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ESTADO ACTUAL DE PROYECTOS ELABORADOS POR EQUIPOS DE TRABAJO

DEL MEN DURANTE LOS AÑOS 2004 Y 2005.

1er. lugar: “Sistematización y digitalización de los documentos soporte del perfeccionamiento y ejecución de los contratos”

Integrantes: • Blanca Helena Orostegui • Lilian Rocio Mendoza Monroy • Santiago Rene Torres Revelo • Cesar Augusto Lozano

2do. lugar: “Gestión administrativa para dar de baja definitiva los bienes muebles de propiedad del Ministerio de Educación – Bodegas CENAPER y MEN”

Integrantes: Isabel Gil López David Díaz Carvajal Jorge Enrique Ruiz Murillo

PLAN DE INCENTIVOS 2004

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3er. lugar: “SOLMEN – El ambiente de la Calidad”

Integrantes: • Lucy Eugenia Salinas Quintero • Diana Cecilia Torres Vega • María Inés Nieto Sánchez • Martha Berenice Sánchez López • Alicia Vargas Romero


1er. lugar: “Sistematización de la Base de datos del centro de documentación” Integrantes: • Dora Inés Ojeda Roncancio • Yolanda Cruz Alea • Cesar Augusto Lozano • Nestor Javier Zuluaga

2do. lugar: “TALENTO EN LA RED – Trabajando por una mejor gestión con calidad y participación”

Integrantes: Claudia Patricia Castro Cortés Carmen Cecilia Campos Arelix Zamary Martínez Calvera


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3er. lugar: “Diseño de un modelo para el seguimiento de la consolidación en la relación universidad – sector productivo por la Subdirección de Apoyo en la gestión de las IES”

Integrantes: • Ana Leonor Cala • Luis Leonardo Rojas • Wilson Javier Vásquez Calderón • Manuel Francisco Prieto



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“ Sistematización y digitalización de los

documentos soporte del perfeccionamiento y

ejecución de los contratos”

PLAN DE INCENTIVOS 2004 PRIMER LUGAR

Optimizar la consulta de los documentos

contractuales

OBJETIVO

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BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

METODOLOGIA

Una vez perfeccionado el documento contractual se digitaliza y se remite vía correo electrónico una notificación al interventor con copia a la Subdirección Financiera, que incluye hipervínculo con el archivo del contrato, en la cual se informa la existencia del contrato y de los documentos pendientes que deben ser tramitados antes del inicio del mismo.

Simultáneamente se publica en la intranet el documento

contractual.

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ORGANIZACIÓN DE LAS CARPETAS VIRTUALES

De acuerdo con la organización

administrativa del Ministerio se

encuentran las carpetas

organizadas por áreas y en cada

área las carpetas de las ordenes

y contractos en los cuales

ejercen la interventoria

CONTENIDO DE LAS CARPETAS VIRTUALES

1. Minuta contrato

2. Acta de inicio

3. Adiciones

4. Garantías y su aprobación

5. Impuestos

6. Publicación

7. Liquidación

8. Informe final de interventoria

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Desde cualquier puesto de trabajo del Ministerio que tenga acceso a la intranet se pude consultar la biblioteca de contratación

CONSULTA EN LA INTRANET

http://men7/default.aspx

BENEFICIOS

•El tiempo de acceso a la información se redujo a dos minutos.

•Se amplió la cobertura a todos y cada uno de los funcionarios del Ministerio.

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BENEFICIOS

• Se eliminaron las copias de documentos contractuales para los trámites financieros y de información a interventores.

•Se eliminó el consumo de papelería por la remisión de comunicaciones escritas a los interventores.

BENEFICIOS

• Se aumentó la seguridad de los documentos contractuales originales.

• Se optimizó el tiempo laboral, tanto de los funcionarios que atendían las consultas y del Subdirector de Gestión Administrativa.

