estrategia de rendición de cuentas 2019
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Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA UNIVERSIDAD
FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
Introducción.
La Universidad Francisco de Paula Santander – UFPS en cumplimiento de la
normatividad vigente sobre los procesos de rendición de cuentas, reconoce la
importancia de hacer entrega eficaz de productos y servicios de información para
mantener una constante y fluida interacción con sus grupos de interés.
Los productos y servicios de información de la Universidad se hacen visibles en la
Rendición de Cuentas, donde las personas, grupos y organizaciones pueden
informarse sobre la gestión y los resultados de la UFPS durante la vigencia anterior
a su realización, encontrando datos relevantes sobre temas de interés alcanzados
mediante el cumplimiento de los objetivos institucionales y el desarrollo de las
funciones misionales.
De esta forma, quienes participan en la Rendición de Cuentas que de manera anual
se realiza, pueden ejercer control social sobre la gestión alcanzada en el periodo de
referencia, ejercicio que para la Universidad es importante y se alinea con los
propósitos del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano donde están
centralizadas las acciones que contribuyen al mejoramiento del sector público.
Por tanto y en cumplimiento de la Ley 1757 de 2015 y de la Ley 1474 de 2011, así
como de lo previsto en el documento CONPES 3654 de 2010 y el Manual único de
Rendición de cuentas del Departamento Administrativo de la Función Pública1. La
UFPS a través de un trabajo conjunto entre diferentes dependencias académico-
administrativas lideradas por la Rectoría y la Oficina de Planeación, presentan en lo
sucesivo, los elementos y las acciones claves que integran la Estrategia de
Rendición de Cuentas 2019 para dar a conocer la gestión institucional del año 2018.
La Estrategia de Rendición de Cuentas 2019 tiene como propósito fortalecer el
ejercicio de presentar y recibir retroalimentación sobre la gestión de la Institución
mediante el acceso a información de calidad, el fomento de espacios de diálogo y
el establecimiento de prácticas institucionales para rendir y pedir cuentas sobre
asuntos claves para el desarrollo institucional.
1 Manual único de Rendición de cuentas consultable en: https://goo.gl/g6Sdhw
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
1. Estrategia de Rendición de Cuentas.
La estrategia de rendición de cuentas se realizará durante el año 2019 con base en
los resultados del año 2018 que se toman de referencia para habilitar espacios de
reflexión y retroalimentación sobre la gestión institucional que permita consolidar el
proceso en el marco de los lineamientos de transparencia y otros propios del
gobierno digital.
Los objetivos definidos en la estrategia con fundamento en el análisis del entorno y
el autodiagnóstico del proceso de rendición de cuentas de la Universidad, incluirán
instrumentos y mecanismos y otras formas permanentes para el control social por
parte de los grupos de interés.
1.1. Objetivos de la estrategia de rendición de cuentas.
1.1.1. Objetivo general:
Fortalecer el ejercicio de presentar y recibir retroalimentación sobre la gestión de la
Universidad Francisco de Paula Santander en la vigencia 2018, mediante los
principios de buen gobierno y transparencia en el acceso a la información.
1.1.2. Objetivos específicos:
Objetivo específico 1: generar información de calidad sobre la gestión
institucional de la Universidad en la vigencia 2018.
Objetivo específico 2: desarrollar espacios de diálogo institucional e
interinstitucional claramente definidos y con metodologías adecuadas donde
participen los actores interesados en la gestión institucional.
Objetivo específico 3: promover prácticas institucionales para rendir y pedir
cuentas sobre asuntos claves del desarrollo institucional.
1.2. Cadena de valor.
Con fundamento en los objetivos mencionados anteriormente, a continuación se
presenta la cadena de valor de la estrategia de rendición de cuentas que articulará
todo el proceso, relacionando en lógica procedimental y secuencial los productos,
actividades, indicadores y recursos que permitirán dar cumplimiento y verificación a
cada uno de los objetivos específicos como se describirá en lo sucesivo.
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
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Tabla 1. Operacionalización del primer objetivo específico
Objetivo específico 1: generar información de calidad sobre la gestión institucional de la
Universidad en la vigencia 2018.
