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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 15529/04/03

GERENCIA : COMERCIAL

CARGO : GERENTE COMERCIAL

I. FUNCIÓN GENERAL

Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial,diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo eldesarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los servicios postalesy afines.

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

a) Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización orientadas al logrode una mayor y mejor posición en el mercado.

b) Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.

c) Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismosinternacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban con éstos.

d) Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y deterceros a nivel nacional.

e) Organizar y supervisar el desarrollo de políticas, procedimientos y objetivos de promocióny venta de los servicios que ofrece la Empresa.

f) Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando accionescompetitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.

g) Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución.

h) Evaluar la creación de nuevos servicios postales identificando nuevas oportunidades denegocio.

i) Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y condicionesestablecidos.

j) Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la Empresa, procurandoobtener las mejores participaciones en el mercado.

k) Realizar las funciones de vocero autorizado de SERPOST S.A. ante los medios decomunicación, con la autorización de la Gerencia General, generando así corrientes deopinión favorables al desarrollo de la Empresa.

l) Autorizar descuentos promocionales en la venta de sellos postales y demás productosfilatélicos, según la oportunidad de negocio, en coordinación con la Sub Gerencia deFinanzas.

m) Supervisar los asuntos relacionados con los representantes comerciales de Lima.

n) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.

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III. LÍNEA DE AUTORIDAD

SUPERIOR: Gerente General

INFERIOR : Sub Gerente de MarketingSub Gerente de VentasPersonal a su cargo

IV. NIVELES DE COORDINACIÓN

INTERNO : Gerencia General, otras gerencias y áreas de la Empresa

EXTERNO: Clientes





CARGO : SECRETARIA DE GERENCIA

I. FUNCIÓN GENERAL

Apoyar al Gerente en todas las actividades propias del trabajo secretarial.


a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa a laGerencia.

b) Tomar dictados, realizar trabajos mecanográficos y redactar la correspondencia que sesolicite.

c) Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentación recibida y emitida porlas gerencias de la Empresa, a fin de facilitar su rápida ubicación.

d) Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de informaciónque le sean requeridas.

e) Preparar la agenda de actividades de la gerencia, estableciendo las coordinacionesnecesarias para su conocimiento y cumplimiento.

f) Remitir a las Sub Gerencias la copia de los documentos normativos que apruebe laGerencia General para conocimiento y aplicación de las mismas.

g) Atender a los directivos, empleados y personal externo que soliciten concertar entrevistascon la Gerencia.

h) Realizar el seguimiento y control de los expedientes y documentos elaborando informesperiódicos sobre la situación de los mismos.

i) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.

j) Proveer la correcta implementación de útiles de oficina y materiales de limpiezanecesarios.

k) Mantener actualizado el archivo de documentos normativos.

l) Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente.


SUPERIOR: Gerente Comercial

INFERIOR : Ninguna


Todas las áreas de la Empresa en el cumplimiento de sus funciones.





SUB GERENCIA : MARKETING

CARGO : SUB GERENTE DE MARKETING

I. FUNCIÓN GENERAL

Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar políticas de mercadeo a nivel nacional en loreferente al servicio postal y conexos, cuyo objetivo principal es conocer el mercado postalpara crear nuevos productos postales y delinear campañas promocionales que incrementen laparticipación de SERPOST S.A. en el mercado postal.


a) Proponer el Plan de Marketing Integral que contenga los objetivos, estrategias, programasde comercialización de los servicios postales.

b) Proponer políticas de mercado y sectorización a fin de optimizar el servicio postal de laEmpresa.

c) Recomendar la ejecución de estudios de mercado a nivel nacional tanto para el servicioque se viene prestando, como para la incorporación de nuevos servicios y apertura denuevos puntos de venta.

d) Estructurar el Plan de Publicidad (corporativo y por servicio), que otorgue la adecuadapresencia de SERPOST S.A.

e) Orientar, coordinar, controlar y evaluar con las diferentes áreas el desarrollo de programasy campañas publicitarias de los servicios.

f) Evaluar en forma permanente los resultados de las ventas de los servicios postales,campañas promocionales, y filatelia.

g) Delinear la política de comunicación interna y externa de SERPOST S.A.

h) Realizar actividades para evaluar la aceptación de la opinión referente a la imagen de laEmpresa.

i) Coordinar las acciones promocionales, publicitarias y comerciales con la Gerencia Postal.

j) Participar en la elaboración del Plan Operativo y Presupuesto anual de su Gerencia.

k) Elaborar proyectos de normativa de los departamentos de su competencia.

l) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean asignadas por el Gerente.



