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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

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•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.

•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-32 (PR-COARC-001-A3), 1-42 (PR-COARC-002-A4),

•1-41 (PR-COARC-003-A4), 1-21 (PR-COARC-004-E)

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Centros de Integración Juvenil, A.C.

JULIO 2018

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

CONTENIDO

Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivos

No. Procedimiento Código

1

2

3

4

Para dar Seguimiento a los Expedientes de Archivo de Trámite. Para la Transferencia Primaria y Préstamo de Expedientes de Archivo de Concentración. Para realizar la Baja Documental Para realizar la Transferencia Secundaria

PR-COARC-001-A3

PR-COARC-002-A4

PR-COARC-003-A3

PR-COARC-004-E


PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRÁMITE

CODIGO: PR-COARC-001-A3

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1

NOTACIONES Y DEFINICIONES

1

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3

MATERIALES

7

REFERENCIAS

7

PROCEDIMIENTO

8

FLUJOGRAMA

12

ANEXOS 15

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Junio 2018 Julio 2018 U: COOR./ARCHIVO

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-001-A3

Vigencia Julio 2018 a Julio 2020


1 de 32

OBJETIVO

Identificar cada uno de los expedientes activos que se encuentran en el archivo de trámite de

las Unidades Administrativas, para la fácil y rápida localización de la información utilizada,

de conformidad con los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación.

ALCANCE

A la Coordinación de Archivos, Responsables de Archivo de Trámite de Oficinas Centrales,

Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a

Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea.


Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de

organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las

Unidades Administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los

procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa

de capacitación y asesoría archivísticos; ser integrante del Comité de Transparencia y

coadyuvar en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información

la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación,

manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización

de los archivos.

Áreas operativas: Unidades de correspondencia u oficialía de partes, archivos de trámite,

de concentración y, en su caso, archivo histórico, las cuales integran el Sistema institucional

de archivos.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano y necesario, para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa,

hasta su transferencia primaria.

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro de general de clasificación

archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.




2 de 32

Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,

creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los

sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren.

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,

ordenados y cronológicamente, relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de

una dependencia o entidad.

LGTAIP: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

LFTAIP: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

POT: Portal de Obligaciones de Transparencia.

Responsable de archivo de trámite: Servidor público nombrado por el Titular de cada

Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental

en la Unidad Administrativa de su adscripción.

Sistema institucional de archivos: Conjunto de registros, procesos, procedimientos,

criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada dependencia o entidad y

que sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

SIPOT: Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de

un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes

que deben conservarse de manera permanente, del archivo del concentración al archivo

histórico (trasferencia secundaria).

Unidades Administrativas: Áreas a las que se les confieren atribuciones específicas en el

Estatuto Orgánico o disposición equivalente dentro de la Entidad. Se refiere a las

Direcciones Generales, Direcciones de Área, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento,

Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,

Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea que

conforman la Entidad.




3 de 32


Unidad Administrativa

Identificará y registrará la correspondencia oficial anotando los siguientes datos:

A. Número del oficio o referencia;

B. Fecha del oficio;

C. Nivel de importancia;

D. Número de guía que ampara el envío;

E. Modalidad de entrega.

Registrará en el reporte diario de correspondencia enviada, los datos de los documentos

de salida.

Políticas de envío de correspondencia interna:

Cuando un área elabore un oficio, el original se entregará directamente al destinatario al

que va dirigido.

En caso de que en el oficio se marquen copias de conocimiento, éstas se enviaran por

correo electrónico para evitar la acumulación de papel.

El área que reciba el documento como copia de conocimiento, enviará el acuse de

recibido a través del mismo medio en que está recibiendo la información.

No es necesario imprimir los acuses de conocimiento para su integración a los

expedientes de archivo, ya que se estaría creando una duplicidad de información.

La Unidad Administrativa que recibe la correspondencia, mensajería o paquetería,

identificará el Acuse de recibo correspondiente, el cual contendrá:

A. Sello;

B. Fecha;

C. Hora de la recepción;

D. Nombre y firma del servidor público que recibe;

E. Número de fojas que integran el documento; y

F. La descripción de las copias, fotos, discos u otros elementos análogos que se

anexen al escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda “sin anexos”.




4 de 32

Posteriormente registrará en la ficha de control de correspondencia recibida los

siguientes datos:

A. Número de Folio consecutivo;

B. Fecha y hora de recepción;

C. Destinatario;

D. Remitente;

E. Tipo de documento;

F. Número de oficio u referencia;

G. Fecha del oficio;

H. Descripción breve del asunto;

I. Observaciones;

J. Anexos.

Integrará los documentos en expedientes con base en la lógica administrativa en la que

se genera un asunto, en forma cronológica para dar la trazabilidad al trámite que se

originó, evitando la creación de minutarios.

Responsable de Archivo de Trámite

Administrará los expedientes activos de la Unidad Administrativa de adscripción,

mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando

soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, a

través del adecuado seguimiento, recuperación, organización y conservación de los

documentos de archivo.

Integrará los expedientes de archivo en el ámbito de su competencia.

Apoyará a su área en la clasificación de información de sus expedientes, conforme a los

supuestos de confidencialidad establecidos en la LGTAIP y la LFTAIP y orientará

respecto a los momentos de clasificación como información reservada.

Conservará la documentación que se encuentre activa y aquélla que haya sido

clasificada como reservada de acuerdo con la LGTAIP y a la LFTAIP, mientras

conserve tal carácter.

Coadyuvará con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del cuadro general

de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario

general.




5 de 32

Asegurará la integridad y debida conservación de los archivos que contengan

documentación clasificada.

Planificará y promoverá la correcta administración de los documentos que se

encuentran en el Archivo de Trámite.

Representará a su Unidad Administrativa en materia de archivos ante el Área

Coordinadora de Archivos.

Mantendrá informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a los avances y

cumplimiento de los programas en materia de archivos de su Unidad Administrativa.

Detectará las necesidades en materia de servicios archivísticos, de acuerdo a lo que

establezca el Área Coordinadora de Archivos.

Registrará y controlará la documentación dirigida a la Unidad Administrativa a la que

se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin de integrarlo en los expedientes

correspondientes.

Instrumentará las medidas necesarias para evitar la acumulación de expedientes que ya

no se encuentren activos.

Mantendrá debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización.

Llevará un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta su transferencia

primaria, verificando la correcta aplicación de las normas que resulten aplicables en el

ámbito de su competencia.

Entregará semestralmente (junio y diciembre) a la Coordinación de Archivos el Índice

de Expedientes Reservados, en cuyo caso proceda.

Deberá desclasificar la información de sus expedientes cuando haya transcurrido el

período de reserva, o no habiendo transcurrido; si no subsisten las causas que dieron

origen a su clasificación atendiendo los aspectos de modo, tiempo y lugar.

Elaborará las portadas de expediente de archivo de trámite de los expedientes que

genera la Unidad Administrativa, tomando en consideración la clasificación existente

en el Catálogo de Disposición Documental vigente y a los lineamientos emitidos por la

Coordinación de Archivos.




6 de 32

Revisará en forma anual la vigencia documental de los expedientes de archivo de

trámite, a fin de preparar la transferencia de los expedientes que deberán ser enviados al

archivo de concentración, una vez que haya vencido esta vigencia.

Elaborará el Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite para su entrega

a la Coordinación de Archivos, al momento de la revisión de los expedientes de archivo

de trámite en el caso de las Unidades Administrativas de oficinas centrales. En el caso

de las Unidades Operativas de Zona Foránea y Metropolitana, solamente enviarán sus

inventarios de expedientes por correo electrónico a la Coordinación de Archivos.

Coordinación de Archivos

Presentará al Comité de Transparencia en sesión ordinaria el índice de expedientes

reservados de CIJ semestralmente, en enero y julio de cada año.

Dará seguimiento a las solicitudes de transferencia primaria que así lo soliciten los

responsables de los archivos de trámite.

Revisará que los expedientes generados por los responsables de archivo de trámite de

oficinas centrales se encuentren debidamente clasificados, organizados, registrados en

el inventario general y que cuenten con su carátula de identificación.

Personal Adscrito a la Coordinación de Archivos

Apoyará al/la Titular de la Coordinación de Archivos en la elaboración de los

instrumentos de control y consulta de archivo.

Apoyará al/la Titular de la Coordinación de Archivos en la revisión de los expedientes

de archivo de trámite y en el seguimiento de transferencias primarias al archivo de

concentración.




7 de 32

MATERIALES

Inventario Documental (General por Expediente) de Archivo de Trámite.

Portada de Expediente de Archivo.

REFERENCIAS

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF Última reforma

27/01/2016.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF 04/05/2015.

Ley General de Bienes Nacionales. DOF. Última Reforma. 01/06/2016.

Ley General de Contabilidad Gubernamental. DOF. Última Reforma. 18/07/2016.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma. 19/12/2016

Ley Federal del Procedimiento Administrativo. DOF. Última Reforma. 09/04/2012.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF.

Última Reforma. 18/07/2016.

Ley Federal de Entidades Paraestatales. DOF. Última Reforma. 18/12/2015.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF. 09/05/2016.

Ley Federal de Archivos. DOF. 23/01/2012.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas. DOF.


Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. DOF. 18/07/2016.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF. Última

Reforma. 10/11/2014.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF. Última

Reforma. 13/01/2016.

Código Penal Federal. DOF. Última Reforma. 18/07/2016.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos. DOF. 13/05/2014.

Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental. DOF.

01/11/1990.

Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de

Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo

Único. 15/05/2017.

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación sea la entidad

central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos

e históricos de la Administración Pública Federal.




8 de 32

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y

plazo del conservación del Archivo Contable Gubernamental.

Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,

la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la

Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donaran a título gratuito, el

desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. DOF. 21/02/2006.

Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico. 29/06/2012.

Plan Nacional de Desarrollo 2013 – 2018.

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013- 2018.

Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los

Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016.

Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las

Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. 16/03/2016.

Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG-01. Disposiciones Aplicables al

Archivo Contable Gubernamental. 01/01/2014.

Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C. Octubre

2016.

ANEXOS

Reporte Diario de Correspondencia Enviada.

Ficha de Control de Correspondencia Recibida.

Inventario Documental (General por Expediente) de Archivo de Trámite.

Portada de Expediente de Archivo.




RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

9 de 32

Unidad

Administrativa

Responsable de

Archivo de

Trámite

Coordinador/a de

Archivos

Personal adscrito

a la Coordinación

de Archivos

1. Recibe documento y lo identifica, realiza el

registro y turna.

2. Administra el documento o en su caso genera el

expediente.

3. Integra en el expediente, los documentos

generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo

expediente.

4. Elabora la portada o guarda exterior e integra en el

expediente la pega al frente de cada uno de los

expedientes generados durante el ejercicio.

5. Incorpora los datos del expediente en el formato

de Inventario Documental de Archivo de Trámite.

6. Identifica la ubicación y asigna la clave

topográfica.

7. Elabora anualmente una circular que envía a todas

las Unidades Administrativas y Operativas,

informándoles que se llevará a cabo la revisión de

expedientes e inventarios documentales de

archivo de trámite por parte de la Coordinación de

Archivos.

8. Lleva a cabo la revisión de expedientes e

inventarios documentales de archivo de trámite

pudiéndose presentar dos casos:

8.1 Que se trate de Oficinas Centrales, en este

caso, acude a la Unidad Administrativa en la

fecha y hora programada.

Documento

Expediente

Portada de

Expediente de

Archivo

Formato de

Inventario

Documental de

Archivo de

Trámite

Circular




RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

10 de 32

Responsable de

Archivo de

Trámite

Personal adscrito

a la Coordinación

de Archivos

8.1.1 Recibe del Responsable de Archivo de

Tramite los expedientes, el formato de

inventario documental requisitado y su

correspondiente soporte en archivo

electrónico.

8.1.2 Revisa conforme al formato de

Inventario Documental que los

expedientes cuenten con su portada.

8.1.3 Posterior a la revisión, solicita en su

caso, al Responsable de Archivo de

Trámite las modificaciones pertinentes.

8.1.4 Una vez efectuada la revisión y

realizado en su caso las modificaciones

correspondientes, sella y firma el

inventario documental, y envía por

correo electrónico a:

[email protected]. Continúa

procedimiento en el punto 9.

8.2 Que se trate de Unidades Operativas de zona

metropolitana y foránea, en ese caso, solicita a

los Responsable de Archivo de Trámite de las

Unidades envíen los inventarios para su

revisión al correo electrónico

[email protected].

8.2.1 Recibe y revisa el inventario, en su caso,

reenvía las modificaciones pertinentes, a

las cuales dará seguimiento hasta su

conclusión. Continúa procedimiento.

9. Una vez concluidas las revisiones, archiva los

Inventarios Documentales para su seguimiento y

control.

Inventario

Documental

Inventario

Documental

Inventario

Documental

Inventario

Documental

mailto:[email protected]





RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

11 de 32

Coordinador/a de

Archivos

10. Con base en los Inventarios Documentales elabora

la Guía de Archivo Documental y la turna al

Coordinador/a de Archivos para su revisión.

11. Recibe y revisa la Guía de Archivo, en su caso,

solicita las modificaciones que considere

pertinentes y la turna a revisión del Comité de

Transparencia de la Entidad, para su posterior

publicación en el Portal de Obligaciones de

Transparencia (POT) y en el Sistema de Portales

de Obligaciones de Transparencia (SIPOT).

12. Termina procedimiento.

Guía de

Archivo

Documental

Guía de

Archivo

Documental




12 de 32

DIAGRAMA DE FLUJO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DE

ARCHIVO

DE TRAMITE

COORDINADOR/A DE

ARCHIVOS

PERSONAL ADSCRITO A LA

COORDINACIÓN DE

ARCHIVOS

INICIA

1 2

5

3

Fto. Inventario

Incorpora los datos del expediente en el formato de Inventario Documental de Archivo de Trámite.

4

Documento

Recibe documento y lo identifica, realiza el registro y turna.

Elabora la portada o guarda exterior e integra en el expediente la pega al frente de cada uno de los expedientes generados durante el ejercicio.

Portada de Exp.

Integra en el expediente, los documentos generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente

Expediente

Administra el documento o en su caso genera el expediente.

Expediente

A




13 de 32


RESPONSABLE DE

ARCHIVO

DE TRAMITE

COORDINADOR/A DE

ARCHIVOS


COORDINACIÓN DE

ARCHIVOS

A

6 7 8

Lleva a cabo la revisión de expedientes e inventarios documentales de archivo de trámite pudiéndose presentar dos casos:

Elabora anualmente una circular que envía a todas las Unidades Administrativas y Operativas, informándoles que se llevará a cabo la revisión de expedientes e inventarios documentales de archivo de trámite por parte de la Coordinación de Archivos.

Circular

Identifica la ubicación y asigna la clave topográfica.

8.1

En este caso, acude a la Unidad Administrativa en la fecha y hora programada.

Revisión de Expedientes en…?

OFICINASCENT.UOPS

ZM Y ZF

1

8.1.1

Inventario Doc.

