estrategia de rendiciÓn de cuentas 2016 - … · ley 489 de 1998, artículo 33: relacionado con...

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Código: E-OT-024 - Versión: 1- Fecha: mayo 03 de 2016

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www.apccolombia.gov.co

ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS 2016

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3

2. OBJETIVOS ................................................................................................................ 4

2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 4

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................... 4

3. NORMOGRAMA ......................................................................................................... 5

4. RESPONSABLES ...................................................................................................... 6

5 ETAPAS DE FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA ............................................ 7

5.1 INSUMOS ............................................................................................................... 8

5.2 EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN............................................................................22

5.3 EVALUACIÓN Y MONITOREO....................................................................................23

6 CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................................25

7 ANEXOS ....................................................................................................................................26

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1. INTRODUCCIÓN Por rendición de cuentas se entiende el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas, en la cotidianidad del servidor público. A través de este documento se busca brindar un marco de referencia para que la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC-Colombia, adoptando la Rendición de Cuentas como una expresión de control social, y como un proceso permanente de interlocución y diálogo con los Grupos de interés. La estrategia está enmarcada en dar cumplimiento a las Políticas del Departamento Nacional de Planeación soportada en el Conpes 3654 “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos”, que busca generar mejores esquemas de articulación y coordinación de las diversas acciones, para el mejoramiento de la gestión en el servicio a los Grupos de Interés.

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2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL

Efectuar un proceso de rendición de cuentas y promover la participación ciudadana permanente con actividades que permitan evidenciar la transparencia y el Control Social de APC-Colombia. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Suministrar información sobre la gestión de la entidad y sus resultados, con

calidad y en un lenguaje claro por diferentes canales de comunicación en donde están definidos página web, redes sociales, twitter, entre otros.

• Establecer espacios de diálogo y retroalimentación de los Grupos de Interés para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión.

• Promover comportamientos institucionales conducentes a buenos procesos de rendición de cuentas e incentivar a los servidores públicos y ciudadanía a participar del ejercicio de la rendición de cuentas.

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3. NORMOGRAMA

Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 356. https://www.ramajudicial.gov.co/documents/10228/1547471/CONSTITUCION-Interiores.pdf/8b580886-

d987-4668-a7a8-53f026f0f3a2 Ley 489 de 1998, artículo 33: relacionado con las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=186 Ley 850 de noviembre 18 de 2003. Por medio de la cual se reglamenta las veedurías.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10570 Conpes 3649 de marzo 15 de 2010: Política Nacional de Servicio al Ciudadano

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3507_documento.pdf Conpes 3654 de abril 12 de 2010: Política de Rendición de Cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos.

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3651_documento.pdf Decreto 2482 de diciembre 03 de 2012: “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.

http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-3581.html Decreto 124 de enero 26 de 2016: Plan Anticorrupción. http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20124%20DEL%2026%20DE%20ENER

O%20DE%202016.pdf

Ley 1757 del 06 de julio de 2015: Promoción y protección del derecho de la participación democrática.

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/normativa/leyes/Documents/LEY%201757%20DEL%2006%20DE%20JULIO%20DE%202015.pdf

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4. RESPONSABLES

En materia de Rendición de Cuentas, las responsabilidades son:

o El Director General: Orientar la estrategia de rendición de cuentas.

o Grupo con funciones de Planeación. Articular la formulación de la Estrategia de rendición de cuentas.

o Grupo con funciones de Comunicaciones. Construir mensajes claros,

sencillos y oportunos sobre la gestión de APC-Colombia, de manera que sean comprendidos por todos los grupos de interés, teniendo en cuenta los canales, herramientas y medios de información más adecuados. Así como también, hacer la revisión y edición del informe final de rendición de cuentas a partir de la información que entregan las áreas.

o Control Interno. Verificar la implementación de la Estrategia de

Rendición de Cuentas y aplicar la encuesta de la evaluación general de la audiencia pública de rendición de cuentas, cuando haya lugar a la misma.

o Todo el personal de la entidad: Dar cumplimiento a la Estrategia de

rendición de cuentas, en lo que compete a cada quien y a entregar la información para los diferentes reportes que hace la entidad.

o Grupo con funciones de Sistemas. Dar soporte al tecnológico a los

eventos de rendición de cuentas y generar las plantillas de la página Web con las cuales se encuesta a la población y se recauda la información para la audiencia pública.

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5 ETAPAS DE FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA1

Las etapas de la estrategia son:

Cronograma

1Manualúnicoderendicióndecuentas.

• Diagnós:co.Estadoderendicióndecuentasenlaen:dad.• Caracterizaciónciudadanosygruposdeinterés.• Consultarnecesidadesdeinformación.• Capacidadopera:vaydisponibilidadderecursos.

Insumos

• Establecerobje:vo,metaseindicadores.• Diseñodeaccionesparadivulgarlainformaciónenlenguajecomprensible.• Diseñodeaccionesparapromoveryrealizareldiálogoy• Diseñodeaccionesparagenerarincen:vos.

Diseño

Ejecucióneimplementación

• Evaluacióndecadaacción.• Evaluaciónestrategiaenconjunto.• Informederendicióndecuentasgeneral.• Evaluacionesexternas.

