La periodicidad de elaboracin de Estados financieros vara de empresa a empresa. Generalmente existe la obligacin de presentarlos anualmente, pero para fines administrativos a menudo se producen mensual, trimestral o semestralmente, de acuerdo a las necesidades de informacin de los directivos y a la organizacin de la empresa.

En el caso de que la organizacin comprenda varias empresas relacionadas, se tendrn que producir Estados financieros consolidados, en los cuales se mostrar la situacin y resultados financieros de las diferentes entidades, debidamente agrupadas en rubros comunes.

Se ha venido acostumbrando en la presentacin de Estados financieros (principalmente Balance y Estado de Resultados) mostrar las cifras del ao en cuestin y las cifras del ao anterior, a fin de que el lector de esos reportes tenga una idea de los cambios habidos en la situacin financiera de la empresa. A estos Estados se les conoce como "Comparativos".

Es conveniente recordar que los estados que se presentan para informacin a terceros generalmente son condensados a fin de no cansar al lector con demasiados detalles que nicamente son necesarios para uso interno en la operacin diaria de la empresa.

Los estados financieros requieren de ciertas explicaciones, esto es debido a que dentro de las tcnicas contables existen varios procedimientos para el tratamiento de las operaciones y bienes de la empresa. Estas explicaciones se muestran en forma de Notas a los Estados financieros y generalmente son parte integrante (necesaria) de ellos.

BalanceEl Balance es el estado financiero (o documento) que muestra la situacin de la empresa en un momento determinado (la fecha que se menciona en el encabezado) y presenta en trminos monetarios su patrimonio (o capital), las deudas contradas (o Pasivos) y todas sus propiedades o derechos (Activos).

Estos tres grandes grupos o conceptos del Balance (Activos, Pasivos y Patrimonio) deben satisfacer la siguiente igualdad:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

y cada uno de ellos a su vez est dividido en varias clases.

Los activos se clasifican de acuerdo a su disponibilidad o grado de convertibilidad a efectivo. As se tienen activos circulantes, fijos y otros activos. En la Tabla 2, se mencionan algunos conceptos que se encuentran contenidos en estas clasificaciones.

Los pasivos se clasifican de acuerdo al plazo en que deben ser liquidados o pagados (exigibilidad). As se tienen pasivos circulantes (o a corto plazo), fijos (o a largo plazo) y otros pasivos. La tabla 2 da algunos ejemplos de estos casos.

El patrimonio (o capital) se clasifica en aportaciones (recursos aportados por los inversionistas, utilidades retenidas (a veces llamadas reservas de capital) y los resultados del ltimo perodo). En la tabla 3 se presentan ejemplos de conceptos incluidos en esta clasificacin.

La presentacin del balance vara mucho de caso a caso. Dependiendo del tipo de organizacin y del grado de adelanto tcnico del personal encargado de la contabilidad. Asimismo variar si tiene personalidad jurdica independiente o pertenece al sector pblico; en las figuras 1 a 5 se presentan los diagramas de formas de presentacin de balance ms comnmente usados. En cualquier caso, lo importante es saber identificar las diferentes partes y entender lo que ellas significan.

Estado de resultadosEste Estado financiero muestra en trminos monetarios los costos (o gastos) y los ingresos obtenidos en la operacin de la empresa durante un perodo determinado. El comparar los costos y los ingresos permite presentar la prdida o utilidad neta (lo que propiamente se llaman resultados).

La caracterstica principal de los Estados de resultados de empresas de servicios conexas le da su naturaleza de operacin. Este tipo de organizaciones tienen como actividad la prestacin de servicios, lo cual influye en la presentacin de este reporte. Lo anterior se nota al comparar Estados de resultados de organizaciones de servicios con empresas comerciales e industriales, cuya actividad es la venta y/o produccin de artculos fsicos.

A continuacin se presentarn otros dos estados, y que es recomendable utilizar complementariamente al Balance y al Estado de resultados.

Estado de origen y aplicacin de fondos1

El Estado de origen y aplicacin de fondos es complementario al Balance y muestra los cambios habidos durante un perodo en la situacin financiera de la empresa. El Balance muestra los saldos de activos, pasivos y patrimonio en un momento dado, pero no da informacin alguna respecto a las variaciones de esos saldos. En un principio esta deficiencia informativa se supla, presentado las cifras de dos aos consecutivos, pero esto no mostraba con bastante claridad los cambios habidos en el lapso transcurrido.

Con este Estado se muestra:a) Como se ha obtenido los fondos o recursos.b) Be donde han sido obtenidos.c) Como se han aplicado esos recursos.

1/ Aqu se emplea el trmino fondos en el sentido general de recursos ya sean en efectivo, especie, etc., y no debe confundirse con la acepcin comn de dinero en efectivo.