8.1.2

Revisa conforme al formato de Inventario Documental que los expedientes cuenten con su portada.

Inventario Doc.

Recibe del Responsable de Archivo de Tramite los expedientes, el formato de inventario documental requisitado y su correspondiente soporte en archivo electrónico.

B




14 de 32


RESPONSABLE DE

ARCHIVO

DE TRAMITE

COORDINADOR/A DE

ARCHIVOS


COORDINACIÓN DE

ARCHIVOS

8.1.4 8.1.3

Posterior a la revisión, solicita en su caso, al Responsable de Archivo de Trámite las modificaciones pertinentes.

8.2

Que se trate de Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea, en ese caso, solicita a los Responsable de Archivo de Trámite de las Unidades envíen los inventarios para su revisión al correo electrónico [email protected]

2

8.2.1

9

Recibe y revisa el inventario, en su caso, reenvía las modificaciones pertinentes, a las cuales dará seguimiento hasta su conclusión. Continúa procedimiento.

B

1

Guía Archivo

10

11

TERMINA

Una vez concluidas las revisiones, archiva los Inventarios Documentales para su seguimiento y control.

Inventario Doc.

Una vez concluidas las revisiones, archiva los Inventarios Documentales para su seguimiento y control.

12

Guía Archivo

Recibe y revisa la Guía de Archivo, en su caso, solicita las modificaciones que considere pertinentes y la turna a revisión del Comité de Transparencia de la Entidad, para su posterior publicación en el Portal de Obligaciones de Transparencia (POT) y en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT

Una vez efectuada la revisión y realizado en su caso las modificaciones correspondientes, sella y firma el inventario documental, y envía por correo electrónico a: [email protected]. Continúa procedimiento en el punto 9

Inventario Doc.

2



DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

15 de 32

I. Nombre del Formato:

REPORTE DIARIO DE CORRESPONDENCIA

ENVIADA

II. Clave: Sin Clave

III. Objetivo: Implementar un registro de la documentación enviada a

Unidades Administrativas de la Entidad y Organismos

Externos.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad Administrativa que elabora el

llenado del Reporte diario de correspondencia enviada.

V. Periodicidad de su Elaboración: Anual

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Original: Responsable de Archivo de Trámite

VIII. Forma de Llenado:

IX. Observaciones:

Computadora



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

16 de 32

1

2

3

4

EJERCICIO:


PRODUCTORA:

FECHA DE ELABORACIÓN:

HOJA ___ DE ____

Indicar el año del ejercicio fiscal que

corresponda.

Enunciar el nombre completo del área

productora de la documentación, evitando el

uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo:

Dirección General, Dirección de Área,

Subdirección, Departamento.

Proporcionar el día, mes y año de elaboración

del reporte.

Enunciar el número de hojas en relación al

número total de folios que integran el formato

de control de correspondencia.

5 NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO:

Incorporar el número consecutivo de cada fila

que conforma el formato, el cual iniciará con el

número 1 para la primera fila, el número 2 para

la segunda fila y así sucesivamente hasta

concluir la numeración con la última fila.

6 NÚMERO DE OFICIO O REFERENCIA:

Incorporar el número de referencia que se le

asigna al oficio.

7 FECHA DEL OFICIO:

Proporcionar la fecha de elaboración del oficio.

8 DESCRIPCIÓN BREVE DEL ASUNTO:

Describir brevemente un resumen del asunto

que trata el oficio.

9 DESTINATARIO:

Proporcionar el nombre y cargo a quien va

dirigido el documento.

10 REMITENTE:

Proporcionar el nombre y cargo de la persona

que emite el documento.

11 NIVEL DE IMPORTANCIA:

Indicar el grado de importancia para la atención

del documento, ya sea ALTO o BAJO





17 de 32

12

NÚMERO DE GUÍA QUE AMPARA EL

ENVÍO:

Si se tiene el dato, y si fuera el caso, colocar el

número de guía con que se realiza el envío para

su seguimiento.

13

MODALIDAD DE ENTREGA:

Indicar la forma en que se requiere que se

entregue la documentación, EN MANO, EN

SOBRE CERRADO.

14 DATOS DEL RESPONSABLE DE

ELABORAR EL REPORTE:

Indicar el nombre, cargo y firma del

Responsable de la Unidad Administrativa que

elaboró el llenado del reporte.



EJEMPLAR DEL FORMATO

18 de 32




19 de 32


FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

RECIBIDA

II. Clave: Sin Clave

III. Objetivo: Implementar un registro de la documentación recibida en

la Unidad Administrativa de la Entidad.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Unidad Administrativa que elabora el

llenado de la ficha de control de correspondencia recibida.



VII. Distribución: Original: Responsable de Archivo de Trámite


IX. Observaciones:

Computadora





20 de 32

1

2

3

4

5

6

7

8

9

EJERCICIO:


PRODUCTORA:


HOJA ___ DE ____

NÚMERO DE FOLIO CONSECUTIVO:

FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN:

DESTINATARIO:

REMITENTE:

TIPO DE DOCUMENTO:

Indicar el año del ejercicio fiscal que

corresponda.


productora de la documentación, evitando el





de la ficha.


número total de folios que integran el formato

de control de correspondencia.


que conforma el formato, el cual iniciará con el

número 1 para la primera fila, el número 2 para

la segunda fila y así sucesivamente hasta


Proporcionar la fecha y la hora en que se recibe

la documentación.

Proporcionar el nombre y cargo a quien va

dirigido el documento.

Proporcionar el nombre y cargo de la persona

física que emitió el documento, en su caso el

nombre de la Dependencia, entidad, empresa u

organización.

Indicar el tipo de documento que se está

entregando: Si es oficio, nota informativa,

circular, memorándum.





21 de 32

10

11

12

13

14

NÚMERO DE OFICIO O REFERENCIA:

FECHA DEL OFICIO:

DESCRIPCIÓN BREVE DEL ASUNTO:

OBSERVACIONES:

ANEXOS:

Incorporar el número de referencia que se le

asigna al documento.

Proporcionar la fecha de elaboración del

documento.


que trata el documento.

Mencionar algún dato importante que no sea

considerado en ninguno de los demás campos

de descripción.

Indicar los anexos que pudieran tener los

documentos como CDS, oficios de

conocimiento, copias.

15

DATOS DE QUIEN RECIBE LA

CORRESPONDENCIA:


Responsable de la Unidad Administrativa que

elaboró el llenado de la ficha de control de

correspondencia recibida.




22 de 32




23 de 32


INVENTARIO DOCUMENTAL (GENERAL POR

EXPEDIENTE ) DE ARCHIVO DE TRÁMITE

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Identificar los expedientes que se encuentran en el archivo

de trámite de cada Unidad Administrativa.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Trámite


VI. Integración del Formato: Original y copia

VII. Distribución:


IX. Observaciones:

Original: Responsable de Archivo de Trámite

Copia: Coordinación de Archivos

Computadora





24 de 32

1

2


PRODUCTORA:

FONDO:


productora de la serie o series documentales,

evitando el uso de abreviaturas y siglas.

Ejemplo: Dirección General, Dirección de

Área, Subdirección, Departamento.

Proporcionar el nombre completo de la

Entidad, evitando el uso de abreviaturas y

siglas.

3 SECCIÓN DOCUMENTAL: Enunciar el código de clasificación y el nombre

de la sección a la que corresponden los

expedientes de acuerdo al CADIDO. Ejemplo:

2S Servicios de Prevención y Tratamiento en

materia de Adicciones.

4

5

SERIE DOCUMENTAL:

SUBSERIE DOCUMENTAL:

Enunciar el código de clasificación y el nombre

de la serie a la que corresponden los


2S.4 Movilización Comunitaria.


de la subserie a la que corresponden los


2S.4.1 Promoción del servicio social y/o

prácticas académicas.

6

HOJA DE


número total de folios que integran el

inventario.

7 FECHA DE ELABORACIÓN:


del inventario documental (general por

expediente) de archivo de trámite.





25 de 32

8

9

NÚMERO CONSECUTIVO:

CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN

ARCHIVÍSTICA DEL EXPEDIENTE:


que conforma el inventario, el cual iniciará con

el número 1 para la primera fila, el número 2

para la segunda fila y así sucesivamente hasta


Consignar la clave alfanumérica

correspondiente a la serie o subserie

documental plasmada en el CADIDO.

10 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número

consecutivo que identifica cada expediente al

interior del archivo donde se encuentra la serie

documental.

11

DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE

TRATA EL EXPEDIENTE:


que trata cada expediente; la redacción deberá

ser concisa y reflejar la función que genera la

serie documental, evitando el uso de términos

generales, abreviaturas, siglas o claves.

12

13

TOTAL DE FOJAS (FOLIOS):

PERIODO DE TRÁMITE:

Número total de folios que integran cada

expediente.

Registrar en columnas independientes la fecha

en que se generó el primer documento y la

fecha del último documento de cada

expediente.

14 TRADICIÓN DOCUMENTAL: Seleccionar con una “X” en columnas

independientes según corresponda, si la

documentación que integra cada expediente se

encuentra en original, copia; o ambas opciones.





26 de 32

15 VALOR DOCUMENTAL: Señalar con una “X” en columnas

independientes según corresponda, los valores

documentales de cada expediente. Las

columnas se denominan “A” para

administrativo, “L” para legal, “F” para fiscal y

“C” para contable (Estos valores están

especificados en el CADIDO de acuerdo a la

serie documental correspondiente).

16

17

18

PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS):

CONDICIONES DE ACCESO:

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:

Proporcionar en columnas independientes los

años de guarda de cada expediente en el

archivo de trámite y los años de guarda en el

archivo de concentración, así como registrar

la suma total de ambos años. Dichas columnas

se denominan “AT” para el archivo de trámite,

“AC” para el archivo de concentración y “Total

de años” para la suma de ambas columnas.

Señalar con una “X”, en columnas

independientes según corresponda si el

expediente contiene información clasificada

como reservada o confidencial. Las columnas

se denominan “R” para reservada y “C” para

confidencial.

Indicar mediante una clave el lugar donde se

resguardan los expedientes, ya sea gavetero,

archivero, estante, anaquel, nicho) Dicha clave

la tendrán que describir con una nota al final

del inventario.

19 TOTAL DE EXPEDIENTES:

Indicar el número total de expedientes

generados correspondientes a cada serie

documental.

20 DATOS DE QUIEN ELABORA EL

INVENTARIO:


Responsable del Archivo de Trámite de la

Unidad Administrativa que elaboró el

inventario documental




27 de 32




28 de 32


PORTADA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el control de los documentos contenidos en un

expediente, conservarlos íntegros y disponibles para

permitir y facilitar un acceso expedito a la información

contenida en los archivos de cualquier área de la

Institución y dar cumplimiento a los Lineamientos

generales para la organización y conservación de los

archivos del Poder Ejecutivo Federal.


V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se realice la apertura o cierre de un

expediente.


VII. Distribución: Original: Unidad Administrativa responsable del

resguardo de los expedientes.

VIII. Forma de Llenado: Computadora

IX. Observaciones: El formato deberá adherirse en la portada del expediente

en cuestión, se considera muy importante para llevar un

adecuado control del archivo y facilitar la ubicación de los

expedientes.





29 de 32

1


PRODUCTORA:

Nombre de la Unidad Administrativa

productora de los expedientes.

2 FONDO: Nombre de la Entidad: Centros de Integración

Juvenil, A.C.

3 SECCIÓN DOCUMENTAL: Clave y nombre de la sección a la que

corresponda el expediente conforme al

CADIDO.

4

5

SERIE DOCUMENTAL:


Clave y nombre de la serie a la que


CADIDO.

Clave y nombre de la subserie a la que


CADIDO.

6 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Número progresivo asignado al expediente.

7 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO QUE


Descripción breve del contenido del

expediente, siendo conciso, reflejando la

función que genera la serie documental,

evitando el uso de términos generales,

abreviaturas, siglas, claves.

8 FECHA DE APERTURA: Fecha de apertura del expediente o del primer

documento que originó la creación del

expediente.

9 FECHA DE CIERRE: Fecha de cierre del expediente o del último

documento que integra el expediente.

10 VALOR DOCUMENTAL:

Marcar con una “X” el tipo de valor que

corresponde al expediente. Estos valores están


serie documental: administrativo, legal o

jurídico, fiscal o contable.





30 de 32

11 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): De acuerdo al CADIDO indicar el número de

años que se conservará el expediente tanto en

Archivo de Trámite (A-T) como en Archivo de

Concentración (A-C) y la suma total de ambos

años.

12 CONDICIONES DE ACCESO-

RESRVADA:

En caso de que el expediente contenga

información clasificada como reservada, se

pondrá la leyenda de “INFORMACIÓN

RESERVADA”.

Si la clasificación es parcial, se indicarán las

partes o páginas del documento que se

clasifican como reservadas.

Recordar que la clasificación de la información

se llevará a cabo en el momento en que se

reciba una solicitud de acceso a la información,

se determine mediante resolución de autoridad

competente, o se generen versiones públicas

para dar cumplimiento a las obligaciones de

transparencia previstas en la Ley General o

Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública.

13

14

CONDICIONES DE ACCESO-

CONFIDENCIAL:

PERIODO DE RESERVA:

En caso de que el expediente contenga

información clasificada como confidencial, se

pondrá la leyenda de “INFORMACIÓN

CONFIDENCIAL”.

Se indicarán en su caso las partes o páginas del

documento que se clasifican como

confidencial.

Indicar con número, los años por los que se

mantendrá el expediente o las partes del mismo

como reservado.

Si el expediente no es reservado, sino

confidencial, deberá tacharse este apartado.





31 de 32

15

16

17

18

19

20

FECHA DE CLASIFICACIÓN:

Día Mes Año Día Mes Año

FECHA DE DESCLASIFICACIÓN:

Día Mes Año Día Mes Año

AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE

RESERVA:

PARTES O SECCIONES RESERVADAS

O CONFIDENCIALES:

RÚBRICA Y CARGO DEL TITULAR

DEL ÁREA QUE CLASIFICA:

RÚBRICA Y CARGO DEL SERVIDOR

PÚBLICO QUE DESCLASIFICA:

Se anotará el día, mes y año en que el Comité

de Transparencia confirmó la clasificación del

expediente, en su caso.

Indicar el día, mes y año en que se desclasifica

el expediente.

En caso de haber solicitado la ampliación del

periodo de reserva originalmente establecido,

se deberá anotar el número de años o meses por

los que se amplía la reserva.

En caso de que sólo una parte o sección del

documento sea reservado o confidencial, se

señalará la foja o el apartado y de ser posible,

los datos o información.

Rúbrica autógrafa de quien clasifica y cargo

que ocupa.

Rúbrica autógrafa de quien desclasifica y cargo

que ocupa.

21 TOTAL DE FOJAS (FOLIOS): Indicar con número, el total de folios que

integran el expediente al final del cierre del

mismo.




