estrategias de control interno para el proceso de
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ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE ALMAC�-
I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.
REPÚBLICA U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZFACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURIA PÚBLICA
ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE ALMAC�-I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.
EMPRESA:AMAL PRODUCTOS, C.A.
2
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELAU�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURIA PÚBLICA CARRERA CO�TADURIA PÚBLICA
ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.
AMAL PRODUCTOS, C.A.
Autor
Mejías, U. Militza, L.
C.I:15.528.667
San Diego, Enero de 2013
BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA
ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.
utora:
Mejías, U. Militza, L.
15.528.667
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELAU�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZFACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURIA PÚBLICA
ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE ALMAC�-I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS,
Tutor Académico
Lcda. Marysther García
_______________________________
Tutor Empresarial
Lcda. Marcela Rodríguez
________________________________
3
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELAU�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PÁEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES
ESCUELA DE CO�TADURIA PÚBLICA CARRERA CO�TADURIA PÚBLICA
ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS,
CO�STA�CIA DE ACEPTACIÓ�
Marysther GarcíaC.I. V-11.349.078
_______________________________
Marcela Rodríguez C.I. V.-7.069.358
________________________________
Autor:
Militza L, Mejías U.
C.I:
San Diego, Enero de 2013
REPÚBLICA BOLIVARIA�A DE VE�EZUELA
ESTRATEGIAS DE CO�TROL I�TER�O PARA EL PROCESO DE I�VE�TARIOS DE LA EMPRESA AMAL PRODUCTOS, C.A.
Autor:
Militza L, Mejías U.
C.I:15.528.667
iv
DEDICATORIA
Dedico este informe y toda mi carrera universitaria a Dios por ser quien ha estado
a mi lado en todo momento dándome las fuerzas necesarias y sobre todo salud, para
continuar luchando día tras día y seguir rompiendo barreras que se me presenten.
A mi madre, por darme la vida y guiarme por el sendero adecuado con sus sabios
consejos.
A mi padre, por ser el pilar fundamental de lo que soy hoy; nunca tendré como
pagarte por los valores y principios enseñados. No sabes como me gustaría que
estuvieras conmigo compartiendo esta felicidad inmensa, aunque se que desde el
cielo esta orgulloso y feliz ofreciendo su bendición.
A mi angelito que Dios me esta cuidando, y que siempre llevo en mi corazón
T.Q.M.
A ti Armando por ser el apoyo moral y espiritual cuando mas lo necesite, por
aguantarme tanto en esos momentos difíciles, gracias por tanta comprensión.
A mis hermanas (nos), por creer en míy estar siempre presente acompañándome
en los momentos fáciles y difíciles y darme fortaleza para seguir adelante, los quiero
muchísimos.
A mis compañeros de clase y amigos por su desinteresada colaboración que
aportaron y esa amistad que nos mantuvo unidos.
A todos los profesores que siempre han estado allí dispuestos a ayudarnos y
enseñarnos sus conocimientos para hacer de nosotros profesionales con éxito.
Militza Mejía
v
AGRADECIMIE�TOS
En el camino de la vida he encontrado que la grandeza de un sueño, toma forma si
tiene la capacidad de visualización. Si dominamos la mente y pensamos solo en cosas
positivas y creativas sin dudar en nuestras capacidades, el mundo se abre a tus pies
con la misma energía positiva que emana en ti. Dios nos abraza en su amor y llena de
bendiciones nuestro camino.
Es por eso que quiero agradecerle a él en primer lugar, por ser tan maravilloso, por
darme la fuerza que tanto necesitaba, guiarme siempre en buen camino y por haber
puesto en mi camino tanta gente maravillosa.
A mis tutores, Marysther García y Marcela Rodríguez, por ayudarme en la
realización de este informe de pasantías facilitando sus conocimientos y experiencias
adquiridas a través de su exitosa carrera.
A mi cuñada, quien con sus conocimientos me ayudo mucho en el transcurso de
mi carrera y en la realización de este informe.
A la empresa Amal Productos, C.A. por impulsarme a seguir con mi carrera
universitaria y facilitarme la información necesaria para la realización de este informe
de pasantías.
A todas aquellas personas que de alguna u otra manera contribuyeron a que este
sueño se materialice.
A todos ustedes mi eterno agradecimiento.
Militza Mejías
vi
�DICE GE�ERAL
CO�TE�IDO pp.
CONSTANCIA DE ACEPTACION iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTOS v
INDICE DE CUADROS viii
INDICE DE GRAFICOS x
INDICE DE FIGURAS xii
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO
I LA EMPRESA
1.1. Ubicación de la Empresa 3
1.2. Reseña Histórica 3
1.3 Misión 4
1.4 Visión 4
1.5 Valores 4
1.6 Objetivos de la Empresa 5
1.7 Estructura Organizacional 5
1.8Descripción del Departamento de Contabilidad 8
1.9 Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad 8
II EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del problema 10
2.1.1 Formulación del problema 12
vii
2.2 Objetivos de la investigación 12
2.2.1. Objetivo general 12
2.2.2 Objetivo específico 12
2.3 Justificación 12
2.4 Alcance de la Investigación 14
III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 15
3.2. Bases teóricas 18
3.3 Definición de Términos Básicos 37
IV FASES METODOLÓGICAS 40
4.1 Fases Metodológicas 39 41
V ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 44
Fase I. Diagnóstico de la situación actual del proceso de almacén-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. 43
45
Fase II. Descripción de las debilidades y fortalezas del proceso de
almacén-inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. 61
55
Fase III. Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso de Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
63
CONCLUSIONES 78
RECOMENDACIONES 80
REFERENCIAS 8285
ANEXOS 859
A-Cuestionario 869
viii
�DICE DE CUADROS
CUADRO pp
1 Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa 43
2 Existencia de una tarjeta kardex 44
3 Clasificación de la Mercancía dentro del almacén 45
4 Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su
tipo 46
5 Ubicación de la mercancía de menor circulación 47
6 Control de la documentación que se maneja en el almacén 48
7 Actualización de los registros contables relacionados con las existencias 49
8 Realización de inventarios periódicos de las mercancías existentes en la
empresa 50
9
Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se encuentran
registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la
empresa
51
10 Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la
empresa 52
11 Coincidencia de la salida de mercancías con la facturación de la empresa 53
12 Coincidencia de la entradas de mercancías con la facturación que envían
los proveedores 54
ix
13 Existencia de un método para la valoración del inventario 55
14 Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario 56
15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías 57
16 Desorganización de la empresa respecto al manejo del inventario 58
17 Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en la
empresa 59
18 Fortalezas y Debilidades 61
19 Procedimiento a seguir para lograr la recepción de la mercancía 66
20 Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto no se
encuentra dentro del almacén 70
21 Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto se
encuentra dentro del almacén 72
22 Procedimiento para el conteo de la mercancía 75
x
Í�DICE DE GRÁFICOS
GRÁFICOS pp
1 Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa 43
2 Existencia de una tarjeta kardex 44
3 Clasificación de la Mercancía dentro del almacén 45
4 Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su
tipo 46
5 Ubicación de la mercancía de menor circulación 47
6 Control de la documentación que se maneja en el almacén 48
7 Actualización de los registros contables relacionados con las existencias 49
8 Realización de inventarios periódicos de las mercancías existentes en la
empresa 50
9
Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se encuentran
registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la
empresa
51
10 Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la
empresa 52
11 Coincidencia de la salida de mercancías con la facturación de la empresa 53
12 Coincidencia de la entradas de mercancías con la facturación que envían
los proveedores 54
xi
13 Existencia de un método para la valoración del inventario 55
14 Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario 56
15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías 57
16 Desorganización de la empresa respecto al manejo del inventario 58
17 Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en la
empresa 59
xii
�DICE DE FIGURAS
FIGURA
pp.
1 Organigrama General de la Empresa Amal Productos, C.A. 7
2 Organigrama Estructural del Departamento de Contabilidad de la Empresa Amal Productos, C.A.
9
3 Formato de Control de Existencias en el Almacén 64
4 Formato de Requisición de Mercancías 64
5 Procedimiento para la recepción de mercancías 67
6 Procedimiento para la salida de mercancías cuando no está dentro del almacén
71
7 Procedimiento para la salida de mercancías cuando está dentro del almacén
73
8 Procedimiento para la contabilización de mercancías 76
1
I�TRODUCCIÓ�
En las entidades cuya fuente de ingreso sea de compras y ventas de mercancía,
es necesario que posean para el control interno de los inventarios para lograr óptimos
resultados en los procesos de adquisición, resguardo, registro y venta de mercancía,
por lo tanto requieren de la planificación y ejecución de estrategias que guíen los
procedimientos a llevar a cabo en función de evitar dificultades, descontrol y retrasos
que perjudiquen su desarrollo organizacional.
Una de estas gestiones de gran importancia para el proceso productivo y
económico de las organizaciones es el manejo de inventarios, específicamente los
movimientos de la recepción y entrega de mercancía en el almacén cuya eficiencia
requiere de la aplicación de control interno si quiere mantener el normal
funcionamiento de la producción, ventas y compras. Por esta razón es que en el
presente informe de pasantías se diseñan estrategias de control interno para el proceso
de almacén – inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.; como solución al
problema que se presenta actualmente en el manejo del inventario. En función de ello
se desarrollaron los siguientes capítulos:
Capítulo I: La Empresa: En él se detalla la descripción estructural de la empresa
Amal Productos, C.A.
Capítulo II: El Problema: El Problema: En este capítulo se explica de manera
detallada el planteamiento del problema, la formulación, los objetivos generales y
específicos y la justificación.
Capítulo III: Marco Referencial Conceptual: En éste se detallan los
antecedentes, las bases teóricas y la definición de términos básicos
2
Capítulo IV: Fases Metodológicas: Aquí se muestra el tipo de investigación y
las fases metodológicas a llevar a cabo en función de lograr los Objetivos Planteados.
Capítulo V: Análisis de los Resultados: En este capítulo se desarrollan cada una
de las fases metodológicas que constituyen el presente informe de pasantías, en las
cuales se evidencian cuáles son los resultados producto de la aplicación de la encuesta
a la muestra considerada, las debilidades y fortalezas productos derivadas del estudio
diagnóstico y las estrategias de control interno dirigidas al proceso de almacén –
inventario
3
CAPITULO I
LA EMPRESA
1.1 Ubicación de la Empresa
Amal Productos C.A. es fundada La empresa Amal Productos, C.A.; se
encuentra ubicada en la Av. 69 Zona Industrial Castillito, en la Parcela Nro. 26,
Local 9, San Diego, Edo. Carabobo.
1.2 Reseña Histórica
el 11 de abril de 2005 e inscrita ante el registro mercantil segundo de la
circunscripción judicial del estado Carabobo, bajo el tomo 29-A número 44, cuyo
capital registrado asciende a Bs. 3.000.000, es dirigida actualmente por sus
accionistas, Sra. Doris Coromoto García de Mustafá en el cargo de Presidente y Amal
Milagros Mustafá García. Desarrolla sus actividades en 2 galpones de 1000 m2 cada
uno, con un área de piso de venta de 2000 m2, almacén y 3 áreas de oficina, además
de un amplio estacionamiento privado.
