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ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA EMPRESA PÚBLICA FOTA PETROLERA ECUATORIANA

EP- FLOPEC El Directorio de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP- FLOPEC:

CONSIDERANDO: Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1117 de 26 de marzo de 2012 y publicado en el Registro Oficial No. 681 de 12 de abril del 2012, se crea la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP- FLOPEC, cuyo objeto social comprende: La transportación de hidrocarburos por vía marítima desde y hacia los puertos nacionales y extranjeros; prestación de servicios de transporte comercial marítimo y fluvial de hidrocarburos y sus derivados; y demás actividades relacionadas. Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1117 de 26 de marzo de 2012 y publicado en el Registro Oficial No. 681 de 12 de abril del 2012. Disposición general tercera señala “El Directorio de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP-FLOPEC, estructurará el estatuto orgánico de la empresa y los demás reglamentos internos que correspondan, en los que constarán los aspectos necesarios para la gestión y operación. Que, es necesario generar la estructura organizacional por procesos de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP-FLOPEC, alineada a la naturaleza y especialización su misión consagrada en su base legal constitutiva, que contempla principios de organización y de gestión empresarial, eficiente, eficaz y efectiva; El Directorio de la Empresa, en ejercicio de las facultades y atribuciones conferidas en el Art. 9, numeral 4 de la Ley Orgánica de Empresas Publicas

RESUELVE: Aprobar el siguiente ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS del la EMPRESA PUBLICA FOTA PETROLERA ECUATORIANA EP- FLOPEC.

CAPÍTULO I DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ART. 1.- MISIÓN DE LA EMPRESA PÚBLICA FLOTA PETROLERA ECUATORIANA EP-FLOPEC: Somos una Empresa de transporte marítimo de hidrocarburos y otros recursos naturales estratégica para el Estado ecuatoriano. Satisfacemos las necesidades crecientes del mercado nacional e internacional, brindando a nuestros clientes servicios diversificados de calidad a través de personal competente, alineado a los objetivos, valores y principios de la organización. Preservamos el medioambiente y contribuimos al desarrollo del país y del buen vivir.

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2.- OBJETIVOS ESTRATEGICOS:

1. Desarrollar y optimizar la capacidad de transporte de hidrocarburos 2. Optimizar la operación de transporte mediante la eficiencia operativa y el control de

los costos 3. Desarrollar nuevas líneas de negocios 4. Optimizar e innovar la gestión y la operación de la empresa 5. Optimizar los niveles de seguridad del recurso humano, materiales e intangibles; así

como la protección al medio ambiente 6. Lograr la anticipación estratégica continua a través del análisis prospectivo de

escenarios, riesgos y oportunidades ART. 3.- VALORES COORPORATIVOS.- Los valores corporativos de FLOPEC son:

• Trabajo en Equipo: Integramos la comunicación y la participación de nuestros equipos de trabajo con las diferentes áreas de la empresa EP-FLOPEC, a fin de obtener los objetivos deseados.

• Responsabilidad: Involucramos a nuestro personal en el cumplimiento de sus funciones.

• Proactividad: Trabajamos en acciones favorables ante posibles eventos que puedan influir en el cumplimiento de los objetivos de la EP-FLOPEC-.

• Respeto: Observamos los derechos de las personas y del medio ambiente.

• Lealtad: cumplimos con la normativa legal y los valores de la EP- FLOPEC- bajo principios de legalidad, verdad, y honorabilidad.

CAPÍTULO II

DE LOS NIVELES DIRECTIVOS Y

DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIAL ART. 4.- PUESTOS DIRECTIVOS.- Los puestos directivos establecidos en la estructura organizacional de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP- FLOPEC- son: Gerente General, Gerente Comercial, Gerente Técnico, Gerente Financiero, Gerente Administrativo, Gerente GLP, Gerente de Agenciamiento Gerente Jurídico y Gerente de Planificación. ART. 5.- COMITÉ DE GESTIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIAL..- La Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP-FLOPEC-, constituye el órgano de asesoramiento de la Gerencia General en las decisiones de carácter comercial, operativo y administrativo de empresas responsables de conocer y tramitar los planes de desarrollo empresarial previo a la aprobación del Directorio de la Empresa.

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Integrará el Comité de Gestión de Desarrollo Empresarial, el Gerente General o su delegado, Gerentes de Área, Procurador, actuará como Secretario un abogado sin derecho a voto. ART. 6.- RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE GESTIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIAL.- las responsabilidades del Comité de Gestión de Desarrollo Empresarial son las siguientes:

a) Conocer y analizar las gestiones de carácter comercial operativo legal y administrativo de la Empresa

b) Conocer y analizar los planes de desarrollo de la Empresa previo a la aprobación del Directorio

c) Conocer y analizar la planificación prospectiva de la Empresa d) Conocer y analizar la aplicación de políticas y normas relativas al Talento

Humano, remuneraciones, capacitación y entrenamiento. e) Conocer y analizar el presupuesto anual y sus ajustes; f) Conocer y analizar los demás temas dispuestos por la Gerencia General.

CAPÍTULO III

DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

ART. 7.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS.- La estructura organizacional de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP- FLOPEC, se alinea con su misión y se sustenta en la filosofía y enfoque de productos, servicios y procesos, con el propósito de asegurar su ordenamiento orgánico. ART. 8.- PROCESOS DE LA EMPRESA PÚBLICA FOTA PETROLERA ECUATORIANA EP- FLOPEC.- Los procesos que permiten brindar los servicios de la -EP-FLOPEC, se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión empresarial: a) Los procesos gobernantes.- orientan la gestión empresarial a través de la formulación de

políticas y la expedición de normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la empresa;

b) Los procesos agregadores de valor.- generan, administran y controlan los productos y servicios destinados principalmente a usuarios externos y permiten cumplir con la misión emprersarial, denotan la especialización de la misión;

c) Los procesos habilitantes de apoyo .- están encaminados a generar servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión empresarial;

d) Los procesos habilitantes de asesoría.- son aquellos que asesoran con sus conocimientos especializados a los procesos gobernantes, habilitantes y agregadores de valor, creando el basamento técnico y legal para el desarrollo de sus actividades; y,

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ART. 9.- ESTRUCTURA BASICA ALINEADA A SU MISION.- La Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP- FLOPEC, para el cumplimiento de su misión, objetivos empresariales desarrolla los siguientes procesos internos: 1. PROCESOS GOBERNANTES: 1.1 GESTION DE LA ESTRATEGIA 2. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR:

2.1 GESTION DE MANTENIMIENTO 2.1.1 Ingeniería 2.1.2 Logística

2.2 GESTION DE COMERCIALIZACION TRANSPORTE HIDROCARBUROS

2.2.1 GESTION COMERCIAL 2.2.1.1 Fletamento 2.2.1.2 Mercadeo y Desarrollo de Proyectos

2.3 GESTION DEL SERVICIO DE TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS

2.3.1 GESTION DE OPERACIONES MARITIMAS

2.3.1.1 Operaciones Marítimas 2.3.1.2 Control Y Reclamos 2.3.1.3 Operaciones de GLP 2.3.1.4 Personal Embarcado

2.3.2 UNIDADES DE TRANSPORTE MARITIMO 2.3.2.1 Buques

2.4 GESTION DEL SERVICIO DE AGENCIAMIENTO: 2.4.1 GESTION DE AGENCIAMIENTO 2.4.1.1 Operaciones de Agenciamiento 2.4.1.2 Seguridad Física Y Protección 2.4.1.3 Logística de Agenciamiento

3. PROCESOS HABILITANTES: 3.1 DE ASESORÍA:

3.1.1 GESTION DE AUDITORIA INTERNA 3.1.2 GESTION DE PLANIFICACION Y CONTROL DE GESTION

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3.1.3 GESTION JURIDICA

3.1.4 GESTION DE RELACIONES PÚBLICAS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL 3.1.5 GESTION SEGURIDAD, CALIDAD Y AMBIENTE

3.2 DE APOYO:

3.2.1 GESTIÓN FINANCIERA

3.2.1.1 Contabilidad 3.2.1.2 Tesoreria 3.2.1.3 Presupuesto

3.2.2 GESTION DEL RECURSO HUMANO 3.2.2.1 Servicio al Personal 3.2.2.2 Desarrollo Humano 3.2.2.5 Salud y Seguridad Ocupacional

3.2.3 GESTION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

3.2.3.1 Infraestructura y Comunicaciones 3.2.3.2 Sistemas de Información

3.2.4 GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y ABASTECIMIENTOS

3.2.4.1 Servicios Generales 3.2.4.2 Compras 3.2.4.3 Seguros 3.2.4.4 Archivo General

Art. 10. REPRESENTACIONES GRÁFICAS.- Se definen las siguientes Representaciones gráficas para la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP-FLOPEC:

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1. MAPA DE PROCESOS:

2. CADENA DE VALOR:

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3. ESTRUCTURA ORGÁNICA:

CAPITULO IV DE LA ESTRUCTURA DESCRIPTIVA

Art. 11 MISIÓN, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LOS

PROCESOS DE LA EMPRESA PUBLICA FOTA PETROLERA ECUATORIANA EP- FLOPEC

1. PROCESOS GOBERNANTES:

1.1 GESTION DE LA ESTRATEGIA

1.1 GERENCIA GENERAL Responsable: Gerente General

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a. Misión: Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la gestión comercial, técnica, financiera y administrativa de las diferentes Gerencias de Área que conforman la Empresa.

b. Atribuciones y responsabilidades del Gerente General: 1. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la empresa pública; 2. Cumplir y hacer cumplir la ley, reglamentos y demás normativa aplicable, incluidas

las resoluciones emitidas por el Directorio; 3. Suscribir las alianzas estratégicas aprobadas por el Directorio; 4. Administrar la empresa pública, velar por su eficiencia empresarial e informar al

Directorio trimestralmente o cuando sea solicitado por éste, sobre los resultados de la gestión de aplicación de las políticas y de los resultados de los planes, proyectos y presupuestos, en ejecución o ya ejecutados;

5. Presentar al Directorio las memorias anuales de la empresa pública y los estados financieros;

6. Preparar para conocimiento y aprobación del Directorio el Plan General de Negocios, Expansión e Inversión y el Presupuesto General de la empresa pública;

7. Aprobar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) en los plazos y formas previstos en la ley;

8. Aprobar y modificar los reglamentos internos que requiera la empresa, excepto el señalado en el numeral 8 del artículo 9 de esta Ley;

9. Iniciar, continuar, desistir y transigir en procesos judiciales y en los procedimientos alternativos solución de conflictos, de conformidad con la ley y los montos establecidos por el Directorio. El Gerente procurará utilizar dichos procedimientos alternativos antes de iniciar un proceso judicial, en todo lo que sea materia transigible;

10. Designar al Gerente General Subrogante; 11. Resolver sobre la creación de agencias y unidades de negocio; 12. Designar y remover a los administradores de las agencias y unidades de negocios,

de conformidad con la normativa aplicable: 13. Nombrar, contratar y sustituir al talento humano no señalado en el numeral que

antecede, respetando la normativa aplicable; 14. Otorgar poderes especiales para el cumplimiento de las atribuciones de los

administradores de agencias o unidades de negocios, observando para el efecto las disposiciones de la reglamentación interna;

15. Adoptar e implementar las decisiones comerciales que permitan la venta de productos o servicios para atender las necesidades de los usuarios en general y del mercado, para lo cual podrá establecer condiciones comerciales específicas y estrategias de negocio competitivas;

16. Ejercer la jurisdicción coactiva en forma directa o a través de su delegado; 17. Actuar como secretario del Directorio; y,

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18. Las demás que le asigne esta Ley, su Reglamento General y las normas internas de cada empresa.