32 de 32


PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


3

MATERIALES

11

REFERENCIAS

11

PROCEDIMIENTO

12

FLUJOGRAMA

18

ANEXOS 29






PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

1 de 42

OBJETIVO

Realizar el traslado controlado de la documentación generada por las distintas áreas

administrativas de la Entidad al Archivo de Concentración para su resguardo precaucional,

control e identificación de su valor documental; con el objeto de facilitar su localización y

consulta hasta su destino final.

ALCANCE

A la Coordinación de Archivos, y Responsables de Archivo de Trámite de Dirección

General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Coordinaciones Regionales,

Subdirecciones de Área, Departamentos, Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana y

foránea.


Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya

consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de la Entidad y

permanecen en ésta hasta su destino final.

AGN: Archivo General de la Nación.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, las

cuales conforman la Entidad.

CADIDO: Catálogo de Disposición Documental.

Legajo: Se refiere a la división de un expediente en varias partes cuando este es voluminoso.

Responsable del Archivo de Concentración: Servidor público nombrado por el Titular de

la Dependencia o Entidad, con conocimiento y experiencia en archivística, encargado del

acervo documental semiactivo.





2 de 42

Responsable del Archivo de Trámite: Servidor público nombrado por el Titular de cada

Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental

en la Unidad Administrativa de su adscripción.

RAC: Responsable de Archivo de Concentración.

RAT: Responsable de Archivo de Trámite.

Transferencia Primaria: Es el traslado controlado y sistemático de expedientes cuyo

trámite ha concluido a los archivos de concentración. La transferencia primaria se efectuará

una vez que se cumpla el plazo de conservación previsto en el catálogo de disposición

documental, dicha transferencia se programará el último viernes de abril, junio, septiembre

y noviembre, y será exclusivamente para los responsables de archivos de trámite de oficinas

centrales; los de zona metropolitana y foránea conservarán la documentación hasta su baja.

Unidad Administrativa: Área a la que se confieren atribuciones específicas en el

reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las dependencias

y entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales,


Usuarios de Heroína de zona metropolitana y foránea y Departamentos que conforman la

Entidad.





3 de 42


TRANSFERENCIA PRIMARIA

Responsable de Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa de Oficinas Centrales

Identificará los expedientes cuyo plazo de conservación en el archivo de trámite haya

concluido, conforme al catálogo de disposición documental.

Elaborará la propuesta de inventario documental, en original y copia, agrupando por

series documentales y por año.

Solicitará al Titular de la Unidad Administrativa otorgue el visto bueno a la propuesta

de inventario documental.

Instalará los expedientes en cajas debidamente identificadas.

Solicitará al Coordinador/a de Archivos, la revisión y visto bueno del inventario de

transferencia primaria, el cual especifica la documentación que será enviada al archivo

de concentración, por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha de la

transferencia primaria.

En caso de existir observaciones, una vez realizada la revisión de los expedientes por

parte del RAC, el RAT las solventará y lo enviará nuevamente al RAC al correo

electrónico [email protected] para su visto bueno.

Anexará una copia dentro de cada caja de archivo y entregará una más a la

Coordinación de Archivos como parte de su acuse.

Los documentos que integran cada expediente deberán estar protegidos por un folder de

igual tamaño al de ellos (carta u oficio). Aquellos que contengan otro tipo de carpeta o

se encuentren engargolados deberá cambiarse conforme a lo anterior.

Para el adecuado manejo y optimización de espacios, los expedientes a transferir no

podrán tener un grosor mayor a 5 centímetros, aquellos que lo rebasen deberán

dividirse en los legajos que sean necesarios. Lo anterior se especificará en la carátula de

identificación del expediente.





4 de 42

Asignará un folio a cada uno de los documentos que integran cada expediente a

transferir el cual se asentará con foliadora o pluma en el ángulo inferior o superior

derecho. La foliación se hará de manera consecutiva, si un expediente está integrado

por varios legajos los documentos seguirán el consecutivo del folio en cada legajo.

Colocará en la pestaña del folder el código de clasificación del expediente

(nomenclatura). Ejemplo: 2S.4.1-8:

Código de la Sección (2S)

Código de la serie (2S.4)

Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1)

Número del expediente (8)

2S.4.1-8





5 de 42

En caso de que el expediente se divida en varios legajos, pondrá el consecutivo del

legajo que le corresponde. Ejemplo: 2S.4.1-8/ L 1/3.

Código de la Sección (2S)

Código de la serie (2S.4)

Código de la subserie en caso de contar con ella (2S.4.1)

Número del expediente (8)

Número de Legajo (L 1/3)

La documentación a transferir al archivo de concentración deberá colocarse en cajas de

archivo, con su respectiva carátula de caja de archivo de concentración.

Deberá evitar grapas y clips de los documentos de cada expediente para su mejor

conservación en el archivo de concentración.

Ordenará los expedientes de izquierda a derecha tomando como referencia el frente de

la tapa.

Las cajas de archivo no deberán exceder un peso mayor a los 20 kilogramos, esto para

una mejor manipulación durante el proceso de transferencia y resguardo en el archivo

de concentración.

2S.4.1-8/L 1/3





6 de 42

Llevará el control de los números progresivos que asigne a las cajas que transfiera al

archivo de concentración por año fiscal.

Se coordinará con la Coordinación de Archivos para realizar la baja documental de sus

respectivas cajas una vez concluido el plazo de conservación en el archivo de

concentración.

NOTAS:

En el caso de los responsables de archivo de trámite de Centros de Integración Juvenil,

Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona

metropolitana y foránea, no efectuarán éste proceso de “transferencia primaria”, pero

sí organizarán los expedientes en sus respectivas cajas de archivo conforme a las

políticas de operación antes mencionadas; ya que custodiarán la documentación que

generen hasta que se concluya con su plazo de conservación total establecido en el

CADIDO institucional y posteriormente solicitarán la baja documental ante la

Coordinación de Archivos, para que ésta a su vez gestione el proceso de solicitud ante

el AGN.

En el caso de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y

Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona metropolitana, se recolectarán

las cajas de archivo que se hayan solicitado para baja documental y se custodiarán en el

Archivo de Concentración de centros de Integración Juvenil, A.C., hasta que el AGN

emita el acta y dictamen de baja y se proceda su donación ante la Comisión Nacional de

Libros de Texto Gratuitos.

En el caso Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de

Tratamiento a Usuarios de Heroína de zona foránea, una vez que el AGN emita el acta

y dictamen de baja documental, la Coordinación de Archivos avisará y dará

seguimiento para que la unidad operativa efectúe el proceso de destrucción del papel de

archivo.

Titular de la Unidad Administrativa

Revisa la propuesta de inventario documental y de ser necesario revisa físicamente los

expedientes. Una vez revisado el inventario y en caso de no existir observaciones al

respecto, otorga el visto bueno.





7 de 42

Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración

Cotejará los inventarios de transferencia primaria contra los expedientes junto con el

RAT.

Otorgará visto bueno al inventario y recibirá los expedientes.

Efectuará la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración el

último viernes de los meses de abril, junio, septiembre y noviembre.

Supervisará que se cumpla el tiempo de conservación de expedientes en el archivo de

concentración, conforme a los plazos establecidos en el Catálogo de disposición

documental.

Instalará la remesa de expedientes en la ubicación topográfica correspondiente.

Registrará en el inventario de transferencia primaria la ubicación topográfica de la

remesa y de cada expediente.

Integrará el expediente de la transferencia primaria.

Administrará la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido

transferidos del archivo de trámite, mismos que deberá conservar y custodiar hasta su

eliminación o transferencia al archivo histórico.

Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

Apoyará a las Unidades Administrativas en el llenado de los formatos de inventarios

documentales para la transferencia de expedientes al Archivo de Concentración.

Custodiará el traslado de las cajas de documentación al archivo de concentración.

Revisará los inventarios de transferencia primaria de cada una de las áreas solicitantes.

Complementará el llenado del Inventario Documental de Transferencia Primaria

asignando la clave topográfica a los expedientes transferidos, y remitirá copia del

mismo a las áreas generadoras de los expedientes para su consulta y solicitud de

préstamos posteriores.





8 de 42

Conservará precautoriamente en el Archivo de Concentración los expedientes

semiactivos hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de disposición

documental.

PRÉSTAMO Y CONSULTA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


Designará mediante oficio a los servidores públicos autorizados para solicitar el

préstamo y consulta de expedientes de archivo.

Informará mediante oficio al RAC la designación realizada al momento de requerir

alguna consulta de expedientes.

Servidor Público autorizado

Solicitará al RAC el préstamo del expediente mediante la elaboración del vale de

préstamo.

Recibirá el expediente por parte del RAC y verificará el contenido e integridad del

expediente.

Custodiará el expediente hasta su devolución al RAC, ya sea para consulta dentro del

archivo o para préstamo externo.

El tiempo máximo para el préstamo de expedientes será de 20 días hábiles, en caso de

requerir más tiempo deberá solicitar la ampliación del plazo de consulta.

Si requiere de más tiempo para consultar el expediente, elaborará la solicitud de

ampliación del plazo y actualiza los datos del préstamo.

Devolverá el expediente al RAC.





9 de 42

Coordinador/a de Archivos/Responsable de Archivo de Concentración

Recibirá por parte del Titular de la Unidad Administrativa, el oficio de designación de

servidores públicos autorizados para solicitar préstamos de expedientes.

Llevará a cabo un registro de servidores públicos designados para los préstamos de

expedientes.

Permitirá a los servidores públicos previamente autorizados el acceso a los documentos

transferidos al archivo de concentración.

Recibirá la solicitud de préstamo de expedientes mediante la elaboración del vale de

préstamo, verificará los datos y firmas autorizadas.

Verificará si la solicitud de préstamo contiene todos los datos necesarios para ubicar el

expediente.

Identificará la transferencia en su inventario documental.

Realizará la búsqueda del expediente.

Registrará los datos necesarios y complementará la información del vale de préstamo.

Entregará el vale de préstamo para su firma y el expediente para su consulta.

Una vez devuelto el expediente, recibirá y verificará el contenido e integridad del

expediente.

Cancelará el vale de préstamo y registrará los datos de recepción.

Depositará el expediente en el lugar que le corresponde topográficamente.





10 de 42

SEGUIMIENTO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

Coordinador/a de Archivos/Responsable de Archivo de Concentración

Revisará el listado de expedientes prestados para su seguimiento y lo confrontará con el

acervo documental.

Si existen expedientes no devueltos informará al servidor público que solicitó el

expediente cinco días hábiles previos al vencimiento del plazo de préstamo,

requiriéndole la devolución o proponiéndole ampliar el plazo.

Si el servidor público requiere de más tiempo, elaborará la solicitud de ampliación del

plazo y actualizará los datos del préstamo.


Atenderá y dará seguimiento a las solicitudes de préstamo de los expedientes ubicados

en el Archivo de Concentración.





11 de 42

MATERIALES

Inventario de Transferencia Primaria

Carátula de Caja de Archivo de Concentración

Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos

Oficio para solicitud de transferencia primaria

REFERENCIAS


Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública DOF. 09/05/2016.

Ley Federal de Archivos DOF. 23/01/2012 y su Reglamento.

Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en materia de Archivos

y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. DOF

15/05/2017.




Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. DOF. 04/05/2016


Archivo Contable Gubernamental. 01/01/2014.

Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico. 29/06/2012.

Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A.C.





12 de 42

ANEXOS

Inventario de Transferencia Primaria.

Carátula de Caja de Archivo de Concentración.

Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos.





RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

13 de 42

Responsable de

Archivo de

Trámite de

Unidades

Administrativas

Coordinador/a de

Archivos

Personal Adscrito

a la Coordinación

de Archivos

Coordinador/a de

Archivos

1. Selecciona y revisa físicamente los expedientes a

transferir, requisita el Inventario de Transferencia

Primaria de Archivo de Concentración y anexa copia

dentro de cada caja como primer documento. Conserva

otra copia como comprobante y un original el cual

entregará al Coordinador/a de Archivos.

2. Requisita el formato Carátula de Caja de Archivo de

Concentración para cada caja a transferir, con los

siguientes datos: Unidad Administrativa productora,

Sección documental, Serie documental, Subserie

documental, Plazo de Conservación, Número de Caja,

Número total de Expedientes, Fechas Extremas y

Observaciones. Pega la Carátula al frente de cada caja.

3. Envía oficio al Coordinador/a de Archivos solicitando su

Visto Bueno para el envío de las cajas al archivo de

concentración y le anexa el Inventario de Transferencia

Primaria, así como el archivo electrónico del mismo.

4. Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria.

5. Turna al personal adscrito a la Coordinación de Archivos

el oficio e Inventario de Transferencia Primaria para su

revisión.

6. Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria y

acude a la Unidad Administrativa, revisa las cajas y en

caso de no cumplir con los requisitos para su envío al

archivo de concentración, la orienta hasta lograr su

adecuada integración.

7. Una vez que la revisión de expedientes ha concluido,

autoriza el envío de la misma al Archivo de

Concentración firmando el Inventario de Transferencia

Primaria de Archivo de Concentración. Notifica a la

Unidad Administrativa la fecha para el traslado de las

cajas.

Inventario de

Transferencia

Primaria

Carátula de

Caja de

Archivo de

Concentración

Oficio de visto

bueno

Oficio e

Inventario

Oficio e

Inventario

Inventario





RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

14 de 42

Personal adscrito

a la Coordinación

de Archivos

Servidor público

designado

Personal Adscrito

a la Coordinación

de Archivos

8. Acude con personal del Departamento de Servicios

Generales a las Unidades Administrativas a recoger las

cajas de archivo de concentración y las custodia hasta el

Archivo de Concentración donde se resguardarán.

9. Supervisa y verifica la completa y correcta colocación de

las cajas de archivo en el Archivo de Concentración.

10. Completa el llenado del Inventario de Transferencia

Primaria anotando el número de transferencia y la clave

topográfica de ubicación física de los expedientes. Envía

copia del inventario requisitado y firmado a la Unidad

Administrativa.

11. En caso de requerir información del archivo de

concentración solicita al Coordinador/a de Archivos con

2 días de anticipación, el préstamo de expedientes por

medio del Vale de Préstamo.

12. Requisita el Vale de Préstamo, imprime y lo entrega al

Coordinador de Archivos.

Nota: La información requerida del archivo de

concentración le será entregada a la Unidad

Administrativa en un período de 2 días hábiles

aproximadamente.

13. Recibe el Vale de Préstamo, debidamente requisitado y

lo revisa.

14. Revisa en los inventarios de transferencia primaria y

listado de expedientes en préstamo si los expedientes

solicitados se encuentran en el Archivo de

Concentración, pudiendo presentarse 2 casos:

Inventario

Vale de

Préstamo de

Vale de

Préstamo

Vale de

Préstamo





RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

15 de 42

Personal Adscrito

a la Coordinación

de Archivos

Servidor público

designado

14.1. Que no se encuentre la documentación, en este

caso, informa al solicitante que el expediente se

encuentra en préstamo y cancela la solicitud.

Termina procedimiento.

14.2. Que los expedientes se encuentren registrados en

los inventarios de transferencia primaria y no

tengan registros de préstamo vigente, en este

caso, solicita un vehículo al Departamento de

Servicios Generales mediante el Buzón para

asistir al Archivo de Concentración. Continúa

procedimiento.