INFERIOR : Jefe del Dpto. de PublicidadJefe del Dpto. de FilateliaJefe del Dpto. de MarketingPersonal a su cargo





INTERNO : Gerencia General, otras gerencias y áreas de la Empresa

EXTERNO: ClientesEmpresas proveedoras de servicios publicitarios y marketing





DEPARTAMENTO : PUBLICIDAD

CARGO : JEFE DPTO DE PUBLICIDAD

I. FUNCIÓN GENERAL

Programar, proponer y ejecutar el Plan de Publicidad corporativo y por servicios, que otorguela adecuada presencia de SERPOST S.A., capaz de posicionar la Empresa como unaorganización ágil y moderna.


a) Diseñar, programar, presupuestar y ejecutar campañas publicitarias permanentes yperiódicas, con el fin de incrementar el posicionamiento de marca.

b) Diseñar y suministrar a las diferentes áreas de la Empresa, el material publicitarionecesario.

c) Diseñar y realizar campañas publicitarias corporativas y por servicios y gestionar laparticipación de SERPOST S.A. en los diferentes eventos promocionales que conlleven amantener una buena imagen en el mercado postal.

d) Evaluar los proyectos de canje publicitario, con fines de promoción y difusión empresarial.

e) Diseñar, coordinar y evaluar la ejecución de estrategias de comunicación, con fines depromoción y difusión empresarial orientándola a la creación de una imagen positiva,ajustada a las posibilidades económicas de la Empresa.

f) Elaborar el portafolio de servicios que brinda la Empresa.

g) Elaborar y gestionar el presupuesto publicitario de la Empresa.

h) Proponer los requerimientos de recursos humanos y materiales de su departamento.

i) Verificar el avance y la ejecución de las campañas publicitarias, así como evaluar elimpacto de estos en el público.

j) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Sub Gerente


SUPERIOR: Sub Gerente de Marketing

INFERIOR : Diseñador PublicitarioTécnico Administrativo


INTERNO : Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones

EXTERNO: Colegios, universidades, entidades educativas, empresas de servicios,clientes, empresas de artículos de publicidad, otros






CARGO : DISEÑADOR PUBLICITARIO

I. FUNCIÓN GENERAL

Diseñar y elaborar las artes finales y bocetos de publicidad empleando para eso herramientasde diseño gráfico en computadora.


a) Participar en la concepción del material publicitario de acuerdo al Plan de Publicidad.

b) Diseñar avisos de prensa. (revistas, periódicos) y publicaciones informativas internas(boletines)

c) Diseñar merchandising usados por la Empresa. (lapiceros, llaveros, etiquetas, otros)

d) Preparar y proponer bocetos para el desarrollo de artes finales.

e) Realizar informes necesarios para el análisis, control y supervisión de estas actividades.

f) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Jefe del departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Publicidad

INFERIOR : Ninguna



EXTERNO: Empresas de artículos de publicidad






CARGO : TÉCNICO ADMINISTRATIVO

I. FUNCION GENERAL

Apoyar al Jefe del departamento en el desarrollo de las actividades de su competencia.

II. FUNCIONES ESPECIFICAS

a) Desarrollar y ejecutar las campañas de promoción de los diferentes servicios con losdiferentes medios de comunicación. (televisión, radio, prensa, otros)

b) Apoyar en la programación, presupuestar y ejecutar campañas publicitarias permanentes yperiódicas, con fines de ventas del servicio postal.

c) Apoyar en la programación del lanzamiento de publicidad con fines de promoción deventa del servicio y de los valores incorporados al mercado postal.

d) Apoyar la evaluación de los canjes publicitarios y auspicios a las instituciones solicitantes.

e) Efectuar el seguimiento y coordinación de campañas y medir la eficacia de las mismas.

f) Participar en la promoción y comercialización de los servicios en los eventos especialesque determine la Empresa.