19. Definir y asegurar el cumplimiento de los lineamientos estratégicos corporativos a corto, mediano y largo plazo

2. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR:

2.1 GESTION TECNICA

2.1.1 GERENCIA TECNICA Responsable: Gerente Técnico a. Misión:

Garantizar la disponibilidad de la infraestructura necesaria para el desarrollo de los procesos del negocio y mantener la operatividad y seguridad de los buques de la empresa.

Planificar, implementar, supervisar y mejorar el Plan de Mantenimiento de la infraestructura productiva, determinando el estado de la maquinaria a través de análisis estadístico, cálculos de tendencia y base de repuestos, proponer soluciones técnicas para cumplimiento de nuevas regulaciones y consolidar el presupuesto de mantenimiento, a fin de contribuir a garantizar la operatividad permanente de los equipos, maquinarias y sistemas.

1. Plan de Mantenimiento anual con apoyo directo de los Coordinadores de los Buques de la Flota y en base a los manuales de servicio de la maquinaria y equipos.

2. Reportes trimestrales de la integridad y el cumplimiento del Plan de Mantenimiento en cada Unidad.

3. Reporte del el stock de repuestos y materiales de a bordo de los buques y reporta trimestralmente

4. Estadísticas del empleo de repuestos, materiales y de las tendencias de mantenimiento correctivo.

5. Cronograma en que los buques de la Flota deben realizar mantenimiento en dique (un año de anticipación).

6. Listado de repuestos que se prevé adquirir cada año, en conjunto con los coordinadores y ejecutores del mantenimiento.

7. Listados de repuestos y materiales de los buques de la Flota. 8. Presupuesto anual de la Gerencia Técnica. 9. Cuadros de control de la ejecución presupuestaria.

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b. Atribuciones y responsabilidades del Gerente Técnico: 1. Verificar el abastecimiento de productos y servicios (localmente y en el exterior),

de acuerdo con las especificaciones requeridas, a costos razonables y en el tiempo requerido por la empresa.

2. Verificar que la planeación de los recursos permita cubrir las necesidades de la empresa

3. Aprobar la selección y contratación de los proveedores de productos y/o servicios que mejor se ajusten a las necesidades de la empresa.

4. Verificar que exista la disponibilidad de productos y servicios requeridos por la empresa, de acuerdo con las especificaciones requeridas, a costo razonable, y negociado en forma oportuna.

5. Verificar que los bienes y/o servicios se hayan entregado de acuerdo con las especificaciones y condiciones negociadas.

6. Verificar que las negociaciones con el proveedor cumplan las condiciones pactadas en el contrato, orden de compra u orden de trabajo.

7. Controlar el funcionamiento óptimo de la infraestructura productiva de la Empresa.

8. Controlar el funcionamiento óptimo de los equipos y maquinaría. 9. Aprobar la planificación de mantenimientos para disminuir los tiempos de

parada y/o los mantenimientos correctivos. 10. Verificar el cumplimiento de todas las actividades definidas en el plan de

mantenimiento de acuerdo con los procedimientos de clase y manuales del fabricante para garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos y maquinaría.

11. Revisar las desviaciones presentadas en la planificación y ejecución del mantenimiento para mejorar la gestión del mantenimiento.

2.1.1 INGENIERIA

Responsable: Jefe de Ingeniería

a. Misión:

Planificar, controlar y gestionar que la condición operativa de los buques sea satisfactoria y su funcionamiento continuo.

b. Atribuciones y responsabilidades:

1. Analiza riesgos en los buques y en las oficinas. 2. Gestiona para dar solución a problemas técnicos de los buques 3. Colabora en el análisis técnico de nuevos proyectos para cumplimiento de nuevas

regulaciones 4. Verifica y controla la condición operativa de los buques 5. Planifica y dispone la ejecución del presupuesto anual 6. Crea equipos y grupos de trabajo para resolver problemas que se presenten en los

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buques y en la UTEC 7. Programa reuniones semanales 8. Coordina y supervisa las solicitudes de trabajo de los buques 9. Coordina y supervisa las compras emergentes de los buques 10. Planifica y controla el presupuesto de la UTEC 11. Controla y verifica el cumplimiento de observaciones a los buques 12. Supervisa y controla las inspecciones a los B/T 13. Estudia las estadísticas de reparación y mantenimiento dado por terceros 14. Revisa los procedimientos operacionales y administrativos relacionados con el área

técnica 15. Controla y verifica el cumplimiento del programa anual de mantenimiento 16. Realiza visitas a las compañías a ser calificadas por la empresa y analiza su parte

técnica. 17. Colabora en el programa de inspección de clase 18. Coordina la entrega y recepción de materiales

c. Productos:

1. Informes de control y mantenimiento de buques. 2. Plan de mantenimiento de los buques 3. Informe de riesgos en los buques y en las oficinas. 4. Informe técnico de nuevos proyectos para cumplimiento de nuevas regulaciones. 5. Presupuesto de mantenimiento 6. Informe e de inspecciones a los B/T 7. Estadísticas de reparación y mantenimiento dado por terceros

2.1.2 LOGISTICA Responsable: Jefe de Logística

a. Misión:

Adquirir repuestos, materiales e insumos de acuerdo a estándares y especificaciones, para el mantenimiento y operación de los buques, en términos convenientes para FLOPEC.


1. Colabora en el mantenimiento del buque 2. Adquiere materiales y/o repuestos para los buques e insumos en general 3. Colabora en la operación del buque 4. Estudia el contenido de los pedidos de aprovisionamiento para determinar el

estándar o norma 5. Contacta con los mercados naturales de los productos 6. Coordina con las agencias navieras la entrega de los productos a bordo de los

buques

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7. Verifica que el usuario final de los productos reciba los materiales, repuestos e insumos

8. Cataloga y homologa materiales 9. Supervisa que los bienes cumplan las especificaciones técnicas y estándares

requeridos por FLOPEC 10. Interpone los reclamos a los proveedores 11. Prepara la documentación de respaldo para que analice la Comisión de Apoyo

Técnico 12. Convoca a la Comisión de Adquisiciones Logísticas para adquirir bienes menores

al monto establecido 13. Ejecuta el presupuesto asignado a la Gerencia 14. Adjudica las órdenes de compra a los proveedores 15. Selecciona a los potenciales proveedores 16. Participa en las reuniones de la Gerencia Técnica 17. Estudia existencias a bordo de los buques 18. Elabora el informe con el estado en que se encuentra la obtención de materiales,

repuestos, etc. c. Productos:

1. Informe de análisis de los pedidos de aprovisionamiento 2. Informe de compras repuestos para mantenimiento de buques 3. Actas de Entrega de bienes, lubricantes, químicos y pintura para el mantenimiento

y operación segura del buque. 4. Lista de homologación de materiales 5. Órdenes de compra 6. Informe de existencias de repuestos a bordo

2.2 GESTION DE COMERCIALIZACION DEL TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS

2.2.1 GERENCIA COMERCIAL Responsable: Gerente Comercial

a. Misión: Comercializar el servicio de transporte marítimo de hidrocarburos y sus derivados, mediante el fletamento de los buques que opera EP FLOPEC, obteniendo la más alta rentabilidad, satisfaciendo las necesidades del cliente. Mantener información actualizada relacionada al giro de negocio b. Atribuciones y responsabilidades:

1. Proponer estudios desde el punto de vista comercial para la adquisición de naves, nuevos tráficos, fletamento de buques

2. Aprobar los fletamentos en voyage charter y time charter

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3. Colaborar en la realización del plan estratégico 4. Controlar la negociación de fletamento de los buques 5. Controlar la atención a los requerimientos comerciales del Pool Panamax

International 6. Presentar al Gerente General planes, normas, y procedimientos para el

servicio de transporte marítimo, aplicables a brokers, armadores, y fletadores de buques

7. Negociar con Petroecuador el fletamento time charter de los buques propios y de terceros

8. Participar en reuniones del pool Panamax International en representación de la empresa

9. Aprobar el presupuesto de la Gerencia Comercial 10. Presentar informes periódicos de la Gerencia Comercial 11. Verificar el cumplimiento de las observaciones de las auditorías internas y

externas.

2.2.1.1 FLETAMENTO Responsable: Jefe de Fletamento

a. Misión:

Fletar las naves de la Empresa en los mejores términos y condiciones para Flopec.


1. Implementar los cambios y ajustes necesarios para mejorar la gestión del área. 2. Analizar reportes de mercado, competencia, posicionamiento de buques, etc. 3. Dar los lineamientos para la negociación de contratos. 4. Revisar y aprobar los contratos para su ejecución. 5. Recibir y supervisar que los requerimientos sean atendidos. 6. Asistir a los clientes internos y externos para resolver los requerimientos. 7. Coordinar las estrategias de comercialización de las naves con las otras jefaturas de la

Gerencia y relacionados de negocio

c. Productos:

1. Informes y estadísticas de Importación de productos y GLP 2. Informes y estadísticas de Exportación de crudo y otros productos 3. Informes estadísticos de clientes, destinos y buques 4. Informes mensuales de actividades 5. Contratos y Addendums de fletamento a tiempo 6. Contratos y Addendums de fletamento por viaje 7. Contratos de Addendums de fletamento a casco desnudo 8. Contratos y Addendums de COA 9. Acuerdos de servicio de transporte

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2.2.1.2 INTELIGENCIA DE MERCADOS Y DESARROLLO DE PROYECTOS Responsable: Jefe de Inteligencia de Mercados y Desarrollo de Proyectos

a. Misión: Análisis y procesamiento de información nacional e internacional relacionada con el sector de transporte marítimo de hidrocarburos a fin de establecer oportunidades de negocios, tendencias, preferencias y dinámicas de mercado, a través del contacto con los actores del mismo. Desarrollar y proponer a la Gerencia General la incursión en nuevos negocios a partir del análisis de la información preparada por Inteligencia de Mercados y fuentes externas.