Evaluaciónymonitoreo

10deabrila30abrilEncuestaparadefinirelcontenidodeHangout

14deabrila10demayoDifusióndeinformación

1deabrila10mayoDifusióninformede

gestión

15Marzoa8deAbrilPreparacióndeestrategiade

rendicióndecuentas

10demayoa10dejunioDifusiónderespuestasa

interrogantes

10demayoa10dejunioEvaluacióndela

estrategiaderendicióndecuentas

10deabrila10demayoActivacióndecorreoelectrónicopara

preguntas

10demayoHangout

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5.1 INSUMOS

5.1.1 Diagnóstico: APC-Colombia rindiendo cuentas A continuación se presenta un resumen desde el año 2010 sobre la manera en que se llevaron a cabo las rendiciones de cuentas, teniendo en cuenta los asistentes y los contenidos. 2010: La política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos, establecida en el Conpes 3654 (anexo), no hizo alusión a las redes sociales. 2011: Mediante Decreto 4152 de noviembre 03 de 2011, se creó APC-Colombia. 2013: El 29 de Enero de 2013, se llevó a cabo la primera de rendición de cuentas sobre la gestión del año 2012 a través del mecanismo virtual, logrando interacción con 88 personas. Igualmente APC-Colombia venía realizando rendiciones de cuentas permanentes en diferentes escenarios, tales como los comités territoriales de cooperación propios del Sistema Nacional de Cooperación, así como en la página web y las redes sociales en las que los ciudadanos podían consultar diariamente los logros y el cumplimiento de la gestión institucional de la entidad. Para facilitar la identificación, evidenciar el ejercicio, y el fortalecimiento de las acciones de transparencia y eficiencia de la agencia, creó un sello que identifica la información que hace parte de la “Rendición de Cuentas” permanente de la entidad.

2014: Aunque el medio virtual ya cobraba fuerza para dicha vigencia el Manual Único de Rendición de Cuentas se refirió a las redes sociales como mecanismos virtuales de consulta y dialogo y como una nueva opción en nuevas tecnologías para las entidades, la audiencia pública de rendición de cuentas de la entidad sobre la gestión 2013 se realizó en forma presencial el viernes 14 de marzo de 2014, con una asistencia de 51 personas. 2015: Durante este año, la audiencia pública de rendición de cuentas se hizo nuevamente de forma presencial el viernes 20 de marzo de 2015, con una asistencia de 50 personas a pesar de que La Estrategia de Gobierno en Línea estableció las redes sociales como un canal de interacción inmediata y permanente que facilita los

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ejercicios de participación, la construcción de agenda, la evaluación y resolución de inquietudes. Con base a los niveles de asistencia de estos años es de resaltar que hasta el momento la asistencia presencial (2014 y 2015) no ha sido tan representativa como

la virtual (2013).

Gráfica de distribución de asistencia a Rendición de cuentas APC-Colombia 2013 – 2014 y 2015.

Este mismo año, el Reporte del Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión – Furag 2, indicó frente a la rendición de cuentas del sector la puntuación de la APC-Colombia calificándola para el año 2013 con 63 puntos y 76 para el año 2014 en una escala de 1 a 100. (Ver anexo B y C), mientras que el Índice de Transparencia Nacional - ITN, correspondiente al periodo 2013-2014, ubicó a la APC-Colombia en el marco de la evaluación de 85 entidades nacionales en el puesto vigésimo primero al obtener un índice de 61.3 en un nivel de riesgo medio. (Ver anexo D y E)Finalmente, en el anexo F y G presenta las acciones de la estrategia de Rendición de Cuentas3 de la vigencia inmediatamente anterior.

Con base en estos datos y en aras de fomentar la mayor participación de la ciudadanía en la rendición de cuentas del presente año y tener mayor impacto con la información y el dialogo con la ciudadanía, la rendición de cuentas se realizará bajo la metodología de un Hangout4 con el que se pretende facilitar la comunicación de todas las partes interesadas en la entidad y contar con mayor interacción con las partes. 2Establecido en el Manual Único de Rendición de Cuentas, expedido por el Comité de Apoyo Técnico de la Política de Rendición de Cuentas.3 Compromiso previsto en Furag. 4HangouteslaherramientaqueofreceGoogleparalarealizacióndevideoconferenciasendirectoatravésdesuredsocialenGoogle+,canaldeYoutubeopáginaweb.

88

51 50

0

20

40

60

80

100

2013 2014 2015

Asistenciaaaudienciaspúblicas

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5.1.2 Caracterización de grupos de interés5 Para definir esta caracterización, se puede anotar que APC-Colombia se encuentra en esta definición, gracias al proceso de certificación de calidad. Una vez se tengan aprobada esta caracterización se podrán precisar las características puntuales.

DISEÑO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS

5.1.2.1 Objetivo, Meta, Indicadores.

Objetivo: Efectuar la rendición de cuentas y promover la participación ciudadana permanente con actividades que permitan evidenciar la transparencia y el Control Social de APC-Colombia. Meta: Aportar a la rendición de cuentas en diferentes escenarios o canales para contar con mayor participación de la ciudadanía. Indicadores:

- Número de eventos y publicaciones relacionados con rendición de cuentas de la entidad.

- Número de asistentes al Hangout. - Número de visitantes a la Web de APC-Colombia.

