ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

• La estructura organizacional de una empresa es la organización de cargos y responsabilidades que deben cumplir los miembros de una organización.

• Es un sistema de roles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma óptima y alcanzar las metas propuestas en el plan estratégico y plan de empresa. 

Formada por: • El conjunto de elementos (cargos y responsabilidades) que la

integran. • Las funciones que tienen asignadas cada uno de los cargos. • Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos

elementos (cargos). 

Principios que guían el diseño de la estructura

• Principio de autoridad y jerarquía.• Principio de unidad de producción.• Principio de departamentalización.• Principio de comunicación.

PARTES FUNDAMENTALES DE UNA ORGANIZACIÓN SEGÚN MINTZEBERG, H.,(1985)

• Núcleo de operaciones: conformado por los empleados operarios que realizan funciones básicas de compra, producción, ventas, entre otras;

• El ápice estratégico: son los altos directivos, ocupan los cargos de mayor jerarquía y supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la misión, visión y diseño del plan estratégico.

• Línea media: profesionales responsables de las áreas funcionales, y departamentos, divisiones y procesos. 

• Tecno-estructura: son analistas responsables del estudio, planeación y control en la organización, normalizan las actividades de la empresa.

• Staff de apoyo: son unidades especializadas que se encargan de asesorar en temas específicos, asesor fiscal, de finanzas, o cualquier profesional que asesora al gerente en procesos y toma de decisiones.

IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Permite darle organización y control a la empresa. • Ayuda a establecer estrategias y distribuir las responsabilidades para el logro de objetivos y metas. • Define los deberes, responsabilidades y actividad de cada persona. • Fija líneas de autoridad y subordinación de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. 

Estructura Lineal• Se cimienta principalmente en la autoridad y la responsabilidad que en

las habilidades.• Constantemente hay un supervisor que con autoridad manda a un

subordinado y prolonga el mando por escalas ininterrumpidas.

DESVENTAJAS• Es difícil capacitar a un jefe en todos los aspectos que debe coordinar .• Los jefes siempre están saturados de trabajo, sobre todo de detalles.• La organización descansa en personas y al perderse una de éstas se producen

trastornos administrativos.

VENTAJAS

• Es sencilla y clara • Se logra un orden y una disciplina laboral y profesional • Se facilita la rapidez de acción • No hay conflicto de autoridad ni fuga de responsabilidad • Es más fácil y útil en la micro empresa

ES APLICABLE CUANDO…

Cuando la organización es pequeña no requiere  de ejecutivos  especialistas, en las tareas  técnicas.

Cuando la organización esta en las etapas iniciales de su historia. Cuando las tareas desarrolladas  por la organización  son estandarizadas,

rutinarias  y con raras  alteraciones  o modificaciones, permitiendo plena concentración  en las actividades  principales de la organización  ya que la estructura es estable y permanente.

Cuando la organización tiene corta vida y la rapidez  en la ejecución   del trabajo se hace más importante  que la calidad del trabajo.

Estructura Matricial

Es una estructura organizacional que usa tanto gerentes funcionales como gerentes de proyecto para gerenciar a los mismos recursos, de forma que si existen N proyectos en curso en la organización, existen N gerentes de proyecto que coordinan N equipos compuestos por recursos provenientes de las áreas funcionales.

El resto de los recursos permanece en su área funcional de la organización, bajo la coordinación del gerente funcional.

VENTAJAS

Más facilidad para armar un Equipo de Proyecto. Flexibilidad de elegir recursos más idóneos para el proyecto. Los proyectos se transforman en algo estándar en la organización y dejan de

ser una excepción. Fomenta la promoción de Equipos Multidisciplinarios. Crea una trayectoria de carrera de Administración de Proyectos definida y

reconocida dentro de la organización.

DESVENTAJAS

Los miembros de los Equipos de Proyecto tienen dos jefes durante el proyecto.

Existe un proceso de negociación entre el Gerente de Proyecto y los Directores de Área para la asignación de recursos al proyecto.

