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ESTUDIO PREVIO PARA INVITACIÓN ABREVIADA

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Proceso solicitante: Gerencia de proyectos especiales y gestión de la información Vigencia: 2020 Fecha: 09/03/2020

A continuación, presentamos la Justificación de la Necesidad, requerida para el suministro de impresión y alistamiento de documentos de acuerdo con los parámetros tecnológicos de integración con el sistema de información del cliente Colpensiones según a lo establecido en el contrato comercial No 136 de 2019. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del Contrato Comercial No. 136 de 2019 suscrito con el cliente Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones, es necesario por parte del oferente garantizar de forma eficiente las siguientes exigencias:

• Suministro de impresión y alistamiento de las comunicaciones generadas por el cliente Colpensiones, bajo las condiciones técnicas de la plataforma tecnológica del cliente Colpensiones requeridas en el contrato comercial No. 136 de 2019 y anexos técnicos suscrito entren Servicios Postales Nacionales S.A y Colpensiones (ver anexos).

• Insumos de acuerdo con las características requeridas y sin costo para la entidad.

• Integraciones tecnológicas necesarias que permitan una asociación con el sistema tecnológico de información del cliente Colpensiones y Servicios Postales Nacionales.

• Presencia operativa a nivel nacional en las siguientes ciudades Bogotá, Bucaramanga, Barranquilla, Cali, Medellín.

2. ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN

Servicios Postales Nacionales S.A, es una sociedad pública con el carácter de anónima, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en su objeto social, entre otras actividades económicas consagra “la prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional aérea, terrestre, marítima y multimodal de toda clase de mercancías, logística, mercadeo, distribución y comercialización…”, actividades que se desarrollan en un entorno de alta competencia empresarial, en igualdad de condiciones en el mercado, para lo cual, la Entidad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal y ejerce sus actividades dentro del ámbito del Derecho Privado, como empresario mercantil, dando aplicación a las normas propias de las sociedades previstas en el Código de Comercio y su legislación complementaria. Ahora bien, teniendo en cuenta que Servicios Postales Nacionales S.A. en desarrollo de su gestión misional y en pro del cumplimiento a la Planeación Estratégica Comercial, que tiene como objetivo suscribir contratos comerciales brindando crecimiento, aumentando su posicionamiento dentro del mercado, estableciendo líneas de venta dentro de las cuales se encuentra el segmento de paquetería, compuesto por paquetería empresarial, encomienda, carga, alistamiento y servicios especiales. De esta forma se suscribió el contrato comercial No. 136 de 2019 con la entidad Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, cuyo objeto obedece a


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“Prestar el servicio de mensajería de conformidad con las especificaciones técnicas determinadas por la administradora colombiana de pensiones - Colpensiones.” La justificación descrita para el presente proceso obedece a satisfacer demanda de tipo operativo que no se contemplan como servicio ordinario sino como un servicio exclusivo para el cliente Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones en virtud del contrato comercial suscrito No. 136 de 2019. Actualmente el cliente Colpensiones dispone de una plataforma tecnológica (Bizagi) de gestión de procesos automatizados que le brindan:

• Implementar una gestión de procesos ágiles y eficientes conforme a la necesidad de respuesta de Colpensiones.

• Transformar el sistema basado en el uso de papel en un sistema orientado a procesos y sin papel.

• Estandarizar los procesos para mejorar el servicio al cliente.

• La solución proporciona información exacta en tiempo de respuesta oportuna ante los requerimientos.

De esta forma el cliente Colpensiones requiere para la prestación del servicio comercial de impresión y alistamiento un operador, que se integre de forma tecnológica y parametrizada bajo el sistema de información que actualmente opera Colpensiones, teniendo en cuenta que la recepción y trazabilidad de los envíos masivos emitidos por Colpensiones se realizan por medio de esta plataforma.

En este orden de ideas, y ante las exigencias de tiempos de respuesta, cumplimiento, trazabilidad, procesos automatizados e integración definidos por Colpensiones, la entidad deberá contratar con un operador que se pueda parametrización y ejecutar los desarrollos tecnológicos que son propios de la plataforma Bizagi, en el menor tiempo posible y que además Servicios Postales Nacionales S.A no tenga que incurrir en algún costo

Por lo anterior, para dar cumplimiento a las obligaciones convenidas con el cliente Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, la Entidad requiere adelantar el proceso contractual para el suministro de impresión y alistamiento de documentos de acuerdo con los parámetros tecnológicos de integración con el sistema de información del cliente Colpensiones (bizagi) según a lo establecido en el contrato comercial No. 136 de 2019. Es obligación del futuro contratista que, una vez suscrita el acta de inicio, deberá adelantar la implementación operativa y técnica requerida para prestar los servicios contratados. Es necesario que las actividades asociadas a la integración y parametrización de los sistemas de información se encuentren integrados con la infraestructura tecnológica que es exigida por Colpensiones y Servicios Postales Nacionales. A su vez es obligación que el futuro contratista contemple la producción y entrega de insumos a los puntos de red de Colpensiones y a su red operativa. Se deberá ejecutar para en los meses siguientes la operación denominada historial de extracto laboral, con un aumento en la operación de un aproximado de 1.600.000 envíos, teniendo en cuenta que en cada envío aproximadamente se debe imprimir 5 folios, es decir un total de 8.000.000 de impresiones en comparación a la operación ordinaria de 569.439 impresiones, según a los requerimientos inicialmente pactados con el cliente.


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Teniendo en cuenta que la utilidad proyectada con el negocio comercial suscrito, es directamente proporcional al recibo íntegro de la retribución económica pactada, la cual puede verse afectada con la aplicación de ANS al no cumplirse los tiempos y compromisos ya señalados; y con el objeto de salvaguardar a la Entidad de posibles acciones de orden administrativo (Procesos sancionatorios contractuales) o judiciales, se hace necesario y conveniente que el futuro contratista garantice las parametrizaciones e integraciones tecnológicas con el cliente Colpensiones y Servicios Postales Nacionales. 3. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO O BIEN A CONTRATAR

CÓDIGO UNSPC: 73151905 – Servicios De Impresión Industrial Digital

3.1. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

3.1.1 Insumos El contratista deberá suministrar los siguientes insumos como parte integral de la prestación del servicio:

• Papel membrete y sobres (tamaño carta y media carta hasta 5 kg) Notas: Las especificaciones de los insumos podrán modificarse en cualquier momento conforme a las necesidades de la Entidad.

• Los sobres media carta aplican para el envío masivo de extractos de historia laboral. El contratista con base en los históricos de suministro deberá realizar un análisis permanente de la rotación en cada uno de sus puntos, garantizando que siempre se cuente con los insumos requeridos para la operación diaria del cliente. A continuación, se indican las características de los insumos que el contratista deberá suministrar:

A. PAPEL MEMBRETE Y SOBRES TAMAÑO CARTA Y MEDIA CARTA El suministro de papel membrete sólo aplica para los procesos de alistamiento que realice el contratista; el suministro de sobres aplica tanto para el servicio de alistamiento realizado por el contratista, así como para la recolección de envíos a través de su Red de Agencias. El contratista deberá garantizar la calidad, resistencia y blancura del papel, así como la calidad y estabilidad de las tintas empleadas y nitidez en la impresión. El contratista realizará la impresión atendiendo las siguientes especificaciones:


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ESPECIFICACIONES TAMAÑO TINTA

PAPEL MEMBRETE

Bond carta 75 gramos

Blanco y negro y color

(Sagun aplique)

SOBRE CON

VENTANILLA

Bond 75 gramos, tamaño carta Blanco y negro y color

(Sagun aplique)

SOBRE CON

VENTANILLA

Bond 75 gramos, tamaño ½

carta

Blanco y negro y

Color

(Sagun aplique)

Al inicio de la ejecución del contrato, el cliente entregará el Manual de Imagen visual, donde se especifican cada una de las características requeridas para la producción de los insumos del servicio de mensajería, según aplique. En las imágenes que se disponen a continuación, se pueden observar las características básicas del papel membrete y de los sobres a utilizar en la prestación del servicio:

a. Modelo papel membrete tamaño carta

b. Modelo sobre tamaño carta


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c. Modelo sobre tamaño media carta

B. GUÍA DE ENVÍO

El contratista deberá suministrar las guías de envío impresas que deben contener como mínimo la siguiente información:

• Datos del remitente: Nombre o razón social, NIT o documento de identificación (tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte), dirección, número de teléfono, ciudad de origen, departamento de origen y país.

• Datos del destinatario: Nombre o razón social, número de teléfono, dirección, Código postal del lugar de entrega del objeto postal, ciudad de destino, departamento destino y país.

• Descripción del contenido del envío

• Número de radicado del cliente

• Ámbito de servicio: Local o Nacional

• Tipo de servicio: Urgente o Normal - diferenciadas por color

• Fecha y hora de admisión del objeto postal

• Fecha y hora de entrega, día en el cual se tiene programada la entrega al usuario destinatario

• Peso real del envío

• Valor del servicio

• Identificador único del envío

• Firma y otros datos de entrega

• Causales de devolución

• Control de No. de intentos de entrega realizados

• Campo de observaciones o incidencias en la entrega

• No. De guía - Identificador alfanumérico único de envío

• Código de barras u otro mecanismo de tecnología equivalente o superior, para el rastreo de los envíos

• Datos del operador postal: Razón social, signo distintivo (logo), NIT y dirección

• Información para rastrear los envíos: página web y número telefónico para que el usuario consulte el estado del envío.

• Información de los mecanismos dispuestos para la presentación de peticiones, quejas y recursos (número telefónico, correo electrónico, página web, oficinas de atención, etc.)

De forma adicional, y conforme a los parámetros definidos por la CRC, el contratista deberá suministrar un adhesivo, desprendible o volante para efectos de informar que cliente tiene una comunicación que requiere


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entregarle, el diseño personalizado e información que contendrá este insumo se definirá al inicio de la ejecución del contrato. El contratista con base en los históricos de suministro deberá realizar un análisis permanente de la rotación en cada uno de sus puntos, garantizando que siempre se cuente con los insumos requeridos para la operación diaria de Cliente.

3.1.2 Niveles de servicio

Este incluye las Condiciones de servicio y los descuentos aplicables al CONTRATISTA, las cuales son aceptadas por éste de forma incondicional.

A. CONDICIONES DEL SERVICIO

• ALISTAMIENTO: El contratista debe estar en capacidad de alistar todas las comunicaciones oficiales, independientemente de la hora y de si son recogidas en forma simultánea, individual o escalonada. Para todos los casos, deberá aplicar las siguientes prioridades:

• Trámites urgentes

• Porte pago

• Trámites normales El contratista realizará las actividades de alistamiento conforme las siguientes condiciones:

• GENERACIÓN PDF/A: Esta actividad se realizará por demanda de acuerdo con las necesidades de la Entidad. El CONTRATISTA contará con un 1 día para realizar la generación de las comunicaciones en formato PDF/A y alojarlas en el Repositorio definido por el cliente para aprobación.

• APLICAR TÉCNICAS DE DISMINUCIÓN DE DEVOLUCIONES: El contratista deberá aplicar diferentes técnicas para disminuir el número de devoluciones, acciones que serán acordadas entre las partes al inicio de la operación o durante la ejecución del contrato; para todos los casos, el contratista se obliga a informar, de forma inmediata al cliente, las incidencias detectadas. Las técnicas que como mínimo deberán ser aplicadas son:

• VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN QUE EL CLIENTE REMITE: El contratista deberá validar la información que el cliente transmite en el campo dirección para cada registro que ingrese por el servicio web de transmisión, contra “la base de excepciones en dirección” entregada por el cliente, con el fin de identificar envíos con direcciones con poca probabilidad de entrega, que puedan generar una devolución.

• GEORREFERENCIACIÓN: El contratista deberá incluir de forma detallada en su propuesta las condiciones y niveles de confiabilidad bajo las cuales integrará este servicio como parte de la operación del contrato. En todo caso, de estos procesos deberán excluirse los destinatarios a cuyas direcciones ya se hayan realizado entregas efectivas, en el año inmediatamente anterior, conforme los históricos de entrega, este servicio deberá ser prestado por el contratista para todos los servicios de envío. (Transmisión, Masivos, envíos físicos, incluido extractos de historia laboral).


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• IMPRESIÓN: El contratista cuenta con un (1) día, contado a partir del momento en que el cliente dispone las comunicaciones oficiales en sus sistemas de información (Transmisión) o aprueba las comunicaciones (Masivos) para realizar la impresión de los envíos resultantes de la actividad anterior.

El contratista deberá garantizar la impresión independiente de cada adjunto que conforma un envío, controlando la cantidad de impresiones simplex y dúplex para cada caso. Información que deberá estar registrada en el sistema de información habilitado para consulta del cliente. El contratista se obliga a implementar mecanismos de control de calidad visual que permitan garantizar que las comunicaciones oficiales impresas cumplan las disposiciones contenidas en el instructivo de producción de documentos del cliente, el cual le será entregado al inicio de la ejecución del contrato, así como evitar el envío de documentos que presenten las siguientes condiciones:

• Anexos sin carta remisoria

• Comunicaciones oficiales sin datos básicos del remitente

• Comunicaciones oficiales sin firma autorizada

• Comunicaciones oficiales sin textos

• Comunicaciones oficiales o anexos cortados, ilegibles, borrosos y/o con saltos de página que no correspondan

• Documentos que no hagan uso de la plantilla oficial de Cliente

• Hojas en blanco En estos casos se deberá realizar la retención correspondiente, actualizando el estado a los sistemas de información del cliente e informando las incidencias encontradas. En todo caso, estos envíos no deberán continuar con las demás actividades de alistamiento y entrega. El contratista podrá adicionar nuevas causales para retención de documentos, informando de forma inmediata al cliente, esto con el fin de evitar la entrega de comunicaciones oficiales inconsistentes en forma al ciudadano.