5.1.2.2 Acciones de información6.

La información se refiere a la disponibilidad, exposición y difusión de los datos, estadísticas, documentos, informes, etc., sobre las funciones a cargo de la institución o servidor, desde el momento de la planeación hasta las fases de control y evaluación. El Conpes 3654 de 2010 que establece la política de rendición de cuentas a la ciudadanía por parte de las entidades del sector de la rama ejecutiva determina para la Información los criterios de calidad y publicidad garantizando mediante su difusión por diversos medios, el conocimiento de todos y con ello el logro de la transparencia del sector público.

5 Contiene las variables establecidas en la Guía para la caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés expedida por el Departamento Nacional de Planeación en 2014 y retomada en la versión 2015 del Modelo de Gobierno en Línea 6Este componente se apoya en lo contenido en la Política de Comunicaciones (DG-D-017).

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En este mismo documento se establecen las etapas del proceso de la Información en el que diversas entidades del orden nacional contribuyen a su consolidación. Para el caso de APC-Colombia las acciones de información estarán enmarcadas en las publicaciones que se hacen en la página Web de la entidad. Bajo los lineamientos anteriormente expuestos a continuación se presenta el cronograma de los meses de abril y mayo donde se realizarán las actividades pertinentes a estrategia de rendición de cuentas de APCP-Colombia para el presente año. Publicaciónenredessociales

Objetivoestratégico Tema Publicación

Introducción

APC-Colombiarendirácuentas 14Abril2016¡Yaestádisponibleelinformedegestión2015! 14Abril2016Cartadeldirector-frase1 15Abril2016¿QuéesAPC-Colombia?-HojadeRuta 15Abril2016Cartadeldirector-frase2 16Abril2016Datosdemográficos 16Abril2016Resaltartrabajovoluntariado 17Abril2016

FocalizarydinamizarlacooperacióninternacionalquerecibeColombia

Cifra:losquerecibióColombiadeCI 17Abril2016RecursossegúnlaHDRdelacooperacióninternacionalycooperantes 18Abril2016CONPES3850"ColombiaenPaz" 18Abril2016Marcosprogramáticosde11AgenciasdelasNacionesUnidas 19Abril2016Presenciaenterritoriode154proyectos 19Abril2016ColombiaSostenible 20Abril2016Mecanismosdecoordinación 20Abril2016Contrapartidas 21Abril2016Donacionesenespecie 21Abril2016

Compartirconocimientodevalorconpaísesendesarrollo

InversiónenCooperaciónSur-Sur/Regiones 22Abril2016Principalesentidades 22Abril2016Proyectos/ProsperityMakers 23Abril2016Proyectos/Rutasdeaprendizaje 23Abril2016Proyectos/PrototiposRobóticospararehabilitación 24Abril2016Proyectos/Clayuca 24Abril2016

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BalancedeCooperaciónSur-Sur 25Abril2016

Objetivoestratégico Tema Publicación

Visibilizarlosresultadosdelacooperacióninternacional

Redessocialesypáginaweb25Abril2016

Noticiasdestacadas-Collage 26Abril2016

Notasenmedios-Collage 26Abril2016

Consolidaruna

APC-Colombiaapasionadayefectiva

Ejecuciónpresupuestal-Propios/Nación 27Abril2016Proyectosdeinversión 27Abril2016Jornadasfortalecimientodeclimaculturaorganizacional 28Abril2016Mediciónclimaorganizacional 28Abril2016CapacitaciónAuditoríaenCalidad 29Abril2016Nuevasede 29Abril2016Cíclope 30Abril2016

Lomásdestacadodel2015

EleFocalae 30Abril2016HojadeRuta 01Mayo2016Contrapartidas 01Mayo2016EnergíasRenovables 02Mayo2016AgroLAC2025 02Mayo2016MetodologíaART 03Mayo2016ODS 03Mayo2016

¿Quésevieneparael2016

Certificacióndecalidad 04Mayo2016CooperaciónSur–Sur 04Mayo2016RoldeAPC-Colombiaenelposconflicto 05Mayo2016Contrapartidas2016 05Mayo2016TripleA 06Mayo2016

Aliados Aliados 06Mayo2016

¿QuédicendeAPC-Colombia?

RodrigoCalderón 07Mayo2016YeisullyTapias 07Mayo2016IvánDiago 08Mayo2016AgroLAC2025 08Mayo2016

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Hangout 10Mayo2016 5.1.2.3 Acciones de diálogo

El diálogo se refiere a la sustentación de las acciones, a la presentación de los diagnósticos y las interpretaciones, a la exposición de los criterios utilizados para tomar las disposiciones, e implica, por tanto, la existencia de diálogo y la posibilidad de incidencia de otros actores en las decisiones a tomar. Las acciones de diálogo se darán en los eventos en los cuales hace presencia la entidad y que permitan tal acción. Quien esté a cargo del evento o actividad en terreno suministrará información sobre los diálogos que se presentan durante estas actividades. La atención personalizada que se hace en la entidad tiene el componente de diálogo y por tanto se incluirá la rendición de cuentas en la medida que sea posible y en concordancia con los temas tratados. Serán registradas por la Dirección Administrativa y Financiera en los temas de atención ciudadana. De acuerdo con el documento CONPES 3654 de 2010, la rendición de cuentas es un proceso y una relación de doble vía entre el gobierno, los ciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestión pública, como resultado está compuesto por tres elementos centrales donde DIALOGO es uno de estos.