15. Realiza la búsqueda física del expediente.

16. Una vez localizado el expediente en el archivo de

concentración, lo entrega a la Unidad Administrativa,

requiriéndole su firma de recibido en el Vale de

Préstamo, y que defina la fecha en que devolverá el

expediente.

17. Recibe el expediente y verifica el contenido e integridad

del mismo (física y folios completos), pudiéndose

presentar dos casos:

17.1. Que el expediente no esté completo, en este caso

firma el vale y deja constancia de las

inconsistencias en el mismo. Conserva el

expediente para su consulta. Continúa


17.2. Que el expediente este completo, en este caso,

recibe el Vale de Préstamo, lo firma, asienta la

fecha de devolución del expediente y entrega al

personal adscrito a la Coordinación de Archivos.

Continúa procedimiento.

Vale y

Expediente

Vale y

Expediente





RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

16 de 42

Servidor público

designado

Personal Adscrito

a la Coordinación

de Archivos

18. Recibe el expediente y lo custodia hasta su devolución al

RAC, ya sea para su consulta dentro del archivo o para

préstamo externo.

19. En la fecha establecida, devuelve el expediente a la


20. Recibe el expediente y verifica el contenido e integridad

del mismo, pudiéndose presentar 2 casos:

20.1. Que el expediente no esté completo, en este caso,

notifica al Coordinador de Archivos y al Titular

de la Unidad Administrativa de las

inconsistencias detectadas para que se realicen

las acciones a las que haya lugar. Termina

procedimiento.

20.2. Que el expediente esté completo, en este caso,

cancela el vale de préstamo y registra los datos

de recepción. Continúa procedimiento.

21. Deposita el expediente en el lugar que le corresponde

topográficamente en el archivo de concentración.

22. Realiza el seguimiento de expedientes en préstamo,

revisando el listado de expedientes prestados para su

seguimiento y confronta con el acervo documental,


22.1. Que todos los expedientes prestados hayan sido

devueltos, en este caso, termina procedimiento.

22.2. Que identifique expedientes que aún no han sido

devueltos, en este caso, notifica al servidor público

que solicitó el expediente con cinco días hábiles

previos al vencimiento del plazo del préstamo

requiriéndole la devolución o proponiéndole la

ampliación del plazo, pudiéndose presentar dos

Expediente

Expediente

Vale y

Expediente





RESPONSABLE

DESCRIPCION

MATERIALES

Y/O ANEXOS

17 de 42

Personal Adscrito

a la Coordinación

de Archivos

Unidad

Administrativa

casos:

22.2.1. Que la Unidad Administrativa requiera por

más tiempo el expediente, en este caso,

elabora la solicitud de ampliación del plazo

y actualiza los datos del préstamo. Continúa


22.2.2. Que la Unidad Administrativa no requiera

por más tiempo el expediente, en este caso

le solicita la entrega del mismo en la fecha

establecida. Termina procedimiento.

23. Recibe la solicitud de ampliación del plazo y actualiza

los datos del préstamo.

24. Custodia el expediente hasta su devolución al RAC.


Expediente

Expediente

Expediente





18 de 42

DIAGRAMA DE FLUJO

Oficio

I.T.P.

I.T.P


de Unidades AdministrativasCoordinador/a de Archivos

Personal Adscrito a la Coordinación

de ArchivosServidor Público designado

Selecciona y revisa físicamente los expedientes a

transferir, requisita el Inventario de Transferencia

Primaria de Archivo de Concentración y anexa copia

dentro de cada caja como primer documento. Conserva otra copia como comprobante y un original el cual entregará al Coordinador/a de Archivos.

Inicia

1

Oficio

Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria.

4

A


C.C.A.C

Requisita el formato Carátula de Caja de Archivo de

Concentración para cada caja a transferir, con los siguientes datos: Unidad Administrativa

productora, Sección documental, Serie

documental, Subserie documental, Plazo de

Conservación, Número de Caja, Número total de Expedientes, Fechas

Extremas y Observaciones. Pega la Carátula al frente de

cada caja.

2

I.T.P.

Envía oficio al Coordinador/a de Archivos solicitando su

Visto Bueno para el envío de las cajas al archivo de

concentración y le anexa el Inventario de Transferencia

Primaria, así como el archivo electrónico del mismo.

3





19 de 42

Oficio

I.T.P.





Turna al personal adscrito a la Coordinación de Archivos el

oficio e Inventario de Transferencia Primaria para

su revisión.

5

B


A

Oficio

I.T.P.

Recibe oficio e Inventario de Transferencia Primaria y

acude a la Unidad Administrativa, revisa las cajas

y en caso de no cumplir con los requisitos para su envío al archivo de concentración, la

orienta hasta lograr su adecuada integración.

6

Acude con personal del Departamento de Servicios Generales a las Unidades

Administrativas a recoger las cajas de archivo de

concentración y las custodia hasta el Archivo de

Concentración donde se resguardarán.

8

I.T.P.

Una vez que la revisión de expedientes ha concluido,

autoriza el envío de la misma al Archivo de Concentración

firmando el Inventario de Transferencia Primaria de Archivo de Concentración.

Notifica a la Unidad Administrativa la fecha para el

traslado de las cajas.

7





20 de 42

Vale P.





C


B

Supervisa y verifica la completa y correcta

colocación de las cajas de archivo en el Archivo de

Concentración.

9

En caso de requerir información del archivo de concentración solicita al

Coordinador/a de Archivos con 2 días de anticipación, el préstamo de expedientes por medio del Vale de Préstamo

11

Requisita el Vale de Préstamo, imprime y lo

entrega al Coordinador de Archivos

12

Nota: La información requerida del archivo de concentración le

será entregada a la Unidad Administrativa en un período

de 2 días hábiles aproximadamente.

I.T.P.

Completa el llenado del Inventario de Transferencia

Primaria anotando el número de transferencia y la clave

topográfica de ubicación física de los expedientes. Envía

copia del inventario requisitado y firmado a la

Unidad Administrativa.

10





21 de 42

Vale P.





D


C

Recibe el Vale de Préstamo, debidamente requisitado y lo

revisa

13

Revisa en los inventarios de transferencia primaria y listado de expedientes en préstamo si los expedientes solicitados se encuentran en el Archivo de

Concentración, pudiendo presentarse 2 casos

14

Los documentos se encuentran en el

Archivo de Concentración?

Si No

1 2





22 de 42





E


D

Que no se encuentre la documentación, en este caso,

informa al solicitante que el expediente se encuentra en

préstamo y cancela la solicitud.

14.1

1

Termina

Que los expedientes se encuentren registrados en los inventarios de transferencia

primaria y no tengan registros de préstamo vigente, en este caso, solicitará un vehículo al Departamento de Servicios

Generales mediante el Buzón para asistir al Archivo de

Concentración.

14.2

Realiza la búsqueda física del expediente.

15

2





23 de 42

Vale P.

Exp.Exp.





F


E

Una vez localizado el expediente en el archivo de

concentración, lo entrega a la Unidad Administrativa,

requiriéndole su firma de recibido en el Vale de

Préstamo, y que defina la fecha en que devolverá el

expediente.

16

Recibe el expediente y verifica, el contenido e

integridad del mismo (física y folios completos), pudiéndose


17

El expediente está completo?

Exp.

Que el expediente no esté completo, en este caso firma el vale y deja constancia de

las inconsistencias en el mismo. Conserva el

expediente para su consulta. Continúa procedimiento en el

punto 18.

17.1

4

No

Si

3





24 de 42

Vale P.

Exp.





G


F

Recibe el expediente y lo custodia hasta su devolución

al RAC, ya sea para su consulta dentro del archivo o

para préstamo externo.

18

Exp.

Que el expediente este completo, en este caso, recibe el Vale de Préstamo, lo firma, asienta la fecha de devolución

del expediente y entrega al personal adscrito a la

Coordinación de Archivos. Continúa procedimiento.

17.2

3

Exp.

En la fecha establecida, devuelve el expediente a la Coordinación de Archivos.

19

4





25 de 42





H


G

Exp.

Recibe el expediente y verifica el contenido e integridad del

mismo, pudiéndose presentar 2 casos:

20

El expediente está completo?

Exp.

Que el expediente no esté completo, en este caso,

notifica al Coordinador de Archivos y al Titular de la

Unidad Administrativa de las inconsistencias detectadas

para que se realicen las acciones a las que haya lugar.

20.1

Termina

No

Si

5





26 de 42





I


H

Exp.

Que el expediente esté completo, en este caso,

cancela el vale de préstamo y registra los datos de recepción. Continúa

procedimiento.

20.2

Exp.

Deposita el expediente en el lugar que le corresponde topográficamente en el

archivo de concentración.

21

Realiza el seguimiento de expedientes en préstamo,

revisando el listado de expedientes prestados para su seguimiento y confronta con el acervo documental, pudiéndose presentar dos

casos:

22

5





27 de 42





J


I

Que todos los expedientes prestados hayan sido

devueltos.

22.1

Que identifique expedientes que aún no han sido

devueltos, en este caso, notifica al servidor público que

solicitó el expediente con cinco días hábiles previos al

vencimiento del plazo del préstamo requiriéndole la

devolución o proponiéndole la ampliación del plazo,


22.2

Los expedientes prestados han sido

devueltos?

Si

No

Termina





28 de 42

Exp.

Exp.

Exp.




de ArchivosServidor Público designado Unidad Administrativa

J

Que la Unidad Administrativa requiera por más tiempo el expediente, en este caso,

elabora la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos del préstamo. Continúa


22..2.1

Que la Unidad Administrativa no requiera por más tiempo el expediente, en este caso le solicita la entrega del mismo

en la fecha establecida.

22.2.2

La Unidad Administrativa requiere por más tiempo el

expediente?

Si

No

6

Termina

Recibe la solicitud de ampliación del plazo y actualiza los datos del

préstamo.

23

6

Exp.

Custodia el expediente hasta su devolución al RAC.

24

Termina




29 de 42


INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Identificar los expedientes que se encuentran en el archivo

de trámite de cada Unidad Administrativa los cuales han

concluido con su plazo de conservación y necesitan ser

transferidos al Archivo de Concentración para su guarda

precaucional.


V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se solicite realizar una transferencia

primaria al Archivo de Concentración (abril, junio,

septiembre y noviembre).

VI. Integración del Formato: Original y 2 copias

VII. Distribución: Original: Archivo de Concentración

1ª. Copia: Al interior de la caja como primer documento

2ª Copia: Responsable de Archivo de Trámite


Computadora

IX. Observaciones: Enviar en archivo electrónico el Inventario de

Transferencia Primaria, a la dirección electrónica

[email protected].






30 de 42

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE

PRODUCTORA:


productora de la serie o series documentales, la

cual solicita la transferencia primaria; evitando

el uso de abreviaturas y siglas. Ejemplo:



2

3


RECEPTORA:

FONDO:

Nombre del área que recibe los expedientes, en

este caso siempre será la Coordinación de

Archivos.



siglas.

4

5

6

SECCIÓN DOCUMENTAL:

SERIE DOCUMENTAL:
















7

8

FECHA DE TRANSFERENCIA:

NÚMERO DE TRANSFERENCIA:

Indicar el día, mes y año en que se realiza la

entrega-recepción de expedientes.

Uso exclusivo de la Coordinación de Archivos.





31 de 42

9 HOJA DE Enunciar el número de hojas en relación al


inventario.

10

11

12





Indicar el día, mes y año de elaboración del

inventario de transferencia.









13 NÚMERO DE CAJA: Indicar el número consecutivo de cada caja en

la que se ubican los expedientes a transferir.

14 NÚMERO EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número


interior de la caja de archivo a transferir.

15 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE







16

17




expediente.




expediente.





32 de 42

18

TRADICIÓN DOCUMENTAL:

Seleccionar con una “X” en columnas







columnas se denominan “A” para adminis-

trativo, “L” para legal, “F” para fiscal y “C”

para contable (Estos valores están



20 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): Proporcionar en columnas independientes los








21 CONDICIONES DE ACCESO: Señalar con una “X”, en columnas





confidencial.

22

23

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA:

TOTAL DE EXPEDIENTES:

Uso exclusivo del Archivo de Concentración.

Indicar el número total de expedientes

generados correspondientes a cada serie

documental.





33 de 42

24

25

HOJA DE CIERRE:

FORMULÓ:

Indicar el total de folios que integran el

inventario, el total de expedientes y cajas, los

años que comprende la documentación y el

peso aproximado en kilogramos.

Proporcionar el nombre, cargo, firma y área del

Responsable de Archivo de Trámite de la


inventario.

26 AUTORIZÓ/ENTREGO: Nombre, cargo y firma del Responsable de la

Unidad Administrativa que autorizó el

inventario y entregó los expedientes.

27

RECIBIÓ:

Nombre, cargo y firma del Responsable del

Archivo de Concentración u Coordinador de

Archivos que recibió el inventario.




34 de 42




35 de 42


CARÁTULA DE CAJA DE ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Ubicar topográficamente e identificar de manera general

el contenido de las cajas en el archivo de concentración

para la localización expedita de la documentación.

IV. Responsable de su Formulación: Responsables de Archivo de Trámite.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se requiera transferir cajas de expedientes al

archivo de concentración, una vez que haya concluido su

plazo de conservación en el Archivo de Trámite.


VII. Distribución: Original: Adherida en la caja de archivo de concentración.


IX. Observaciones: El formato deberá adherirse con pegamento blanco en la

parte frontal de la caja y en las laterales de la misma.





36 de 42

1


PRODUCTORA:


productora de la serie o series documentales,




2

3

4


SERIE DOCUMENTAL:
















5

6

VALOR DOCUMENTAL:

NÚMERO DE CAJA:

Señalar con una “X” en columnas








Indicar el número consecutivo de caja que

corresponda por año fiscal.

7 NÚMERO TOTAL DE EXPEDIENTES: Indicar el total de expedientes que contiene la

caja.





37 de 42

8

9



Indicar el año más antiguo y el más reciente

que amparan los expedientes contenidos en la

caja.




archivo de concentración, así como registrar la

suma total de ambos años. Dichas columnas se

denominan “AT” para el archivo de trámite,



10

11

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL:

CLAVE TOPOGRÁFICA:

Marcar con una “X”, si una vez concluida la

vigencia documental los expedientes se

someterán a baja o se conservarán en el

Archivo Histórico (A-H); en caso de baja,

indicar el año de depuración.

Uso exclusivo de la Coordinación de Archivos

quien registrará los datos correspondientes a la

ubicación física de la documentación.

12 CONTENIDO: Indicar la descripción general de los asuntos

que tratan los expedientes contenidos en la caja

y que son transferidos al Archivo de

Concentración.




38 de 42




39 de 42


VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES SEMIACTIVOS


II. Clave: S/C

III. Objetivo: Permitir a los servidores públicos previamente

autorizados, el acceso a los documentos transferidos al

archivo de concentración y dar seguimiento al préstamo

de expedientes que se encuentran en custodia del servidor

público autorizado, con el propósito de restituirlos al

archivo de concentración.