1. Analizar la información del mercado: compra y venta de buques, fletes,

combustibles, etc. 2. Desarrollar indicadores. 3. Identificar nichos de mercado que sean rentables y crecientes. 4. Desarrollar y promocionar la oferta de negocio “de” y “para” la Empresa. 5. Proponer nuevas estrategias y servicios para atender nuevos nichos o

fortalecer los existentes. 6. Revisar constantemente las estrategias de los competidores, socios y

relacionados de negocio en busca de cambios, tendencias o nuevas prácticas. 7. Evaluar los estudios de mercado. 8. Buscar oportunidades y socios de negocio. 9. Supervisar el desarrollo de proyectos. 10. Revisar los procesos para una mejor atención a los requerimientos de los

clientes. 11. Identificar los riesgos de proyectos y proponer soluciones o alternativas 12. Evaluar y monitorear los proyectos operativos y en desarrollo.

c. Productos:

1. Reportes analíticos de estadísticas nacionales e internacionales de volúmenes

transportados de crudo y productos. 2. Reportes analíticos de estadísticas internacionales de mercado de fletes por tipo

de producto (crudo, limpios, GLP) 3. Reportes analíticos de las estadísticas internacionales de precios de buques,

precios de demolición, oferta y demanda de buques 4. Reportes analíticos de las estadísticas de producción nacional hidrocarburífera y

de la región 5. Seguimiento y análisis de la información referente al desenvolvimiento de la

economía mundial 6. Seguimiento y análisis de la política petrolera del país 7. Seguimiento y análisis de las necesidades energéticas del país y de la Región

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8. Reportes sobre el mercado de hidrocarburos a nivel regional y mundial 9. Informes semanales del mercado de hidrocarburos y el mercado de transporte

marítimo. 10. Memoria anual del mercado de hidrocarburos y el mercado de transporte

marítimo. 11. Análisis de reportes de pronóstico de los mercados de hidrocarburos y el de

transporte marítimo. 12. Reportes de compra venta de naves, ordenes de construcción, y de la evolución

del tamaño de la flota mundial de buques tanque. 13. Análisis y comparación de los costos de operación de buques propios con los de

la industria 14. Reportes sobre variables clave de clientes 15. Propuestas de proyectos 16. Análisis de propuestas externas recibidas 17. Evaluación y seguimiento de proyectos ejecutados. 18. Ejecución de proyectos aprobados.

2.3 GESTION DEL SERVICIO DE TRANSPORTE DE HIDROCARBUROS 2.3.1 GERENCIA DE OPERACIONES

Responsable: Gerente de Operaciones

a. Misión: Garantizar el transporte de hidrocarburos de acuerdo a los lineamientos empresariales y a los acuerdos comerciales, obteniendo la máxima rentabilidad y velando por la satisfacción del cliente y administrar la operación del personal embarcado, asignando las dotaciones orgánicas, cubriendo sus requerimientos de aptitud física y mental, experiencia y capacitación; en cumplimiento de las normas y regulaciones nacionales e internacionales.


1. Controlar la ejecución y liquidar los contratos de fletamento de los buques

propios y de terceros 2. Verificar la atención y respuesta a los reclamos de los clientes 3. Colaborar en la realización del plan estratégico 4. Proponer soluciones a los problemas con armadores y charteadores en

cooperación con la Gerencia Jurídica 5. Controlar el cumplimiento con los requerimientos operativos del Pool Panamax

International 6. Controlar la actualización de los resultados de los viajes de los buques que opera

EP FLOPEC

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7. Coordinar con las Autoridades Marítimas, armadores, charteadores y agencias las actividades relacionadas con el transporte marítimos en los buques que opera EP FLOPEC

8. Verificar el cumplimiento de los convenios de transporte marítimo 9. Aprobar el presupuesto de la Gerencia de Operaciones 10. Presentar informes periódicos de la Gerencia de Operaciones 11. Verificar el cumplimiento de las observaciones de auditorías internas y externas} 2.3.1.1 OPERACIONES MARITIMAS Responsable: Jefe de Operaciones Marítimas a. Misión:

Administrar los contratos de fletamento de EP FLOPEC durante la ejecución del viaje a través de la operación de la flota de tanqueros y administrar la gestión operativa del personal embarcado de los buques.


1. Desarrollar y revisa los planes estratégicos del área. 2. Implementar los cambios y ajustes para mejorar la gestión del área. 3. Evaluar el performance de los buques operados y establece recomendaciones para

control y mejora. 4. Revisar la legislación y regulaciones del mercado para establecer procedimientos e

instrucciones de cumplimiento del área a su cargo. 5. Supervisar las actividades de los operadores y que los requerimientos de los clientes sean

atendidos. 6. Analizar y proponer soluciones a problemas comerciales y/o operativos. 7. Revisar y gestionar el cumplimiento de las obligaciones internas y externas para la

correcta operación de los buques.

c. Productos:

1. Ordenes de viaje 2. Instrucciones generales de buques 3. Evaluación de servicio 4. Cálculo de rendimiento de buques 5. Análisis de riesgos de operación de buques 6. Actas operativas 7. Plan de embarques y desembarques 8. Informe de ejecución de embarques y desembarques 9. Registro de movimientos de personal embarcado 10. Información para presupuesto anual de personal embarcado 11. Plan Operativo de personal embarcado

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2.3.1.2 CONTROL Y RECLAMOS Responsable: Jefe de Control y Reclamos a. Misión:

Asegurar la aplicación y cumplimiento de los contratos comerciales de EP FLOPEC. Realizar la documentación, registro, pagos y cobros que se derivan de la operación de los tanqueros que opera EP FLOPEC.


1. Analizar y aprobar las propuestas y estados de cuenta de las agencias. 2. Supervisar y controlar el pago/cobro de contratos a tiempo, 3. Supervisar y revisar el cálculo de demorajes y reclamos. 4. Analizar y verificar la correcta liquidación de gastos de agencias. 5. Mantener el control y registro de todos los cobros y pagos pendientes. 6. Revisar y actualizar los indicadores requeridos por la Gerencia. 7. Remitir y hacer seguimiento de los reclamos remitidos a las áreas Legal y/o de Seguros.

8. Productos:

1. Solicitudes de cobro 2. Estados de cuenta 3. Pagos de fletamento 4. Pagos de fletes 5. Liquidaciones de ceses de alquiler 6. Liquidación inicial de contrato a tiempo 7. Liquidación final de contrato a tiempo 8. Reclamos de demorajes 9. Reclamos de cobro y pagos a clientes 10. Notificación de reclamos a la Gerencia Jurídica 11. Notas de ajustes 12. Actas comerciales 13. Informes y análisis estadísticos de los indicadores de gestión de unidades

operativas 14. Plan de recuperación del servicio 15. Informe de recuperación del servicio

2.3.1.3 OPERACIONES DE GLP Responsable: Jefe de Operaciones de GLP

a. Misión: Coordinar, dirigir, controlar y ejecutar estrategias para el cumplimiento de las operaciones de almacenamiento, manejo y transporte marítimo de GLP. Mantener

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los indicadores de gestión operacional actualizados. Velar por el cumplimiento de las normas técnicas, administrativas y lineamientos gerenciales.


1. Mantener la administración del /los contrato/s de almacenamiento y transporte de GLP.

2. Coordinar con la Gerencia de Transporte y Almacenamiento de EP PETROECUADOR la Ejecución de los contratos de Almacenamiento y Transporte de GLP.

3. Coordinar actividades de desarrollo con la Autoridad Marítima para la gestión de los Buques Gaseros

4. Proponer alternativas de presupuesto y el plan de ejecución presupuestaría

5. Mantener el control de los volúmenes de GLP y de las proporciones demandadas en el /los contratos / vigentes.

6. Verificar el cumplimiento del plan de actividades para la gestión del almacenamiento, alije, transporte y entrega de GLP desde Punta Arenas hasta Tres Bocas.

7. Autorizar las órdenes de pago elaboradas por la coordinación de agencias.

8. Aprobar el Plan operativo anula de la Gerencia de GLP. 9. Aprobar la documentación de la gestión operativa de GLP.

a. Productos

1. Informes de la supervisión del contrato suscrito entre EP FLOPEC y EP PETROECUADOR para el abastecimiento, manejo y transporte marítimo de GLP.

2. Actas de entrega semanal y mensual de producto GLP entregado por EP FLOPEC a EP Petroecuador.

3. Registros de viajes efectuados por los buques gaseros para el control diario de los tiempos de navegación, combustible y rata de descarga de los buques alijadores.

4. Informes de fiscalización de cantidad y control de calidad por cada entrega efectuada.

5. Reportes técnicos para adquisición de materiales y para mantenimiento periódico de materiales.

6. Informe de inventario y estado de los materiales utilizados para los alijes del Buque de Almacenamiento Flotante.

7. Informe de maniobras efectuadas por los buques abastecedores para las importaciones de GLP.

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8. Reportes técnicos de la coordinación y supervisión del mantenimiento periódico de las defensas

9. Reportes técnicos de la coordinación y supervisión de las pruebas hidrostáticas que se realiza a las mangueras de carga del almacenamiento flotante.

10. Reportes técnicos del control de operaciones de buques alijadores y buque de almacenamiento flotante.

11. Informes del control y supervisión de certificados estatutarios ecuatorianos vigentes para que los buques gaseros que operan en aguas ecuatorianas cumplan con las respectivas regulaciones.

12. Reportes técnicos de requerimiento de combustible a EP PETROECUADOR para los buques gaseros.

13. Informes técnicos de verificación y liquidación de combustibles de los buques gaseros al inicio y finalización de los contratos respectivos.

14. Reportes técnicos de coordinación con la Gerencia de Agenciamiento o Agencia respectiva para zarpes y arribos de los buques gaseros alijadores y abastecedores.