En nuestra Estrategia de rendición de cuentas implementaremos acciones de dialogo intranet o red de comunicaciones con la ciudadanía, por consiguiente aprovecharemos las herramientas de comunicaciones externas, redes sociales, programación de visitas a territorios, mecanismos de coordinación y hangout.

5.1.2.3.1 Comunicaciones externas

Las comunicaciones externas son aquellas dirigidas a nuestros clientes, aliados, medios de comunicación y en general, las que impactan a toda la sociedad.

5.1.2.3.1.1 Vocero para medios de comunicación

El Director General de la APC-Colombia es el vocero ante los medios de comunicación. En caso de que por alguna situación se requiera, el Director General

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podrá asignar a un vocero alterno, pero se recomienda que sea solo en casos extraordinarios. El vocero debe:

• Ser capacitado previamente para hablar de APC-Colombia y debe tener total conocimiento de la temática por la que se le está contactando.

• Hablar con certeza y no especular. • No permitir que lo obliguen a decir lo que no quiere decir. • En caso de no conocer una respuesta, debe admitirlo, afirmando que es “un

tema que está en proceso o se está investigando”. • Mantener una actitud tranquila, amable y servicial. No mostrarse nervioso ni

abrumado. • No sentirse obligado de responder preguntas que no son de su competencia.

No perder de foco el objetivo a comunicar. • Al igual que a la prensa, se debe informar sobre el tema también a la

audiencia interna (empleados, consejo directivo y posibles aliados involucrados), con el fin de evitar daños por rumores o desinformación.

• No asumir una posición personal, pues será tomada como la posición de la Agencia.

5.1.2.3.1.2 Canales y piezas de comunicación externa

Todos los canales y las piezas de comunicación externa deben incluir la información de contacto y la imagen corporativa de la APC-Colombia, es decir el logo con su uso adecuado y los colores corporativos, tal como lo estipula el manual de imagen de la APC-Colombia.

Contamos con los siguientes canales de comunicación externa:

o Página web: es el medio digital por excelencia y el principal canal de comunicación de la Agencia. Para explotar su potencial y alcance es necesario su actualización y el rediseño; la propuesta para esto está en el documento Propuesta actualización página web 2015. Cada año se hará una propuesta basado en las necesidades de actualización de la página web de APC-Colombia. El enfoque editorial de los contenidos de la página web se define en general por las 3 prioridades de la Hoja de Ruta: construcción de paz, medio ambiente y sostenibilidad, y desarrollo rural sostenible. Sin

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embargo, las secciones de la página web dan la pauta para la elaboración de otros contenidos relevantes. La página web de APC-Colombia genera contenido informativo de manera innovadora e interactiva, además hace análisis de los proyectos en los que trabaja con el objetivo de resaltar resultados e historias de vida detrás de cada uno. Tiene en cuenta diferentes puntos de vista y prefiere la participación de sus aliados estratégicos mediante testimoniales o entrevistas a la hora de dar cuenta de sus logros (no egocentrismo).

o Comunicados de prensa: pieza de comunicación escrita dirigida a medios de comunicación con el propósito de dar a conocer información relevante de la gestión de APC-Colombia y conseguir una publicación. Se envía por correo electrónico a partir de la base de datos creada por el equipo de Comunicaciones a los periodistas de periódicos, revistas, emisoras de radio, canales de televisión así como a medios online. En el comité de comunicaciones se definirán los contenidos más apropiados para generar free-press.

o Boletín: documento que busca informar a nuestros grupos de interés y dar mayor visbilidad a noticias, historias de cooperación, eventos y actividades que realice la Agencia y nuestros aliados. Es importante definir los contenidos de este Boletín de acuerdo a las audiencias, se debe usar el análisis de la BBDD para definir los boletines que se dirigen a cada audiencia.

§ Extensión: 1 hoja con links a página web § Periodicidad: mensual § Responsable: el asesor de comunicaciones define los temas que

se van a incluir previamente en el comité de comunicaciones y coordina su elaboración y envío con el equipo de comunicaciones (periodista, diseñador y web master).

§ Destinatarios: todos los inscritos para recibir nuestro boletín y aliados estratégicos.

o Calendario de eventos: este espacio busca informar a la sociedad civil y a nuestras audiencias en general sobre las actividades en las que la APC-Colombia participa.

§ Extensión: cada entrada indica nombre del evento, fecha, ciudad, descripción, audiencia y un párrafo que contextualiza la labor y/o participación de APC-Colombia en dicho evento.

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§ Periodicidad: se actualiza de acuerdo al Cronograma que maneja Comunicaciones con las Direcciones.

§ Destinatarios: todos las audiencias.

o Material de mercadeo impreso y digital: piezas impresas y digitales con contenido general sobre APC-Colombia o alguno de sus proyectos. El objetivo es posicionar a la Agencia a través de información clara y que evidencie resultados. Este material se desarrolla en la medida en que exista presupuesto y/o un aliado que financie su desarrollo.

o Campaña: se propone desarrollar una campaña de comunicación institucional para la APC-Colombia a partir de los lineamientos dados por la estrategia de marca. El objetivo es posicionar a la Agencia como institución, visibilizar su gestión a través de resultados y generar interés tanto en el sector de la cooperación, como en la sociedad civil.

5.1.2.3.2 Redes Sociales

Esta herramienta procura divulgar a través de redes sociales los temas relevantes del trabajo y gestión de APC-Colombia así como los eventos y actividades en los que la Agencia participa para así aportar al posicionamiento y la visibilidad de la Agencia.