IV. Responsable de su Formulación: Servidor Público Autorizado

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se requiera consultar información del archivo de

concentración.


VII. Distribución: Original: Archivo de Concentración

Copia: Responsable de Archivo de Trámite de la Unidad

Administrativa


IX. Observaciones:





40 de 42

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

Indica el nombre de la Unidad Administrativa

que solicita el préstamo de expedientes.

2

3

TIPO DE PRÉSTAMO:

FECHA DE PRÉSTAMO:

Indicar si el préstamo se realiza en sala (dentro

del archivo de concentración) o en el área de la

Unidad Administrativa.

Indicar el día, mes y año en que se entrega el

expediente al servidor público designado.

4 NÚMERO DE FOLIO: Número asignado por el responsable del

archivo de concentración, de acuerdo a los

préstamos de expedientes que se realicen de

forma anual.

5 DATOS DEL USUARIO: Indicar el nombre completo, número de

empleado, puesto, área de adscripción,

ubicación física, piso donde se localiza,

teléfono y/o extensión y correo electrónico del

servidor público designado.

6 DATOS DEL EXPEDIENTE: NÚMERO

DE TRANSFERENCIA

Indicar el número y la fecha de la transferencia

a la que corresponde el expediente (s) en

solicitud.

7 DATOS DEL EXPEDIENTE: NÚMERO

CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE

Indicar el número del expediente (s), de

acuerdo al inventario de transferencia primaria.

8

9

10

DATOS DEL EXPEDIENTE:

DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE

DATOS DEL EXPEDIENTE: CLAVE

TOPOGRÁFICA

TOTAL DE EXPEDIENTES

Reseñar la descripción del expediente (s), de

acuerdo al inventario de transferencia primaria.

Indicar la clave de ubicación del expediente,

dentro del archivo de concentración, la cual fue

asignada por el responsable de archivo de

concentración.

Indicar el total de expedientes que se solicitan

para el préstamo.





41 de 42

11

12

13

FECHA DE DEVOLUCIÓN:

FECHA DE PRÓRROGA:

REGISTRO DE ANOMALÍAS:

Indicar el día, mes y año en que es devuelto el

expediente, el cual no debe rebasar la suma de

los días a partir de la fecha de pr.

Indicar el día, mes y año en que se solicita la

prórroga para la entrega del expediente.

Mencionar aquellas anomalías que se pudieran

encontrar tanto en el momento del préstamo del

expediente y en la entrega del mismo.

14

15

SOLICITÓ:

AUTORIZÓ:

Anotar nombre, cargo y firma de la persona

autorizada para la recepción del expediente.

Anotar nombre, cargo y firma del Coordinador

de Archivos y Responsable de Archivo de

Concentración que entregó la documentación

en préstamo.




42 de 42


PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA BAJA DOCUMENTAL


ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


3

MATERIALES

7

REFERENCIAS

7

PROCEDIMIENTO

9

FLUJOGRAMA

16

ANEXOS 31







1 de 41

OBJETIVO

Determinar cuáles son las series documentales susceptibles de baja o transferencia al

archivo histórico, con base en los valores documentales establecidos en el Catálogo de

Disposición Documental, con objeto de evitar la acumulación excesiva de documentación

que se encuentra en el archivo de concentración, procurando la oportuna eliminación de

documentos, cuyos plazos de conservación han prescrito y no poseen valores secundarios.

ALCANCE




Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y

Foránea.





AGN: Archivo General de la Nación

Archivo Histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar,

describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada

por documentos o colecciones documentales con valor permanente y de relevancia para la

memoria nacional.

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos, de uso

cotidiano necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, las

cuales conforman la Entidad.

Baja Documental: Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores

administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

C.A.: Coordinador de Archivos




2 de 41

CADIDO: Catálogo de Disposición Documental.

CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

DGAA: Dirección General Adjunta Administrativa.

Datos personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o

identificable. Se considera que una persona es identificable cuando su identidad pueda

determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.

INAI: Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos

Personales.

MAAGRMSG: Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos

Materiales y Servicios Generales.

Medidas de seguridad: Conjunto de acciones, actividades, controles o mecanismos

administrativos, técnicos y físicos que permitan proteger los datos personales.


RAT: Responsable de Archivo de Trámite



que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo

histórico (transferencia secundaria).


reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las Dependencias

y Entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales,


Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y Foránea y Departamentos que conforman la

Entidad.

UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito

Público.




3 de 41


BAJA DOCUMENTAL


Si la disposición final es por destrucción, se apegará en el procedimiento 5.7.7

Destrucción de bienes del MAAGRMSG y en la Guía de Borrado Seguro de datos

personales publicada por el INAI.

Cualquier otro procedimiento de disposición final de bienes distintos al de la

destrucción, se apegará en el procedimiento correspondiente del proceso denominado

“DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG.

Celebrará el Contrato de Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a

título gratuito del papel de archivo resultante de la baja documental de las Unidades

Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.

En caso de que la documentación autorizada para baja documental contenga datos

personales, y ésta sea resultante de la baja de Unidades Administrativas de Oficinas

Centrales y Centros Metropolitanos; el C.A solicitará a la CONALITEG pueda estar

presente en el proceso de destrucción de la documentación, para con ello constatar que

se está efectuando el borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia

en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo

registrará evidencia de dicho proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el

cumplimiento de esta medida de seguridad.

Deberá mantener publicadas las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de

baja o transferencia secundaria emitidas por el AGN en la Página Web de la Entidad por

el lapso de un año a partir de su fecha de emisión.




4 de 41


En el caso de las Unidades Operativas de Zona Foránea y Metropolitana cuando tengan

documentación que haya concluido su vigencia documental, enviarán la solicitud de

baja al C.A. atendiendo 2 periodos:

Primer Periodo: durante los meses de mayo y junio de cada año, para que el C.A

revise su propuesta y en caso de tener observaciones, se subsanen y pueda

gestionarse la baja ante el AGN en el mes de agosto.

Segundo Periodo: durante los meses de octubre y noviembre de cada año, para que

el C.A revise su propuesta y en caso de tener observaciones, se subsanen y pueda

gestionarse la baja ante el AGN en el mes de febrero.

En el caso de los RAT de Unidades Operativas de Zona Metropolitana, deberán

conservar las cajas de archivo con la documentación, hasta que soliciten la baja ante la

Coordinación de Archivos y ésta a su vez pueda gestionar el proceso para trámite ante

el AGN, posteriormente el C.A. programará el traslado de las cajas al Archivo de

Concentración de la Entidad.

En el caso de los RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea, deberán conservar las

cajas de archivo con la documentación que se dará de baja hasta que el C.A le informe

que puede proceder a la destrucción del papel de conformidad con el procedimiento

5.7.7 Destrucción de bienes del MAAGRMSG y de acuerdo a la Guía de Borrado

Seguro de datos personales publicada por el INAI.

Para realizar la destrucción del papel de archivo, se recomienda romper o cortar el papel

en línea recta o tiras delgadas, de preferencia de 2mm de ancho; a fin de evitar que la

información pueda ser recuperada rearmando los fragmentos. Así mismo, se puede

romper o cortar el papel de forma vertical y horizontal, es decir, en corte cruzado para

generar fragmentos diminutos, lo cual ayuda a que sea una forma difícil de unir las

piezas.




5 de 41

Ejemplo:

Una vez destruido el papel de archivo, los RAT de Unidades Operativas de Zona

Foránea, junto con el Titular de la Unidad Operativa; elaborarán el acta circunstanciada

respecto a la destrucción de los documentos y la enviarán al C.A, junto con el álbum

fotográfico.

Para la recolección de papel por parte de la CONALITEG, deberá tomar en cuenta que

únicamente se realizará en tanto se cumpla con el tonelaje establecido por dicha

Comisión, el cual es de 1.5 toneladas para Oficinas Centrales y Unidades Operativas de

Zona Metropolitana y de 2.5 toneladas para las Unidades Operativas de Zona Foránea.


Concentrará las cajas de documentación que se darán de baja de Oficinas Centrales en

el espacio físico en donde se encuentra el archivo de concentración, mientras se

recolecta el tonelaje establecido para la donación a la CONALITEG.

Recolectará las cajas de documentación que se darán de baja en las Unidades

Operativas de Zona Metropolitana y las concentrará con las existentes de oficinas

centrales.

Dirección General Adjunta Administrativa

Autorizará el procedimiento a seguir para la desincorporación de documentos de archivo

como bienes muebles con base en el MAAGRMSG.




6 de 41

AGN

Recibirá, revisará y en su caso autorizará la solicitud de dictamen de destino final de la

documentación administrativa enviada por el C.A. de la Entidad.

UCG

Recibirá, revisará y en su caso autorizará la solicitud de autorización de baja de la

documentación contable enviada por el C.A. de la Entidad.

POLÍTICAS PARA ELABORAR INVENTARIOS DE BAJA DOCUMENTAL EN EL

CASO DE EXPEDIENTES CLÍNICOS GENERADOS POR UNIDADES

OPERATIVAS DE ZONA METROPOLITANA Y FORÁNEA

Utilizarán el “Inventario de Baja Documental Genérico” cuando soliciten la baja de

expedientes clínicos cuya descripción sea por caja y la numeración de expedientes sea

consecutiva, ya que éstos son homogéneos en su contenido.

Ejemplo: Del expediente 0001 al 0150, ubicados dentro de la caja 1, Del expediente

0151 al 220, ubicados dentro de la caja 2, etc.

Utilizaran el “Inventario de Baja Documental”, cuando los expedientes clínicos que

soliciten para baja no sean consecutivos en su numeración, por lo tanto se describirán

uno por uno.

Ejemplo: Expediente 0001, 0009, 0018, 0041, 0092, 0114, ubicados en la caja 1.




7 de 41

MATERIALES

Contrato de Donación

Acta de Entrega-Recepción

Acta Circunstanciada

Álbum fotográfico de destrucción de papel de archivo

Inventario de Baja Documental

REFERENCIAS


Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF. 09/05/2016.


Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

DOF. 26/01/2017.


Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma.

19/12/2016.





y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

15/05/2017.




8 de 41








Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales. Diario Oficial de la Federación 16 de Julio de 2010.



Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. DOF. 16/03/2016.


Archivo Contable Gubernamental.


Guía para el borrado seguro de datos personales. INAI. Primera Edición 2016. Ciudad

de México, México. 36pp.

ANEXOS

Inventario de Baja Documental




9 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

1. Identifica en los inventarios documentales los expedientes

que concluyeron su vigencia documental, pudiéndose


1.1. Que la documentación no presente valores

contables, en este caso, elabora la propuesta de

inventario de baja, ficha técnica y declaratoria de

prevaloración de archivos, y notifica al RAT

pudiéndose presentar a su vez dos casos:

1.1.1. Que se trate del RAT de Oficinas Centrales,

en este caso, le envía la propuesta de inventario

de baja, ficha técnica y la declaratoria de

prevaloración de archivos para que gestione la

autorización de baja documental ante el Titular de

la Unidad Administrativa productora de la

documentación. Continúa procedimiento en el

punto 2.

1.1.2. Que se trate del RAT de Unidades Operativas

de zona metropolitana y foránea, en este caso,

le informa que debe enviar la solicitud de baja al

C.A. Continúa procedimiento en el punto 5.

NOTA: En el caso de las Unidades Operativas de

Zona Foránea y Metropolitana cuando tengan

documentación que haya concluido su vigencia

documental, los RAT enviarán la solicitud de baja al

C.A atendiendo 2 periodos:

Primer Periodo: durante los meses de mayo y junio

de cada año para que el C.A revise su propuesta y en

caso de tener observaciones se subsanen y pueda

gestionarse la baja en el mes de agosto.

Segundo Periodo: durante los meses de octubre y

noviembre de cada año, para que el C.A revise su

propuesta y en caso de tener observaciones se

subsanen y pueda gestionarse la baja en el mes de

febrero.

Inventario

documental

Propuesta de

inventario de

baja, ficha

técnica de

prevaloración

y declaratoria

de

prevaloración




10 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

RAT Oficinas

Centrales

Titular de la

Unidad

Administrativa

RAT Oficinas

Centrales

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

1.2. Que la documentación presente valores contables,

en este caso, elabora la propuesta de inventario de

baja, ficha técnica de prevaloración, declaratoria de

prevaloración, y envía al RAT para que gestione la

autorización de baja documental ante el Titular de la

Unidad Administrativa productora de la

documentación.

1.2.1. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha

técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-

valoración por parte del RAC y turna al Titular de

la Unidad Administrativa para su autorización.


técnica de prevaloración y declaratoria de pre-

valoración, valida, firma de autorización, y

devuelve al RAT para que inicie el trámite de

baja documental.


técnica de prevaloración y declaratoria de

prevaloración, validados y firmados por el Titular

de la Unidad Administrativa y envía al

C.A./RAC.

1.2.4. Recibe los documentos, verifica la información

y en caso de haber observaciones lo notifica al

RAT para que las solvente y posteriormente

actualiza la información.

1.2.5. Elabora la solicitud de baja de archivo contable,

que se integra por:

a) Inventario de baja

b) Ficha técnica de prevaloración

c) Declaratoria de prevaloración.

1.2.6. Envía a la UCG la solicitud de autorización de

baja de la documentación contable, adjuntando

inventario de baja, ficha técnica de pre-valoración

y declaratoria de pre-valoración.

Oficio o correo

electrónico y

propuesta de

inventario de

baja, ficha

técnica y

declaratoria de

prevaloración

Oficio de

solicitud de

baja de archivo

contable




11 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

1.2.7. Recibe oficio de respuesta de la UCG


1.2.7.1. Que la información no sea suficiente,

en este caso, realiza las adecuaciones

solicitadas por la UCG para que vuelva a

gestionar la solicitud de autorización de baja

documental ante la UCG. Regresa al

procedimiento 1.2.4.

1.2.7.2. Que la información sea suficiente, en

este caso, recibe el oficio de autorización de

baja de archivo contable original

gubernamental, la cédula de control de baja

de archivo contable original gubernamental e

inventario de baja debidamente sellado.

Continúa procedimiento.

1.2.8. Elabora la solicitud de dictamen de destino

final, y envía al AGN verificando el calendario

de recepción de solicitud de destino final. La

solicitud se integrará por:

a) Copia del oficio de autorización de baja de

archivo contable original gubernamental

b) Copia de la cédula de control de baja de

archivo contable original gubernamental

c) Copia de inventarios de baja debidamente

sellados por la UCG

d) Ficha técnica de prevaloración

e) Declaratoria de prevaloración.

1.2.9. Recibe oficio de respuesta del AGN


1.2.9.1. Que la información sea insuficiente, en

este caso, recibe oficio con las observaciones

pertinentes para que las solvente. Regresa al

punto 1.2.8.

Oficio de

negación de la

baja

documental

Oficio de

autorización de

baja de archivo

contable

original

gubernamental

, cédula de

control de baja

de archivo

contable

original

gubernamental

e inventario de

baja.