Actúa como impulsor de la economía de la región generando empleos directos
dentro de sus distintas áreas organizativas, e indirectos a transportistas o fleteros que
prestan el servicio de despacho a los clientes. Sus compras son 100% nacionales
incluyendo entre sus proveedores a reconocidas empresas como Oster de Venezuela
C.A., Representaciones 499 C.A, Greentech C.A., Inversiones Elecom JC C.A.,
Global Líder C.A., entre otros.
La empresa tiene como objeto la venta y distribución al mayor y detal de línea blanca,
audio y video, muebles, colchones, lencería y enseres del hogar y oficina con el fin de
ofrecer mayor variedad a sus clientes.
4
Sus clientes están conformados por público en general, empresas jurídicas y
gubernamentales, revendedores y cajas de ahorros de diversas empresas tales como
Ford Motors de Venezuela C.A, Papeles Venezolanos C.A., Firestone C.A., Cartones
Nacionales, Grupo Polar, entre otros.
1.3 Misión
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros clientes
ofreciendo diversidad de productos para el hogar y la oficina a través de un equipo
humano enfocado a la excelencia del servicio logrando a su vez la solidez de la
empresa y el bienestar de todos sus integrantes.
1.4 Visión
Persistir exitosamente en el tiempo como empresa líder a nivel nacional con la
mejor relación en precio y servicio de calidad al cliente.
1.5 Valores
� Honestidad: Valorar la rectitud y honradez en cada una de las acciones, y el
manejo transparente de todas las actividades.
� Compromiso con la satisfacción del cliente: Buscar día a día satisfacer las
necesidades de los clientes, en cuanto a calidad de los productos, servicios y
atención.
� Trabajo en equipo: Trabajo en conjunto, en compromisos con la empresa, en
armonía, cooperación y organización a fin de crecer juntos y lograr los
objetivos trazados.
� Responsabilidad: Realizar el trabajo cumpliendo con los deberes y
compromisos, dando lo mejor como vía a la superación personal, laboral y
profesional.
5
� Mejora continua: Buscar constantemente mejorar los procesos, recursos y
procedimientos, a fin de satisfacer y superar las expectativas de los clientes
externos e internos.
� Comunicación Asertiva: La información requerida es comunicada de manera
efectiva lo que permite establecer vínculos satisfactorios y eficientes.
1.6 Objetivos de la Empresa
La Empresa Amal Productos, C.A. tiene como objetivos:
� Tomar decisiones estratégicas, administrativas y financieras, velando por los
intereses de la empresa y el aumento sostenible de su valor.
� Dirigir, coordinar y controlar las actividades de la empresa a fin de garantizar
su funcionamiento operativo.
� Gestionar los recursos financieros y materiales de la empresa, atendiendo de
manera oportuna y eficiente, los requerimientos de las diversas áreas y
vigilando el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables a fin
de mantener la operatividad.
� Proporcionar a las diferentes unidades el recurso humano competente que se
requiera para la eficiente ejecución de sus funciones, de manera oportuna y
garantizando un ambiente laboral positivo que conlleve al logro de los
objetivos de la organización.
� Gestionar las actividades operativas de la empresa, a fin de garantizar su
continuidad y el logro de la satisfacción del cliente.
� Administrar, instalar y mantener en óptimo funcionamiento la infraestructura
informática de la empresa para lograr su uso eficiente.
1.7 Estructura Organizacional
La empresa Amal Productos, C.A., se encuentra estructurada por una junta
directiva, integrada por el accionista mayoritario de la empresa, y un accionista
6
minoritario, la dirección general se encuentra bajo la tutela y mando de los dos
accionistas; quienes están encargados de definir estrategias de la empresa y hacer
cumplir su realización, cumplir y velar por el cumplimiento de los objetivos,
representar administrativa y judicialmente la empresa, dictar y hacer cumplir los
reglamentos, aprobar y conducir los planes y programas; para una buena marcha de la
empresa.
Las actividades operacionales las dirige el Gerente de Operaciones, quien es el
responsable de implantar políticas de compras que beneficien la empresa, evaluar y
seleccionar proveedores, controlar el inventario, manejar la recepción,
almacenamiento y despacho del almacén, establecer estrategias de ventas, control de
créditos a clientes, así como determinar precios y descuentos en los productos.
En el departamento de Administración se controla la exactitud y seguridad de los
datos contenidos en los registros de las operaciones comerciales y contables, realizar
el manejo contable de la empresa, pagar a proveedores, realizar cobranzas, controlar
gastos y egresos, mantener comunicación con los bancos y revisar el movimientos en
los mismos.
El departamento de Recursos Humanos, se encarga de realizar el reclutamiento,
selección y contratación del personal requerido por la empresa, coordinar la
elaboración y pago de nóminas y demás beneficios de los trabajadores en
conformidad con la ley, elaborar y resguardar los expedientes del personal que labora
en la organización, obtener las solvencias ante los respectivos organismos del estado.
El Departamento de Seguridad, Salud Laboral y Mantenimiento, es el responsable
de diseñar, proponer y divulgar las políticas de seguridad de la empresa, realizar
inspecciones periódicas de seguridad, establecer normas de seguridad alineadas con
las políticas, dotar uniformes y equipos de protección personal a los trabajadores,
llevar control de suministros en el área de mantenimiento.
Figura 1 .Organigrama Genera
Fuente: Amal Productos, C.A (2012)
7
Organigrama General de la empresa Amal Productos, C.A.
Amal Productos, C.A (2012)
l de la empresa Amal Productos, C.A.
8
1.8 Descripción del Departamento de Contabilidad
Los departamentos de administración y contabilidad están estrechamente
vinculados, en ellos se controlan las transacciones, así como los registros diarios de
los bancos, conciliaciones, cobros y pagos de clientes y proveedores, retenciones de
impuestos, nóminas de personas.
1.9 Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad
La estructura organizacional del Departamento de Contabilidad de la empresa
Amal Productos, C.A., está conformada por los siguientes puestos de trabajo:
1. Gerente de Administración: Es el responsable de planificar y coordinar todas las
actividades de administración de la empresa.
2. Coordinador de Contabilidad: Se encarga de revisar todas las transacciones y
registros contables, imprimir los balances y llevar un buen uso de los libros
legales de la empresa.
3. Analista Contable: Realiza las actividades diarias, tales como registro, manejo y
actualización de las operaciones normales de la empresa en el libro de compras
y ventas, registrar los cheques emitidos, depósitos, tarjetas de débito y crédito,
cálculo de retenciones de impuesto sobre la renta, archivo de documentos, entre
otras.
9
Figura 2
Organigrama Estructural del Departamento de Contabilidad de la Empresa
Amal Productos, C.A.
Fuente:Amal Productos, C.A. (2012)
1.10 Actividades realizadas durante el periodo de pasantías
� Revisar los cheques emitidos, depósitos, tarjetas de débito y crédito
� Libro de compras y ventas
� Costo de Ventas
� Análisis de Inventario
� Análisis de cuentas contables
� Amortizaciones y Depreciaciones de activos
� Revisar los cheques devueltos y potsdatados
� Y Demás transacciones que se presenten, así como imprimir los respectivos
balances para su revisión y llevar un control de los libros legales de la
empresa.
Gerencia de Administración
Coordinador de Contabilidad
Analista Contable (Área de Desarrollo de las
Pasantías)
10
CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
Las empresas venezolanas han sufrido diferentes cambios económicos producto de
la inestabilidad social, política y financiera que atraviesa. Dichos cambios afectan de
una u otra manera su permanencia en el mercado, donde el más relevante es el
proceso inflacionario; haciéndose típico e incontrolable, causando elevados costos en
la economía.
Por otro lado el crecimiento de las empresas las ha obligado a utilizar más
controles sobre las operaciones y a ser más eficientes cada día, tomando en cuenta el
incremento de actividades, la descentralización, competencia, economías globalizadas
y cambios tecnológicos les han puesto nuevos retos a este tipo de organización, por lo
que es necesario implementar y desarrollar nuevos métodos para evaluar sus controles
internos existentes, así como también los riesgos que son administrados, tomando en
cuenta que es de mucha importancia tener los controles internos adecuados, ya que de
esto depende, que las operaciones se efectúen de manera razonable.
Es oportuno resaltar que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conocerá su situación real, de ahí la importancia de tener una
planificación capaz de verificar que las normativas se cumplan para darle una mejor
visión sobre su gestión, por lo que se podría considerar la auditoría interna como un
examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma,
11
utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para su mejoramiento.
Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las
transacciones, operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales
independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Público.
Los inventarios son importante pues permiten establecer en qué grado se han
alcanzado los objetivos de las empresas, son los medios determinativos de los
faltantes y sobrantes originados por varios factores tales como: pérdidas, robos,
sustracciones y malos manejos.
En este sentido, las empresas deben comenzar a adoptar una actitud estratégica
orientada hacia el éxito en el futuro que permita cada día cumplir con las funciones
del departamento de almacén en el cual registran todas las mercancías que están en
existencia, además maneja el flujo interno preciso de información.
La Empresa Amal Productos, C.A., ha venido presentando deficiencia en el área
de almacén, donde se evidencia la falta de normas y procedimientos para el control de
dicho departamento y de una coordinación para el desarrollo laboral. En el que se
puede determinar que existe diferencia entre el inventario físico y el teórico llevado
en el sistema contable, es decir el sistema arroja una información que comparado con
el físico no es correcta, esto se debe principalmente a que no existe un buen control
de los inventarios.
En este sentido, se requiere revisar sus procesos actuales, mediante la auditoría
interna, para determinar las fortalezas y debilidades del sistema utilizado, es por ello
que el informe de pasantía está orientado al diseño de estrategias que permitan
12
controlar los sobrantes y faltantes de inventario evitando así que la gerencia y la
administración tengan deficiencias en sus registros.
2.1.1 Formulación del Problema
De acuerdo a la situación problemática planteada surge la siguiente interrogante.
¿Cuáles serían las estrategias de Control Interno para el proceso de Almacén-
Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.?
2.2 Objetivos de la Investigación
2.2.1 Objetivo General
Proponer estrategias de control interno para el proceso de almacén-inventarios de
la empresa Amal Productos, C.A.
2.2.2 Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual del proceso de almacén-inventarios de la empresa
Amal Productos, C.A.
Describir las debilidades y fortalezas del proceso de almacén-inventarios de la
empresa Amal Productos, C.A.
Diseñar Estrategias de control interno para el proceso de almacén - inventarios de
la empresa Amal Productos, C.A.
2.3 Justificación de la Investigación
Manejar niveles de existencias de manera exitosa implica establecer mecanismos
de control que estén en capacidad de hacer que se lleven a cabo de manera efectiva
las operaciones en los diferentes departamentos de compra, almacén, despacho y
venta.
Al considerar estos aspectos es necesario aplicar estrategias de control interno en
los inventarios, ya que los mismos contribuyen uno de los componentes del activo
13
más susceptibles a manipulaciones, lo que puede traer como consecuencia perdidas
no justificadas en los mismos o atrasos en las operaciones normales de una empresa,
razón por la cual requieren de una atención muy especial ya que de su buena y sana
administración depende en gran medida el éxito de cualquier organización.
Por lo que hay que resaltar, que en la actualidad el Departamento de Almacén de
cualquier empresa requiere contar con normas de control interno que permita evaluar
las entradas y salidas de mercancías de manera que los procesos de control se
ejecuten de forma eficaz y así el responsable del almacén desempeñe sus funciones
bajo parámetros establecidos por la empresa, ya que por el solo hecho de saber que
dentro de la empresa existe un control lo suficientemente fuerte que permita una
adecuada administración servirá de incentivo para que el personal involucrado realice
sus labores de manera más eficiente y se conviertan en un instrumento para disuadir a
cualquier miembro de la organización a cometer un acto inapropiado con el
inventario.