Productos Actividades Indicador Recursos
Cien (100) noticias
o contenidos
informativos
publicados sobre
temáticas de interés
en el sitio web
institucional
Publicación y difusión
en el sitio web
institucional de
temáticas de interés
para la comunidad
interna y externa.
Número de
noticias o
contenidos
informativos
publicados
Equipo CECOM
Sitio web institucional
Setecientas (700)
publicaciones en
redes sociales sobre
la gestión de la
Universidad.
Publicación y difusión
en redes sociales sobre
la gestión de la
Universidad.
Número de
publicaciones
realizadas en
redes sociales
Equipo CECOM
Equipos de comunicación
Tres (3) documentos
con estadísticas de
la Universidad
publicados en el sitio
web institucional
Elaboración y
divulgación de
estadísticas
institucionales para fines
académicos y sociales
Número de
documentos con
estadísticas de la
Universidad
publicados
Equipo Oficina de Planeación.
Bases de datos institucionales.
Treinta (30)
Boletines de prensa
internos publicados,
relacionados con la
gestión de la
Universidad
Diseño y divulgación
boletines de prensa
internos sobre gestión
de las dependencias
Número de
boletines de
prensa internos
publicados
Equipo CECOM
Equipos de comunicación
Diez (10) emisiones
del informativo
“Rectoría al Día”
sobre la gestión
rectoral
Realización y difusión
del informativo “Rectoría
al Día” sobre la gestión
rectoral
Número de
emisiones del
informativo
Equipo CECOM
Equipos de comunicación
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
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Continuación tabla 1.
Un (1) informe de
gestión de la
Universidad
publicado en el sitio
web institucional
Elaboración y
divulgación del informe
de gestión de la
Universidad
Número de
informes de
gestión
institucional
publicados
Rectoría
Oficina de Planeación
Equipo líder rendición de cuentas
Doce (12)
documentos sobre
ejecuciones
presupuestales de la
Universidad
publicados en el sitio
web institucional
Realización y
publicación de
documentos sobre
ejecuciones
presupuestales de la
Universidad
Número de
documentos sobre
ejecuciones
presupuestales
publicados
Equipo Vicerrectoría Administrativa.
Equipo CECOM
Sistemas de información financiera.
Sitio web institucional
Un (1) Documento
con los estados
financieros de la
Universidad
publicado en el sitio
web institucional
Realización y
publicación de
documento con los
estados financieros de
la Universidad de la
vigencia 2018
Número de
documentos con
los estados
financieros de la
Universidad
publicado
Equipo Vicerrectoría Administrativa.
Equipo CECOM
Sistemas de información financiera.
Sitio web institucional
Un (1) Micrositio de
“Preguntas y
respuestas
frecuentes” sobre
temas de interés,
habilitado en el sitio
web institucional
Diseño y publicación del
micrositio “Preguntas y
respuestas frecuentes”
sobre temas
académicos y
administrativos de
interés general
Número de
micrositios
habilitado en el
sitio web
institucional
Equipos Vicerrectorías
Equipo Secretaría General
Equipo CECOM
Sitio web institucional
Un (1) Especial
informativo publicado
en el periódico
“Oriente
Universitario” sobre
la gestión
institucional de la
vigencia 2018
Diseño e impresión de
un especial informativo
sobre cifras destacadas
de la gestión
institucional 2018 en el
periódico “Oriente
Universitario”
Número de
especiales
informativos
publicados en
el periódico
institucional
Equipo Oficina de
Planeación
Equipo CECOM
Recursos para diagramación, edición e impresión
Diez (10) ediciones
del boletín “Siente la
U Acreditación” sobre
resultados y avances
de la acreditación
institucional y de
programas
académicos
Diseño y divulgación del
boletín “Siente la U
Acreditación” sobre
resultados y avances de
la acreditación
institucional y de
programas académicos
Número de
boletines
divulgados
Equipo Vicerrectoría Académica
Equipo Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional
Equipo CECOM
Fuente: Oficina de Planeación.
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
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Las acciones definidas anteriormente, permitirán cumplir el precepto del proceso de
rendición de cuentas relacionado con la emisión de información de calidad y en
lenguaje claro. De igual forma, los mecanismos posibilitarán el diseño de piezas
comunicativas acordes con diferentes grupos de interés y así mismo darán el
carácter de permanente a la rendición de cuentas, motivando la adopción de
prácticas internas que progresivamente consoliden la cultura de pedir y rendir
cuentas dentro de la Universidad.