• Ensobrado o pliegue de folios: El contratista debe garantizar que se incluya la comunicación oficial y los anexos del envío en el sobre correspondiente, o se realiza el pliegue del folio según aplique, garantizando que se selle y adhiere la guía de envío correspondiente.

• Atención de solicitudes a través del aplicativo dispuesto por la entidad: El contratista atenderá las solicitudes diariamente a través del aplicativo dispuesto por la entidad, el contratista contará con el acceso y privilegios.

El contratista realizará la atención conforme los lineamientos y términos establecidos en el portafolio de solicitudes del Cliente que será entregado al inicio del contrato.

B. Descuento por entrega de sobres/folios plegables por fuera de los tiempos establecidos:

A continuación, se detallan los descuentos aplicables en la prestación del servicio de impresión y alistamiento de forma mensual. Los tiempos de entrega, en días, que aplican para sobres o folios plegables, incluido el tiempo de alistamiento (Recolección digital), son:


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Trámites o envíos urgentes:

Trámites o envíos normales, aplica también para Porte pago:

Se aplicará el descuento como se indica a continuación:

NOMBRE DEL ITEM

DESCRIPCION

Procesamiento de alistamiento

Es eI porcentaje de valor descontado dentro deI proceso de soIicitud de generación de factura, para su aprobación, a causa de Ia no gestión en Ia sumatoria de Ios en Ios tiempos de AIistamiento que se describen en PRIORIDADES DE ENVÍO Y TIEMPOS MÁXIMOS por tipo de servicio y acceso − Ios días empiezan a contar a partir deI momento en que se envía eI caso aI contratista, y Ia evidencia es Ia entrega fisica del product impreso y alistado.


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% INDICADOR % A PENALIZAR

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33% 34,00%

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29% 36,00%

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La recolección de los envíos físicos impresos y alistados en las plantas del contratista, se hará diariamente una sola vez al día, el contratista será responsable del transporte de los envíos hasta las regionales en el caso de la no entrega de los envíos en la hora pactada. C. Descuentos asociados errores en la calidad de información e impresión Los casos en que los envíos físicos presenten errores en la calidad de impresión, alistamiento o información, y que se determine que fue responsabilidad del contratista:

Descripción Medición Frecuencia

% de envíos de cliente final impreso y alistado

Número de envíos con errores en la impresión, alistamiento o información errada /total de envíos alistados en el mes

Mensual

% INDICADOR % A PENALIZAR

98% 0

97% 2,00%

96% 2,50%

95% 3,00%

94% 3,50%

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82% 9,50%

81% 10,00%

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40% 30,50%


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27% 37,00%

26% 37,50%

Nota: Este anexo podrá modificarse, previa autorización del cliente, sin que medie modificación al contrato suscrito, llevando el control de cambios correspondiente de este documento. D. Descuentos atención a novedades El contratista en el caso de novedades de tipos operativas, tecnológicas y de insumos deberá resolverlas en menos de 2 horas o en su defecto se procederá realizar descuento de la siguiente manera:

HORAS % A PENALIZAR

ENTRE 2:01 A 2:30 1,00%

2:31 a 3:00 2,00%

3:01 a 3:30 2,50%

3:31 a 4:00 3,00%

4:01 a 4:30 3,50%

4:31 a 5:00 4,00%

5:01 a 5:30 4,50%

5:31 a 6:00 5,00%

6:01 a 6:30 5,50%

6:31 a 7:00 6,00%

7:01 a 7:30 6,50%

7:31 a 8:00 7,00%


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8:01 a 8:30 7,50%

> 8:31 20,00%

Nota: El valor se descontará sobre el servicio afectado.

3.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS A continuación, se describen las especificaciones técnicas que debe considerar el futuro proveedor para la prestación del servicio a Servicios Postales Nacionales 4-72. Estos requerimientos no deben contemplar ningún costos para Servicios Postales Nacionales S.A y deben estar implementados y funcionado en un tiempo no mayor a 5 días.

3.2.1 Requerimientos De Integración El proveedor debe realizar una integración mediante web services con el Sistema de Información Postal SIPOST de Servicios Postales Nacionales 4-72, así como con el sistema de Colpensiones para el procesamiento de las guías de envíos tanto a nivel nacional como local en función de creación de guías, trazabilidad de envíos, consulta de pruebas de entrega e intercambio de información relacionada al servicio a brindar. El siguiente web service debe ser desarrollado por el proveedor para poder ser consumido por Colpensiones: Web service “Enviar Información al Proveedor Courrier”: Tipo SOAP. Es requerido para recibir por parte del BPM de Colpensiones, la información del caso que requiere del proceso de mensajería. Los siguientes web services deben ser consumidos por el proveedor para poder realizar el envío de información: Web service “Obtener Documentos”: Es requerido para traer el documento especifico en base 64 de acuerdo con el GUID entregado en el arreglo de documentos. Web service “Registro de Actividades”: Es requerido para activar el método setEvent de Bizagi para que este genere el XML respectivo para avanzar el caso y enviar los datos necesarios con los cuales se registra el último estado del envío. Web service “Recepción acuse recibo”: Es requerido para activar el método setEvent de Bizagi para que este genere el XML respectivo para avanzar el caso y enviar los datos necesarios con los cuales se registra la imagen de la guía.

3.2.2 Requerimientos De Impresión El proveedor deberá contar con una conexión directa de sistemas con Servicios Postales Nacionales para llevar a cabo todo el procesamiento de los documentos, así como un software de impresión para generar los archivos, guías y demás requerimientos según tipo de zonificación definido por Servicios Postales Nacionales, que serán enviados a cada planta en las 5 (cinco) ciudades principales del país: Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y Bucaramanga. Así mismo, se deben generar los archivos donde Servicios Postales Nacionales actualizará la gestión de los envíos por cada cliente. El proveedor debe contar con todos los recursos para imprimir los diferentes documentos que esté enviando Colpensiones para ser impresos y distribuidos. La impresión debe ser distribuida en las ciudades principales


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anteriormente nombradas, realizando la respectiva georreferenciación. Así mismo, el proveedor debe informar los diferentes estados dentro del proceso de impresión para ser entregados a Servicios Postales Nacionales para su distribución. El proceso de impresión debe incluir no sólo la impresión del documento y la guía, sino el ensobrado y el pegado de la guía correspondiente.

3.2.3 Requerimientos De Infraestructura Tecnológica El proveedor deberá comunicar a Servicios Postales Nacionales si se encuentra en capacidad o no de disponer de una infraestructura basada en un centro de datos (principal y alterno), que permita el acceso y monitoreos remotos a Colpensiones y Servicios Postales Nacionales, según se requiera. La infraestructura dispuesta deberá contar con dos servidores que contengan sus respectivas bases de datos, gestor de documentos y sistema operativo, y recibirá las peticiones de los web services con la información que contiene los documentos. El proveedor podrá también disponer de una infraestructura en la nube, como segunda opción válida. Adicionalmente, El proveedor deberá comunicar a Servicios Postales Nacionales si se encuentra en capacidad o no de disponer dos canales dedicados de una capacidad mínima de 20MB y 40MB para conexión exclusiva con Colpensiones y Servicios Postales Nacionales, respectivamente. Estos canales serán el medio de transmisión de documentos y guías a procesar en los servidores con el software de impresión. Los canales de datos entre las cinco ciudades principales de impresión y distribución de documentos deben ser dispuestos por el proveedor, así como la infraestructura física. De no contar con sede en alguna ciudad de estas cinco, los canales deberán ser dispuestos por el proveedor en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales. El proveedor deberá cumplir con todos los requerimientos técnicos descritos en este documento y en los Anexos Técnicos brindados por Colpensiones descritos a continuación, así como toda la implementación de integraciones, impresión e infraestructura con un plazo máximo hasta un mes de implementación.

3.2.4 Especificaciones Tecnológicas – Colpensiones A. Infraestructura

Ítem Descripción

1.2 El servicio deberá estar configurado en alta disponibilidad, esto implica que ningún componente tecnológico y/o eléctrico podrá tener un punto único de falla.

1.3 Los costos de instalaciones de equipos, accesorios, componentes de Hardware, Software y puesta a punto del sistema deben ser asumidos por el contratista.

1.4 Es responsabilidad del contratista el dimensionamiento, la arquitectura, la topología, el afinamiento, los servicios profesionales y las herramientas de gestión y monitoreo necesarias para garantizar el correcto funcionamiento de la solución.


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1.5 Cualquier costo y gasto adicional que puedan surgir en la parametrización, configuración de equipos y ajustes en el Software a que haya lugar al momento de la instalación, deben ser asumidos por el contratista.

1.6 El contratista deberá, administrar, operar y soportar la infraestructura tecnológica en sus centros de Datos.

1.7 Esta infraestructura deberá estar aprovisionada en un centro de datos (principal y alterno) ubicado en Colombia. De igual forma deberá permitir el acceso y monitoreo remoto a COLPENSIONES. El centro de datos alterno deberá estar ubicado en un municipio distinto al del centro de datos principal.

1.8 El contratista deberá incluir dentro de su propuesta de manera integral los servicios de diseño, Instalación, configuración de los componentes tecnológicos siguiendo para esto las buenas prácticas de cada uno de los componentes tecnológicos involucrados.

1.9 El contratista deberá incluir dentro de su propuesta de manera integral los servicios de Administración, operación, Monitoreo y soporte de la totalidad de los servicios y plataforma tecnológica utilizada.

1.10 El contratista deberá contar con ambientes de prueba que permitan realizar las validaciones necesarias para el proceso de integración con COLPENSIONES.

1.11 Los ambientes de Pruebas deben independizarse del ambiente de PRODUCCIÓN y deben estar totalmente licenciados.

1.12 El contratista debe establecer un procedimiento para la gestión de actualizaciones (parches) y remediación de vulnerabilidades.

1.13 El contratista deberá garantizar que los componentes tecnológicos de esta solución se mantengan actualizados con un desface de máximo 30 días, salvo que exista una justificación técnica para su no aplicación.

1.14 El servicio ofrecido por el contratista se debe integrar con la plataforma tecnológica de COLPENSIONES para la correcta prestación del servicio.

1.15 El contratista deberá garantizar que las capacidades y funcionalidades de los centros de datos principal y alterno se conserve igual durante toda la ejecución del contrato.

1.16 El contratista debe asegurar una disponibilidad del 99,9 % o superior en los servicios y componentes de infraestructura de la solución.

1.17 El contratista deberá garantizar la disponibilidad de la información almacenada en sus centros de datos tomando las medidas necesarias para evitar la pérdida de datos e información, tales como copias de seguridad, replicaciones, centro de datos alterno y estrategias de recuperación ante fallas.

1.18 Es responsabilidad del contratista realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que componen el servicio.

1.19 Los servicios contratados deben adoptar el uso de mejores prácticas como ITIL v3, para la gestión de infraestructura de tecnologías de la información.


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1.20

El contratista debe cumplir con el 100% del servicio en el Centro de Datos Alterno (Capacidades de procesamiento, almacenamiento, niveles de seguridad, niveles de servicios, niveles de disponibilidad, niveles de operación, soporte y mantenimiento, en sus componentes productivos y estas características deben garantizarse durante la vigencia del contrato.)

1.21

Para los cambios y liberaciones requeridos sobre la plataforma y servicios contratados el contratista se debe acoger al proceso de administración del cambio establecido por COLPENSIONES, por lo cual cualquier cambio debe ser informado a COLPENSIONES antes de su ejecución en Producción. Así mismo deberá construir el requerimiento de liberación a Producción donde se especifican las actividades, horarios de ejecución, riesgos, evidencias de las actividades de prueba y personal asignado para que se realice la presentación al comité de liberaciones de Colpensiones.

1.22 La solución ofrecida debe soportar permanentemente los requerimientos de COLPENSIONES sin que se tengan limitaciones en cuanto a procesamiento, memoria o cargas de trabajo que se puedan dar en la operación.

1.23 COLPENSIONES podrá solicitar en cualquier momento al contratista ajustar sus capacidades de cómputo para que el servicio opere en condiciones óptimas.

1.24 El contratista debe contar con procedimientos para destrucción de medios magnéticos y borrado seguro.

1.25 El contratista deberá elaborar, implementar, ejecutar y actualizar los procedimientos de administración y operación del Centro de Datos Principal y Alterno en lo referente al servicio contratado.

1.26 El contratista deberá entregar a COLPENSIONES el diagrama de arquitectura tecnológica de la solución, inventario de componentes técnicos de la solución y la relación de contratos de soporte de cada uno de los componentes de hardware y software.

1.27

El sitio físico de ubicación de los elementos de hardware (equipos de procesamiento y/o almacenamiento, PC’s, redes de datos, redes de telecomunicaciones, equipos telefónicos y de telefonía, entre otros) y sus condiciones óptimas ambientales (temperatura, humedad, vibración, ruido, entre otros). Serán también completa responsabilidad del contratista y deberán estar acorde con estándares internacionales.

1.28 La capacidad mínima de característica de servidor dispuesta por el contratista debe ser Procesadores 6 - RAM 24GB RAM - HD 2TB.

2 SEGURIDAD LÓGICA

2.1 La infraestructura instalada de Seguridad debe contar con esquemas de redundancia física, lógica y ofrecer disponibilidad del 99.9%.