g) Participar en la elaboración de normas, directivas y procedimientos de procesos técnicosadministrativos.

h) Confeccionar cuadros estadísticos resúmenes y formatos necesarios para las actividadesadministrativas.

i) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Jefe del departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Publicidad

INFERIOR : Ninguna



EXTERNO: Medios de comunicación





DEPARTAMENTO : FILATELIA

CARGO : JEFE DPTO DE FILATELIA

I. FUNCIÓN GENERAL

Programar, proponer y ejecutar las políticas y actividades a fin de desarrollar el serviciofilatélico y la presentación del calendario anual de emisiones postales.


a) Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades para el desarrollo filatélicoy el adecuado abastecimiento de sellos postales.

b) Proponer el calendario anual de emisiones postales.

c) Coordinar y dirigir el proceso de desarrollo filatélico de acuerdo con las metasprogramadas.

d) Programar, proponer y ejecutar la preparación de estampillas conmemorativas.

e) Planear, organizar e investigar temas de interés relacionados al Departamento de Filatelia.

f) Planear, coordinar y dirigir las actividades del museo filatélico de SERPOST S.A.

g) Supervisar, coordinar y desarrollar las actividades que permitan el adecuado y oportunoabastecimiento de sellos postales.

h) Proponer la importancia de las efemérides, personajes históricos, lugares turísticos y otroselementos posibles de proyectarlos como timbres postales de trayectoria internacional.

i) Formular el Plan Operativo y Presupuesto de su departamento.

j) Proponer los requerimientos de recursos humanos y materiales de su departamento.

k) Coordinar el dictado de charlas filatélicas a centros educativos en el ámbito nacional.

l) Coordinar la elaboración de artes de los sellos postales y los matasellos de primer día deemisión y todo producto filatélico que se elabore.

m) Evaluar a los dealers filatélicos que deseen ser representantes de los productos peruanos.

n) Dictar charlas filatélicas a los centros educativos del país.

o) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Sub Gerente.

III. LINEA DE AUTORIDAD


INFERIOR : Especialista gráfico y filatélicoAsistente Administrativo






EXTERNO: Colegios, universidades, entidades educativas, empresas de servicios,clientes filatélicos, proveedores filatélicos, dealers filatélicos, UPU,UPAEP, administraciones postales internacionales, otros.






CARGO : ESPECIALISTA GRÁFICO Y FILATÉLICO

I. FUNCIÓN GENERAL

Diseñar las artes finales y bocetos de publicidad y filatelia empleando para ello herramientasde diseño gráfico en computador.


a) Establecer estándares de medición que permitan a las administraciones postales en elámbito nacional, evaluar el mercado filatélico y adecuarlo de acuerdo a sus necesidades.

b) Proponer y desarrollar las actividades que permitan incrementar las ventas filatélicas.

c) Proponer normas y procedimientos que permitan mejorar el desarrollo filatélico.

d) Diseñar sellos postales (estampillas) mejorando a los estándares técnicos gráficos actualesy realizando estudios de investigación temática filatélica.

e) Diseñar sobres de primer día de emisión.

f) Diseñar el matasello del primer día de emisión y conmemorativos.

g) Diseñar los boletines filatélicos.

h) Apoyar en las charlas filatélicas a los centros educativos del país a solicitud del Jefeinmediato.

i) Diseñar productos filatélicos. (álbumes, carpetas, etc.)

j) Diseñar y confeccionar álbumes protocolares.

k) Coordinar con las asociaciones filatélicas propuestas de motivos para la elaboración de lossellos postales.

l) Analizar la importancia de las efemérides, personajes históricos, lugares turísticos y otroselementos posibles para ser incorporados al calendario anual de emisiones postales.

m) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Jefe de departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Filatelia

INFERIOR : Ninguna



EXTERNO: Proveedores filatélicos y dealers filatélicos






CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO

I. FUNCIÓN GENERAL

Apoyar al Jefe del departamento en el desarrollo de las actividades de su competencia.