Respecto al desarrollo del segundo objetivo específico y teniendo en cuenta los
resultados del autodiagnóstico sobre el proceso de rendición de cuentas, la
Universidad habilitará un esquema organizado técnica, logística y
metodológicamente integrado por varios espacios de diálogo que fortalezcan los
espacios de retroalimentación y control social, así como los mecanismos para
presentar propuestas sobre temas de interés en el marco del quehacer institucional.
Tabla 2. Operacionalización del segundo objetivo específico
Objetivo específico 2: desarrollar espacios de diálogo institucional e interinstitucional claramente
definidos y con metodologías adecuadas donde participen los actores interesados en la gestión
institucional.
Productos Actividades Indicador Recursos
Treinta (30) Boletines
informativos internos
publicados,
relacionados con la
gestión de la
Universidad
Diseño y divulgación
boletines informativos
internos sobre gestión
de las dependencias
Número de
boletines
informativos
internos
publicados
Equipo CECOM
Equipos de comunicación
Dos (2) boletines de
prensa emitidos
sobre acciones de la
Universidad en el
marco del
cumplimiento a la
misión institucional
Elaboración y
publicación de boletines
de prensa para informar
las acciones efectuadas
por la Universidad con
relación al cumplimiento
de la misión institucional
Número de
boletines de
prensa publicados
Rectoría
Equipo líder rendición de cuentas
Equipo CECOM
Equipos de
comunicación
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
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Continuación tabla 2.
Un (1) Documento
con la “estrategia de
rendición de cuentas
2019” publicado en
el sitio web
institucional
Elaboración y
publicación de la
“estrategia de rendición
de cuentas 2019” para
facilitar la compresión
del proceso por parte de
los grupos de interés
Número de
documentos con
la “estrategia de
rendición de
cuentas 2019”
publicado
Rectoría
Equipo líder rendición de cuentas
Equipo CECOM
Equipos de comunicación
100% información
publicada en la
Sección
Transparencia y
Acceso a la
información pública
del sitio web
institucional
Publicación de la
información requerida
en la sección de
Transparencia y acceso
a la información pública
del sitio web
institucional según la
normatividad vigente
Porcentaje de
información
publicada en la
Sección
Transparencia y
Acceso a la
información
pública
Equipo Vicerrectorías
Equipo Secretaría General
Equipo Oficina de Planeación
Equipo CECOM
Sitio web institucional
Tres (3) Facebook
Live realizados sobre
rendición de cuentas
por las Vicerrectorías
de la Universidad
Programación y
ejecución de sesiones
transmitidas por
Facebook Live y la
emisora UFPS Radio,
donde cada
Vicerrectoría rinda
cuentas sobre la gestión
institucional con énfasis
en temas propios de la
dependencia.
Número de
Facebook Live
realizados sobre
rendición de
cuentas de las
Vicerrectorías de
la Universidad
Equipo Vicerrectorías
Equipo CECOM
Emisora Institucional.
Una (1) Audiencia
pública de
Rendición de
Cuentas sobre la
gestión institucional
de la vigencia 2018
Programación y
ejecución de la
Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
(presencial y transmitida
por los medios de
comunicación
institucionales) para
informar y dialogar con
los grupos de interés
sobre la gestión de la
Universidad en la
vigencia 2018
Número de
audiencias
públicas de
rendición de
Cuentas
realizadas
Rectoría
Equipo Líder de la Estrategia
Equipo Oficina Planeación
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Medios de comunicación institucionales.
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Continuación tabla 2.
Una (1) Encuentro
institucional con
grupos de interés de
la Universidad
Programación y
ejecución de un
encuentro institucional
con los grupos de
interés para informar y
recibir retroalimentación
sobre los resultados del
Plan de Desarrollo
Institucional (PDI) 2011
– 2019 que sirvan de
insumo para la
formulación del nuevo
PDI de la Universidad
Número de
encuentros
institucionales
realizados con
grupos de interés
Rectoría
Equipo Líder de la Estrategia
Equipo Oficina Planeación
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Medios de comunicación institucionales.