2.3.1.3 PERSONAL EMBARCADO Responsable: Jefe de Personal Embarcado

a. Misión:

Administrar el personal embarcado, asignando las dotaciones orgánicas, cubriendo sus requerimientos de aptitud física y mental, experiencia y capacitación; en cumplimiento de las normas y regulaciones nacionales e internacionales.

b. Atribuciones y Responsabilidades:

1. Planifica y controla la ejecución del programa de embarques del personal 2. Gestiona la documentación y certificados de los buques ante la Autoridad

Marítima. 3. Coordina con la secretaria de Protección Marítima, Auditorias e Inspecciones

a los buques. 4. Dispone el pago de viáticos y subsistencias al personal embarcado y la

cancelación de trámites y gestiona la respectiva reposición 5. Coordina con las Agencias Marítimas en el exterior los embarques y

desembarques del Personal. 6. Mantiene actualizado el cuadro de cursos y competencias del personal

embarcado 7. Gestiona en consulados las visas, matrículas, endosos y otros documentos 8. Elabora el presupuesto anual de las partidas presupuestarias que están bajo

su control 9. Mantiene actualizado el orgánico del personal embarcado

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10. Controla el cumplimiento de las disposiciones referentes a bienestar de personal embarcado

11. Planifica y realiza visitas administrativas a bordo de los buques 12. Evalúa semestralmente el PGI 13. Controla que la información de movimientos de personal embarcado se

encuentre actualizada en el sistema informático.

c. Productos:

1. Reportes de Información actualizada en los sistemas informáticos de personal embarcado

2. Certificados de Buques de Autoridad Marítima 3. Registro de pago de viáticos y subsistencias al personal embarcado 4. Visas, matrículas, endosos de documentos de personal embarcado 5. Registro de vacaciones y permisos de personal embarcado 6. Orgánico de personal embarcado 7. Presupuesto anual de personal embarcado 8. Informe de cumplimiento de Índices de gestión trimestrales 9. Informe de visitas a bordo. 10. Programa anual y mensual de movimientos del personal embarcado. 11. Plan Anual de Vacaciones de personal embarcado 12. Distributivo de puestos y de posición actualizados de personal embarcado 13. Manual de clasificación de puestos de personal embarcado

2.3.2 UNIDADES DE TRASPORTE MARITIMO – BUQUES 2.3.2.1 BUQUES Responsable: Capitán de Buque

a. Misión:

Garantizar que la prestación del servicio se realice dentro de los parámetros acordados con el cliente. b. Atribuciones y responsabilidades del Capitán del Buque:

1. Garantizar que se cumplan todos los requisitos para la realización del viaje en las

condiciones y parámetros acordados en el contrato con el cliente. 2. Asegurar el cumplimiento de los términos contractuales de acuerdo a políticas de

FLOPEC y normativas internacionales. 3. Garantizar que el plan de viaje cumpla con los términos establecidos en el

contrato y brindar un excelente servicio de transporte marítimo. 4. Asegurar que el viaje se realice en las condiciones y parámetros acordados en el

contrato

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5. Garantizar que la carga se realice en las condiciones acordadas con el cliente, las normas de seguridad y las políticas establecidas por la empresa.

6. Asegurar que la operación del buque se realice en los parámetros establecidos en el plan de viaje, en tiempo, con economía y eficiencia.

7. Definir los controles requeridos para asegurar que los accidentes y casi accidentes son reportados a la Empresa, investigados y analizados y se toman las acciones preventivas y/o correctivas para evitar su recurrencia y asegurar la mejora continua en la gestión de seguridad y ambiental.

8. Garantizar que la descarga del producto embarcado se realice en las condiciones acordadas en el contrato.

9. Garantizar el cumplimiento de las políticas de FLOPEC relacionadas a la seguridad, protección y medio ambiente

10. Controlar y hacer el seguimiento de la realización del viaje 11. Evaluar el cumplimiento y desempeño del buque en la prestación del servicio de

transporte

c. Productos / Servicios 1. Transporte de hidrocarburos

2.5 GESTION DEL SERVICIO DE AGENCIAMIENTO 2.5.1 GERENCIA DE AGENCIAMIENTO Responsable: Gerente de Agenciamiento a. Misión:

Proveer servicio de agenciamiento naviero y de otros servicios complementarios, cubriendo las necesidades logísticas de los armadores y chateadores de los buques que arriban a los puertos y terminales del país, cumpliendo con las regulaciones de las Autoridades Marítimas a fin de alcanzar la satisfacción del cliente.

b. Atribuciones y responsabilidades del Gerente de Agenciamiento: 1. Cumplir estrictamente las Políticas emitidas por la Empresa tendientes a

lograr mayor y más eficiente campo de acción. 2. Mantener relaciones armónicas con las Compañías Navieras nacionales y

extranjeras y con las entidades involucradas en el agenciamiento naviero. 3. Coordinar con las autoridades Navales, Marítimas, Aduaneras, de Migración y

Salud, los aspectos relativos al agenciamiento de las naves y permanencia de las mismas en puerto.

4. Verificar que los procesos operativos de la Gerencia se cumplan a cabalidad. 5. Controlar que las comunicaciones con los usuarios y organismos afines a las

funciones de agenciamiento y servicios logísticos sean expeditos y confiables. 6. Aprobar el mantenimiento de lanchas.

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2.5.1.1 OPERACIONES DE AGENCIAMIENTO Responsable: Jefe de Operaciones de Agenciamiento a. Misión Organizar, coordinar y cumplir con las operaciones de Agenciamiento Naviero, con la finalidad de dar servicio eficiente a las naves de las cuales hemos sido nominados, dando cumplimiento a las regulaciones de las autoridades.

b. Atribuciones y responsabilidades: 1. Elaboración y envío de proformas a clientes. 2. Coordinación - programación de operativos de los buques con terminales y las

partes correspondientes. 3. Chequear que facturas relativas a los servicios brindados a los buques, estén

acordes a estos servicios. 4. Controlar que las comunicaciones relativas a las operaciones de las naves, sean

expeditas y confiables. 5. Elaborar horarios el personal a su cargo. 6. Cuidar que se atienda con esmero, eficiencia y diligencia la recepción y despacho

de las naves, en los puertos de Esmeraldas, La Libertad, Guayaquil y Pto. Bolívar. 7. Verificar que el personal de operadores y agentes mantenga actualizada la

información relativa a las naves. 8. Controlar que todos los documentos relativos al agenciamiento de las naves sean

elaborados en forma correcta y oportuna, por las personas responsables, emitiendo los correctivos del caso cuando fuere necesario.

9. Disponer la elaboración de las comunicaciones a los usuarios, revisarlas y posteriormente presentarlas a la Gerencia para su conocimiento.

10. Revisar diariamente el status de las naves y pasarlo a consideración de la Gerencia.

11. Controlar permanentemente el cumplimiento de los horarios de la Compañía y la ocupación de los puestos de trabajo del personal bajo su dependencia.

12. Controlar y verificar operatividad y rendimiento de la lanchas. 13. Contacto permanente con clientes para coordinación de operativos de los buques. 14. Optimizar todos los recursos tanto de la empresa, como de nuestros clientes para

mejor desempeño operativo y económico. 15. Disponer la creación y envío de manifiestos electrónicos de carga/descarga de los

buques a la SENAE. 16. Recibir y despachar buques cuando sea necesario. 17. Coordinar entrega de CTM a capitanes de los buques. 18. Instruir y delegar al Agente-Tramitador Naviero en las funciones que0 deba

cumplir en su ausencia. 19. El Jefe del Departamento de Operaciones, en su ausencia será reemplazado por

un Agente.

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c. Productos: Agenciamiento Naviero

1. Proformas al armador y charteador 2. Memorias de viaje y documentación de recepción 3. Certificado y zarpe y documentos 4. SHORE PASS 5. Informe de entrega SHORE PASS a Migración 6. Recibo de entrega recepción de repuestos, documentos dinero 7. Manifiesto de carga electrónica con la Cae a través del Sistema Integrado de

Comercio Exterior “SICE” 8. Solicitud de pago de faros y boyas/aranceles aduaneros y visas consulares

/arribo y zarpe de lanchas 9. Certificado de fletes Estación de Radio 1. Interés de amarre /abordamiento 2. Informe ETA SUIMBA 3. Generalidades del Terminal 4. Transportación a Tripulantes (CREW TRANSPORTATION) 5. Reportes de arribo actuales y zarpe de naves 6. Status diario de las naves en puerto 7. Aviso de recepción de los buques 8. Solicitud de inspecciones submarinas 9. Permiso de autoridad marítima

Servicio de Lancha

1. Papeleta de servicio de lancha 2. Planes de mantenimiento 3. Informe de cumplimiento de los planes de mantenimiento 4. Informe de trabajos realizados 5. Plan de entrenamiento y contingencia 6. Informe de Cumplimiento del plan de mantenimiento

2.5.1.2 SEGURIDAD FISICA Y PROTECCION Responsable: Jefe de Seguridad y Protección Física

a. Misión

Proteger de amenazas de seguridad al personal, instalaciones y activos de la ciudad de Esmeraldas a través de la implementación de medidas de seguridad preventivas y

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la coordinación de actividades en situaciones de riesgo; a fin de asegurar el normal desarrollo de las operaciones, cumpliendo con la legislación marítima, ambiental y de protección en el ámbito nacional e internacional

b. Atribuciones y responsabilidades: 1. Análisis de situaciones de riesgo, la planificación y programación de las

situaciones para la implantación y realización de los servicios de seguridad. 2. La organización, dirección e inspección de la seguridad física de EP. FLOPEC. 3. La propuesta de los procesos de seguridad que resulten pertinentes así como la

supervisión de su utilización, funcionamiento y actualización. 4. Control de la formación permanente del personal de seguridad que de ellos

dependa, proponiendo a la dirección de la empresa la adopción de las medidas o iniciativas adecuadas para el cumplimiento de dicha finalidad.

5. Coordinación de los distintos servicios de seguridad con acciones propias de protección civil en situaciones de emergencia, catástrofe o calamidad pública.

6. Asegurar la colaboración de los servicios de seguridad con los de las correspondientes dependencias de las Fuerzas y cuerpos de seguridad.

7. Coordinar custodias de dinero EP FLOPEC – banco y viceversa, como también supervisar y controlar la entrega de dicho dinero en los buques.

8. Coordinar la seguridad VIP de los dignatarios de EP. FLOPEC. 9. En general velar por la observancia de la regulación de seguridad aplicable.

c. Productos

1. Informe de inspección del buque libre de drogas ilícitas, polizones, armas y explosivos.

2. Informe sobre aplicación de los Manuales de Procedimientos de Seguridad y Protección Marítima

3. Investigaciones sobre los temas relacionados con Protección, extraídas de fuentes externas tales como: DIGMER-SEPROM, OMI, USCG, Acuerdo de Viña del Mar, OCIMF, INTERTANKO, ICS, etc.

4. Protección personal. 5. Protección física. 6. Planes operativos de seguridad

2.5.1.3 LOGISTICA DE AGENCIAMIENTO

Responsable: Jefe de Logística de Agenciamiento

a. Misión Supervisión de la documentación del Agenciamiento. Supervisión de la recuperación de cartera. Seleccionar proveedores de servicios de: Transporte de lanchas y maniobras de buques; Transportación terrestre, Productos alimenticios; atención médica; servicios de hotelería y turísticos; servicios legales, servicios de limpieza y

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fumigación; servicios de inspección submarina y otros requeridos por el agenciamiento. Adquirir bienes y servicios solicitados por los clientes agenciados b. Atribuciones y responsabilidades: 1. Elaborar el presupuesto de la Gerencia de Agenciamiento 2. Analizar los registros contables de la Gerencia y los informes que se emitan. 3. Efectuar el control y legalización de los comprobantes de ingreso y egreso 4. Controlar y revisar la cartera de la Gerencia de Agenciamiento y coordinar con el

supervisor de Operaciones, para realizar los trámites tendientes a la recuperación de estos valores.