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MEJORAS AL PROYECTO

• Vincular la consulta de documentos contractuales a la WEB.

• Optimizar la forma en que se presenta la información para facilitar la consulta.

•Implementar un buscador dentro de la consulta

PROYECTO GESTIÓN PARA LA BAJA DE BIENES

MUEBLES INSERVIBLES DE PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIÒN NACIONAL

•ISABEL GIL LÓPEZ •JORGE E. RUIZ MURILLO •DAVID DIAZ CARVAJAL

Dependencia : Subdirección de Gestión Administrativa Interna

Año de Postulación 2004

PLAN DE INCENTIVOS 2004 SEGUNDO LUGAR

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Constitución Política de Colombia Art. 267268 Ley 87 de 1993 – Control Interno Ley 610 de 2000 Responsabilidades Fiscales Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único Resolución 400 de 2000 Plan General de Contabilidad Pública Resoluciones 351 de 2001 (artículos 8 y 9 actualización valor bienes muebles)

de la Contaduría General de la Nación Ley 716 de 2001, y Decretos Reglamentarios 1282 de 2002 y 1914 de 2003

SANEAMIENTO DE LA INFORMACION CONTABLE EN EL SECTOR SANEAMIENTO DE LA INFORMACION CONTABLE EN EL SECTOR PUBLICO PUBLICO . .

MARCO LEGAL MARCO LEGAL MANEJO DE BIENES MANEJO DE BIENES

SANEAR Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE CENAPER Y EL MEN

Bienes muebles en mal estado, obsoletos e inservibles de las bodegas del Ministerio de Educación Nacional

y Cenaper donados a IDIPRON

MUEBLES Y ENSERES *ESCRITORIOS *SILLAS *ARCHIVADORES *KARDEX EQUIPO DE OFICINA * MAQUINAS DE ESCRIBIR * CALCULADORAS

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• LEVANTAMIENTO, REGISTRO Y CLASIFICACIÒN DE LOS BIENES INSERVIBLES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÒN NACIONAL

1 163503001 MUEBLES Y ENSERES Y EQ. OFICINA 2 163503002 EQUIPO Y MAQUINAS DE OFICINA 3 163504001 EQUIPO DE COMUNICACION 4 163504002 EQUIPO Y M/RIALES DE COMPUTO 5 163511002 EQUIPOS DE COMEDOR ( CAFETERIA )



EQUIPO DE COMUMPUTO

•MONITORES •TECLADO •C. P. U •MOUSE •U. P. S.

•Bienes muebles donados al Programa Computadores para Educar que no cumplían con las especificaciones técnicas para la entidad

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SOLMEN EL AMBIENTE DE LA CALIDAD Integrantes

Lucy Eugenia Salinas Quintero Alicia Vargas Romero María Inés Nieto Sánchez Martha Berenice Sánchez López Diana Cecilia Torres Vega

Dependencia: Subdirección de Desarrollo Organizacional y del Talento Humano

Año de Postulación: 2004

PLAN DE INCENTIVOS 2004 TERCER LUGAR

OBJETIVO DEL PROYECTO

SOLMEN EL AMBIENTE DE LA CALIDAD

Generar en un 50% de los servidores del MEN, actitudes de clasificación, orden y aseo, para mantener la organización en los puestos de trabajo y en las áreas comunes, con la consecuente sensación de bienestar y mejoramiento en su calidad de vida laboral.

Elevar la calidad de vida en el Ministerio de Educación Nacional, fomentando en su cultura organizacional las prácticas y hábitos de las 5ss, involucrando a todos los servidores en sus puestos de trabajo

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CLASIFICAR SEIRI Separar las cosas útiles de las inútiles

ORGANIZAR SEITON Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

LIMPIAR SEISO Un lugar limpio no es el que mas se limpia sino el que menos se ensucia.

MANTENER SEIKETSU Siempre un ambiente laboral favorable para la salud física y mental.