Oficio de

análisis de

información




12 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

RAT Oficinas

Centrales

Titular de la

Unidad

Administrativa

RAT Oficinas

Centrales

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

1.2.9.2. Que la información sea suficiente, en

este caso, recibe oficio de respuesta,

dictamen de destino final y acta de baja

documental. Continúa procedimiento en el

punto 9.

2. Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha técnica de

prevaloración y declaratoria de prevaloración por parte

del RAC y turna al Titular de la Unidad Administrativa

para su autorización.


prevaloración y declaratoria de prevaloración, valida,

firma de autorización, y devuelve al RAT para que inicie

el trámite de baja documental.


pre-valoración y declaratoria de pre-valoración, validados

y firmados por el Titular de la Unidad Administrativa y

envía al C.A./RAC.

5. Recibe los documentos, verifica la información y en caso

de haber observaciones solicita al RAT las realice, y

posteriormente actualiza la información.

6. Elabora la solicitud de destino final, que se integra por:

a) Inventario de Baja

b) Ficha Técnica de prevaloración

c) Declaratoria de prevaloración.

7. Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el

calendario de recepción de solicitud de destino final.

8. Recibe del AGN oficio de respuesta pudiéndose presentar

dos casos:

8.1. Que la información presentada no sea suficiente,

en este caso, regresa al punto 5.

Oficio de

respuesta,

dictamen de

destino final y

acta de baja

documental

Propuesta de

inventario de

baja, ficha

técnica y

declaratoria de

prevaloración

Propuesta de

inventario de

baja, ficha

técnica y

declaratoria de

prevaloración

Solicitud de

destino final

Oficio de

negación de la

baja

documental




13 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

8.2. Que la información presentada sea suficiente, en

este caso, recibe oficio de respuesta, dictamen de

destino final y acta de baja documental. Continúa

procedimiento.

9. Lleva a cabo la desincorporación de documentos de

archivo como bienes muebles, para lo cual envía copia del

dictamen de destino final y el acta de baja documental a la

DGAA solicitando defina el procedimiento a seguir para

la disposición final.

10. Recibe y atiende la recomendación de la DGAA para

proceder conforme al procedimiento denominado

“DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES

MUEBLES” del MAAGRMSG, en el subproceso que le

corresponda.

11. Lleva a cabo la disposición final pudiéndose presentar dos

casos:

11.1. Que la disposición final se realice por donación,

en este caso, celebra el Contrato de Donación con la

CONALITEG, para efectuar la donación a título

gratuito del papel de archivo resultante de la baja

documental de las Unidades Administrativas de

Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos de la

Entidad.

NOTA: En caso de que la documentación autorizada para

baja documental contenga datos personales, y ésta sea

resultante de la baja de Unidades Administrativas de

Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos; solicitará a

la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de

destrucción de la documentación, para con ello constatar

que se está efectuando el borrado seguro de éste tipo de

información, como hace referencia en la Guía para el

borrado seguro de Datos Personales publicada por el

INAI; así mismo registrará evidencia de dicho proceso

mediante un álbum fotográfico para demostrar el

Oficio de

respuesta,

dictamen de

destino final y

acta de baja

documental

Solicitud de

desincorpora-

ción de

documentos,

copia de

dictamen de

destino final y

acta de baja

documental




14 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración


11.1.1. Una vez efectuada la donación de papel de

archivo, elabora en 2 tantos el acta

circunstanciada de entrega-recepción de los

documentos de archivo donados a la

CONALITEG, y recaba las firmas del personal

donante de CIJ, A.C. y del representante de la

CONALITEG.

11.1.2. Entrega un tanto original al representante de

la CONALITEG y el otro lo integra en el

expediente de baja como comprobación del

proceso realizado. Continúa procedimiento en

el punto 12.

11.2. Que la disposición final se realice por

destrucción, para lo cual se apega al procedimiento

5.7.7 Destrucción de Bienes del MAAGRMSG y a la

Guía de Borrado Seguro de datos personales

publicada por el INAI.

11.2.1. Una vez que la baja documental sea

autorizada por el AGN, da aviso a los RAT de

Unidades Operativas de Zona Foránea y les

instruye para que procedan a la destrucción de la

documentación y con ello se garantice el borrado

seguro de Datos Personales.

NOTA: Las Unidades Operativas de Zona Foránea

podrán consultar la Guía para el borrado seguro de Datos

Personales publicada por el INAI, para efectuar el

procedimiento de destrucción.

11.2.2. Solicita a los RAT de Unidades Operativas

de Zona Foránea elaborar el acta circunstanciada

sobre la destrucción de los documentos, así como

la elaboración del álbum fotográfico para

constatar el cumplimiento de esta medida de

seguridad.

Acta

circunstancia-

da de entrega-

recepción




15 de 41

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

11.2.3. Recibe del RAT de Unidades Operativas de

zona foránea el acta circunstanciada de

destrucción de documentos e n 2 tantos y álbum

fotográfico.

11.2.4. En el caso de documentación contable,

enviará un tanto a la UCG para concluir con el

trámite de baja documental contable.

11.2.5. Integra el otro tanto y el álbum fotográfico

en el expediente de baja como parte de la

comprobación del proceso realizado.

11.2.6. Si se trata de documentación administrativa

integra los 2 tantos en el expediente de baja junto

con el álbum fotográfico. Continúa

procedimiento.

12. Publica las solicitudes de destino final, el dictamen y las

actas de baja emitidas por el AGN en la Página Web de la

Entidad por el lapso de un año a partir de su fecha de

emisión.

13. Integra el expediente de baja documental, que deberá

contener como mínimo:

a) Acuse de la Solicitud de Dictamen de destino final

enviado al AGN.

b) Declaración y ficha técnica de prevaloración

c) Inventario de baja

d) Oficio de respuesta emitido por el AGN

e) Dictamen de destino final

f) Acta de baja documental

g) Acta circunstanciada

h) Oficio de autorización de la baja de archivo contable

original gubernamental. (Si es el caso).

i) Acta circunstanciada de entrega-recepción y/o

destrucción

j) Álbum fotográfico


Acta

circunstancia-

da de

destrucción de

documentos y

álbum

fotográfico

Expediente de

baja

documental




16 de 41

DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador/a de ArchivosResponsable de Archivo de

ConcentraciónRAT Oficinas Centrales Titular de la Unidad Administrativa

Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron su vigencia

documental, pudiéndose presentar dos casos:

Inicia

1

A

Doctos.

A

La documentación presenta valor contable?

No

Si

Que la documentación no presente valores contables,


baja, ficha técnica y declaratoria de prevaloración de archivos, y notifica al RAT pudiéndose presentar a su

vez dos casos

1.1

Área o Unidad?

1

2 3

Oficinas Centrales

U.OZona

Metro. y Foránea

Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron su vigencia

documental, pudiéndose presentar dos casos:

Inicia

1

Doctos.

La documentación presenta valor contable?

No

Si

Que la documentación no presente valores contables,


baja, ficha técnica y declaratoria de prevaloración de archivos, y notifica al RAT pudiéndose presentar a su

vez dos casos

1.1

Área o Unidad?

1

2 3

Oficinas Centrales

U.OZona

Metro. y Foránea




17 de 41

Doctos.



Que se trate del RAT de Oficinas Centrales, en este

caso, le envía la propuesta de inventario de baja, ficha

técnica y la declaratoria de prevaloración de archivos

para que gestione la autorización de baja

documental ante el Titular de la Unidad Administrativa

productora de la documentación. Continúa


1.1.1

B

Doctos.

B

Que se trate del RAT de Unidades Operativas de

zona metropolitana y foránea, en este caso, le

informa que debe enviar la solicitud de baja al C.A.

Continúa procedimiento en el punto 5.

1.1.2

4

A2

3

5

NOTA: En el caso de las Unidades

Operativas de Zona Foránea y

Metropolitana cuando tengan

documentación que haya concluido su

vigencia documental, los RAT enviarán la

solicitud de baja al C.A atendiendo 2

periodos:

Primer Periodo: durante los meses de

mayo y junio de cada año para que el C.A

revise su propuesta y en caso de tener

observaciones se subsanen y pueda


Segundo Periodo: durante los meses de

octubre y noviembre de cada año, para

que el C.A revise su propuesta y en caso

de tener observaciones se subsanen y

pueda gestionarse la baja en el mes de

febrero.

Doctos.

Que se trate del RAT de Oficinas Centrales, en este

caso, le envía la propuesta de inventario de baja, ficha

técnica y la declaratoria de prevaloración de archivos



productora de la documentación. Continúa


1.1.1

Doctos.

Que se trate del RAT de Unidades Operativas de

zona metropolitana y foránea, en este caso, le

informa que debe enviar la solicitud de baja al C.A.


1.1.2

4

A2

3

5

NOTA: En el caso de las Unidades

Operativas de Zona Foránea y

Metropolitana cuando tengan

documentación que haya concluido su

vigencia documental, los RAT enviarán la

solicitud de baja al C.A atendiendo 2

periodos:

Primer Periodo: durante los meses de

mayo y junio de cada año para que el C.A

revise su propuesta y en caso de tener

observaciones se subsanen y pueda


Segundo Periodo: durante los meses de

octubre y noviembre de cada año, para

que el C.A revise su propuesta y en caso

de tener observaciones se subsanen y

pueda gestionarse la baja en el mes de

febrero.




18 de 41

Doctos.Doctos.

Doctos.



Que la documentación presente valores contables,


baja, ficha técnica de prevaloración, declaratoria de prevaloración, y envía al RAT



productora de la documentación.

1.2

CC

Recibe la propuesta de inventario de baja, ficha

técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración por parte del RAC y turna al

Titular de la Unidad Administrativa para su

autorización.

1.2.1

B1


técnica de prevaloración y declaratoria de pre-valoración, valida, firma de autorización, y

devuelve al RAT para que inicie el trámite de baja

documental.

1.2.2

Doctos.


técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración,

validados y firmados por el Titular de la Unidad

Administrativa y envía al C.A./RAC.

1.2.3

Doctos.

Recibe los documentos, verifica la información y en

caso de haber observaciones lo notifica al RAT para que las

solvente y posteriormente actualiza la información.

1.2.4

Doctos.


caso de haber observaciones lo notifica al RAT para que las

solvente y posteriormente actualiza la información.

1.2.4

O.S.B.

Elabora la solicitud de baja de archivo contable, que se

integra por: Inventario de baja, Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria de revaloración.

1.2.5

O.S.B.

Elabora la solicitud de baja de archivo contable, que se

integra por: Inventario de baja, Ficha técnica de prevaloración y Declaratoria de revaloración.

1.2.5

7 7

Doctos.

Que la documentación presente valores contables,


baja, ficha técnica de prevaloración, declaratoria de prevaloración, y envía al RAT




1.2

B1




19 de 41

O.S.B.



Envía a la UCG la solicitud de autorización de baja de la documentación contable,

adjuntando inventario de baja, ficha técnica de pre-valoración


1.2.6

D

C

Oficio

Recibe oficio de respuesta de la UCG pudiéndose presentar

dos casos:

1.2.7

La información es suficiente?

Si

No

Oficio

Que la información no sea suficiente, en este caso, realiza las adecuaciones

solicitadas por la UCG para que vuelva a gestionar la

solicitud de autorización de baja documental ante la UCG.

Regresa al procedimiento 1.2.4.

1.2.7.1

6

O.S.B.

Envía a la UCG la solicitud de autorización de baja de la documentación contable,

adjuntando inventario de baja, ficha técnica de pre-valoración


1.2.6

D

C

Oficio

Recibe oficio de respuesta de la UCG pudiéndose presentar

dos casos:

1.2.7


Si

No

Oficio

Que la información no sea suficiente, en este caso, realiza las adecuaciones

solicitadas por la UCG para que vuelva a gestionar la

solicitud de autorización de baja documental ante la UCG.

Regresa al procedimiento 1.2.4.

1.2.7.1

6

7 7




20 de 41

Doctos.



Que la información sea suficiente, en este caso,

recibe el oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, la

cédula de control de baja de archivo contable original

gubernamental e inventario de baja debidamente sellado. Continúa procedimiento.

1.2.7.2

E

D

Doctos.

Elabora la sol icitud de dictamen de

destino final, y envía al AGN

verificando el calendario de

recepción de solicitud de destino

final. La solicitud se integrará por:

Copia del oficio de autorización de


gubernamental, Copia de la cédula

de control de baja de archivo

contable original gubernamental,

Copia de inventarios de baja

debidamente sellados por la UCG,

Ficha técnica de prevaloración y

Declaratoria de prevaloración.

1.2.8

Oficio

Recibe oficio de respuesta del AGN pudiéndose presentar

dos casos:

1.2.9

6

Doctos.

Que la información sea suficiente, en este caso,

recibe el oficio de autorización de baja de archivo contable original gubernamental, la

cédula de control de baja de archivo contable original

gubernamental e inventario de baja debidamente sellado. Continúa procedimiento.

1.2.7.2

E

D

Doctos.

Elabora la sol icitud de dictamen de

destino final, y envía al AGN

verificando el calendario de

recepción de solicitud de destino

final. La solicitud se integrará por:

Copia del oficio de autorización de


gubernamental, Copia de la cédula

de control de baja de archivo

contable original gubernamental,

Copia de inventarios de baja

debidamente sellados por la UCG,

Ficha técnica de prevaloración y

Declaratoria de prevaloración.

1.2.8

Oficio

Recibe oficio de respuesta del AGN pudiéndose presentar

dos casos:

1.2.9

6

8 8




21 de 41



F

E

Oficio

Que la información sea insuficiente, en este caso,

recibe oficio con las observaciones pertinentes

para que las solvente. Regresa al punto 1.2.8.

1.2.9.1

F

E


No

Si

Doctos.

Que la información sea suficiente, en este caso, recibe oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental.


1.2.9.2

8

Oficio

Que la información sea insuficiente, en este caso,

recibe oficio con las observaciones pertinentes

para que las solvente. Regresa al punto 1.2.8.

1.2.9.1


No

Si

Doctos.

Que la información sea suficiente, en este caso, recibe oficio de respuesta, dictamen de destino final y acta de baja documental.


1.2.9.2

8

9 9




22 de 41



G G

F

Doctos.


caso de haber observaciones solicita al RAT las realice, y posteriormente actualiza la

información.

5

Doctos.


caso de haber observaciones solicita al RAT las realice, y posteriormente actualiza la

información.

5

Doctos.


técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración por parte del RAC y turna al

Titular de la Unidad Administrativa para su

autorización.

2

Doctos.


técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración, valida, firma de autorización, y

devuelve al RAT para que inicie el trámite de baja

documental.

3

Doctos.


técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración,

validados y firmados por el Titular de la Unidad

Administrativa y envía al C.A./RAC.

4

4

5 5

10 10




23 de 41



H

G

H

G

S.D.F.

Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: Inventario de Baja, Ficha

Técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración.

6

S.D.F.

Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el calendario de recepción de solicitud de destino final.

7

Oficio

Recibe del AGN oficio de respuesta pudiéndose presentar dos casos:

8

S.D.F.