5. Controlar y aprobar las planillas de pagos y autorizar el giro de los fondos necesarios a las Oficinas de la Gerencia de Agenciamiento, para cumplir con las obligaciones en las respectivas localidades.

6. Controlar los auxiliares y demás documentos de contabilidad. 7. Controlar la liquidación final al armador y al charteador, determinando los saldos

acreedores o deudores. 8. Revisar y verificar los ingresos de las facturas relacionadas con el agenciamiento y

el respaldo que garantice el cumplimiento de los aspectos legales y gestionar el pago.

9. Sugerir mejoras o cambios que posibiliten una eficaz y efectiva gestión administrativa y financiera de la Gerencia de Agenciamiento

10. Informar al Gerente cuando detecte desviaciones, anormalidades o irregularidades en el manejo de los fondos de la Agencia, para el establecimiento de responsabilidades y la aplicación de los correctivos necesarios.

11. Emitir reportes trimestrales correspondientes a la recuperación de la cartera. 12. Controlar la asistencia del personal de Oficinas. 13. Controlar las vacaciones del personal de la Agencia así como el cálculo

relacionado a los días adicionales y pagos de sus reemplazos cuando corresponda. 14. Elaborar los cuadros comparativos de precios para seleccionar proveedores de

servicios de Productos alimenticios; atención médica; servicios de hotelería y turísticos; servicios legales, servicios de limpieza y fumigación; y otros requeridos por el agenciamiento.

15. Elaborar la metodología de evaluación del servicio prestado por proveedores de los servicios de agenciamiento.

c. Productos

1. Informe de análisis de los pedidos agenciados a buques 2. Contratos y Convenios con los distintos proveedores de bienes y servicios 3. Órdenes de compra 4. Informe de vigencia de Contratos y Convenios 5. Informe de análisis de atención de los proveedores 6.- Informes mensuales de recuperación de cartera vencida.

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3. PROCESOS HABILITANTES:

3.1 DE ASESORÍA:

3.1.1 GESTION DE AUDITORIA INTERNA Responsable: Jefe de Auditoria Interna

a. Misión

Garantizar la evaluación del sistema de control interno, procesos y procedimientos y la identificación de riesgos que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.


1. Realizar la evaluación posterior de las operaciones y actividades de la entidad u

organismo del que formen parte, a través de auditorías de gestión y exámenes especiales, por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la máxima autoridad de la entidad.

2. Evaluar la eficacia del sistema de control interno, la administración de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables.

3. Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevención internos para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la entidad.

4. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoría, practicados por las unidades de auditoría interna y externa, sobre la base del cronograma preparado por los funcionarios responsables de su aplicación y aprobado por la máxima autoridad.

5. Facilitar mediante sus informes que la Contraloría General del Estado, determine las responsabilidades administrativas y civiles culposas, así como también los indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artículos 39 inciso segundo, 45, 52, 53, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la cual, en estos casos, necesariamente realizará el control de calidad que corresponda.

6. Asesorar a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, en el campo de su competencia, y en función del mejoramiento continuo del sistema de control interno de la entidad a la que sirven.

7. Preparar los planes anuales de auditoría y presentarlos a la Contraloría General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán elaborados de acuerdo con las políticas y normas emitidas por este organismo.

8. Preparar semestralmente información de las actividades cumplidas por la Unidad de Auditoría Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la cual será enviada a la Contraloría General del Estado, para su revisión.

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9. Enviar a la Contraloría General del Estado para su aprobación, los informes de auditoría y de exámenes especiales suscritos por el Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final de comunicación de resultados; una vez aprobados dichos informes, el Jefe de la Unidad los remitirá a la máxima autoridad de la institución a la que pertenezca.

10. Cumplir las demás obligaciones señaladas en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento.

c. Productos

1. Planes de mejora. 2. Acciones correctivas planteadas en el cierre y en los informes finales 3. Evidencias de la auditoría. 4. Informe preliminar 5. Informe final, aclaraciones pertinentes.

3.1.2 GESTION DE PLANIFICACION

Responsable: Gerente de Planificación

a. Misión:

Impulsar, coordinar, articular y controlar los procesos integrales de formulación y ejecución de políticas de planificación estratégica y operativa realizados sobre la base de un análisis estratégico ajustado a los objetivos del Plan Nacional del Buen Vivir a través de programas de fortalecimiento institucional. Coordinar el diseño y ejecución de proyectos en función de cumplir con la misión de la empresa.

Coordinar los procesos de planificación estratégica y brindar asesoría técnica para la elaboración de planes, programas y proyectos de corto, mediano y largo plazo, bajo estándares y lineamiento establecidos por la empresa.

Realizar el seguimiento, monitoreo y evaluación económica y técnica de los planes, programas, proyectos y convenios de EP FLOPEC y proponer acciones correctivas y alertas tempranas para la toma de decisiones gerenciales. Productos

b. Atribuciones y responsabilidades del Gerente de Planificación:

1. Ejecutar, coordinar, supervisar y evaluar el cumplimiento de la misión, objetivos y estrategias de EP FLOPEC.

2. Administrar la ejecución de los proyectos de la empresa. 3. Apoyar y asesorar al Gerente General en el diseño de estrategias y de

fortalecimiento institucional.

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4. Coordinar el diseño y ejecución de planes, programas y/o proyectos conjuntos con diferentes instituciones públicas y las áreas operativas, en función de cumplir con la misión de la empresa.

5. Coordinar la formulación de la proforma presupuestaria, plan estratégico, plan operativo anual y de inversiones de la Empresa.

6. Coordinar el cumplimiento de plan estratégico, plan operativo anual y de inversiones

7. Coordinar la elaboración, monitoreo y comunicación de indicadores de gestión, alineados al Plan Nacional del Buen Vivir

8. Apoyar y asesorar a las otras gerencias en el diseño y ejecución de los proyectos locales y regionales desde un enfoque de desarrollo local.

a. Productos:

1. Plan estratégico de la empresa 2. Plan anual de inversiones consolidado 3. Plan operativo anual consolidado 4. Proyectos de desarrollo institucional 5. Formatos de estandarización 6. Matriz de indicadores de gestión 7. Informes de avance y seguimiento del Plan Operativo Anual Institucional 8. Informes de avance y seguimiento del Plan anual de Inversiones 9. Informes de avance y seguimiento de los proyectos institucionales

3.1.3 GESTION JURIDICA Responsable: Gerente Jurídico

a. Misión: Mantener jurídicamente asesorada a la EP FLOPEC y a su Gerente General, con

criterios claros, concordantes, acertados, actualizados y definitivos, de la más alta calidad, en todos sus ámbitos funcionales y de acción, incluido el giro del negocio. b. Atribuciones y responsabilidades del Gerente Jurídico:

1. Participar en la preparación de proyectos de leyes, reglamentos y demás

normativa relacionada con las necesidades de la Empresa. 2. Revisión y aprobación de contratos, acuerdos y convenios, para conocimiento de

la autoridad competente. 3. Emitir informes jurídicos. 4. Absolver consultas internas y externas de orden jurídico, relacionadas con la

Empresa. 5. Brindar asesoría jurídica al Gerente General y demás Unidades Administrativas. 6. Asesorar en materia de derecho administrativo, contractual, civil, penal y laboral

para atender requerimientos internos de la Empresa.

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7. Procesar y mantener la información jurídica relacionada con la misión. 8. Actuar en calidad de procurador jurídico del Representante Legal en los casos

específicos que se ordene. 9. Juicio y toma de decisiones en el ámbito jurídico a favor de los intereses de la

empresa. 10. Determinar las políticas organizacionales del trabajo dentro de la Gerencia

Jurídica. 11. Liderar y controlar la ejecución y obtención de los productos generados por la

Gerencia 12. Asesorar legalmente en los negocios y actos de la empresa, y sustancialmente en

los procesos de compra de buques que la empresa haya decidido adquirir. 13. Participa en los comités internos de la empresa y de desarrollo empresarial 14. Participa como miembro o asesor en las comisiones técnicas de compras

públicas.

c. Productos:

1. Informes, opiniones jurídicas y absolución de consultas en todas las áreas legales en las que EP FLOPEC requiera de un criterio legal concluyente y que permita a la máxima autoridad, Gerencia Jurídica y demás dependencias de la Institución, obtener los elementos para la toma de decisiones conforme a derecho.

2. Preparar proyectos de resoluciones y reglamentos internos de la empresa; 3. Participación como miembro, secretario, asesor o por delegación de la Gerencia

General o de la Gerencia Jurídica en comisiones nombradas específicamente. 4. Revisar actas, minutas, contratos y documentos de carácter legal en todos los

ámbitos funcionales de la Empresa. 5. Patrocinio judicial en materia constitucional; 6. Patrocinio judicial en materia laboral; 7. Patrocinio judicial en materia contenciosa administrativa 8. Patrocinio judicial en materia tributaria, Régimen Municipal y de jurisdicción

coactiva; 9. Patrocinio judicial en materia civil; 10. Patrocinio judicial en materia penal; 11. Coordinación; seguimiento y supervisión del trabajo de abogados externos

contratados por la Empresa;

3.1.3 GESTION DE RELACIONES PÚBLICAS Y RESPONSABILIDAD SOCIAL Responsable: Jefe de Relaciones Públicas y Responsabilidad Social

a. Misión

Gestionar la comunicación interna y externa de empresa. Promover proyectos de responsabilidad social en las áreas de influencia en las que EP Flopec opera.

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b. Atribuciones y responsabilidades de la subgerencia: 1. Coordinar con la Gerencia General las comunicaciones externas e internas a

publicarse (Página web, Intranet, Ruedas de prensa, Boletines de Prensa, eventos, participación en ferias)

2. Coordinar y analizar los pedidos de auspicio que recibe EP Flopec 3. Proponer a la Gerencia General proyectos de RSE que se alinean a las agendas

sectoriales del Ministerio Coordinador de Sectores Estratégicos y al Plan Nacional del Buen Vivir

4. Asesor al Gerente General en políticas de comunicación institucional. 5. Diseñar campañas de comunicación y posicionamiento de marca de EP Flopec

c. Productos:

1. Publicaciones internas y externas de la Empresa. 2. Auspicios publicitarios de la Empresa. 3. Proyectos de RSE 4. Políticas de comunicación institucional 5. Campañas de comunicación y posicionamiento de la Empresa.