COMPROMETER SHITSUKE SOLMEN proyecto de vida laboral.

Filosofía de las 5Ss

SOLMEN EL AMBIENTE DE LA CALIDAD PROPOSITOS DEL PROYECTO

Relación con las cosas:

Clasificación: Mantener solo lo necesario Orden: Mantener todo en orden Limpieza: Mantener todo limpio

Relación con uno mismo:

Autocontrol: Mejorar el bienestar personal y mental Disciplina y Hábito: Fomentar un ambiente de trabajo agradable para mí y para los demás Constancia: Perseverar en los buenos hábitos Compromiso: Ir hasta el final en las tareas

Relación con la Institución

Coordinación: Actuar como equipo con los compañeros Estandarización: Unificar el trabajo a través de los estándares

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Fichas de Inspección de puestos Fichas de Seguimiento Revisión de Puestos de Trabajo Inmersión de Cultura en los 360 servidores sobre orden, clasificación y

aseo en los puestos de trabajo. 360 servidores del Ministerio sensibilizados y con conocimiento de la

importancia de la organización, orden y aseo en los puestos de trabajo, buscando mayor productividad.

Un logo interiorizado y reconocido por los servidores

Productos Entregados

Ahora Veamos el antes y el hoy de algunas áreas


Inclusión en el Plan de Acción de la SDOH para los años 2005 y 2006. Durante la vigencia 2005 se incentivo la cultura para la implementación de las 5s

en las dependencias del Ministerio. Se vinculo la figura del gato como personaje representativo del orden y aseo en

las dependencias. Lanzamiento del concurso mejores ambientes de trabajo, el cual se premió al final

del año 2005 con el concurso por áreas, servidores y puestos de trabajo. Para la vigencia del 2006 se cambio la estrategia, buscando participación de las

áreas y de los servidores como motivación personal y no en búsqueda de un premio.

Para el mes de la Seguridad Social se fortalecerá la cultura en ambientes productivos a través de intervenciones directas a los puestos de trabajo.

Estado Actual de Funcionamiento del Proyecto y/o Aportes al Mejoramiento Institucional

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DIFICULTADES PRESENTADAS PARA LA CONTINUIDAD DEL PROYECTO

Pese a que hace parte del plan las actividades diarias del proyecto demandan tiempo extralaboral significativo, que con frecuencia no es posible asignar.

Algunos servidores reciben el proyecto o su imagen a través del gato o lo que ello represente como una molestia en su jornada, reaccionando un poco agresivamente o simplemente no le ponen cuidado y se retiran del puesto.

Las dependencias no se integran al proyecto como parte de la cultura institucional.

Como producto de la revisiones se generaron demandas de carácter administrativo que no han sido posible atenderlas por las áreas correspondientes, por diferentes razones, lo cual disminuye credibilidad en el impacto del proyecto.

Desintegración del grupo por retiros y traslados a otras dependencias.


En el MEN se ha impulsado el mejoramiento de la infraestructura dotándola de ambientes, elementos y equipos modernos: Batería completa de baños, escaleras seguras, persianas y señalización, entre otras, y el acompañamiento permanente de SOLMEN.

Bajo esta premisa, el pasado 27 de julio se realizó el recorrido por cada una de las áreas del Ministerio con el acompañamiento de los Subdirectores de Talento Humano y Gestión Administrativa Interna, a fin de hacer seguimiento al estado de los puestos de trabajo de las áreas del Ministerio.