Por tal razón, la realización de esta investigación permitió llevar un inventario más
confiable, en cuanto a la mercancía que se encuentra en existencia dentro de los
almacenes de la empresa Amal Productos, C.A., ofreciéndoles una serie de medidas
que garanticen las mejoras en su proceso de control interno, y determinar sus
debilidades; como también sus fortalezas para optimizar sus operaciones en el mismo.
Debido a la problemática expuesta, se hace indispensable proponer estrategias
para controlar el inventario, ya que esta requiere mejorar los procesos que involucren
cambios positivos y adaptaciones, proporcionando beneficios a la empresa, siendo
una alternativa para mejorar sus actividades en el almacén, el cual facilito un mejor
registro en las entradas y salidas de la mercancía; igualmente el tema de estudio sirvió
como marco referencial para futuras investigaciones y desarrollos organizacionales en
lo que respecta al control interno.
14
2.4 Alcance
La investigación planteada se aplicó en la empresa Amal Productos, C.A,
ubicada en la Av. 69, C.C M.M.S local 8, Urb. Industrial Castillito, dedicada a la
compra y venta de mercancía; con la finalidad de diseñar estrategias de control
interno en el inventario, adecuarlo al logro de objetivos, para contribuir a optimizar el
manejo eficaz y eficiente de sus operaciones.
15
CAPITULO III
MARCO REFERE�CIAL CO�CEPTUAL
3.1 Antecedentes de la Investigación
Para ejecutar la investigación se tomaron como base de referencial algunos
trabajos de grado que representan un aporte para soportar el contenido teórico,
además proporcionarán soluciones que pueden ayudar a resolver la problemática
estudiada, planteando estrategias diferentes, de manera que permitan lograr una
mayor eficiencia de los controles internos del proceso almacén-inventarios, para
garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar.
Padrón Aliángel, (2010). En su trabajo “Sistemas de Control Interno para el
Área de Inventarios de la empresa Perfiles del Centro, C.A” presentado en la
Universidad José Antonio Páez, para optar al título de Licenciado en Contaduría
Pública, a través del estudio se conoció que la importancia en el control de
inventarios reside en el objetivo principal de toda empresa y destaca lo siguiente: la
mejor manera de llevar un inventario es utilizando un sistema que debe constar de
normas o reglas que se deben cumplir de acuerdo a los procedimientos previamente
establecidos, los cuales luego de una serie de pasos permita obtener reportes o
informaciones para la toma de decisiones.
La investigación concluyó que las irregularidades presentadas en la empresa
Laminas Perfiles del Centro, C.A. reside a la falla de comunicación entre los
departamentos relacionados con el almacén y las discrepancias entre las existencias
físicas y en el sistema mejorarían con las normas y procedimientos propuestos con el
fin de obtener la confianza entre las entradas y salidas de material, a su vez propuso
una nueva distribución de productos galvanizados en los almacenes de la empresa
16
para facilitar el control interno del inventario para la toma física o cualquier otra
medida de control.
Su aporte a la investigación, es que destaca la importancia que tiene la
comunicación entre los departamentos que tienen relación con el inventario, esto
quiere decir que el tener un sistema de control no garantiza el éxito en los procesos
que se llevan a cabo, es un conjunto de elementos lo que garantiza la eficiencia en las
actividades que realizan a diario las organizaciones de hoy en día.
Adolfo Villegas (2009). En su trabajo de grado titulado, “Evaluación del control
interno de los inventarios comerciales” presentado en la Universidad de Carabobo,
para optar al título de Licenciado en Contaduría, este hace referencia a la auditoria de
inventario, planteando que un adecuado control interno sobre las compras requiere
que los pedidos estén autorizados y aprobados. Además deberá existir una separación
de tareas entre quienes hagan los pedidos y quienes reciban, embarquen o
contabilicen tales operaciones, por otra parte destacan que los inventarios deben ser
contados y comparados con la contabilidad y de esta manera determinar si existen
diferencias.
Su relación con la presente investigación, es que aportaron algunas orientaciones
sobre los elementos que se deben incorporar en un adecuado sistema de control
interno, entre los cuales se pueden destacar: definición de funciones y fijaciones de
responsabilidades en todas las áreas y personas relacionadas con el manejo y
administración de inventario de mercancía, diseñar los procedimientos para la toma
física de la existencia de mercancía y uso de formatos donde queden registrados cada
una de las operaciones que se realicen con el inventario.
Ríos Y. (2009) lleva por título “Manual de formularios y procedimientos de
compra de materia prima requeridas en la Planta Eléctrica CADAFE” Para
optar el título de Licenciada en Administración Comercial, realizo su informe de
pasantías, en la ciudad de Valencia Estado Carabobo, presentado ante la Universidad
de Carabobo, cuyo objetivo es procesar adecuadamente la información requerida en
el área de compras y de esta manera, permitir a la empresa llevar a cabo de manera
17
ordenada los procedimientos requeridos para la ejecución de las actividades
utilizando como técnica para la recolección de datos, se aplicó un cuestionario a una
muestra compuesta de 20 personas, de 10 preguntas.
Su relación en el presente informe reside en la importancia que se le tiene que dar
a los inventarios y al buen registro adecuado a las compras de mercancía.
Duno, Tirado y Márquez (2008). Elaboraron un trabajo de investigación titulado
“Propuesta de un sistema de control interno basado en el informe COSO para
optimizar el ciclo de ventas - cuentas por cobrar - cobro. Caso de Estudio:
Benquim C.A.” presentado en la Universidad de Carabobo para optar el título de
Licenciados en Administración Comercial y Contaduría Pública. La investigación es
un proyecto Factible y se adapta dentro de la categoría de diseño de campo, apoyado
en una revisión bibliográfica, este trabajo tuvo como propósito estudiar el control
interno para mejorar el ciclo de ventas-cuentas por cobrar-cobro en base al enfoque
COSO y el objetivo general de la investigación fue proponer un sistema de control
interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas - cuentas por
cobrar cobro. Caso de Estudio: Benquim C.A. Esta investigación tiene relación con
en el presente trabajo porque hace referencia a ciertos aspectos sobre el control
interno tales como: ambiente de control, valoración de riesgos, actividades,
información, comunicación y monitoreo.
Hurtado Karen y Báez Raquel, (2008). Desarrollaron un trabajo titulado “Control
Interno, área de inventario caso en estudio Sistema y Soluciones I�, C.A.” de la
Universidad José Antonio Páez, en el mismo destacan la importancia e influencia de
un buen control interno para proteger los intereses de una organización en especial el
inventario con lo cual la empresa en estudio se beneficiaría y los empleados del área
de almacén con la aplicación de normas y procedimientos para orientar al personal
que tiene relación directa con el almacén, en el mismo concluyó que la eficacia en un
sistema de inventario es el resultado de una buena coordinación entre las diferentes
áreas de la empresa. Los controles facilitan la toma de inventario físico y su
18
comparación con el inventario según libros, para poder realizar ajustes a que hubiere
lugar por los sobrantes o faltantes que se logren detectar, a su vez recomienda realizar
conteos físicos periódicamente.
La investigación es un aporte a la presente, ya que destaca la necesidad de
controlar las entradas y salidas de mercancías y la importancia que tiene el control
interno para una organización, mediante normas y procedimientos que regulen las
operaciones y resaltar la necesidad de realizar comparaciones entre el conteo físico y
el inventario en libros.
3.2 Bases Teóricas
Las bases teóricas del estudio se dirigen a caracterizar los aspectos teóricos
relacionados con los controles internos del proceso almacén- inventarios de una
organización, y la forma de evaluarlos, así como lo relacionado con las normas y
riesgos. Además una breve definición de los términos básicos utilizados en el estudio,
en función al análisis de los diferentes puntos de vistas expuestos por diversos autores
del área.
3.2.1. Estrategias
Mintzberg (1989), lo define como un plan, un patrón, posición y perspectiva. La
estrategia es un plan que integra las principales metas y políticas de una organización
y a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar, además ayuda a
poner en orden y asignar los recursos con el fin de lograr una situación viable y
original, así como anticipar los posibles cambios en el entorno y las acciones
imprevistas de los oponentes inteligentes. Una primera forma de clasificar las
estrategias es por su origen en:
-Emergentes (o implícitas o no planeadas): Son estrategias que surgen de manera
casual, desde cualquier nivel de la organización, y que muchas veces únicamente el
dueño las conoce y que se van adecuando con el tiempo.
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- Intentadas (o explicitas o no planeadas):Surgen a través de un proceso sistemático
y analítico desarrollado desde el más alto nivel de la organización. Las estrategias son
conocidas y aceptadas por los miembros de esta.
Mintzberg (1989), la clasifica según su desarrollo genérico de la siguiente manera:
A) Crecer: Se aplican en la creación de opciones para negocios adicionales: Cuando
hay oportunidades que encajan con las fortalezas. Estas pueden ser: adquisición,
fusión o alianza estratégica.
b) Consolidar: Es un intento dinámico por mantener la actual capacidad de
generación de riqueza, mantener la participación en el mercado y optimizar la
operación de la empresa.
c) Contraerse: Si la empresa ha fracasado en competir exitosamente, estas estrategias
se pueden aplicar para eliminar lo inservible del sistema y quedarse solamente con lo
que genera utilidades: desinvertir.
d) Liquidar: Es la opción cuando no se tiene ventaja competitiva alguna o no se tienen
fortalezas para anular amenazas.
e) Vegetar: Tiene como significado no reaccionar a los cambios del entorno. Estas
estrategias pueden desembocar en una estrategia de liquidación.
Stapleton (1992), clasifica las estrategias según el nivel de la organización del que
surgen y aplican:
a) A Nivel Funcional: Son estrategias específicas desglosadas para cada función
dentro de la empresa. Así, por ejemplo, se puede hablar de estrategias de finanzas,
otro de manufactura, de calidad, de mercadotecnia. Que juntos integran o contribuyen
al plan estratégico global de la organización.
b) A Nivel de Negocio: Cuando una empresa está integrada por varios negocios,
unidades de negocio o empresa, en ocasiones se opta por desarrollar planes
estratégicos para cada uno de estos.
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c) A Nivel Global: Es cuando el plan estratégico se realiza a nivel de toda la
organización.
d) A Nivel Corporativo: Son las estrategias a nivel de grupo de empresas.
En el caso de las estrategias de control interno propuestas para la Empresa Amal
Productos, C.A., se caracterizan, según su origen como planeadas, puesto que, estas
surgieron del análisis de la situación en relación a las debilidades y fortalezas del
procedimiento llevado a cabo para el registro de los inventarios, por consiguiente su
desarrollo fue a nivel funcional pues se trató de dificultades presentadas solo en el
área de almacén-inventarios.
3.2.2 Control
Cepeda, G. (2001:p.101) establece que “el propósito de control es, en esencia,
preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo; su objetivo
es contribuir con los resultados esperados”.
La función administrativa de control consiste en evaluar y corregir el desempeño
de los trabajadores para asegurar que todos los objetivos y planes de la organización
se estén llevando a cabo.