3.1.4 GESTION DE SEGURIDAD, CALIDAD Y AMBIENTE Responsable: Jefe de Seguridad, Calidad y Ambiente

a. Misión:

Asegurar el cumplimiento y Certificación de los requerimientos de los Códigos Internacionales de Gestión de la Seguridad (ISM), Código Internacional para la Protección de los Buques (ISPS) , de las Normas Internacionales de Calidad (9001) y Ambiental (14001), cumplir y hacer cumplir la legislación marítima en el ámbito nacional e internacional para el transporte de hidrocarburos por vía marítima, mejorando la efectividad de la administración del riesgo y aprobación de los buques. b. Atribuciones y responsabilidades de la subgerencia de cumplimiento de normativa:

1. Coordinar con los entes externos para el cumplimiento de Auditorías e

Inspecciones. 2. Controlar se cumplan con los requisitos normativos aplicables a la actividad de EP

Flopec. 3. Controlar se cumpla la Certificación de Clase y Estatutaria de los buques dentro de

los límites permisibles, fin de evitar su caducidad. 4. Controlar la aceptación de los buques por las Oil Major. 5. Asegurar que se cumplan con las Auditorías internas y externas. 6. Coordinar con las Gerencias Responsables la implementación de acciones

correctivas bajo su responsabilidad.

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7. Informar a la alta Dirección los resultados obtenidos en la Gestión de la Subgerencia.

Productos:

1. Inspección y aprobación de buques por Oil Major 2. Certificación Estatutaria con la Autoridad Marítima 3. Certificación de Clase con las Sociedades Clasificadoras 4. Certificación de equipos y sistemas de seguridad, salvataje, etc. 5. Proyectos de implementación de nuevas regulaciones del sector marítimo

aplicables al transporte de hidrocarburos por vía marítima. 6. Provisión de insumos náuticos para la navegación segura de los buques. 7. Cronograma de Auditorías Internas y externas ISM-ISPS-ISO 8. Auditorías Internas a las oficinas y Buques de la Flota 9. Sistema de Gestión Integral actualizado. 10. Informe de No Conformidades, Notas de Mejora y Observaciones emitidas en

Auditorias e Inspecciones.

3.2 DE APOYO: 3.2.1 GESTION FINANCIERA

Responsable: Gerente Financiero a. Misión:

Administrar los recursos financieros de la Empresa en función de las políticas, objetivos y estrategias institucionales bajo el marco legal vigente

b. Atribuciones y responsabilidades del Gerente Financiero:

1. Administrar los créditos, control de activos de corto y largo plazo, recaudo y desembolso de fondos

2. Administrar los recursos financieros de la Empresa 3. Administrar el Sistema Contable y Presupuestario 4. Determinar la capacidad de la Empresa para general efectivo 5. Elaborar informes financieros para la Gerencia General y Directorio de la Empresa

para la toma de decisiones 6. Evaluar el impacto de los riesgos inherentes en la operación y calidad de las

ganancias 7. Evaluar el impacto de los riesgos inherentes en la operación y calidad de las

ganancias 8. Emitir Informes con los análisis económicos y financieros de los proyectos

institucionales. 9. Emitir Informes del estado de los créditos en el exterior. 10. Emitir los balances generales y estados de resultados de las compañías

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relacionadas. 11. Elaborar proyecciones de escenarios posibles a tomar en cuenta en nuevos

proyectos institucionales. 12. Emitir Informes de cumplimiento de recomendaciones de auditorías externas e

internas.

3.2.1.1 CONTABILIDAD Responsable: Jefe de Contabilidad

a. Misión

Diseñar, dirigir, supervisar el proceso contable de las operaciones y eventos económicos cuantificados en términos monetarios que afecten a la estructura financiera para producir información sustentada, razonable y oportuna para la toma de decisiones de la alta dirección.

b. Atribuciones y Responsabilidades:

1. Prepara la información para la consolidación de los estados financieros de Flopec con sus subsidiarias del exterior y del país.

2. Supervisa el cumplimiento de la Política Fiscal en su calidad de agente de percepción y retención.

3. Dirige las actividades que permitan mantener actualizado el registro en el Sistema de Contabilidad Naviera para generar información de acuerdo a la naturaleza y requerimientos de la empresa.

4. Reconoce y mide contablemente las transacciones contenidas en los documentos de respaldo a fin de mantener una correcta aplicación de las partidas contables tanto por el servicio de transporte marítimo, como de las demás actividades complementarias o suplementarias de la empresa.

5. Analiza y supervisa la información a presentar en los Estados Financieros de modo que cumplan con el método, las normas y las condiciones de relevante, confiable, comparable y comprensible.

6. Analiza la composición de los saldos de caja, equivalentes de efectivo, cuentas por cobrar y pagar comerciales, activo fijo, patrimonio, etc, para requerir confirmación a los originadores.

7. Determina variaciones significativas en los costos de explotación del servicio prestado, gastos relacionados e ingresos, en búsqueda del origen.

8. Supervisa y analiza la información por nave y viaje y aéreas de gestión para determinar resultados por cada uno, como guía del desempeño empresarial.

9. Prepara información que determine el origen y destino de los recursos generados en el ejercicio

10. Analiza y establece la composición de saldos de otras cuentas por cobrar (armadores,charteadores,intereses), gastos acumulados por pagar y estimaciones, etc. Para confirmar con los originadores.

11. Calcula la depreciación del equipo de transporte marítimo, intereses sobre

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inversiones y deuda, ajustes y reclasificaciones requeridas para la presentación de Estados Financieros.

12. Planifica y dirige la toma del inventario físico de bienes, arqueo de caja, conciliaciones bancarias para establecer variaciones y sugerir acciones correctivas.

13. Atiende y coordina con funcionarios de entidades de control, usuarios de los estados financieros internos y externos; diseña la información y organiza la documentación requerida por ellos durante las auditorías, exámenes especiales o requerimiento formales.

c. Productos

1. Comprobantes de Asiento de Ajustes y Reclasificaciones.

2. Comprobantes de Asientos Contables.

3. Comprobantes Únicos de Registro de Ingresos y Gastos.

4. Conciliaciones bancarias.

5. Informes Financieros.

6. Inventario de activos fijos valorados.

7. Registros contables. 3.2.1.2 TESORERIA Responsable: Jefe de Tesorería a. Misión:

Contribuir a la creación de valores de la empresa a través de la planificación, control y evaluación del uso de los recursos financieros.


1. Supervisa la emisión de facturas por servicios de Transporte Maritimo 2. Supervisa el control de clientes por servicios de transporte maritimo y otros

CARTERA 3. Planifica las fuentes y usos de fondos en relacion al presupuesto 4. Calcula la provisión de cuentas incobrables de la Cartera Comercial 5. Elabora informes de cuentas de dudosa recuperación, para paso a Asesía Legal 6. Revisa los ingresos recibidos 7. Presenta informes de Cartera 8. Supervisa los pagos a proveedores y nómina en base al flujo de efectivo mensual

c. Productos :

1. Informe de administración de Cuentas y Beneficiarios 2. Comprobantes de Acreditación en Cuenta y Transferencias

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3. Comprobantes de Recaudaciones de Ingresos

4. Comprobantes de Retención de Impuestos

5. Comprobantes de Retenciones y declaraciones de impuestos al SRI

6. Informe de recuperación de Impuesto al Valor Agregado Informe de retención y pagos de Impuestos al SRI

7. Informe de saldos de disponibilidades de las cuentas bancarias

8. Informes de recaudación y pago de Cuentas por Cobrar y por Pagar

9. Programación de Caja

10. Registro de Ingresos

11. Registro e informes de garantías y valores

3.2.1.3 PRESUPUESTO Responsable: Jefe de Presupuesto

a. Misión:

Ejecutar actividades de análisis y formulación de la proforma presupuestaria, de conformidad a las disposiciones legales vigentes, a fin de cumplir con los objetivos y las metas propuestas en el Plan Operativo Anual.

b. Atribuciones y Responsabilidades: 1. Asesora a las autoridades en materia presupuestaria para la toma de decisiones 2. Evalúa la consolidación y Liquidación del presupuesto Institucional 3. Evalúa la gestión del presupuesto y emite el informe 4. Establece mecanismo de control para el adecuado manejo presupuestario. 5. Emite lineamientos y procedimientos que orientan la elaboración de la proforma

presupuestaria. 6. Coordina la ejecución del presupuesto Institucional 7. Efectúa evaluaciones presupuestarias trimestrales y anuales

c. Productos:

1. Cédulas Presupuestarias.

2. Certificaciones Presupuestarias.

3. Informes de Ejecución Presupuestaria.

4. Liquidaciones Presupuestarias.

5. Presupuesto Institucional.

6. Proforma Presupuestaria.

7. Programación Indicativa Anual

8. Reformas Presupuestarias.

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3.2.2 GESTION DEL RECURSO HUMANO Responsable: Gerente de Recursos Humanos

a. Misión: Administrar el sistema integrado de desarrollo empresarial y gestión del recurso humano y remuneraciones, conforme la establecido en la ley, reglamentos y normas establecidas por la Empresa y en cumplimiento de regulaciones nacionales e internacionales. b. Atribuciones y responsabilidades de la subgerencia de talento humano:

1. Asegurar la disponibilidad de los recursos con el nivel de competencias requerido y el fortalecimiento de la cultura organizacional mediante:

• Una efectiva planificación y cumplimiento de los requerimientos de dotación de personal en tiempo y nivel;

• La ejecución del plan de capacitación alineado con los objetivos de la organización.

2. Optimizar el rendimiento de los recursos humanos mediante una precisa presupuestación de remuneraciones, planes de capacitación y generación de programas de bienestar para los empleados de la organización.

3. Garantizar el nivel de productividad de los recursos mediante la implementación de un modelo de gestión de desempeño basado en la definición y evaluación de objetivos y competencias.

4. Retener el capital humano de la empresa mediante una política de administración salarial equitativa y competitiva; una planificación y formalización de planes de carrera; y el mantenimiento de un clima laboral saludable y la ejecución de programas de bienestar.

5. Cumplir las normas y leyes mediante una adecuada administración de recursos (contratos de trabajo, seguridad social, pago de impuesto, etc).

3.2.2.1 SERVICIO AL PERSONAL Responsable de Servicio al Personal a. Misión:

Garantizar el Bienestar del Recurso Humano de la Empresa, mediante la implementación eficiente de los subsistemas de administración de personal. Garantizar el pago correcto a servidores y obreros tanto administrativos como embarcados y el cumplimiento estricto de las obligaciones patronales con el IESS y el SRI, utilizando los sistemas informáticos de la Empresa.