Durante la visita a las instalaciones del Ministerio se encontró que existen oficinas organizadas y ordenadas, con un mejor aprovechamiento de los espacios, logrando puestos de trabajo seguros que generan armonía laboral. Destacamos: Despacho de la Ministra, Secretaría General, viceministerio de Educación Superior con sus direcciones y sus subdirecciones, oficina Jurídica y la Oficina Asesora de Planeación y Finanzas

ESTADO A JULIO DE 2006

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Igualmente, se encontraron los siguientes aspectos a mejorar:

Individuales:

Documentos, fólderes, carpetas, hojas de papel sobre los escritorios en forma excesiva. Almacenamiento de cajas debajo de los escritorios. Objetos decorativos en exceso (figuritas, porta retratos, floreros, papelitos pegados en los bordes de la pantalla del computador). Mezcla de papel para reciclar en las canecas de la basura con residuos no reciclables. Matas ubicadas en áreas no apropiadas. Alimentos, vasos, platos, botellas sobre los escritorios. Cables de teléfono sobre áreas de libre circulación. Almacenamiento en forma desordenada de papel para reciclar en los sitios de impresión.


Administrativas:

Tapetes desprendidos y en mal estado. Instalaciones eléctricas sin canaleta, tomas desprendidas de la pared; cableado en desorden debajo de los escritorios. Sitios con baja iluminación y tubos fluorescentes dañados. Canecas de la basura en mal estado y cajas de cartón como papeleras

Oportunidades de mejora por piso:

Piso 1

Elementos personales (carteras, sacos) entre cajas de cartón o sobre los escritorios. Sillas dañadas almacenadas en armarios. Se observa hacinamiento en sitio de trabajo.

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Piso 2

Cajas o tapas metálicas sobre el piso. Cajas, CPU debajo de escritorios, impidiendo la libre ubicación de las extremidades inferiores. Dos puestos de trabajo asignados a (Ley 21) con exceso de carpetas sobre escritorios y sillas, reduciendo el espacio de trabajo para los servidores.

Piso 3

Mesas ubicadas en corredores obstruyendo la libre circulación. Ubicación de puestos de trabajo en forma inadecuada e improvisada, sin tener en cuenta las mínimas condiciones ergonómicas. Ubicación de una cafetera sobre muebles de la oficina. Gran cantidad de material almacenado sobre las gavetas de pared (papel, cuadros, carteleras, etc.)

Piso 4

Caja con horno microondas sobre escritorio. Persianas de oficina elaboradas con tiras de papel.

SOLMEN EL AMBIENTE DE LA CALIDAD Piso 5

Cortina improvisada con tiras de papel crack pegado al vidrio. Elementos de uso personal ubicado sobre escritorio (cepillos de dientes, cepillos para el cabello ). Cuadros decorativos sin colgar y ubicados sobre el piso. Carpetas sobre las sillas.

Al revisar las oportunidades de mejora, es necesario que reafirmemos nuestro compromiso individual, el cual incluye reforzar la filosofía de las 5 S, especialmente para tener espacios libres de objetos y documentos no requeridos para el trabajo del día, lo que se hace posible realizando las siguientes actividades:

organizando • clasificando • limpiando • Manteniendo un compromiso diario conmigo mismo y con mis compañeros de trabajo teniendo en

cuenta la articulación de estas medidas con la estrategia de archivo.

Se revisarán las acciones que se requieren para corregir las oportunidades de mejora y de responsabilidad de la parte administrativa, con el fin de obtener puestos de trabajo con ambientes más productivos y

mejorar la calidad de vida laboral en el MEN.

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El Ministerio de Educación Nacional, en su afán de brindar bienestar y buen servicio a sus servidores, ha venido entregando la remodelación de casi toda la infraestructura del MEN. Sin embargo, en la actualidad, el estado de varias de las obras realizadas ha tenido un deterioro lamentable.

Los baños, un servicio de primera necesidad, han sufrido el desinterés de muchas personas que han averiado los accesorios que lo conforman como la jabonera, la batería sanitaria y los espejos, llegando al extremo de no cuidar las puertas ni avisar cuando se encuentran en riesgo de caerse. De igual manera, los soportes para colgar los sacos ya no existen.