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

a) Recepcionar cheques o giros que envían los abonados filatélicos y remitir los mismos alárea de Caja para su depósito respectivo.

b) Coordinar la atención oportuna de los abonados filatélicos.

c) Recepcionar, elaborar y archivar documentos en general y atender la venta de productosfilatélicos.

d) Participar en la elaboración de normas, directivas y procedimientos de procesos técnicosadministrativos.

e) Formular el registro de información administrativa que contribuya a la administración desu área de trabajo.

f) Coordinar las ceremonias de matasellos conmemorativos y de primer día de emisión.

g) Controlar el manejo de los sellos protocolares.

h) Apoyar a los abonados filatélicos en la atención del servicio.

i) Confeccionar cuadros estadísticos, resúmenes, formatos necesarios para las actividadesadministrativas.

j) Efectuar la apertura las cuentas corrientes, mediante kardex, a cada abonado filatélico.

k) Efectuar el despacho de productos filatélicos de acuerdo a lo solicitado por cada abonado.

l) Coordinar las actividades de matasellado del primer día y conmemorativos.

m) Elaborar cartas, boletas de venta y estado de cuenta corriente para abonados.

n) Elaborar el informe mensual de ventas y depósitos al Departamento de Contabilidad.

o) Coordinar con las instituciones que solicitan sellos postales conmemorativos.

p) Elaborar el informe sobre saldos de productos filatélicos al área de Caja (Bóveda deValores) mensuales.

q) Coordinar con las instituciones lo referente al Canje publicitario.

r) Llevar el control de la venta filatélica de las administraciones que tengan ventanillasfilatélicas.

s) Atención e información al público filatelista de las estampillas y nuevos productosfilatélicos.

t) Realizar los pedidos de los productos filatélicos (sellos postales, sobres del primer día,álbumes y otros) a bóveda.

u) Llenado del kardex de cada producto filatélico.




v) Enviar los boletines filatélicos a las instituciones filatélicas.

w) Llevar el control de envío de fotolitos con las revistas con la que se realiza el canjepublicitario.

x) Confeccionar los álbumes protocolares para la venta.

y) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Jefe del departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Filatelia

INFERIOR : Ninguna



EXTERNO: Proveedores filatélicos y dealers filatélicos





DEPARTAMENTO : MARKETING

CARGO : ANALISTA DE MARKETING

I. FUNCIÓN GENERAL

Analizar, planificar, ejecutar y controlar las acciones y programas destinados a realizar lasestrategias comerciales a fin de alcanzar los objetivos de venta de los servicios postales yafines y la satisfacción del cliente.


a) Diseñar, desarrollar, ejecutar y coordinar el plan y estrategias comerciales y de marketingpara los servicios postales y afines a corto, medio y largo plazo.

b) Proponer planes y programas de mercadeo a corto, mediano y largo plazo.

c) Realizar el control y seguimiento (cuantitativo y cualitativo) de las diferentes actividadespromocionales.

d) Segmentar y estratificar mercados por negocios y orientar a las diferentes unidades en elproceso de comercialización de los servicios.

e) Programar, presupuestar, proponer y ejecutar campañas promocionales de los serviciospostales.

f) Evaluar periódicamente el comportamiento del mercado en cada uno de los serviciosprestados por la Empresa para determinar problemas de saturación.

g) Definir claramente los instrumentos de mercadeo y las tácticas a utilizar para alcanzar losobjetivos de cada servicio.

h) Diseñar estrategias para el lanzamiento y promoción de nuevos servicios.

i) Proponer la política de merchandising.

j) Coordinar con las administraciones postales la ejecución de las campañas promocionalesasí como la elaboración de informes y recomendaciones para la Gerencia Comercial.

k) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Sub Gerente.



INFERIOR : Técnico Administrativo



EXTERNO: Empresas proveedoras de servicios de marketing





DEPARTAMENTO : MARKETING

CARGO : TÉCNICO ADMINISTRATIVO

I. FUNCION GENERAL

Analizar, apoyar, desarrollar y supervisar la adecuada aplicación de las actividades relacionadascon el marketing de la Empresa.


a) Informar a la Sub Gerencia los asuntos relevantes sobre el comportamiento del mercadopostal como: actividades y tarifas de la competencia, ingreso de nuevos competidores(directos e indirectos) y posibles clientes potenciales entre otros.

b) Proponer programas específicos de acción para cada servicio.

c) Crear y desarrollar las estrategias para las campañas promocionales.

d) Establecer los criterios de segmentación para cada producto.

e) Elaborar informes y recomendaciones relativos a la ejecución de campañaspromocionales.

f) Proyectar y programar los pedidos de merchandising a la Sub Gerencia de Logística.

g) Determinar la cantidad de unidades de merchandising que se asignarán a las áreaspertinentes así como llevar el control de las mismas.

h) Ejecutar y hacer seguimiento de las campañas promocionales.

i) Apoyar las campañas publicitarias permanentes y periódicas con fines de ventas delservicio postal.

j) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el responsable del departamento.