2.2 El contratista debe realizar el diseño e implementación de la Arquitectura de Seguridad Interna y Externa que proteja de accesos no autorizados y que brinde seguridad a la información contenida en sus servidores.

2.3 El contratista deberá garantizar que, en el Centro de Datos Alterno, la seguridad lógica sea configurada en igualdad de condiciones a las del centro de datos principal, durante toda la vigencia del contrato.


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2.4

La solución ofrecida deberá alinearse a las políticas, procesos, procedimientos y requerimientos de seguridad definidos por COLPENSIONES. El contratista deberá poner a disposición de la entidad el personal calificado y recursos necesarios para el diseño, implementación y gestión de seguridad para el cumplimiento de las políticas.

2.5 El contratista deberá implementar el aseguramiento (hardening) de cada uno de los componentes de la solución. Se realizarán pruebas de vulnerabilidad sobre la plataforma las cuales estarán bajo responsabilidad de COLPENSIONES.

2.6 La arquitectura tecnológica que diseñe el contratista debe garantizar un modelo de seguridad integral basado en las mejores prácticas existentes que permita la protección de la infraestructura y los datos de COLPENSIONES frente a posibles ataques internos y externos.

2.7 El contratista deberá establecer, actualizar y ejecutar todos los procedimientos que permitan garantizar la seguridad física y lógica de la información.

3 RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

3.1 El contratista deberá actualizar y ejecutar los procedimientos para garantizar la correcta recuperación de la operación de la infraestructura ante eventos de falla.

3.2 El contratista debe mantener actualizada la línea base de configuración de los componentes que conforman la solución de respaldos y restauración.

3.3

El contratista, debe almacenar en una empresa especializada en custodia de medios magnéticos, los back ups que se realicen, para lo cual será necesario mantener: 1. Inventario de back ups 2. Política de back up 3. Realizar pruebas de restauración controladas

3.4 Cuando el centro de datos alterno esté en operación, se deben garantizar todos los procesos de respaldo y restauración establecidos en el Centro de Datos Principal.

3.5 El contratista debe realizar copias de seguridad preventivas cuando se efectúen cambios importantes de software o actualizaciones y de configuración de hardware.

3.6 El contratista debe ejecutar todas las actividades de administración y operación requeridas para la operación de respaldos y recuperación de los componentes de infraestructura tecnológica del servicio contratado.

3.7 El contratista debe garantizar el cumplimiento de las políticas de respaldo en el Centro de Datos Alterno en las mismas condiciones definidas para el Centro de Datos principal.

3.8 Evidenciar y ejecutar de forma periódica un proceso de restauración, de la totalidad de los componentes, que certifique a la entidad, control y certidumbre de resultados de este tipo de acciones.


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3.9

El contratista debe generar y administrar backups permanentes y completos sobre la operación incluyendo logs, estadísticas, de acuerdo con las políticas y periodicidad establecidas en conjunto con COLPENSIONES, quien a su vez aplica las políticas de la Superintendencia Financiera y Entes Reguladores.

3.10 Los backups de la información son propiedad de COLPENSIONES por lo tanto el contratista debe garantizar la disposición de los mismos de forma permanente de acuerdo con las necesidades de COLPENSIONES en el formato que sea requerido.

4 GESTIÓN, OPERACIÓN Y SISTEMA INTEGRAL DE MONITOREO

4.1 El contratista debe suministrar el servicio de administración, operación, soporte y monitoreo de todo el servicio (infraestructura de hardware, software) implementada para el normal funcionamiento del sitio principal y alterno.

4.2 El contratista debe garantizar la implementación de un sistema integral de monitoreo que le permita el monitoreo eficaz de los niveles de servicio contratados para garantizar un desempeño óptimo y la disponibilidad continua de la solución implementada.

4.3 El contratista deberá suministrar a COLPENSIONES el acceso en modo consulta a sus pantallas de servicio o monitoreo en tiempo real para conocer el estado de la plataforma.

4.4 El contratista debe garantizar que el soporte, operación, administración y monitoreo debe estar en un modelo 7x24x365.

4.5

El contratista debe definir, diseñar, suministrar, implementar, soportar y administrar todo el sistema de gestión y monitoreo y el sistema de control del desempeño requerido para los servicios prestados, así como la definición, ejecución y actualización de la estrategia de optimización de los recursos disponibles en el centro de datos principal y alterno garantizando que se realiza un uso efectivo de los mismos.

4.6 El contratista deberá elaborar, estructurar, implementar, ejecutar y actualizar todos los procedimientos de administración, operación y monitoreo del sitio principal y alterno.

4.7 El contratista debe garantizar que cualquier cambio en la operación debe ser reflejado de manera inmediata y sincronizada tanto en los procedimientos de operación como en las herramientas de monitoreo para toda la solución que se implemente.

4.8 El contratista debe garantizar que todos los componentes de la infraestructura tecnológica sean monitoreados de forma proactiva mediante herramientas de gestión y debe presentar informes periódicos que permitan evidenciar este monitoreo proactivo.


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4.9

El contratista debe garantizar que toda la infraestructura suministrada posea soporte de los fabricantes, durante toda la ejecución del contrato, con el fin de garantizar los mejores tiempos de atención en caso de presentarse algún tipo de fallo a nivel de hardware o software de la solución implementada y que se encuentre en operación.

4.10

El contratista debe definir y tener actualizado un documento de políticas de administración de toda la solución implementada donde especifique las reglas que rigen su administración, actualización y monitoreo que cubre todos los componentes de hardware y software, también deben estar definidos los planes para realizar el mantenimiento preventivo, y otras tareas propias de la administración y operación de la solución.

4.11

El contratista debe contar con manuales de procedimientos detallados que describan todas las tareas que se deben llevar a cabo de manera repetitiva, o como respuesta ante eventos que son parte de la solución implementada. Se deben incluir los responsables de cada tarea e integrar en una estrategia, los procesos que se llevan a cabo para cumplirla, así́ como el recurso humano y el tipo de tecnología que interviene en cada uno.

4.12 El contratista deberá contar con todas las herramientas tecnológicas necesarias para garantizar la correcta operación de los productos y servicios de operación y administración de la solución objeto del contrato.

4.13 El contratista debe proporcionar, durante el período de la operación del Centro de Datos, un esquema de escalamiento interno de solicitudes.

4.14 El contratista deberá adoptar un esquema de gestión de la capacidad en todas y cada una de las líneas y capas tecnológicas.

4.15 El contratista deberá disponer de una mesa de soporte de las herramientas tecnológicas que permita a COLPENSIONES generar los casos respectivos a través de números de radicado y/o tickets de tal forma que se garantice la atención oportuna de los incidentes y requerimientos.

4.16 El contratista deberá generar reportes y de los incidentes generados en la operación.

4.17 Contar con los siguientes procesos formalmente establecidos: Gestión de Incidentes, Gestión de Cambios, Gestión de Requerimientos, Gestión de Capacidad y Gestión de la Configuración.

5 INFORMES Y REPORTES

5.1 Si se presenta algún tipo de indisponibilidad en los servicios contratados, se debe presentar un informe preliminar a las 2 horas máximo de ocurrido el incidente, e informes de avance hasta que se solucione a través del tratamiento de la causa raíz.

5.2

Presentación de informes después de cada maniobra y mantenimiento preventivo o correctivo sobre la infraestructura o servicio contratado por COLPENSIONES.

Este informe debe tener como mínimo:

● Las actividades realizadas.


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● Los problemas encontrados, la criticidad y la solución dada a cada uno.

● Las recomendaciones para mejorar la gestión de la infraestructura y los servicios y el plan de trabajo para realizarlas.

5.3 Informe trimestral de las oportunidades de mejora que puedan existir en el servicio contratado considerando temas de capacidad de cómputo y disponibilidad del mismo.

5.4 El contratista debe entregar de forma mensual un reporte del licenciamiento de toda la solución. Cantidad de licencias por producto, utilizadas y disponibles.

5.5 El contratista deberá proveer a COLPENSIONES en tiempo real todos los reportes y/o alertas que genere la solución referente a su operación, disponibilidad y servicio.

B. telecomunicaciones

Ítem Descripción

1 TELECOMUNICACIONES

1.1 El contratista debe suministrar la infraestructura de equipos activos de red requeridos para el correcto funcionamiento de los servicios objeto de la presente contratación, la cual debe permitir la interconexión hacia la red de Colpensiones.

1.2 La infraestructura de red y comunicaciones dispuesta por el contratista para la prestación del servicio a Colpensiones debe estar en un esquema de alta disponibilidad.

1.3 El contratista debe monitorear permanentemente el tráfico de red con el objetivo de determinar las capacidades de ancho de banda requeridas para el buen funcionamiento de los servicios contratados.

1.4 La administración, soporte, monitoreo y gestión de todos los equipos activos de red que el contratista disponga para la prestación del servicio, son de responsabilidad del contratista.

1.5 EL contratista debe proporcionar los enlaces de conectividad requeridos para el servicio, identificando las capacidades de ancho de banda requeridas para el buen funcionamiento de los servicios contratados.

1.6 Los costos asociados a la instalación de los enlaces en los centros de datos de Colpensiones estarán a cargo del contratista, esto incluye y no se limita a colocation, cross conexiones, pearing.

1.7 El contratista deberá contar con la infraestructura necesaria para la implementación de una VPN site to site con COLPENSIONES en caso de requerirse.

2 LICENCIAMIENTO

2.1

El contratista debe garantizar que la solución, que diseñará y pondrá al servicio de COLPENSIONES, cuenta con los derechos legales de uso y los derechos de actualización tecnológica durante la vigencia del contrato.

Durante la ejecución del contrato el CONTRATISTA debe poner a disposición todas las licencias que se requieran para el normal funcionamiento de los servicios:

a. Software de sistemas operativos.

b. Software de Monitoreo de la plataforma tecnológica de los servicios implementados.


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c. Software de antivirus para servidores, equipos de cómputo y demás equipos que hagan parte de la solución.

d. Demás software adicional que el contratista involucre en la solución para prestar los servicios contratados.

2.2 Previa la entrega del servicio contratado, el contratista deberá adjuntar la evidencia o certificación de legalidad y derechos de uso de cualquier software involucrado en el servicio.

2.3 El contratista deberá suministrar mensualmente con la facturación, el inventario de todo el software y hardware dispuesto para la solución.

2.4 COLPENSIONES no se hará responsable del software no licenciado o shareware que se encuentre en los equipos suministrados por el tercero.

C. DRP

Ítem Descripción

1 REQUERIMIENTOS GENERALES

1.1

EL contratista debe garantizar a COLPENSIONES que la totalidad de los servicios productivos estén disponibles en un centro de datos alterno (CDA) y/o Centro Alterno de Operación (CAO), con el 100% de las capacidades (seguridad, procesamiento, almacenamiento, administración, canales de comunicación, operación, monitoreo, recurso humano y otros), controles, disponibilidad y características previstas para el ambiente de producción integrado con las aplicaciones que COLPENSIONES requiera para prestar el servicio en el centro de datos alterno (CDA) y/o Centro Alterno de Operación (CAO), en el caso de activación del DRP y/o pruebas cerradas informadas por COLPENSIONES, durante toda la vigencia del contrato; implica niveles de operación, soporte y mantenimiento por parte de partner autorizado por fabricante para los centros de datos (CDP / CDA / CPO / CAO).

1.2

EL contratista debe garantizar y entregar: - Plan de Mantenimiento al DRP - Diagramas de arquitectura - Certificaciones mínima nivel Tier (III) y/o homologada, de los dos centros de datos, principal y alterno Estos documentos que deben ser entregados antes de terminar el primer trimestre de operación productiva del CDP.

1.3

EL contratista debe garantizar operación y/o pruebas en DRP a discreción de Colpensiones, proporcionando la disponibilidad de todos los recursos necesarios, para su ejecución; para el escenario de pruebas se debe hacer copias de los componentes y no sobre producción ni standby, o ambientes de pruebas

1.4

Se debe presentar el plan de contingencia definido para asegurar un esquema de alta disponibilidad y la continuidad inmediata del servicio ante posibles escenarios de falla asociados al proceso como son: fallas en el fluido eléctrico, indisponibilidad de software, hardware, aplicativos, redes LAN y WAN, Telefonía, componentes de seguridad, imposibilidad de acceso a sus instalaciones.


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1.5 Se deben realizar prueba integral del DRP, por lo menos una vez al año, de manera que se evidencie su efectividad y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias, cuyo resultado debe ser reportado a COLPENSIONES. El plan de DRP debe estar documentado

1.6

En caso de fallas en el servicio donde se suspenda la prestación de alguno de los servicios contratados, el sistema debe tener herramienta de monitoreo, que debe generar alertas automáticas que permitan su detección y atención con la mayor brevedad y agilidad posibles, la cual COLPENSIONES debe tener acceso, tanto en el CDP como en el CDA.

1.7 EL contratista debe dar cumplimiento al RTO y RPO establecido en la matriz BIA de COLPENSIONES, la cual puede ser modificada, según necesidad informada por COLPENSIONES, durante toda la vigencia del contrato.

2 CENTRO DE DATOS ALTERNO (CDA)

2.1

El contratista deberá garantizar que la configuración física y lógica de los dos data center se conserve igual entre ellos durante toda la ejecución del contrato, acorde a las definiciones técnicas requeridas por Colpensiones. Esto significa que los controles de cambio para mejorar la calidad de los servicios deben ser gestionados en los dos data center, implica una mejora continua.