Seis (6) mesas de
interlocución con
grupos de interés de
la Universidad
Programación y
ejecución de mesas de
interlocución con grupos
de interés para
presentar propuestas
estratégicas y
diferenciadas que sirvan
como insumo del nuevo
PDI de la Universidad.
Número de
mesas de
interlocución con
grupos de interés
realizadas
Rectoría
Equipo Oficina Planeación
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Seis (6) Talleres
de Activación con
integrantes de los
estamentos
universitarios
Programación y
ejecución de talleres de
activación con
integrantes de los
estamentos
universitarios que sirvan
como insumo para el
nuevo PDI de la
Universidad.
Número de
mesas de
interlocución con
grupos de interés
realizadas
Rectoría
Equipo Oficina Planeación
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Fuente: Oficina de Planeación.
Algunas de las actividades propuestas para el cumplimiento del segundo objetivo
específico de la estrategia de rendición de cuentas, permitirán a la Universidad
desarrollar un proceso participativo y de planeación con sus grupos de interés
internos y externos que proporcione insumos para la construcción del nuevo Plan
de Desarrollo Institucional mediante la definición de temas y objetivos estratégicos
enmarcados dentro de la metodología definida para tal proceso.
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
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Tabla 3. Operacionalización del tercer objetivo específico
Objetivo específico 3: promover prácticas institucionales para rendir y pedir cuentas sobre
asuntos claves del desarrollo institucional.
Productos Actividades Indicador Recursos
Un (1) documento
con el “ABC de la
Rendición de
Cuentas” publicado
en el sitio web
institucional
Elaboración y
publicación del “ABC de
la Rendición de
Cuentas” en el sitio web
institucional para facilitar
la comprensión del
proceso por parte de los
grupos de interés
Número de
documentos con
el “ABC de la
Rendición de
Cuentas”
publicado
Rectoría
Equipo líder rendición de cuentas
Equipo CECOM
Equipos de comunicación
Una (1)
Capacitación al
personal (servidores
públicos y
contratistas) de la
Universidad sobre el
proceso de rendición
de cuentas
Capacitación al personal
de la Universidad frente
a la Rendición de
cuentas y la
aplicabilidad de los
principios de
transparencia y atención
al ciudadano
Número de
capacitaciones al
personal de la
Universidad sobre
el proceso de
rendición de
cuentas
Rectoría
Equipo División Recursos Humanos
Equipo Oficina Planeación
Equipo CECOM
Un (1) Sondeo a
través de las redes
sociales de la
Universidad sobre
temas de interés
para la Audiencia de
Rendición de
Cuentas
Diseño y realización de
un sondeo a la
comunidad con el
objetivo de indagar los
temas de mayor interés,
para consolidarlos y
reflejarlos en la
Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Número de
sondeos
realizados a
través de las
redes sociales de
la Universidad
Rectoría
Equipo Oficina Planeación
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Medios de comunicación institucionales.
Dos (2) videos
explicativos
publicados sobre el
proceso de rendición
de cuentas
Diseño y realización de
videos donde se
expliquen de forma
didáctica los objetivos,
actividades y formas de
participación del
proceso de rendición de
cuentas de la
Universidad.
Número de videos
realizados y
publicados sobre
el proceso de
rendición de
cuentas
Rectoría
Equipo Líder de la Estrategia.
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Medios de comunicación institucionales.
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Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Continuación tabla 3.
Dos (2) Encuestas
de evaluación de
satisfacción de las
actividades de la
estrategia de
rendición de cuentas
Diseño y aplicación de
encuestas que evalúen
la percepción de los
participantes en las
actividades de la
Estrategia de Rendición
de Cuentas de la
Universidad.
Número de
encuestas de
satisfacción
realizadas sobre
la estrategia de
rendición de
cuentas
Rectoría
Equipo Líder de la Estrategia.
Equipo CECOM
Equipos de comunicación.
Medios de comunicación institucionales.
Un (1) Informe con el
resultado de la
evaluación de
satisfacción y
aspectos destacados
de la Audiencia
Pública de rendición
de cuentas
Elaboración del informe
de la evaluación de
satisfacción y aspectos
destacados de la
Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
que permita adoptar
acciones de
mejoramiento
Número de
informes de
evaluación de la
Audiencia Pública
de Rendición de
cuentas
publicados
Rectoría
Equipo Líder de la Estrategia.