3.2.3 Control Interno
En las organizaciones se ha incrementado en los últimos años la necesidad de
tener buenos controles internos que les permitan medir la eficiencia y productividad
de sus operaciones administrativas y contables, en especial si se centran en las
actividades básicas que realizan para ser más competitivas. Es por esta razón que
Mantilla, S (2005 P.74), define el control Interno como “un proceso, ejecutado por el
consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos”
De igual forma Millan, (2008,), ha definido el control interno bajo los
siguientes términos:
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Consiste en una división e integración de los procedimientos en tal grado que las actividades de los distintos miembros de una organización estén tan relacionadas entre sí que sea de presumir que los errores de contabilidad y las omisiones sean descubiertos automáticamente y que para cometer y ocultar un fraude sea necesario la colisión de dos o más personas (P.214).
La responsabilidad de crear y mantener el sistema de control interno recae sobre la
administración de la empresa. Pero a pesar de que se tome todo el cuidado para
desarrollarlo y mantenerlo en forma adecuada, no podrá considerarse como
totalmente eficaz ya que siempre estarán presentes las limitaciones inherentes; es
decir aun cuando se desarrolle un sistema ideal de control, su eficacia depende de la
competencia y confiabilidad del personal que los implemente.
3.2.4 El Propósito del Control Interno
Según Meigs (1994) el propósito del control interno:
“Es promover la operación, utilización de dicho control en la manera de impulsar hacia la eficaz eficiencia de la organización, esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia” (Pag.120).
Siempre se toma en cuenta los controles internos cuando existen en la empresa
ciertas situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a
la administración de la empresa. Por medio de este punto de vista al tener trazados los
objetivos se tiene la idea de alcance de dicho control, es decir, estableciendo que es lo
que se quiere conseguir, permitiendo encontrar ciertas ventajas que guiarán a la
empresa a mejorarlas operaciones las cuales oriente al logro de los planes ya
establecidos.
3.2.5 Objetivos del Control Interno
Según Meigs (1994:P.178), los objetivos son los siguientes:
22
• Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente.
• Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables.
• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Evaluar la eficiencia de las operaciones. Hernández W. y Ortiz N. (2007), señalan
los dos primeros objetivos conducen hacia los objetivos específicos del control, que
son los siguientes:
1. Integridad: Permite asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. 2. Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la institución. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia. 3. Exactitud: En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las cantidades que se están traspasando. Bajo controles internos adecuados, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan. 4. Autorización: Un adecuado control interno no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Este objetivo debe establecer los límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. 5. Custodia: Estos objetivos se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. (Pág. 28).
De lo anterior depende que una empresa o institución debe regirse por objetivos,
ya que ellos proporcionan un sentido de dirección claro, sin ellos los individuos al
igual que las organizaciones tienden a la confusión, de la misma manera ayudan a la
evaluación del progreso obtenido pues un objetivo claramente establecido, medible y
con una fecha específica, fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que
permite a los individuos evaluar sus progresos. Por lo tanto, los objetivos son una
parte esencial del control.
23
3.2.6 Características del Control Interno:
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1994), a través de su “Manual de
Normas y Procedimientos de Auditoria” identifica las características del Control
Interno:
• Adecuada división de las responsabilidades y funciones.
• Suficientes registros y autorizaciones que proporción en un control contable
razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos.
• Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los
departamentos de la organización.
• Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde.
3.2.7 Elementos del Control Interno
Hernández W, y Ortiz N. (2007), describe los elementos de un buen sistema de
control interno en:
• Plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. • Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. • Procedimientos eficaces con los que se lleve a cabo el plan proyectado. • Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades. (Pág. 26)
En tal sentido es necesario que exista una gerencia que asuma la responsabilidad
de la política general de las partes integrantes de la organización en un todo
homogéneo y armónico, para lograr una unión que contenga las obligaciones y
necesidades de la institución, para esto es necesario que se plantee una segregación de
labores que defina claramente la independencia de las funciones de operación,
custodia y registro, del mismo modo es deseable el uso de instructivos o manuales de
procedimientos, que serán de gran ayuda al personal al momento de desempeñar las
24
actividades diarias de la organización y que tienen como objetivo principal asegurar
el cumplimiento por parte del personal de las políticas diseñadas por la
administración.
3.2.8 Componentes del Control Interno
La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la
administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable
en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas. El control
interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
organizaciones de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de
tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las
actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y
finalmente el monitoreo o supervisión.
Según Mantilla S. (2005), el control interno está compuesto por cinco
componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administración
dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Los mismos
son:
Ambiente de control
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente, la responsabilidad para
encaran las actividades, la competencia del personal, así como también la filosofía y
el estilo de operación de la administración, de igual forma establece el tono de una
organización para influenciar la conciencia de control de su personal. El ambiente de
control es la base de todos los demás componentes del control interno, ya que sirve de
soporte de los Sistema de Control Interno, al proporcionar las condiciones físicas,
sociales, culturales, los valores y principios requeridos para asumir el control interno
de una institución. Un adecuado ambiente de control se verifica por:
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1. Integridad y Valores Éticos
Su propósito es establecer un clima ético corporativo en todos los niveles para el
bienestar de la corporación. Tal clima contribuye de manera importante a la
efectividad de las políticas de la compañía y de los sistemas de control, y ayuda a
influenciar la conducta que no está sujeta de la misma manera a los más elaborados
sistemas de control.
La integridad y los valores éticos son responsabilidad de la gerencia tanto en su
determinación como en su transmisión a los demás miembros de la organización y su
monitoreo; de igual forma es fundamental que la gerencia tenga bien definidos los
estándares de comportamiento y de conducta para que no quede lugar a dudas o
confusiones luego que son adquiridos por los demás miembros partícipes. La ética y
los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, y afectan el
diseño, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno
en una organización.
2. Compromiso por la competencia
Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para
cumplir adecuadamente con sus tareas. Le corresponde a la gerencia definir los
niveles de competencia para cada puesto de trabajo y cuáles son las habilidades y
conocimientos que espera de quien ocupa dicho puesto. A su vez, la gerencia
determina cuán bien deben ser cumplidas las tareas para contribuir al logro de los
objetivos organizacionales y no apartarse de la estrategia implantada.
3. Consejo de directores o comité de auditoria
El Directorio está integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o
externas a la organización, cuyas funciones son las de proveer autoridad, orientación,
vigilancia y supervisión a la gerencia. El Directorio tiene autoridad para ciertas
26
decisiones claves, como son la fijación de objetivos al nivel de la entidad y la
planificación estratégica, y a través de la vigilancia que realiza, se involucra
fuertemente en el Control Interno.
4. Filosofía y estilo de operación de la administración
La filosofía da forma a los valores, los principios y principales políticas operativas
que constituyen la base del sistema de Control Interno, pero es la dirección quien fija
los objetivos a nivel de entidad, toma acciones relativas a la estructura
organizacional, contenido y comunicación de políticas claves y los tipos de sistemas
de planificación e información que usará la organización; todas estas funciones
influirán o afectarán de diferente manera a la organización dependiendo de cómo la
dirección las ejecute.
El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los
objetivos y la preparación del personal que hará que se cumplan, enfrentando así los
cambios que realicen las organizaciones, orientados en parte por las tecnologías
rápidamente cambiantes. El ambiente de control de una organización será tan bueno,
regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado
de desarrollo y excelencia de estos hará, en ese mismo orden, la fortaleza o debilidad
del ambiente que generan y consecuentemente al tono de organización.
Evaluación de los riesgos
Este componente aborda el tema de los riegos que las entidades enfrentan en
forma constante, los cuales deben ser evaluados tanto a nivel interno como externos a
la organización. Es por esta razón que el control interno establece como condición
para la valoración de riesgos, el establecimiento de objetivos. La valoración de
riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de
los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse
los riesgos. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y
27
manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el
entorno de la Organización como en el interior de la misma.
El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión(COSO)
(1992) categoriza los objetivos de la evaluación de riesgos así: A pesar de la
diversidad de objetivos, pueden establecer ciertas categorías principales:
1. Objetivos de operaciones: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las
operaciones de la entidad.
2. Objetivos de información financiera: Hacen referencia a la preparación de
estados financieros publicados que sean confiables.
3. Objetivos de cumplimiento: Estos objetivos hacen referencia a la adhesión a las
leyes y regulaciones a las cuales la entidad está sujeta. La evaluación del riesgo debe
ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación
continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los
procesos, orientados al futuro, permitiendo a la dirección prever los nuevos riesgos y
adoptar las medidas oportunas para minimizar o eliminar el impacto de los mismos en
el logro de los resultados esperados.
Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la directiva administrativa. Tales
actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Ejemplo de
estas actividades son aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección,
revisión de indicadores de rendimiento.
El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión(COSO)
(1992) establece diferentes tipos de actividades de control delimitadas de la siguiente
forma:
1. Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual
frente a presupuestos, pronósticos, periodos anteriores y competidores. Las
28
iniciativas principales se rastrean tales como arremetidas de mercadeo,
mejoramiento de procesos de producción y programas para contener o reducir
costos a fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo logrados.
2. Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores
dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeño.
3. Procedimiento de información: Se implementa una variedad de controles para
verificar que estén completos y autorización de las transacciones. Los datos que
ingresan están sujetos a chequeos o acotejarse con los archivos de control.
4. Controles físicos: Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran
físicamente en forma periódica son contados y comparados con las cantidades
presentadas en los registros de control.
5. Indicadores de desempeño: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos
de datos operacionales o financieros además de analizar las interrelaciones e
investigar y corregir las acciones, sirven como actividades de control.
6. Segregación de responsabilidades: Las diferentes responsabilidades se
dividen, o segregan, entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o
de acciones inapropiadas. Las actividades de control se ejecutan en todos los
niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, conociendo
los riesgos, se disponen los controles, los cuales ayudan a evitar o minimizar los
riegos, para ello se deben establecer y ajustar políticas y procedimientos que
ayuden a alcanzar una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma
eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la unidad.
Información y Comunicación
Establece la manera en que se debe identificar y comunicar la información
pertinente a los empleados de la organización dentro de un lapso razonable, para que
respondan de manera eficiente con las responsabilidades asignadas. Los sistemas
producen reportes conteniendo información operacional, financiera y de
cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organización. Dichos sistemas
29
no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre
acontecimientos externos, actividades y condiciones relevantes para la toma de
decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros.
Todo el personal debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que las
obligaciones en materia de control, ya que si no se conoce el sistema de control, los
cometidos específicos y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan
problemas. Así como es necesario que todos los empleados conozcan el papel que les
corresponde desempeñar en la organización (funciones y responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben
manejar para orientar sus acciones en armonía con los demás, hacia el mejor logro de
los objetivos.
Según El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión
(COSO) (1992), la comunicación debe desencadenar los siguientes pasos:
• La efectividad con la cual se comunican los deberes de los empleados y
responsabilidades de control.
• Establecimiento de canales de comunicación para que la gente reporte sus
asuntos indeseables sospechados.
• Receptividad por parte de la administración frente a las sugerencias de los
empleados respecto de maneras de aumentar la productividad, la calidad u otros
mejoramientos similares.
• Suficiencia de la comunicación a lo largo de la organización y la totalidad y
oportunidad de la información y su suficiencia para permitir que la gente se
descargue efectivamente de sus responsabilidades. Además de una buena
comunicación interna, es importante destacar una eficaz comunicación externa
que favorezca el flujo de información necesaria, y en ambos casos importa
contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los
manuales de políticas, memorias, canales formales e informales, resulta la
30
actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad
con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no
tendrá dificultades de comunicación.