2.2

El contratista deberá garantizar que una vez por cuatrimestre ejecute una prueba de tipo cerrada “que no genera indisponibilidad del servicio productivo” y técnica “que no compromete usuarios” y que comprometa todos los recursos del CDA para verificar: 1. Cumplimiento del RTO de conformidad con el anexo técnico No.X. Acuerdos de Nivel de Servicio 2. Validez y vigencia de la estrategia DRP 3. Pertinencia de los procedimientos de entrega de servicios en DRP. 4. Destreza de capital humano en la ejecución del DRP. 5. Estado de la infraestructura tecnológica del CDA. En estas pruebas no se compromete canales de comunicación, terceros, usuarios, ni generan indisponibilidad.

2.3 El Contratista deberá garantizar que el centro de datos alterno (CDA) deberá estar ubicado en un municipio diferente al de la ubicación del centro de datos principal (CDP).

2.4 El Contratista deberá garantizar el transporte efectivo de aplicaciones, funcionalidades y datos hacia el centro de datos alterno (CDA) y/o Centro Alterno de Operaciones (CAO), con el fin de garantizar normal funcionamiento durante una operación en DRP.

2.5

El contratista debe garantizar que el diseño, instalación, implementación y configuración de los elementos de infraestructura (hardware y software) provistos para el centro de datos alterno (CDA) sea realizada directamente por el FABRICANTE y/o partner autorizado, en las mismas condiciones del centro de datos principal (CDP). Por lo cual es viable dejar que un partner certificado ejecute la actividad.

2.6 Licenciamiento: El Contratista deberá garantizar que todos los componentes de licenciamiento del servicio contratado se encuentren debidamente identificados y licenciados

2.7 El Contratista deberá garantizar emisión semestral de un informe de licenciamiento que permita evidenciar el cumplimiento de leyes de derechos de autor.

2.8

Niveles de Servicio (ANS): El Contratista deberá garantizar que todas las características de ANS del centro de datos principal (CDP) “en sus componentes del ambiente de producción” y centro de datos alterno (CDA) y/o Centro Alterno de Operación (CAO), deben ser iguales. Hace referencia a los momentos de ejercicios, pruebas y operación en DRP.


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2.9

Escalamiento de incidentes: el contratista debe garantizar que la matriz de escalamiento usada por la Mesa de Servicio de TI de COLPENSIONES durante una prueba, ejercicio y/u operación en DRP sea la misma del ambiente productivo, y garantizar que permanezca actualizada; esto para Prestar los servicios de administración, operación, soporte y mantenimiento de nivel 2 sobre la infraestructura de TI en el centro de datos alterno (CDA).

2.10 El Contratista deberá garantizar describir y anexar los diagramas de la solución propuesta para el CDA y/o CAO, manteniéndolos actualizados y disponibles para las auditorías.

2.11 El Contratista deberá garantizar que El proceso de replicación entre el CDP y el CDA sea bidireccional (CDP- CDA y CDA- CDP (Switch Over/Switch Back)).

2.12 El Contratista deberá garantizar que el servicio de replicación de datos, aplicaciones del Centro de Datos Principal cuenten con una copia de sus datos en el sitio alterno para la recuperación en caso de desastre, basado en la plataforma de almacenamiento y virtualización.

2.13 El Contratista deberá garantizar una solución de replicación de datos, sin afectar el desempeño actual de las aplicaciones garantizando el cumplimiento de los niveles de servicio (RTO, RPO) solicitados.

2.14 El Contratista deberá garantizar que los servicios virtualizados sean activados de forma automática a través de una herramienta de gestión centralizada una vez declarado el DRP y durante los ejercicios y durante las pruebas.

3 PLAN DE RECUPERACION ANTE DESASTRES (DRP)

3.1

El Contratista deberá garantizar que el DRP en el CDA deben haber operado (Switch Over/Switch Back) antes de terminar el primer semestre de operación productiva del CDP, en igualdad de condiciones del CDP en sus componentes productivos, sujeto a sanciones económicas definidas en los ANS. Se deberán entregar los procedimientos “Failback Failover” de todos los componentes de la solución.

3.2 El Contratista deberá garantizar que el DRP en el CDA y CAO dispongan de un plan de implementación, que implique operación (Switch Over/Switch Back) en DRP, dicho plan debe ser entregado a Colpensiones 30 días calendario después de perfeccionado el contrato.

3.3 El Contratista deberá garantizar que el proceso de DRP esté implementado antes de terminar el primer bimestre de operación productiva del CDP.

3.4 Pruebas y ejercicios: El contratista debe garantizar un plan de pruebas y ejercicios al DRP

4 COMUNICACIONES

4.1 El contratista deberá garantizar que al Centro de Datos Principal y Alterno lleguen los diferentes operadores de telecomunicaciones.

4.2

El contratista deberá garantizar el entregar un mapa integrado de servicios, en donde se establezcan las dependencias entre componentes y permita identificar las indisponibilidades que generará la falta de un componente, implica componentes físicos y lógicos, tanto en el CDP, COP como en el CDA y CAO.


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D. Ciberseguridad

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1 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1.1 El contratista debe suscribir con COLPENSIONES un acuerdo de confidencialidad de la información que se va a manejar en la operación. Así mismo se deberá dar a conocer el Acuerdo de Confidencialidad al personal vinculado para la prestación del servicio. Se deberá contar con mecanismos de supervisión periódica del trabajo que realiza el personal y de los procedimientos empleados en el desarrollo de las labores; así como procedimientos disciplinarios para los empleados que violan las políticas y procedimientos de seguridad de la organización. El contratista debe cumplir con la normativa vigente para las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que se encuentran específicas en la Circular externa Número 042 de 2012 emitida por la Super intendencia Financiera de Colombia.

1.2 El contratista deberá contar con un sistema de seguridad que permita la conservación de los documentos, evitando el deterioro por manipulación, así mismo tomará las acciones preventivas para evitar el hurto de la documentación en caso de accidentes, evacuación u otros eventos.

1.3 El contratista se compromete a proteger apropiadamente la información de COLPENSIONES, para ello deberá: ● Realizar periódicamente un ejercicio de análisis de riesgos relacionados con la información y servicio objeto de este contrato e Informar a COLPENSIONES sobre los riesgos identificados y los controles que ha adoptado para su prevención y mitigación, periódicamente Disponer a COLPENSIONES la matriz de riesgos relacionados con el servicio objeto de este contrato. ● Hacer extensiva estas obligaciones a los terceros subcontratistas en que se apoye El contratista para prestar el servicio objeto de este contrato ● Permitir visitas por parte de los funcionarios de COLPENSIONES para verificar el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas.

1.4 El contratista deberá garantizar controles de acceso a la información del servicio, tales como:

• Seguridad en el acceso.

• Requerimientos de Control de Acceso

• Implementación de redes seguras

• Seguridad en el host

• Seguridad en Bases de Datos

• Registros de actividad de la aplicación (logs transaccionales) Así mismo deberá cumplir con las siguientes condiciones de seguridad de la información para la prestación del servicio: ● Debe contar con estándares para la definición y asignación de cuentas de acceso a los recursos informáticos de la compañía. ● A través de los recursos informáticos del contratista no se podrán efectuar modificaciones a la


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información de COLPENSIONES directamente en ninguna plataforma informática de COLPENSIONES sin la aprobación previa del Supervisor del Contrato ● Toda integración tecnológica entre plataformas de información de COLPENSIONES y/o del contratista, debe considerar procedimientos de autenticación para las comunicaciones entre los módulos de software de integración que se hayan definido. ● La ejecución de toda tarea y/o consulta en las plataformas de información debe dejar registros de su ejecución. ● Debe verificar el diseño funcional de la transferencia de información sensible por la red de datos, considerando protocolos o sistemas de cifrado, que aseguren la integridad y confidencialidad de la información. ● Debe estar en capacidad de generar reportes basados en los registros de las transacciones y actividades realizadas en la prestación de sus servicios. ● Debe tener documentada la solución tecnológica así como los procesos y procedimientos administrativos que soportaran el servicio de la nueva infraestructura. ● Debe emitir informes periódicos de su nivel de cumplimento sobre los acuerdos de niveles de servicios, por lo mismo debe contar con metodologías, procedimientos y/o mecanismos para medir los compromisos adquiridos en este respecto. ● Debe contar con una política frente a los derechos de acceso a la información (Copia, procesamiento, transformación, consulta y eliminación de la información).

2 REQUERIMIENTOS

2.1 ● El contratista debe asegurar con controles físicos y/o lógicos el acceso no autorizado a los equipos de información asignados a la prestación de sus servicios, es decir todos aquellos dispositivos que interactúan con las plataformas informáticas de COLPENSIONES.

2.2 ● El contratista debe garantizar que los equipos de cómputo cuenten con el soporte, mantenimiento y control de una herramienta de antivirus actualizada. El contrato de licenciamiento debe cubrir el tiempo del contrato con COLPENSIONES.

2.3 ● El contratista debe contar con estándares para la definición y asignación de cuentas de acceso a los recursos informáticos de la compañía.

2.4 ● El contratista debe contar con políticas, normas y procedimientos de seguridad de la información oficializada y divulgada hacia sus empleados, terceros y proveedores.

2.5 ● El contratista debe garantizar que el proceso de contratación del personal asignado al proyecto y que tendrá acceso a las plataformas informáticas y/o a información de COLPENSIONES realizará un manejo confiable y confidencial de este tipo de recursos.

2.6 ● El contratista debe garantizar que conoce y aplicará la diligencia necesaria para cumplir con las directivas y políticas definidas por COLPENSIONES referentes al acceso y uso de sus plataformas informáticas y/o de la información, al personal asignado para la ejecución del proyecto de COLPENSIONES

2.7 ● El contratista debe asegurar la ejecución de controles en el acceso de dispositivos inalámbricos, equipos portátiles y/o medios de almacenamiento portátil sobre las áreas de trabajo asignadas al proyecto de COLPENSIONES

2.8 ● La ejecución de toda tarea y/o consulta en las plataformas de información del Contratista debe dejar registros de su ejecución.

2.9 ● El contratista debe verificar el diseño funcional de la transferencia de información sensible por la red de datos, considerando protocolos o sistemas de cifrado, que aseguren la integridad y confidencialidad de la información


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2.10 ● El contratista debe estar en capacidad de generar reportes basados en los registros de las transacciones y actividades realizadas en la prestación de sus servicios.

2.11 ● El contratista del servicio, debe tener documentada la arquitectura de la solución tecnológica que utiliza para la prestación del servicio, así como los procesos y procedimientos administrativos para su mantenimiento.

2.12 ● El contratista debe emitir informes periódicos de su nivel de cumplimento sobre los acuerdos de niveles de servicios, por lo mismo debe contar con metodologías, procedimientos y/o mecanismos para medir los compromisos adquiridos en este respecto.

2.13 ● El contratista debe contar con una política frente a los derechos de acceso a la información (Copia, procesamiento, transformación, consulta y eliminación de la información).

2.14 ● El contratista debe cumplir con el procedimiento de gestión de usuarios y privilegios de COLPENSIONES.

2.15 ● El contratista debe garantizar que el envío de información confidencial y de los instrumentos para la realización de operaciones a sus clientes, se haga en condiciones de seguridad. Cuando dicha información se envíe como parte de, o adjunta a un correo electrónico, ésta deberá estar cifrada.

2.16 ● El contratista debe velar porque la información enviada a los clientes esté libre de software malicioso.

2.17 ● El contratista debe dotar a sus terminales, equipos de cómputo y redes locales de los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones

2.18 ● El contratista debe sincronizar todos los relojes de los sistemas de información involucrados en los canales de distribución. Se deberá tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio

2.19 ● El contratista debe contar con un plan de contingencia y continuidad del servicio contratado, debidamente documentado y probado por lo menos una (1) vez al año. El plan de contingencia y continuidad del servicio contratado debe ser certificado por la Gerencia de Planeación y Riesgos de COLPENSIONES

2.20 ● El contratista debe contar con un sistema de registro de la información de COLPENSIONES enviada y recibida. El registro se debe mantener al menos por el término de duración del contrato y su liquidación

2.21 ● El contratista debe llevar un registro del mantenimiento que se realice a los equipos dedicados a la operación.

2.22 ● El contratista debe impedir el ingreso de dispositivos que permitan almacenar o copiar cualquier tipo de información o medios de comunicación, diferentes de los entregados por el contratista.

2.23 ● El contratista debe cumplir los lineamientos, directrices y políticas de seguridad de la información de Colpensiones en el ejercicio y cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

2.24 ● El contratista debe entregar las grabaciones de las cámaras de seguridad instaladas en la operación del servicio en el momento que Colpensiones lo requiera.

3 Seguridad en el acceso

3.1 El contratista debe garantizar que durante la transferencia y el almacenamiento de datos, se encuentren ilegibles las contraseñas de aplicaciones mediante criptografía sólida basada en normas aprobadas.


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3.2 Requerimientos de Control de Acceso

3.2.1 Identificación y Autenticación

3.2.2 ● La aplicación debe identificar a todos los usuarios mediante un nombre de usuario único antes de permitirles el acceso a los componentes de sistemas y datos. Para tal efecto al momento de la creación de los usuarios se deberá validar que el nombre de usuario no exista y que el usuario y/o funcionario no tenga creado otro usuario en la aplicación.

3.2.2 ● El sistema debe permitir asociar a cada usuario un solo perfil que establezca el alcance de cada usuario en el sistema.