Debe existir ante cada proyecto un proceso de Construcción de Equipos, sin el cual el proyecto no puede comenzar.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Consiste en crear departamentos dentro de una organización. Se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio

ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos.

El (los) método(s) usado(s) deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento.

De acuerdo a lo anterior la departamentalización se puede dar de varias formas:

 FUNCIONAL

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea.

Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos especializados.

VENTAJAS

Máxima especialización. Mejor suspensión técnica. Comunicación directa más rápida. Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

DESVENTAJAS

Subordinación múltiple Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.

POR PRODUCTO

Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación.

La organización por producto/medios puede seguir uno de tres patrones: división por producto, la división geográfica —que se utiliza por empresas de servicios, financieras y otras no fabriles- y la división por cliente, donde la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes realizan de los productos

VENTAJAS

Centra la atención en el producto para de este modo cumplir con los plazos limite de entrega de productos, así como las especificaciones Permite que los problemas de coordinación e integración sean detectados lo más pronto posible y se les dé una solución rápida. Lograr aislar los problemas concernientes a un producto respecto a los demás . Permite el empleo de equipo especializado para el manejo de materiales, así como de sistemas especializados de comunicaciones.

DESVENTAJAS

Reduce la oportunidad de utilizar equipo o personal especializado. Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan sus servicios en diferentes unidades. Resulta difícil que una compañía se pueda acoplar a los cambios bruscos en  volumen o que pueda adaptarse a los cambios en los productos o servicios.

POR TERRITORIO

Esta se da ya que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre otras, que están divididos y organizados sobre la base de su ubicación.

También se presentan en compañías cuyas principales actividades son las ventas. En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma.

VENTAJAS

La organización puede adaptarse a necesidades específicas de su región. Suministra mayor control debido a que existen varias jerarquías regionales que asumen el trabajo desempeñado previamente por una sola jerarquía centralizada. La gente en las organizaciones separadas toma decisiones rápidamente de acuerdo a sus necesidades.

DESVENTAJAS

Dificulta la integración entre las diferentes divisiones geográficas.

POR CLIENTES

El tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puede también ser utilizada para agrupar empleados.

La base de esta departamentalización está en el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno.

Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente.

VENTAJAS

Saca provecho respecto del tiempo y eficacia del vendedor (o promotor) que se limita al manejo de un grupo de clientes con características similares. Logra mayor especialización en el vendedor (o promotor) respecto del  conocimiento y de la manera de operar de sus clientes. Disminuye relativamente los costos proporcionados por comunicaciones, en virtud de que las mismas pueden fijarse en relación a cada tipo de cliente.

DESVENTAJAS

Dificultad de coordinación con los departamentos organizados sobre otras bases con una constante presión de los gerentes solicitando excepciones y tratamiento especial.

ESTRUCTURA CIRCULAR

Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados, por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización.

En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con

las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad.

 VENTAJAS

Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.

Eliminan, o disminuyen al menos, la idea de estatus más alto o más bajo.

Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

DESVENTAJAS

Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer.

No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario.

Fuerzan demasiado los niveles.

ESTRUCTURA HIBRIDA

Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía.

Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados. Es característico que las funciones principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas.

VENTAJAS

Permite que la organización persiga la adaptabilidad y eficacia dentro de las divisiones de productos, igualmente la eficiencia en los departamentos funcionales.

Proporciona una buena alineación entre la división de productos y los objetivos corporativos.

Los agrupamientos de productos significan una coordinación efectiva dentro de las divisiones, y los departamentos funcionales centrales brindad la coordinación en todas las divisiones.

DESVENTAJAS

Algunas de las organizaciones acumulan personal corporativo para supervisar las divisiones, generando costos administrativos indirectos que se pueden ir incrementando a medida en que crece el personal de oficinas centrales.

Cuando las decisiones se centralizan más y las divisiones de producto pierden su capacidad de responder rápidamente a los cambios en el mercado. 

Se crean conflictos entre el personal corporativo y el divisional.

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