SUPERIOR: Analista de marketing

INFERIOR : Ninguna



EXTERNO: Empresas proveedoras de servicios de marketing





SUB GERENCIA : VENTAS

CARGO : SUB GERENTE DE VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las políticas y programas de venta de acuerdoal mercado nacional e internacional de servicios postales.

II. FUNCIONES ESPECIFICAS

a) Administrar en forma directa lo relacionado a la participación de la Empresa enlicitaciones, concursos públicos y/o convocatorias que se oferten en el mercado demensajería.

b) Evaluar la captación y desarrollo de las ventas de servicios postales y afines.

c) Realizar el planeamiento y control de ventas.

d) Diseñar las políticas y estrategias para la captación de la correspondencia de empresas yentidades públicas y privadas.

e) Evaluar la gestión desarrollada, respecto del cumplimiento del plan y metas de ventas y elgrado de satisfacción de los clientes.

f) Proponer políticas de ventas orientadas el servicio postal y líneas complementariasestimadas de acuerdo a la investigación del mercado.

g) Proponer medidas correctivas orientadas a la optimización del servicio postal encoordinación con Finanzas.

h) Participar en la elaboración del Plan Operativo y Presupuesto anual de su Gerencia.

i) Elaborar proyectos de normativa de los departamentos de su competencia.

j) Comunicar a las áreas operativas la suspensión del servicio a los clientes empresariales.

k) Coordinar con el Departamento de Tesorería la demora en los pagos de los clientesempresariales.

l) Autorizar la prestación del servicio a crédito a nivel nacional y descuentos en coordinacióncon la Sub Gerencia de Finanzas.

m) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Gerente Comercial.



INFERIOR : Jefe Dpto. de VentasJefe Dpto. de Planeamiento y Control de VentasPersonal a su cargo






EXTERNO: Clientes






CARGO : SECRETARIA

I. FUNCIÓN GENERAL

Apoyar al Sub Gerente en todas las actividades propias del trabajo secretarial.


a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa a la SubGerencia.

b) Tomar dictados, realizar trabajos mecanográficos y redactar la correspondencia que sesolicite.

c) Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentación recibida y emitida porla Sub Gerencia, a fin de facilitar su rápida ubicación.

d) Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de informaciónque le sean requeridas.

e) Preparar la agenda de actividades de la Sub Gerencia, estableciendo las coordinacionesnecesarias para su conocimiento y cumplimiento.

f) Atender a los directivos, empleados y personal externo que deseen concertar entrevistascon el Sub Gerente.

g) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.

h) Proveer la correcta implementación de útiles de oficina y materiales de limpiezanecesarios.

i) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Sub Gerente.


SUPERIOR: Sub Gerente de Ventas

INFERIOR : Ninguna


Todas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.





DEPARTAMENTO : VENTAS

CARGO : JEFE DEL DPTO. DE VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Dirigir, planificar, organizar e implantar los programas de ventas de la Empresa.


a) Dirigir y evaluar las estrategias de ventas, los planes y programas orientados al desarrollode las políticas de ventas establecidas por la dirección de la Empresa y realizar ajustes deacuerdo a la coyuntura empresarial y del mercado.

b) Coordinar con el área operativa a seguir, en función a las especificaciones técnicas enlicitaciones, concursos públicos u otras convocatorias relacionadas a la venta del serviciopostal.

c) Diseñar y negociar los contratos de servicios postales.

d) Proponer al Sub Gerente y aplicar estrategias, planes y programas de venta de la Empresa,asumiendo la responsabilidad de su cumplimiento.

e) Dar lineamientos a las administraciones postales para el desarrollo y control de todas susactividades relacionadas con las ventas de los servicios.