3.2.3 ● La aplicación debe emplear al menos uno de los métodos enumerados a continuación además de la identificación única para autenticar a todos los usuarios: 1. Contraseña, 2. Dispositivos de token (por ejemplo, SecureID, certificados o clave pública), 3. Biométrica.

3.2.3 ● La aplicación no debe permitir al usuario salvar contraseñas y/o contraseñas ya que esto aumenta el riesgo de compromiso de credenciales en equipos compartidos.

3.2.4 ● La aplicación debe tener un mecanismo que permita al usuario cambiar sus contraseñas en el momento en que lo considere pertinente preguntando siempre por la contraseña anterior y/o un mecanismo para recordar la contraseña en caso de olvido

3.2.4 ● Todas las contraseñas almacenadas en la aplicación deberán estar cifradas mediante un algoritmo de criptografía sólida.

3.2.5 ● La aplicación deberá permitir programar la primera contraseña (fuerte) de un usuario a un valor único (mediante generación aleatoria, por ejemplo) para dicho usuario y solicitar cambiarla inmediatamente después del primer uso.

3.2.5 ● No se permite la asignación de usuarios nombrados a usuarios de procesos y/o servicios.

3.2.6 ● Los usuarios de procesos y/o servicios deben ser administradores de acuerdo con procedimientos debidamente documentados y aprobados por el personal de seguridad del Contratista.

3.2.2 Autorización

3.2.2.1 ● El sistema deberá permitir crear perfiles que controlen el acceso a las opciones del menú (Nombre del perfil y opciones a las que puede acceder).

3.2.3 Mantenimiento de cuentas

3.2.3.1 ● De manera periódica se deben cambiar todas las contraseñas de las cuentas incluyendo las de los diferentes componentes (bases de datos, web servers, etc.) y en caso de que estas cuentas no se necesiten se deberán eliminar y/o inactivar.

3.2.3.2 ● La aplicación deberá tener un módulo de administración de usuarios (en lo posible totalmente independiente) el cual incluya: ●Creación de usuarios ●Eliminación de usuarios ● Gestión de privilegios (creación y/o administración de perfiles) ● Determinar y remover todas las cuentas inactivas.

3.2.4 Manejo de perfiles de usuario


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3.2.4.1 En cuanto a la administración de los perfiles y roles, el sistema debe cumplir con los estándares provistos por el Contratista relacionados con: ● Definición y creación de perfiles y roles de acceso ● Administración de perfiles y roles de acceso ● Estándar para la definición de nombres

3.2.5 Política de contraseñas

3.2.5.1 Se debe permitir la parametrización de políticas de contraseña (estos valores no pueden ser configurados en el código): ● Cambio de la contraseña: Cada cuanto se debe cambiar la contraseña ● Longitud de la contraseña: De qué tamaño es la longitud mínima de la contraseña ● Composición de la contraseña: De qué caracteres está compuesta la contraseña (Mayúsculas, Minúsculas, letras, números, caracteres especiales). ● Histórico: El histórico de las últimas contraseñas (número parametrizable) utilizadas para evitar que sean reutilizadas. ● La aplicación deberá pedir cambio de contraseña de manera automática cuando se presentan las siguientes situaciones: ● Acceso por primera vez al aplicativo, Expiración de la vigencia de la clave. ● Las contraseñas deberán ser almacenadas por medio de un algoritmo de cifrado fuerte.

3.2.6 Bloqueo de Cuentas

3.2.6.1 ● La aplicación deberá contar con mecanismos para prevenir ataques contra adivinación de contraseñas, ataques de fuerza bruta, o ya sea por intentos inválidos mediante el bloqueo de cuentas (puede ser configurado según parámetros).

3.2.6.2 ● La aplicación deberá poder determinar el tiempo de bloqueo por intentos fallidos (puede ser permanente, pero por facilidad en aplicaciones a las que tengan usuarios como comercios este bloqueo podría ser mínimo de 30 minutos) lo anterior deberá ser parametrizable.

4 Sesiones

4.1 Las sesiones deben cumplir con las siguientes características:

4.2 La aplicación deberá permitir configurar vía parámetros el bloqueo de una sesión

4.3 ● A menos que sea estrictamente necesario el número máximo de sesiones por usuario debe ser uno (1).

4.4 ● La aplicación deberá tener una opción y /o botón de terminación de sesión logout

4.5 ● Al superar el límite de intentos fallidos la solución deberá bloquear o inactivar por determinado tiempo el usuario.

5 Seguridad en el control de Acceso

5.1 ● Se deberá disponer de un identificador único (clave y contraseña) por cada usuario o empleado para el ingreso a los sistemas de información.

5.2 ● deberán reportar todas las novedades de empleados para el mantenimiento de los módulos de administración de usuarios en los sistemas de información; contar con mecanismos de control para evitar que los empleados presten sus códigos y claves de acceso o utilicen códigos de usuarios pertenecientes a empleados retirados.


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5.3 ● También deberá realizar campañas de concientización a los empleados sobre las responsabilidades adquiridas en el mantenimiento de la eficacia de las medidas de control de acceso, con respecto al uso de contraseñas y a la seguridad de la información puesta a su disposición.

6 Implementación de redes seguras

6.1 ● El contratista debe garantizar que la aplicación sea capaz de implementarse en un entorno de red seguro. La aplicación no debe interferir con el uso de dispositivos, aplicaciones ni configuraciones que se requieran para cumplir con las normas de seguridad (por ejemplo, la aplicación no puede interferir en la protección antivirus, las configuraciones de firewall ni ningún otro dispositivo, etc.

6.2 ● La aplicación se debe desarrollar de manera que el servidor de base de datos y el servidor de aplicación no tengan que estar en el mismo servidor ni se requiera que el servidor de base de datos se encuentre en la DMZ.

6.3 ● La comunicación entre los servidores que componen la infraestructura del proyecto debe estar cifrada

6.4 ● El contratista debe entregar un diagrama de arquitectura de red que incluya al menos los siguientes elementos relevantes: Servidores, Firewalls, routers, switches, direccionamiento, canales de comunicación con sus respectivos proveedores adicionalmente se debe entregar una relación con los puertos, servicios y protocolos que se requieren para su normal funcionamiento. Los puertos, servicios y protocolos no requeridos para la operación no deben se habilitados por el contratista.

6.5 ● El contratista debe excluir de su solución protocolos que no se consideran seguros, por ejemplo No se debe utilizar TELNET para gestión de componentes clave de la red, debe activarse SSH en los equipos que lo permitan, implementar NTP en el servidor de la aplicación crítico.

7 Transmisión de información confidencial cifrada

7.1 Si la aplicación envía o facilita el envío de datos confidenciales mediante redes públicas, debe admitir el uso de protocolos seguros y criptografía sólida, como SSL/TLS y el protocolo de seguridad de Internet (IPSEC) para proteger los datos.

7.2 Toda la información confidencial objeto del servicio prestado a COLPENSIONES debe ser cifrada cuando ésta sea enviada o transmitida entre las dos partes.

8 Seguridad en el host

8.1 ● Los servidores que contengan desarrollos, documentación o presten servicios para COLPENSIONES deben ser dedicados y de uso exclusivo para el proyecto.

8.2 ● Los servidores que contengan información propiedad de COLPENSIONES o en los que la información contenida sea indispensable para el cumplimiento del objeto contratado con COLPENSIONES, deben estar configurados en alta disponibilidad a nivel de hardware, software y red de comunicaciones

8.3 ● Los servidores dedicados al proyecto deben estar asegurados de acuerdo al estándar de configuración segura definido para la plataforma, exceptuando solamente aquellos requerimientos que entren en conflicto con el funcionamiento de la aplicación los cuales deben estar debidamente documentados


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8.4 ● El Contratista debe contar con un procedimiento de gestión de parches y vulnerabilidades y garantizar la respectiva gestión en los servidores dedicados a la administración de la aplicación ofrecida a COLPENSIONES

9 Sincronización de relojes

9.1 La infraestructura técnica utilizada por el contratista para la atención del proyecto debe tener sincronizados los relojes con la hora legal colombiana determinada por la Súper Intendencia de Industria y Comercio de Colombia, el procedimiento para la configuración puede ser tomada de http://horalegal.sic.gov.co/ y una vez ejecutada debe ser informada a COLPENSIONES.

10 Seguridad en Bases de Datos

10.1 ● Las bases de datos recopiladas en la ejecución del proyecto son de propiedad de COLPENSIONES y deben ser entregadas de forma segura al finalizar el proyecto.

10.2 Las bases de datos deberán estar aseguradas de acuerdo al estándar de configuración segura definido para la plataforma

10.3 ● Se debe implementar sólo una función primaria por servidor

10.4 ● Se deben autenticar todos los accesos a bases de datos que contengan información del proyecto. Esto incluye accesos para aplicaciones, administradores, y otros usuarios.

10.5 ● Se deberá cifrar todo acceso no administrativo que no sea de consola usando tecnologías como SSH, VPN, o SSL/TLS para la administración basada en Web y otros tipos de acceso administrativo.

10.6 ● Se deben Remover o Restringir todos los scripts innecesarios, ejemplos, bases de datos, usuarios pre instalados en la base de datos.

10.7 ● La aplicación no debe usar cuentas por defecto para conectarse con la base de datos. La cuenta(s) utilizada(s) para la conexión con la base de datos deben tener los privilegios mínimos necesarios para el funcionamiento de la aplicación.

10.8 ● Se deben restringir todos los puntos de entrada a la base de datos incluyendo clientes como sqlplus, sqldba, server manager, oracle client.

10.9 ● No se deben utilizar consultas dinámicas en la aplicación. Use store procedures, consultas parametrizadas o variables de enlace.

10.10 ● La información catalogada como confidencial que reside en las Bases de Datos debe almacenarse de forma cifrada

11 Registros de actividad de la aplicación (logs transaccionales)

11.1 Los registros de actividades del sistema operativo y la aplicación deben estar disponibles a solicitud de COLPENSIONES.

12 Auditoría y autenticación

12.1 El sistema debe tener y garantizar todos los procesos de autenticación y auditoría (chequeos de sesión, cifrado de claves, proveer firmas y certificados digitales, brindar información de transacciones realizadas por cada uno de los usuarios del sistema de acuerdo con su perfil, hora de transacción, dirección IP entrante, tipo del evento, proceso afectado). En el proceso de autenticación debe considerarse información de registros anteriores como fecha y hora del último ingreso, número de intentos exitosos/fallidos, contraseñas anteriores, restricciones de horario, etc. que sirvan como criterios de evaluación para brindar el acceso.

12.2 El contratista debe garantizar que los logs que almacenen información confidencial sean cifrados.


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12.3 Los sistemas deben generar registros del uso de los servicios de seguridad que sobre ellos ejecutan los usuarios. Se deben generar los siguientes tipos de registros: ● Todas las acciones de cada persona con privilegios root o administrativos. ● Acceso a todas las bitácoras de auditoría ● Intentos inválidos para lograr un acceso lógico ● Uso de mecanismos de identificación y autenticación ● Inicialización de los registros o bitácoras de auditoría ● Creación y eliminación de todos los objetos a nivel de sistema Los logs deberán permitir la centralización de estos preferiblemente utilizando syslog. Los logs deben estar protegidos con el fin de garantizar su disponibilidad e integridad de acuerdo con una política de logs definida.

13 Procedimiento a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de equipos o información

13.1 El contratista deberá informar a COLPENSIONES dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al momento que tenga conocimiento o en que deba haber tenido conocimiento al respecto, lo que ocurra primero, de la alteración o manipulación de equipos o información relacionada con el servicio prestado, y las acciones tomadas para resolver el incidente. Para esto el contratista debe entregar en los primeros 15 días calendario a la suscripción del Acta de inicio del contrato, el procedimiento de gestión de incidentes de seguridad en donde se indique en detalle los pasos para administrar un incidente e incluya los contactos establecidos por parte del contratista para atender y analizar los incidentes.

14 Control de cambios

14.1 Cualquier cambio a realizar en la aplicación, debe cumplir con las políticas de control de cambios de COLPENSIONES.

15 Seguridad física del entorno y puestos de trabajo

15.1 ● Las áreas de tratamiento de la información crítica o sensible (centro alterno de información o centro de cómputo) deben estar ubicadas en áreas seguras, protegidas por un perímetro de seguridad definido con barreras de seguridad y controles de entrada apropiados y mecanismos de control de acceso físico que permitan el ingreso únicamente del personal autorizado

15.2 ● El perímetro de seguridad debe poseer controles mediante alarmas, cierres automáticos para casos de incendios, inundaciones u otros, y medidas para el tratamiento de condiciones ambientales que puedan afectar negativamente el funcionamiento de los equipos de tratamiento de información. También garantizar el suministro eléctrico continuo con sistemas de alimentación ininterrumpida (Ups redundante y Planta Eléctrica)

15.3 ● El cableado de energía y telecomunicaciones debe estar protegido contra interceptaciones o daños empleando conductos y evitando exposiciones a través de áreas públicas

15.4 ● Se deberá contar con protector de pantalla con contraseña o inhabilitación de sesión de trabajo cuando los computadores personales o terminales no se estén utilizando.

15.5 ● Mantener control para impedir que los empleados saquen de las instalaciones información sensible de los sistemas de información a los cuales tienen acceso.