Es importante tomar conciencia de que el MEN es el sitio en donde compartimos la mayor parte del tiempo y debemos cuidarlo como nuestro hogar. Seamos solidarios y agradecidos, ya que el enorme esfuerzo realizado en procura de nuestro bienestar, tiene como fin brindar un ambiente sano de trabajo.

CUIDAR EL MINISTERIO, RESPONSABLIDAD DE TODOS


Invitamos a los servidores del Ministerio de Educación a cuidar la infraestructura y a denunciar el maltrato y mal uso de todo lo que la conforma, escribiendo la queja a la Subdirección de Gestión Administrativa, a través de la Mesa de Ayuda que se encuentra en la Intranet.

¡Todos debemos apropiarnos positivamente de lo que rodea nuestro espacio de trabajo

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Antes

Ahora

Antes

Ahora

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Antes

Ahora

Antes

Ahora

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Antes

Ahora

Antes

Ahora

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Antes

Ahora


Antes

Ahora

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Antes

Ahora

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SISTEMA DE INFORMACIÓN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SICDMEN

•Integrantes •CÉSAR A LOZANO R •YOLANDA CRUZ •DORA I OJEDA

•NESTOR J ZULUAGA

Dependencia : ATENCIÓN AL CIUDADANO


PLAN DE INCENTIVOS 2005 PRIMER LUGAR

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SISTEMA DE INFORMACIÓN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL SICDMEN

• OBJETIVO DEL PROYECTO: Formular. Diseñar e implementar un sistema de información, para el manejo de las bases de datos bibliográfica del centro de documentación y crear nuevos servicios a través de la página Web del Ministerio

PRODUCTOS ENTREGADOS Aplicativo web (Intranet y

Internet) Base de datos sistematizada

(Oracle 9i) Servicios en línea (Consultas,

descargas doc virtuales, reservas y prestamos)

Documentos digitalizados

ESTADO ACTUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO

• Funcionando en su totalidad dependiendo del optimo funcionamiento de la página WEB y la intranet del Ministerio.

• Digitalización de nuevos documentos

SISTEMA DE INFORMACIÓN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL – SICDMEN

ESTADISTICAS

4792 613 986 357 0 0 722 1029 786 299 TOTAL

3210 425 745 207 0 0 457 658 419 299 Intranet

1582 188 241 150 0 0 265 371 367 0 Internet

Total Septie mbre Agosto Julio Junio Mayo Abril Marzo Febrero Enero

Búsquedas de Enero a Septiembre

Resumen Inventario deDocumentos

8364 3 0 2 0 8355 Total

1855 0 0 0 0 1855 Libro

52 0 0 0 0 52 Documento digitalizado

6457 3 0 2 0 6448 Documento

Total Funcionario Reservado Préstamo

ínter bibliotecario

Préstamo en sala Disponible

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ESTADISTICAS

Resumen Control de prestamos

974 58 69 49 789 Total

144 10 7 5 121 Libro

0 0 0 0 0 Documento v irtual

830 48 62 44 668 Documento

Total Funcionario Reservado Préstamo ínter bibliotecario

Préstamo en sala


ESTADISTICAS Top 10 documentos más solicitados

10 HACIA LA ESCUELA NUEVA 6711D 9

16 MEMORIAS DE LA EDUCACIÓN 10347D 3

9 MARCO GENERAL PARA UN MODELO DE ARTICULACIÓN PREESCOLARPRIMARIA 10418.1D 10

11 MEMORIA AL CONGRESO 1982/83 10761L 8

11 LA TRAMA DE LA VIDA 7523D 7

11 PEI LINEAMIENTOS 6057D 6

13 MATEMÁTICAS. LINEAMIENTOS CURRICULARES 10789L 5

17 ESTÁNDARES EDUCATIVOS. EVALUACIÓN Y CALIDAD DE LA EDUCACIÓN 10398D 4

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ESTÁNDARES CURRICULARES PARA LAS ÁREAS DE MATEMÁTICAS, LENGUA CASTELLANA, CIENCIAS NATURALES Y EDUCACIÓN AMBIENTAL; PARA LA EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA 10311D 2

19 ESTÁNDARES BÁSICOS DE MATEMÁTICAS Y LENGUAJE. BÁSICA Y MEDIA 10394D 1

Prestamos Titulo No topográfico Top

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• Las reiteradas fallas de conexión con la intranet y el Internet.