Conociendo lo anterior es posible evaluar ms acertadamente la situacin financiera de la organizacin empresarial y aplicar medidas correctivas eficaces.

Los fondos (o recursos) pueden ser obtenidos ya sea de fuentes internas o externas. Las fuentes internas pueden ser:a) la utilidad neta del ejercicio;b) los aumentos de patrimonio;c) las disminuciones de activos (por ejemplo la venta de equipo).

Las fuentes externas incluyen los aumentos de pasivos, estos es prstamos obtenidos, compras a crdito de proveedores, etc.

Los fondos (o recursos) obtenidos pueden aplicarse de las siguientes maneras:a) absorbiendo la prdida neta. Esto es si la operacin de la empresa fue deficitaria esto quiere decir que se usaron recursos de ms, provenientes ya sea activos (disminuciones) o pasivos (aumentos);

b) aumentando los activos. Esto es un recurso obtenido de las fuentes mencionadas anteriormente puede ser aplicado en la compra de equipo, construccin de instalaciones, etc.;c) disminuyendo los pasivos. Los recursos obtenidos tambin pueden aplicarse para el pago de prstamos, cuentas de proveedores, etc.;d) reduciendo el patrimonio. Este caso raramente se da en las empresas cuyo patrimonio es propiedad de la nacin. Sin embargo puede darse en los casos de empresas privadas o de patrimonio mixto (Estado y particulares).

La elaboracin del Estado de origen y aplicacin de fondos corresponde a profesionales contable. Los administradores deben entender la informacin contenida en este reporte y utilizarla para sus labores diarias.

El Estado de flujos de efectivo muestra el movimiento que el efectivo (o numerario) de una organizacin ha tenido durante un perodo determinado. En l se muestra la existencia inicial de efectivo, el origen del efectivo obtenido en el perodo, la utilizacin que se ha hecho del dinero y la existencia al final del perodo.

Su diferencia con el Estado de origen y aplicacin de fondos estriba en que nicamente reporta las entradas y desembolsos de efectivo; mientras que el otro incluye otros recursos adems del numerario. O sea, los recursos pueden ser crditos en la compra de equipo o para la construccin de instalaciones, o aportaciones al patrimonio ya sea en especia o en bienes diferentes al efectivo.

Con el Estado de flujos de efectivo se tiene informacin del manejo del efectivo que ayuda a evaluar idoneidad de las polticas de cobros a usuarios y de pagos a proveedores; la capacidad de endeudamiento de la organizacin; etc.

Al igual que con los otros estados financieros su formato vara de acuerdo a la organizacin y los requerimientos de informacin de los directivos. En las figuras 10 y 11 se muestran algunos formatos utilizados.

Los estados financieros tratados anteriormente pueden ser elaborados con cifras histricas (o pasadas) pero tambin pueden utilizarse con cifras estimadas para el futuro, por lo que constituyen una herramienta muy valiosa para la administracin de las empresas.

TCNICAS DE ANLISIS DE ESTADOS FINANCIEROSEl conocimiento de la informacin contenida en los estados financieros no es suficiente por si slo para ayudar eficazmente al administrador. Esa informacin tiene que ser analizada a fin de determinar su productividad, solvencia, estabilidad y desarrollo financiero. Es necesario saber cul es la importancia y significado de las cifras presentadas en los reportes a fin de poder tomar una decisin acertada.

Asimismo es importante hacer notar que existen muchos otros factores que no se incluyen en los estados financieros y que son elementos necesarios para la planeacin y la toma de decisiones. Brevemente los podemos clasificar en factores del medio ambiente, factores legales, factores socio-humanos, factores tecnolgicos y factores estructurales. Tambin es bueno recordar que el buen juicio, sentido comn y experiencia del administrador son los elementos que validan cualquier tcnica de anlisis o evaluacin y en general cualquier herramienta de administracin.

Los gneros de tcnicas de anlisis de estados financieros son:a) comparacionesb) razones o ndices,

Y cada uno de ellos incluye diferentes modalidades, las cuales se mostrarn a continuacin.

1. ComparacinEsta tcnica consiste en determinar las diferencias entre dos o ms hechos en este caso representados por las cifras mostradas en los estados financieros. Este es la tcnica ms rudimentaria pero, al mismo tiempo la ms fcil de entender por aqullos que no estn muy versados en contabilidad. La primera modalidad es la de comparaciones horizontales en la cual se trabaja con el mismo rubro y cifras correspondientes a los perodos que se pretende analizar. De este modo es posible conocer la diferencia (en el caso de comparar dos perodos) o la tendencia (en el caso de ms perodos) del rubro. En este caso se pueden utilizar nmeros de ndices para obtener una idea ms precisa de su comportamiento.La segunda modalidad es la de comparaciones verticales y en este caso se trabaja generalmente con datos de un solo perodo y correspondientes a un mismo estado. Su utilidad est en el hecho de que as se puede determinar la estructura y la importancia relativa de las diferentes partes del estado financiero. Comnmente se trabaja utilizando porcentuales lo cual facilita su interpretacin.