15.6 ● Contar con una política que obligue a mantener los puestos de trabajo despejados y a mantener guardada la información sensible cuando no se esté utilizando o haya finalizado la jornada de trabajo


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16 Mejores prácticas

16.1 El servicio objeto de la contratación deberá adoptar el uso de mejores prácticas para la gestión de infraestructura de tecnología de la información (ITIL V3 – Mejores prácticas para gestión de infraestructura de tecnología de la información). Como mínimo deben estar caracterizados, implementados y apropiados los siguientes procesos:

16.2 ● Monitoreo, Control y Gestión de Eventos: Tiene como objetivo realizar el monitoreo y control activo y pasivo de la infraestructura de TI, así como de gestionar los eventos que ocurran en la infraestructura de TI, para verificar la normal operación y prevenir, detectar, solucionar y/o escalar condiciones de excepción.

16.3 ● Gestión de Incidentes: Su objetivo es restaurar la operación normal del servicio tan rápido como sea posible, minimizando el impacto adverso sobre las operaciones del servicio.

16.4 ● Gestión de problemas: El objetivo de este proceso es identificar y solucionar la causa raíz de los incidentes, realizar actividades proactivas para prevenir futuros incidentes o problemas y ejecutar tareas de diagnóstico y solución temporal de errores conocidos, mientras se encuentra y soluciona su causa raíz.

16.5 ● Gestión de Requerimientos del Servicio: Su objetivo es atender solicitudes de servicio sobre la infraestructura de TI no originadas en interrupciones o degradaciones del servicio. Corresponden a tipologías de cambios standard, frecuentes, repetitivos, menores y/o de bajo riesgo sobre la infraestructura de TI nueva o previamente existente.

16.6 ● Gestión de Acceso: Tiene como objetivo garantizar a los usuarios autorizados el correcto uso de un servicio y restringir el acceso a usuarios no autorizados.

16.7 ● Gestión de la Disponibilidad: Es responsable de optimizar y monitorear los servicios asegurando que estos funcionen ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los niveles de servicio acordados.

16.8 ● Gestión de la Capacidad: Tiene como objetivo garantizar las capacidades de la infraestructura para asegurar que los servicios críticos no se vean afectados adaptando la producción a los picos de mayor exigencia para asegurar que el servicio se siga prestando de acuerdo a los tiempos y niveles de servicio señalados en el contrato

16.9 ● Interacción con otros procesos de Gestión: El servicio de operación de infraestructura debe interactuar adecuadamente con otros procesos de Gestión de TI a cargo de COLPENSIONES y/o de otros proveedores en tiempo real.

16.10 ● Revisión y mejoramiento continuo de los procedimientos de prestación del servicio: El contratista debe responsabilizarse por realizar la revisión inicial, ajuste, documentación, divulgación e implementación de los procedimientos de prestación del servicio y su posterior evaluación y mejoramiento continuo por toda la duración del contrato, mediante reportes trimestrales de seguimiento, evaluación y mejoramiento.

16.11 ● Administración, Operación, Soporte y Mantenimiento: El contratista deberá entregar el manual de soporte y el plan de contingencia, en los cuales se indique cuáles son los niveles de escalamiento, responsables y datos de contacto

17 Otros requerimientos de seguridad

17.1 ● Deberán implementarse todas las medidas necesarias que garanticen la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información gestionada por parte del contratista independiente del medio en el que se encuentre disponible (físico o electrónico).


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17.2 ● El contratista deberá garantizar las medidas necesarias que permitan identificar adulteración, acceso no autorizado sobre la información gestionada independiente del medio en el que encuentre

17.3 ● Alinear sus políticas de seguridad y procesos con estándares internacionales (Ejemplo: ISO 27001:2013) que evidencien una adecuada gestión y gobierno de seguridad. Adicionalmente garantizar la disponibilidad de la información de acuerdo a las políticas de Gestión documental de Colpensiones.

17.4 ● Cuando Colpensiones así lo requiera, o una vez finalizado el contrato, entregar toda la información propiedad de Colpensiones y en custodia del contratista, garantizando trazabilidad, indexación y demás requerimientos que permitan su posterior recuperación.

17.5 ● Una vez finalizado el contrato garantizar, previa autorización por parte del gestor del contrato la eliminación de toda la información en custodia del contratista de manera segura haciendo uso de herramientas que no permitan su posterior recuperación.

18 Otros requerimientos de ciberseguridad

18.1 ● El contratista deberá contar con procedimientos para la gestión de incidentes en seguridad de la información y Ciberseguridad, que permitan la detección, contención, tratamiento y cierre, gestionando lecciones aprendidas.

18.2 ● El contratista deberá Implementar monitoreo permanente para la identificación, gestión y cierre de incidentes de seguridad de la información y Ciberseguridad, que generen alertas tempranas para la contención y tratamiento de los mismos.

18.3 ● El contratista deberá implementar, dentro del ciclo de desarrollo de software, técnicas de desarrollo seguro para todas las aplicaciones a desarrollar con ocasión del contrato, en todas sus etapas

E. Sistemas de Información

ITEM Descripción

1 DE LA FUNCIONALIDAD MÍNIMA

1.1. Deberá estar disponible en el Sitio Web del contratista.

1.2 Deberá proveer la funcionalidad para definir los parámetros básicos de operación del sistema y los parámetros propios del Servicio de Mensajería.

1.3 Deberá proveer la funcionalidad que garantice la operación del Servicio de Mensajería. Procesos de recolección, alistamiento, entrega y devoluciones.

1.4 Deberá garantizar los servicios de impresión de las comunicaciones oficiales.

1.5 Deberá garantizar la transferencia segura de archivos.


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1.6 Deberá contar con la trazabilidad de todas las comunicaciones oficiales, las Guías y/o Planillas. Deberá contar la ocurrencia de por lo menos, los siguientes eventos: • Admisión en el punto de recepción/recolección en la Red de Colpensiones o su red de agencias. • Llegada al punto de recepción en el caso de recolección a domicilio. •Salida del punto de recepción. • Llegada a la oficina de distribución. • Intentos fallidos de entrega del objeto postal • Entrega final al destinatario

1.7 Deberá integrarse con los sistemas de información de COLPENSIONES conforme a los requerimientos establecidos en los ítems del numeral 2.

1,8 Deberá contar con funcionalidades de Georeferenciación, para apoyar las actividades de alistamiento y entrega del servicio de mensajería.

2 DE LA INTEGRACIÓN

2.1 El contratista deberá integrar sus sistemas con los sistemas de información de COLPENSIONES utilizando el estándar SOA.

2.2 El contratista deberá integrarse con los sistemas de información de COLPENSIONES a través de la publicación y/o consumo de servicios web.

2.3 El contratista deberá integrarse con el BPM de COLPENSIONES, para que COLPENSIONES haga entrega de la información de los envíos (comunicaciones oficiales) como mínimo: número de caso, número de trámite, código Dane, dirección, nombre completo, prioridad, impreso, porte pago, tipo porte pago, tipo de proceso y opcionales como celular, documento, tipo documento entre otros. Lo anterior conforme a los tiempos estipulados en el ANEXO NIVELES DE SERVICIO.

2.4 El contratista deberá integrarse con el Gestor Documental de COLPENSIONES, para que el contratista recoja por cada número de caso los anexos junto a la comunicación oficial. Lo anterior conforme a los tiempos estipulados en el ANEXO NIVELES DE SERVICIO.

2.5 El contratista deberá integrarse con el BPM para actualizar el estado del envío a cada número de caso gestionado. Lo anterior conforme a los tiempos estipulados en el ANEXO NIVELES DE SERVICIO y el ANEXO DEVOLUCIONES.

2,6 El contratista deberá integrarse con el Gestor Documental para publicar la guía debidamente diligenciada y digitalizada que certifica la entrega del envío. Lo anterior conforme a los tiempos estipulados en el ANEXO NIVELES DE SERVICIO y el ANEXO DEVOLUCIONES.

2,7 El contratista deberá garantizar que la integración cumple con los requerimientos del ANEXO NIVELES DE SERVICIO y del ANEXO DEVOLUCIONES.

2.8 El contratista deberá asegurar que la integración garantiza la retrasmisión de la información ante fallas de los sistemas de información bien sea del contratista o de COLPENSIONES.

3 DE CONSULTAS / REPORTES / ESTADÍSTICAS

3.1 El sistema de información deberá contar con reportes que garanticen la trazabilidad del servicio de mensajería en cada de sus etapas.


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3.2 El sistema de información debe contar con funcionalidades que permitan generar de una forma flexible consultas y reportes (textos, tablas, gráficos), con los datos almacenados por la aplicación, incluyendo la opción de establecer filtros con base en los atributos.

3.3 El sistema de información deberá permitir exportar los reportes a archivos planos o impresos desde la propia herramienta.

3.4 El sistema de información deberá permitir exportar información a archivos en formato Word, Excel, pdf o xml.

3.5 El sistema de información deberá estar en capacidad de generar automáticamente reportes configurables por fecha y periodicidad y ser exportados automáticamente.

3.6 El sistema de información deberá disponer de una funcionalidad de generación de informes propia, cumpliendo con los siguientes requisitos mínimos: Facilidad de generación de informes y Publicación de informes vía Web.

4 DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

4.1 El contratista deberá garantizar la gestión de usuarios, se debe administrar: los niveles de acceso / perfiles, altas - bajas y modificaciones del acceso a usuarios, bloqueo / desbloqueo de cuentas de acceso al sistema.

4. OBJETO A CONTRATAR O BIEN A CONTRATAR

Impresión y alistamiento de documentos de acuerdo con los parámetros tecnológicos de integración con el sistema de información del cliente Colpensiones según a los establecido en el contrato comercial No. 136 de 2019.

5. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS NECESARIAS PARA LA CONTRATACIÓN.

EL oferente que decida participar deberá disponer de la licencia BIZAGI. Los costos de las integraciones tecnológicas necesarias para la asociación con el sistema deberán ser asumidos por el oferente. 6. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Modalidad de contratación: El presente proceso de contratación se realizará de conformidad a lo consagrado en la resolución 001 del 02 de Enero de 2020 “por la cual se adopta el manual de contratación de la Entidad establecido en el acuerdo No 05 de 2019 de la Junta Directiva de Servicios Postales Nacionales S.A”, que en su Capitulo II “MODALIDADES DE SELECCIÓN” establece la selección de contratista aplicando el numeral 2, invitación abreviada, en razón a la adquisición de bienes que pertenezca al giro ordinario de los negocios de la empresa sin consideración a su cuantía. Tipología del contrato: Contrato de suministro. 7. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Valor Total: Mil setecientos noventa y ocho millones setecientos ochenta mil novecientos veinticinco de pesos Mcte ($1.798.780.925) incluido IVA y demás costos a que haya lugar.


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8. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN REQUISITOS HABILITANTES Los interesados en participar en el presente proceso de contratación deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes: 8.1 JURIDICOS

a) Garantía de Seriedad de la Propuesta

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente documento, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta, una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora a favor de Entidades Públicas con régimen privado de contratación” o una garantía bancaria establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta.

En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.

En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Entidad recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.

Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Entidad lo requerirá para que, dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.

NOTA: En la garantía de seriedad, el oferente deberá adjuntar a la misma el recibo de caja donde conste el pago de la prima.

b) Certificado de existencia y representación legal del proponente

El proponente debe allegar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, sin que este supere treinta (30) días calendario desde su expedición a la fecha de presentación de la oferta, donde conste quién ejerce la representación legal, las facultades de este, la duración de la sociedad y el objeto social, el cual debe estar relacionado con actividades de impresión y alistamiento.


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Si el proponente es persona jurídica que legalmente no está obligada a registrarse en la Cámara de Comercio, debe allegar el documento legal idóneo que acredite su existencia y representación o reconocimiento de personería jurídica, con fecha de expedición dentro de los treinta (30) días calendario anterior al cierre del proceso contractual. Cuando el Representante Legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.

c)Fotocopia de cédula del representante legal. d)Certificado de Antecedentes Judiciales, de Medidas correctivas, Fiscales y Disciplinarios del Representante Legal y de la Persona Jurídica. Para la acreditación de este requisito, la persona jurídica sólo deberá acreditar los antecedentes fiscales y disciplinarios. e) Certificación de cuenta bancaria que no supera los 90 días de expedición a la fecha de presentación de la propuesta.

f) Copia del Registro Único Tributario RUT.

g) Certificación Parafiscales: De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma.

La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos de los últimos seis (06) meses en un término de expedición no superior a treinta (30) días de la fecha de presentación de la propuesta.

NOTA: El oferente deberá adjuntar la planilla única de pago del último mes, se aclara que dicha nota es condicional y el aporte de la planilla aplica para aquellos que no estén obligados a tener revisoría fiscal. A la documentación deberá anexarse copia de la tarjeta profesional, copia de la cédula de ciudadanía y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Revisor fiscal con expedición no mayor a tres (3) meses a la fecha de cierre de presentación de la propuesta. CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Si la oferta es presentada por un Consorcio o una Unión Temporal, en el documento de conformación se debe indicar el nombre del consorcio o unión temporal y además el nombre de los integrantes del mismo. De acuerdo con lo establecido en el artículo 7o. de la ley 80 de 1993 en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal se debe:


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a. Indicar en forma expresa si su participación es a título de CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. b. Designar la persona, que para todos los efectos representará el consorcio o la unión temporal. c. Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del consorcio o la unión

temporal y sus respectivas responsabilidades. d. En el caso de la UNIÓN TEMPORAL señalar en forma clara y precisa, los términos y extensión de la

participación en la propuesta y en su ejecución y las obligaciones y responsabilidades de cada uno en la ejecución del contrato (ACTIVIDADES), los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Entidad contratante.

e. Señalar la duración del mismo que no deberá ser inferior a la del contrato y un (1) año más. Nota 1: En caso de unión temporal y/o consorcio, cada miembro de la misma deberá presentar de forma independiente la documentación anteriormente relacionada.