1. Desarrolla estudios técnicos para diseño o rediseño de procesos institucionales

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2. Propone reformas a políticas, reglamentos internos, normas e instrumentos técnicos

3. Asesora en el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Desarrollo de Recursos Humanos

4. Controla la ejecución de los procesos de selección, evaluación del desempeño, manual de clasificación y estructura de puestos

5. Elabora el presupuesto de RRHH 6. Elabora el Plan Operativo de RRHH, 7. Administra la nómina del personal de la Empresa. 8. Aprueba y controla el pago de aportes al IESS del personal administrativo,

ocasional y embarcado de Flopec. 9. Revisa los reportes, matriz y liquidaciones del Impuesto a la Renta en relación de

dependencia de los servidores/as de Flopec. 10. Administra en el Sistema Historia Laboral del IESS los movimientos del personal

administrativo, ocasional y embarcado de la Empresa. 11. Revisa los resúmenes de ingresos y descuentos de la nómina de personal

Administrativo, ocasional y embarcado de Flopec.

c. Productos: 1. Reglamento de Administración del Talento Humano 2. Normas Internas para la administración del Talento 3. Estatuto Orgánico 4. Informes técnicos 5. Acciones de personal 6. Contratos de personal administrativo 7. Carpetas personales de servidores y obreros administrativos 8. Información actualizada en los sistemas informáticos de personal administrativo 9. Registro de horas efectivamente laboradas versus horas proyectadas de personal

administrativo 10. Sumarios administrativos y Vistos Buenos del personal administrativo 2. Informe de evaluación del desempeño de personal administrativo 3. Registro de vacaciones y permisos de personal administrativo 4. Presupuesto anual de personal 5. Informe de cumplimiento de Índices de gestión trimestrales 6. Plan Anual de Talento Humano 7. Plan Anual de Bienestar Social 8. Plan Anual de Vacaciones de personal 9. Reporte de asistencia 10. Certificaciones 11. Distributivo de puestos y de posición actualizados 12. Manual de clasificación de puestos de personal administrativo 13. Roles de pago mensuales y liquidaciones finales de personal administrativo 14. Actas de finiquito de personal administrativo

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15. Impuesto a la renta de personal administrativo 16. Planillas de Aportes al IESS, de personal administrativo 17. Planillas de Fondos de Reserva de personal administrativo 18. Planillas de Préstamos de personal administrativo 3.2.2.2 DESARROLLO HUMANO: Responsable: Jefe de Desarrollo Humano a. Misión:

Desarrollar las capacidades y habilidades del personal, brindando conocimiento, destrezas y compromiso en los miembros de la Empresa.

b. Atribuciones y responsabilidades: 1. Elabora el Plan Anual de Certificación, Capacitación y Formación 2. Coordina la detección de necesidades de capacitación del personal 3. Coordina la ejecución del Plan Anual de Certificación, Capacitación y Formación

del Personal 4. Implementa y mantiene el control de los Índices de Capacitación tanto de

personal Administrativo y Embarcado 5. Diseña y Ejecuta proyectos de apoyo de desarrollo y formación c. Productos: 1. Informe de brechas 2. Plan de capacitación de personal administrativo y embarcado 3. Informes de ejecución del plan de capacitación de personal 4. Informe de indicadores de gestión de la capacitación 5. Registros de Asistencia 6. Registros de Evaluación de Instructores 7. Presupuesto de capacitación 8. Informes de Ejecución presupuestaria 9. Estadísticas de capacitación 10. Contratos de capacitación con el personal 11. Convenios de capacitación con proveedores

3.2.2.3 SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Responsable: Jefe de Salud y Seguridad en el Trabajo a. Misión: Fomentar el cumplimiento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de EP FLOPEC, para mejorar las condiciones de trabajo y salud de sus empleados. Desarrollar e implementar medidas para controlar los riesgos ocupacionales

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inherentes a las actividades del personal de la EP-FLOPEC, a´si como los riesgos asociados a los riesgos mayores. b. Atribuciones y responsabilidades de la subgerencia de Salud y Seguridad en el

Trabajo:

1. Controlar las estadísticas de seguridad y salud en el trabajo: a) Índices reactivos b) Índices pro-activos c) Morbilidad

2. Controlar la elaboración de Fichas medicas: pre-ocupacionales, ocupacionales y pos-ocupacionales del personal

3. Analizar los resultados de exámenes especializados: pre-ocupacionales, ocupacionales y pos-ocupacionales del personal

4. Supervisar la elaboración de las Fichas socio-económicas del personal de la empresa

5. Suscribir los certificados pre-ocupacionales de aptitud para el puesto de trabajo

6. Suscribir los certificados pos-ocupacionales 7. Emitir los siguientes informes:

a) De investigación de accidentes, casi accidentes y/o enfermedades ocupacionales

b) De inspecciones de seguridad c) De condiciones de salud del personal d) Del programa anual de seguridad y salud en el trabajo e) De resultado de mediciones de factores de riesgo laborales f) De visitas domiciliarias al personal de la empresa

Desarrollar e implementar medidas para controlar los riesgos ocupacionales inherentes a las actividades del personal de la EP-FLOPEC, a´si como los riesgos asociados a los riesgos mayores.

a. Productos: 1. Matriz de factores de riesgo 2. Matriz de bienes de seguridad industrial 3. Reglamentos, instructivos, manuales de seguridad industrial 4. Planes de Emergencia 5. Informes técnicos de condiciones subestádar 6. Mapas de riesgo de los centros de trabajo 7. Boletines de Alerta de Seguridad

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3.2.3 GESTION DE TECNOLOGIAS INFORMACION

Responsable: Gerente de Tecnología Informática

a. Misión: Ser un organismo de gestión técnica que promueva, dote y asegure a la organización de sistemas y recursos informáticos que apoyen de manera óptima a los procesos y procedimientos de gestión de la empresa para la oportuna toma de decisiones; así como el acceso y uso de tecnología de la información de punta, que hagan posible dar respuesta a las demandas y expectativas de los usuarios internos de la Flota; así como la adquisición y control de software e infraestructura informática que garantice la integridad y calidad de los recursos informáticos.

b. Atribuciones de la Gerencia de Tecnología Informática: 1. Alinear los objetivos de Tecnología Informática con los objetivos estratégicos

de la organización. 2. Proponer, formular, organizar, dirigir e implementar las políticas,

procedimientos, planes de aplicación y de uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones, de manera que estos provean soporte a la operación de la empresa y aseguren los niveles adecuados de confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas de información, de los datos y de las comunicaciones

3. Brindar asesoría a la Alta Dirección y demás organismos de la empresa, en asuntos de su competencia

4. Proponer estrategias con base a prioridades y políticas de la organización 5. Diseñar y proponer soluciones estratégicas e integrales para el manejo de la

información y la toma de decisiones organizacionales 6. Desafiar los retos y anticiparse a los cambios tecnológicos y económicos. 7. Revisar permanentemente los procesos de la organización. 8. Mejorar la gestión de proyectos a través de metodologías innovadoras. 9. Seleccionar los recursos de Tecnología Informática de una forma eficiente y

adecuada a la estrategia organizacional 10. Aplicar técnicas de control, como el monitoreo y la supervisión. 11. Proponer y formular planes directivos de sistemas de tecnología de la

información y de telecomunicaciones 12. Definir las normas de carácter técnico y metodológico que garantice la

homogeneidad, compatibilidad, interrelación de todos los sistemas de información

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3.2.3.1 INFRAESTRUCTURA Y COMUNICACIONES Responsable: Jefe de Infraestructura y Comunicaciones

a. Misión:

Administrar la Infraestructura tecnológica y de comunicaciones así como la seguridad de las redes informáticas de las oficinas y Buques de EP Flopec.


1. Administra la base de datos DBA. 2. Administra sistemas operativos de red multiusuario. 3. Administra seguridades de red (proxy, firewall, antivirus, antispam y

dispositivos de seguridad). 4. Administra el servidor de correo electrónico. 5. Administra el ambiente de vitalización. 6. Implementa y es contraparte en proyectos de tecnología. 7. Realiza investigación técnica de proyectos de tecnología y prepara

documentación para la contratación. 8. Coordina la implementación proyectos de tecnología. 9. Apoya en el control de actividades de área de tecnología. 10. Monitorea el funcionamiento de enlaces dedicados y de internet, y coordina

con proveedores de telecomunicaciones. 11. Publica el SGI en red de Quito.

c. Productos:

1. Administración de las Redes de Oficinas y Buques. 2. Administración de Correo Electrónico. 3. Gestión de Enlaces Dedicados y de Internet de oficinas. 4. Gestión de Comunicaciones Satelitales. 5. Administración de mecanismos de acceso y autenticación; y perfiles de

usuario. 6. Administración de Bases de Datos. 7. Administración de VPN. 8. Administración de Networking. 9. Implementar Disaster Recovery Plan (DRP) con sus respectivas estrategias de

recuperación. 10. Implementación de Políticas de Seguridad Informática. 11. Definir, Evaluar, Adquirir y Dar seguimiento a las compras de Tecnología

necesarias para asegurar el funcionamiento de los servicios actuales y futuros proyectos.

12. Respaldo y Recuperación de servidores e Información relevante. 13. Investigación de Soluciones Informáticas.

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14. Mesa de ayuda y Soporte técnico a usuario. 15. Mantenimiento Preventivo y Correctivo de servidores y equipos. 16. Gestión de contratos de tecnología. 17. Elaborar informes técnicos derivados de la evaluación de alternativas de

soluciones de información, con la finalidad de proponer la mejor alternativa para la productividad de la gestión del negocio

18. Apoyar en la elaboración de los presupuestos, planes operativos, planes anuales de contratación; y reportes de avance de indicadores de gestión de la unidad.

3.2.3.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Responsable: Jefe de Sistemas de Información

a. Misión:

Planificar, dirigir, administrar y mantener operativos los sistemas de información que contribuyan a la mejora de los procesos operativos, y actividades que fortalezcan la gestión de la empresa.


1. Administra y participa en la ejecución de acciones para mantener operativos

los aplicativos de Flopec. 2. Planifica y administra ambientes de desarrollo, pruebas, preproducción y

producción de software informático. 3. Atiende necesidades de información y datos solicitados por los usuarios. 4. Planifica y administra las actividades del ciclo de vida de sistemas informáticos

a desarrollar o desarrollarse in-house 5. Implementa nuevos desarrollos de soluciones informáticas en la Flota. 6. Establece procedimientos, normas y estándares para el mantenimiento y

programación de los sistemas que se desarrollen in-house 7. Planifica la asignación de recursos, actividades y prioridades para el desarrollo

y mantenimiento de los sistemas. 8. Coordina y apoya actividades con el administrador de base de datos para

mantener la integridad de los datos en relación a requerimiento de desarrollo de sistemas.

c. Productos

1. Identificar soluciones integrales (aplicaciones) para satisfacer las necesidades

de información de los usuarios. 2. Contribuir con técnicas de análisis, levantamiento de especificaciones, diseño,

desarrollo e implementación, y dirección de proyecto de sistemas de

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información; a fin de a cubrir con las necesidades y requerimientos de los usuarios y del negocio

3. Apoyar con la adquisición y mantenimiento de aplicativos; a través de la aplicación de metodología y normas estandarizadas

4. Elaborar informes técnicos derivados de la evaluación de alternativas de soluciones de información, con la finalidad de proponer la mejor alternativa para la productividad de la gestión del negocio.