El uso de redes sociales es un componente vital de la política de comunicaciones, su uso debe hacerse de manera alineada a esta y sus contenidos deben ser siempre validados con las áreas y los contenidos previamente aprobados al interior de la Agencia.

Por esto el propósito es:

• Posicionar a la APC-Colombia como la organización que lidera la cooperación internacional para Colombia y para el mundo y a través de la cual se logra aumentar el beneficio de la cooperación para el desarrollo en línea con los objetivos del País.

• Crear una comunidad de la APC-Colombia en la que se vean representados nuestros socios estratégicos, ejecutores, otras entidades de cooperación y otras organizaciones del gobierno con las que trabajamos.

• Articular contenidos de cooperación internacional relacionados con los temas de construcción de paz, desarrollo rural sostenible y medio ambiente y sostenibilidad.

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• Informar a la ciudadanía sobre herramientas de la cooperación internacional que produce la Agencia (modulo Buenas Prácticas, modulo Contrapartidas, modulo Becas y Convocatorias).

5.1.2.3.2.1 Cuentas de redes sociales

• Twitter: esta red social se usará principalmente para informar sobre eventos y/o actividades en las que APC-Colombia participa y se hará a manera de noticia. Twitter es una red social mucho más técnica, el contenido que se comparte es mucho más serio y concreto que el de otras redes y sus principios son la actualidad, la inmediatez y la brevedad. Por esta razón, es el medio principal para comunicarnos con nuestros aliados estratégicos y medios de comunicación para posicionarnos como la organización que lidera la cooperación internacional para Colombia y para el mundo. A través de Twitter se publicarán contenidos informativos cortos siempre incluyendo un Hashtag (#), nombrando a otros perfiles involucrados (@), con un link a la página web de la Agencia, foto y/o video.

• Facebook: a diferencia de Twitter, esta red social está dirigida principalmente al ciudadano y trata temas más ligeros. Sin embargo, también están presentes aliados estratégicos, por lo que debemos mantener la seriedad que una entidad de Gobierno debe proyectar. A través de Facebook compartiremos temas que ameriten ser más explicativos y en lo posible todas las publicaciones deben contener una foto, video, imagen o link a la página web de APC-Colombia.

• Otras redes y herramientas en Internet:

o YouTube: los contenidos que más se comparten y más efectividad tienen en redes sociales son los videos. Es clave para la Agencia empezar a producir más videos acerca de su gestión y la de sus aliados con el objetivo de mejorar la calidad de contenido en esta red y tener material para compartir en otras redes.

o Flickr: se plantea crear una cuenta en Flickr que sirva como galería de imágenes de la Agencia, ordenada por eventos y que contenga la información básica. Para uso interno y como herramienta para

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compartir imágenes con medios de comunicaciones y aliados estratégicos.

o Instagram: la idea es abrir una cuenta que se dedique puntualmente

a compartir fotos sobre los eventos en los que participa la Agencia y los Memes con mensajes claves que ayuden a posicionarnos. Los videos de 15 segundos en Instagram son claves en el caso de tener campañas o actividades para difundir.

o Linkedin: esta red social une a los profesionales y empresas del mundo y con el auge del tema de la sostenibilidad y el medio ambiente, existen muchos grupos de discusión sobre el tema. Es importante abrir una cuenta para empezar a analizar la red e identificar oportunidades de participación. Así mismo, puede ser una herramienta para el acercamiento a empresas privadas y para el posicionamiento de la Agencia como opción de empleo.

o Wikipedia: se debe crear un artículo corto y explicativo sobre la APC-Colombia que sirva de herramienta para quienes hasta ahora nos están conociendo.

o Google alerts: esta herramienta permite definir palabras claves que sean relevantes para la Agencia con el fin de recibir informes diarios de lo que se encuentra en Google al respecto. Mediante esta estrategia se puede hacer seguimiento a menciones de la APC-Colombia en otros medios y páginas web. 7

5.1.2.3.2 Programación de visitas a territorios COL-COL

Propuestas formuladas o en proceso de formulación para ejecución en 2016 Hasta la fecha, los Col-Col identificados y/o formulados se llevarán a cabo en las siguientes zonas geográficas prioritarias en el postconflicto:

• Montes de María • Urabá • Huila • Tolima

7APC-COLOMBIA (2016), Política Comunicaciones

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• Nariño • Caquetá • Chocó • Meta

Se debe tener en cuenta que la ubicación geográfica de los proyectos Col-Col es distinta a la cobertura geográfica de los mismos, ya que, por ejemplo, en el Col-Col de los Montes de María participan organizaciones de todo el caribe colombiano, incluido San Andrés y Providencia, que van a Sincelejo y a sus alrededores para aprender sobre las experiencias de la Red Montemariana. Asimismo, en el Col-Col que se realiza en Nariño, acuden todas las agencias de desarrollo local del país, que cubren más de 15 departamentos del país.

Propuestas Col-Col 2016

Líderes del intercambio Público objetivo Áreas temáticas Fecha tentativa

Agencia de Desarrollo Local (ADEL) / Programa de Desarrollo y Paz de Nariño

Agencias de Desarrollo Local de Boyacá, Antioquia, Chocó, Santander, Cesar, Cauca, Arauca y Valle del Cauca

Sistemas Productivos Locales Experiencia Alianza Hortofrutícola del Sur (ALSUR) en reducción de intermediaciones en la cadena productiva.