Elabora la solicitud de destino final, que se integra por: Inventario de Baja, Ficha

Técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración.

6

S.D.F.


7

Oficio

Recibe del AGN oficio de respuesta pudiéndose presentar dos casos:

8




24 de 41



I

H

I

H

Oficio

Que la información presentada no sea

suficiente, en este caso, regresa al punto 5.

8.1

La información presentada es

suficiente?

Si

No

10

Oficio

Que la información presentada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de

respuesta, dictamen de destino final y acta de baja

documental. Continúa procedimiento.

8.2

Oficio

Que la información presentada no sea

suficiente, en este caso, regresa al punto 5.

8.1

La información presentada es

suficiente?

Si

No

10

Oficio

Que la información presentada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de

respuesta, dictamen de destino final y acta de baja

documental. Continúa procedimiento.

8.2




25 de 41



J

I

J

I

Doctos.

Lleva a cabo la desincorporación de

documentos de archivo como bienes muebles, para lo cual envía copia del dictamen de destino final y el acta de baja

documental a la DGAA solicitando defina el

procedimiento a seguir para la disposición final.

9

Recibe y atiende la recomendación de la DGAA para proceder conforme al procedimiento denominado “DISPOSICIÓN FINAL Y

BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG, en el

subproceso que le corresponda.

10

Lleva a cabo la disposición final pudiéndose presentar

dos casos:

11

Doctos.

Lleva a cabo la desincorporación de

documentos de archivo como bienes muebles, para lo cual envía copia del dictamen de destino final y el acta de baja

documental a la DGAA solicitando defina el

procedimiento a seguir para la disposición final.

Recibe y atiende la recomendación de la DGAA para proceder conforme al procedimiento denominado “DISPOSICIÓN FINAL Y

BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG, en el

subproceso que le corresponda.

10

Lleva a cabo la disposición final pudiéndose presentar

dos casos:

11

9

9 9




26 de 41

Acta C.



K

J

K

J

Que la disposición final se realice por donación, en este caso, celebra el Contrato de

Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a título gratuito del papel de

archivo resultante de la baja documental de las Unidades Administrativas de Oficinas

Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.

11.1

Tipo de disposición final?

Donación

Destrucción

NOTA: En caso de que la documentación autorizada para baja

documental contenga datos personales, y ésta sea resultante de la baja de

Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos;

solicitará a la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de destrucción

de la documentación, para con ello constatar que se está efectuando el

borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo registrará evidencia de dicho

proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el cumplimiento de esta

medida de seguridad.

Una vez efectuada la donación de papel de archivo,

elabora en 2 tantos el acta circunstanciada de entrega-

recepción de los documentos de archivo donados a la

CONALITEG, y recaba las firmas del personal donante

de CIJ, A.C. y del representante de la

CONALITEG.

11.1.1

11

Acta C.

Que la disposición final se realice por donación, en este caso, celebra el Contrato de

Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a título gratuito del papel de

archivo resultante de la baja documental de las Unidades Administrativas de Oficinas

Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.

11.1

Tipo de disposición final?

Donación

Destrucción

NOTA: En caso de que la documentación autorizada para baja

documental contenga datos personales, y ésta sea resultante de la baja de

Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos;

solicitará a la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de destrucción

de la documentación, para con ello constatar que se está efectuando el

borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo registrará evidencia de dicho

proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el cumplimiento de esta

medida de seguridad.

Una vez efectuada la donación de papel de archivo,

elabora en 2 tantos el acta circunstanciada de entrega-

recepción de los documentos de archivo donados a la

CONALITEG, y recaba las firmas del personal donante

de CIJ, A.C. y del representante de la

CONALITEG.

11.1.1

11




27 de 41

Acta C.



L

K

L

K

Entrega un tanto original al representante de la

CONALITEG y el otro lo integra en el expediente de

baja como comprobación del proceso realizado. Continúa procedimiento en el punto

12.

11.1.2

Una vez que la baja documental sea autorizada por el AGN, da aviso a los

RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea y les


documentación y con ello se garantice el borrado seguro de

Datos Personales.

11.2.1

12

Que la disposición final se realice por destrucción, para

lo cual se apega al procedimiento 5.7.7

Destrucción de Bienes del MAAGRMSG y a la Guía de

Borrado Seguro de datos personales publicada por el

INAI.

11.2

11

Acta C.

Entrega un tanto original al representante de la

CONALITEG y el otro lo integra en el expediente de

baja como comprobación del proceso realizado. Continúa procedimiento en el punto

12.

11.1.2

Una vez que la baja documental sea autorizada por el AGN, da aviso a los

RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea y les


documentación y con ello se garantice el borrado seguro de

Datos Personales.

11.2.1

12

Que la disposición final se realice por destrucción, para

lo cual se apega al procedimiento 5.7.7

Destrucción de Bienes del MAAGRMSG y a la Guía de

Borrado Seguro de datos personales publicada por el

INAI.

11.2

11

NOTA: Las Unidades Operativas de Zona Foránea podrán consultar la Guía

para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI, para

efectuar el procedimiento de destrucción.

NOTA: Las Unidades Operativas de Zona Foránea podrán consultar la Guía

para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI, para

efectuar el procedimiento de destrucción.




28 de 41

Álbum F.

Acta C.



M

L

M

L

Solicita a los RAT de Unidades Operativas de Zona

Foránea elaborar el acta circunstanciada sobre la

destrucción de los documentos, así como la

elaboración del álbum fotográfico para constatar el


11.2.2

Recibe del RAT de Unidades Operativas de zona foránea el

acta circunstanciada de destrucción de documentos e n 2 tantos y álbum fotográfico.

11.2.3

Acta C.

En el caso de documentación contable, enviará un tanto a la

UCG para concluir con el trámite de baja documental

contable.

11.2.4

Álbum F.

Acta C.

Solicita a los RAT de Unidades Operativas de Zona

Foránea elaborar el acta circunstanciada sobre la

destrucción de los documentos, así como la

elaboración del álbum fotográfico para constatar el


11.2.2

Recibe del RAT de Unidades Operativas de zona foránea el

acta circunstanciada de destrucción de documentos e n 2 tantos y álbum fotográfico.

11.2.3

Acta C.

En el caso de documentación contable, enviará un tanto a la

UCG para concluir con el trámite de baja documental

contable.

11.2.4




29 de 41

Álbum F.

Álbum F.

Acta C.



N

M

N

M

Integra el otro tanto y el álbum fotográfico en el expediente

de baja como parte de la comprobación del proceso

realizado.

11.2.5

Acta C.

Si se trata de documentación administrativa integra los 2 tantos en el expediente de

baja junto con el álbum fotográfico. Continúa

procedimiento.

11.2.6

Publica las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de baja emitidas por el AGN en la Página Web de la


emisión

12

Álbum F.

Álbum F.

Acta C.

Integra el otro tanto y el álbum fotográfico en el expediente

de baja como parte de la comprobación del proceso

realizado.

11.2.5

Acta C.

Si se trata de documentación administrativa integra los 2 tantos en el expediente de

baja junto con el álbum fotográfico. Continúa

procedimiento.

11.2.6

Publica las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de baja emitidas por el AGN en la Página Web de la


emisión.

12

12 12




30 de 41

Exp. Baja



N N

Integra el expediente de baja

documental, que deberá contener

como mínimo: Acuse de la

Solicitud de Dictamen de destino

final enviado al AGN, Declaración

y ficha técnica de prevaloración,

Inventario de baja, Oficio de

respuesta emitido por e l AGN,

Dictamen de destino final, Acta de

baja documental, Acta

circunstanciada, Oficio de

autorización de la baja de archivo

contable original gubernamental

(Si es e l caso), Acta

circunstanciada de entrega-

recepción y/o destrucción y Álbum

fotográfico.

13

Termina

Exp. Baja

Integra el expediente de baja

documental, que deberá contener

como mínimo: Acuse de la

Solicitud de Dictamen de destino

final enviado al AGN, Declaración

y ficha técnica de prevaloración,

Inventario de baja, Oficio de

respuesta emitido por e l AGN,

Dictamen de destino final, Acta de

baja documental, Acta

circunstanciada, Oficio de

autorización de la baja de archivo

contable original gubernamental

(Si es e l caso), Acta

circunstanciada de entrega-

recepción y/o destrucción y Álbum

fotográfico.

13

Termina




31 de 41


INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Identificar los expedientes que hayan prescrito sus valores

documentales (administrativo, legal, fiscal o contable) y

que no contengan valores históricos; para con ello

solicitar la baja documental.

IV. Responsable de su Formulación: Responsables de Archivo de Trámite (Unidades

Administrativas y Unidades Operativas de Zona

Metropolitana y Foránea)

Responsable de Archivo de Concentración.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se detecte documentación susceptible de baja

documental, la cual haya concluido con su plazo de

conservación establecido en el Catálogo de disposición

documental de la Entidad.

VI. Integración del Formato: 2 originales.

VII. Distribución: Original: Coordinación de Archivos



Computadora

IX. Observaciones:





32 de 41

1


PRODUCTORA:



cual solicita la baja documental; evitando el




2

3


TRAMITADORA:

FONDO:

Enunciar el nombre completo del área que

tramitará la baja ante el Archivo General de la

Nación, en este caso siempre será la




siglas.



expedientes de acuerdo al CADIDO.

Ejemplo: 2S Servicios de Prevención y

Tratamiento en materia de Adicciones.

5

6

SERIE DOCUMENTAL:





Ejemplo: 2S.4 Movilización Comunitaria.




Ejemplo: 2S.4.1 Promoción del servicio social

y/o prácticas académicas.



inventario.





33 de 41

8

9

10






inventario de baja documental.










la que se ubican los expedientes para darse de

baja.

12 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número


interior de la caja de archivo.

13

14









Registrar en columnas independientes el año

en que se generó el primer documento y el

año del último documento de cada expediente.









34 de 41

16

VALOR DOCUMENTAL:

Señalar con una “X” en columnas








17

18


HOJA DE CIERRE:









Indicar el total de fojas que integran el

inventario, así como el total de expedientes, los

años que abarca la documentación, el total de

cajas y peso aproximado en kilogramos de las

mismas.

19

20

ELABORÓ:

REVISÓ:




inventario.

Proporcionar el nombre, cargo y firma de

Coordinador de Archivos quien efectuará el

trámite de baja ante el Archivo General de la

Nación.

21 AUTORIZÓ: Proporcionar el nombre, cargo y firma del

Titular de la Unidad Administrativa productora

de la documentación, que solicita la baja

documental.




35 de 41




36 de 41


INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL

GENÉRICO

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Identificar los expedientes homogéneos en su contenido,

que hayan prescrito sus valores documentales

(administrativo, legal, fiscal o contable) y que no

contengan valores históricos; para con ello solicitar la

baja documental.

IV. Responsable de su Formulación: Responsables de Archivo de Trámite de Unidades

Unidades Operativas de Zona Metropolitana y Foránea)

Responsable de Archivo de Concentración.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se detecte documentación susceptible de baja

documental homogénea en su contenido, la cual haya

concluido con su plazo de conservación establecido en el

Catálogo de disposición documental de la Entidad.

VI. Integración del Formato: 2 originales.

VII. Distribución: Original: Coordinación de Archivos



Computadora

IX. Observaciones:





37 de 41

1


PRODUCTORA:



cual solicita la baja documental; evitando el

uso de abreviaturas y siglas.



2

3


TRAMITADORA:

FONDO:







siglas.






5

6

SERIE DOCUMENTAL:













inventario.





38 de 41

8

9

10




ARCHIVÍSTICA:


inventario de baja documental genérico.










la que se ubican los expedientes para darse de

baja.

12

13

NÚMERO DE EXPEDIENTE (EXP.

INICIAL Y EXP. FINAL):

CANTIDAD DE EXPEDIENTES AL

INTERIOR DE LA CAJA:

Proporcionar en orden ascendente el número en

que inicia el primer y último expediente, los

cuales se encuentran al interior de la caja de

archivo.

Indicar el total de expedientes que se

encuentran en cada una de las cajas que se

solicitan a baja documental.

14

15


TRATAN LOS EXPEDIENTES:


Describir brevemente un resumen de los

asuntos que tratan los expedientes ubicados en

el interior de cada caja; la redacción deberá ser

concisa y reflejar la función que genera la serie

documental, evitando el uso de términos


Registrar en columnas independientes el año en

que se generó el expediente más antiguo y el

año más reciente del expediente, que se

encuentran ubicados al interior de cada caja.





39 de 41



documentación que integran a los expedientes

se encuentra en original, copia; o ambas

opciones.



documentales de los expedientes. Las columnas

se denominan “A” para administrativo, “L”

para legal, “F” para fiscal y “C” para contable

(Estos valores están especificados en el

CADIDO de acuerdo a la serie documental

correspondiente).

18

19


HOJA DE CIERRE:


años de guarda de los expedientes en el archivo

de trámite y los años de guarda en el archivo

de concentración, así como registrar la

suma total de ambos años. Dichas columnas se

denominan “AT” para el archivo de trámite,







mismas.

19 ELABORÓ:




inventario

20 REVISÓ: Proporcionar el nombre, cargo y firma de



Nación





40 de 41

21 AUTORIZÓ: Proporcionar el nombre, cargo y firma del


de la documentación, que solicita la baja

documental.




41 de 41


PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

CODIGO: PR-COARC-004-E

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1


1


3

MATERIALES

4

REFERENCIAS

4

PROCEDIMIENTO

6

FLUJOGRAMA

9

ANEXOS 16




Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-COARC-004-E


PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA TRANFERENCIA SECUNDARIA

1 de 21

OBJETIVO

Identificar los expedientes que deben conservarse de forma permanente por haber concluido

sus plazos de conservación y que tengan valores secundarios, con la finalidad de realizar su

traslado sistemático y controlado al archivo histórico (Archivo General de la Nación, AGN);

conforme al catálogo de disposición documental y según lo indicado por el AGN.

ALCANCE




Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y

Foránea.


AGN: Archivo General de la Nación.




Archivo Histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar,

describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada

por documentos o colecciones documentales con valor permanente y de relevancia para la

memoria nacional.

C.A.: Coordinador de Archivos


RAT: Responsable de Archivo de Trámite




2 de 21



que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo

histórico (transferencia secundaria).


reglamento interior, estatuto orgánico o disposición equivalente dentro de las Dependencias

y Entidades, se refiere a las Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones Regionales,


Usuarios de Heroína de Zona Metropolitana y Foránea y Departamentos que conforman la

Entidad.




3 de 21


TRANSFERENCIA SECUNDARIA


Identificará en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la

vigencia documental y poseen valores históricos.


Revisará la propuesta de inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de pre-

valoración y declaratoria de pre-valoración enviada por la Coordinación de Archivos.

Autorizará y validará el Inventario de Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-

valoración y declaratoria de pre-valoración para enviarlos al RAT e iniciar el trámite de

la transferencia secundaria.

AGN

Recibirá y analizará la solicitud de destino final, inventario de baja, ficha técnica de pre-

valoración y declaratoria de pre-valoración enviada por la Coordinación de Archivos de

la Entidad.