Supervisión o monitoreo
Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del
sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o
evaluaciones periódicas. Estas actividades incluyen tanto las actividades normales de
dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realización de sus funciones. Es necesario supervisar continuamente los controles
internos para asegurar que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy
importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles
que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a
la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes. Las actividades de monitoreo
permanentes incluyen actividades de supervisión realizadas de forma continua,
directamente por las distintas estructuras de dirección.
3.2.9 Limitaciones del Control Interno
El control interno sirve para proteger a la empresa o institución de fraudes y
asegurar la confiabilidad de los datos contables, pero también es cierto que existen
limitaciones en cualquier sistema de control interno, como lo son errores que pueden
cometerse en la ejecución de los procedimientos de control, como resultado de
descuidos, incomprensión de las instrucciones, o de otros factores humanos.
Según Gómez, G (2001) establece una serie de limitaciones del control interno:
•Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
•Solo brinda seguridad razonable.
•El costo está ligado al beneficio que proporciona.
•Se puede presentar errores humanos por malentendidos, descuidos o fatiga.
•Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación
de funciones.
31
•Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.
3.2.10 Inventario
El inventario es una relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o
empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante
que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén.
Según Millar (2000 P.580) establece que los inventarios es algunos de los
problemas de contabilidad más difíciles, tanto en teoría como en la práctica.
Así mismo la contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercancía, porque la venta del inventario es el
corazón de la organización. El inventario es por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventario, llamados costos de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Es de hacer notar que las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancía,
por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios,
lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares
relacionadas con esos controles.
Es importante destacar que los inventarios son importantes para los fabricantes en
general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición
de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
Inventario de Materia Prima
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del
producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia
prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un
artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los
suficientemente importantes del producto terminado. La materia prima, es aquel o
32
aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en
un producto terminado.
Inventario de Productos en Proceso
Consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de
producción, es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un
grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.
Inventario Productos Terminados
Son aquellos artículos o productos transferidos por el departamento de producción
al almacén de productos terminados por haber estos alcanzado su grado de
terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en
los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios
de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel
está dado por la demanda.
Inventario de Materiales y Suministros
En el Inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industrias tiene gran relevancia.
• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades.
33
3.2.11 Control Interno de los Inventarios
Según Catacora, F (2001) El control de los inventarios implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventario. Para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se implantan controles que son instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a través de las operaciones de ingreso y de salida (P.280)
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios según Guajardo
C. (1995), incluyen:
•Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
•Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de despacho.
•Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
•Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
•Mantener registros de inventarios continuos.
•Comprar el inventario en cantidades moderadas.
•Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit.
•No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. (Pag.37)
El concepto de control interno, tal como se aplica a los inventarios, requiere la
separación de las responsabilidades de custodia y contabilidad, la aplicación de
buenos métodos de dirección de empresas y de almacenamiento para impedir
34
acumulaciones de existencias, deterioros, caída en desuso de artículos y perdidas
fraudulentas por hurto o malversación.
Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de una empresa
se basan en una distribución global de las funciones de compra, recepción,
almacenamiento, tesorería y contabilidad. Consisten en ejercer unas medidas de
protección física y en mantener una contabilización eficaz. Puede que estos controles
no sirvan para impedir todos los fraudes posibles pero, por lo general, deberían
detectarlos antes de que se ocasionen unas pérdidas demasiado grandes.
3.2.12 Administración de los Inventarios
La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar.
Según Schroeder, R (1992; P.391) “La Administración de los Inventarios se
encuentra entre las funciones más importantes de la administración de operaciones
porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital”
La administración de los inventarios debe establecer unos objetivos para lograr
mantener los niveles óptimos de inventario, establecer una rotación adecuada del
mismo e implantar políticas y medidas que vayan acorde con los intereses de la
empresa como un todo.
3.2.13 Almacén
Al respecto, Romero (1995P.213) define el almacén como: “el lugar donde se
depositan o guardan mercancías, repuestos, suministros, etcétera, y gozan de una gran
importancia”. Se puede decir que el almacén es una unidad de servicio de la
estructura orgánica y funcional, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia y
control de abastecimiento de materiales y productos.
Según Morante P. (2005 P.42), el almacén es “un lugar especialmente estructurado
y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable
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de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta
de artículos o mercancías”.
Es gracias a ellos que se realizan las operaciones y actividades necesarias para
suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas de uso y con
oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones
de capitales por sobre existencias.
3.2.14 Principios Básicos del Almacén
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:
� La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
� El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de
recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
� Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
� Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
� Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacén (Entradas y salidas) y a programación de y control
de producción sobre las existencias.
� Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre
común y conocido de compras, control de inventario y producción.
� La identificación debe estar codificada.
� Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e
identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
� Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al
almacén.
36
� Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación
autorizada según sistemas existentes.
� La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté
asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
� La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
� Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
� La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
� El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones
de operación.
Cada uno de los principios mencionados es de gran importancia para que un
almacén cumpla con los objetivos establecidos y mantenga un nivel razonable de
control interno, que le permita un buen desenvolvimiento en sus operaciones y
actividades diarias.
37
3.3. Definición de Términos Básicos
Activo: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre lo que tienen
propiedad.
Almacenamiento: Acción y resultado de poner o guardar las cosas en un almacén.
Almacenista: Personal encargado de la colocación y acomodo de los materiales
dispuesto para almacenaje.
Auditoria: Examen objetivo, sistemático, profesional e independiente aplicado a una
organización por un auditor completo.
Componentes del Control Interno: Guía de acción a los fines de enviar fallas o
debilidades que puedan ser reportados en el informe de evaluación del sistema
financiero (Declaración sobre Normas de Auditoria Nº 78, SAS78).
Controles: Planes de organización, métodos y procedimientos cuya misión es la
salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa.
Cuestionario: Instrumento de investigación, el cual se utiliza de modo preferente en
el desarrollo de una investigación.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos
planteados.
Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograrlos
objetivos.
Entrega: Acción y efecto de entregar.
Evaluación: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se
están logrando y así detectar las fallas que se presenten en los procesos como una
medida para la búsqueda de posibles soluciones.
Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la información
sobre las transacciones de inventario de una compañía o institución con el fin de
realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los
bienes que se encuentran en los almacenes.
Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales, o puede ser, usado con
algún fin específico.
38
Mercancía: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre.
�ormas: Reglas u ordenación del comportamiento humano dictado por la autoridad
competente del caso.
Políticas: Proceso y actividad orientada, ideológicamente, a la toma de decisiones de
un grupo para la consecución de unos objetivos.
Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuación para la realización de
un fin.
Recepción: El flujo rápido del material que entra al almacén.
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí.
Sistema de Control Interno: Elementos organizacionales interrelacionados e
interdependientes, buscan sinergias y armónicamente alcanzar los objetivos y
políticas.
Stock: Conjunto de mercancías en depósito o reserva.
Suministros: Materiales de cada organización o empresa obtenidos por medio de sus
respectivos proveedores.
39
CAPÌTULO IV
FASES METODOLÒGICAS
Los objetivos específicos que plantea la presente investigación, se desarrollaron
posteriormente, por lo que a continuación se describen los instrumentos de medición
que se aplicaron en su ejecución.
4.1 FASE I: Diagnostico de la situación actual del proceso de almacén-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
En esta fase se empleó la técnica de observación directa, para captar todo lo
relacionado a las actividades que se realizan en el Departamento de Almacén-
Inventario; y en todas aquellas unidades de trabajo, relacionados con el destino de la
mercancía existente para así, determinar los factores que intervienen en los procesos
de requisición, orden de compra, entrada, registro, almacenamiento y salidas, de la
mercancía con el fin de establecer las causas y efectos por medio de un estudio
descriptivo, que se originan por la ausencia de un buen control interno.
La observación directa permitió organizar la información obtenida con la finalidad
de conocer cómo están distribuidas las responsabilidades, acciones y procedimientos
para poder detectar las debilidades existentes.
Según Arias, (2006), “la observación directa es una técnica que consiste en
visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho,
fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o sociedad, en función de unos
objetivos de investigación preestablecidos” (P.69).
Según lo expuesto, la información obtenida debe ser en gran detalle y con
objetividad, las mismas surgieron a través de la aplicación de un cuestionario, el cual
40
es definido por Hernández, Fernández y Baptista (2006), en los siguientes términos:
“Tal vez sea el instrumento más utilizado para recolectar los datos, consiste en un
conjunto de preguntas respecto de una o más variables a medir”. (P.310).
Así para la presente investigación, el cuestionario está constituido por diecisiete
(17) preguntas con dos opciones de respuestas (Si o No), para facilitar el manejo
estadístico de los datos, con el propósito de obtener información general de las
funciones y el proceso de control interno del Departamento de Almacén-Inventarios.
Al respecto según Arias, (2006) define la población o universo como: “Es un
conjunto finito o infinito de elementos con características comunes, para los cuales
serán extensivas las conclusiones de la investigación, esta queda delimitada por el
problema y por los objetivos del estudio.” (P.81). Así mismo Arias, (2006) señala que
la muestra, “es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población
accesible”. (P.83).
La población estuvo constituida por ochenta y cinco (85) personas, los cuales son
empleados directos de la empresa.
El tipo de muestreo utilizado es el muestreo intencionado o sesgado, puesto que
fueron seleccionados los trabajadores considerados más representativos, debido al
conocimiento de sus funciones en la empresa. La muestra la conformaron siete (07)
personas que trabajan de manera directa con el proceso que involucra el inventario de
mercancía de la empresa Amal Productos, C.A., y los mismos trabajan en la
Subdirección de Apoyo Administrativo, Planificación, y Control de Gestión.
4.2 FASE II: Descripción de las debilidades y fortalezas encontradas en el
proceso de Almacén-Inventarios de la Empresa Amal Productos, C.A.
En esta fase se examinó el proceso que se realiza en el Departamento de
Almacén-Inventarios con la finalidad de identificar las debilidades y fortalezas que se
41
presentan en el área; y la falta de uniformidad en los procedimientos, así como la
efectividad de sus procesos.
Cuya información obtenida se realizo por medio de un estudio documental,
definido por Arias (2006), bajo el siguiente concepto: “La investigación documental
es un proceso basado en la búsqueda, análisis, critica e interpretación de datos
secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes
documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas” (P.27).
La revisión documental fue verificada con la información que revelo el estudio
de campo descriptivo y desarrollado en la Fase I, en el cual se llevo a cabo el
Diagnostico de la situación actual del Proceso de Almacén- Inventarios y de esta
manera se describieron las debilidades y fortalezas que deben implementarse para
optimizar su funcionamiento.
Con base en ello, se configuro el Marco Referencial Conceptual, donde se ubican
los antecedentes relacionados al presente estudio, las Bases Teóricas y la Definición
de Términos Básicos.
4.3 FASE III: Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el
proceso de Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
En esta fase se procede a diseñar estrategias que deben poseer todos los atributos
necesarios para que su uso pueda mejorar el desarrollo de las actividades
administrativas y contables en el departamento, de manera que se logre optimizar el
control interno a su vez cubrir las expectativas de la empresa.