Equipo CECOM
Sitio web institucional
Un (1) Informe de
seguimiento y
evaluación de la
ejecución de la
Estrategia de
Rendición de
Cuentas
Elaboración del informe
de seguimiento y
evaluación de la
ejecución de la
Estrategia de Rendición
de Cuentas publicado
en el sitio web
institucional
Número de
informes de
evaluación de la
estrategia de
Rendición de
cuentas
publicados
Rectoría
Equipo Líder de la Estrategia.
Equipo CECOM
Sitio web institucional
Fuente: Oficina de Planeación.
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1.3. Cronograma de actividades de la estrategia
Objetivo
específico de la estrategia
Actividades
Responsables
Mes y fecha de realización
En
ero
Feb
rero
Marz
o
Ab
ril
Mayo
Ju
nio
Ju
lio
Ag
osto
Sep
tiem
bre
Octu
bre
No
vie
mb
re
Dic
iem
bre
Fecha específica
Publicación y difusión en el sitio
web institucional de temáticas de interés para la comunidad interna
CECOM Permanente
y externa.
Publicación y difusión en redes
sociales sobre la gestión de la CECOM Permanente
Universidad.
Objetivo
específico 1
Elaboración y divulgación de estadísticas institucionales para fines académicos y sociales
Unidad de Estadística e Información CECOM
14/06/2019 13/09/2019 09/12/2019
Diseño y divulgación boletines de
prensa internos sobre gestión de CECOM Permanente
las dependencias
Realización y difusión del
informativo “Rectoría al Día” sobre CECOM Permanente
la gestión rectoral
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Habilitación del acceso en el sitio web de la Universidad con la información sobre la Audiencia Pública de Rendición de cuentas, incluyendo el Informe de Gestión de la Universidad
Rectoría Equipo Líder Oficina de Planeación
10/05/2019
Realización y publicación de documentos sobre ejecuciones presupuestales de la Universidad
Vicerrectoría Administrativa y Financiera CECOM
Mensual
Realización y publicación de documento con los estados financieros de la Universidad de la vigencia 2018
Vicerrectoría Administrativa CECOM
31/12/2019
Diseño y publicación del micrositio “Preguntas y respuestas frecuentes” sobre temas académicos y administrativos de interés general
Vicerrectorías Secretaría General División de Sistemas
28/06/2019
Diseño e impresión de un especial informativo sobre cifras destacadas de la gestión institucional 2018 en el periódico “Oriente Universitario”
Oficina Planeación CECOM
16/06/2019
Diseño y divulgación del boletín “Siente la U Acreditación” sobre resultados y avances de la acreditación institucional y de programas académicos
Vicerrectoría Académica Comité de Autoevaluación y Acreditación Institucional CECOM
Mensual
Diseño y divulgación boletines informativos internos y en redes sociales sobre gestión de las dependencias
CECOM
Permanente
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Elaboración y publicación de Rectoría Equipo Líder CECOM
boletines de prensa para informar
las acciones efectuadas por la 10/05/2019 Universidad con relación al 12/09/2019 cumplimiento de la misión
institucional
Elaboración y publicación de la
“estrategia de rendición de Rectoría
cuentas 2019” para facilitar la Equipo Líder 12/04/2019 compresión del proceso por parte CECOM
de los grupos de interés
Publicación de la información Vicerrectorías
requerida en la sección de Secretaría
Transparencia y acceso a la información pública del sitio web
General Oficina de
Permanente
Objetivo institucional según la normatividad Planeación
específico 2 vigente CECOM
Programación y ejecución de sesiones transmitidas por Facebook Live y la emisora UFPS Radio, donde cada Vicerrectoría rinda cuentas sobre la gestión institucional con énfasis en temas propios de la dependencia.
Vicerrectorías CECOM
26/04/2019
15/05/2019 17/05/2019
Ejecución de la Audiencia Pública Rectoría Equipo Líder Oficina de Planeación CECOM
de Rendición de Cuentas
(presencial y transmitida por los
medios de comunicación institucionales) para informar y
24/05/2019
dialogar con los grupos de interés
sobre la gestión de la Universidad
en la vigencia 2018
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Programación y ejecución de un encuentro institucional con los grupos de interés para informar y recibir retroalimentación sobre los resultados del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 2011 – 2019 que sirvan de insumo para la formulación del nuevo PDI de la Universidad
Rectoría Equipo Líder Oficina de Planeación CECOM
26/06/2019
Programación y ejecución de mesas de interlocución con grupos de interés para presentar propuestas estratégicas y diferenciadas que sirvan como insumo del nuevo PDI de la Universidad.