5. Impulsar y apoyar con la elaboración del plan para la implementación y uso de las soluciones informáticas

6. Apoyar con la transferencia de conocimiento de la operación y uso de las aplicaciones utilizadas

7. Formular y proponer planes para: dirección de proyectos de sistemas de información, Contingencias, Controles de cambio, Respuesta de riesgos, Comunicaciones

8. Apoyar en la elaboración de los presupuestos, planes operativos, planes anuales de contratación; y reportes de avance de indicadores de gestión de la unidad

9. Control y Mantenimiento del contenido de los portales de información web de la empresa

10. Gestión de contratos de tecnología.

3.2.4 GESTION DE SERVICIOS GENERALES Y ABASTECIMIENTOS

Responsable: Gerente de Servicios Generales y Abastecimientos

a. Misión:

Formular políticas, brindar los servicios generales, proveer de los recursos materiales para el desarrollo de las actividades y administrar los seguros marítimos y no marítimos requeridos por la Empresa.

b. Atribuciones y responsabilidades: 1. Emite el Plan anual de contratación de la Empresa. 2. Gestiona la adquisición de bienes, obras y servicios no marítimos. 3. Supervisa y Administra los contratos de seguros marítimos y no marítimos de

la Empresa. 4. Controla la documentación para el pago de contrataciones de bienes ,obras o

servicios. 5. Administra los servicios internos de la Empresa (mantenimiento, guardianía,

seguridad, transporte, etc). 6. Gestiona el abastecimiento del stock de suministros de oficina, limpieza y

cafetería. 7. Administra los servicios básicos y de mantenimiento del Edificio. 8. Supervisa y administra el inventario de activos de la empresa.

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9. Controla el Plan de Mantenimiento y Seguridad de las Instalaciones de la Empresa

10. Administra los contratos de arriendo y comodato de las oficinas de la Empresa 11. Controla la administración, recepción organización y custodia de los archivos

de la Empresa. 3.2.4.1 SERVICIOS GENERALES:

Responsable: Jefe de Servicios Generales

a. Misión:

Proveer de manera eficiente y oportuna los bienes y servicios generales al administrativo de la Empresa.


1. Revisa la documentación para el pago de contrataciones de bienes, obras o servicios.

2. Supervisa y administra el uso y mantenimiento de los vehículos 3. Supervisa el abastecimiento semestral del stock de suministros de oficina,

limpieza y cafetería. 4. Administra los servicios básicos y de mantenimiento del Edificio Contempo 5. Supervisa y Administra el inventario de activos de la empresa. 6. Controla el Plan de Mantenimiento y Seguridad de las instalaciones de la

Empresa 7. Administra los contratos de arriendo y comodato de las oficinas de la Empresa 8. Administra los contratos de servicios generales (alimentación, guardianía

transporte y otros) 9. Controla el cumplimiento del Plan de mantenimiento y seguridad de las

instalaciones de Flopec- Quito 10. Realiza seguimiento al trámite de baja de bienes de la Empresa 11. Supervisa y Administra el inventario de activos fijos

c. Productos:

1. Registros de respaldo de la asignación retiro o baja de un activo 2. Registro de activos fijos individuales 3. Plan de mantenimiento de instalaciones 4. Informes de ejecución de mantenimiento de instalaciones 5. Archivo general centralizado 6. Actas para dar de baja los documentos 7. Órdenes de pago de servicios generales brindados 8. Plan de mantenimiento de vehículos 9. Cuadro de control de mantenimiento de vehículos 10. Cuadro de control de recorrido de vehículos

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3.2.4.2 COMPRAS

Responsable: Jefe de Compras

a. Misión:

Ejecutar y supervisar eficientemente, con criterios claros, acertados y actualizados un servicio de control y coordinación de la más alta calidad en los procesos precontractuales, contractuales y de ejecución en materia de contratación pública de la empresa EP FLOPEC, a fin de cumplir los objetivos institucionales en esta materia, en apego a la normativa de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General y las resoluciones dictadas por el INCOP.


1. Analizar y revisar los pliegos para las contrataciones de adquisición de bienes,

obras, servicios y consultoría para los procedimientos de contratación pública de la empresa;

2. Participar como miembro, secretario, asesor o por delegación de la Gerencia General o de la Gerencia Jurídica en las comisiones técnicas de los procesos;

3. Preparar consultas al INCOP, procuraduría y demás organismos de control sobre temas de contratación pública;

4. Revisar actas, minutas, contratos y documentos de carácter legal en materia de contratación pública;

5. Actualizar y registrar cambios de la normativa de contratación pública conforme la emisión de las resoluciones por parte del INCOP;

6. Asesoramiento en lo pertinente a la materia de Contratación Pública; 7. Preparar informes, opiniones jurídicas y absolución de consultas en el ámbito

de su competencia;

c. Productos:

1. Plan Anual de Compras Públicas PAC 2. Plan Anual de Adquisiciones 3. Informes de Ejecución del PAC 4. Actas de Comisiones Técnicas de los procesos 5. Consultas a órganos asesores 6. Actas, minutas, contratos y documentos de carácter legal en materia

de contratación pública; 7. Informes en el ámbito de contratación pública 8. Informe de índices de gestión de compras.

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3.2.4.3 SEGUROS Responsable: Jefe de Seguros

a. Misión: Administrar eficientemente las Pólizas de Seguros Marítimos y No Marítimos, con criterios claros, acertados y actualizados un servicio de control y coordinación de la más alta calidad en los asuntos legales de carácter nacional e internacional que se refieren a la operación de los buques y en general al giro del negocio de la empresa.

b. Atribuciones y responsabilidades: 1. Coordina con los Abogados extranjeros contratados por al Empresa y Abogados

de los Clubes de Protección e Indemnidad, para el ejercicio de los reclamos respectivos en materia de seguros en defensa de los derechos de la Empresa.

2. Ejerce en el país las acciones administrativas y judiciales necesarias para la defensa de los intereses de la Empresa

3. Supervisa la vigencia de los certificados de Responsabilidad Financiera por poluciones COFR.

4. Denuncia al Club de P&I cada trimestre los viajes efectuados a los Estados Unidos en el formulario establecido por el Club.

5. Elabora los proyectos de pliego y especificaciones técnicas para la contratación de los seguros de Casco y Maquinaria, Riesgo de Guerra, Valor Incrementado y Pérdida de Arriendo para aprobación de la Comisión Técnica respectiva.

6. Coordina con el Jefe de Asesoría Legal y Seguros la correspondencia con los clubes de P&I dentro del proceso de renovación de los Certificates of Entry de los buques.

7. Coordina con los ajustadores de averías para la liquidación de los reclamos Marítimos.

8. Coordina con el Asesor Jurídico la presentación la presentación de reclamos por no pago de coberturas.

9. Efectúa seguimientos a los reclamos en materia de seguros marítimos y no marítimos

10. Coordina los procesos arbitrales en los participe la Empresa. 11. Colabora con el asesoramiento de la Legislación Marítima Internacional. 12. Actúa en calidad de miembro de la Comisión Técnica de Seguros Marítimos. 13. Tramita los CLC s 92 y Bunker Certificates ante las autoridades marítimas

respectivas, en coordinación con las agencias. 14. Ejerce las acciones administrativas necesarias para la oportuna para la defensa

de los intereses de la Empresa 15. Analiza y evalúa documentos de soporte de siniestro. 16. Elabora los proyectos de absoluciones en los términos señalados por el Jefe de

Asesoría Jurídica y Seguros.

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17. Prepara informes sobre los reclamos en materia de seguros marítimos y no marítimos.

18. Supervisa que los Seguros de Casco y Maquinaria de los buques de la Empresa, así como los de Protección de Indemnidad y otros ligados de la operación de los buques, se encuentren en plena vigencia.

19. Recepta y revisa las circulares que el Club emite o envía sobre las políticas adoptadas respecto a las coberturas.

20. Prepara informes trimestrales o cuando lo considere necesario, sobre el estado de cumplimiento de las Compañías Aseguradoras de los Seguros Marítimos y No Marítimos y del Club P&I, sobre los reclamos efectuados por la Empresa.

21. Coordina con la Asesoría Legal los reclamos en materia de Fletamento y otras causas derivadas.

c. Productos:

1. Póliza de casco y maquinaria suscrita por la compañía aseguradora; 2. Certificado de entrada al seguro mutual de protección e indemnidad (P&I) de los

buques; 3. Declaración trimestral al seguro mutual de (P&I) de los viajes realizados a Estados

Unidos; 4. Informe de resolución de controversias desprendidas de la celebración de

contratos de fletamento en sus diferentes modalidades y compra/construcción de buques;

5. Informe de recuperación de los dineros que se hayan incurrido por efecto de los reclamos marítimos denunciados al seguro;

6. Pliegos revisados para la contratación de seguro de casco y maquinaria; 7. Informe sobre la renovación del seguro del P&I; 8. Informe de ajuste de averías en coordinación con la gerencia técnica y ajustador

designado por la Gerencia General. 9. Informe de siniestralidad permanentemente actualizado.

3.2.4.4 ARCHIVO GENERAL

Responsable: Jefe de Archivo General

a. Misión: Proveer de información documental oportuna, para que la Empresa logre los objetivos y funciones sustantivas, asegurando un eficaz y eficiente servicio de información. Formular, orientar y controlar la política archivística, de la Empresa y administrar el Archivo General.


1. Ofrecer el mejor servicio de información y documentación que los usuarios requieran para llevar a cabo sus funciones.

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2. Establecer políticas y programas sobre el sistema integral de los archivos de la Empresa.

3. Rescatar, recopilar y procesar el material documental que por su importancia legal, histórica y económica refleje la trayectoria de la Empresa.

4. Conservar la memoria empresarial para conocer los orígenes y su desarrollo.

5. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

6. Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

7. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.

8. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

9. Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.

c. Productos:

1. Archivo General 2. Políticas de archivo 3. Informes de gestión del archivo 4. Informe se archivo para destrucción 5. Sistema documentado automatizado

DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- El portafolio de productos y servicios determinados en el presente Estatuto podrá ser reformado (incorporar, fusionar o transferir) conforme se ejecute el proceso de implementación de una nueva estructura orgánica. SEGUNDA.- Acorde a la normativa legal vigente, los puestos de Gerente General, Gerentes de Área y Asesores son puestos de libre nombramiento y remoción.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS PRIMERA.- El presente Estatuto Orgánico entrará en vigencia a partir de su aprobación por parte del Directorio de la Empresa Pública Flota Petrolera Ecuatoriana EP-FLOPEC.

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TERCERA.- Encárguese a la Gerencia de Recursos Humanos, ejecutar las respectivas acciones para la implementación del presente Estatuto Orgánico. Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a …. de …… del 2012

DIRECTORIO DE LA EMPRESA PÚBLICA FOTA PETROLERA ECUATORIANA EP-FLOPEC

estatuto orgÁnico de gestiÓn ... - flopec.com.ec · art. 1.- misiÓn de la empresa pÚblica flota...

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