• Fallas en la seguridad del Sistema de Información.

TALENTO EN LA RED Trabajando por una mejor gestión con calidad y participación

•Integrantes •Carmen Cecilia Campos •Arelix Zamary Martínez C. •Claudia Patricia Castro C.

Dependencia Subdirección de Talento Humano


PLAN DE INCENTIVOS 2005 SEGUNDO LUGAR

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Productos Entregados Una página Web, que contiene la gestión del Talento Humano, permitiendo a todos los servidores obtener información precisa sobre: Bienestar, Capacitación, Selección, Contratación, Salud Ocupacional, Nómina, Administración de Personal, Marco Legal con lo relacionado del área; además, hay un espacio de reflexión, diversión y de opinión con las siguientes secciones: Quienes somos, Entretenimiento, Sabia usted?, Opinómetro, Talentoso y Servicios Interactivos Otro espacio de comunicación entre los servidores del MEN, y los servidores de la entidad Publicación del Boletín No. 1 “Talento en la RED”

Estado Actual Ø Actualmente la pagina Web TALENTO EN LA RED, se encuentra disponible para ser consultada por todos los servidores en la intranet.

Ø Periódicamente se esta actualizado la información de esta pagina, con el fin de mantener los servidores informados sobre los cambios y proyectos que involucran la gestión del Talento Humano del MEN.

Ø Elaboración, montaje y publicación del Boletín TALENTO EN LA RED No. 2 en el mes de octubre

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CLICK CLICK

http://men7/sites/sg/th/talentoso/def ault.aspx

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“ Diseño de un modelo para el seguimiento de la relación Universidad Sector Productivo.”

Integrantes •Ana Leonor Cala

•Manuel Francisco Prieto •Leonardo Rojas

•Wilson Javier Vásquez

Dependencia: Subdirección de Apoyo a la gestión de las IES

Año de Postulación: 2005

Tercer Puesto

Diseñar un modelo para el seguimiento de la relación Universidad – Sector Productivo.

PRODUCTOS ENTREGADO •Un documento que contiene el diagnóstico, el sistema de seguimiento, estrategias y recomendaciones. •Seguimiento en 4 experiencias piloto (U. Tecnológicas, INTEP Roldanillo, CERES Lérida y CERES El Dovio) desarrolladas en los proyectos de la Subdirección. •Modelo de seguimiento de la relación IESSector Productivo. •Validación del modelo de seguimiento con 3 experiencias identificadas en las I.E.S. (Tecnológico de Antioquia, Intep Roldanillo, Coruniversitaria).

ESTADO ACTUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL PROYECTO

Al interior del MEN el trabajo ha sido soporte de referencia para el proyecto del fortalecimiento de la educación técnica y tecnológica. Se ha socializado con Misión PYMES El Ministerio de Hacienda y el DNP se han interesado en el modelo para continuar su desarrollo de tal manera que permita establecer determinar políticas específicas para consolidar la relación de la educación con el sector productivo. Se han recibido encuestas a través del aplicativo en Web Se están incorporando las Experiencias significativas analizadas, al Banco Actualmente en la Bolsa Concursable para la transformación técnica y tecnológica contiene aspectos relacionados con las alianzas.

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• Se requieren recursos humanos y financieros que permitan continuar el desarrollo del modelo y hacer seguimiento.

• Información dispersa en las IES. • Socialización y desarrollo operativo de la ley 1014 de 2006 en las IES.

estado actual de proyectos elaborados por … · 3 3er. lugar: “diseño de un modelo para el...

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