Mayo 2016

Programa de Desarrollo y Paz (PDP) Magdalena Centro

Programa de Desarrollo y Paz (PDP) CaquetáPaz

● Participación y Veedurías Ciudadanas en procesos de desarrollo local

● Agendas ambientales

Mayo 2016

Fundación Red de Desarrollo y Paz de los Montes de María

Programas de Desarrollo y Paz del Caribe

● Convivencia y Reconciliación: memoria histórica, Derechos Humanos y Construcción de Cultura de Paz

Mayo 2016

Programa de Desarrollo y Paz de Huila y Piedemonte Amazónico

Actores territoriales de Huila y Tolima

● Construcción de Paz ● Desarrollo Rural Sostenible. ● Educación para la Paz

Mayo 2016

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SIRAP- SISTEMA REGIONAL DE ÁREAS PROTEGIDAS DEL CARIBE

Actores territoriales del Caribe

● Conservación y Sostenibilidad Ambiental

Junio 2016

Escuela Judicial Rodrigo Lara y Jueces de Paz. Transferencia de la experiencia de jueces de paz de Santander.

Líderes comunales,

presidentes de juntas de acción comunal, estudiantes de colegios, habitantes del sector rural. Jueces de paz de meta y conciliadores.

● ● Replicar las experiencias

exitosas ● En los territorios

involucrando a otras entidades del nivel nacional y regional de tal forma que se maximice el impacto de las estrategias

Abril 2016

Jóvenes de Urabá y Montelíbano, con el apoyo de Comfenalco

Jóvenes de Montelíbano

Pro Promover el diálogo y la integración entre pares locales del sistema de promoción y empleabilidad juvenil de Urabá (Antioquia) y Montelíbano (Córdoba), en torno a metodologías para enfrentar desafíos comunes y brechas existentes en el mercado laboral

Abril 2016

Grupo Territorial ACR Caquetá

Grupo Territorial ACR Norte de Santander, Cauca, comunidades de base, organizaciones comunitarias

● Construcción de paz ● acompañamiento y

atención a personas en proceso de reintegración

Mayo 2016

Grupo Territorial Antioquia- Grupo Territorial ACR Meta,

● Construcción de paz ● acompañamiento y Mayo

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Chocó DAICMA atención a personas en proceso de reintegración

2016

Grupo Territorial Tolima

Grupo Territorial ACR Caquetá, Comunidades receptoras

● Empoderamiento de los grupos territoriales de los contenidos y metodologías de las diferentes estrategias y buenas prácticas implementadas.

Junio 2016

Grupo Territorial Meta –Orinoquía

Grupo Territorial ACR Eje Cafetero, Putumayo, Cauca, comunidades indígenas, organizaciones sociales, comunidades receptoras

● Empoderamiento de los grupos territoriales de los contenidos y metodologías de las diferentes estrategias y buenas prácticas implementadas.

Junio 2016

Grupo Territorial Eje Cafetero

Grupo Territorial ACR Santander, empresarios locales , organizaciones sociales, gremios

● Replicar las experiencias exitosas en los territorios involucrando a otras entidades del nivel nacional y regional de tal forma que se maximice el impacto de las estrategias

Julio 2016

Pescadores en el alto Chocó en alianza con restaurantes, supermercados y distribuidores de pescado en Bogotá y Medellín. Apoyados por Fundación Mar Viva.

Acandí y otras comunidades del pacifico.

● Intercambio de conocimientos entre comunidades.

Julio 2016

Fuente: Documento Ejecutivo COL-COL 2016

* Es posible que las fechas estimadas cambien

2. Mecanismos de coordinación

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De acuerdo a la dinámica de cada mecanismo según la hoja de ruta: desarrollo rural, sostenibilidad ambiental y construcción de paz, tienen previsto tener reuniones con cooperantes por lo menos 10 veces en el año.

3. Hangout 2016

Utilizando esta herramienta aspiramos aumentar el rendimiento en la rendición de cuentas, considerándolo como un espacio de apoyo en la comunicación entre las partes interesadas.

d) Acciones de incentivo Se trata de la existencia de mecanismos de corrección de las acciones, de estímulo por su adecuado cumplimiento, o de castigo por el mal desempeño. 5.2 EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN

5.2.1 Generalidad La rendición de cuentas se desarrollará de conformidad con los lineamientos y requerimientos que se describen en la Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Decreto 2482 de 2012, “Por la cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, que contiene, entre otros, los siguientes compromisos:

- Se tienen en cuenta elementos orientadores sobre atributos de la información que se presenta a los ciudadanos y a los servidores públicos al interior de la entidad.

- Las acciones para fomentar el diálogo aplica no solo entre ciudadanos, grupos de interés, sino entre las mismas entidades del Estado.

- La audiencia pública es uno de los mecanismos o herramientas que se pueden definir para fortalecer ese principio. Se realizará cuando la administración lo considere conveniente y oportuno8.

- Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la entidad

- Acciones de Información a través de la utilización de medios de comunicación propios, masivos, regionales, locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma.

8 Ley 489 de 1998, artículo 33.

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- Acciones de Información por medio de la utilización de tecnologías de la información y comunicación para facilitar el acceso a ésta.

- Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados.

- Acciones de diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas.

- Acciones de Incentivos. - Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas. - Realización de la Convocatoria a eventos definidos. - Con el fin de lograr el diálogo sobre la gestión y sus resultados en la rendición de

cuentas, la Agencia promueve la participación de organizaciones sociales y actores representativos de diferentes sectores de la sociedad, poblaciones y de la ciudadanía en general, en el proceso de rendición de cuentas, para ello debe convocar ampliamente a los grupos de interés identificados a participar en los eventos y reuniones de rendición de cuentas.

- Elaboración y publicación de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendición de cuentas.

- Evaluación individual de las acciones de Rendición de Cuentas. - Elaboración del documento de evaluación del proceso de Rendición de Cuentas - Con base en las acciones ejecutadas la Agencia elaborara un documento de la

estrategia del de Rendición de Cuentas, debe estar en un documento que debe ser divulgado a los actores identificados y a la ciudadanía en general y se constituirá en la última acción de la estrategia para la vigencia. Este documento debe ser publicado en el mes de diciembre y se difundirá por medios físicos y electrónicos.

5.3 EVALUACIÓN Y MONITOREO

5.3.1 Evaluación de cada acción. El responsable de cada encuentro o publicación hará el análisis individual de los resultados.

5.3.2 Evaluación estrategia en conjunto. Las oficinas con funciones de Comunicaciones, Planeación y Servicio al Ciudadano, harán un análisis de los consolidados de las publicaciones y eventos de diálogo de la vigencia, según corresponda.

5.3.3 Informe de rendición de cuentas general. Derivado del ejercicio de audiencia pública de rendición de cuentas se generará un informe que será puesto a disposición de los interesados a través de la página Web.

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5.3.4 Publicación En la página Web de la entidad se tendrá un espacio especialmente destinado para la rendición de cuentas y allí se publicarán los asuntos más representativos en la materia.

5.3.5 Evaluaciones externas. El Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión – Furag, evalúa entre otros elementos, aquellos relacionados con la rendición de cuentas. Por ello será el mecanismo por excelencia para hacer seguimiento externo en la gestión adelantada en materia de rendición de cuentas.

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6 CONTROL DE CAMBIOS Versión Código Nombre Acto Control de cambios

1 DG-D-010

Estrategia Rendición de Cuentas

No tiene Nuevo 24/06/2013

2 E-OT-010


Acta diciembre 22 de 2015

Reemplazó logos institucionales. Amplió el referente normativo. Incluye el compromiso de todos los actores. Incluyó elementos de diagnóstico e insumos previstos en el Manual único de rendición de cuentas. Incluyó diferentes formas de rendición de cuentas y el control de cambios. Cambió de código y ajustó dirección de la entidad

1 E-OT-024


N/A

Amplió el marco histórico. Amplió el normograma. Incluyó evaluación de la estrategia de la vigencia anterior. Incluyó cronograma para audiencia 2016 y lo pasó del proceso de Gestión de Comunicaciones al de Direccionamiento Estratégico.

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7 ANEXOS

Anexo A: Tabla de calificación de Rendición de cuentas para sector presidencia 2013 - 2014.

Entidad 2013 2014 Unidad Nacional Para la Gestión del Riesgo de Desastres 73 83 Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 66 81 Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia 63 76 Empresa Nacional de Renovación y Desarrollo Urbano, Virgilio Barco Vargas - S.A.S. 52 55 Agencia Colombiana Para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas 48 71 Escala de calificación 0 a 100

Anexo B: Tabla resultados rendición de cuentas APC-Colombia 2013 - 2014

Ítem Valor posible

2013 2014 Valor

obtenido Porcentaje de avance

Valor obtenido

Porcentaje de avance

Rendición de Cuentas a la Ciudadanía 100 63 63% 76 76%

Elementos Transversales 100 95 95% NA NA Planeación y gestión del proceso de rendición de cuentas

100 95 95% 69 69%

Información 100 67 67% 91 91% Producción y difusión de información de calidad para los ciudadanos

100 67 67% NA NA

Diálogo 100 33 33% 81 81% Nivel de avance en la preparación e implementación de acciones de diálogo con la ciudadanía

100 33 33% NA NA

Incentivos 100 33 33% 39 39% Acciones de incentivos internos y externos para motivar la rendición de cuentas

100 33 33% NA NA

Evaluación 100 26 26% 41 41% Evaluación y retroalimentación del proceso de rendición de cuentas

100 26 26% NA NA

Fuente: http://modelointegrado.funcionpublica.gov.co/otros

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Anexo C: Tabla Índice de transparencia para entidades a nivel nacional 2013 - 2014

Lugar Nombre de la Entidad

Índice de Transparencia Nacional ÍTN

2013-2014

Nivel de riesgo

1 Cámara de Representantes 24,3 Muy Alto

2 Senado de la República 45,4 Alto 3 Consejo Superior de la Judicatura 49,8 Alto 4 Ejército Nacional 51,2 Alto 5 Agencia Nacional de Contratación Pública 52,0 Alto 6 Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural 52,1 Alto 7 Agencia Nacional de Minería 52,9 Alto 8 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF 53,8 Alto 9 Instituto Nacional De Salud – INS 55,6 Alto 10 Instituto Colombiano de Desarrollo Rural - INCODER 56,0 Alto 11 Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC 57,7 Alto 12 Departamento Nacional de Planeación - DNP 57,8 Alto 13 Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas 58,4 Alto 14 Ministerio del Trabajo 59,4 Alto 15 Dirección General de Sanidad Militar 61,0 Medio 16 Fondo de Garantías de Instituciones Cooperativas – Fogacoop 61,2 Medio 17 Registraduría Nacional del Estado Civil 61,2 Medio 18 Departamento Administrativo de la Ciencia, Tecnología e Innovación -