8.2 FINANCIEROS

Los interesados en participar en el presente proceso deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

a) Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados Integral al último ejercicio aprobado por el máximo órgano de la compañía, con corte a 31 de diciembre. NOTA: los documentos solicitados anteriormente deben estar firmados por el Representante Legal, contador y revisor fiscal (para las empresas que estén obligadas), así mismo deben ser comparativos, mostrar dentro de su estructura la porción corriente y no corriente del Activo y del Pasivo, además debe estar acompañados de sus respectivas notas, según el ART. 36. De la ley 222 de 1995 del Código de Comercio y el ART. 114. Del Decreto 2649 de 1993.

b) Certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios del contador y revisor fiscal, expedido por la junta central de contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del proceso.

8.2.1 EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Los miembros de consorcios y/o uniones temporales deberán presentar de forma independiente la anterior documentación. NOTA: NO SE ADMITIRAN BALANCES DE PRUEBA Se verificará con base en la información solicitada, presentada por el interesado, verificando que el interesado CUMPLA con los siguientes requisitos mínimos: Índice de Liquidez: El interesado debe contar con un índice de liquidez igual o superior a 1,5 El indicador índice de liquidez se determina de acuerdo con la siguiente formula: Índice de liquidez = Activo corriente / Pasivo corriente Patrimonio: El interesado debe contar con un patrimonio mayor o igual al 20% del presupuesto El indicador índice de liquidez se determina de acuerdo a la siguiente formula: Patrimonio = Activo total - Pasivo Total Nivel de Endeudamiento: El interesado debe tener un nivel de endeudamiento igual o menor a 55%


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El indicador nivel de endeudamiento se determina de acuerdo a la siguiente formula: Nivel de endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total Capital de Trabajo: El interesado debe tener un capital de trabajo mayor o igual al 20% del presupuesto El indicador capital de trabajo se determina de acuerdo a la siguiente formula: Capital de trabajo = Activo corriente – Pasivo corriente Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada. 8.2.2. CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

En caso de consorcio o unión temporal, se determinará para cada uno de los participantes de la unión temporal y/o consorcio el indicador correspondiente, este resultado se multiplicará por el porcentaje de participación dentro de la unión temporal y/o consorcio, y posteriormente sumará aritméticamente entre todos los participantes de esta unión y/o consorcio para obtener el resultado respectivo. 8.3 TÉCNICOS

a) Carta de compromiso firmada por el representante legal, en la cual se obligue a cumplir y acatar las condiciones técnicas de obligatorio cumplimiento establecidas del servicio o bien a contratar definidas en el presente documento.

b) Carta de compromiso firmada por el representante legal, en la cual se obligue a cumplir y acatar las condiciones técnicas establecidos en los Acuerdos de Niveles de Servicios ANS.

c) El proponente deberá presentar hasta tres (3) certificaciones de contratos ejecutados, cuyo valor mínimo sea del 100% del presupuesto asignado en el presente proceso de contratación, ya sea individualmente (Una (01) sola certificación) o la sumatoria entre ellas y cuyo objeto, guarde relación con actividades de impresión y alistamiento. Las certificaciones y/o documentación del contrato anexado deberán contener como mínimo la siguiente información:

- Nombre del contratista: Debe indicarse claramente el nombre, así como la información básica de la

persona natural o jurídica que desarrolló o ejecutó el contrato. - Nombre del contratante: Debe indicarse claramente el nombre del contratante. De igual forma la

documentación allegada debe venir suscrita por quien esté facultado para ello. - Objeto: Debe guardar relación con el objeto del presente proceso. - Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, - Para efecto de Consorcio Uniones Temporales se podrá presentar la experiencia de forma conjunta.

Nota: LA ENTIDAD se reserva el derecho de realizar la verificación de la información suministrada por el oferente.

ECONÓMICO La oferta económica comprenderá todos los costos directos e indirectos en que el contratista va a incurrir para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, tales como salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos, insumos, integraciones y desarrollos tecnológico y utilidad del futuro proveedor que pueda generar


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durante toda la vigencia del contrato que llegare a suscribirse. CONSOLIDADO DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN

CRITERIO CONCEPTO/PUNTAJE

Jurídico Cumple/ No cumple

Financiero Cumple/ No cumple

CRITERIO CONCEPTO/PUNTAJE

Técnico Cumple/ No cumple

Económico Cumple/ No cumple

CRITERIO DE SELECCIÓN: ECONÓMICO Y TÉCNICO. CALIFICACION FACTOR ECONÓMICO (MÁXIMO 80 PUNTOS) Los valores deben relacionarse para cada una de las actividades en el Anexo Cotización e incluyen todos los costos asociados (insumos, mantenimientos, personal, dotación, hardware, software, impuestos, imprevistos, integraciones y desarrollos tecnológicos, seguridad y otros) para que el objeto del presente contrato se cumpla de forma óptima en condiciones de seguridad y cumplimiento oportuno. Estos valores serán los que se facturarán y no podrán ser modificados durante la ejecución del contrato. Nota 1: Para efectos de calificación de este ítem, se evalúa que cada actividad tenga una tarifa en el formato de cotización. Se asignará un máximo de ochenta puntos (80) a la menor tarifa presentada de cada actividad. Fórmula = PROMEDIO DE LAS CALIFACIONES POR ACTIVIDADES DE IMPRESIÓN Y ALISTAMIENTO (MVPTU*80/VPETU) Dónde: MVPTU = Menor valor presentado Tarifa Unitaria VPETU = Valor de la propuesta evaluada Tarifa Unitaria. Ejemplo: Conforme a la fórmula planteada se presenta ejemplo de calificación, así: Tarifas presentas por los oferentes:

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Impresión escala de grises - Masivos / Transmisión DUPLEX

Ensobrado sobre carta

Ensobrado sobre media carta

Pliegue folio IMPRESIÓN Y PEGADO DE GUIA


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OFERENTE

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

OFERENTE 1 $ 95 $ 45 $ 56 $244 $ 300 $ 15 $ 80 $ 90 $ 100

OFERENTE 2 $80 $ 20 $ 35 $ 150 $ 250 $ 20 $ 75 $ 98 $ 120

OFERENTE 3 $70 7 $45 $ 80 $ 179 $ 10 $ 68 $ 91 $ 105

Determinación de la menor tarifa presentada:

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OFERENTE

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

OFERENTE 1 $ 95 $ 45 $ 56 $ 244 $ 300 $ 15 $ 80 $ 90 $ 100

OFERENTE 2 $ 80 $ 20 $ 35 $ 150 $ 250 $ 20 $ 75 $ 98 $ 120

OFERENTE 3

MVPTU $ 70 $ 87 $ 45 $ 80 $ 179 $ 10 $ 68 $ 91 $ 105

Calificación generada, teniendo en cuenta el Menor valor presentada de las Tarifas Unitarias; se calcula de forma proporcional las tarifas con respecto al menor valor presentado.

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OFERENTE

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO VALOR PRESENTADO VALOR PRESENTADO VALOR PRESENTADO VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

VALOR PRESENTADO

OFERENTE 1 74% 44% 63% 33% 60% 67% 85% 100% 100%

OFERENTE 2 88% 100% 100% 53% 72% 50% 91% 92% 83%

OFERENTE 3 100% 23% 78% 100% 100% 100% 100% 99% 95%


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PROMEDIO DE TODAS LAS CALIFICACIONES

CALIFICACIONES

PROMEDIO DE CALIFICACIONES

OFERENTE 1 69%

OFERENTE 2 81%

OFERENTE 3 88%

Nota 2: En atención a la evaluación, se indica que la asignación de puntaje para este ítem, contemplará hasta (2) decimales como resultado final de la calificación. Nota 3: La oferta económica debe ser presentada en moneda colombiana y no deberá contener decimales. Nota 4: La oferta económica deberá ser entregada en medio físico y en medio magnético (Excel). Nota 5: Si sólo hay una oferta habilitada, la misma obtendrá el máximo puntaje en este factor. Nota 6: El valor del contrato corresponderá al valor de la propuesta presentada. CALIFICACION FACTOR TÉCNICO - 15 PUNTOS – MENOR TIEMPO DE INTEGRACIÓN Y AJUSTES EN SISTEMA DE OPERACIÓN).

El oferente que ofrezca el menor tiempo de integración y ajustes en los sistemas de información conforme a la siguiente tabla obtendrá el puntaje:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

Hasta 5 días calendario 15 puntos

De 6 a 10 días calendario 10 puntos

De 11 a 20 días calendario 5 puntos

NOTA: El oferente deberá garantizar los recursos técnicos, físicos y humanos para el cumplimiento de los tiempos ofertados, los cuales deberán ser parte de su oferta formal; en caso de incumplimiento se procederá a la aplicación de ANS o las sanciones que haya lugar que sea derivadas de los incumplimientos con el cliente COLPENSIONES. CALIFICACION FACTOR TÉCNICO - 5 PUNTOS – MENOR TIEMPO DE REACCIÓN EN LA APLICACIÓN DE PLANES DE CONTIGENCIAS QUE AFECTEN LA CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN.

El oferente que ofrezca el menor tiempo de reacción y aplicación de planes de contingencias ante la caída de los sistemas de información o parada de maquina obtendrá puntaje máximo de cinco puntos de acuerdo a la siguiente tabla:

DESCRIPCIÓN PUNTAJE

Hasta 12 horas 5 puntos

De 13 a 24 horas 3 puntos

De 25 a 36 horas 2 puntos


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NOTA: El oferente deberá garantizar los recursos técnicos, físicos y humanos para el cumplimiento de los tiempos ofertados, los cuales deberán ser parte de su oferta formal; en caso de incumplimiento de procederá a la aplicación de ANS o las sanciones que haya lugar que sea derivadas de los incumplimientos con el cliente COLPENSIONES. 9 TÉRMINO DE EJECUCIÓN El término de ejecución será hasta el 31 de diciembre de 2020 contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y suscripción del acta de inicio. 10 LUGAR DE EJECUCIÓN

A nivel nacional.

11 ANÁLISIS DE RIESGOS

CLASE DE RIESGO

No.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

MEDICION ANTES DE CTROL

CONTROL (PREVENTIVO)

MEDICION DESPUES DE CTROL

TRATAMIENTO (CORRECTIVO)

¿A QUIÉN SE LE ASIGNA?

ALTO

MEDIO

BAJO

ALTO

MEDIO

BAJO

SERVICIOS POSTALES NACIONALES

PROPONENTE Y/O CONTRATISTA

COMPANIA ASEGURADORA Y/O GARANTIA

ADMINISTRATIVO

1

Desestimiento de la oferta o no firma el contrato

X

* Análizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad/Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores

X

* Afectar la póliza de seriedad * Iniciar proceso litigioso

X X


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2 Declaratoria Desierta del proceso

X

* Definir las condiciones mínimas a exigir conforme a la realidad del mercado y del sector (Indicadores financieros, capacidad jurídica y requisitos técnicos)

X

* Satisfacer la necesidad a través de una contratación directa, orden de compra/servicio o prórroga o adición. * Revisión y modificación de los aspectos (Financieros, jurídicos, técnicos y económicos) que llevaron a la declaratoria de desierto, para la futura invitación.

X

3

Sobrevaloración o subestimación de los precios propuestos por el contratista

X

* Análizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad. * Adelantar un adecuado estudio de mercado y del sector * Señalar en los términos de invitación como causal de rechazo

X

* Afectar la póliza de seriedad * Rechazar la oferta con precios artificiales

X X

4

Incumplimiento de obligaciones del marco contractual y disposiciones de la propuesta

X

* Adecuada supervisión del contrato con verficaciones periódicas. * Estipular cláusulas de descuentos

X

* Afectar las pólizas de garantías * Aplicar los descuentos por incumplimientos pactados

X X X


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por incumplimiento * Solicitud de pólizas de garantías

JURÍDICOS - LEGALES

5

Pérdida de capacidad jurídica para la ejecución del contrato (personas naturales y jurídicas, fallecimiento, detención, extinción y liquidación de la persona jurídica, etc.)

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores/consulta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. * Suspensión, terminación o cesión del contrato.

X

FINANCIEROS

6

Insolvencia del Contratista por indebida estipulación de indicadores financieros o por aporte de información inexacta.

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedore

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. * Suspensión, terminación o cesión del contrato. * Actualización y revisión periódica de los estudios que dan lugar a estipular los indicadores financieros y apoyo en documentos de

X X


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s/consulta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros conforme a la realidad del mercado y del sector.

consulta de CCE. * Dar traslado a las autoridades administrativas y/o judiciales competentes. * Eliminar al proveedor respectivo del directorio de la Entidad.

TÉCNICOS

7

Incumplimiento en la tiempos establecidos para la prestacion del servicio de impresión y alistamiento

X

* Vigilar y controlar. * Tener conocimiento acuerdo de niveles de servicvio. * Presentar dentro de la ejecución del contrato un ejercicio periódico de vigilancia y control que permita conocer en tiempo real la ejecucion.

x

* Realizar las subsanaciones solicitadas. * Ajustar operativamente las actividades que estan afectando el cumplimiento de las ANS.

X


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8

Tiempos de respuesta antes las novedades que presente las integraciones y desarrollos tecnologicos.

X

* mesas de trabajo que permitan identificar posibles alteraciones a la operacion diaria de cliente , por la integraciones tecnologicas.