f) Desarrollar las relaciones internas con los clientes, detectando sus necesidades yoportunidades de negocio, coordinando con el resto de la organización para prestar elmejor servicio.

g) Realizar acciones comerciales encaminadas a promover las ventas, garantizando elcumplimiento de los objetivos de ventas asignados.

h) Realizar prospección de mercado y negocio, evaluando la potencialidad y rentabilidad denuevos clientes.

i) Diseñar las políticas de ventas de sus productos según la estrategia global comercial de laempresa.

j) Elaborar las carteras de clientes y una estrategia real de desarrollo de sus competenciasvitales para el desarrollo de la empresa.

k) Supervisar el tratamiento que recibe el cliente por cualquier área de la Empresa.

l) Administrar los concursos públicos, licitaciones o cualquier convocatoria para la venta delservicio postal en coordinación con las áreas internas.

m) Coordinar con la Sub Gerencia los informes de coyuntura, evaluaciones trimestrales,formulación del Plan Operativo del departamento, del Presupuesto desarrollo de losestudios económicos y proyectos de investigación.

n) Atender los procesos de comercialización, venta y postventa de servicios a los grandesclientes.

o) Elaborar propuestas de acciones que conduzcan a la obtención de una eficiente gestióncomercial.

p) Velar por la aplicación de las políticas y procedimientos del sistema administrativoaprobados.




q) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Sub Gerente.


SUPERIOR: Sub Gerente Ventas

INFERIOR : Supervisor de VentasEspecialista en VentasPromotor de VentasEspecialista AdministrativoTécnico en PrefacturaciónAuxiliar Administrativo



EXTERNO: Clientes






CARGO : SUPERVISOR DE VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Dirigir, controlar y coordinar a cada uno de los promotores de venta, delegándoles funcionesde acuerdo a los objetivos del área y verificar el cumplimiento de las cláusulas de loscontratos suscritos con los clientes empresariales.


a) Mantener las coordinaciones necesarias con los clientes, asesorándoles en los serviciosque ofrece la Empresa.

b) Realizar y mantener actualizada una base de clientes con información comercial yadministrativa.

c) Atender reclamaciones de clientes empresariales respecto a plazos de entrega o procesosadministrativos.

d) Realizar la promoción, comercialización, asesoría, cotización y contratación de losservicios que brinda la Empresa.

e) Entender de manera integral las necesidades y problemática que tengan y/o presenten losclientes, coordinándose con otras áreas de la empresa cuando esto sea necesario.

f) Efectuar la asignación de clientes y programación continua de las visitas que realicen lospromotores a éstos, teniendo en cuenta el tipo de visitas y la carga laboral de lospromotores.

g) Controlar mediante la solicitud de reportes escritos la gestión de los promotores en cuantoa número de visitas y resultados obtenidos.

h) Elaborar reportes al Sub Gerente Ventas con la periodicidad que este le indique, sobre losresultados obtenidos como consecuencia de la gestión de ventas de los promotores.

i) Revisar las órdenes de atención al cliente verificando que estén hechas de manera clara,completa y oportuna alcanzándolas al Sub Gerente de Ventas, para su aprobación.

j) Controlar que los pedidos tomados por los promotores estén siendo atendidos por laGerencia Postal a través del área responsable, de acuerdo a lo solicitado por el cliente.

k) Controlar lo relacionado con las cláusulas de los contratos con clientes y a la facturación ycobranza solicitando informes a las áreas responsables.

l) Coordinar con las gerencias de Administración de Recursos y Postal la ejecución decobranzas y penalidades.

m) Velar por la motivación capacitación del personal a su cargo, proponiendo las mejorasnecesarias proponiendo los procedimientos necesarios para mejora del trabajo.

n) Administrar el material promocional que se le encargue, controlando la disponibilidad deéste en la calidad y cantidad suficiente.

o) Evaluar los factores cualitativos referentes al rendimiento de los vendedores.

p) Planificar y programar las ventas de los productos /servicios.




q) Proponer y cumplir el presupuesto de ventas y el plan de ventas.

r) Proponer y cumplir las políticas y estrategias de ventas.

s) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Jefe del departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Ventas

INFERIOR : Ninguna


INTERNO : Especialista en VentasPromotor de VentasEspecialista AdministrativoTodas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones

EXTERNO: Clientes






CARGO : ESPECIALISTA EN VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Proponer y elaborar la metodología operativa a seguir, en función a las especificacionestécnicas en licitaciones, concursos públicos u otras convocatorias relacionadas al serviciopostal.


a) Preparar la propuesta técnica para los concursos, licitaciones, etc.

b) Atender las solicitudes pendientes de cotizaciones y servicios, realizando las laboresadministrativas que se deriven de dichos procesos de acuerdo a las normas y políticascomerciales.

c) Coordinar con las áreas internas de la Empresa todos los requerimientos operativos yadministrativos para los concursos, licitaciones,.

d) Definir, calcular y evaluar los indicadores de calidad de la Sub Gerencia a la que perteneceasí como los indicadores estadísticos.

e) Coordinar con las demás áreas de la Empresa con respecto a la documentación a presentaren los diferentes procesos de selección.

f) Organizar y administrar la documentación referente a los procesos de selección en marcha:bases, consultas, pliego de absolución de consultas, copia de la propuesta técnica,informes de otros departamentos.

g) Mantener debidamente clasificados todos los archivos que por los concursos se generen.

h) Elaborar cuadros mensuales del comportamiento de los concursos.

i) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de departamento.



INFERIOR : Ninguna



EXTERNO: Clientes






CARGO : PROMOTOR DE VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Ofrecer en el mercado los servicios de la Empresa, con las mejores condiciones de precio y decobranzas de acuerdo a las normas, directivas y procedimientos que se le indique.


a) Preparar y programar la visita a los clientes y prospectos, verificando previamente elmaterial informativo y de promoción necesarias, elaborando los argumentos de ventaadecuados a cada cliente.

b) Visitar a los prospectos que se le asignen, analizando las necesidades de éstos y dando aconocer todos los aspectos sobre la Empresa y los servicios que ésta ofrece, con el fin deincluirlos en la cartera de clientes de SERPOST S.A.

c) Efectuar visitas periódicamente a los clientes activos, con el fin de mantenerlos bienatendidos absolviendo consultas, vigencia de contratos y requerimientos de nuevosservicios, logrando la satisfacción de estos.

d) Elaborar y alcanzar semanalmente al responsable de ventas un informe de las actividadesrealizadas, así como todo lo relacionado al mercado postal, tarifas de la competencia,ingreso de nuevos competidores (directos o indirectos) y posibles clientes potenciales,otros aspectos que le sean solicitados.

e) Negociar los contratos, dentro de los márgenes prefijados, condiciones de venta, formas depago, plazos, descuentos y seguimientos de su realización, etc.

f) Preparar las cotizaciones negociadas con los posibles clientes.

g) Verificar el cumplimiento de las cláusulas que involucren actividades operativas de loscontratos de los servicios a favor de SERPOST S.A.

h) Efectuar coordinaciones con los clientes empresariales a fin de brindar solución a losreclamos relacionados con los procedimientos operativos, tiempos de entrega y otros.

i) Elaborar las órdenes de atención al cliente, en forma completa y oportuna, entregándoselaal Jefe de Ventas para su visto bueno y trámite respectivo.

j) Coordinar con las áreas vinculadas la atención oportuna en los servicios ofrecidos a losclientes, tales como: cantidades, recojo de correspondencia, retorno de cargos, facturacióny cobranza de acuerdo al plazo establecido.

k) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Jefe del departamento.



INFERIOR : Ninguno





INTERNO : Supervisor de VentasTodas las áreas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones

EXTERNO: Clientes






CARGO : ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

I. FUNCIÓN GENERALApoyar en las actividades del departamento relativas a la preparación de las cotizaciones einformes de los servicios ofrecidos a los clientes.


a) Apoyar en la preparación de las cotizaciones solicitadas por los posibles clientes.

b) Apoyar al Jefe de Ventas en las gestiones administrativas.

c) Elaborar el cuadro de necesidades de bienes y servicios del Departamento.

d) Apoyar al Jefe del Departamento en la elaboración del Plan Operativo de acuerdo a loslineamientos de la Empresa.

e) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Jefe del departamento.



INFERIOR : Ninguno


Supervisor de Ventas.