42
CAPITULO V
A�ÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Esta etapa, de carácter técnico, involucra la introducción de cierto tipo de
operaciones ordenadas y estrechamente relacionadas entre ellas, que facilitaron la
realización de interpretaciones significativas de los datos que se obtuvieron mediante
la aplicación del cuestionario a la muestra seleccionada.
En este sentido, esta fase de desarrollo del informe de pasantías, comprende
además de la incorporación de algunos lineamientos generales para el análisis e
interpretación de los datos, su codificación y tabulación; sus técnicas de presentación
y el análisis estadístico que se introdujeron a los mismos.
Tal como lo refiere Méndez (1995), “El propósito del análisis es resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las
interrogantes de investigación” (P. 127). Asimismo, se permitió visualizar las
debilidades y fortalezas para el proceso de control interno en el inventario de
insumos, para así desarrollar el segundo objetivo específico de esta investigación, y
de esta manera analizar los procesos de control interno y como último objetivo
específico de esta investigación, se emiten conclusiones acerca de la situación actual
del control interno para el proceso de Almacén – Inventarios de la Empresa Amal
Productos, C.A.
A continuación se presentan los resultados arrojados en función de la
aplicación de los instrumentos, los resultados fueron organizados, tabulados y
analizados de acuerdo a la naturaleza del instrumento y su correspondencia con los
objetivos de la investigación.
43
FASE I: Diagnostico de la situación actual del proceso de almacén-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
Ítems �º 1 ¿ Tiene usted conocimiento de la cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa?
Cuadro �° 1 Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 01 14%
NO 06 86%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º1: Conocimiento de la cantidad de mercancías que existe en la empresa
De las personas encuestadas el 14% señaló que tiene conocimiento de la
cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa, mientras que el 86%
restante señaló lo contrario. A través de este resultado se puede evidenciar que es
menor la proporción de personas que conocen las cantidades exactas de mercancías
que posee la empresa, lo que denota que no existe una divulgación del control que se
realiza sobre el inventario.
44
Ítems �º 2 ¿Existe una tarjeta kardex para cada tipo de mercancías?
Cuadro �° 2Existencia de una tarjeta kardex
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 02 29%
NO 05 71%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º2: Existencia de una tarjeta kardex
De las personas encuestadas el 29% señaló que existe una tarjeta kardex para
cada tipo de mercancías, mientras que el 71% restante señaló lo contrario. A través de
este resultado se puede indicar que no todas las personas han observado la existencia
de la tarjeta kardex, por lo que se puede inferir que no se encuentran ubicadas en el
sitio que les corresponde de acuerdo a cada mercancía, lo que dificulta su llenado y
control de las cantidades que se encuentran en el almacén.
45
Ítems �º 3 ¿ Se encuentra clasificada la mercancía dentro del almacén?
Cuadro �° 3Clasificación de la Mercancía dentro del almacén
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 0%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º3:Clasificación de la Mercancía dentro del almacén
El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe una clasificación
de la mercancía dentro del almacén. En este resultado se puede destacar que no existe
un orden de la mercancía dentro del almacén, por lo que es frecuente encontrar dentro
del mismo productos de distinta categoría en un mismo lugar, situación que ha traído
como consecuencia tardanzas en la entrega de la mercancías o que muchas veces se
haya dejado de vender un producto por pensar que no había, cuando en realidad
estaba fuera de su lugar.
46
Ítems �º 4 ¿La mercancía se encuentra en el lugar que se ha destinado de
acuerdo a su tipo?
Cuadro �° 4Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de
acuerdo a su tipo
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 0%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º4: Ubicación de la mercancía en el lugar que se ha destinado de acuerdo a
su tipo.
El 100% de las personas encuestadas señalaron que la ubicación de la
mercancía no se encuentra en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su tipo. Este
resultado ratifica el de la pregunta anterior, existe en la empresa productos que se
encuentran fuera del lugar para el cual se le destinó; trayendo como consecuencia que
al momento de entregar una mercancía el almacenista se demore más tiempo que el
que le corresponde, tratando de buscar la misma por todo el almacén.
47
Ítems �º 5 ¿ La mercancía de menor circulación se encuentra ubicada en los
lugares menos accesibles dentro del almacén?
Cuadro �° 5 Ubicación de la mercancía de menor circulación
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 02 29%
NO 05 71%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º5: Ubicación de la mercancía de menor circulación
De las personas encuestadas el 29% señaló que la mercancía de menor
circulación se encuentra ubicada en los lugares menos accesibles dentro del almacén,
mientras que el 71% restante señaló lo contrario. A través de este resultado se
constata que no existe un ordenamiento de la mercancía de acuerdo a su rotación, lo
que aunado a la falta de orden en el almacén, ha ocasionado dificultades en la gestión
del mismo tales como encontrar mercancías o reportar si las cantidades están llegando
a su margen mínimo crítico
48
Ítems �º 6¿Existe control de la documentación que se maneja en el almacén?
Cuadro �° 6Control de la documentación que se maneja en el almacén
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 0%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º6:Control de la documentación que se maneja en el almacén
El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe control de la
documentación que se maneja en el almacén. A través de este resultado se puede
evidenciar que existen deficiencias en la gestión de los documentos relativos a la
recepción y entrega de mercancías y control de las existencias, por lo que justifica el
hecho que el personal del almacén en su mayoría desconozca cuáles son las
cantidades por cada rubro que realmente existen en el mismo.
49
Ítems �º 7¿ El registro contable relacionado con la existencias en la empresa,
se encuentran actualizado?
Cuadro �° 7Actualización de los registros contables relacionados con las
existencias
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 03 43%
NO 04 57%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º7: Actualización de los registros contables relacionados con las existencias
De las personas encuestadas el 43% señaló que el registro contable
relacionado con la existencias en la empresa, se encuentran actualizado, mientras que
el 57% restante señaló lo contrario. Este resultado demuestran que para la mayoría de
las personas hace falta introducir en el sistema contable algunas salidas de mercancías
del almacén, esto básicamente porque se ha evidenciado que muchas veces se han
introducido códigos en el sistema de venta de mercancías cuando en realidad
pertenecían a otra similar, lo que ha ocasionado retrasos en el registro y actualización
de la contabilidad.
50
Ítems �º 8¿Se realizan inventarios periódicos de las mercancías existentes en
la empresa?
Cuadro �° 8 Realización de inventarios periódicos de las mercancías
existentes en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 05 71%
NO 02 29%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º8: Realización de inventarios periódicos de las mercancías
existentes en la empresa
De las personas encuestadas el 71% señaló que se realizan inventarios
periódicos de las mercancías existentes en la empresa, mientras que el 29% restante
señaló lo contrario. A través de este resultado se puede evidenciar que aunque los
inventarios son realizados, existe dentro de la empresa personal de nuevo ingreso que
no tiene conocimiento de esta realidad, esto implica que este tipo de personal debe ser
capacitado en todo el proceso de elaboración de inventarios, previo a la fecha de
ejecución de esta actividad.
51
Ítems �º 9¿Existen discrepancias entre las cantidades de mercancías que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la
empresa?
Cuadro �° 9 Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la
empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º9 Discrepancias entre las cantidades de mercancías que se
encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la empresa.
El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe control de la
documentación que se maneja en el almacén. Este resultado ratifica lo obtenido
anteriormente, la no clasificación y ordenamiento de la mercancía ha ocasionado que
los registros documentales no coincidan con lo que se encuentra en el software
informático, lo que ha traído como consecuencia que exista desconfianza en los
informes contables que guardan relación directa con el inventario.
52
Ítems �º 10¿Se lleva un registro de las salidas de mercancías que se efectúan
a diario en la empresa?
Cuadro �° 10 Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario
en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 04 57%
NO 03 43%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º10Registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en
la empresa
De las personas encuestadas el 57% señaló que se lleva un registro de las
salidas de mercancías que se efectúan a diario en la empresa, mientras que el 43%
restante señaló lo contrario. Este resultado demuestra que no todo el personal tiene
como política registrar las salidas de mercancías del almacén, razón que justifica que
los registros contables no coincidan con la documentación de la empresa.
53
Ítems �º 11 ¿ Las salidas de mercancías coinciden con la facturación de la
empresa?
Cuadro �° 11 Coincidencia de la salida de mercancías con la facturación de
la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º11Coincidencia de la salida de mercancías con la facturación de la
empresa.
El 100% de las personas encuestadas señalaron que las salidas de mercancías
no coinciden con la facturación de la empresa. A través de este resultado se puede
ratificar lo obtenido a través de la pregunta anterior, existen ventas de mercancías que
no registradas debidamente, bien sea porque no se realizan dentro de los límites
temporales establecidos o porque se han introducido códigos de mercancías erróneos.
54
Ítems �º 12¿Las entradas de mercancías coinciden con la facturación que envían los proveedores?
Cuadro �° 12Coincidencia de la entradas de mercancías con la facturación
que envían los proveedores
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º12Coincidencia de la entradas de mercancías con la facturación
que envían los proveedores
El 100% de las personas encuestadas señalaron que las entradas de
mercancías no coinciden con la facturación que envían los proveedores. Al igual que
en el resultado anterior se puede evidenciar que se han cometido errores en la
recepción de la mercancía, notándose que la mercancía se recibe sin la debida
verificación de toda la documentación, así como registro de codificación errada o de
forma tardía. Lo que ha traído como consecuencia, discrepancias entre el
departamento de almacén, compras y cuentas por pagar.
55
Ítems �º 13¿Existe en la empresa un método de valoración del inventario?
Cuadro �° 13Existencia de un método para la valoración del inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 00 00%
NO 07 100%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º13Existencia de un método para la valoración del inventario
El 100% de las personas encuestadas señalaron que no existe un método de
valoración del inventario. Este resultado demuestra que no se ha establecido un
método para conocer con certeza cuánto es el valor real de cada mercancía que
pertenece al inventario dentro de la empresa.
56
Ítems �º 14¿ Consideras que el manejo actual del inventario ha traído
pérdidas monetarias para la empresa?
Cuadro �° 14 Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º14 Pérdidas monetarias por el manejo actual del inventario.
El 100% de las personas encuestadas señalaron que el manejo actual del
inventario ha traído pérdidas monetarias para la empresa. Este resultado muestra
cómo las debilidades encontradas en la gestión del inventario ha ocasionado que en
muchas ocasiones se adquieran mercancías que por no encontrarse en el lugar que se
le destinó dentro del almacén se consideró que debería ser adquirida y sin embargo ya
existían en cantidades superiores a los criterios mínimos para su compra, incurriendo
esta organización en un gasto innecesario para ese momento
57
Ítems �º 15¿La venta de mercancías se ha visto afectada por el manejo actual
del inventario?
Cuadro �° 15 Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º15Influencia del manejo del inventario en la venta de mercancías.
El 100% de las personas encuestadas señalaron que la venta de mercancías se
ha visto afectada por el manejo actual del inventario. A través de este resultado se
puede evidenciar que muchos clientes han quedado insatisfechos con la tardanza en la
entrega de la mercancía que han adquirido y por lo tanto no regresan al
establecimiento comercial.
58
Ítems �º 16¿ Consideras que existe desorganización en la empresa respecto al manejo del inventario?
Cuadro �° 16 Desorganización de la empresa respecto al manejo del
inventario
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º16 Desorganización de la empresa respecto al manejo del
inventario.