COLCIENCIAS 61,2 Medio

19 Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil –AEROCIVIL 61,2 Medio 20 Agencia Presidencial para la Cooperación Internacional 61,3 Medio 21 Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA 61,4 Medio 22 Comando General de las Fuerzas Militares 62,1 Medio Fuente: http://indicedetransparencia.org.co/ITN/EntidadesNacionales

Anexo D: Tabla del comportamiento de la rendición de cuentas de APC-Colombia

Factor Indicador Subindicador Real Real Real

Control y Sanción

Sistema de PQRS

Condiciones institucionales del sistema de PQRS 73,80

68,50 71,10

Canales de investigación y denuncia - Respuesta a solicitudes de la ciudadanía a través de derecho de petición 100,00

Verificación del sistema de PQRS a través de la línea telefónica 100,00

Rendición de cuentas a la

Informe de gestión 87,50 44,70 Condiciones institucionales para la rendición de cuentas 91,40

Audiencia pública de rendición de cuentas presencial -

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ciudadanía Audiencia pública virtual NA Multiplicidad de espacios adicionales de rendición de cuentas - Otro espacio de rendición de cuentas presencial -

Control social

Espacios de diálogo y concertación con la ciudadanía 12,5% 12,5% 25,00 58,30 Disposición de información a Transparencia por Colombia 91,70

Control institucional Sanciones disciplinarias, fiscales y penales 25,0% 25,0% 100,00 100,00

Control interno de gestión y disciplinario

Investigaciones que prescribieron 100,00

84,40 Acciones adelantadas sobre obligaciones a medidas anticorrupción 12,5% 12,5% 68,80

Fuente: http://indicedetransparencia.org.co/ITN/EntidadesNacionales ANEXO E: Tabla Evaluación de rendición de cuentas APC-Colombia 2015

Rendición de Cuentas 2015 Tipo Mecanismo Seguimiento De terceros

Informes de supervisión/ interventoría de contratos.

Se está revisando la publicación de los informes de supervisión.

De las personas

Seguimiento a los acuerdos de gestión.

El Director General de la entidad realizó en el primer trimestre de 2016 el seguimiento a los compromisos 2015 de los gerentes públicos de la entidad

De las áreas

Informe del Plan de Acción anual.

Se realizó un seguimiento trimestral al plan de acción, mismos que se encuentran publicados en la web de la entidad https://www.apccolombia.gov.co/index.php?idcategoria=2647

De la entidad

Seguimiento a los compromisos de la entidad en el Plan Sectorial.

En sesiones de Comité Sectorial se realizaron los seguimientos a los compromisos de la entidad en el Plan Sectorial, según consta en las actas del mencionado cuerpo colegiado.

Informe de gestión anual.

El informe de gestión de la vigencia 2015 fue construido colectivamente con todas las áreas de la entidad y es el insumo principal para la rendición de cuentas que se adelantará en 2016 sobre la gestión de la vigencia 2015.

Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con ocasión de los hallazgos confirmados por Contraloría.

Seguimiento disponible en el siguiente vínculo: https://www.apccolombia.gov.co/index.php?idcategoria=1067

Publicación de noticias. Se hizo de manera permanente, y se dispuso en la Web, en el siguiente vínculo: https://www.apccolombia.gov.co/index.php?idcategoria=126

Audiencia pública, si se realiza.

Tuvo lugar el 20 de marzo de 2015, como se explicó en el numeral 5.1.1.a de este documento.

Rendición de cuentas en eventos.

El personal de la entidad que se desplazó a los diferentes territorios del país, ha venido mostrando apartes de la gestión adelantada por la entidad.

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Seguimiento al plan anual de adquisiciones.

Seguimiento disponible en el siguiente vínculo: https://www.apccolombia.gov.co/index.php?idcategoria=310

ANEXO F: Balance de debilidades y fortalezas de APC-Colombia

Balance de debilidades y fortalezas Componente Debilidades Fortalezas

Mecanismos El mecanismo presencial tiene poca afluencia.

Se cuenta con varios mecanismos: a) Presenciales: audiencia

pública, reuniones en territorio. b) Virtuales: redes sociales,

publicaciones en Web, etc.

Descripción de mecanismos

Varios de los mecanismos virtuales están disponibles en la Web de la entidad, la cual es vulnerable a una caída repentina y por tanto al rompimiento de la comunicación en caso de un ejercicio de rendición de cuentas a través de ellas.

Los mecanismos están disponibles en forma permanente.

Actores

Los actores están en todo el territorio Nacional y algunos de ellos no tienen acceso a los mecanismos virtuales y tampoco es posible hacer acto de presencia física en todo el territorio.

Todos los actores interesados en la información de APC-Colombia, pueden acudir a por lo menos un medio de los establecidos para acceder a la información requerida, incluidos los medios de comunicación tradicionales como correo, teléfono, etc.