DEPARTAMENTO : VENTAS PREFACTURACIÓN

CARGO : TÉCNICO EN PREFACTURACIÓN

I. FUNCIÓN GENERAL

Ejecutar actividades relacionadas a la prefacturación de los diferente servicios otorgados acada cliente, elaborando la respectiva Hoja de Liquidación.


a) Coordinar con el Departamento de Contabilidad sobre la facturación a los grandesclientes.

b) Coordinar con el Área de Control de Cargos para la elaboración de reportes a ladependencia de Prefacturación.

c) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Jefe del departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. Ventas

INFERIOR : Ninguna







DEPARTAMENTO : VENTAS PREFACTURACIÓN

CARGO : AUXILIAR ADMINISTRATIVO

I. FUNCIÓN GENERAL

Recepcionar, clasificar y ordenar la documentación procedente de las AdministracionesPostales a nivel nacional.


a) Efectuar la elaboración de consolidados de Guías de Admisión por los envíos admitidos enlas Administraciones Postales de Lima y provincias de los grandes clientes.

b) Efectuar la elaboración de consolidados de Guías de Admisión del servicio internacional(EMS) de grandes clientes.

c) Realizar informes sobre incidencias.

d) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de departamento



INFERIOR : Ninguna







DEPARTAMENTO : PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS

CARGO : JEFE DEL DPTO. DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Planear, apoyar, proponer y ejecutar las políticas, normas y procedimientos en función aldepartamento con la finalidad de establecer un buen control de las ventas.


a) Realizar el seguimiento de las estadísticas de venta y las campañas promocionales.

b) Realizar estudios y análisis de ventas por áreas geográficas, ventas por promotor, ydescuentos, etc.

c) Establecer los indicadores de la gestión comercial.

d) Analizar los información de ingresos y tráfico postal de las diferentes administracionespostales.

e) Elaborar cuadros estadísticos que permitan optimizar la toma de decisiones.

f) Participar en la elaboración del Plan Operativo de la Sub Gerencia.

g) Elaborar y presentar mensualmente informes de la gestión de ventas.

h) Realizar el planeamiento y control de post venta del servicio postal.

i) Verificar el control y seguimiento de las cotizaciones de los diferentes clientesempresariales para garantizar el fiel cumplimiento de los contratos suscritos.

j) Coordinar el control de la emisión y vencimiento de Cartas Fianzas emitidas a los clientesempresariales para garantizar el fiel cumplimiento de los contratos suscritos.

k) Elaborar proyectos de normatividad para la Sub Gerencia.

l) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Sub Gerente.


SUPERIOR: Sub Gerente de Ventas

INFERIOR : Ninguno



EXTERNO: Clientes





DEPARTAMENTO : PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS

CARGO : TÉCNICO EN CONTROL DE VENTAS

I. FUNCIÓN GENERAL

Apoyar, evaluar y controlar las estadísticas de venta, proponiendo mejoras para el desarrollode las mismas.


a) Coordinar y llevar el control de la suspensión, reanudación y bajas de los servicios de losclientes empresariales de la Sub Gerencia.

b) Elaborar e informar las actividades relevantes de la Sub Gerencia en forma mensual,trimestral y semestral.

c) Realizar el análisis y control estadístico de las ventas por servicios y centro deresponsabilidad.

d) Analizar las estadísticas de las ventas del servicio postal detectando problemas de calidady seguridad de los envíos. (factores internos y externos)

e) Tramitar, verificar, efectuar, controlar y coordinar el seguimiento a los convenios de pago,suspensión, reanudación y bajas de los servicios.

f) Verificar el cumplimiento de las metas de venta de las administraciones postales a nivelnacional.

g) Evaluar los indicadores de gestión en forma trimestral y semestral.

h) Llevar el control de la situación contractual de los clientes de la Sub Gerencia, para surenovación en coordinación con el Departamento de Ventas.

i) Llevar el control estadístico de las cotizaciones emitidas a los diferentes clientes.

j) Proponer mejoras en las normas internas operativas referentes al planeamiento y control deventas.

k) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funcionesafines al cargo encargadas por el Jefe del departamento.


SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Planeamiento y Control de Ventas

INFERIOR : Ninguno



EXTERNO: Clientes



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