El 100% de las personas encuestadas señalaron que existe desorganización en
la empresa respecto al manejo del inventario. Este resultado ratifica el diagnóstico
realizado a través de preguntas anteriores donde se ha evidenciado el hecho de no
realizar los registros correspondientes en las entradas y salidas de mercancías,
deficiente manejo de la documentación y mala ubicación de la mercancía.
59
Ítems �º 17¿ Consideras que se debe implementar un control para el manejo
de inventario en la empresa?
Cuadro �° 17 Necesidad de implementar un control para el manejo de inventario en la empresa
ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 07 100%
NO 00 00%
TOTAL 07 100%
Fuente: Mejías (2012).
Gráfico �º17Necesidad de implementar un control para el manejo de
inventario en la empresa
El 100% de las personas encuestadas señalaron que se debe implementar un
control para el manejo de inventario en la empresa. Este resultado constituye una
fortaleza para el presente estudio, debido a que el personal que labora en el
Departamento de Almacén reconociendo las debilidades presentes en la gestión de
inventarios podría colaborar con la implementación de las actividades de control que
se propondrán en este informe de pasantías. Además el sistema de control interno
contribuirá a la superación de las debilidades encontradas en el diagnóstico, entre los
cuales se destaca el correcto manejo de la documentación inherente al almacén.
60
Por otra parte, se evidencio a través de la Observación Directa mediante la lista
de cotejo que la empresa presenta en el departamento de Almacén-Inventario la
siguiente situación:
LISTA DE COTEJO
ASPECTOS EVALUADOS SI �O
Conoce la Cantidad exacta de Mercancía que se encuentra en la Empresa
Llevan un Registro de las salidas de Mercancía que se
Efectúan a diario en la Empresa
Hay una tarjeta Kardex para cada tipo de Mercancía
Esta Actualizado el Registro Contable relacionado con la
mercancía existente de la Empresa
Hacen Inventarios Periódicos de la Mercancía existente en la
Empresa
Coinciden las Salidas de Mercancía con la Facturación de la Empresa
Hay Discrepancia entre la Mercancía Registrada en el Sofware Contable y la que se encuentra físicamente en la Empresa.
Existe un Método de Valoración de Inventarios en la Empresa
Deberían Implementar un Control para el Manejo de
Inventarios en la Empresa
Autor:Mejías (2012)
61
Fase II. Descripción de las debilidades y fortalezas del proceso de almacén-
inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
Con la finalidad de diagnosticar las debilidades y fortalezas del proceso
almacén inventarios de la empresa Amal Productos, C.A. se elabora el cuadro N° 18
donde se puede realizar una comparación entre estos dos factores; tomando como
base lo obtenido a través de la aplicación de la encuesta al personal que labora dentro
del área de almacén en esta organización.
Cuadro �º 18Fortalezas y Debilidades
Fortalezas (F) F1: Elaboración de inventarios periódicos F2: Personal acorde con la implementación de un control para el manejo de inventario.
Debilidades (D) D1: Desconocimiento de la cantidad de mercancía existente en la empresa D2: Falta de conocimiento de existencia de una tarjeta kardex D3: Falta de clasificación de la mercancía en el almacén D4: Desorden en el almacén D5: Falta de control sobre la documentación D6: Falta de actualización de los registros contables D7: Discrepancias entre las existencias en el software contable y las cantidades en físico D8: Debilidades en el registro de las salidas de mercancías. D9:Descontrol en la salidas de mercancías D10: Carencia de un método para la valoración de inventarios D11:Pérdidas monetarias para la empresa D12: Afectación a la venta de mercancías
Autor:Mejías (2012)
62
4.2.3 FASE III: Diseño de Estrategias de Control Interno para optimizar el proceso de Almacén-Inventarios de la empresa Amal Productos, C.A.
A través del diagnóstico realizado y del análisis de los factores internos que
afectan a la gestión de almacén – inventarios de la empresa Amal Productos, C.A., se
desarrollan a continuación las actividades de control interno:
Las acciones a desarrollar con la finalidad de mejorar las condiciones de
almacén e inventario en la empresa Amal Productos, C.A., son las siguientes:
Actividad de Control �° 1: Definir las funciones del personal de almacén:
Funciones del Jefe del Almacén
− Es el encargado de asignar las responsabilidades del personal a su cargo
− Se encarga de la supervisión de la entrada y salida de materiales en el
almacén
− Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén.
− Elabora en conjunto con el jefe de compras la programación anual de las
adquisiciones para la dotación del almacén.
− Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén.
− Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a
la unidad de compras.
− Supervisa los niveles de existencia de inventario, tanto los máximos
permitidos cómo los mínimos
− Debe mantener actualizados los registros en el software de inventarios
− Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén.
− Supervisa la entrega de la mercancía a los clientes de la empresa.
− Realiza y/o coordina inventarios en el almacén.
− Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia.
63
− Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.
− Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
Funciones del Auxiliar de Almacén
− Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de
despacho y órdenes de entrega.
− Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén.
− Efectuar los recibos y despachos de los objetos según requisiciones y
documentos que soportan la actividad.
− Almacenar los objetos aplicando las técnicas y normas de seguridad e
higiene establecidas.
− Preparar la carga de acuerdo con su naturaleza, medio de transporte y
destino.
− Manejar los equipos y medios de transporte según normas y plan de
operación.
− Cargar y descargar los objetos según normas técnicas establecidas por la
organización.
Actividad de Control �° 2: Solicitud de Mercancías
Con la finalidad de solicitar la mercancía que permita mantener un stock en el
almacén se deben mantener los siguientes parámetros.
1. Debe mantenerse un control de los límites máximos y mínimos que se desea
mantener en la empresa para asegurar su operatividad, de acuerdo al
formato de la figura N° 3
64
AMAL PRODUCTOS , C.A. HOJA DE CO�TROL DE EXISTE�CIAS
�ombre Del
producto Código Fecha Existencia
Cantidad Máxima
Cantidad Mínima
Figura �º 3:Formato de Control de Existencias en el Almacén Autor: Mejías (2012)
2. El Jefe de almacén deberá llenar diariamente el formato de la figura N° 1,
de acuerdo a la cantidad de mercancía que se encuentra diariamente en él,
una vez finalizado el día.
3. Cuando por concepto de salidas de mercancías la existencia de un
determinado producto se aproxima a la cantidad mínima establecida, el jefe
de almacén debe solicitar ante el departamento de compras y por escrito, la
adquisición de esa mercancía, de acuerdo al formato de la figura N° 4.
AMAL PRODUCTOS , C.A.
REQUISICIÓ� DE MERCA�CÍAS
Código Descripción Marca Cantidad Requerida
Prioridad
Figura �º 4: Formato de Requisición de Mercancías Autor: Mejías (2012)
65
Actividad de Control �° 3: Elaboración de procedimientos que permitan
el control de entradas de mercancía al almacén de Amal Productos, C.A.
Con este procedimiento lo que se espera es regular las actividades que se deben
llevar a cabo para controlar las entradas de mercancía al almacén, de igual forma se
indica cuál es el personal de la empresa involucrado en esta actividad. Por lo tanto, a
continuación en el cuadro Nº 19 se muestra el procedimiento a seguir para lograr la
recepción de mercancías en el almacén, posteriormente en la figura N° 5 se indica el
diagrama que representa el procedimiento mostrado en el cuadro N° 19.
66
Cuadro �º 19Procedimiento a seguir para lograr la recepción de la mercancía Responsable Actividad Procedimiento Proveedor
Entrega de la documentación
Llega al almacén Entrega la orden de compras y la factura la jefe de almacén
Jefe de Almacén
Verificación de la mercancía
Recibe la factura y la coteja con la información contenida en la orden de compras Si no existe correspondencia
1. Le explica al proveedor los errores encontrados y no recibe la mercancía
2. Elabora un informe sobre las causas de devolución de la mercancía y envía una copia a compras.
Si existe correspondencia Recibe la factura y procede a la revisión de la mercancía: donde verificará si la misma cumple con las características que requiere la empresa.
Si todo está en orden, firma la factura y obtiene una copia de ella Si no está en orden, rechaza la mercancía que está fuera de especificaciones y recibe la factura con una nota indicando que es provisional por inconformidad en algunos de los rubros.
Gestión de los documentos
Archiva la copia de la factura en la carpeta correspondiente Envía el original de la factura al departamento de contabilidad Recibe la factura por parte del Jefe de Almacén Le indica al auxiliar de almacén que ordene la mercancía según corresponda
Auxiliar de Almacén
Recepción de la Mercancía
Recibe la mercancía desembarcada de los camiones Introduce la mercancía en el almacén Coloca la mercancía en el lugar destinado para tal fin Llena las tarjetas kardex de cada mercancía, indicando cuál es la cantidad de productos que entró. Archiva la documentación en las carpetas asignadas para tal fin
Asistente de Cuentas por Pagar
Recepción de documentación
Recibe las facturas y órdenes de compra por parte del jefe de almacén
Autor: Mejías (2012)
67
Por su parte en la figura Nº 5 se muestra el diagrama de flujo que soporta a este
procedimiento.
Figura �º 5: Procedimiento para la recepción de mercancías Autor:Mejías (2012)
68
Actividad de Control �° 4 �ormas para el Almacenamiento de
Mercancías
Los parámetros deben regir esta actividad, son los siguientes:
1. La mercancía debe ser colocada en el lugar dentro del almacén que está
destinado para tal fin.
2. Al recibir la mercancía, debe ser ingresada al software de inventarios,
con la finalidad de mantener actualizada la información que allí se
encuentra.
3. Debe existir una supervisión mensual del orden dentro del almacén.
4. Se realizará un inventario físico semestral, en los meses de enero y
agosto y se cotejará la información encontrada con las existencias en el
software administrativo de inventarios.
5. Las mercancías de mayor rotación para Amal Productos, C.A; deberán
colocarse en los lugares más accesibles; mientras que los de menor
rotación en zonas más lejanas o más altas.
6. Deberá existir en el almacén un lugar específico para los productos más
pesados, tales como juegos de recibo, juegos de comedor, dormitorios,
entre otros.
7. Toda mercancía debe estar identificada.
8. Los contenedores de mercancías (bolsas, cajas, entre otros), una vez
desocupados no deben permanecer dentro de área de almacén.
9. La mercancía debe estar almacenada por líneas: blanca, marrón, sonido,
entre otros.
69
Actividad de Control �° 5 Procedimientos para la Salida de Mercancía
del Almacén
Antes de elaborar el procedimiento es necesario señalar cuáles son los
parámetros que deben regir esta actividad:
1. El vendedor debe llenar el formulario de solicitud de mercancías
2. El cajero debe verificar que la mercancía vendida se rebaje efectivamente
del software administrativo.
3. Se debe llenar el formulario de despacho de mercancías
4. En las situaciones donde, debido a su volumen, la mercancía deba ser
retirada de los almacenes; en ese caso la salida solo se realizará si se
presenta la orden de despacho, acompañada con la factura previamente
cancelada por el cliente.
5. Al finalizar el día, los supervisores de área cotejarán los productos
vendidos, de acuerdo a factura; con las tarjetas de existencias que se
encuentran en cada producto
6. Al finalizar el día, cada vendedor o supervisor de área debe verificar que
cada mercancía permanezca en su lugar.
7. Si existiese algún producto colocado por error en otro sitio, debe ubicarse
en los espacios destinados para la misma.
Procedimiento
A continuación en el cuadro Nº 20 se muestra el procedimiento a seguir para
la salida de las mercancías cuando son productos que no se encuentran dentro del
almacén, tales como electrodomésticos o muebles en general.