Rectoría Oficina de Planeación CECOM
20/06/2019 25/06/2019 28/06/2019
Programación y ejecución de talleres de activación con integrantes de los estamentos universitarios que sirvan como insumo para el nuevo PDI de la Universidad.
Rectoría Oficina de Planeación CECOM
20/08/2019 22/08/2019 27/08/2019 30/08/2018
Objetivo
específico 3
Elaboración y publicación del “ABC de la Rendición de Cuentas” en el sitio web institucional para facilitar la comprensión del proceso por parte de los grupos de interés
Rectoría Equipo Líder CECOM
20/05/2019
Capacitación al personal de la Universidad frente al procesos de rendición de cuentas y la aplicabilidad de los principios de transparencia y atención al ciudadano
Rectoría División de Recursos Humanos Oficina de Planeación CECOM
29/08/2019
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Diseño y realización de un sondeo a la comunidad con el objetivo de indagar los temas de mayor interés, para consolidarlos y reflejarlos en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
Rectoría Oficina de Planeación CECOM
21/05/2019
Diseño y realización de videos donde se expliquen de forma didáctica los objetivos, actividades y formas de participación en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Universidad.
Rectoría Equipo Líder CECOM
30/04/2019 14/05/2019
Diseño y aplicación de encuestas que evalúen la percepción de los participantes en las actividades de la Estrategia de Rendición de Cuentas de la Universidad.
Rectoría Equipo Líder CECOM
24/05/2019 29/09/2019
Elaboración del informe de la evaluación de satisfacción y aspectos destacados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas que permita adoptar acciones de mejoramiento
Rectoría Equipo Líder CECOM
07/06/2019
Elaboración del informe de la Oficina de Control interno sobre los resultados reportados por la Oficina de Planeación en razón a la evaluación de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
19/06/2019
Elaboración del informe de seguimiento y evaluación de la ejecución de la Estrategia de Rendición de Cuentas publicado en el sitio web institucional
Rectoría Equipo Líder CECOM
13/12/2019
Fuente: Equipo Líder Rendición de Cuentas.
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Rectoría Oficina de Planeación Institucional
1.4. Componente comunicacional de la estrategia de rendición de cuentas.
En el marco de los lineamientos de transparencia y acceso a la información pública
y de las acciones previstas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de
la Universidad, se presenta el plan de comunicaciones de la estrategia de rendición
de cuentas que tiene como propósito organizar actividades públicas, canales y
tipos de mensajes articulados para potenciar la ejecución de las actividades
previstas.
El Plan de Comunicación fortalecerá la interacción entre la Universidad y sus grupos
de interés, enmarcando los aspectos de información, diálogo e incentivos previstos
dentro de la estrategia, mejorando los mecanismos de información y contribuyendo
a la consolidación de la imagen de la Universidad frente a las partes interesadas.
Las acciones que integran el Plan son transversales al desarrollo de los tres (3)
objetivos específicos y articulan la consecución de los productos definidos, donde
se relacionan con claridad los mecanismos o medios de comunicación que se
emplearán como soporte a las actividades. Así mismo las acciones que se
presentan en lo sucesivo como parte del componente comunicacional de la
estrategia, están soportadas en los siguientes medios y recursos institucionales
coordinados en el Centro de Comunicaciones y Medios Audiovisuales de la
Universidad:
a. Canales de atención.
Los ciudadanos pueden acceder a información y servicios ofertados por la
Universidad mediante los siguientes canales:
Canales presenciales: los interesados pueden acudir a las dependencias
institucionales en un horario de atención específico e igualmente pueden
presentar sus solicitudes a través del correo físico coordinado por la Unidad
de Gestión y Atención Documental – UGAD.
Canales virtuales: el sitio web institucional es la principal plataforma con
información de interés y la posibilidad de realizar algunos trámites en línea
por parte de los ciudadanos; también las redes sociales, el correo electrónico
y las líneas de atención telefónicas permiten resolver inquietudes.