X

* Implementaciones de actualizaciones que brinden la solucion a las novedades presentadas

X

FUERZA MAYOR

9

Circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o imprevisibles que lleven a la paralización del contrato

X

* Contar con una adecuada planeación de las necesidades a satisfacer (mantener un stock mínimo de insumos requeridos). * Herramientas tecnológicas que permitan mantener, conservar y/o recuperar la información.

X

* Suspensión, terminación o cesión del contrato. * Restauración de Back up

X X X

12 ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DEL SECTOR

El presente proceso de contratación se realizará de conformidad a lo consagrado en la resolución 001 del 02 de enero de 2020 “por la cual se adopta el manual de contratación de la Entidad establecido en el acuerdo No 05 de 2019 de la Junta Directiva de Servicios Postales Nacionales S.A acuerdo 05 del 02 de Agosto de 2019” se solicitó al área el respectivo listado de proveedores cuyo objeto sea impresión y alistamiento. Se procedió a solicitar las respectivas cotizaciones a los proveedores con el propósito de conocer los valores para establecer


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los precios de mercado. Atenuación del riesgo por eventual incumplimiento de los tiempos de atención, lo que conllevaría a la aplicación de (ANS),

Se solicito cotización de los servicios indicados por el cliente Colpensiones en el contrato comercial No 136 de 2019. De acuerdo con la necesidad del cliente en donde se debe presupuestar el recurso para atender la operación diaria del cliente Colpensiones y que para esta operación diaria las cantidades mantienen un comportamiento variable pero no significativo de acuerdo con lo reportado por el cliente y solicitado en la cotización, también se debe contemplar el recurso para la operación pico (extracto de historia laboral) la cual se presenta una vez cada año, este pico tiene un incremento significativo en cantidades de impresiones y alistamientos como se muestra en el cuadro de cotización.

Es de aclarar que las cantidades reportadas para la cotización tanto de la operación diaria como de la operación de extracto de historial laboral son las reportadas por el cliente Colpensiones, algunos de las actividades no tienen cantidades, ya que son solicitud a demanda del cliente, se deben contemplar en la cotización para poder atenderlos cuando el cliente los solicite.

De esta manera y de acuerdo con lo mencionado anteriormente se solicitó cotización por la operación diaria y la operación pico (extracto de historial laboral).

OPERACIÓN DIARIA

ACTIVIDAD TARIFA CON IVA

CANTIDAD DE ENVIOS

TOTAL MES TOTAL 9 MESES Y 19 DIAS

Generación PDF $11,90 demanda - $ -

Impresión a color por demanda - Masivos / Transmisión-SIMPEX $357,00 demanda - $ -

Impresión a color por demanda - Masivos / Transmisión-DUPLEX $535,50 demanda - $ -

Impresión escala de grises - Masivos / Transmisión SIMPLEX $59,50 223.180 $13.279.210 $ 127.923.056

Impresión escala de grises - Masivos / Transmisión DUPLEX $98,18 346.259 $33.995.709 $ 327.491.993

Ensobrado sobre carta $101,15 301.179 $30.464.256 $ 293.472.331

Ensobrado sobre media carta $91,63 demanda - $-

Pliegue folio $5,95 demanda - $ -

IMPRESIÓN Y PEGADO DE GUIA $26,18 301.179 $7.884.866 $75.957.545

TOTAL MES $85.624.041 $824.844.925

Nota: El cuadro anterior corresponde a la operación diaria, y los ítems que el cliente solicita por demanda.

PROCESO HISTORIAL LABORAL

ACTIVIDAD TARIFA Q ENVIOS TOTAL A COSTO

IMPRESIÓN DUPLEX $ 98,18 8.000.000 $ 785.440.000

IMPRESIÓN Y PEGADO $ 26,18 1.600.000 $ 41.888.000

ENSOBRADO MEDIA CARTA $ 91,63 1.600.000 $ 146.608.000

TOTAL HISTORIAL LABORAL $ 973.936.000

Nota: El cuadro anterior corresponde a la cotización por el servicio pico (extracto historial laboral)


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Por otro lado, y según la cotización se proyecta que el presupuesto necesario para adelantar el presente proceso de contratación es la suma Mil setecientos noventa y ocho millones setecientos ochenta mil novecientos veinticinco de pesos Mcte ($1.798.780.925) incluido IVA y demás costos a que haya lugar. En este sentido la dependencia solicitante sustenta y motiva que la proyección del presupuesto para el presente proceso corresponde a la cotización presentada por el proveedor, y al histórico de cantidades de la entidad y por los requerimientos del cliente Colpensiones.

13 GARANTÍAS

De conformidad al acuerdo 05 de 2019, que para efectos de la expedición de garantías será admisibles los siguientes tipos de garantías

• Póliza de seguro expedida a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación que identifique como único beneficiario a Servicios Postales Nacionales S.A.

• Garantías bancarias: para tal efecto deberá allegar constancia emitida por una entidad bancaria autorizada por la Superfinanciera que ampare las vigencias y el valor asegura según lo exigido para el presente proceso, para la cual en dicho documento se deberá identificar el objeto, la vigencia, el amparo, el valor asegurado y el número del contrato.

• Fiducia mercantil en garantías: para tal efecto deberá allegar constancia emitida por una entidad autorizada por la Superfinanciera que ampare las vigencias y el valor asegura según lo exigido para el presente proceso, para la cual en dicho documento se deberá identificar el objeto, la vigencia, el amparo, el valor asegurado y el número del contrato.

No obstante, lo anterior el contratista dentro de los cinco días hábiles siguientes a la suscripción del contrato deberá expedir el amparo contractual teniendo en cuenta los amparos y su cobertura que se indican a continuación. En la cual consten los siguientes amparos:

1. Cumplimiento, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. 2. Calidad del servicio, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. 3. Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: en cuantía equivalente al cinco (5%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este y tres (3) años más, contados a partir de la suscripción del contrato.

4. Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este: en la cual cuente con los siguientes amparos como mínimo: daños patrimoniales y extrapatrimoniales sin sub limites, responsabilidad civil patronal sin sub limites, vehículos propios y no propios sin sublímites y bienes bajo cuidado tenencia y control.


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14 INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN

Gerente de Proyectos especiales y gestión de la información de conformidad de Servicios Postales Nacionales y/o quien el Ordenador del Gasto designe, según los parámetros definidos en el Manuel de supervisión e interventoría de la entidad.

15 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Certificado De Disponibilidad Presupuestal No 528 del 30 de enero de 2020 por valor de Mil ochocientos veintiocho millones novecientos setenta y tres mil cuatrocientos doce pesos Mcte ($1.828.973.412) incluido IVA y demás costos a que haya lugar.

16 FORMA DE PAGO

Forma de Pago: El pago se efectuará en mensualidades vencidas a los sesenta (60) días calendario siguientes a la correcta presentación de la factura, adjuntando los siguientes documentos: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la ENTIDAD, con las obligaciones pactadas. b) La certificación expedida por el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, de acuerdo con lo señalado en la Ley 789 de 2002. c) Planilla de pago de parafiscales d) Certificación bancaria no mayor a 90 días. e) Informe de Supervisión. f) Certificación y Control de Ejecución Presupuestal. El cálculo para generar el valor mensual será calculado por la cantidad de unidades generadas mensualmente por la tarifa de cada uno de los ítems.

ITEM UNIDAD CANTIDAD MENSUAL

Impresión a color por demanda - Masivos / Transmisión

Simplex Hoja impresa (1 hoja = 1 cara)

Dúplex Hoja impresa (1 hoja = 2 caras)

Impresión escala de grises - Masivos / Transmisión

Simplex Hoja impresa (1 hoja = 1 cara)

Dúplex Hoja impresa (1 hoja = 2 caras)

Ensobrado carta Sobre alistado

Ensobrado media carta Sobre alistado

Generación PDF PDF generado para impresión

PLIEGUE FOLIO Envío eliminado

IMPRESIÓN Y PEGADO DE GUIA

PARÁGRAFO 1 - En el evento de presentarse motivos que llegaren a generar gastos directos e indirectos en el transcurso de la ejecución del presente contrato y que no estén previstos en los documentos que forman parte integral del acuerdo negocial o en el contrato mismo, EL CONTRATISTA deberá informar y justificar detalladamente por escrito y de manera inmediata al supervisor del contrato los hechos sobrevinientes e imprevisibles que puedan ocasionar dichos gastos. Una vez se valide por parte del supervisor del contrato las


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circunstancias imprevisibles o sobrevinientes, y que las mismas dan lugar a un mayor valor en la ejecución del contrato a cargo de una de las partes solicitará al ORDENADOR DEL GASTO la respectiva modificación contractual, generándose los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar. PARÁGRAFO 2 – EL CONTRATISTA no podrá adelantar actividad alguna que implique mayores gastos directos e indirectos hasta que se perfeccione la respectiva modificación contractual y esta cuente con su respectivo registro presupuestal. 17 OBLIGACIONES DE LAS PARTES OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con el objeto contractual.

2. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato.

3. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato.

4. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato.

5. Radicar oportunamente la factura ante 4-72, en las fechas y horarios estipulados por la Entidad,

adjuntando asumir las responsabilidades de todas las actividades relativas a la ejecución de las

obligaciones establecidas en el contrato.

6. No podrá revelar durante la vigencia de este contrato o dentro de los dos años siguientes a su expiración,

información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este

último.

7. Cumplir con todas las especificaciones técnicas descritas, Especificaciones Técnicas, Cantidades y

Calidades del bien Y/o servicio a contratar de obligatorio cumplimiento.

8. Asistir a los comités y/o reuniones que se requiera y/o con la periodicidad que defina 4-72, presentando

los informes técnicos con el avance de los procesos.

9. Asumir lo correspondiente a seguros, pólizas, garantías y gastos administrativos, incluyendo el de

desplazamiento de personal hasta el lugar.

10. Acatar la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales establecidas por el Gobierno Nacional

y Distrital y demás disposiciones pertinentes.

11. Atender las indicaciones y recomendaciones emitidas por el encargado de ejercer el control y vigilancia

en la ejecución del contrato de conformidad con el objeto y las especificaciones técnicas contratadas

12. Proporcionar oportunamente la información que requiera el encargado de ejercer el control y vigilancia de

la ejecución del contrato.

13. Cumplir con los tiempos y valores agregados presentados en la oferta comercial.

14. Atender oportunamente y en debida forma la solicitudes y requerimientos que efectué 4-72 para la

ejecución del contrato adoptando las medidas pertinentes

15. Brindar soporte vía telefónica o por correo electrónico, con el fin de atender los requerimientos presentados

durante la ejecución del contrato

16. Suscribir las garantías que se requieran para la ejecución del contrato, y las que se desprendan de la

ejecución del mismo.


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17. Documentar debidamente todos los procesos que adelante en desarrollo del contrato y que sean

necesarios para atender los requerimientos de los distintos organismos de control y del encargado de

control y vigilancia del contrato.

18. Dar cumplimiento con las obligaciones con los sistemas de seguridad, salud y pensión, sistema general

de riesgos generales y aporte parafiscales, cuando haya lugar a ello y presentar los documentos

respectivos que así lo acrediten conforme al art. 50 de la ley 789 del 2002, ley 828 de 2003, ley 1562 de

2012 decreto 723 de 2013 y demás normas que regulan la materia.

19. Dar respuesta a todos y cada uno de los requerimientos relacionados con la ejecución del contrato, durante

la etapa contractual y poscontractual.

20. Las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del objeto contratado.

21. Las mismas condiciones, obligaciones y aplicación de ANS que se deriven del contrato comercial No 136

de 2019, suscrito entre Servicios postales Nacionales S.A y Colpensiones.

OBLIGACIONES ESPECIFICACIONES DEL CONTRATISTA

1. Entregar el producto impreso y alistado de acuerdo con los horarios y condiciones acordadas.

2. Garantizar la impresión y alistamiento en cada una de sus plantas, de acuerdo con los horarios acordados

3. Garantizar la calidad de la impresión y la información consignada en los documentos y guías.

4. Cumplir con los tiempos y las especificaciones técnicas ofertadas como criterio de ponderación, para lo

cual la propuesta presentada hará parte integral del contrato firmado.

5. Cumplir con las integraciones tecnológicas necesarias que permitan una asociación con el sistema tecnológico de información del cliente Colpensiones y Servicios Postales Nacionales.

6. Contar con los insumos necesarios para la impresión y alistamiento en cada una de sus plantas.

7. Mantener un canal de comunicación para el reporte de novedades.

8. Cumplir con las especificaciones del servicio o bien a contratar. 9. Garantizar la operatividad y el soporte de las integraciones tecnológicas.

10. Contar con planes de contingencia que respalden fallas en los softwares, equipos, personal, insumos,

retrasos etc.

11. Entregar zonificado de acuerdo con los sectores de distribución que suministra la entidad, estos mismos

podrán ser cambiado de acuerdo a la necesidad operativa.

OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE 1. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo. 2. Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución. 3. Suministrar de manera oportuna al CONTRATISTA la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones. 4. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del


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contrato. 5. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 7. Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato. 18 CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento. 19 CLÁUSULA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2013, , en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por parte de El CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:

1. EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.

2. Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción


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de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas. 20. ANEXOS

• Solicitud de cotización

• Cotización

• Anexo formato cotización

• Solicitud de disponibilidad presupuestal

• Certificado de disponibilidad presupuestal

21. FIRMAS

ORIGINAL DEBIDAMENTE FIRMADO

estudio de convenencia estudio previo_0.pdf · una de las características requeridas para la...

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