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Cuadro �º 20 Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto no se encuentra dentro del almacén
Responsable Actividad Procedimiento
Cliente Adquisición de
mercancías Desea comprar un producto determinado dentro del almacén
Vendedor Verificación de existencias de
mercancías
Llena la nota de despacho y le indica al cliente que se dirija a la caja a fin de cancelar el producto
Le lleva al cajero la nota de despacho y el producto si es un electrodoméstico. Si es de mayor volumen llama a los despachadores para que ubiquen la mercancía en la puerta de despacho.
Al finalizar el día, el vendedor debe anotar en la tarjeta kardex la mercancía que ha vendido, de acuerdo a su talonario de notas de despacho.
Cajero Cobranza
Registra la mercancía en el software de caja, verificando que ha introducido el código correspondiente al producto que está cobrando.
Emite factura con copia, original para el cliente y copia para el despachador
Encargado de la Salida
Orden de Salida
Recibe el juego de facturas, coteja la información de la factura con los productos que ha adquirido el cliente.
Si existen discrepancias regresa la mercancía a caja y el juego de facturas
Si todo está correcto, firma y sella el original y la copia de la factura, entrega el original al cliente y la copia la archiva en la carpeta del día.
Autor:Mejías (2012)
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Por su parte en la figura Nº 6 se muestra el diagrama de flujo del
procedimiento a seguir para la salida de mercancías que no se encuentra dentro del
almacén
Figura �º 6: Procedimiento para la salida de mercancías cuando no está dentro del almacén Autor:Mejías (2012)
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Por su parte a continuación se muestra el procedimiento para la salida
de mercancías que se encuentran dentro del almacén
Cuadro �º 21 Procedimiento para la salida de mercancías cuando el producto se encuentra dentro del almacén
Responsable Actividad Procedimiento
Cliente Adquisición de
mercancías Desea comprar un producto determinado dentro del almacén
Vendedor Verificación de existencias de
mercancías
Llena la nota de despacho y le indica al cliente que se dirija a la caja a fin de cancelar el producto
Indica al personal de almacén que deben buscar la mercancía solicitada.
Cajero Cobranza Emite factura con copia, original para el cliente y copia para el despachador
Auxiliar de almacén
Salida de Mercancías
Recibe del cliente la copia de las facturas
Busca la mercancía solicitada
Entrega la mercancía y la copia de la factura al jefe de almacén para su revisión.
Jefe de Almacén
Verificación
De estar correcto firma y sella la factura y entrega la mercancía al cliente
Rebaja la mercancía entregada del software de inventarios.
Autor: Mejías (2012)
Por su parte en la figura Nº 7 se muestra el diagrama de flujo del
procedimiento a seguir para la salida de mercancías que se encuentran dentro del
almacén
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Figura �º 7: Procedimiento para la salida de mercancías cuando está dentro del almacén Autor: Mejías (2012)
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Actividad de control �° 6: Procedimientos para realizar el conteo de la
mercancía:
Esta actividad tiene como propósito definir los pasos a seguir para realizar el
conteo físico de la mercancía, sin embargo en primer lugar es conveniente señalar
cuáles son los parámetros que deben regir esta actividad.
1. Para realizar el conteo de la mercancía es necesario que la tienda esté
cerrada.
2. El personal involucrado debe estar constituido por los trabajadores del
almacén, el personal de compras y el de contabilidad.
3. Se hará un listado de mercancía, donde se indicará además la
ubicación que debe tener la misma dentro del almacén; esto con la
finalidad de que se realice con mayor facilidad el inventario.
4. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentre el producto
dentro de ella, encaso de electrodomésticos.
5. Para realizar el conteo de mercancía, el personal debe llevar una lista
pre – diseñada donde se encuentren todos los productos de la tienda
6. El conteo de mercancía se debe realizar cada seis (06) meses, en enero
y agosto
Procedimiento
A continuación en el cuadro Nº 22 se muestra el procedimiento a seguir para
el conteo de las mercancías en el almacén
75
Cuadro �º 22 Procedimiento para el conteo de la mercancía
Responsable Actividad Procedimiento
Jefe de Almacén
Solicitud de Inventario En los meses de enero y agosto, envía un comunicado a los departamentos involucrados
Departamento de almacén, compras y
contabilidad
Desarrollo del Inventario
Recibe el comunicado
Suspenden las actividades y proceden al contaje de mercancías
Se distribuyen la lista de verificación entre las personas asistentes al contaje de la mercancía
Cuenta la mercancía y anota las cantidades existentes en cada rubro
Verifican que las cantidades coincidan con lo establecido en el software administrativo contable
SI: finaliza el contaje para ese rubro
NO: se vuelve a contar ese rubro para verificar la cantidad
Contabilidad Informe Recibe los formatos de la contabilización de la mercancía y realiza el informe
Autor:Mejías (2012)
Por su parte en la figura Nº 8 se muestra el diagrama de flujo del
procedimiento a seguir para la contabilización de mercancías
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Figura �º 8: Procedimiento para la contabilización de mercancías
Autor:Mejías (2012)
77
Con la finalidad de que se implemente adecuadamente las actividades de control propuestas, se deben seguir los siguientes pasos relacionados con el control y la comunicación
a. Distribuir al personal de almacén los formularios propuestos para el control
de entradas y salidas de mercancías
b. Realizar minutas con los resultados obtenidos de el conteo físico de las
mercancías
c. Divulgar el contenido de los procedimientos propuestos a fin de que el
personal conozca cuál es la metodología a seguir en cada una de las
actividades que se desarrollan en el almacén.
Por otra parte es importante el monitoreo de dichas actividades, para ello se debe:
a. Comprobar al final de la semana que las notas de despacho de mercancía en el
almacén, coincidan con la facturación de la empresa
b. Comprobar mensualmente que las notas de entrada de mercancías, coincidan
con las facturas que han enviado los proveedores
c. Comprobar semestralmente que las cantidades existentes en el software de
almacén, coincidan las cantidades en físico, que hay en el almacén y en las
zonas de exhibición.
d. Establecer acciones correctivas y oportunas de cualquier desviación detectada
entre lo planificado y lo ejecutado.
78
CO�CLUSIO�ES
Una vez concluido este informe de pasantías producto del análisis e
interpretación del autor, y al finalizar el desarrollo de las fases metodológicas
relativas al control interno del almacén – inventario en la empresa Amal Productos,
C.A., se llegan a las siguientes conclusiones:
1. El personal desconoce cuál es la cantidad exacta de mercancía que se
encuentra en los almacenes de la empresa por lo que se infiere que no hay
un control de las existencias en la empresa.
2. Además no todas las personas conocen de la existencia de una tarjeta kardex
en la empresa lo que ha facilitado el descontrol en las entradas y salidas de
mercancías en el almacén de esta empresa.
3. La mercancía no está clasificada, ni ubicada en su lugar dentro del
almacén, esto ha ocasionado tardanzas en la entrega de mercancías a los
clientes de la empresa
4. Existen debilidades en el control de la documentación inherente a la gestión
que se realiza en el almacén.
5. Desde el punto de vista contable, se encontró que no existe el conocimiento
por parte de todo el personal inherente a la gestión del almacén sobre la
actualización de los registros contables.
6. No todo el personal interviene en la elaboración de inventarios periódicos
dentro de la empresa
7. Además desde el punto de vista de gestión de la documentación, se pudo
indicar que existen discrepancias entre la mercancía encontrada en el
software contable y las que se encuentran físicamente en la empresa.
79
8. Se encontraron debilidades en el control de las salidas de productos en el
almacén, tales como registros de las salidas y facturación de productos
dentro de la empresa.
9. Por lo anterior expuesto, no existe un sistema de control interno que
permitiera controlar las actividades que se desarrollan en almacén.
10. Este control interno se desarrollaron seis (06) actividades de control
dirigidas al control de la mercancía que entra y sale del almacén, así como
para la elaboración y valoración de inventarios.
80
RECOME�DACIO�ES
Con la finalidad de llevar a cabo de forma exitosa las actividades de control
inherentes al control de inventarios, se recomiendan las siguientes acciones:
1. Realizar inventarios semestrales en la empresa y cotejar el conteo físico con
lo que se encuentra en el reporte encontrado en el sistema de inventarios
existente en la empresa, debe existir además luego de ese contaje físico, un
control mensual de las existencias, cotejando semanalmente las facturas
emitidas con las notas de salidas emitidas desde el almacén.
2. Mostrar a todos los trabajadores del almacén el modelo de la tarjeta kardex
existente en sus almacenes, y proporcionarles la capacitación que se
requiere para llenarlas apropiadamente, destacando la importancia que esta
acción tiene para el control de la mercancía.
3. Implementar un programa de orden y limpieza en los distintos almacenes
que posee la empresa Amal Productos, C.A., a fin de procurar que cada
producto se encuentre en el lugar que se destinó para tal fin.
4. Mantener un control estricto de la documentación inherente a la gestión del
inventario.
5. Mantener una comunicación directa, constante y efectiva con el personal
que labora en el departamento de contabilidad, con la finalidad de mantener
al día los registros contables.
6. Involucrar a todo el personal del almacén, compras y contabilidad en el
contaje físico de la mercancía que se encuentra en el almacén.
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7. Semanalmente cotejar la información que se encuentra en el software de
inventarios, con la información física evidenciada a través de las facturas y
las notas de salida del almacén.
8. Crear la cultura que toda la salida del almacén sea registrada en los
formatos destinados para tal fin, formatos que debe tener la firma del jefe de
almacén, el sello y la fecha de salida de esa mercancía del almacén.
9. Implementar todas las actividades de control propuestas en este informe de
pasantías.
82
REFERE�CIAS
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85
A�EXOS
86
A�EXO �°1
CUESTIO�ARIO
Items CRITERIO SI �O
1 ¿Tiene usted conocimiento de la cantidad exacta de mercancías que se encuentra en la empresa?
2 ¿Existe una tarjeta kardex para cada tipo de mercancías?
3 ¿Se encuentra clasificada la mercancía dentro del almacén?
4 ¿La mercancía se encuentra en el lugar que se ha destinado de acuerdo a su tipo?
5 ¿La mercancía de menos circulación se encuentra ubicada en los lugares menos accesibles dentro del almacén?
6 ¿Existe control de la documentación que se maneja en el almacén?
7 ¿El registro contable relacionado con la existencias en la empresa, se encuentran actualizados?
8 ¿Se realizan inventarios periódicos de las mercancías existentes en la empresa?
9 ¿Existen discrepancias entre las cantidades de mercancías que se encuentran registradas en el software contable y lo que se encuentra físicamente en la empresa?
10 ¿Se lleva un registro de las salidas de mercancías que se efectúan a diario en la empresa?
11 ¿Las salidas de mercancías coinciden con la facturación de la empresa?
12 ¿Las entradas de mercancías coinciden con la facturación que
87
envían los proveedores?
13 ¿Existe en la empresa un método de valoración del inventario?
14 ¿Consideras que el manejo actual del inventario ha traído pérdidas monetarias para la empresa?
15 ¿La venta de mercancías se ha visto afectada por el manejo actual del inventario?
16 ¿Consideras que existe desorganización en la empresa respecto al manejo del inventario?
17 ¿Consideras que se debe implementar un control para el manejo de inventario en la empresa?