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Rectoría Oficina de Planeación Institucional
b. Oficina de Prensa Institucional.
El Acuerdo 077 (2004) del Consejo Superior Universitario, creó el Centro de
Comunicaciones y Medios Audiovisuales - CECOM, adscrito a la Facultad de
Educación, Artes y Humanidades. Dentro de dicha dependencia se encuentra la
Oficina de Prensa encargada de atender las necesidades de información de la
Universidad mediante el desarrollo de medios modernos y simplificados que
consoliden procesos de comunicación asertiva en la interacción con los grupos de
interés. La figura 4, describe algunas fortalezas de la Oficina de Prensa, entre ellas,
el número de seguidores en las redes sociales.
Figura 1. Fortalezas Oficina de Prensa. Fuente: CECOM, 2019.
c. Medios de comunicación radiales y televisivos.
La Emisora UFPS disponible en la frecuencia 95.2 F.M., propicia el diálogo entre los
grupos de interés y se posiciona como un espacio público de comunicación que
fomenta y difunde la educación y la cultura, la formación en valores cívicos, la
construcción de ciudadanía, la identidad e idiosincrasia local, regional y binacional
(CECOM, 2019).
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Figura 2. Fortalezas Emisora UFPS Radio Fuente: CECOM, 2019.
Igualmente, el estudio de televisión que coordina el CECOM, diseña propuestas
audiovisuales acordes con las necesidades actuales de la comunidad universitaria
y la comunidad en general para informarse sobre el desarrollo y la gestión
institucional.
Figura 3. Fortalezas Estudio Televisivo. Fuente: CECOM, 2019.
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Tabla 4. Momentos comunicacionales de la estrategia.
Momento
comunicacional Mensaje Acciones
Preparación de la
Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Presentación del proceso
Imagen central del evento: definir la imagen del proceso y adaptarla
para ser emitida en diferentes medios; importante definir el lugar, la
hora, logística del evento, correo electrónico y teléfono para mantener
contacto oportuno con la ciudadanía.
Boletines informativos: destacar el mensaje central e importancia del
proceso de rendición de cuentas en general, con destino a los medios
de comunicación internos y externos.
Cartas de invitación: definir un modelo de carta para realizar la
invitación formal a los grupos de interés que podrían participar en la
Audiencia Pública.
Publicaciones redes sociales: diseñar un esquema de mensajes
durante una semana previa al evento con la información general del
mismo.
Insumos PPT: preparar los insumos que se requieren para proceder
al diseño de las diapositivas centrales. La presentación de la gestión
institucional se hará de forma conjunta entre la Rectoría y
Vicerrectorías.
Impresión de formatos: definir los formatos requeridos antes y
durante el evento, incluido el de evaluación del proceso; considerando
lo previsto en el Reglamento Institucional de la Audiencia.
Estrategia de Rendición de Cuentas 2019
Rectoría Oficina de Planeación Institucional
Realización de la
Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Resultados de la gestión
institucional
Presentación de la gestión institucional: definir el orden de las
presentaciones sobre los resultados de la gestión institucional 2018 y
organizar las diapositivas de apoyo u otros elementos impresos o
digitales de soporte.
Streaming: definir los insumos logísticos para garantizar transmisión
vía streaming y mantener divulgación en línea por medio de las redes
sociales.
Declaraciones a medios específicos: resaltar los temas centrales de
la rendición ante los medios de comunicación invitados.
Evaluación de la
Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Mejoramiento del proceso de
rendición de cuentas
Informe de acciones: elaborar un informe resumen con el balance del
evento, incluyendo el análisis de métricas y niveles de asistencia.
Proceso de rendición de
cuentas
Actividades permanentes de
rendición de cuentas
Redes sociales: mantener una parrilla de información y habilitar
mecanismos de participación con la ciudadanía sobre temas de interés
respecto del quehacer institucional.
Actividades de la estrategia: cumplir con las actividades y productos
comunicacionales previstos en cada objetivo específico de la
estrategia de rendición de cuentas 2019.
Sitio web: publicar información actualizada y noticias de la gestión
institucional de forma frecuente.
Fuente: Equipo Líder de Rendición de Cuentas.