Realizará la visita de inspección al archivo de concentración de la Entidad y revisará

que la documentación cuente con valores históricos y esté en las condiciones que indica

el Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel)

dictaminados con valor histórico al Archivo General de la Nación.

Analizará la información recabada en la visita de inspección al Archivo de

Concentración de la Entidad, y si ésta no fuera suficiente, enviará oficio de respuesta

especificando la no precedencia del trámite, o bien emitiendo las observaciones y

recomendaciones necesarias.

Recibirá el Acta de Transferencia Secundaria la cual será firmada por el Titular del

AGN, y posteriormente enviará dicha acta ya con todas las firmas a la Coordinación de

Archivos de la Entidad.




4 de 21

MATERIALES

Inventario de Transferencia Secundaria

REFERENCIAS


Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF. 09/05/2016.


Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

DOF. 26/01/2017.


Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF. Última Reforma.

19/12/2016.





y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.

15/05/2017.











5 de 21

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales. Diario Oficial de la Federación 16 de Julio de 2010.



Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. DOF. 16/03/2016.


Archivo Contable Gubernamental.


Guía para el borrado seguro de datos personales. INAI. Primera Edición 2016. Ciudad

de México, México. 36pp.

ANEXOS

Inventario de Transferencia Secundaria




RESPONSABLE

DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

6 de 21

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

Responsable de

Archivo de

Trámite

Titular de la

Unidad

Administrativa

Responsable de

Archivo de

Trámite

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

1. Identifica en los inventarios documentales los expedientes

que concluyeron la vigencia documental y poseen valores

históricos.

2. Elabora la propuesta de Inventario de Transferencia

Secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria

de pre-valoración.

3. Solicita al RAT gestione la autorización de la propuesta

de inventario, ficha técnica y declaratoria de pre-

valoración ante el Titular de la Unidad Administrativa


4. Recibe por parte del RAC la propuesta de Inventario de

Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-valoración

y declaratoria de pre-valoración y turna al Titular de la

Unidad Administrativa para su revisión.

5. Recibe y revisa la propuesta de inventario de transferencia

secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria

de pre-valoración.

6. Autoriza y valida el inventario de transferencia


de pre-valoración y devuelve al RAT para iniciar el

trámite de transferencia secundaria.

7. Envía al C.A/RAC el inventario de transferencia


de pre-valoración validados y firmados por el Titular de la

Unidad Administrativa productora de la documentación.

8. Recibe documentos, verifica la información y si tuviera

observaciones solicita al RAT las realice, y en su caso

actualiza la información.

Oficio o correo

electrónico de

propuesta de

inventario de

transferencia

secundaria,

ficha técnica y

declaratoria de

prevaloración

Propuesta de

inventario de

transferencia

secundaria,

ficha técnica y

declaratoria de

prevaloración

Propuesta de

inventario de

transferencia

secundaria,

ficha técnica y

declaratoria de

prevaloración




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

7 de 21

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

9. Elabora la solicitud de destino final que se integra por:

a) Inventario de transferencia secundaria

b) Ficha técnica de pre-valoración

c) Declaratoria de pre-valoración.

10. Envía al AGN la solicitud de destino final verificando el

calendario de recepción de solicitud de destino final.

11. Recibe del AGN oficio de respuesta la solicitud de destino

final pudiéndose presentar dos casos:

11.1. Que la información proporcionada no sea

suficiente, en este caso, recibe oficio con las

modificaciones pertinentes. Regresa al punto 8.

11.2. Que la información proporcionada sea suficiente,

en este caso, recibe oficio de respuesta con la fecha

de visita de inspección al Archivo de Concentración

de la Entidad. Continúa procedimiento.

12. Recibe el resultado del AGN sobre la visita de supervisión


12.1. Que la solicitud de destino final no sea autorizada,

en este caso, recibe oficio de respuesta de la no

procedencia del trámite y/o las observaciones y

recomendaciones necesarias en su caso.

12.1.1. Solventa las observaciones realizadas por el

AGN y solicita nuevamente la visita de

inspección. Regresa al punto 10.

12.2. Que la solicitud de destino final sea autorizada, en

este caso, recibe dictamen de destino final y oficio

indicando la fecha, hora y lugar para recibir la remesa

de documentación. Continúa procedimiento.

Oficio de

solicitud de

destino final,

inventario de

transferencia

secundaria,

ficha técnica y

declaratoria de

prevaloración

Oficio de

negación de la

transferencia

Oficio de

respuesta

Oficio

Dictamen de

destino final

Oficio de

seguimiento




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 21

Coordinador/a de

Archivos/

Responsable de

Archivo de

Concentración

13. Entrega al AGN la remesa de documentación en la fecha,

hora, y lugar acordado, anexando el Inventario De

Transferencia Secundaria.

14. Posterior a la verificación del AGN de la documentación

entregada, recibe el Acta de Transferencia Secundaria y

recaba la firma del Titular de la Unidad Administrativa

productora de la documentación transferida al AGN.

15. Remite al AGN para su firma el acta de transferencia

secundaria ya firmada por el Titular de la Unidad

Administrativa productora de la documentación

transferida.

16. Posteriormente recibe nuevamente el acta de transferencia

secundaria firmada por el Titular de la Unidad

Administrativa y el Titular del AGN.

17. Actualiza el inventario del archivo de concentración e

integra el expediente de la transferencia secundaria, que

debe contener como mínimo:

a) Acuse del oficio de solicitud de dictamen de

destino final.

b) Oficio de respuesta a la solicitud de dictamen de

destino final

c) Dictamen de destino final

d) Acta de transferencia secundaria

e) Inventario de transferencia secundaria

f) Ficha técnica de prevaloración

g) Declaración de prevaloración.


Remesa de

documentación

, Inventario de

Transferencia

Secundaria

Acta de

Transferencia

Secundaria

Expediente de

la transferencia

secundaria




9 de 21

DIAGRAMA DE FLUJO


Concentración

Responsable de Archivo de

TrámiteTitular de la Unidad Administrativa

Identifica en los inventarios documentales los expedientes que concluyeron la vigencia

documental y poseen valores históricos.

Inicia

1

Identifica en los inventarios documentales los

expedientes que concluyeron la vigencia documental y

poseen valores históricos.

1

Doctos.

Elabora la propuesta de Inventario de Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria

de pre-valoración.

2

Doctos.

Solicita al RAT gestione la autorización de la propuesta de inventario, ficha técnica y

declaratoria de pre-valoración ante el Titular de la Unidad

Administrativa productora de la documentación.

3

A

Doctos.

Elabora la propuesta de Inventario de Transferencia Secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria

de pre-valoración.

2

Doctos.

Solicita al RAT gestione la autorización de la propuesta de inventario, ficha técnica y

declaratoria de pre-valoración ante el Titular de la Unidad

Administrativa productora de la documentación.

3

A

Inicia




10 de 21

Doctos.


Concentración



Recibe por parte del RAC la propuesta de Inventario de Transferencia Secundaria,

ficha técnica de pre-valoración y declaratoria de

pre-valoración y turna al Titular de la Unidad

Administrativa para su revisión.

4

BB

A

Doctos.

Recibe y revisa la propuesta de inventario de

transferencia secundaria, ficha técnica de pre-

valoración y declaratoria de pre-valoración.

5

Doctos.

Autoriza y valida el inventario de transferencia secundaria,

ficha técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración y devuelve al RAT para iniciar el trámite de

transferencia secundaria.

6

Doctos.

Envía al C.A/RAC el inventario de transferencia

secundaria, ficha técnica de pre-valoración y declaratoria de pre-valoración validados y firmados por el Titular de la

Unidad Administrativa productora de la documentación.

7

Doctos.

Recibe documentos, verifica la información y si tuviera

observaciones solicita al RAT las realice, y en su caso actualiza la información.

8

Doctos.

Recibe documentos, verifica la información y si tuviera

observaciones solicita al RAT las realice, y en su caso actualiza la información.

8

1 1




11 de 21


Concentración



CC

B

S.D.F.

Elabora la solicitud de destino final que se integra por el Inventario de baja, Ficha

técnica de pre-valoración, y Declaratoria de pre-

valoración.

9

S.D.F.

Elabora la solicitud de destino final que se integra por el Inventario de baja, Ficha

técnica de pre-valoración, y Declaratoria de pre-

valoración.

9

S.D.F.


10

S.D.F.


10

Oficio

Recibe del AGN oficio de respuesta la solicitud de destino final pudiéndose


11

Oficio

Recibe del AGN oficio de respuesta la solicitud de destino final pudiéndose


11

B

3 3




12 de 21


Concentración



DD

C

Oficio

Que la información proporcionada no sea



11.1

C


No

Si

1

Oficio

Que la información proporcionada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de

respuesta con la fecha de visita de inspección al Archivo

de Concentración de la Entidad. Continúa

procedimiento.

11.2

Oficio

Que la información proporcionada no sea



11.1


No

Si

1

Oficio

Que la información proporcionada sea suficiente, en este caso, recibe oficio de

respuesta con la fecha de visita de inspección al Archivo

de Concentración de la Entidad. Continúa

procedimiento.

11.2




13 de 21


Concentración



E

D

S.D.F.

Recibe el resultado del AGN sobre la visita de supervisión


12

Oficio

Que la solicitud de destino final no sea autorizada, en este caso, recibe oficio de

respuesta de la no procedencia del trámite y/o las

observaciones y recomendaciones necesarias

en su caso.

12.1

La solicitud de destino final fue autorizada?

No

Si

Oficio

Solventa las observaciones realizadas por el AGN y

solicita nuevamente la visita de inspección. Regresa al

punto 10.

12.1.1

3

2

E

D

S.D.F.

Recibe el resultado del AGN sobre la visita de supervisión


12

Oficio

Que la solicitud de destino final no sea autorizada, en este caso, recibe oficio de

respuesta de la no procedencia del trámite y/o las

observaciones y recomendaciones necesarias

en su caso.

12.1

La solicitud de destino final fue autorizada?

No

Si

Oficio

Solventa las observaciones realizadas por el AGN y

solicita nuevamente la visita de inspección. Regresa al

punto 10.

12.1.1

3

2




14 de 21


Concentración



F

E

Oficio

Que la solicitud de destino final sea autorizada, en este

caso, recibe dictamen de destino final y oficio indicando

la fecha, hora y lugar para recibir la remesa de

documentación. Continúa procedimiento.

12.2

F

E

I.T.S.

Entrega al AGN la remesa de documentación en la fecha,

hora, y lugar acordado, anexando el Inventario De Transferencia Secundaria.

13

A.T.S.

Posterior a la verificación del AGN de la documentación

entregada, recibe el acta de transferencia secundaria y


productora de la documentación transferida al

AGN.

14

Oficio

Que la solicitud de destino final sea autorizada, en este

caso, recibe dictamen de destino final y oficio indicando

la fecha, hora y lugar para recibir la remesa de

documentación. Continúa procedimiento.

12.2

I.T.S.

Entrega al AGN la remesa de documentación en la fecha,

hora, y lugar acordado, anexando el Inventario De Transferencia Secundaria.

13

A.T.S.

Posterior a la verificación del AGN de la documentación

entregada, recibe el acta de transferencia secundaria y


productora de la documentación transferida al

AGN.

14

2 2




15 de 21


Concentración



F

A.T.S.

Remite al AGN para su firma el acta de transferencia


Administrativa productora de la documentación transferida.

15

F

A.T.S.

Posteriormente recibe nuevamente el acta de

transferencia secundaria firmada por el Titular de la Unidad Administrativa y el

Titular del AGN.

16

E.T.S.

Actualiza e l inventar io del archivo

de concentración e integra el

expediente de la transferencia

secundaria que debe contener

como mínimo: Acuse del oficio de

solicitud de dictamen de destino

final, Oficio de respuesta a la


final, Dictamen de destino final,

Acta de transferencia secundaria,

Inventario de transferencia,

secundaria, Ficha técnica de

prevaloración, Declaración de

prevaloración.

17

A.T.S.

Remite al AGN para su firma el acta de transferencia


Administrativa productora de la documentación transferida.

15

A.T.S.

Posteriormente recibe nuevamente el acta de

transferencia secundaria firmada por el Titular de la Unidad Administrativa y el

Titular del AGN.

16

E.T.S.

Actualiza e l inventar io del archivo

de concentración e integra el

expediente de la transferencia

secundaria que debe contener

como mínimo: Acuse del oficio de


final, Oficio de respuesta a la


final, Dictamen de destino final,

Acta de transferencia secundaria,

Inventario de transferencia,

secundaria, Ficha técnica de

prevaloración, Declaración de

prevaloración.

17

Termina Termina




16 de 21


INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Describir los expedientes cuyos valores primarios

(administrativo, legal, fiscal o contable) hayan prescrito y

prevalezcan sus valores secundarios (evidencial,

testimonial e informativo) para la memoria institucional.

IV. Responsable de su Formulación: Responsable de Archivo de Concentración.

V. Periodicidad de su Elaboración: Cada que se detecte información con valores secundarios

(evidencial, testimonial e informativo) susceptibles a una

transferencia secundaria al Archivo Histórico Institucional

o al Archivo General de la Nación.

VI. Integración del Formato: 2 originales, 1 archivo electrónico.

VII. Distribución: Originales: Archivo General de la Nación.

Electrónico: Archivo General de la Nación.

VIII. Forma de Llenado: Computadora.

IX. Observaciones:





17 de 21

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE

PRODUCTORA:



cual solicita la transferencia secundaria;




2

3


TRAMITADORA:

FONDO:







siglas.

4

5

6


SERIE DOCUMENTAL:
















7

8

FECHA DE TRANSFERENCIA:

NÚMERO DE TRANSFERENCIA:

Indicar el día, mes y año en que se realiza la

entrega-recepción de expedientes.

Indicar el número de transferencia secundaria

que se está efectuando ante el Archivo General

de la Nación.





18 de 21



inventario.

10

11

12






inventario de transferencia secundaria.










la que se ubican los expedientes a transferir.

14 NÚMERO EXPEDIENTE: Proporcionar en orden ascendente, el número


interior de la caja de archivo a transferir.

15 DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO DEL QUE







16

17




expediente.




expediente.





19 de 21

18

TRADICIÓN DOCUMENTAL:

Seleccionar con una “X” en columnas












20 PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS): Proporcionar en columnas independientes los








21 CONDICIONES DE ACCESO: Señalar con una “X”, en columnas





confidencial.

22 OBSERVACIONES:

Indicar otra información importante que no se

haya considerado en ninguna de las columnas

anteriores.

23 HOJA DE CIERRE:





mismas.





20 de 21

24

26

27

ELABORÓ:

REVISÓ:

AUTORIZÓ:


Responsable que elaboró el inventario.

Proporcionar el nombre, cargo y firma de



Nación.

Proporcionar el nombre, cargo y firma del


de la documentación, que solicita la

transferencia secundaria.




21 de 21

este manual contiene información pÚblica y está integrado ...detectará las necesidades en...

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