2. Razones o ndicesEsta tcnica consiste en determinar la relacin entre dos cifras tomadas de los estados financieros y determinar el significado de esa relacin. En el anlisis de estados financieros general existen una gran cantidad de stos ndices, pero en esta ocasin nicamente se tratarn aqullas que son relevantes.La tabla 4 muestra los tipos de ndices utilizados y el aspecto analizado en cada una de ellas.

Entre los ndices de productividad utilizados en las empresas encontramos:a) Retorno de la inversinEl cual se obtiene dividiendo el resultado neto entre una cifra que represente la inversin y que puede ser el total de activos netos, el patrimonio aportado o el patrimonio total.De estos ndices el ms usado es la relacin entre la utilidad neta y el valor de los activos fijos netos (en este caso se toma el valor promedio de los activos al principio y al final del ao).

b) Porcentaje de utilidadEl cual se obtiene dividiendo el resultado neto entre los ingresos brutos de la empresa.Este ltimo ndice no debe considerarse como definitivo ya que no toma en cuenta la inversin hecha para producir la utilidad; sin embargo, resulta interesante para medir aproximadamente la productividad. Tambin puede utilizarse usando como elementos el margen de contribucin y el ingreso bruto; en este caso es til para medir la productividad de servicios especficos.

Entre los ndices de solvencia se encuentran los siguientes:a) ndice de liquidez - que se obtiene dividiendo el total de activos circulantes entre el total de pasivos circulantes. Este ndice muestra la capacidad de hacer frente a las deudas a corto plazo.

b) ndice severo de liquidez o prueba del cido - se obtiene de igual manera que el anterior slo que aqu se excluyen los inventarios de repuestos y materiales del activo circulante. Este ndice muestra la capacidad de hacer frente inmediatamente a las deudas a corto plazo.

c) ndice de cobertura de intereses - se obtiene dividiendo el total de intereses pagados en el ejercicio contra la utilidad neta (excluyendo intereses e impuestos si los hay). Este ndice muestra hasta donde pueden disminuir los ingresos de la empresa sin disminuir su capacidad de hacer frente a sus prstamos; debe aplicarse en los casos que los pagos de deudas incluyen nicamente intereses y el principal se liquida al final del plazo.

d) ndice de servicio de las deudas - se obtiene dividiendo el monto anual pagado por concepto de intereses y amortizacin de capital entre los fondos generados internamente. Este ndice muestra la capacidad de la empresa para producir efectivo y cubrir sus obligaciones con los acreedores bancarios.

Entre los ndices de actividad utilizados se mencionan los siguientes:a) Rotacin de cuentas por cobrar - se obtiene dividiendo el promedio anual de cuentas por cobrar entre el monto anual de ingresos brutos y multiplicando el resultado por 360. Este ndice nos muestra el plazo promedio (en nmero de das) que se otorga a los usuarios de los servicios para que paguen sus cuentas. Es til para evaluar las polticas de otorgamiento de crdito de la empresa.

b) Rotacin de cuentas por pagar - se obtiene dividiendo el promedio anual de cuentas por pagar (provenientes de proveedores de repuestos y materiales) entre el monto anual de compras de repuestos y materiales y multiplicando el resultado por 360. Este ndice muestra el plazo promedio (en nmero de das) que los proveedores de la empresa otorgan para su pago. Es til para negociar ampliaciones a este plazo, obteniendo as un mayor financiamiento a corto plazo.

Entre los ndices de estructura que pueden usarse en la industria se encuentran:a) ndice de financiamiento permanente externo - se obtiene dividiendo el pasivo a largo plazo entre el pasivo a largo plazo ms el patrimonio total. Este ndice muestra la proporcin de recursos externos en relacin al monto total de financiamiento permanente (o a largo plazo).

b) ndice de recursos internos - se obtiene dividiendo el patrimonio total entre el pasivo total ms el patrimonio total. Este ndice muestra la proporcin de recursos internos en relacin con el total de recursos.

c) Capital de trabajo - se obtiene restando del total de activos circulantes, el total de pasivos circulantes. Este ndice muestra el monto de los recursos lquidos propios (efectivo y bienes de realizacin inmediata) que la empresa ha invertido para el financiamiento de sus gastos de operacin (la diferencia con el pasivo circulante seale los recursos externos).

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