con ocasión de la emergencia y sus decretos reglamentarios (ii) Reglamentaciones expedidas por el Consejo Directivo del Fondo, (iii) Manual de contratación, (iv) Plan de Acción, (vi) Convenios suscritos con entidades del orden nacional, departamental o municipal, (vii) contratos suscritos con entidades de naturaleza privada; (iii) normas y procedimientos a ser observados para la contratación de servicios de consultoría (ix) Pronunciamientos de la Corte Constitucional (x) Informes de auditoría de los organismos de control.

8. Revisar los indicadores de cumplimiento sobre la gestión de los procesos misionales, con la periodicidad que defina el Fondo, y emitir conceptos sobre su alcance en el cumplimiento del mandato misional, las normas legales, las prescripciones de los Estatutos, el Código de Buen Gobierno y a las decisiones del Consejo Directivo.

9. Emitir informes sobre si los agentes contratistas involucrados en las actividades de estructuración, ejecución, gerencia de proyectos e interventores, cumplen con sus obligaciones contractuales de carácter legal, técnica, financiera, operativa o administrativa.

Desarrollo de las Auditorías:

La Función de auditoría que ha contratado el Fondo Adaptación es continua, es decir que de acuerdo con el nivel de riesgo que se determine para cada proyecto (contrato) y según el desempeño de la gestión que muestren los contratistas y supervisores, se irán realizando visitas de campo periódicas para desarrollar cada una de las obligaciones definidas anteriormente. Para el caso del programa de educación, la Consultoría de Gerencia Integral acompañará a la auditoría en las visitas que realice a los proyectos, buscando coordinar la tarea del Interventor Contractual con la auditoría.

Las Consultorías de Gerencia Integral deberán disponer de toda la información que requiera la auditoría para llevar a cabo su función. De cada visita se presentará un plan de mejoramiento, el cual se debe implementar dentro de los plazos que se establezcan. Una vez vencido el plazo otorgado para implementar el plan de mejoramiento, se realizará una auditoría de seguimiento y con base en los



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resultados obtenidos se preparará el informe final, junto con un acta de compromiso que debe suscribir también el Interventor. Los informes finales serán escalados a la Gerencia y al Consejo Directivo según la gravedad de los hallazgos, para que tomen las acciones correctivas correspondientes.

En caso, que el Fondo Adaptación observe situaciones irregulares en la ejecución de los contratos y/o proyectos, puede ordenar auditorías sorpresa, sin aviso previo a los contratistas.

7.2 Interrelación con la comunidad

En el tema específico de la interrelación con la comunidad, la función principal de las Consultorías de Gerencia Integral es velar por la oportuna información y respuesta a la comunidad beneficiaria durante todo el proceso de reconstrucción, garantizando la participación comunitaria en cada una de sus fases, para lo cual se determinarán las responsabilidades del constructor e interventor de los proyectos durante las diferentes fases del proceso.

Dentro de las obligaciones de los contratos de las Consultorías de Gerencia Integral está: “Realizar labores de socialización y comunicación del proyecto con interesados específicos y público en general”, la cual incluye las siguientes actividades:

- Presentación ante autoridades locales. Es imprescindible que, antes de iniciar acciones en un municipio, la Consultoría de Gerencia Integral informe a las autoridades locales (departamentales, distritales o municipales) la labor que realizará, haciendo una breve presentación del proyecto y de la gerencia del mismo.

- Socialización de los resultados de la fase de verificación: se deben programar reuniones de socialización con las autoridades locales y la comunidad educativa para informar acerca de los resultados de las verificaciones solo para los proyectos que continúan en el proceso. Por otra parte se debe informar a la respectiva Secretaría de Educación sobre los proyectos que no fueron viabilizados y no continúan en el proceso, con el fin de que esta a su vez informe a los interesados (municipios e instituciones educativas), indicando las razones por las cuales no se dio viabilidad al proceso de reconstrucción.

- Auditorías Visibles. Con el fin de realizar el seguimiento y control social de las intervenciones del Fondo y garantizar la participación comunitaria de manera organizada, durante la fase de ejecución de las obras, de3 acuerdo a lo establecido en el Manual Auditorías Visibles Sector Educación (Anexo 2). El constructor y el interventor, con la supervisión de la Gerencia, deben implementar la estrategia de Auditorías Visibles en el cual se establece que, para cada una de las intervenciones del Fondo se deben llevar a cabo foros, establecer un Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) y crear Equipos Locales de Seguimiento encargados de transmitir información y ejercer control social sobre las intervenciones en su municipio, corregimiento, barrio o vereda. El interventor se hará cargo de todos los aspectos de coordinación y el constructor será responsable de la parte logística (proveer el sitio y suministro de insumos entre otros).

- Implementación estrategia DICE. Para que esta estrategia pueda ser implementada a nivel

municipal y en las sedes objeto de la construcción y reconstrucción, es necesario realizar un intenso trabajo conjunto con la comunidad educativa con el fin de llegar a acuerdos de administración y de sostenibilidad. Las Consultorías de Gerencia Integral deben movilizar a la comunidad alrededor de la obra para lo cual es imprescindible crear alianzas con otras instituciones a nivel local. Esta labor será realizada por las Gerencias a través de su



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personal del área social, quienes con los lineamientos establecidos por el Fondo, realizarán un acompañamiento in situ para que se logre el inicio de la implementación de la Estrategia DICE, la cual deberá continuar bajo la responsabilidad de la institución educativa y los demás actores locales que intervienen.

8 Cierre y liquidación

POR DESARROLLAR



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9 ANEXOS

9.1 Manual de Contratación y Supervisión del Fondo Adaptación

9.2 Manual de Auditorías Visibles del Fondo Adaptación – Sector Educación

9.3 Tipologías

9.4 PSA Manual Políticas de Uso

9.5 Informe Mensual

9.6 Informe Periódico de Supervisión

9.7 Certificado de Cumplimiento

9.8 Proyección Recurso Humano

9.9 Recurso Humano Vinculado

9.10 Proyección Gastos

9.11 Legalización gastos Reembolsables

9.12 Solicitud de Comisión Contratista

9.13 Informe de Comisión



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estudio de conveniencia y oportunidad …fondoadaptacion.gov.co/download/18. anexo 18 manual... ·...

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